8 Εγγραφή σε πρόσκληση

8 Εγγραφή σε πρόσκληση Για την τυπική συμμετοχή σε πρόσκληση, πρέπει να προηγηθεί εγγραφή. Για τη διαδικασία αυτή, πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία της εταιρείας σας. Εάν επιθυμείτε να συμμετάσχετε σε πρόσκληση ως φυσικό πρόσωπο, μπορείτε να εγγραφείτε με την ίδια διαδικασία, αλλά χρησιμοποιώντας το έντυπο εγγραφής για τα φυσικά πρόσωπα. Η εγγραφή στην πρόσκληση αποτελεί μέρος της προσφοράς ή αίτησης συμμετοχής σας. Με την εγγραφή έχετε ηλεκτρονική πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες για τις προσκλήσεις και σε κατ' ιδίαν μηνύματα σχετικά με την αποδοχή αιτήσεων συμμετοχής και την ανάθεση συμβάσεων για τις προσκλήσεις στις οποίες συμμετέχετε. Στις προσκλήσεις υποβολής προσφορών σύμφωνα με την ανοικτή διαδικασία, το κοινό έχει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες για την πρόσκληση. Ωστόσο, μετά την υποβολή της προσφοράς σας, μπορούμε να επικοινωνούμε μαζί σας ηλεκτρονικά μόνον εάν έχετε εγγραφεί στην πρόσκληση. Χάριν ευκολίας, η εγγραφή σε πρόσκληση θεωρείται μέρος της προσφοράς. Για πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος ή πρόσκληση υποβολής προσφορών σύμφωνα με διαδικασία κλειστή ή με διαπραγμάτευση, ή ανταγωνιστικό διάλογο, πρέπει πρώτα να υποβάλετε αίτηση συμμετοχής. Εάν η αίτηση συμμετοχής σας γίνει δεκτή, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες για την πρόσκληση (δηλ. τα έγγραφα προσφορών). Για να έχετε ηλεκτρονική πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες για την πρόσκληση, πρέπει να εγγραφείτε στην πρόσκληση. Χάριν ευκολίας, η εγγραφή σε πρόσκληση θεωρείται μέρος της αίτησης συμμετοχής. Επιπλέον, η εγγραφή σε πρόσκληση αποτελεί προϋπόθεση για την πρόσβαση στη δυνατότητα της ηλεκτρονικής υποβολής, η οποία σας επιτρέπει να υποβάλετε ηλεκτρονικά την προσφορά σας ή αίτηση συμμετοχής με ευκολία, ταχύτητα και ασφάλεια. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. ενότητα 9 (Ηλεκτρονική υποβολή). 8.1 Τα μηνύματά μου και Σχέδια απαντήσεων Μετά την εγγραφή σας σε πρόσκληση, θα μπορείτε να λαμβάνετε μέσω αυτής της πλατφόρμας τα μηνύματα που σας στέλνουμε για την πρόσκληση που έχετε επιλέξει. Με τον τρόπο αυτό σας ειδοποιούμε εάν έχει γίνει δεκτή η προσφορά ή η αίτηση συμμετοχής σας. Εάν χρειάζεται, μπορούμε να ζητήσουμε επιπλέον πληροφορίες ή διευκρινίσεις σχετικά με την προσφορά ή αίτηση συμμετοχής σας. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα μηνύματα που σας στέλνουμε σχετικά με συγκεκριμένη πρόσκληση είτε μέσω της ενότητας Ερωτήσεις & απαντήσεις μου της πρόσκλησης είτε μέσω της επιλογής Ερωτήσεις / Μηνύματά μου του καταλόγου επιλογών Τα στοιχεία μου στο δεξιό μέρος της οθόνης. Στην επιλογή Ερωτήσεις / Μηνύματά μου του καταλόγου επιλογών Τα στοιχεία μου περιέχονται όλες οι ερωτήσεις και απαντήσεις σας, τα μηνύματα που σας έχουμε στείλει και οι απαντήσεις σας για όλες τις προσκλήσεις που σας ενδιαφέρουν. Και οι δύο αυτές ενότητες αφορούν μόνο το συγκεκριμένο χρήστη και είναι διαθέσιμες μόνο για εγγεγραμμένους χρήστες. Οι χρήστες έχουν πρόσβαση μόνο στα δικά τους κατ' ιδίαν μηνύματα. 04/2009 25/54

Εάν δεν εγγραφείτε σε μία πρόσκληση αλλά επιθυμείτε να συμμετάσχετε σε αυτήν, θα εξακολουθήσετε να λαμβάνετε κατ' ιδίαν μηνύματα και εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με την πρόσκληση (εφόσον συντρέχει λόγος) με συστημένες επιστολές. Μπορείτε να απαντήσετε σε όποιο μήνυμα λάβετε επιλέγοντας το μήνυμα και πατώντας Απάντηση. Διατυπώστε την απάντησή σας, πατήστε Αποθήκευση για να σώσετε το κείμενο της απάντησής σας και έπειτα Αποστολή για να το κοινοποιήσετε. Πατώντας Επισύναψη εγγράφου μπορείτε να επισυνάψετε έγγραφα στην απάντησή σας. Για να ακυρώσετε το σχέδιο απάντησής σας πατήστε Ακύρωση. Μπορείτε να γράψετε και να αποστείλετε περισσότερες της μίας απαντήσεις για το ίδιο μήνυμα. Όταν στείλετε την απάντησή σας, θα αποθηκευτεί στην ενότητα Τα μηνύματά μου με το χαρακτηρισμό Απαντήθηκε στη στήλη Απάντηση. Εάν έχετε αποθηκεύσει την απάντησή σας ως σχέδιο, θα εμφανιστεί στην ενότητα Σχέδια απαντήσεων. Μπορείτε να επιστρέψετε αργότερα στην απάντηση και να την τροποποιήσετε, να την αποστείλετε ή να την ακυρώσετε, ανάλογα με την περίπτωση. Εάν επιθυμούμε απάντησή σας σε συγκεκριμένο μήνυμα, αυτό θα δηλώνεται στο μήνυμα. Σε αυτή την περίπτωση, ο χαρακτηρισμός του μηνύματος στη στήλη Απάντηση θα είναι Ζητείται και θα αλλάξει σε Απαντήθηκε όταν μας στείλετε την απάντησή σας. 04/2009 26/54

8.2 Πώς να εγγραφείτε σε πρόσκληση 1. Ορίστε ένα πρόσωπο από την εταιρεία σας το οποίο θα έχει ηλεκτρονική πρόσβαση στις εμπιστευτικές πληροφορίες και στην ηλεκτρονική υποβολή για κάθε πρόσκληση στην οποία επιθυμείτε να συμμετάσχετε. Το πρόσωπο αυτό πρέπει πρώτα να εγγραφεί χρήστης μέσω της πλατφόρμας ενημέρωσης για προσκλήσεις υποβολής προσφορών. Εάν έχετε οριστεί από την εταιρεία σας για το σκοπό αυτόν, επιλέξτε Εγγραφή σε πρόσκληση. Εάν είστε σε γενική σελίδα, που δεν σχετίζεται με πρόσκληση, θα κληθείτε να επιλέξετε μια πρόσκληση. Εάν επιθυμείτε να ορίσετε άλλο χρήστη, επιλέξτε Ορισμός άλλου χρήστη για πρόσκληση και συμπληρώστε το όνομα χρήστη και το ονοματεπώνυμο του συγκεκριμένου προσώπου. Πατήστε Αναζήτηση για την επικύρωση του χρήστη. Όταν εμφανιστεί το μήνυμα Χρήστης βρέθηκε, πατήστε Υποβολή. Εάν είστε σε γενική σελίδα, που δεν σχετίζεται με πρόσκληση, θα κληθείτε να επιλέξετε μια πρόσκληση. Σημειωτέον ότι μπορείτε να ορίσετε άλλο χρήστη μόνον εάν έχετε ήδη εγγραφεί στη συγκεκριμένη ή σε άλλη πρόσκληση και εφόσον έχουμε επικυρώσει την αίτησή σας. Διαφορετικά, κάθε χρήστης μπορεί να ορίσει μόνο τον εαυτό του ως χρήστη. 04/2009 27/54

2. Ηλεκτρονική συμπλήρωση του εντύπου εγγραφής σε πρόσκληση. Το έντυπο εγγραφής σε πρόσκληση περιέχει τις ίδιες πληροφορίες με το έντυπο με τα στοιχεία του νομικού προσώπου, το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε από τη σελίδα Έντυπα και υποδείγματα. Εάν δεν διαθέτετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες όταν υποβάλετε το έντυπο εγγραφής σε πρόσκληση, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ώστε να το συμπληρώσετε και να το υποβάλετε αργότερα. Μετά την αποθήκευση του εντύπου, μπορείτε να το ανακτήσετε επιλέγοντας Οι αιτήσεις μου από τον κατάλογο επιλογών Τα στοιχεία μου στο δεξιό μέρος της οθόνης. 04/2009 28/54

3. Μετά την υποβολή του εντύπου, πρέπει να το εκτυπώσετε και να το υπογράψει νομικός εκπρόσωπος της εταιρείας σας. Το υπογεγραμμένο έντυπο πρέπει να συμπεριληφθεί στην αίτηση συμμετοχής σας (ή στην προσφορά όταν πρόκειται για πρόσκληση σύμφωνα με ανοικτή διαδικασία). Πρέπει να συνοδεύεται από απόδειξη εγγραφής της εταιρείας σας στο επαγγελματικό ή εμπορικό μητρώο ή από ένορκη δήλωση ή πιστοποιητικό σύμφωνα με τους όρους που ισχύουν στο κράτος μέλος όπου είναι εγκατεστημένη η εταιρεία. Μόνον υπό αυτή την προϋπόθεση μπορούμε να επικυρώσουμε την εγγραφή σας σε πρόσκληση. Η διαδικασία αυτή εξασφαλίζει τη γνησιότητα της ταυτότητας του χρήστη που θα έχει πρόσβαση στις εμπιστευτικές πληροφορίες και στην ηλεκτρονική υποβολή. Για να δείτε σε ποιο στάδιο βρίσκεται κάθε αίτηση που έχετε υποβάλει για εγγραφή σε πρόσκληση, επιλέξτε Οι αιτήσεις μου από τον κατάλογο επιλογών Τα στοιχεία μου. Κάθε αίτηση μπορεί να βρίσκεται σε ένα από τα εξής στάδια: Σχέδιο όταν έχετε αποθηκεύσει το έντυπο εγγραφής σε πρόσκληση χωρίς να το έχετε υποβάλει. Υποβλήθηκε όταν έχετε υποβάλει το έντυπο εγγραφής σε πρόσκληση αλλά δεν έχει ακόμη επικυρωθεί από μας. Επικυρώθηκε μόλις επικυρωθεί η εγγραφή σας σε πρόσκληση. Απορρίφθηκε εάν δεν επικυρωθεί η εγγραφή σας σε πρόσκληση. 8.3 Πότε και πώς πρέπει να ενημερώνετε τα στοιχεία της εγγραφής σας σε πρόσκληση Αφού επικυρωθεί η εγγραφή σας σε πρόσκληση, τα δεδομένα θα εξακολουθήσουν να είναι διαθέσιμα στο σύστημα για περαιτέρω χρήση στις εξής περιπτώσεις: 8.3.1 Ενημέρωση των στοιχείων της εταιρείας σας Είστε υπεύθυνοι για να ενημερώνετε όλα τα δεδομένα που αφορούν την εγγραφή σε πρόσκληση. Για να μας κοινοποιήσετε τυχόν αλλαγές, πρέπει απλώς να ανακτήσετε τα υπάρχοντα δεδομένα επιλέγοντας Τα στοιχεία της εταιρείας μου, κάνετε τις αναγκαίες τροποποιήσεις και υποβάλλετε εκ νέου το έντυπο εγγραφής σε πρόσκληση όπως περιγράφεται ανωτέρω. Οι αλλαγές θα επικυρωθούν μόλις εγκριθεί η τροποποιημένη εγγραφή σε πρόσκληση. Για να δείτε σε ποιο στάδιο βρίσκεται η αίτησή σας για εγγραφή σε πρόσκληση, επιλέξτε Οι αιτήσεις μου. 04/2009 29/54

8.3.2 Ορισμός άλλου χρήστη για συγκεκριμένη πρόσκληση Ο κανόνας αυτός ισχύει για τον ορισμό χρήστη για συγκεκριμένη πρόσκληση καθώς και για τα δεδομένα της εταιρείας σας. Εάν ο χρήστης που έχει οριστεί για την πρόσκληση παύσει να εργάζεται στην εταιρεία ή αλλάξει αρμοδιότητες εντός της εταιρείας, πρέπει να αντικατασταθεί αμέσως από άλλο χρήστη. Επιλέξτε Ορισμός άλλου χρήστη για πρόσκληση και συνεχίστε όπως περιγράφεται ανωτέρω. Κατά κανόνα μόνον ένας χρήστης μπορεί να ορίζεται για κάθε δεδομένη πρόσκληση. Μόνον ο χρήστης που έχει οριστεί θα έχει πρόσβαση στις εμπιστευτικές πληροφορίες για την πρόσκληση. Συνεπώς, εάν ορίσετε νέο χρήστη για πρόσκληση για την οποία είχε ήδη οριστεί άλλος χρήστης, ο αρχικός χρήστης θα αντικατασταθεί κατά κανόνα από τον νέο χρήστη. 8.3.3 Συμμετοχή σε άλλη πρόσκληση Εάν η εταιρεία σας συμμετάσχει αργότερα σε άλλη πρόσκληση, τα υπάρχοντα δεδομένα εγγραφής σε πρόσκληση ανακτώνται αυτομάτως όταν επιλέξετε Εγγραφή σε πρόσκληση ή Ορισμός άλλου χρήστη για πρόσκληση. Υποβάλετε ηλεκτρονικά το έντυπο καθώς και αντίγραφο σε χαρτί, όπως περιγράφεται ανωτέρω. 8.3.4 Το έντυπο με τα στοιχεία του νομικού προσώπου Όταν σας ανατίθεται σύμβαση, πρέπει κατά κανόνα να υποβάλλετε το έντυπο με τα στοιχεία του νομικού προσώπου και το έντυπο με τα χρηματοπιστωτικά στοιχεία. Και τα δύο έντυπα μας είναι απαραίτητα για να ενημερώνουμε τη βάση δεδομένων μας, η οποία περιέχει τα στοιχεία των τραπεζικών λογαριασμών των αναδόχων με τους οποίους συνεργαζόμαστε καθώς και πληροφορίες που επιβεβαιώνουν την ταυτότητα των αναδόχων, και για την εξόφληση των τιμολογίων σας. Το έντυπο με τα στοιχεία του νομικού προσώπου είναι ακριβώς ίδιο με το έντυπο εγγραφής σε πρόσκληση, συνεπώς δεν χρειάζεται να υποβάλετε το έντυπο με τα στοιχεία του νομικού προσώπου εάν έχει εγκριθεί η εγγραφή σας σε πρόσκληση. Ωστόσο, θα πρέπει να υποβάλετε σε κάθε περίπτωση το έντυπο με τα χρηματοπιστωτικά στοιχεία, το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε από τη σελίδα Έντυπα και υποδείγματα. 04/2009 30/54

8.4 Τύπος αίτησης στο σημείο Οι αιτήσεις μας Στη στήλη Τύπος αίτησης εμφανίζονται οι ακόλουθοι τύποι αιτήσεων εγγραφής σε πρόσκληση: Προσθήκη χρήστη σε πρόσκληση: όταν εγγράφεστε σε πρόσκληση ή εγγράφετε άλλο χρήστη σε πρόσκληση Αφαίρεση χρήστη από πρόσκληση: όταν ο χρήστης που εγγράψατε σε πρόσκληση αντικαθιστά υπάρχοντα χρήστη που είχε ήδη οριστεί για την πρόσκληση Ενημέρωση των στοιχείων της εταιρείας: όταν ενημερώνετε τα δεδομένα που είχατε υποβάλει κατά την εγγραφή σε πρόσκληση. 04/2009 31/54