Συστήματα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης και Διακίνησης Εγγράφων για Δημόσιους Οργανισμούς Η περίπτωση του Docutracks TM Σεπτέμβριος 2016
2 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper Τι είναι τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων Τα συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (ΣΗΔΕ) είναι πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση και αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων ή εγγράφων σε φυσική μορφή. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων τυπικά προσφέρουν υπηρεσίες ψηφιοποίησης, αποθήκευσης, τεκμηρίωσης και ανάκτησης ηλεκτρονικών εγγράφων και μεταδεδομένων τους. Η αξιοποίηση ΤΠΕ στη διαχείριση των εγγράφων ενός οργανισμού περνάει από τρία στάδια: Πρώτο στάδιο: Ψηφιακή μορφή κάποιων εγγράφων και ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων με συμβατικά μέσα (CD, στικάκια, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) Δεύτερο στάδιο: Ψηφιακή μορφή όλων των εγγράφων και ηλεκτρονική διακίνησή τους πάνω σε ένα ενιαίο σύστημα [ΣΗΔΕ] Τρίτο στάδιο: Αξιοποίηση εξελιγμένων μηχανισμών υποστήριξης επιχειρησιακών διαδικασιών, όπως για παράδειγμα η προσαρμοστική διαχείριση υποθέσεων. Ποιες ανάγκες έχει ένας δημόσιος οργανισμός από ένα ΣΗΔΕ Όλοι οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις μπορούν να ωφεληθούν από την υιοθέτηση και χρήση ενός ΣΗΔΕ. Οι Δημόσιοι οργανισμοί, επιλέγοντας ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να λαμβάνουν υπ όψη ιδιαίτερα χαρακτηριστικά τους που τους διαφοροποιούν από τις επιχειρήσεις και δημιουργούν ειδικές απαιτήσεις. Τι διαφοροποιεί έναν Δημόσιο Οργανισμό από μια τυπική επιχείρηση;
3 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper α) Σημασία της πληροφορίας & της ευκολίας πρόσβασης σε αυτή Το έγγραφο βρίσκεται στον πυρήνα της εργασίας κάθε δημόσιου οργανισμού: Κάθε δημόσιος φορέας είναι ένας οργανισμός που λαμβάνει, επεξεργάζεται και παράγει πληροφορία. Η πληροφορία αυτή κωδικοποιείται σχεδόν αποκλειστικά σε έγγραφα. Για να μπορέσει να λειτουργήσει αποτελεσματικά ο οργανισμός και για να μπορεί να εκτελεί παραγωγικά τα καθήκοντά του κάθε υπάλληλός του, θα πρέπει να διασφαλίζεται η εύκολη, άμεση και απρόσκοπτη πρόσβασή του στην πληροφορία πάνω στην οποία θα πρέπει να βασιστεί στα έγγραφα δηλαδή που σχετίζονται ανά πάσα στιγμή με την εργασία του. Σε μεγάλους όγκους εγγράφων και σύνθετες δομές διοίκησης, η απώλεια εγγράφων δεν είναι σπάνιο φαινόμενο. Η δυσκολία εντοπισμού ενός εγγράφου αυξάνει όσο ο αυξάνει ο όγκος των εγγράφων που χειρίζεται ο οργανισμός και η κινητικότητα των στελεχών του. Μεγάλοι δημόσιοι οργανισμοί διαχειρίζονται και διακινούν σημαντικούς όγκους εγγράφων. Ανάλογα με τη δυσκολία εντοπισμού αυξάνει και ο χρόνος που σπαταλούν τα στελέχη στις αναζητήσεις τους. Σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες στο εξωτερικό, στελέχη οργανισμών δαπανούν κατά μέσο όρο 5 ώρες την εβδομάδα αναζητώντας πληροφορίες (περιεχόμενο) εσωτερικά στον οργανισμό. Οι ίδιες μελέτες δείχνουν ότι αν τα στελέχη οργανισμών μπορούσαν να εφαρμόσουν τεχνικές του διαδικτύου στην αναζήτηση περιεχομένου και εγγράφων εσωτερικά στον οργανισμό θα μπορούσαν να βελτιώσουν την παραγωγικότητά τους προσωπικού μέχρι και 30%. Ένα αποτελεσματικό ΣΗΔΕ θα πρέπει να υποστηρίζει εύκολη και γρήγορη καταχώρηση και διατήρηση μεγάλου όγκου εγγράφων, τεκμηριωμένων με τα κατάλληλα μεταδεδομένα ώστε να είναι εύκολα και γρήγορα αναζητήσιμα από τα στελέχη του οργανισμού, αντιγράφοντας δημοφιλείς τεχνικές από το διαδίκτυο (λ.χ. webmail). Τα έγγραφα θα πρέπει να αναζητούνται με κριτήρια και συνδυασμούς κριτηρίων, ώστε ο χρήστης να εντοπίζει την πραγματικά ωφέλιμη γι αυτόν πληροφορία.
4 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper β) Διακίνηση της πληροφορίας Σημαντικές διαδικασίες εντός του οργανισμού, ακόμα και αυτές που ξεφεύγουν από τη διαχείριση πληροφορίας, κωδικοποιούνται ως ροές επεξεργασίας και διακίνησης εγγράφων. Για παράδειγμα η απόκριση σε ένα αίτημα μιας υπηρεσίας ή ενός πολίτη υλοποιείται ως δημιουργία ενός απαντητικού εγγράφου σε ένα εισερχόμενο. Αντίστοιχα, η διαδικασία λήψης απόφασης περνά από τη διαδοχική υπογραφή ενός σχεδίου εγγράφου (που κωδικοποιεί την απόφαση) από όσους οφείλουν να συναποφασίσουν. Είναι προφανές ότι όσο πιο γρήγορα φτάσει ένα έγγραφο στον υπεύθυνο για να το απαντήσει ή να το υπογράψει, τόσο πιο γρήγορα μπορεί αυτός να εκτελέσει την ενέργεια που αντιστοιχεί στη θέση της ιεραρχίας που καταλαμβάνει και στον ρόλο που έχει με αποτέλεσμα την βελτίωση της αποδοτικότητας του οργανισμού συνολικά. Ένας οργανισμός χωρίς ένα αποδοτικό ΣΗΔΕ είναι υποχρεωμένος όχι μόνο να διατηρεί αλλά και να διακινεί φυσικά αντίγραφα των εγγράφων. Ένα εισερχόμενο με 20 αποδέκτες σε μια υπηρεσία πρέπει να φωτοτυπηθεί και να σταλεί 20 φορές. Για οργανισμούς με σύνθετη ιεραρχική οργάνωση και γεωγραφική κατανομή (όπως π.χ. ένας Δήμος) ο χρόνος και το κόστος που σπαταλούνται είναι σημαντικό. Ένα αποτελεσματικό ΣΗΔΕ θα πρέπει να υποστηρίζει τις τυπικές ροές διακίνησης εγγράφων σε έναν οργανισμό (Αποστολή, Χρέωση, Απάντηση, Υπογραφή, κ.ο.κ.) και να μπορεί να διαχειρίζεται διακριτά κάθε αντίγραφο ενός εγγράφου που βρίσκεται στην κατοχή κάθε υπηρεσιακής μονάδας. γ) Σύνθετη και αυστηρή ιεραρχία Τα στελέχη και οι υπάλληλοι του οργανισμού οργανώνονται σε πολύπλοκες ιεραρχικές δομές. Ένας δημόσιος οργανισμός, ανάλογα με το
5 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper μέγεθός του, ενσωματώνει ιεραρχική δομή η οποία διακρίνεται από μεταβλητότητα κυρίως ως αποτέλεσμα της διαδικασίας στελέχωσης κρίσιμων ομάδων χρηστών, όπως είναι η πολιτική ηγεσία, ομάδες συμβούλων, οριζόντιες επιτροπές, κ.ο.κ. Η διατήρηση και διακίνηση των εγγράφων δεν μπορεί να γίνει χωρίς να λαμβάνεται σοβαρά υπ όψη η ιεραρχική οργάνωση των στελεχών του. Για παράδειγμα τα έγγραφα μπορεί να χρεώνονται σε υπαλλήλους, όπως απευθύνονται πάντα σε τμήματα, διευθύνσεις, γραμματείες και γενικά υπηρεσιακές μονάδες οργανικά ενταγμένες σε μια ιεραρχία, ενώ πάντοτε υπογράφονται από αυτόν που ασκεί καθήκοντα προϊσταμένου. Η δομή αυτή μάλιστα μεταβάλλεται συχνά με μετακινήσεις προσωπικού, αλλαγή ηγεσίας, τροποποίηση της εσωτερικής οργάνωσης των επιμέρους υπηρεσιών, άδειες και απουσίες. Τέλος, η χρήση του συστήματος θα πρέπει να είναι δυνατή ακόμα και όταν ο χρήστης δεν βρίσκεται στη θέση εργασίας του. Ένα αποτελεσματικό ΣΗΔΕ θα πρέπει να προσφέρει υπηρεσίες διαχείρισης της διοικητικής ιεραρχίας του οργανισμού και λαμβάνει υπ όψη την επίδρασή της και τις περιπτώσεις μεταβολής της σε όλες τις λειτουργίες τεκμηρίωσης, αναζήτησης και διακίνησης εγγράφων. Θα πρέπει δε να είναι πάντοτε διαθέσιμο, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται ο χρήστης του. δ) Κανόνες και Πρότυπα Οι δημόσιοι οργανισμοί εφαρμόζουν αυστηρούς κανόνες στην αποθήκευση και ανάκτηση των εγγράφων αλλά και στην εκτέλεση των ροών επεξεργασίας τους. Οι απαιτήσεις τους περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά όπως ασφάλεια, μη αποποίηση, διακριτά επίπεδα πρόσβασης με βάση ρόλο και ένταξη σε υπηρεσιακή μονάδα, κ.ο.κ. Τυπικό παράδειγμα κανόνα είναι η απαίτηση των δημόσιων φορέων για πρωτοκόλληση των εγγράφων που λαμβάνονται, παράγονται ή
6 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper διακινούνται εντός του οργανισμού. Παράδειγμα προτύπου για τη διασφάλιση της διαλειτουργικότητας μεταξύ των δημοσίων φορέων είναι ο Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (ΚΕΔΥ). Ένα αποτελεσματικό ΣΗΔΕ θα πρέπει να υποστηρίζει όλους τους κανόνες και τα πρότυπα που εφαρμόζει ένας οργανισμός στην αποθήκευση και διακίνηση των εγγράφων του. Μεταξύ των άλλων, θα πρέπει να υποστηρίζει αυτόματη πολυεπίπεδη πρωτοκόλληση ώστε να τεκμηριώνεται το γεγονός και ο χρόνος απόκτησης ενός εγγράφου από μια υπηρεσιακή μονάδα και να επιβάλει συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης με βάση το ρόλο του χρήστη και την υπηρεσιακή μονάδα στην οποία αυτός είναι ενταγμένος. Τέλος, θα πρέπει να συμμορφώνεται με πρότυπα όπως το ΚΕΔΥ, χωρίς όμως να χάνει από την ευελιξία και αποδοτικότητά του. ε) Ανάγκη για υποστήριξη στην καθημερινότητα του στελέχους Η καθημερινή εργασία ενός στελέχους δημοσίου οργανισμού είναι συνυφασμένη με τη λήψη, επεξεργασία και παραγωγή εγγράφων. Το στέλεχος θα πρέπει να έχει εύκολη πρόσβαση σε αυτά. Ένα σύγχρονο ΣΗΔΕ πρέπει να παρέχει στους χρήστες ενός οργανισμού τη δυνατότητα να διεκπεραιώνουν εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια όλες τις ενέργειες που αφορούν στη διαχείριση των εγγράφων που τους αφορούν. Η καθημερινότητα του στελέχους καθορίζεται από κανόνες, ορολογία και συμβάσεις μιας γραφειοκρατίας στην οποία είναι ενταγμένο. Ένα αποδοτικό ΣΗΔΕ θα πρέπει να μεταφέρει στον ψηφιακό κόσμο παγιωμένες πρακτικές της γραφειοκρατίας του δημόσιου οργανισμού, ώστε αυτές να εκτελούνται γρήγορα και πρακτικά, χωρίς να ανατρέπει ριζικά την καθημερινότητα των τελικών χρηστών του. (non invasive deployment)
7 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper Το ΣΗΔΕ θα πρέπει να είναι σχεδιασμένο και υλοποιημένο με τρόπο τέτοιο, ώστε να παρέχει στους χρήστες ένα φιλικό περιβάλλον εργασίας μέσω του οποίου να εκτελούν όλες τις λειτουργίες που αφορούν σε διαχείριση εγγράφων και οι οποίες αποτελούν ουσιαστικά την καθημερινότητα στην εργασία τους. στ) Έλεγχος και μέτρηση της απόδοσης Η βελτίωση της αποδοτικότητας ενός οργανισμού προϋποθέτει δυνατότητες μέτρησης της απόδοσής του. Ένας πιθανός δείκτης απόδοσης είναι και οι καθυστερήσεις που σημειώνονται στην απόκριση σε αιτήματα και στην υπογραφή ή απόρριψη σχεδίων. Ένα αποδοτικό ΣΗΔΕ θα πρέπει να παρέχει υποδομές αναλυτικής τήρησης ιστορικού και καταγραφής των ενεργειών των στελεχών του επί των εγγράφων καθώς και υποδομές μέτρησης του ωφέλιμου χρόνου εργασίας των στελεχών του οργανισμού ώστε να συνδράμει τη διεύθυνση στον εύκολο και γρήγορο εντοπισμό κωλυμάτων και καθυστερήσεων. Το Docutracks Το Docutracks είναι ένα Web Based σύστημα που συνδυάζει τη λειτουργικότητα συμβατικών συστημάτων ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, διαχείρισης εγγράφων και διακίνησης εγγράφων, διαχείρισης υποθέσεων (Case Managment) και διαχείρισης ψηφιακών υπογραφών και έχει σχεδιαστεί εξ αρχής με βάση τις αρχές του Κώδικα Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (ΚΕΔΥ) και με στόχο την άμεση διακίνηση και ψηφιακή υπογραφή εγγράφων όπως αυτό καθορίζεται από το θεσμικό πλαίσιο. Υποστηρίζει πλήρως τις διαδικασίες πρωτοκόλλησης και διακίνησης εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων που αναφέρονται στον κανονισμό αυτόν, καθώς και την τυπολογία και οντολογία των μεταδεδομένων χαρακτηρισμού εγγράφων που προβλέπει ο ΚΕΔΥ, όπως
8 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper και το θεσμικό πλαίσιο για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τις ψηφιακές υπογραφές. Το Docutracks λειτουργεί αποτελεσματικά και καλύπτει τις απαιτήσεις πρωτοκόλλησης, διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων σε δημόσιους οργανισμούς με μέγεθος που ποικίλλει από μερικές δεκάδες διοικητικών υπαλλήλων μέχρι αρκετές χιλιάδες χρηστών και διαχείρισης μερικών εκατομμυρίων εγγράφων. Το Docutracks με λίγα λόγια είναι: Ένα σύγχρονο, φιλικό και εύχρηστο περιβάλλον διαχείρισης και διακίνησης πληροφορίας και γνώσης για έναν φορέα, που βασίζει την δραστηριότητά του στην διαχείριση και διακίνηση μεγάλου όγκου δεδομένων και πληροφοριών που αποτυπώνονται σε έντυπα, συμβατικά και ηλεκτρονικά. Μία πλήρης και ολοκληρωμένη τεχνολογική πλατφόρμα ηλεκτρονικής διαχείρισης, διακίνησης και ψηφιακής υπογραφής εγγράφων, καθώς και παρακολούθησης και δρομολόγησης των σχετικών με αυτά εργασιών, διαδικασιών και υποθέσεων, μοναδική ίσως στο είδος της σε σχέση με τον τρόπο, το εύρος και το είδος των λειτουργιών που προσφέρει με ενοποιημένη λογική. Σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε με βάση τελευταίες τεχνολογικές καινοτομίες και πρότυπα, με σύγχρονη και ανοικτή αρχιτεκτονική που προσαρμόζεται και ενσωματώνεται εύκολα και άμεσα σε υφιστάμενες τεχνολογικές υποδομές και με πολύ χαμηλές απαιτήσεις σε πρόσθετο έτοιμο εξοπλισμό και λογισμικό για να λειτουργήσει Κατάλληλο και χρήσιμο για κάθε επιχείρηση - φορέα - οργανισμό των οποίων η κύρια δραστηριότητα βασίζεται στη διαχείριση και διακίνηση μεγάλου όγκου πληροφοριών που αποτυπώνονται σε πάσης φύσης έγγραφα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί εύκολα, άμεσα και αποτελεσματικά από όλους τους υπαλλήλους χρήστες που συμμετέχουν σε κάθε στάδιο του κύκλου ζωής κάθε είδους
9 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper υπόθεσης, διαδικασίας και εργασίας που αποτυπώνεται σε έγγραφα Εύκολα προσαρμόσιμο στην οργανωτική δομή και στις διαδικασίες που ακολουθούνται. Έχει ήδη εφαρμοστεί και λειτουργεί με μεγάλη επιτυχία σε σημαντικούς δημόσιους φορείς, έχοντας καταφέρει να υιοθετηθεί πλήρως από εκατοντάδες χρήστες υπαλλήλους και να χρησιμοποιείται 100% για όλες τις σχετικές εργασίες πρωτοκόλλησης διαχείρισης διακίνησης, παραλαβής παράδοσης και έγκρισης ψηφιακής υπογραφής εγγράφων σε όλα τα επίπεδα της οργανωτικής δομής Το Docutracks: Παρέχει ενοποιημένη και αυτοματοποιημένη κατά τον βέλτιστο και αποδοτικότερο τρόπο λειτουργία και υποστήριξη διαδικασιών, οι οποίες εκτελούνται με διακριτό τρόπο μέχρι σήμερα: o Διαχείριση Εγγράφων o Διακίνηση Δημοσίευση Προώθηση Εγγράφων εντός και εκτός Οργανισμού o Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο o Διαχείριση Ροών Εργασίας που τεκμηριώνονται σε έγγραφα o Διαχείριση Ψηφιακών Υπογραφών (υποστηρίζονται ψηφιακά πιστοποιητικά σκληρής αποθήκευσης από την αρχή πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου ) Είναι σχεδιασμένο εξ αρχής για δημόσιους φορείς αφού βασίστηκε στην κωδικοποίηση που παρέχει το ΚΕΔΥ (Κώδικας Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών). Είναι πλήρως διαδικτυακό σύστημα (Web Based) και λειτουργεί απλά και άμεσα όπως οι εφαρμογές διαδικτυακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. gmail).
10 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper Δεν απαιτεί σημαντικές υποδομές H/w και S/w. Εγκαθίσταται και λειτουργεί άμεσα σε υφιστάμενες υποδομές h/w και s/w. Έχει εγγενείς δυνατότητες και λειτουργίες: o Καταχώρησης πλήθους μεταδεδομένων σε κάθε έγγραφο, με βάση τις προδιαγραφές του ΚΕΔΥ ή ειδικές απαιτήσεις που ενδεχομένως να συλλεχθούν από τον κάθε φορέα, κατά τη διάρκεια παγίωσης των απαιτήσεων, περιλαμβανομένων και λέξεων κλειδιών. o Τήρησης εκδόσεων των εγγράφων o Λήψης των εγγράφων από e-mail και scanner o Υποστήριξη όλων των τύπων αρχείων για τα έγγραφα o Γρήγορη και εύκολη αναζήτηση εγγράφων o Έλεγχο και μέτρηση της απόδοσης με πλήρη καταγραφή Ενεργειών Χρήστη (Ιστορικό εγγράφων). o Υπογραφής έγκρισης των εγγράφων από όλους τους εμπλεκόμενους στη σχετική διαδικασία που αφορά το θέμα του καθενός εύκολη ενσωμάτωση της ψηφιακής υπογραφής o Αυτόματης ηλεκτρονικής προώθησης των εγγράφων (email, fax, ΔΙΑΥΓΕΙΑ κλπ). Το Docutracks διαχειρίζεται με πολύ εύκολο και άμεσο τρόπο κατάλογο εξωτερικών αποδεκτών. Για κάθε αποδέκτη διατηρούνται στοιχεία επικοινωνίας του τα οποία χρησιμοποιούνται για την αυτόματη ηλεκτρονική προώθηση του εγγράφου στον εξωτερικό αποδέκτη.
11 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper Ενσωματώνει την υπηρεσιακή ιεραρχία σε όλες τις λειτουργίες. Ειδικότερα παρέχει: o Δυνατότητες διαχείρισης Οργανωτικής Δομής φορέα και καθορισμού αρμοδιοτήτων σε υπηρεσιακές μονάδες και πρόσωπα, όπως και διαχείριση συλλογικών οργάνων o Πρόσβαση στα δεδομένα με βάση την ιεραρχία των υπηρεσιακών μονάδων: Ο υπάλληλος βλέπει μόνο τα έγγραφα που έχει δημιουργήσει ή του έχουν χρεωθεί. Ο εκτελών χρέη προϊσταμένου βλέπει όλα τα έγγραφα της ομάδας του και, προαιρετικά, των υφισταμένων υπηρεσιών o Υποστήριξη για ειδική υπηρεσιακή μονάδα με ρόλο Κεντρικού Πρωτοκόλλου o Υποστήριξη ειδικής λειτουργικότητας για ειδικές ομάδες χρηστών όπως είναι η πολιτική ηγεσία o Διαχείριση της ιεραρχίας και των ρόλων των στελεχών μέσα από την εφαρμογή o Υποστήριξη υπηρεσιακών μεταβολών, όπως τροποποίηση του οργανογράμματος κ.λπ. Υποστηρίζει διασύνδεση με τρίτα συστήματα για τη δημοσίευση εγγράφων, όπως είναι ο ιστότοπος του οργανισμού και το ΔΙΑΥΓΕΙΑ Παρέχει φιλικό και οικείο περιβάλλον αλληλεπίδρασης με τον χρήστη, ανάλογο με αυτό ενός web e-mail που κάνει άμεση την αφομοίωση - εξοικείωση των χρηστών υπαλλήλων του κάθε φορέα σε οποιοδήποτε επίπεδο της οργανωτικής του δομής με ελάχιστη εκπαίδευση. Παρέχει δυνατότητες οργάνωσης και διαχείρισης Φακέλων Υποθέσεων (case management) Υποστηρίζει την αρχειοθέτηση των εγγράφων ενός δημόσιου οργανισμού σε φακέλους (Φ1, Φ2 κλπ) Είναι εύκολα επεκτάσιμο με τη δημιουργία και ενσωμάτωση modules.
12 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper Άλλα σημαντικά λειτουργικά χαρακτηριστικά του Docutracks Το Docutracks είναι μία «ανοιχτή» πλατφόρμα λογισμικού η οποία έχοντας ως πυρήνα το «έγγραφο», μπορεί να εμπλουτίσει την εγγενώς παρεχόμενη λειτουργικότητα μέσω επεκτάσεων με τη μορφή modules. Μερικές από τις διαθέσιμες επεκτάσεις στην τρέχουσα έκδοση είναι οι ακόλουθες: Διαχείριση Υποθέσεων Η διαχείριση υποθέσεων αποτελεί μια νέα αντίληψη στη διαχείριση δεδομένων και διαδικασιών σε ένα σύγχρονο φορέα που μεγάλο μέρος της λειτουργίας του βασίζεται σε διαδικασίες που αποτυπώνονται σε έγγραφα. Σήμερα οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν σε μεγάλο βαθμό την πρόκληση να ανταπεξέλθουν στις αυξανόμενες απαιτήσεις των πολιτών, των επιχειρήσεων, των εκλεγμένων αντιπροσώπων και των υπαλλήλων τους. Υπάρχει μία ολοένα και αυξανόμενη πίεση για παροχή ποιοτικών υπηρεσιών και πληροφορίας σε όλους τους παραπάνω γρήγορα και με το μικρότερο δυνατό κόστος. Τροχοπέδη σε αυτό αποτελεί η χρήση των παραδοσιακών πληροφοριακών συστημάτων τα οποία δεν είναι σχεδιασμένα για να αντιμετωπίζουν ολιστικά και σε όλο το εύρος του οργανισμού τα διάφορα θέματα. Επίσης, καθώς βαδίζουμε προς μία εποχή όπου το πεδίο των αρμοδιοτήτων και της εργασίας ενός εργαζόμενου διευρύνεται, η ανάγκη για χρήση περισσότερο «έξυπνων» πληροφοριακών συστημάτων είναι πλέον επιτακτική. Μόνο με αυτό τον τρόπο μπορούν οι οργανισμοί να ελέγξουν το κόστος και το ρίσκο που εμπεριέχονται σε ευέλικτες, μη δομημένες, ακόμα και ad hoc επιχειρησιακές διεργασίες. Η ανάγκη λοιπόν για καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών και για αντιμετώπιση των συχνά μεταβαλλόμενων απαιτήσεων και κανονισμών
13 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper οδηγεί στη χρήση έξυπνων συστημάτων διαχείρισης υποθέσεων (Case Management Systems). Ακριβώς για τα παραπάνω, ο σχεδιασμός και η υλοποίηση του Docutracks πραγματοποιήθηκαν έτσι ώστε να ενσωματώνονται εγγενώς στην πλατφόρμα και δυνατότητες οργάνωσης και διαχείρισης υποθέσεων (case management) παρέχοντας έτσι στους οργανισμούς που το χρησιμοποιούν ένα πλήρες σύγχρονο εργαλείο για την διεκπεραίωση με εύκολο και αποδοτικό τρόπο του συνόλου των καθημερινών ενεργειών.
14 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper Διαχείριση Αιτημάτων Πολιτών Η παροχή της συγκεκριμένης λειτουργικότητας είναι εφικτή με ενεργοποίηση του αντίστοιχου module του Docutracks και το μόνο που απαιτείται είναι η παραμετροποίησή του για διασύνδεση με τον ιστότοπο του φορέα. Δίνει έτσι τη δυνατότητα στον φορέα να παρέχει έναν πολύ σημαντικό δίαυλο επικοινωνίας στους χρήστες του (δημότες στην περίπτωση ενός δήμου), αυτοματοποιώντας στο μέγιστο βαθμό τις διαδικασίες καταχώρησης και διαχείρισης των αιτημάτων των πολιτών.
15 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper Γιατί το Docutracks; Γιατί αποτελεί μία ολοκληρωμένη λύση η οποία αντιμετωπίζει με ολιστικό τρόπο θέματα διαχείρισης και διακίνησης των εγγράφων σε έναν δημόσιο οργανισμό. Έχει σχεδιαστεί λαμβάνοντας υπόψη τις σύγχρονες τάσεις και ενσωματώνει προηγμένα λειτουργικά χαρακτηριστικά, καλύπτοντας έτσι στο μέγιστο βαθμό τις ανάγκες ενός δημόσιο οργανισμού τόσο σε θέματα διαχείρισης των εγγράφων όσο και σε θέματα διαχείρισης με δομημένο τρόπο του συνόλου των καθημερινών λειτουργιών του. Το Docutracks παρέχει λύσεις για: Συγκέντρωση/Διαχείριση/Πρόσβαση στα έγγραφα, όντας ένα σύγχρονο και αποτελεσματικό Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων προσαρμοσμένο στις ανάγκες του Δημόσιου τομέα, Διακίνηση Πληροφορίας, αφού στη βασική λειτουργικότητα περιλαμβάνεται και η Διακίνηση Εγγράφων τόσο εσωτερικά στον οργανισμό όσο και εξωτερικά (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) Τήρηση Αυστηρής Ιεραρχίας, ενσωματώνοντας εγγενώς Σύστημα Διαχείρισης Οργάνωσης του φορέα, Συμμόρφωση με Κανόνες & Πρότυπα, διαθέτοντας Υποσύστημα Ροών Εργασίας καθώς και Πρότυπα Μεταδεδομένων πλήρως διαχειρίσιμα από εξειδικευμένους χρήστες, Διευκόλυνση της καθημερινότητας, παρέχοντας ένα Φιλικό και Εύχρηστο περιβάλλον εργασίας Παρακολούθηση και Έλεγχο της καθημερινής λειτουργίας του φορέα, παρέχοντας Σύστημα Καταγραφής Ενεργειών (Auditing System) Για όλα τα παραπάνω σε συνδυασμό με το γεγονός ότι το Docutracks δεν έρχεται να αντικαταστήσει (εφόσον αυτό δεν είναι επιθυμητό) τα υφιστάμενα πληροφοριακά συστήματα του φορέα, αλλά να τα συμπληρώσει, αποτελεί την ιδανική λύση για όλους τους φορείς του δημοσίου (και όχι μόνο) τομέα.
16 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper Οφέλη από τη χρήση του Docutracks Τα βασικά οφέλη για έναν φορέα που θα αποφασίσει να χρησιμοποιήσει το Docutracks είναι: Η πλήρως ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων και μετάβαση στο περιβάλλον του paperless και στο inkless office Η σημαντική επιτάχυνση στη διεκπεραίωση θεμάτων και εγγράφων - βέλτιστη απόκριση προς το εξωτερικό περιβάλλον Η σημαντική μείωση του διοικητικού και διαχειριστικού κόστους που μπορεί να ξεπεράσει και το 50% ή τα 1000 και πλέον euros κατά έτος και ανά υπάλληλο που συμμετέχει με οποιοδήποτε τρόπο στον κύκλο ζωής ενός εγγράφου Η ελαχιστοποίηση ή ακόμα και πλήρης απαλλαγή από τον σημαντικό φόρτο τετριμμένων καθημερινών εργασιών και διαδικασιών που έχουν χαμηλή προστιθέμενη αξία και ανήκουν σε άλλη εποχή Το Docutracks είναι μια απόλυτα διαδικτυακή τεχνολογική πλατφόρμα τελευταίας γενιάς που σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε με βάση τελευταίες τεχνολογικές καινοτομίες και πρότυπα, με σύγχρονη και ανοικτή αρχιτεκτονική που προσαρμόζεται και ενσωματώνεται εύκολα και άμεσα σε υφιστάμενες τεχνολογικές υποδομές και με πολύ χαμηλές απαιτήσεις σε πρόσθετο έτοιμο εξοπλισμό και λογισμικό για να εγκατασταθεί και να λειτουργήσει Success Stories Ενδεικτικά παραδείγματα εγκατάστασης του Docutracks περιλαμβάνουν: Το Υπουργείο Πολιτισμού με 5000 χρήστες, 2000 έγγραφα την ημέρα και συνολικό όγκο εγγράφων που ξεπερνά τα 5.000.000 έγγραφα! Το Δήμο Κω, με 120 χρήστες, 100 έγγραφα την ημέρα, ολοκλήρωση με υφιστάμενο σύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου για την πρωτοκόλληση εγγράφων, υποστήριξη ειδικών διαδικασιών καθώς και ενεργοποίηση της λειτουργικότητας Αιτήματα πολιτών με αρκετά σημαντική απήχηση στην τοπική κοινωνία - σήμερα διεκπεραιώνονται πάνω από 10 αιτήματα πολιτών ημερησίως. Ταυτόχρονα, επεκτείνεται η χρήση της
17 Dataverse Ε.Π.Ε. Docutracks TM Whitepaper διαχείρισης υποθέσεων με ένταξη διαφορετικών τύπων υποθέσεων (λ.χ υποθέσεις νομικής υπηρεσίας του Δήμου) Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης με πάνω από 250 ενεργούς χρήστες και σημαντική εξοικονόμηση χρημάτων από την κατάργηση αποστολής εγγράφων σε φυσική μορφή μεταξύ των 4 πόλεων στις οποίες εδρεύει το Ίδρυμα Τη ΔΑΕΜ (Δημοτική Εταιρεία Μηχανογράφησης και Επιχειρησιακών Μονάδων ΟΤΑ του Δήμου Αθηναίων), η οποία εκτός από τη διαχείριση των εγγράφων της, αξιοποιεί πλήρως την υποδομή διαχείρισης υποθέσεων για τη διαχείριση περιστατικών υποστήριξης πελατών της.
2016 Dataverse Ε.Π.Ε. www.dataverse.gr