ΛΥΣΕΙΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ

Transcript

1 ΛΥΣΕΙΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ

2 E-INVOICING 1 η Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στην Ελλάδα 1 η Ολοκληρωμένη εφαρμογή Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης βασισμένη στην Ελληνική Νομοθεσία και το Φορολογικό Πλαίσιο 1 ο Δίκτυο Παρόχων Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στην Ελλάδα, βασισμένο σε λύσεις της IS Impact Εξειδικευμένη γνώση και σε κλαδικό επίπεδο ανεξαρτήτου μεγέθους επιχείρησης (π.χ. λιανικός, τραπεζικός, τηλεπικοινωνιακός, υπηρεσιών, φαρμακευτικός κ.α.) Διακίνηση περισσότερων από ηλεκτρονικών παραστατικών μεταξύ περισσότερων από επιχειρήσεων Συνεχής Ενημέρωση (επιτροπές) σχετικά με το Νομοθετικό και Φορολογικό Πλαίσιο

3 ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΒΡΑΒΕΙΑ

4 E-INVOICING ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ 4

5 Η ΤΩΡΙΝΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Αρχειοθέτηση Παραστατικών Έκδοση/Αποστολή Τιμολογίων

6 ΚΟΣΤΙΖΕΙ ΠΟΛΥ; Έκδοση και αποστολή παραστατικών: Εκτύπωση (μελάνια toner, χαρτί, συντήρηση εκτυπωτών) Αποστολή (μεταφορικά, Courier, Ταχυδρομείο) Διατήρηση παραστατικών (αντιγράφων/πρωτοτύπων): Φυσική αρχειοθέτηση (κλασέρ, ράφια, δωμάτια) Αναζήτηση ( συμφωνίες πληρωμών, ορκωτοί λογιστές, έλεγχοι εφορίας) Εξόφληση: Επιβεβαίωση παραλαβής (εργατοώρες, τηλέφωνα, ) Διαχείριση προβλημάτων (δεν το παρέλαβε ο πελάτης, επανέκδοση) 6

7 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ

8 ΜΟΝΤΕΛΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση των τιμολογίων (αλλά και γενικότερα των παραστατικών), που εκδίδει ή λαμβάνει ηλεκτρονικά μια επιχείρηση Άυλη Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Κατάργηση εκτύπωσης φυσικού εντύπου, ενφακέλωσης και αποστολής του τιμολογίου από τον εκδότη στο παραλήπτη Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων Αποστολή πληροφοριών τιμολόγησης από τον εκδότη προς τον παραλήπτη για αυτόματη ενημέρωση των εσωτερικών συστημάτων του παραλήπτη (λογιστικό σύστημα, ERP, κλπ) 8

9 E-INVOICING ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ 9

10 ΒΑΣΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ Συγκέντρωση των τιμολογίων σε ένα κεντρικό σημείο αρχειοθέτησης Εύκολη αναζήτηση και ανάκτηση τιμολογίων από οποιοδήποτε σημείο της επιχείρησης Ευέλικτη και scalable λύση με δυνατότητα σταδιακής εφαρμογής Ανεξάρτητη λύση που δεν επηρεάζει τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα και την υφιστάμενη υποδομή Δεν αλλάζει η καθημερινότητα των χρηστών στην τιμολόγηση και στην αρχειοθέτηση 10

11 ΕΠΙΠΡΟΣΘΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΑ: Αυτόματη διασύνδεση με υπηρεσία για αποστολή τιμολογίων ηλεκτρονικά Ρόλος διαχειριστή με: Δυνατότητα δημιουργίας χρηστών με δικαιώματα έγκρισης αποστολής τιμολογίου ηλεκτρονικά Καθορισμός του ποιοι πελάτες θα λαμβάνουν ποια παραστατικά ηλεκτρονικά Πρόσθετες δυνατότητες όπως: Αυτοματοποιημένη ή Χειροκίνητη Επισύναψη αρχείων (π.χ. αναλυτικές χρεώσεις), Εξαγωγή πληροφοριών σχετικά με τα αρχειοθετημένα παραστατικά σε excel Μαζική Εκτύπωση των PDF ή/και των επισυναπτόμενων αρχείων Αποθήκευση τοπικά (.zip file) των αρχειοθετημένων παραστατικών ή/και των επισυναπτόμενων αρχείων Διαδικασίες έγκριση/απόρριψης για την ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων Διασύνδεση με άλλα συστήματα όπως ERPs, Document Management Systems (MOSS, IBM Filenet) και Scanning (OCR, 2D Barcode) 11

12 ΜΟΝΑΔΙΚΑ ΟΦΕΛΗ Εξοικονόμηση κόστους από την σημαντική μείωση ή και κατάργηση της εκτύπωσης των τιμολογίων (χαρτί, toner κτλ) Εξοικονόμηση χώρου φυσικής αρχειοθέτησης τιμολογίων (διατήρηση αντιγράφων σε ηλεκτρονική μορφή) Ποιοτικότερη αξιοποίηση ανθρώπινου δυναμικού (άμεση και αυτόματη αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων) Άμεσος και οργανωμένος τρόπος αναζήτησης και ανάκτησης αρχειοθετημένων τιμολογίων Δυνατότητα ηλεκτρονικής αποστολής τιμολογίων στους πελάτες της επιχείρησης μέσω ή οργανωμένα μέσω της υπηρεσίας ηλεκτρονικής τιμολόγησης 12

13 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ολοκληρωμένες Εγκαταστάσεις(Αλυσίδες λιανεμπορίου, Βιομηχανίες, Αεροδρόμιο κ.α) Ανεξάρτητη Υλοποίηση από την υφιστάμενη υποδομή Σημαντική Εξοικονόμηση Κόστους από την 1 η μέρα εφαρμογής (έως και 50% Μείωση εκτύπωσης αντιγράφων παραστατικών, Σημαντική Μείωση Ανάκτησης Παραστατικών) Ενδυνάμωση κοινωνικού χαρακτήρα εταιρείας, εφαρμόζοντας φιλική προς το περιβάλλον λύση Εγγυημένη συμβατότητα με την ελληνική νομοθεσία και κατά τη διάρκεια φορολογικών ελέγχων Ενσωματωμένη η Δυνατότητα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης Εισερχομένων 13

14 E-INVOICING ΑΥΛΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ 14

15 ΜΟΝΑΔΙΚΑ ΟΦΕΛΗ Μείωση των λειτουργικών εξόδων της διαδικασίας της τιμολόγησης έως και 100% Εξοικονόμηση διαχειριστικού χρόνου και κόστους Πλήρως αυτοματοποιημένη και ασφαλής διαδικασία τιμολόγησης Καινοτόμες υπηρεσίες όπως: Εγγυημένη παραλαβή (αυτόματη ενημέρωση για νέα τιμολόγια) Αποδεικτικό παραλαβής τιμολογίων Αυτοματοποιημένες αναφορές σε περίπτωση καθυστέρησης παραλαβής τιμολογίων Δυνατότητα αυτόματης και οργανωμένης αρχειοθέτησης εισερχόμενων ηλεκτρονικών τιμολογίων Δυνατότητα αυτοματοποιημένου ελέγχου όταν ο πελάτης λαμβάνει ταυτόχρονα και EDI τιμολόγιο για την αυτόματη καταχώρηση του 15

16 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ολοκληρωμένες εγκαταστάσεις (Αλυσίδες λιανεμπορίου, Βιομηχανίες, Αεροδρόμιο κ.α) Υπηρεσία ανεξάρτητη από ERP και Φορολογικούς Μηχανισμούς Σημαντική Εξοικονόμηση Κόστους από την κατάργηση της εκτύπωσης και από τον διαχειριστικό χρόνο της διαδικασίας της τιμολόγησης Μηχανισμός Παρακολούθησης των απεσταλμένων ηλεκτρονικών τιμολογίων Η μοναδική απαιτούμενη υποδομή για τον παραλήπτη είναι η σύνδεση στο internet Ενδυνάμωση κοινωνικού χαρακτήρα εταιρείας, εφαρμόζοντας πράσινη λύση, φιλική προς το περιβάλλον 16

17 E-INVOICING ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ 17

18 ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΩΝ Απλοποίηση, Αυτοματοποίηση & Βελτίωση της διαδικασίας αρχειοθέτησης και ανάκτησης εισερχόμενων ηλεκτρονικών τιμολογίων Μπορεί να εφαρμοστεί για το σύνολο των τιμολογίων που λαμβάνει μια επιχείρηση ηλεκτρονικά Λειτουργεί ανεξαρτήτως του τρόπου παραλαβής τιμολογίων Ποιοτικότερη αξιοποίηση ανθρώπινου δυναμικού (άμεση και αυτόματη αρχειοθέτηση και ανάκτηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων) Ευελιξία προσαρμογής σε κάθε εσωτερική διαδικασία τιμολόγησης αρχειοθέτησης 18

19 ΟΦΕΛΗ ΛΥΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΩΝ Άμεσος και Οργανωμένος τρόπος αρχειοθέτησης ηλεκτρονικών τιμολογίων που λαμβάνει μια επιχείρηση Ποιοτικότερη αξιοποίηση ανθρώπινου δυναμικού (άμεση και αυτόματη αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων) Εξοικονόμηση διαχειριστικού χρόνου από την ηλεκτρονική αναζήτηση τιμολογίων Άμεση, εύκολη και οργανωμένη αναζήτηση και ανάκτηση ηλεκτρονικών αρχειοθετημένων τιμολογίων βάσει πολλαπλών κριτηρίων Δυνατότητα Υποστήριξης εσωτερικών διαδικασιών μέσω workflow έγκρισης/απόρριψης τιμολογίων 19

20 ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ Μοντέλα Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης: Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Εξερχόμενων Τιμολογίων (ή και όλων των παραστατικών) που εκδίδει μια επιχείρηση και Εισερχόμενων Ηλεκτρονικών Τιμολογίων Άυλη Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων (EDI) Εφαρμογή λύσεων από επιχειρήσεις με απλές ή/και πολύπλοκες δομές Πολλαπλά σενάρια Άυλη Ηλεκτρονική Τιμολόγηση για τον εκδότη & τον παραλήπτη μέσω: απλούστερος τρόπος αλλά δεν διασφαλίζει την εγγύτητα της αποστολής/παραλαβής Υπηρεσίας (πάροχος ή φορέας ηλεκτρονικής τιμολόγησης) εγγύηση & ασφάλεια στην διαδικασία και δυνατότητα οργανωμένης αρχειοθέτησης (τοπικά ή Online) και δυνατότητα αυτοματοποίησης καταχώρησης των τιμολογίων Σημαντικά Οφέλη με εξοικονόμηση κόστους, χώρου και χρόνου απόκρισης στην διαδικασία της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης 20

21 E-INVOICING ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (EDI) 21

22 ΥΠΗΡΕΣΙΑ Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Παραστατικών και απευθείας εισαγωγή της πληροφορίας του παραστατικού (τιμολόγια, κτλ) από το ERP σύστημα του αποστολέα (π.χ. Τιμολόγια από τον προμηθευτή, supplier) στο ERP σύστημα του παραλήπτη (π.χ. Αλυσίδα λιανεμπορίου). Μηνύματα που ανταλλάσσονται: Παραγγελίες Τιμολόγια Δελτία Αποστολής Κατάλογοι Προϊόντων κτλ 22

23 PLATFORM Η μεγαλύτερη B2B πλατφόρμα ηλεκτρονικής ανταλλαγής παραστατικών στην Ελλάδα: Λειτουργία από το 2002 Περισσότερα από παραστατικά (τιμολόγια, παραγγελίες, δελτία αποστολής, κτλ) ανταλλάσσονται το χρόνο με αύξηση 20-30% κάθε χρόνο ηλεκτρονικά τιμολόγια κάθε μήνα Περισσότερες από εταιρείες είναι διασυνδεδεμένες 23

24 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ Αυτόματη Καταχώρηση πληροφοριών παραστατικών Ευελιξία στην μορφή των αρχείων (π.χ. ASCII, XML, EDIFACT, i-docs ) Ευελιξία στην επικοινωνία για την ανταλλαγή αρχείων (π.χ. secure https protocol, Χ400, AS/2) Εφαρμογή Επιχειρηματικών Κανόνων (π.χ. συσκευασίες-τεμάχια κτλ) Απαιτεί μόνο PC με Windows και σύνδεση στο Internet Εφαρμόζεται σε πληθώρα επιχειρήσεων ανεξαρτήτου μεγέθους 24

25 ΟΦΕΛΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ Οικονομία χρόνου & κόστους από την κατάργηση της χειρονακτικής καταχώρησης Εξάλειψη λαθών λόγω μη χειρονακτικής καταχώρησης ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ δεν αλλοιώνεται το περιεχόμενο στη διάρκεια καταχώρησης ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ ευκολότερος εντοπισμός διαφορών σε τιμές και ποσότητες Βελτίωση Ανταπόκρισης & μείωση των κύκλων διαδικασιών Αυξάνει την ακρίβεια στις συμφωνίες υπολοίπων Μειώνει την «πραγματική» καθυστέρηση των πληρωμών 25

26 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ολοκληρωμένες Εγκαταστάσεις(Αλυσίδες λιανεμπορίου, Βιομηχανίες, Αεροδρόμιο κ.α) Αρκετές εφαρμογές υπηρεσίας σε εταιρείες με διαφορετικά ERP Ελάχιστη Υποδομή (PC με Windows & σύνδεση στο internet) Δεν είναι χρονοβόρα για την εταιρεία σας, καθώς επικοινωνούμε άμεσα με τους πελάτες για την εφαρμογή. Γρήγορη υλοποίηση Χρησιμοποιούμε τη μορφή αρχείου που είναι συμβατή με το ERP σας Λαμβάνονται υπ όψη οι επιχειρηματικοί κανόνες της εταιρείας σας 26

27 E-INVOICING E-INVOICING SUCCESS STORIES 27

28 ΑΛΥΣΙΔΕΣ ΛΙΑΝΕΜΠΟΡΙΟΥ ΓΙΑ EDI INVOICING ΑΛΥΣΙΔΕΣ ΛΙΑΝΕΜΠΟΡΙΟΥ 28

29 ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΕΙΕΣ ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ 29

30 ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΙ ΠΕΛΑΤΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ 30

31 ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΙ ΠΕΛΑΤΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ 31

32 ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΙ ΠΕΛΑΤΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ 32

33 ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΙ ΠΕΛΑΤΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ 33

34 @Connect Sales Department Information Systems Impact 78, Irakleidon str Athens, Greece Tel. / Fax: connect-sales@impact.gr 34