Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου

Transcript

1 Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου

2 Το Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου της OPTIONSNET, αποτελεί ένα ολοκληρωμένο λογισμικό για τη διαχείριση όλων των διεργασιών ενός τυπικού πρωτοκόλλου για Δημόσιους και Ιδιωτικούς Φορείς. Επιπλέον, το σύστημα είναι ανοικτό και παραμετροποιήσιμο τόσο σε επίπεδο διασύνδεσης με άλλα Πληροφοριακά Συστήματα όσο και σε επίπεδο ενσωμάτωσης νέων διεργασιών. Στη παρούσα του έκδοση το σύστημα περιλαμβάνει λειτουργίες διαχείρισης εισερχομένων/ εξερχομένων, δρομολόγησης, διεκπεραίωσης, και οργάνωσης της πληροφορίας (αναζήτηση, ενσωμάτωση συνημμένων, κλπ). Το σύστημα έχει υλοποιηθεί με σύγχρονα εργαλεία ανάπτυξης εφαρμογών παρέχοντας συμβατότητα με τα κυριότερα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων και προσφέροντας ταυτόχρονα ανεξαρτησία λειτουργικού συστήματος. Κεντρική Οθόνη με το σύνολο των πρωτοκόλλων Λειτουργικά Χαρακτηριστικά: Ασφάλεια - Πρόσβαση Ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να καθορίσει αναλυτικά τα δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα για κάθε χρήστη, ενώ το περιβάλλον του χρήστη προσαρμόζεται αυτόματα, με βάση τα δικαιώματα αυτά. Οι χρήστες μπορούν να βλέπουν τις νέες χρεώσεις άμεσα, μέσω διαμορφωμένης, ανά περίπτωση, εμφάνισης. Επιπλέον, υποστηρίζονται και δυνατότητες ενημέρωσης μέσω sms και . Διαχείριση Εισερχομένων Εγγράφων Καταγραφή εισερχόμενου εγγράφου (αριθμός πρωτοκόλλου, αποστολέας, αρ. πρωτ. αποστολέα, παραλήπτης, ημερομηνία αποστολής και καταχώρησης, θέμα, βαθμός ασφαλείας, προτεραιότητα, τύπος και είδος εγγράφου, χρέωση εγγράφου σε τμήματα και σε φυσικά πρόσωπα, σχόλια).

3 Κεντρική Οθόνη καταγραφής εισερχομένου Διαχείριση Εξερχόμενων Εγγράφων Καταγραφή εξερχομένου εγγράφου (π.χ. απαντητικό ή οίκοθεν, συντάκτης, ημερομηνία καταχώρησης, θέμα, βαθμός ασφαλείας, προτεραιότητα,, τύπος-είδος εγγράφου, χρέωση εγγράφου σε τμήματα και σε φυσικά πρόσωπα, κοινοποίηση, σχετ. πρωτόκολλα, μεταχείριση εγγράφου. Δυνατότητα αποθήκευσης των θεμάτων για επαναχρησιμοποίηση. Κεντρική Οθόνη καταγραφής εξερχομένου Εισαγωγή Συνημμένων Ηλεκτρονικών Αρχείων Δυνατότητα αυτόματης εισαγωγής ψηφιοποιημένων εγγράφων (attachment) και διασύνδεση με εισερχόμενο ή εξερχόμενο.

4 Δυνατότητα εισαγωγής ψηφιοποιημένων εγγράφων μέσω της φόρμας καταγραφής των εισερχομένων και των εξερχομένων. Διαχείριση Χρεώσεων και Παρακολούθηση Εγγράφων Χρέωση και παρακολούθηση των εκκρεμών εγγράφων ή των προς διεκπεραίωση υποθέσεων µε βάση κάποιο χρονικό διάστημα, το στέλεχος ή το τμήμα που έχει χρεωθεί το έγγραφο. Διεκπαιρεώση Το σύστημα υποστηρίζει μοναδική διεκπεραίωση πρωτοκόλλου καθώς και μαζικής διεκπεραίωσης με πολλαπλή χρέωση. Αναζήτηση Μαζική Διεκπεραίωση Υποστηρίζονται διαφορετικές μορφές αναζήτησης βάση της ημερομηνίας, τύπου (εισερχόμενο, εξερχόμενο, απαντητικό), μη απαντημένα εισερχόμενα πρωτόκολλα, μερικώς καταχωρημένα πρωτόκολλα, αλλά και σύνθετη αναζήτηση με όλα τα πεδία που αναφέρονται στις καταγραφές. Σύνθετη Αναζήτηση

5 Βιβλίο Πρωτοκόλλου/ Αποστολής Αυτόματη δημιουργία Βιβλίου Πρωτοκόλλου της υπηρεσίας σε αρχείο Excel. Δυνατότητα εντοπισμού του ιστορικού ενός εγγράφου, όπου εντοπίζονται αναδρομικά σχετικά έγγραφα που προηγήθηκαν ή ακολούθησαν ένα έγγραφο. Το σύστημα υποστηρίζει δυνατότητα δημιουργίας Βιβλίου Αποστολής με βάση το διάστημα που ορίζεται από το χρήστη. Αυτόματη Δημιουργία Βιβλίου Αποστολής Τεχνικά Χαρακτηριστικά Multi Tier αρχιτεκτονική. Το σύστημα αποτελείται από το επίπεδο βάσης δεδομένων (database layer), το επίπεδο υπηρεσιών ( services layer) και το επίπεδο παρουσίασης ( interface layer), τα οποία ενοποιούνται σε μια διαδικτυακή πλατφόρμα (web platform). Ανεξαρτησία Λειτουργικού Συστήματος και Βάσης Δεδομένων. Το σύστημα είναι ανεξάρτητο λειτουργικού συστήματος και είναι συμβατό με όλα τα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Intranet Internet Enabled. Το σύστημα μπορεί να λειτουργήσει τόσο μέσα από το τοπικό δίκτυο (VLAN) όσο και εξωτερικά μέσω διαδικτύου. Πλεονεκτήματα/ Οφέλη: Ακεραιότητα Δεδομένων Μείωση χρόνου διεκπεραίωσης εργασιών Διασφάλιση προσωπικών δεδομένων Ready to Use δεδομένα για μελλοντική διασύνδεση με άλλα συστήματα Εύκολη παραμετροποίηση σε περίπτωση αυξανόμενων αναγκών Απεικόνιση όλων των ενεργειών σε πραγματικό χρόνο Αυτόματα Updates εκδόσεων