ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ 16PROC005391001 2016-11-15 Αθήνα: 14.11.2016 Αριθμ.Πρωτ.ΔΟΥ : 2016016954 Ταχ. Διεύθυνση Πληροφορίες Τηλέφωνο Fax E-mail : Χρήστου Λαδά 6, 10561 Αθήνα : Φ.Μαργαρίτης : 2103689019 : 2103689166 : procurements@uoa.gr Προς : - Κάθε Ενδιαφερόμενο Θέμα: «Πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για παροχή υπηρεσιών που αφορούν στην Προσαρμογή της βάσης δεδομένων της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών στις απαιτήσεις του νέου θεσμικού πλαισίου» Το Τμήμα Προμηθειών και Δημοσίων Επενδύσεων της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών, προκειμένου να προβεί στην Προσαρμογή της βάσης δεδομένων της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών στις απαιτήσεις του νέου θεσμικού πλαισίου, καλεί κάθε ενδιαφερόμενο φυσικό ή νομικό πρόσωπο που είναι σε θέση να παρέχει τις υπηρεσίες που περιγράφονται στην παρούσα πρόσκληση, όπως εκδηλώσει το ενδιαφέρον του με κατάθεση οικονομικής προσφοράς (πρωτότυπη με σφραγίδα υπογραφή) στο Τμήμα Προμηθειών του ΕΚΠΑ (Χρήστου Λαδά 6, 105 61 Αθήνα / 3 ος όροφος, γραφείο 33) έως και την Παρασκευή 25 Νοεμβρίου 2016, ώρα 13.30 μμ. Ο συνολικός προϋπολογισμός της ανωτέρω προμήθειας είναι 20.000 πλέον του αναλογούντος ΦΠΑ. Το κριτήριο επιλογής του αναδόχου θα είναι η χαμηλότερη προσφερόμενη τιμή και θα συναφθεί σύμβαση σύμφωνα με τα κατά το νόμο. Με εντολή Πρύτανη Η Διευθύντρια των Οικονομικών Υπηρεσιών * Υπογραφή Σοφία Τσίρου * Ηλεκτρονική διεκπεραίωση. Η υπογραφή έχει τεθεί στο πρωτότυπο, το οποίο τηρείται στη Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών
Προδιαγραφές για την "Προσαρμογή της βάσης δεδομένων της Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών στις απαιτήσεις του νέου θεσμικού πλαισίου" Το Πανεπιστήμιο Αθηνών στο πλαίσιο του εκσυγχρονισμού των υπηρεσιών του ενδιαφέρεται για την προσαρμογή της εφαρμογής της Διαχείρισης Οικονομικών στις απαιτήσεις του νέου θεσμικού πλαισίου (Ν.4270/2012 όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 10 του Ν.4337/2015 και ισχύει, Π.Δ 80/2016) 1. Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Το προτεινόμενο σύστημα θα πρέπει να καλύπτει τις παρακάτω λειτουργίες (αναφέρονται συνοπτικά): Διαχείριση Προϋπολογισμού- Αναμορφώσεων Διαχείριση του λογιστικού δένδρου Μαζική Εισαγωγή Πιστώσεων-Αναμορφώσεων Σενάρια κατάρτισης - Διαχείριση εκδόσεων Περιοδική διάσπαση (Μήνας, Δίμηνο, Τρίμηνο, κ.λ.π.) Διαχείριση Προμηθειών Δαπανών Ανάληψη Υποχρέωσης - Δέσμευση της σχετικής πίστωσης Παραλαβές - Κοστολόγηση με αυτόματη ενημέρωση Μητρώου Παγίων, Διαχείρισης Αποθεμάτων Αναλωσίμων κλπ., Δαπανών, Έργων υπό εκτέλεση Διαχείριση συναλλασσομένων (Προμηθευτές, Εργολάβοι, Μισθοδ. Προσωπικό, υπόλογοι, κ.λ.π.) Λογιστήριο Ενταλματοποίηση Τιμολογίων και λοιπών στοιχείων κόστους ή Ενταλμάτων Προπληρωμής Αυτόματος υπολογισμός και διαχείριση των κρατήσεων-ομαδοποιήσεις κρατήσεωνεγγράφων Διαχείριση επικοινωνίας, εγκρίσεων κλπ. με δημοσιονομικό έλεγχο (ΥΔΕ), επιτρόπους. Διαχείριση Έκδοση κ.λ.π. Μηχανογραφημένων Επιταγών, Εντολών πληρωμής σε τράπεζες, Ταμείο Έλεγχος - Πληρωμή Χρηματικών Ενταλμάτων-Παράδοση επιταγών
Απόδοση Κρατήσεων - Διαχείριση παρακρατούμενων φόρων Βεβαιώσεις εσόδων Εισπράξεις (Γραμμάτια, διπλότυπα, κ.λ.π.) Αυτόματος υπολογισμός προσαυξήσεων εκπροθέσμου καταβολής, προστίμων, τόκων, κ.λ.π. Management Information System (M.I.S.) Αναφορές - Εκτυπώσεις Report Designer Υποστήριξη εκτυπώσεων Crystal Reports Import Export Utilities Είσοδος - Έξοδος από και προς πακέτα Windows (MS-Word, Excel, κ.λ.π.) Διπλογραφική παρακολούθηση (BackOffice) Δυνατότητα για ταυτόχρονη συν-λειτουργία Δημόσιου Λογιστικού (Λογαριασμοί Τάξεως - Ομάδα 0), Γενικής Λογιστικής (Ομάδα 1-8), Αναλυτικής Λογιστικής (Ομάδα 9) με αυτόματη δημιουργία των λογιστικών άρθρων από τα επί μέρους υποσυστήματα. Κατανομή αγορών - δαπανών - εσόδων, με κριτήρια μερισμού, στην αναλυτική λογιστική Υποστήριξη πλήθους κλαδικών λογιστικών σχεδίων (ΕΓΛΣ ΠΔ 1123/1980, Π.Δ 205/98, 315/99, κ.λ.π.) Εφαρμογή παραγωγής εγγράφων & δικαιολογητικών Παραγωγή όλων των ειδών των εγγράφων, που απαιτούνται κατά την διάρκεια διεκπεραίωσης μιας λειτουργίας (π.χ. Εκθ. Ανάληψης δαπάνης, Πρωτόκολλα παραλαβής, καλής εκτέλεσης, Τιμολόγια, βεβαιώσεις παρακρατούμενου φόρου, ειδοποιήσεις, λογαριασμοί, συμβάσεις, καταστάσεις κρατήσεων, ειδικά ημερολόγια, κ.λ.π.) Τήρηση όλων των λογιστικών βιβλίων και στοιχείων της Γενικής και Δημόσιας Λογιστικής, στατιστικών στοιχείων, όπως αυτά προβλέπονται από το ισχύον θεσμικό πλαίσιο Επικοινωνίες Δια-λειτουργικότητα με τρίτους φορείς (τράπεζες, ΚΕΠΥΟ, κ.λ.π.) Ηλεκτρονική Πληρωμή λογαριασμών δια μέσου τράπεζας Υποστήριξη διεπαφές με περιφερειακές εφαρμογές (ΔΙΑΥΓΕΙΑ κλπ)
Μητρώο Παγίων Διαχείριση Περιουσίας Αυτόματη ενημέρωση κατά την εισαγωγή του τιμολογίου αγοράς Κωδικοποίηση, ονοματολογία, κατηγορία ένταξης Αρχική αξία κτήσης και οι μεταβολές αυτής (προσθήκες, βελτιώσεις, αναπροσαρμογές, καταστροφές, κ.λ.π.) Τόπος εγκατάστασης παγίου (υπηρεσία, τμήμα, κ.λ.π.) Αυτόματος υπολογισμός αποσβέσεων και αναπόσβεστης αξίας παγίων με δυνατότητα απόσβεσης με διαφορετικούς συντελεστές ανά κατηγορία παγίων. Δυνατότητα για υπολογισμό αποσβέσεων σε διάστημα που ορίζει ο χρήστης (πχ δίμηνο, τρίμηνο, ετήσια κλπ). Αυτόματη ενημέρωση των λογιστικών άρθρων αποσβέσεων στην Γενική λογιστική και των αντίστοιχων κέντρων κόστους στην αναλυτική λογιστική. Αυτόματη ενημέρωση του αρχικού άρθρου έναρξης στην Γενική λογιστική από τα δεδομένα της αρχικής απογραφής των παγίων Δυνατότητα παρακολούθησης πάγιων στοιχείων ανά φορέα επιχορήγησης, ανά τμήμα και χειριστή Εκτυπώσεις αποσβέσεων, βιβλίου παγίου κ.λπ. αναλυτικά και ταξινομημένες με διάφορα κριτήρια, κ.λ.π. Εκτιμώμενος αριθμός χρηστών συστήματος: τουλάχιστον 35 άτομα 2. Τεχνική Λύση Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει τα τεχνικά χαρακτηριστικά της προτεινόμενης λύσης και τις σχετικές απαιτήσεις σε υποδομές (εξυπηρετητές και απαραίτητα λειτουργικά/λογισμικά) 3. Εγγύηση/Συντήρηση Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να αναφέρει την τυχόν προσφερόμενη εγγύηση καθώς και κόστος για την ετήσια Συντήρηση και Τεχνική Υποστήριξη. Οι υπηρεσίες Συντήρησης και Τεχνική Υποστήριξης περιλαμβάνουν: α) Παροχή νέων βελτιωμένων εκδόσεων (releases) ή διορθωτικών εκδόσεων (fixing updates) των εφαρμογών, ώστε να ανταποκρίνονται στην κείμενη νομοθεσία (χωρίς να αλλάζουν ουσιωδώς την υφιστάμενη λειτουργικότητα) και στην αφαίρεση / αναίρεση αστοχιών/ελαττωμάτων (bug fixing). β) Τεχνική Υποστήριξη του προσωπικού του Παν/μιου. Ως τεχνική υποστήριξη ορίζεται η τηλεφωνική ή άλλη επικοινωνία ή επέμβαση τεχνικού στις Εφαρμογές Λογισμικού και αποσκοπεί στην υποστήριξη της καθημερινής λειτουργίας αυτών. Αναλυτικότερα περιλαμβάνονται οι ακόλουθες υπηρεσίες υποστήριξης: Τηλεφωνική υποστήριξη μέσω του Κέντρου Κλήσεων του αναδόχου για τη λήψη και επίλυση προβλημάτων και συγκεκριμένα:
Υπηρεσίες Υποστήριξης χρηστών σχετικές με την επίλυση αποριών που προκύπτουν κατά την εκτέλεση των προγραμμάτων καθώς και οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο θα εκτελούνται διάφορες εργασίες. Οδηγίες για την ορθή χρήση των προγραμμάτων από μη έμπειρους χρήστες. Υποστήριξη μέσω E-Mail. Υποστήριξη με χρήση απομακρυσμένης πρόσβασης (remote access). γ) Η ανακατασκευή και αποκατάσταση των αρχείων δεδομένων της εφαρμογής (Restore) από βλάβες που προκλήθηκαν από οιοδήποτε λόγο (μη συμπεριλαμβανομένης της κακής χρήσεως της εφαρμογής) υπό την προϋπόθεση ότι η ανακατασκευή και αποκατάστασή τους είναι δυνατή και ο οργανισμός λαμβάνει τακτικά εφεδρικά αντίγραφα (backup) των αρχείων δεδομένων, εργασία η οποία είναι αποκλειστικά υποχρέωση του Ε.Κ.Π.Α. Επίσης ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει στην προσφορά του κόστος ανθρωποώρας για επιτόπια υποστήριξη ή υπηρεσίες πρόσθετης Ανάπτυξης Λογισμικού. 4. Λοιπές Υπηρεσίες Ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει να συμπεριλάβει στην προσφορά του τυχόν άλλες υπηρεσίες (π.χ εκπαίδευση, μετάπτωση) που ο ίδιος θεωρεί απαραίτητες για την επιτυχή υλοποίηση του έργου. 5. Χρονοδιάγραμμα Θα πρέπει να δοθεί το σχετικό χρονοδιάγραμμα για την υλοποίηση του έργου.