Α Π Ο Σ Π Α Σ Μ Α Από το πρακτικό της 16/28-06-2016 τακτικής συνεδρίασης του Δημοτικού Συμβουλίου Κοζάνης Απόφαση αριθμ. 281/2016 Π Ε Ρ Ι Λ Η Ψ Η «Έγκριση επικαιροποίησης εγχειριδίου διαδικασιών διοικητικής ικανότητας Δήμου Κοζάνης για συγχρηματοδοτούμενα έργα». Στην Κοζάνη σήμερα, 28 Ιουνίου 2016, ημέρα της εβδομάδας Τρίτη και ώρα 20:00 στην αίθουσα συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου Κοζάνης, στο Κοβεντάρειο κτήριο, οδός Χαρισίου Μούκα & Κοβεντάρων, συνήλθε σε τακτική συνεδρίαση το Δημοτικό Συμβούλιο Κοζάνης, ύστερα από έγγραφη πρόσκληση του Προέδρου, κ. Αντώνη Κύρινα, με αριθμό πρωτ. 26882/23-06-2016, που δόθηκε στον καθένα Σύμβουλο χωριστά, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 67 του Ν.3852/2010 «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Πρόγραμμα Καλλικράτης». Αφού διαπιστώθηκε ότι υπάρχει νόμιμη απαρτία, γιατί από τα σαράντα (40) μέλη παραβρέθηκαν τα τριάντα ένα (31) ήτοι: Α. Δημοτικοί Σύμβουλοι Α/Α Παρόντες Α/Α Παρόντες 1. Κύρινας Αντώνιος 22. Μαλούτας Λάζαρος 2. Ιωαννίδης Ιωάννης 23. Καραπάτσιος Ευάγγελος 3. Βαλαής Γεώργιος 24. Κυτίδης Κωνσταντίνος 4. Τσικριτζή Φτάκα Φανή 25. Κυριακίδης Κωνσταντίνος 5. Ζαγάρας Ευθύμιος 26. Κουϊμτζίδου Ελπίδα 6. Δεσποτίδης Κωνσταντίνος 27. Σιδηράς Αναστάσιος 7. Σιαμπανόπουλος Γεώργιος 28. Δεληγιάννης Ιωάννης 8. Δημητριάδης Αχιλλέας 29. Χατζαβερίδης Γεώργιος 9. Γρηγοριάδης Ιωάννης 30. Κανάβας Βασίλειος 10. Κουτσοσίμος Εμμανουήλ 31. Γκουτζηκώστας Γεώργιος 11. Δινοπούλου Βάϊα 12. Λιάκος Ευθύμιος Α/Α Απόντες 13. Φούκας Χαρίσιος 1. Δημόπουλος Παναγιώτης 14. Ιωαννίδης Παρασκευάς 2. Σιώμος Νικόλαος 15. Βακουφτσής Κωνσταντίνος 3. Τασοπούλου Ελένη 16. Πλεξίδας Νικόλαος 4. Λαβαντσιώτης Γεώργιος 17. Αθανασιάδου Χρυσούλα 5. Χαριτίδης Χαρίλαος 18. Πεκρίδης Γεώργιος 6. Κύργιας Κωνσταντίνος 19. Γκούμας Βασίλειος 7. Τσιρέκας Αστέριος 20. Βακουφτσή Ραφαέλα Βασιλική 8. Τουμπουλίδου Παρθένα 21. Πουτακίδης Αριστοτέλης 9. Δουγαλής Γεώργιος Οι δημοτικοί σύμβουλοι 1)Πουτακίδης Αρ., 2)Μαλούτας Λ., 3)Τουμπουλίδου Π., 4)Κυτίδης Κ., 5)Δεληγιάννης Ι. και 6)Κανάβας Β. αποχώρησαν από τη συνεδρίαση μετά τη συζήτηση του 8 ου θέματος. Το 40 ο θέμα της ημερήσιας διάταξης συζητήθηκε μετά το 3 ο θέμα, ύστερα από πρόταση του Προέδρου με τη συναίνεση του Δημάρχου. 1
Πρόεδροι Δημοτικών Κοινοτήτων Παρόντες: Πρόεδροι Τοπικών Κοινοτήτων Παρόντες: 1)Καμπουρίδης Ν., Τ.Κ. Πρωτοχωρίου, 2)Παπαδόπουλος Α., Τ.Κ. Αγίας Παρασκευής, 3)Πεχλιβανίδης Θ., Τ.Κ. Αγίου Δημητρίου, 4)Κουτσαρδάκης Κ., Τ.Κ. Χαραυγής. Εκπρόσωποι Τοπικών Κοινοτήτων Παρόντες: 1) Τηλαβερίδης Κ., Τ.Κ. Ρυακίου. Άρχισε η συνεδρίαση υπό την Προεδρία του Προέδρου του Δ.Σ. κ. Αντώνη Κύρινα. Ο Δήμαρχος Κοζάνης κ. Ελευθέριος Ιωαννίδης προσκλήθηκε και παρίσταται στη συνεδρίαση. Στη συνεδρίαση παραβρέθηκε και ο τακτικός υπάλληλος του Δήμου Κοζάνης Μανδραβέλης Θεόδωρος, κλάδου ΔΕ1, για την τήρηση των Πρακτικών. Ο Πρόεδρος για το 3 ο θέμα έδωσε το λόγο στο Δήμαρχο Κοζάνης ο οποίος αφού εισηγήθηκε σχετικά έθεσε υπόψη του Συμβουλίου το από 16-06-2016 υπηρεσιακό σημείωμα του αυτοτελούς γραφείου προγραμματισμού και ανάπτυξης του Δήμου Κοζάνης το οποίο έχει ως εξής: «Κατά την προγραμματική περίοδο 2007 2013 τέθηκε σαν προτεραιότητα η ενίσχυση της διοικητικής αποτελεσματικότητας των φορέων υλοποίησης (δικαιούχων) συγχρηματοδοτούμενων έργων με την θέσπιση κανόνων επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας τους πριν από την ανάληψη της ευθύνης εκτέλεσης έργων. Στα πλαίσια αυτά ο Δήμος Κοζάνης κατάρτισε Εγχειρίδιο Διαχείρισης Συγχρηματοδοτούμενων Έργων της Προγραμματικής Περιόδου 2007-2013 το οποίο εγκρίθηκε με τις 351/26-6-2008 & 586/17-11-2008 Αποφάσεις Δημοτικού Συμβουλίου και στη συνέχεια χορηγήθηκε η επιβεβαίωση της Διαχειριστικής Επάρκειας από την Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Δυτικής Μακεδονίας (Α.Π. 16564/29-12-2008). Στην τρέχουσα προγραμματική περίοδο 2014-2020 η διασφάλιση της διαχειριστικής ικανότητας των δικαιούχων αποτελεί κανονιστική υποχρέωση σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Κοινών Διατάξεων με αριθ. 1303/2013 (άρθρο125, παράγραφος 3δ) και αποτυπώνεται με μεγαλύτερη λεπτομέρεια στο Ν.4314/2014 που περιγράφει το Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου (ΣΔΕ). Η κύρια κατεύθυνση του (ΣΔΕ) της περιόδου 2014 2020, ως προς τη διαδικασία της αξιολόγησης της ικανότητας των δικαιούχων, είναι ότι ο δυνητικός δικαιούχος καλείται με την υποβολή της αίτησης χρηματοδότησης, να τεκμηριώσει : Τη διοικητική, Την επιχειρησιακή και Τη χρηματοοικονομική του ικανότητα για την υλοποίηση της συγκεκριμένης πράξης, για την οποία υποβάλλει αίτηση. Δεν απαιτείται δηλαδή να έχει ήδη αποκτήσει έγγραφο ή πιστοποιητικό διαχειριστικής επάρκειας πριν την υποβολή αίτησης χρηματοδότησης (όπως ίσχυε κατά την ΠΠ 2007 2013). Στις περιπτώσεις που ο φορέας ( όπως αναφέρεται σε σχετικές οδηγίες της ΠΠ 2014-2020) έχει ήδη ετοιμάσει σχετικό εγχειρίδιο για την απόδειξη της διαχειριστικής του επάρκειας κατά την περίοδο 2007 2013, μπορεί να επικαιροποιήσει το εγχειρίδιο αυτό με βάση τις αλλαγές της νομοθεσίας και να λάβει απόφαση του αρμόδιου οργάνου του για την εφαρμογή του από τις υπηρεσίες του φορέα. Η διαδικασία αυτή επιβεβαιώθηκε με την 2
Απόφαση (ΑΔΑ 7ΧΨΟ7ΛΨ-1Ξ4) Ένταξης της Πράξης «Κέντρο Ε.Κ.Α.Β. Κοζάνης» στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Δυτική Μακεδονία 2014-2020», όπου στις υποχρεώσεις του δικαιούχου (Παράρτημα I) για τον Δήμο Κοζάνης αναφέρεται η απαίτηση επικαιροποίησης του εγχειριδίου διαδικασιών. Στα πλαίσια αυτά το Γραφείο προγραμματισμού λαμβάνοντας υπόψη : τo εγχειρίδιο διαδικασιών Διαχείρισης Συγχρηματοδοτούμενων Έργων 2007-2013 του Δήμου Κοζάνης το υπόδειγμα εγχειριδίου διαδικασιών διοικητικής ικανότητας για συγχρηματοδοτούμενα έργα 2014-2020 που υλοποιούνται από Δήμους της Μ.Ο.Δ. Α.Ε. το σχετικό θεσμικό πλαίσιο την υφιστάμενη λειτουργία των εμπλεκομένων υπηρεσιών στην διαχείριση των έργων προχώρησε στην κατάρτιση/επικαιροποίηση του εγχειριδίου το οποίο αποτελείται από πέντε βασικές ομάδες διαδικασιών (Προγραμματισμός, Ωρίμανση, Ανάθεση, Παρακολούθηση και Οικονομική Διαχείριση), οι οποίες αναλύονται σε δεκαέξι υποδιαδικασίες. Κατά την διαδικασία αυτή ζητήθηκε από τις συναρμόδιες υπηρεσίες (Υπηρεσιακό Σημείωμα στις 21/4) να καταθέσουν σχέδια εντύπων για να συμπεριληφθούν στο εγχειρίδιο. Κατατέθηκαν δεκαέξι (16) έντυπα από την Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών και εικοσιένα (21) έντυπα από την Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών. Το εγχειρίδιο περιλαμβάνει συνολικά πενήντα δύο (52) έντυπα, χωρίς όμως να συμπεριλαμβάνονται σε αυτό αρκετά έντυπα, τα οποία θα πρέπει να συμπληρωθούν στη συνέχεια. Όλο το εγχειρίδιο τέθηκε υπόψη των συναρμοδίων υπηρεσιών (Υπηρεσιακό Σημείωμα στις 19/5) για διατύπωση σχολίων/προτάσεων/παρατηρήσεων χωρίς να προκύψουν ουσιώδεις μεταβολές στο περιεχόμενο του. Με βάση τα παραπάνω παρακαλούμε να δοθεί εισήγηση στο Δημοτικό Συμβούλιο για τη λήψη απόφασης σχετικά με : την έγκριση επικαιροποίησης του συνημμένου Εγχειριδίου Διαδικασιών Διοικητικής Ικανότητας για Συγχρηματοδοτούμενα Έργα την εφαρμογή του από τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες του Δήμου στην υλοποίηση διαδικασιών Προγραμματισμού, Ωρίμανσης, Ανάθεσης, Παρακολούθησης και Οικονομικής Διαχείρισης τεχνικών έργων, προμηθειών, υπηρεσιών και μελετών Ακολούθησε διαλογική συζήτηση κατά την οποία εκφράστηκαν διάφορες απόψεις των δημοτικών συμβούλων, όπως αυτές αναλυτικότερα αναγράφονται στα απομαγνητοφωνημένα πρακτικά. Το Συμβούλιο αφού έλαβε υπόψη : 1. Την εισήγηση του Δημάρχου Κοζάνης. 2. Το από 16-06-2016 υπηρεσιακό σημείωμα του αυτοτελούς γραφείου προγραμματισμού και ανάπτυξης του Δήμου Κοζάνης. 3. Τo εγχειρίδιο διαδικασιών Διαχείρισης Συγχρηματοδοτούμενων Έργων 2007-2013 του Δήμου Κοζάνης 4. Το υπόδειγμα εγχειριδίου διαδικασιών διοικητικής ικανότητας για συγχρηματοδοτούμενα έργα 2014-2020 που υλοποιούνται από Δήμους της Μ.Ο.Δ. Α.Ε. 5. Το σχετικό θεσμικό πλαίσιο. 6. Την υφιστάμενη λειτουργία των εμπλεκομένων υπηρεσιών στην διαχείριση των έργων 3
7. Τις αριθμ. 351/26-06-2008 και 586/17-11-2008 αποφάσεις του δημοτικού συμβουλίου Κοζάνης και την επιβεβαίωση της Διαχειριστικής Επάρκειας από την Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Δυτικής Μακεδονίας (Α.Π. 16564/29-12-2008). Ύστερα από ψηφοφορία, ομόφωνα ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ Α. Εγκρίνει: 1. την επικαιροποίηση του συνημμένου Εγχειριδίου Διαδικασιών Διοικητικής Ικανότητας για Συγχρηματοδοτούμενα Έργα, του Δήμου Κοζάνης. 2. την εφαρμογή του από τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες του Δήμου στην υλοποίηση διαδικασιών Προγραμματισμού, Ωρίμανσης, Ανάθεσης, Παρακολούθησης και Οικονομικής Διαχείρισης τεχνικών έργων, προμηθειών, υπηρεσιών και μελετών. Β. Αναθέτει στο Δήμαρχο Κοζάνης την παραπέρα ενέργεια. Η παρούσα απόφαση πήρε αριθμό 281/2016 Το παρόν πρακτικό συντάχθηκε και υπογράφεται ως εξής: Α/Α Παρόντες Δ. Σ. Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ Δ.Σ. 1. Ιωαννίδης Ιωάννης ΑΝΤΩΝΗΣ ΚΥΡΙΝΑΣ 2. Βαλαής Γεώργιος 3. Τσικριτζή Φτάκα Φανή 4. Ζαγάρας Ευθύμιος Ακριβές Απόσπασμα 5. Δεσποτίδης Κωνσταντίνος Κοζάνη 28 Ιουνίου 2016 6. Σιαμπανόπουλος Γεώργιος Ο Πρόεδρος 7. Δημητριάδης Αχιλλέας 8. Γρηγοριάδης Ιωάννης 9. Κουτσοσίμος Εμμανουήλ Αντώνης Κύρινας 10. Δινοπούλου Βάϊα 11. Λιάκος Ευθύμιος 12. Φούκας Χαρίσιος 13. Ιωαννίδης Παρασκευάς 14. Βακουφτσής Κωνσταντίνος 15. Πλεξίδας Νικόλαος 16. Αθανασιάδου Χρυσούλα 17. Πεκρίδης Γεώργιος 18. Γκούμας Βασίλειος 19. Βακουφτσή Ραφαέλα Βασιλική 20. Πουτακίδης Αριστοτέλης 21. Μαλούτας Λάζαρος 22. Καραπάτσιος Ευάγγελος 23. Κυτίδης Κωνσταντίνος 24. Κυριακίδης Κωνσταντίνος 25. Κουϊμτζίδου Ελπίδα 26. Σιδηράς Αναστάσιος 27. Δεληγιάννης Ιωάννης 28. Χατζαβερίδης Γεώργιος 4
Α/Α Παρόντες Δ. Σ. 29. Κανάβας Βασίλειος 30. Γκουτζηκώστας Γεώργιος 5