ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ 3 Η ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΗ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ (ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ) ΓΕΝΙΚΟ ΝΟΣΟΚΟΜΕΙΟ ΗΜΑΘΙΑΣ ΜΟΝΑΔΑ ΒΕΡΟΙΑΣ 13SYMV001710556 2013-11-11 Σ Υ Μ Β Α Σ Η Αριθμός: Ποσό (συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.): Ανάδοχος: Αντικείμενο: 37/14102013(ΕΗΔ13)ΓΡΗΓ 13.776,00 6.888,00 για τη Μονάδα Βέροιας 6.888,60 για τη Μονάδα Νάουσας Παροχή Υπηρεσιών υλοποίησης Εσωτερικού Ελέγχου στις Μονάδες Βέροιας και Νάουσας του Γενικού Νοσοκομείου Ημαθίας σε θέματα Διοικητικά, Διαχειριστικά και Λογιστικά Στη Βέροια σήμερα, την 1 Νοεμβρίου 2013, ημέρα Παρασκευή, στα γραφεία Διοίκησης της Μονάδας Βέροιας του Γενικού Νοσοκομείου Ημαθίας, Περιοχή Ασωμάτων, 591 00 Βέροια, οι παρακάτω συμβαλλόμενοι: Αφ ενός μεν το ΓΕΝΙΚΟ ΝΟΣΟΚΟΜΕΙΟ ΗΜΑΘΙΑΣ το οποίο εκπροσωπείται νόμιμα από τον Διοικητή του κ. Νικόλαο Χατζηδημητρίου Και αφ ετέρου ο Εσωτερικός Ελεγκτής,, Αρχαίας Ολυμπίας 12, 141 23 Λυκόβρυση Αττικής, τηλ.: 21 1 7058386, fax: 21 0 7728142, ΑΦΜ: 047016627, Δ.Ο.Υ.: Κηφισιάς έχοντας υπ όψη: 1. Το Ν. 2286/95 «Προμήθειες Δημόσιου Τομέα» 2. Το Π.Δ. 118/07 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (Κ.Π.Δ.)» 3. Το Ν. 2955/2001 «Προμήθειες Νοσοκομείων και λοιπών μονάδων υγείας των Πε.Σ.Υ. και άλλες διατάξεις» 4. Το Ν. 2889/2001 «Βελτίωση και εκσυγχρονισμός του Ε.Σ.Υ. και άλλες διατάξεις» 5. Το Ν. 3329/2005 «Εθνικό Σύστημα Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης και λοιπές διατάξεις» 6. από το Υπουργείο Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης και λοιπές διατάξεις» 7. Το Ν. 2362/1995 «Περί Δημοσίου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις» 8. Του Ν. 3580/2007 «Προμήθειες Φορέων εποπτευόμενων από το Υπουργείο Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 134/Α/18.06.2007), όπως ισχύει σήμερα 9. Του Ν. 3527/2007 (ΦΕΚ 25/Α/09.02.2007) «Κύρωση συμβάσεων υπέρ νομικών προσώπων εποπτευομένων από το Υπουργείο Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης και λοιπές διατάξεις» - 1 / 10 -
10. Το Π.Δ. 146/2003 «Περί ορισμού του περιεχομένου του χρόνου έναρξης της εφαρμογής του Κλαδικού Λογιστικού Σχεδίου Δημοσίων Μονάδων Υγείας» (ΦΕΚ 122/Α/21.05.2003) 11. Το άρθρο 27 του Ν. 3599/2007 (ΦΕΚ 176/Α/01.08.2007) 12. Το άρθρο 11 του Ν. 3697/2008 (ΦΕΚ 194/Α/25.09.2008) 13. Το άρθρο 25 του Ν. 4025/2011 (ΦΕΚ 228/Α/02.11.2011) 14. Την αριθμ. ΓΠΔΥ5γ/οικ.129854/22.11.2011 εγκύκλιο του Υπουργείου Υγείας & Κοινωνικής Αλληλεγγύης «Εσωτερικός Έλεγχος στις Μονάδες Υγείας» 15. Την αριθμ. πρωτ.: 94064/01.10.2012 Ορθή Επανάληψη (ΑΔΑ: Β43ΞΘ-ΠΓΖ) εγκύκλιο του Υπουργείου Υγείας σχετικά με την «Αποτελεσματική διαχείριση των οικονομικών πόρων των Δημοσίων Μονάδων Υγείας (Δ.Μ.Υ.)» 16. Την αριθμ. διακ.: 43/04.09.2013 Διακήρυξης του πρόχειρου διαγωνισμού του Γ.Ν. Ημαθίας για την παροχή Λογιστικών Υπηρεσιών (CPV 79211000-6) (Α) Γενικής & Αναλυτικής Λογιστικής και Δημόσιου Λογιστικού οικονομικού έτους 2013 (Β) ανάδειξη ενός (1) Εσωτερικού Ελεγκτή για την υλοποίηση εσωτερικού ελέγχου σε θέματα Διοικητικά, Διαχειριστικά και Λογιστικά του Γενικού Νοσοκομείου Ημαθίας 17. Την αριθμ. 37/14.10.2013 (θέμα Ε.Η.Δ. 13 ο ) πράξη του Δ.Σ. του Γ.Ν. Ημαθίας κατακύρωσης του αποτελέσματος του διαγωνισμού ως προς το (Β) αντικείμενο του διαγωνισμού «ανάδειξη ενός Εσωτερικού Ελεγκτή» στον εσωτερικό ελεγκτή ΑΓΓΕΛΟ ΓΡΗΓΟΡΟΥΔΗ συμφώνησαν και συναποδέχτηκαν τα παρακάτω: Ο πρώτος των συμβαλλομένων, σύμφωνα με την αριθμ. 37/14.10.2013 (θέμα Ε.Η.Δ. 13 ο ) πράξη του Δ.Σ. των Γ.Ν. Ημαθίας, αναθέτει στον Εσωτερικό Ελεγκτή, ΑΓΓΕΛΟ ΓΡΗΓΟΡΟΥΔΗ, την παροχή υπηρεσιών υλοποίησης Εσωτερικού Ελέγχου στις Μονάδες Βέροιας και Νάουσας του Γενικού Νοσοκομείου Ημαθίας σε θέματα Διοικητικά, Διαχειριστικά και Λογιστικά και αυτός αναλαμβάνει να παρέχει τις υπηρεσίες αυτές σύμφωνα με τους κατωτέρω όρους και συμφωνίες, τους οποίους αποδέχεται ανεπιφύλακτα. Η σύμβαση αυτή διέπεται από τις διατάξεις του Ν. 2286/95 (ΦΕΚ 19/Α/01.02.1995) «Προμήθειες του Δημόσιου Τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων» και το Π.Δ. 118/07 (ΦΕΚ 150/Α/07) «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου», όπως ισχύουν σήμερα. ΑΡΘΡΟ 1 Ο ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Ο δεύτερος των συμβαλλομένων αναλαμβάνει την παροχή υπηρεσιών, στις Μονάδες Βέροιας και Νάουσας του Γενικού Νοσοκομείου Ημαθίας, για την υλοποίηση Εσωτερικού Ελέγχου σε θέματα Διοικητικά, Διαχειριστικά και Λογιστικά, στο πλαίσιο των διατάξεων του άρθρου 25 του Ν. 4025/2011 (ΦΕΚ 228/Α/02.11.2011) και σύμφωνα με τις προδιαγραφές της αριθμ. 43/2013 διακήρυξης. ΑΡΘΡΟ 2 Ο ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ - ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Το χρονικό διάστημα ισχύος της σύμβασης είναι ένα (1) έτος από την υπογραφή της, με μονομερές δικαίωμα του Δ.Σ. του Νοσοκομείου να την παρατείνει για τρεις (3) ακόμη μήνες με τους ίδιους όρους και τιμές. Αναλυτικά τα παραδοτέα και οι υποχρεώσεις του αναδόχου αναφέρονται στο τέλος της παρούσης. Σε περίπτωση μη έγκαιρης παράδοσης θα επιβληθούν στον ανάδοχο κυρώσεις σύμφωνα με την κείμενη Νομοθεσία. Η παραλαβή των παραδοτέων θα γίνει από επιτροπή που συγκροτείται με απόφαση του αρμόδιου οργάνου για κάθε Μονάδα του Νοσοκομείου. - 2 / 10 -
ΑΡΘΡΟ 3 Ο ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ- ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ Η πληρωμή θα γίνει με την προσκόμιση των νομίμων παραστατικών και δικαιολογητικών που προβλέπονται από τις ισχύουσες διατάξεις καθώς και κάθε άλλου δικαιολογητικού που τυχόν ήθελε ζητηθεί από τις αρμόδιες υπηρεσίες που διενεργούν τον έλεγχο και την πληρωμή, μετά την οριστική παραλαβή. Τον προμηθευτή βαρύνουν όλες οι νόμιμες κρατήσεις που ισχύουν η θα επιβληθούν πλην του αναλογούντα Φ.Π.Α. ο οποίος βαρύνει το Νοσοκομείο. Οι κρατήσεις που διενεργούνται (επί του συμβατικού τμήματος χωρίς Φ.Π.Α.) είναι οι ακόλουθες: 1. Ποσοστό 3,00% υπέρ Μ.Τ.Π.Υ., χαρτόσημο 2% επ αυτού και ΟΓΑ 20% επί του χαρτοσήμου 2. Ποσοστό 2,00% σύμφωνα με την αριθμ. ΔΥ6α/Γ.Π./οικ.36932/17.03.2009 κοινή υπουργική απόφαση (ΦΕΚ 545/Β/24.03.2009) σε εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 3 του Ν. 3580/2007 3. Κράτηση 0,10% υπέρ της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων, για την κάλυψη των λειτουργικών της αναγκών, σε εφαρμογή των διατάξεων του Ν. 4013/2011 όπως τροποποιήθηκε και συμπληρώθηκε με τους Ν. 4038/2012, το άρθρο 238 εδάφιο 2 περίπτωση β του Ν. 4072/2012 και εδ. 5 παρ. 5 του άρθρου 61 του Ν. 4146/2013 Ποσοστό 8% επί της καθαρής πληρωτέας αξίας (αφού αφαιρεθούν οι κρατήσεις) ως παρακράτηση προκαταβολή φόρου, σε εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 24 του Ν. 2198/1994. Η πληρωμή του αναδόχου θα γίνει για κάθε δίμηνο παρεχόμενης υπηρεσίας σε κάθε μία από τις Μονάδες Βέροιας και Νάουσας του Γ.Ν. Ημαθίας, ξεχωριστά. Απαραίτητη προϋπόθεση για την πληρωμή του θα είναι η προσκόμιση τιμολογίου παροχής υπηρεσιών από τον ανάδοχο για την αναλογία του συμβατικού τιμήματος στο δίμηνο, καθώς και βεβαίωση των μελών της αρμόδιας επιτροπής που ορίζεται από κάθε Μονάδα για την εκτέλεση των παρεχομένων υπηρεσιών στο χρονικό διάστημα αυτό και σύμφωνα με τις υποχρεώσεις του αναδόχου. Ως προς τα λοιπά δικαιολογητικά πληρωμής και λοιπά στοιχεία ισχύουν τα όσα αναφέρονται στο άρθρο 35 του Κ.Π.Δ (Π.Δ 118/07) και στο άρθρο 18 του Ν.2469/97, καθώς και ΠΔ 166/2003. ΑΡΘΡΟ 4 Ο ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Οι τεχνικές προδιαγραφές θα είναι σύμφωνες με την προσφορά του Εσωτερικού Ελεγκτή, ΑΓΓΕΛΟΥ ΓΡΗΓΟΡΟΥΔΗ, η οποία καλύπτει τις τεχνικές προδιαγραφές της διακήρυξης 43/2013 του σχετικού πρόχειρου διαγωνισμού. ΑΡΘΡΟ 5 Ο ΧΡΟΝΟΣ ΙΣΧΥΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η παρούσα σύμβαση ισχύει από 01.11.2013 έως και 31.10.2014 (για χρονικό διάστημα ενός (1) έτους) με μονομερές δικαίωμα του Δ.Σ. του Νοσοκομείου να την παρατείνει για τρεις (3) ακόμη μήνες με τους ίδιους όρους και τιμές. ΑΡΘΡΟ 6 Ο ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΗ ΕΚΧΩΡΗΣΗΣ Απαγορεύεται ρητά η εκχώρηση των υποχρεώσεων και των δικαιωμάτων του αναδόχου που απορρέουν από τη σύμβαση αυτή σε τρίτους χωρίς την προηγούμενη γραπτή συναίνεση του Νοσοκομείου. Κατ εξαίρεση των προαναφερομένων, ο ανάδοχος δύναται να - 3 / 10 -
εκχωρήσει, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις του Αστικού Κώδικα, οποιεσδήποτε από τις δικαιούμενες πληρωμές του από την παρούσα σύμβαση, σε Τραπεζικά Ιδρύματα της επιλογής του, ενημερώνοντας το Νοσοκομείο σύμφωνα με το Νόμο. ΑΡΘΡΟ 7 Ο ΕΓΓΥΗΤΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ Με την υπογραφή της παρούσας ο ανάδοχος υποχρεούται να καταθέσει εγγύηση καλής εκτέλεσης των όρων της σύμβασης συνολικού ποσού 1.120,00 (χιλίων εκατόν είκοσι ευρώ), το οποίο αντιστοιχεί σε ποσοστό δέκα τοις εκατό (10%) επί της συνολικής συμβατικής αξίας των παρεχομένων υπηρεσιών (μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.), ισχύος δέκα πέντε (15) μηνών. Η ανωτέρω εγγύηση θα επιστραφεί στον ανάδοχο μετά την οριστική παραλαβή, την εκπλήρωση των συμβατικών του υποχρεώσεων και την εκκαθάριση τυχόν απαιτήσεων μεταξύ των συμβαλλομένων. ΑΡΘΡΟ 8 Ο ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η παρούσα σύμβαση μπορεί να τροποποιηθεί σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις, εφόσον συμφωνήσουν προς τούτο και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη, με απόφαση της διοίκησης ύστερα από γνωμοδότηση του αρμόδιου οργάνου. ΑΡΘΡΟ 9 Ο ΛΟΙΠΟΙ ΟΡΟΙ Για ό,τι δεν προβλέπεται στην παρούσα σύμβαση, εφαρμόζονται οι όροι της υπ αριθ. 43/2013 διακήρυξης του διενεργηθέντος πρόχειρου διαγωνισμού, καθώς και οι περί προμηθειών του Δημοσίου διατάξεις, όπως ισχύουν κάθε φορά (Π.Δ. 118/2007, Ν. 2286/1995, άρθρα 79-85 Ν. 2362/1995, Ν. 2955/2001, Ν. 2198/1994, Π.Δ. 20/2007 κ.λ.π.). Η εφαρμογή των διατάξεων αυτών δεν αποκλείει την άσκηση άλλων δικαιωμάτων του Νοσοκομείου, που απορρέουν από τις συναφείς με τη σύμβαση διατάξεις του Αστικού Κώδικα και της λοιπής ισχύουσας νομοθεσίας. ΑΡΘΡΟ 10 Ο ΕΠΙΛΥΣΗ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΕΦΑΡΜΟΣΤΕΟ ΔΙΚΑΙΟ Κάθε διαφορά που ανακύπτει κατά τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης (ή και μετά τη λήξη της, εφόσον απορρέει απ αυτήν) μεταξύ του Νοσοκομείου και του Αναδόχου και αφορά (ενδεικτικά) στην εκτέλεση των όρων της σύμβασης, στην ερμηνεία αυτής, στον προσδιορισμό ή/ και την εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων των μερών ή στην καθ οιονδήποτε τρόπο λύση της, επιλύεται κατ αρχήν, ανεξαρτήτως του χρόνου γενέσεώς της, από το Διοικητικό Συμβούλιο του Νοσοκομείου, προς το οποίο ο Προμηθευτής πρέπει να απευθύνει σχετική αίτηση. Το Δ.Σ. αποφασίζει οριστικά εντός εύλογου χρόνου με αιτιολογημένη απόφασή του, η οποία γνωστοποιείται εγγράφως στον ενδιαφερόμενο, με αποδεικτικό παραλαβής ή σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 2672/1998. Εάν το Δ.Σ. του Νοσοκομείου δεν εκδώσει απόφαση επί της αιτήσεως μέσα σε δύο (2) μήνες από την ημέρα υποβολής της ή αν ο Προμηθευτής δεν αποδεχθεί την απόφαση του Δ.Σ., τότε οποιοδήποτε από τα μέρη δικαιούται να εισαγάγει τη διαφορά προς επίλυση ενώπιον των αρμοδίων Δικαστηρίων. Κάθε διαφωνία ή διαφορά που θα απορρέει από τη σύμβαση ή θα σχετίζεται μ αυτήν και δεν θα ρυθμίζεται κατά τον ανωτέρω τρόπο, θα επιλύεται αποκλειστικά από τα καθ ύλην αρμόδια δικαστήρια της Βέροιας. - 4 / 10 -
Ύστερα από τα ανωτέρω συντάχθηκε η παρούσα σύμβαση αποτελούμενη από δέκα (10) σελίδες, η οποία αφού αναγνώσθηκε και βεβαιώθηκε, υπογράφεται νόμιμα από τους συμβαλλόμενους σε τέσσερα (4) πρωτότυπα. Ένα από τα πρωτότυπα της σύμβασης έλαβε ο ανάδοχος. ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ Ο ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ Ο ΑΝΑΔΟΧΟΣ ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΧΑΤΖΗΔΗΜΗΤΡΙΟΥ Ακολουθούν οι Τεχνικές Προδιαγραφές της διακήρυξης 43/2013 του πρόχειρου διαγωνισμού καθώς και περιγραφή των παρεχομένων υπηρεσιών του αναδόχου Εσωτερικού Ελεγκτή ΑΓΓΕΛΟΥ ΓΡΗΓΟΡΟΥΔΗ, τα οποία αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της παρούσας σύμβασης. - 5 / 10 -
Περιγραφή αντικειμένου τεχνικές προδιαγραφές της σύμβασης παροχής υπηρεσιών υλοποίησης Εσωτερικού Ελέγχου στις Μονάδες Βέροιας και Νάουσας του Γενικού Νοσοκομείου Ημαθίας σε θέματα Διοικητικά, Διαχειριστικά και Λογιστικά στο πλαίσιο των διατάξεων του Ν. 4025/2011 Ο εσωτερικός ελεγκτής υλοποιεί τον εσωτερικό έλεγχο σύμφωνα με τον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας του οποίου μπορεί να λάβει γνώση από το νοσοκομείο. Ο εσωτερικός ελεγκτής οφείλει να πραγματοποιεί τα παρακάτω: 1. Ετήσιο πρόγραμμα ελέγχου Μηνιαίος έλεγχος λειτουργίας μηχανογραφικών προγραμμάτων των νοσοκομείων. Μηνιαίος έλεγχος εφαρμογής του διπλογραφικού συστήματος στις εφαρμογές α) της γενικής λογιστικής, β) του δημόσιου λογιστικού και γ) αναλυτικής λογιστικής. Μηνιαίος έλεγχος επί των στοιχείων του esy net επί των οριστικών μηνιαίων οικονομικών καταστάσεων (μηνιαία οριστικά ισοζύγια) στις τρεις εφαρμογές του διπλογραφικού συστήματος ήτοι: α) Γενικής λογιστικής, β) Δημόσιου λογιστικού και γ) Αναλυτικής λογιστικής. Μηνιαίος έλεγχος επί των οικονομικών και στατιστικών στοιχείων που συμπληρώνονται στους πίνακες του esy net. Περιοδικοί δειγματοληπτικοί έλεγχοι φυσικής απογραφής σε διαχειρίσεις φαρμακείου υλικών και παγίων, τόσο σε επίπεδο κεντρικών διαχειρίσεων όσο και σε επίπεδο κλινικών, χειρουργείων διαγνωστικών εργαστηρίων κ.λ.π. Μηνιαία εποπτεία του οριστικού κλεισίματος των ισοζυγίων. Διαδικασίες ελέγχου σχετικών με την προετοιμασία και κατάρτιση των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων. Μηνιαίος έλεγχος της εξέλιξης του μητρώου δεσμεύσεων. Μηνιαία επισκόπηση οργανισμού λειτουργίας του Νοσοκομείου Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας. Μηνιαίος Έλεγχος Προσωπικού Μισθοδοσίας Μηνιαίος Έλεγχος Εσόδων/ απαιτήσεων Νοσοκομείου. Μηνιαίος Έλεγχος Προμηθειών & Διαχειρίσεων. Μηνιαίος Έλεγχος Πάγιων Τεχνικών Έργων. Μηνιαίος Έλεγχος υποχρεώσεων Παρακολούθηση Ληξιπρόθεσμων Οφειλών. Μηνιαίος Έλεγχος Διαθέσιμων (ταμείο και τράπεζες Λογιστικές Συμφωνίες). Περιοδική επισκόπηση Λειτουργίας Ιατρικής και Νοσηλευτικής Υπηρεσίας Νοσοκομείου Κέντρου Υγείας και Περιφερειακών Ιατρείων. 2. Διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στον τομέα της μηχανογράφησης Μηνιαίες διαδικασίες στον τομέα της μηχανογράφησης των μηχανογραφικών υποσυστημάτων των νοσοκομείων και της διασύνδεσης αυτών τόσο μεταξύ τους όπου απαιτείται, όσο και με το πρόγραμμα του διπλογραφικού συστήματος. Ειδικότερα στο τέλος κάθε μήνα ο εσωτερικός ελεγκτής θα πιστοποιεί, μετά από δειγματοληπτικούς ελέγχους, την εύρυθμη λειτουργία των κάτωθι βασικών υποσυστημάτων των Νοσοκομείων: Υποσύστημα διαχείρισης φαρμάκου - υλικών ιατροβιοτεχνολογίας - αναλωσίμων υλικών - ανταλλακτικών και υπηρεσιών Υποσύστημα μητρώου παγίων - 6 / 10 -
Υποσύστημα κίνησης ασθενών - τιμολόγησης ασθενών - εξωτερικών ιατρείων - απογευματινών ιατρείων - Τ.Ε.Π. Υποσύστημα διαχείρισης διαγνωστικών - απεικονιστικών εργαστηρίων, L.I.S, R.I.S, PAX Υποσύστημα διαχείρισης κλινικών - ιατρικός φάκελος ασθενών Υποσύστημα προμηθευτών Υποσύστημα μισθοδοσίας 3. Διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στον τομέα του διπλογραφικού συστήματος Στο τέλος κάθε μήνα, μετά από δειγματοληπτικό έλεγχο, θα πιστοποιούνται τα κάτωθι: Η ενημερότητα των μηχανογραφικών υποσυστημάτων με το σύνολο των οικονομικών συναλλαγών του μήνα αναφοράς Ενημερότητα και συμφωνία των δεδομένων των ανωτέρω υποσυστημάτων προς τους λογαριασμούς της γενικής λογιστικής, του δημόσιου λογιστικού και της αναλυτικής λογιστικής Απαραίτητες συμφωνίες και διασταυρώσεις στην κίνηση των λογαριασμών τάξεως σχετικών με την εκτέλεση του προϋπολογισμού των νοσοκομείων Ενημέρωση αναλυτικής λογιστικής εξαγωγή των κοστολογικών στοιχείων του πίνακα αναφοράς Καταγραφή εκκρεμοτήτων του μήνα αναφοράς και προτάσεις επίλυσης τους 4. Σύνταξη μηνιαίας έκθεσης προς τη Διοίκηση των νοσοκομείων Σύνταξη μηνιαίας έκθεσης προς τη Διοίκηση των Μονάδες του νοσοκομείου, σχετικής με τα προβλήματα που προέκυψαν από το μηνιαίο έλεγχο - καταγραφή εκκρεμοτήτων - προτάσεις και λύσεις για τη βελτίωση των υφιστάμενων διαδικασιών. 5. Ετήσια έκθεση πεπραγμένων προς τη Διοίκηση των νοσοκομείων Ετήσια έκθεση που θα συνοδεύει τον Απολογισμό, τον Ισολογισμό, την Κατάσταση των Αποτελεσμάτων καθώς και το Προσάρτημα. - 7 / 10 -
Περιγραφή των παρεχομένων υπηρεσιών του Εσωτερικού Ελεγκτή ΑΓΓΕΛΟΥ ΓΡΗΓΟΡΟΥΔΗ 1. Αντικείμενο του έργου Αντικείμενο του έργου αποτελεί η Παροχή Υπηρεσιών Εσωτερικού Ελέγχου σύμφωνα με τον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας του νοσοκομείου. Συγκεκριμένα, το αντικείμενο των εργασιών μου θα περιλαμβάνει τα κατωτέρω: I. Οργάνωση Πλαισίου Ελέγχου Σε αυτό το στάδιο θα πραγματοποιήσω συνεντεύξεις με τα αρμόδια στελέχη του Νοσοκομείου με σκοπό να κατανοήσω τις βασικές λειτουργίες και δραστηριότητες τους. Θα παραλάβω από την Διοίκηση του Νοσοκομείου όλα τα σχετικά εγχειρίδια πολιτικών και διαδικασιών και θα προσδιορίσω τον ελεγκτικό χώρο (Audit Universe) και το εύρος της εργασίας (Scope of Work) που θα πρέπει να καλύψω κατά την διάρκεια της εργασίας μου. Θα προσδιορίσω όλους τους πιθανούς επιχειρησιακούς κινδύνους οι οποίοι θα συνδέονται με τις διάφορες δραστηριότητες και λειτουργίες. Ανάλογα με το βαθμό επικινδυνότητας της κάθε λειτουργίας και δραστηριότητας θα προσδιορίζεται η έκταση του ελέγχου (δειγματοληψία) με την σύμφωνη γνώμη της Διοίκησης. II. Εκτέλεση Ελεγκτικής Εργασίας Ο εσωτερικός ελεγκτής οφείλει να πραγματοποιεί τα παρακάτω: Ετήσιο Πρόγραμμα Ελέγχου Μηνιαίο έλεγχο λειτουργίας μηχανογραφικών προγραμμάτων Νοσοκομείου Μηνιαίος έλεγχος εφαρμογής του διπλογραφικού συστήματος στις εφαρμογές α) Γενικής Λογιστικής β) Δημόσιου Λογιστικού και γ) Αναλυτικής Λογιστικής. Μηνιαίος έλεγχος επί των στοιχείων του esynet επί των οριστικών μηνιαίων οικονομικών καταστάσεων (μηνιαία οριστικά ισοζύγια) στις τριες εφαρμογές του διπλογραφικού συστήματος, ήτοι α) Γενικής Λογιστικής β) Δημόσιου Λογιστικού και γ) Αναλυτικής Λογιστικής. Μηνιαίος έλεγχος επί των οικονομικών και στατιστικών στοιχείων που συμπληρώνονται στους πίνακες του esynet. Περιοδικοί δειγματοληπτικοί έλεγχοι φυσικής απογραφής σε διαχειρίσεις φαρμακείου υλικών και παγίων, τόσο σε επίπεδο κεντρικών διαχειρίσεων όσο και σε επίπεδο κλινικών, χειρουργείων διαγνωστικών εργαστηρίων κλπ Μηνιαία εποπτεία του οριστικού κλεισίματος των ισοζυγίων Διαδικασίες ελέγχου σχετικών με την προετοιμασία και κατάρτιση των ετησίων - 8 / 10 -
οικονομικών καταστάσεων Μηνιαίος έλεγχος εξέλιξης του μητρώου δεσμεύσεων Μηνιαία επισκόπηση οργανισμού λειτουργίας του Νοσοκομείου Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας. Μηνιαίος Έλεγχος Προσωπικού Μισθοδοσίας Μηνιαίος Έλεγχος Εσόδων/ απαιτήσεων Νοσοκομείου. Μηνιαίος Έλεγχος Προμηθειών & Διαχειρίσεων. Μηνιαίος Έλεγχος Πάγιων Τεχνικών Έργων. Μηνιαίος Έλεγχος υποχρεώσεων Παρακολούθηση Ληξιπρόθεσμων Οφειλών. Μηνιαίος Έλεγχος Διαθέσιμων (ταμείο και τράπεζες Λογιστικές Συμφωνίες). Περιοδική επισκόπηση Λειτουργίας Ιατρικής και Νοσηλευτικής Υπηρεσίας Νοσοκομείου Κέντρου Υγείας και Περιφερειακών Ιατρείων. Διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στον τομέα της μηχανογράφησης. Μηνιαίες διαδικασίες στο Τομέα της μηχανογράφησης των μηχανογραφικών υποσυστημάτων του Νοσοκομείου και της διασύνδεσης αυτών τόσο μεταξύ τους όπου απαιτείται όσο και με το πρόγραμμα του διπλογραφικού συστήματος. Ειδικότερα στο τέλος κάθε μήνα ο εσωτερικός ελεγκτής θα πιστοποιεί, μετά από δειγματοληπτικούς ελέγχους την εύρυθμη λειτουργία των κάτωθι βασικών υποσυστημάτων του Νοσοκομείου: - Υποσύστημα διαχείρισης φαρμάκου-υλικών ιατροβιοτεχνολογίας - αναλώσιμων υλικώνανταλλακτικών και υπηρεσιών - Υποσύστημα μητρώου παγίων - Υποσύστημα κίνησης ασθενών- τιμολόγησης ασθενών - εξωτερικών ιατρείων - απογευματινών ιατρείων- ΤΕΠ - Υποσύστημα διαχείρισης διαγνωστικών - απεικονιστικών εργαστηρίων L.IS, R.I.S, ΡΑΧ - Υποσύστημα διαχείρισης κλινικών ιατρικός φάκελος ασθενών - Υποσύστημα προμηθευτών - Υποσύστημα μισθοδοσίας Διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου στο τομέα του διπλογραφικού συστήματος Στο τέλος κάθε μήνα μετά από δειγματοληπτικό έλεγχο θα πιστοποιούνται τα κάτωθι: Η ενημερότητα των μηχανογραφικών υποσυστημάτων με το σύνολο των οικονομικών συναλλαγών του μήνα αναφοράς Ενημερότητα και συμφωνία των δεδομένων των ανωτέρω υποσυστημάτων προς τους - 9 / 10 -
λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής, του Δημόσιου Λογιστικού και της Αναλυτικής Λογιστικής. Απαραίτητες συμφωνίες και διασταυρώσεις στην κίνηση των λογαριασμών τάξεως σχετικών με την εκτέλεση του προϋπολογισμού του Νοσοκομείου Ενημέρωση αναλυτικής λογιστικής εξαγωγή των κοστολογικών στοιχείων του πίνακα αναφοράς Καταγραφή εκκρεμοτήτων του μήνα αναφοράς και προτάσεις επίλυσής τους o Οι έλεγχοι θα πραγματοποιούνται βάσει συγκεκριμένων προγραμμάτων ελέγχου που θα έχω σχεδιάσει σε προγενέστερο στάδιο και τα σχετικά φύλλα ελέγχου όπου θα αποτυπώνεται η εκτέλεση της ελεγκτικής εργασίας μου θα συνδέονται με την έκθεση ελέγχου, ώστε να παρέχεται η απαραίτητη τεκμηρίωση των ευρημάτων που εμφανίζονται στην έκθεση. Σύνταξη μηνιαίας Έκθεσης προς τη Διοίκηση του Νοσοκομείου Σύνταξη μηνιαίας Έκθεσης προς τη Διοίκηση του Νοσοκομείου, σχετικής με τα προβλήματα που προέκυψαν από τον μηνιαίο έλεγχο - καταγραφή εκκρεμοτήτων - προτάσεις και λύσεις για τη βελτίωση των υφιστάμενων Διαδικασιών. Ετήσια Έκθεση πεπραγμένων προς στη Διοίκηση του Νοσοκομείου Ετήσια Έκθεση που θα συνοδεύει τον Απολογισμό, τον Ισολογισμό και την Κατάσταση των Αποτελεσμάτων καθώς και το προσάρτημα. - 10 / 10 -