Ο ρόλος της Επιτροπής Ελέγχου και η εποπτεία της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου Σπύρος Λορεντζιάδης
Επιτροπή Ελέγχου - Ορισμός Η Επιτροπή Ελέγχου (ΕΕ) είναι Επιτροπή που ορίζεται από το ΔΣ και απαρτίζεται από μη εκτελεστικά και κατά προτίμηση ανεξάρτητα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου (ΔΣ) (συνήθως 3 έως 5 μέλη) με γνώσεις σε θέματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και ελέγχου.
Title Subtitle
Ο ρόλος της Επιτροπής Ελέγχου Τα βασικά καθήκοντα της ΕΕ συνίστανται: 1) Στην υιοθέτηση βέλτιστων πρακτικών εταιρικής διακυβέρνησης. 2) Στην διασφάλιση της ύπαρξης και λειτουργίας ενός Επαρκούς και Αποτελεσματικού Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου. 3) Στην διασφάλιση της διαφάνειας και αξιοπιστίας στην σύνταξη και παρουσίαση των Οικονομικών Καταστάσεων. 4) Στην επιλογή και αξιολόγηση του έργου και της ανεξαρτησίας των Εξωτερικών Ελεγκτών. 5) Στην εποπτεία της λειτουργίας της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου (ΔΕΕ).
Βέλτιστες πρακτικές εταιρικής διακυβέρνησης Εταιρική διακυβέρνηση είναι «το σύνολο των κανόνων, αρχών καθώς και μηχανισμών ελέγχου βάσει των οποίων πρέπει να οργανώνεται και να διοικείται μια εταιρεία». Η διάρθρωση θα πρέπει να είναι τέτοια, που να καθιστά την εταιρία διαφανή προς τους άμεσα επηρεαζόμενους από την λειτουργία της (εργαζόμενους, τράπεζες, πελάτες, προμηθευτές κλπ.) και να διασφαλίζει τα έννομα συμφέροντα όλων των μετόχων της, κυρίως των «εκτός διοικήσεως».
Επαρκές και Αποτελεσματικό Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου «Σύνολο πολιτικών, κανόνων, διαδικασιών και ελεγκτικών μηχανισμών, που καλύπτουν σε συνεχή βάση κάθε δραστηριότητα ενός οργανισμού με στόχο την αποτελεσματική και ασφαλή λειτουργία του». Την ευθύνη εγκατάστασης και λειτουργίας ενός αξιόπιστου ΣΕΕ έχει η Διοίκηση και η Διευθυντική Ομάδα μιας επιχείρησης.
Διαφάνεια και Αξιοπιστία στη σύνταξη των Οικονομικών Καταστάσεων Παρακολούθηση της διαδικασίας ετοιμασίας των οικονομικών καταστάσεων: - Επίπεδο σημαντικότητας (materiality). - Αρχές Λογιστικής (Accounting Policies) και Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα. - Πεδία που περιέχουν εκτιμήσεις και προβλέψεις. - Περιοχές πιθανές για διενέργεια απάτης.
Επιλογή και αξιολόγηση του έργου και της ανεξαρτησίας των Εξωτερικών Ελεγκτών (1/2) Παρακολούθηση ανεξαρτησίας Η ΕΕ αναπτύσσει πολιτική για την παρακολούθηση της ανεξαρτησίας των εξωτερικών ελεγκτών. Ο εξωτερικός ελεγκτής παρέχει στην ΕΕ ετησίως γραπτή επιβεβαίωση ως προς την ανεξαρτησία του και κοινοποίηση επιπρόσθετων παρεχόμενων υπηρεσιών.
Επιλογή και αξιολόγηση του έργου και της ανεξαρτησίας των Εξωτερικών Ελεγκτών (2/2) Παρακολούθηση της διενέργειας του εξωτερικού ελέγχου Επισκόπηση της απόδοσης της ελεγκτικής ομάδας, των υπηρεσιών και των αμοιβών του προηγούμενου έτους. Συζήτηση της ελεγκτικής πρότασης και προσφορά προς το ΔΣ για διορισμό εξωτερικών ελεγκτών. Συζήτηση και συμφωνία του πλάνου ελέγχου και επικοινωνία περιοχών υψηλού κινδύνου κατά τη διάρκεια του έτους.
Εποπτεία της λειτουργίας της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου (1/4) Η ΔΕΕ είναι το κύριο «εργαλείο» μέσω του οποίου η ΕΕ εκπληρώνει τον ρόλο της. Η ΕΕ θέτει τα πλαίσια λειτουργίας της ΔΕΕ μέσω της έγκρισης του Κανονισμού Λειτουργίας της. Τα κυριότερα στοιχεία που περιλαμβάνονται στον Κανονισμό είναι τα εξής: Η γραμμή αναφοράς (Reporting Line). Ο σκοπός και το εύρος ευθύνης. Οι αποδέκτες των πορισμάτων. Το δικαίωμα απεριόριστης πρόσβασης στα απαιτούμενα στοιχεία. Η οργανωτική διάρθρωση. Γενικές πληροφορίες σχετικά με την διενέργεια των ελέγχων (πλάνο, μεθοδολογία, πρόγραμμα ελέγχων κλπ.) Θέματα προσωπικού (εκπαίδευση, ανεξαρτησία). Μέτρα διασφάλισης της ποιότητας (λειτουργία σύμφωνα με επαγγελματικά πρότυπα, έλεγχοι ποιότητας).
Title Subtitle
Εποπτεία της λειτουργίας της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου (2/4) Η ΕΕ απαιτεί από την ΔΕΕ να επιτυγχάνει τα παρακάτω: 1) Το ελεγκτικό πλάνο να καλύπτει επαρκώς τα ρίσκα του Οργανισμού. Η μεθοδολογία για τον σχηματισμό του πλάνου θα πρέπει να βασίζεται στην τεκμηριωμένη αξιολόγηση του ρίσκου στα διάφορα τμήματα/ διαδικασίες του Οργανισμού (Risk Assessment Process). Έμφαση πρέπει να δίδεται στο ρίσκο απάτης. 2) Επίτευξη του ελεγκτικού της πλάνου χωρίς καθυστερήσεις.
Εποπτεία της λειτουργίας της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου (3/4) 4) Υψηλό επίπεδο πορισμάτων (σωστή δομή, καίριες εισηγήσεις σε θέματα τα οποία δεν εντόπισε η ελεγχόμενη Μονάδα, παρακολούθηση εκκρεμών θεμάτων). 5) Έλλειψη «εκπλήξεων» (απάτης, κανονιστικές, σε περιοχές στις οποίες διενεργήθηκε έλεγχος). 6) Καλή επικοινωνία με την ΕΕ αλλά και με τις υπόλοιπες Μονάδες του Οργανισμού. Η ΔΕΕ θα πρέπει να κερδίζει το σεβασμό της Διοίκησης και η σχέση της με τις υπόλοιπες μονάδες να χαρακτηρίζεται από «υγιή ένταση».
Εποπτεία της λειτουργίας της Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου (4/4) 6) Εποικοδομητική συμμετοχή των μελών της ΔΕΕ στις συναντήσεις της ΕΕ. 7) Καλή σχέση/ συνεργασία με τους εξωτερικούς ελεγκτές όπως και με τους λοιπούς ελεγκτικούς και κανονιστικούς φορείς.
Υποχρέωση της Επιτροπής Ελέγχου προς την Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου Η ΕΕ έχει υποχρέωση να υποστηρίζει την ΔΕΕ στην προσπάθεια εκτέλεσης των καθηκόντων της. Πιο συγκεκριμένα: Εξασφαλίζει την ανεξαρτησία της ΔΕΕ. Εξασφαλίζει ότι παρέχονται οι απαιτούμενοι οικονομικοί πόροι από την Διοίκηση στην ΔΕΕ, ώστε να αποκτηθούν τα απαραίτητα για αυτήν εφόδια (προσωπικό, συστήματα, συνεχής εκπαίδευση κλπ.). Βοηθάει την ΔΕΕ να αποκτήσει και να διατηρήσει υψηλό κύρος στον Οργανισμό. Λειτουργεί συμβουλευτικά σε διάφορα τρέχοντα θέματα (mentoring).
ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ