ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΓΙΑ ΤΗ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑ ΔΥΝΗΤΙΚΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΣΥΝEΔΡΙΩΝ ΚΑΙ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΚΙΝΗΤΡΩΝ ΓΙΑ ΣΚΟΠΟΥΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΩΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ (INSPECTION VISITS) Α. ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Η στοχευμένη προβολή του αναβαθμισμένου ειδικού προϊόντος του συνεδριακού τουρισμού και ταξιδίων κινήτρων μέσα από τη φιλοξενία δυνητικών πελατών συνεδριακού τουρισμού στην Κύπρο για σκοπούς επισκέψεων επιθεώρησης (inspection visits) της συνεδριακής υποδομής και του προορισμού γενικότερα καθώς και κατ' ιδίαν γνωριμίας με τους Κύπριους επαγγελματίες του χώρου. B. ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΙ Αδειούχα από τον Οργανισμό τοπικά Γραφεία Τουρισμού & Ταξιδίων, τα οποία πληρούν τις ελάχιστες προϋποθέσεις του Cyprus Convention Bureau και έχουν κατηγοριοποιηθεί ως γραφεία DMC και συμπεριλαμβάνονται στον κατάλογο, ο οποίος είναι αναρτημένος στην επίσημη ιστοσελίδα του Οργανισμού www.visitcyprus.com στην ενότητα «Συνέδρια και Κίνητρα» και κάτω από τον τίτλο Επαγγελματίες Οργανωτές Συνεδρίων και Ταξιδίων Κινήτρων. Γ. ΠΟΣΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ Το ποσό παροχής φιλοξενίας για κάθε ταξίδι επιθεώρησης για σκοπούς επιθεώρησης των προτεινόμενων ξενοδοχειακών καταλυμάτων και χώρων για τη διεξαγωγή στην Κύπρο συγκεκριμένου συνεδρίου, συνάντησης ταξιδίου κινήτρων ή εκδήλωσης (αναφερθείτε στην Παράγραφο Ε.5) είναι 80% και μέχρι Ευρώ 500 έναντι πραγματικών εξόδων. Σε περίπτωση που θα φιλοξενηθούν πέραν του ενός ατόμου, το συνολικό ποσό παροχής φιλοξενίας δεν θα υπερβαίνει τα 500 ευρώ. Δ. ΕΠΙΛΕΞΙΜΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ Έναντι πραγματικών εξόδων για το κόστος αγοράς αεροπορικού/ών εισιτηρίου/ων (προς και από Κύπρο) σε οικονομική θέση, συμπεριλαμβανομένων των φόρων αεροδρομίου. E. ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΡΙΤΗΡΙΑ 1. Οι φιλοξενούμενοι δυνητικοί πελάτες των αιτητών του Προγράμματος πρέπει να είναι άτομα / στελέχη / μέλη σε διεθνείς, ευρωπαϊκούς και περιφερειακούς συνδέσμους και οργανισμούς, σε εταιρείες (ιδιωτικές ή δημόσιες, φαρμακευτικές, επιχειρηματικών κοκ), σε ακαδημαϊκά και άλλα
ιδρύματα, σε Incentive Houses και σε πρακτορεία οργάνωσης συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων (Conference & Incentive Agents) και να κατέχουν θέσεις λήψεων αποφάσεων για τη διοργάνωση συναντήσεων, συνεδρίων, ταξιδίων κινήτρων και εκδηλώσεων συναφή με τον τουρισμό συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων 2. Αποδεκτές αιτήσεις για τη παροχή φιλοξενίας για τη πραγματοποίηση επισκέψεων επιθεωρήσεων θα θεωρούνται: (α) οι αιτήσεις για τις οποίες προηγήθηκε η ζήτηση προσφοράς από τον δυνητικό πελάτη προς τον αιτητή. Ως εκ τούτου όλες οι αιτήσεις θα πρέπει να συνοδεύονται με σχετική Επιστολή Βεβαίωσης με βάση το προσχέδιο της επιστολής βεβαίωσης (αναφερθείτε στη Παράγραφο Ζ), η οποία θα πρέπει να συμπληρώνεται από το δυνητικό πελάτη και να αποστέλλεται απευθείας στον ΚΟΤ στην ηλεκτρονική διεύθυνση ThaliaChristodoulidou@visitcyprus.com με ευθύνη του ιδίου. (β) οι αιτήσεις οι οποίες αναφέρουν το όνομα του προτεινόμενου συνεδρίου, συνάντησης, ταξιδίου κινήτρων ή εκδήλωσης για το οποίο πραγματοποιείται η επίσκεψη επιθεώρησης. (γ) οι αιτήσεις των οποίων το προτεινόμενο συνέδριο, συνάντηση, ταξίδι κινήτρων ή εκδήλωση έχει αριθμό άνω των 30 συμμετεχόντων από το εξωτερικό. 3. Ο αιτητής οφείλει να υποβάλει το αίτημά του (αναφερθείτε στη Παράγραφο Ζ) στον Οργανισμό για την παροχή φιλοξενίας της προτεινόμενης επίσκεψης επιθεώρησης τουλάχιστο ένα μήνα πριν την πραγματοποίηση της επίσκεψης επιθεώρησης. 4. Η έγκριση του ποσού παροχής φιλοξενίας από τον Οργανισμό θα πρέπει οπωσδήποτε να εξασφαλίζεται πριν τη διεκπεραίωση της επίσκεψης επιθεώρησης στην Κύπρο. 5. Ο κάθε αιτητής δικαιούται να αιτηθεί στον Οργανισμό για τη παραχώρηση φιλοξενίας για το μέγιστο αριθμό των τριών επισκέψεων επιθεώρησης ανά ημερολογιακό έτος. 6. Σημειώνεται ότι για κάθε αίτημα δεν θα παρέχεται φιλοξενία για πέραν του ενός ταξιδίου επιθεώρησης για την προτεινόμενη οργάνωση του συγκεκριμένου συνεδρίου, συνάντησης, ταξιδίου κινήτρων ή εκδήλωσης. 7. Οι υποβαλλόμενες αιτήσεις για παροχή φιλοξενίας μέσω του υπό αναφορά Προγράμματος θα εξετάζονται κατά σειρά προτεραιότητας ανάλογα με την ημερομηνία υποβολής τους στον Οργανισμό και μέχρι εξαντλήσεως των προβλεπόμενων πιστώσεων που έχουν περιληφθεί στον ετήσιο προϋπολογισμό του Οργανισμού για το συγκεκριμένο πρόγραμμα.
Νοείται ότι ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα της εξέτασης κατά προτεραιότητα των αιτήσεων που έχουν υποβληθεί από αιτητές που δεν έχουν ήδη εξασφαλίσει προηγούμενη παροχή φιλοξενίας από το υπό αναφορά Πρόγραμμα εντός του έτους. Ζ. ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΗΣ 1. Οι επιλέξιμοι αιτητές θα πρέπει να υποβάλουν συμπληρωμένη την σχετική Αίτηση στο Παράρτημα Α (Πατήστε για να κατεβάσετε τη Αίτηση σε μορφή word). Η συμπληρωμένη Αίτηση θα πρέπει να συνοδεύονται από τη σχετική Επιστολή Βεβαίωσης συμπληρωμένη από το δυνητικό πελάτη με βάση το προσχέδιο της επιστολής βεβαίωσης στο Παράρτημα Β, και να αποστέλλονται μαζί στον Οργανισμό από τον αιτητή στην ηλεκτρονική διεύθυνση ThaliaChristodoulidou@visitcyprus.com (Πατήστε για να κατεβάσετε το Πρότυπο Βεβαίωσης σε μορφή word) 2. Η Επιστολή Βεβαίωσης θα πρέπει να αποστέλλεται επίσης από το δυνητικό πελάτη απευθείας στον ΚΟΤ στην ηλεκτρονική διεύθυνση ThaliaChristodoulidou@visitcyprus.com 3. Υποβολή του προγράμματος της επίσκεψης επιθεώρησης που θα ακολουθηθεί με όλες τις σχετικές λεπτομέρειες. Σημειώσεις: Θα λαμβάνονται υπόψη, μόνο οι αιτήσεις οι οποίες είναι δεόντως συμπληρωμένες και συνοδεύονται από τη σχετική Επιστολή Βεβαίωσης εκ μέρους του δυνητικού πελάτη προς τον Οργανισμό και αφού η σχετική Επιστολή Βεβαίωσης αποσταλεί και από τον δυνητικό πελάτη απευθείας προς τον Οργανισμό. Η επιβεβαίωση παραλαβής των υποβαλλόμενων αιτήσεων και βεβαιώσεων αποτελεί αποκλειστική ευθύνη του αιτητή. Η. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ Με την παραλαβή της αίτησης από τον Οργανισμό θα ακολουθήσει η αξιολόγηση της αίτησης με βάση τις πιο πάνω προϋποθέσεις και κριτήρια και θα δοθεί στον αιτητή επίσημη απάντηση για την απόφαση του Οργανισμού εντός δεκαπέντε (15) εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία παραλαβής του αιτήματος. Θ. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΙΤΗΤΗ 1. Η παραχώρηση δικαιώματος συμμετοχής λειτουργού του Οργανισμού στην επίσκεψη επιθεώρησης στη Κύπρο.
2. Η συμμετοχή του αιτητή στη διαδικασία συλλογής στατιστικών στοιχείων τουρισμού συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων όπως αυτά καθορίζονται στο Ερωτηματολόγιο για τη συλλογή στατιστικών στοιχείων για το Συνεδριακό Τουρισμό και τα Ταξίδια Κινήτρων το οποίο θα σταλεί κατά τη διάρκεια διεξαγωγής της έρευνας. 3. Η ενημέρωση του δυνητικού πελάτη από τον αιτητή μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος για τη παροχή φιλοξενίας του ΚΟΤ για την επίσκεψη επιθεώρησης αφού πρώτα εγκριθεί από τον Οργανισμό, το οποίο θα κοινοποιείται στον αρμόδιο λειτουργό του Οργανισμού στην ηλεκτρονική διεύθυνση ThaliaChristodoulidou@visitcyprus.com Ι. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΚΟΤ 1. Ο Oργανισμός θα χειρίζεται όλα τα έγγραφα και πληροφορίες που λαμβάνει σε σχέση με το Πρόγραμμα ως προσωπικά και απόρρητα και δε θα δημοσιεύει ή αποκαλύπτει οποιαδήποτε στοιχεία υποβάλλονται χωρίς την προηγούμενη γραπτή συγκατάθεση του αιτητή. 2. Ο Οργανισμός θα παρέχει υπηρεσίες συνάντησης και βοήθειας στο αεροδρόμιο κατά την άφιξη του φιλοξενουμένου, εφόσον η άφιξή είναι εντός του ωραρίου λειτουργίας των γραφείων ΚΟΤ αεροδρομίου 3. Ο Οργανισμός θα ετοιμάζει για τον φιλοξενούμενο πελάτη τσάντα (info bag) η οποία θα συμπεριλαμβάνει ενημερωτικό υλικό για την Κύπρο, ένα CD με βίντεο για την Κύπρο, ένα δώρο και μια επιστολή καλωσορίσματος από τον Διευθυντή Τουρισμού του Τμήματος Στρατηγικής και θα δίνεται κατά τη άφιξη στο αεροδρόμιο Κ. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΤΟΥ ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟΥ ΠΟΣΟΥ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ Μετά την ολοκλήρωση της επίσκεψης επιθεώρησης θα πρέπει να προσκομίζονται από τον αιτητή τα ακόλουθα δικαιολογητικά: 1. Υπογραμμένη η Υπεύθυνη Δήλωση Αιτητή στο Παράρτημα Γ (Πατήστε για να κατεβάσετε την Υπεύθυνη Δήλωση σε μορφή word). 2. Υποβολή της τελικής Κατάστασης Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List) των δυνητικών πελατών που έχουν εγκριθεί για παροχή φιλοξενίας για την επίσκεψη επιθεώρησης που πραγματοποιήθηκε, τυπωμένη από το σύστημα κρατήσεων του/των ξενοδοχείου/ων διαμονής 3. Σύντομη αναφορά για την έκβαση της επίσκεψης που πραγματοποιήθηκε (εντυπώσεις, κατά πόσο ανταποκρίνεται στις προδιαγραφές της εκδήλωσης/ομάδας που προτίθενται να φιλοξενηθεί, εισηγήσεις για το προϊόν, τυχόν προβλήματα που προέκυψαν)
4. Υποβολή αντίγραφου τιμολογίου και πληρωμής αεροπορικού εισιτηρίου και σχετική απόδειξη. Όλα τα έγγραφα που θα υποβληθούν θα πρέπει να έχουν εκδοθεί στο όνομα του αιτητή. Η καταβολή του συνολικού ποσού παροχής φιλοξενίας θα καταβάλλεται στους δικαιούχους μόνο με την προσκόμιση όλων των πιο πάνω δικαιολογητικών και εφόσον τηρούνται οι υποχρεώσεις του αιτητή οι οποίες αναφέρονται στην παράγραφο Θ. Σε περίπτωση που δεν υποβάλλονται ολοκληρωμένα όλα τα δικαιολογητικά η διαδικασία πληρωμής θα διακόπτεται. Ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα να διερευνήσει τα πιο πάνω στοιχεία και να ζητήσει επιπλέον οποιαδήποτε άλλα συναφή αποδεικτικά στοιχεία της επιλέξιμης δαπάνης. Νοείται ότι σε περίπτωση που διαπιστωθεί από τον Οργανισμό ότι υποβλήθηκαν οποιαδήποτε αναληθή στοιχεία από τους δικαιούχους του υπό αναφορά Προγράμματος ή ότι οποιαδήποτε από τις υποχρεώσεις του αιτητή έχει αθετηθεί, ο Οργανισμός διατηρεί το απόλυτο δικαίωμα ακύρωσης του εγκεκριμένου ποσού επιχορήγησης ή/και τη διεκδίκηση οποιουδήποτε καταβληθέντος ποσού. Νοείται επίσης ότι σε μια τέτοια περίπτωση πέραν των άλλων κυρώσεων, οι παραβάτες θα αποκλείονται από κάθε συμμετοχή στις επιχορηγήσεις του Οργανισμού και δε θα επιχορηγούνται μέσα από τα προσφερόμενα Σχέδια Κινήτρων, Προγράμματα Φιλοξενίας και άλλες σχετικές με τον Τουρισμό Συνεδρίων και Κινήτρων επιχορηγήσεων, προκηρύξεων, αναθέσεων ή συνεργασιών με τον Οργανισμό για δύο χρόνια, ξεκινώντας από το παρόν έτος. Νοείται τέλος ότι οι αιτητές ή/και δικαιούχοι του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, αποδέχονται ανεπιφύλακτα όλους τους όρους, προϋποθέσεις και κριτήρια που αυτό περιλαμβάνει Το Πρόγραμμα μπορεί να αλλάξει χωρίς προειδοποίηση. Λ. ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού Τμήμα Στρατηγικής Θάλεια Χριστοδουλίδου Τουριστικός Λειτουργός Τηλέφωνο: (+357) 22 69 12 55 ThaliaChristodoulidou@visitcyprus.com Τελευταία αναθεώρηση 12.05.2015