Προς ένα νέο, σύγχρονο και αξιοκρατικό σύστημα επιλογής προϊσταμένων

Προς ένα νέο, σύγχρονο και αξιοκρατικό σύστημα επιλογής προϊσταμένων 1

Από την αναδιοργάνωση των δομών στην εφαρμογή ενός νέου συστήματος επιλογής προϊσταμένων Με τα νέα Προεδρικά Διατάγματα υλοποιείται ο εξορθολογισμός των δομών των Υπουργείων Λιγότερες Θέσεις Ευθύνης με διευρυμένες αρμοδιότητες Τα νέα Προεδρικά Διατάγματα περιλαμβάνουν τα Περιγράμματα Θέσεων Ευθύνης και ορίζουν: Βασική Αποστολή Οργανικών Μονάδων Βασικά καθήκοντα ανά επίπεδο θέσης ευθύνης Αρμοδιότητες οργανικών μονάδων Κλάδους προϊσταμένων ανά οργανική μονάδα Ανάγκη βέλτιστης επιλογής προϊσταμένων για την πλήρωση των νέων Θέσεων Ευθύνης Για την πλήρωση των νέων Θέσεων Ευθύνης απαιτούνται: Ένα σύστημα επιλογής προϊσταμένων που να αξιολογεί τους υποψηφίους με βάση τα κατάλληλα κριτήρια Προφίλ θέσεων που απορρέουν από τα καθήκοντα κάθε θέσης ευθύνης και αποτυπώνουν τα απαιτούμενα τυπικά και πρόσθετα προσόντα για την πλήρωσή τους 2

Από το Περίγραμμα Θέσης Ευθύνης στο Προφίλ Θέσης Ευθύνης Προεδρικά Διατάγματα με Περιγράμματα Θέσεων Ευθύνης Περιλαμβάνουν: Βασική Αποστολή Οργανικών Μονάδων Αρμοδιότητες οργανικών μονάδων Βασικά καθήκοντα ανά επίπεδο θέσης ευθύνης Κλάδοι προϊσταμένων ανά οργανική μονάδα Προφίλ Θέσης Ευθύνης Βασική Αποστολή οργανικής μονάδας Αρμοδιότητες οργανικής μονάδας Βασικά καθήκοντα θέσης ευθύνης Κλάδος προϊσταμένου Απαιτούμενα προσόντα για την επιλογή (κριτήρια επιτυχίας/αποτυχίας) Περαιτέρω εξειδίκευση καθηκόντων προϊσταμένου Αρμόδια όργανα/φορείς και Προαπαιτούμενα ΥΔΜΗΔ Νόμος Επιλογής Προϊσταμένων ΕΙΣΕΠ κάθε Υπουργείου ΚΥΑ καθορισμού πρόσθετων προσόντων για κάθε θέση 3

Πώς διαμορφώθηκε η πρόταση Ποιον συμβουλευθήκαμε Εμπειρογνώμονες ανθρωπίνου δυναμικού της Δημόσιας Διοίκησης από Γαλλία, Ολλανδία, Γερμανία, Ιρλανδία, Καναδά και Ελλάδα Πανεπιστημιακούς Εμπειρογνώμονες ανθρωπίνου δυναμικού του Ιδιωτικού Τομέα Δεδομένα - περιπτώσεις που εξετάστηκαν Ελληνική νομοθεσία Διεθνείς βέλτιστες πρακτικές Εξέταση ειδικών περιπτώσεων από Γαλλία, Ολλανδία, Γερμανία, Ιρλανδία, Καναδά και Ελλάδα Κοινές Αρχές που αναγνωρίστηκαν κατά την εξέταση των περιπτώσεων και έχουν συμπεριληφθεί στην πρόταση Αξίες: Αξιοκρατία Δικαιοσύνη, διαφάνεια, προσβασιμότητα, αντιπροσώπευση Αποκλεισμός της πολιτικής κηδεμονίας/παρέμβασης Μέσα: Ευρεία συμμετοχή ανεξάρτητων αρχών στην επιλογή προϊσταμένων Εξειδικευμένη εκπαίδευση των μελών των οργάνων που εμπλέκονται στη διαδικασία επιλογής Δομημένες συνεντεύξεις Μέθοδος: Αξιολόγηση υποψηφίων σε σχέση με τις απαιτήσεις των θέσεων εργασίας Έμφαση στα δυναμικά χαρακτηριστικά των υποψηφίων (ταλέντο, δυνατότητες, δεξιότητες, ικανότητες) έναντι των στατικών χαρακτηριστικών (τυπικά προσόντα) Αξιολόγηση πολλαπλών σταδίων 4

Από τις ισχύουσες νομοθετικές ρυθμίσεις στις προτεινόμενες Ισχύουσες νομοθετικές ρυθμίσεις Οι ισχύουσες νομοθετικές ρυθμίσεις, δεν έχουν τη δυνατότητα να εισάγουν μια διαδικασία επιλογής που να συνάδει με τις ανάγκες της αναδιοργάνωσης των δομών Προτεινόμενο νομοθετικό πλαίσιο Το νέο νομοθετικό πλαίσιο θα επιτρέψει τον εντοπισμό των κατάλληλων δεξιοτήτων και ικανοτήτων μέσω κατάλληλων εργαλείων αξιολόγησης θα εμπλέξει κατάλληλους φορείς με σαφώς καθορισμένους ρόλους, εξασφαλίζοντας διαφάνεια και υπευθυνότητα θα εισάγει μια εφικτή και αξιόπιστη διαδικασία επιλογής και ο αναμενόμενος χρόνος ολοκλήρωσης προβλέπεται να είναι λιγότερος από δύο έτη 5

Οι προηγούμενες νομοθετικές ρυθμίσεις δεν μπορούν να ανταποκριθούν στις νέες προκλήσεις Προς το παρόν εφαρμόζεται μόνο η επιλογή βάσει των τυπικών προσόντων Νόμος (3260/04) Νόμος (3528/07) Νόμος (3839/10, 4024/11) Βασικά στοιχεία του νόμου Αξιολόγηση του φακέλου των υποψηφίων χωρίς να λαμβάνονται υπόψη συγκεκριμένα κριτήρια Κατάταξη βάσει των τυπικών προσόντων Διεξαγωγή μη δομημένων συνεντεύξεων Κατάταξη βάσει των τυπικών προσόντων Γραπτή εξέταση Δομημένη συνέντευξη Εντοπιζόμενα προβλήματα Μη δομημένη διαδικασία Δίνεται έμφαση στα τυπικά προσόντα και ιδιαίτερα στην αρχαιότητα Εκτεταμένη στάθμιση των τυπικών προσόντων Βασίζεται σε μεγάλο βαθμό κυρίως στις επιδόσεις των προηγούμενων ετών (επίτευξη στοχοθεσίας) Χρήση υποχρεωτικής τράπεζας ερωτήσεων κατά τη συνέντευξη με αποτέλεσμα να περιορίζεται το έργο των διενεργούντων τη συνέντευξη Δίνεται έμφαση στη γνώση και όχι στη συμπεριφορά Δε διεξάγονται συνεντεύξεις για την επιλογή προϊσταμένων Τμημάτων Η μεταβατική φάση δεν περιλαμβάνει βασικά στοιχεία της διαδικασίας (συνέντευξη, εξετάσεις) 6

Συνοπτική συγκριτική επισκόπηση παγίων ρυθμίσεων ισχύοντοςπροτεινόμενου συστήματος επιλογής προϊσταμένων1 Ν.3839/2010 Προτεινόμενο σύστημα Καινοτομίες Προκήρυξη της θέσης με βάση τις γενικές ρυθμίσεις του νόμου και τις οργανικές διατάξεις κάθε φορέα Διαφορετικό συλλογικό όργανο για κάθε επίπεδο θέσης ευθύνης 1ο ΣΤΑΔΙΟ - Μοριοδότηση τυπικών προσόντων: Μοριοδότηση ομάδων κριτηρίων (επαγγελματικά τεχνικά προσόντα, εργασιακή-διοικητική εμπειρία, ικανότητες-δεξιότητες) με βάση ρητή πρόβλεψη του νόμου 2ο ΣΤΑΔΙΟ Γραπτή εξέταση από το ΑΣΕΠ: Ερωτήσεις πολλαπλών επιλογών με γενική διοικητική θεματολογία, ισχύει για 6 έτη, διενεργείται μία τουλάχιστον φορά κάθε 3 έτη ανεξαρτήτως της προκηρυσσόμενης θέσης και μπορεί να γίνεται είτε ενιαία για όλες τις θέσεις προϊσταμένων οργανικών είτε ανά ομαδοποιημένες κατηγορίες θέσεων προϊσταμένων είτε ανά κατηγορία θέσεων προϊσταμένων 3ο ΣΤΑΔΙΟ Συνέντευξη (μόνο για Γενικούς Δ/ντες και Δ/ντες): Σε τρεις ενότητες (δραστηριότητες υποψηφίου με βάση το CV, γνώση αντικειμένου και λειτουργίας ΔΔ, διοικητικές ικανότητες υποψηφίου) από τράπεζα ερωτήσεων με ξεχωριστή βαθμολόγηση για κάθε ενότητα Προκήρυξη κάθε θέσης με βάση το περίγραμμά της Συγκρότηση ενός Συμβουλίου (ΕΙΣΕΠ) σε κάθε Υπουργείο για όλα τα επίπεδα θέσης ευθύνης 1ο ΣΤΑΔΙΟ - Εξέταση του αν πληρούνται τα κριτήρια της προκήρυξης: Αν δεν πληρούνται ο υποψήφιος δεν μετέχει στο επόμενο στάδιο 2ο ΣΤΑΔΙΟ Γραπτή εξέταση από το ΑΣΕΠ: Το είδος και το περιεχόμενο της γραπτής εξέτασης σχεδιάζονται από το ΑΣΕΠ ανάλογα με τις απαιτήσεις της προκηρυσσόμενης θέσης και το επίπεδο θέσης ευθύνης με εξαίρεση το επίπεδο Τμήματος, όπου γίνεται μία φορά το χρόνο. Στο 3ο ΣΤΑΔΙΟ μετέχει μόνο συγκεκριμένος αριθμός ή ποσοστό των υποψηφίων που θα καθορίζεται στην προκήρυξη 3ο ΣΤΑΔΙΟ Συνέντευξη (για όλα τα επίπεδα): Διεξάγεται από Συμβούλιο με εκπαιδευμένα μέλη, είναι δομημένη με τρόπο ώστε να αναδειχθούν οι διαχειριστικές ικανότητες του υποψηφίου και τα στοιχεία του βιογραφικού του Το προτεινόμενο σχέδιο στοχεύει στο πέρασμα από ένα αντικειμενικό μεν, αλλά στατικό σύστημα σε ένα σύστημα που θα αναδεικνύει τα ουσιαστικά προσόντα των υποψηφίων και θα προάγει την αξιοκρατία Τα τρία στάδια επιλογής διενεργούνται είτε από το ΑΣΕΠ είτε με συμμετοχή μελών του ΑΣΕΠ. γεγονός που διασφαλίζει την αμεροληψία και την αντικειμενικότητα H διαδικασία προσδιορίζεται από την εκάστοτε προκηρυσσόμενη θέση ευθύνης Τα τυπικά προσόντα δεν αποτιμώνται αυτοτελώς, στο σύνολό τους και αδιακρίτως, αλλά συναρτώνται με το προφίλ της εκάστοτε θέσης Τα τυπικά «στατικά» προσόντα δεν μοριοδοτούνται κατά συνέπεια δεν υπάρχει συγκριτική αποτίμηση των φακέλων των υποψηφίων. Οι υποψήφιοι είτε πληρούν τα αντικειμενικά κριτήρια και συνεχίζουν στα επόμενα στάδια της διαδικασίας επιλογής είτε όχι, οπότε απορρίπτονται Το είδος και το περιεχόμενο της γραπτής εξέτασης προτείνονται από το ΑΣΕΠ στο εκάστοτε ΕΙΣΕΠ ανάλογα με επίπεδο και το αντικείμενο απασχόλησης της προκηρυσσόμενης θέσης και στοχεύει στο να αναδειχθούν οι κατάλληλοι υποψήφιοι για κάθε θέση Η συνέντευξη αποτελεί στάδιο της διαδικασίας για όλα τα επίπεδα θέσης ευθύνης, είναι δομημένη (σύμφωνα με οδηγίες του ΥΔΙΜΗΔ) και διενεργείται από Συμβούλιο που τα μέλη του θα έχουν επιμορφωθείπιστοποιηθεί, ειδικά για το σκοπό αυτό, από το ΕΚΔΔΑ Το βάρος των συντελεστών που διαμορφώνουν την τελική βαθμολογία, αντανακλά τις δεξιότητες που η θέση ευθύνης απαιτεί 7

Το νέο νομικό πλαίσιο θα επιτρέψει τον εντοπισμό των κατάλληλων δεξιοτήτων και ικανοτήτων μέσω κατάλληλων εργαλείων αξιολόγησης Αξιολόγηση των δεξιοτήτων και ικανοτήτων των υποψηφίων Βασικές δεξιότητες και ικανότητες Συνέντε υξη Εργαλεία αξιολόγησης Γραπτέ ς Εξετάσε ις Δήλωσ η Ενδιαφ /ντος Φόρμα Αίτησης 1 Ποιοτική παρουσίαση του προφίλ του υποψηφίου 2 Τεχνικές δεξιότητες σχετικές με τη θέση και τη σχετική εμπειρία (τεχνική και διαχειριστική) 3 Γλωσσικές δεξιότητες και γνώση ηλεκτρονικών υπολογιστών 4 Ικανότητα διαχείρισης: Ηγεσία, ικανότητα ανάθεσης καθηκόντων, καθοδήγησης και παροχής συμβουλών 5 Ικανότητα ανάπτυξης στρατηγικού οράματος και μακρόπνοης προσέγγισης ζητημάτων 6 Επικοινωνιακές δεξιότητες: Ικανότητες κατανόησης και πειθούς 7 Λήψη αποφάσεων σε περίπλοκες καταστάσεις 8 Δεξιότητες διαχείρισης αλλαγής 9 Κίνητρο: Προσωπική συμμετοχή και δέσμευση 10 Προσαρμοστικότητα: Ικανότητα προσαρμογής σε δεδομένα περιβάλλοντα, ικανότητα ανάπτυξης δεξιοτήτων 11 Διαχείριση άγχους Βιογρα φικό Σημείω μα 12 Δημιουργικότητα: Ικανότητα καινοτομίας, πλούτος πνεύματος και ικανότητα εμπεριστατωμένης αμφισβήτησης ιδεών και καταστάσεων 13 Υπηρεσιακή αξιολόγηση 8

θα εμπλέξει κατάλληλους φορείς με σαφώς καθορισμένους ρόλους, εξασφαλίζοντας διαφάνεια και υπευθυνότητα Ενδιαφερόμενα μέρη Ρόλοι, αρμοδιότητες και μέλη 1 ΥΔΜΗΔ Ρόλος: Παρέχει γενικές κατευθυντήριες γραμμές και επιβλέπει τη διαδικασία Αρμοδιότητες Επιβλέπει τη διαδικασία Παρέχει οριζόντιες κατευθυντήριες γραμμές και εργαλεία Συνυπογράφει την προκήρυξη με το Υπουργείο που πραγματοποιεί την επιλογή Συντάσσει τα έντυπα αξιολόγησης των συνεντεύξεων σε συνεργασία με το ΕΚΔΔΑ 2 Ειδικά Συμβούλια Επιλογής Προϊσταμένων (ΕΙΣΕΠ) Ρόλος: Εγγυώνται την ποιότητα της επιλογής Αρμοδιότητες: Παραλαμβάνουν τα περιγράμματα των θέσεων ευθύνης και συντάσσουν το προφίλ της θέσης Προσδιορίζουν το περιεχόμενο της προκήρυξης της θέσης Παρέχουν κατευθυντήριες γραμμές και συνεργάζονται με το ΑΣΕΠ στα ακόλουθα: Στη σύνταξη του έντυπου της αίτησης Στον καθορισμό του είδους και του περιεχομένου των γραπτών εξετάσεων Επιλέγουν τα μέλη του Συμβουλίου Συνέντευξης από το υφιστάμενο και εκπαιδευμένο προσωπικό που έχει ήδη επιλέξει το ΑΣΕΠ Δημοσιεύουν τα τελικά αποτελέσματα Επιλέγουν τους επιτυχόντες Μέλη: 2 ΑΣΕΠ, ΓΔ Ανθρωπίνου Δυναμικού του Υπουργείου, Εμπειρογνώμονας Ιδιωτικού Τομέα (συνταξιοδοτημένος CEO, Εμπειρογνώμονας Ανθρωπίνου Δυναμικού), ΓΔ άλλου Υπουργείου 3 4 ΑΣΕΠ Συμβούλια Συνέντευξης Προϊσταμένων Ρόλος: Διεξάγει τη διαδικασία επιλογής και εξασφαλίζει διαφάνεια Αρμοδιότητες: Δημιουργεί μια «δεξαμενή» από: Εκπαιδευμένους υπευθύνους διεξαγωγής συνεντεύξεων Γενικούς Διευθυντές Εμπειρογνώμονες Ιδιωτικού Τομέα Προτείνει τα μέλη των συλλογικών οργάνων (Συμβούλια Επιλογής και Συμβούλια Συνέντευξης) Σχεδιάζει και υλοποιεί τις απαραίτητες εφαρμογές λογισμικού Συντάσσει το προσχέδιο της προκήρυξης βασισμένο στις κατευθυντήριες γραμμές του ΕΙΣΕΠ Ρόλος: Διεξάγουν συνεντεύξεις Προετοιμάζει το ηλεκτρονικό έντυπο της αίτησης βασισμένο στις κατευθυντήριες γραμμές του ΕΙΣΕΠ Εποπτεύει τα logistics Διαχειρίζεται τις αιτήσεις των υποψηφίων Συνεδριάζει και αποφασίζει επί των ενστάσεων Εκδίδει τις προσωρινές λίστες (αφού διασταυρωθούν οι αιτήσεις με τους φακέλους των υποψηφίων) και εκδίδει τη τελική λίστα επιτυχόντων/ αποτυχόντων (αφού παρθεί απόφαση σχετικά με τις ενστάσεις) Οργανώνει τις γραπτές εξετάσεις, ήτοι μεριμνά για τον προσδιορισμό των θεμάτων, τη βαθμολόγηση και επιμελείται των logistics (αίθουσες, επιτήρηση, αποστολή θεμάτων Παραδίδει τα αποτελέσματα των γραπτών εξετάσεων στο Ειδικό Συμβούλιο Επιλογής Προϊσταμένων Αρμοδιότητες Διεξάγουν συνεντεύξεις και αξιολογούν τους υποψηφίους Κατατάσσουν τους υποψηφίους Υποβάλουν τα αποτελέσματα στο ΕΙΣΕΠ Μέλη: 1 ΑΣΕΠ (Πρόεδρος), ΔΓ Ανθρωπίνου Δυναμικού, Εμπειρογνώμονας Ιδιωτικού Τομέα 5 ΕΚΔΔΑ Ρόλος: Εκπαιδεύει και πιστοποιεί εκείνους που διεξάγουν τη συνέντευξη Αρμοδιότητες: Διεξάγει προγράμματα εκπαίδευσης διεξαγωγής συνεντεύξεων σε συνεργασία με το ΑΣΕΠ Πιστοποιεί τους υπευθύνους διεξαγωγής συνεντεύξεων 9

: Προκήρυξη και υποβολή αίτησης : Συνεντεύξεις : Αξιολόγηση επιτυχόντων/ αποτυχόντων θα εισάγει μια εφικτή και αξιόπιστη διαδικασία : Γραπτές εξετάσειςεπιλογής : Αποτελέσματα Οι κατευθυντήριες γραμμές αναφέρονται σε: Ειδικό συμβούλιο επιλογής προϊσταμένων Προετοιμασία της προκ/ξης1 Παροχή κατευθ/ριων γραμμών στο ΑΣΕΠ Σχεδιασμό της ηλεκτρονικής αίτησης Σχεδιασμό της κατάλληλης γραπτής εξέτασης Προσδιορισμό των κατάλληλων μελών του συμβουλίου συνέντευξης Συνεισφέρει στο ορισμό, το είδος, το σκοπό και το πεδίο της γραπτής εξέτασης Διορίζει τα μέλη του συμβουλίου συνέντευξης προϊσταμένων Λαμβάνει τα αποτελέσματα των εξετάσεων (γραπτών/ προφορικών) Συντάσσει την κατάταξη των υποψηφίων Υποβάλει το όνομα του επιλεγέντος υποψηφίου στον Υπουργό Κατανομή βαθμολογίας ανά επίπεδο: ΑΣΕΠ Σύνταξη της προκήρυξης της θέσης Δημοσίευση της προκήρυξης της θέσης Εξετάζει κριτήρια επιτυχίας/ απόρριψης2 Δημοσιεύει την προσωρινή λίστα επιτυχόντων Εξετάζει και αποφασίζει επί των ενστάσεων Δημοσιεύει την τελική λίστα επιτυχόντων/ αποτυχόντων Ορίζει το είδος, το σκοπό και το πεδίο της γραπτής εξέτασης Διεξάγει τη γραπτή εξέταση Γενικοί Διευθυντές: 30% γραπτές εξετάσεις 70% συνέντευξη Διευθυντές: 40% γραπτές εξετάσεις 60% συνέντευξη Τμηματάρχες: 50% γραπτές εξετάσεις 50% συνέντευξη Υποψήφιοι Ηλεκτρονική υποβολή αιτήσεων, βιογραφικών σημειωμάτων και δηλώσεων ενδιαφέροντος Καταθέτουν ενστάσεις Μία και μοναδική δυνατότητα να γίνει απευθείας ένσταση στο ΑΣΕΠ Συμβούλιο Συνέντευξης Προϊσταμένων Διεξαγωγή συνεντεύξεων υποψηφίων (Βιογραφικό και δήλωση ενδιαφέροντος) Για επιλογές Προϊσταμένων Τμημάτων τα μέλη είναι: 1 Γενικός Διευθυντής ανθρωπίνου δυναμικού, 2 Διευθυντές Περιλαμβάνει την ακόλουθη πληροφορία: Προφίλ θέσης ευθύνης, κριτήρια επιτυχίας/ αποτυχίας, προθεσμίες, είδος γραπτής εξέτασης και διαδικασία 10

και ο αναμενόμενος χρόνος ολοκλήρωσης προβλέπεται να είναι λιγότερος από δύο έτη (από Ιούνιο 20 έως Φεβρουάριο 2016) Αναμενόμενος χρονοπρογραμματισμός Ροές εργασίας Ιού ν Ιού λ Αύ γ Σε πτ Οκ τ Νο ε Δε κ Ιαν Φε β Μα ρ Απ ρ Μα ι Ιού ν Ιού λ Αυ γ Σε πτ Οκ τ Νο ε Δε κ Ιαν 16 Φε β 16 Διαδικασία Επιλογής Οριζοντίων θέσεων Γενικών Διευθυντών (ΓΔ Διοικητ. Υπηρ., ΓΔΟΥ, ΓΔ Διοικητ. + Οικονομ. Υπηρ.) (4 μήνες) Διαδικασία Επιλογής Γενικών Διευθυντών (4 μήνες) Διαδικασία Επιλογής Διευθυντών (6 μήνες) Διαδικασία Επιλογής Τμηματαρχών (8 μήνες) 11

Μεταβατική τοποθέτηση προϊσταμένων στις νέες θέσεις ευθύνης- Εφαρμογή νέου συστήματος Δημοσίευση Προεδρικών Διαταγμάτων (4μήνες) Προσωρινή Τοποθέτηση Προϊσταμένων Εφαρμογή του νέου συστήματος επιλογής Προϊσταμένων Βασικά Στοιχεία Ο οικείος Υπουργός θα τοποθετεί με απόφασή του τους Προϊσταμένους στις νέες θέσεις ευθύνης μέχρι την επιλογή νέων με το νέο σύστημα Επιλογή προϊσταμένων για τις θέσεις όλων των επιπέδων κατά τη διάρκεια περιόδου 18 μηνών Η εφαρμογή του συστήματος ξεκινά από τη δημοσίευση των προεδρικών διαταγμάτων με στόχο να αξιοποιηθεί το μεταβατικό διάστημα μέχρι την έναρξη ισχύος των ΠΔ Υποψήφιοι Ασκούντες καθήκοντα προϊσταμένων του ίδιου επιπέδου κατά το χρόνο αυτό (προτεραιότητα θα δοθεί σε όσους έχουν ήδη επιλεγεί) Όλοι οι υποψήφιοι με τα απαιτούμενα προσόντα 12