ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ Ν. 3242/2004

Ε Λ Λ Η Ν Ι Κ Η Η Μ Ο Κ Ρ Α Τ Ι Α ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ & ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΜΗΜΑ ΜΕΘΟ ΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ & ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ Αθήνα, 2 Νοεµβρίου 2004 Αριθµός Πρωτ. Ι.Α Π/Α/ 23129 ΠΡΟΣ : Ως πίνακας διανοµής (Να σταλούν µε e-mail) Ταχ. ιεύθυνση : Βασ. Σοφίας 15, 10674 Αθήνα Πληροφορίες: M. εβετζή Κ. Σουλιώτης Χ. Ρίζος Τηλέφωνο: 2103393136 2103393176 2103393169 E-mail : diadp@syzefxis.gov.gr ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ Ν. 3242/2004 ΘΕΜΑ 2ο: ΑΝΑΣΥΣΤΑΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ Σε συνέχεια της υπ αριθµ. Πρωτ. ΙΑ Π/Α/17825/17-8-2004 εγκυκλίου για «Εκδοση κανονιστικών πράξεων για απλούστευση διοικητικών διαδικασιών», το ΥΠ.ΕΣ...Α., πρέπει να προχωρήσει στην έκδοση των απαραίτητων κανονιστικών πράξεων. Με τις διατάξεις του Κεφαλαίου Β του Ν. 3242/2004 (ΦΕΚ 102/Α /24-5- 2004) «Ρυθµίσεις για την οργάνωση και λειτουργία της Κυβέρνησης, τη διοικητική διαδικασία και τους Ο.Τ.Α.», θεσµοθετήθηκε µία σειρά αντιγραφειοκρατικών µέτρων, µε στόχο την απλούστευση και επιτάχυνση των διαδικασιών, προκειµένου οι πολίτες να ενηµερώνονται πληρέστερα και να εξυπηρετούνται ταχύτερα κατά τις καθηµερινές συναλλαγές τους µε τη ιοίκηση. Ειδικότερα µε τη διάταξη της παραγράφου 5 του άρθρου 6 του νόµου αυτού, απαιτείται η έκδοση προεδρικού διατάγµατος, ύστερα από πρόταση του Υπουργού Εσωτερικών, ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης, µε το οποίο θα καθορίζεται η διαδικασία υποχρεωτικής ανασύστασης φακέλου, ο οποίος έχει απωλεσθεί µε υπαιτιότητα της υπηρεσίας και στον οποίο περιλαµβάνονται πιστοποιητικά και στοιχεία τα οποία έχουν κατατεθεί από τον ενδιαφερόµενο πολίτη. 1

Στην ίδια διάταξη ορίζεται ότι µε αυτό το Προεδρικό ιάταγµα, θα καθορίζεται το χρονικό διάστηµα µέσα στο οποίο πρέπει να ανασυσταθεί ο φάκελος που χάθηκε, καθώς και οι προϋποθέσεις σύµπραξης του ενδιαφερόµενου πολίτη. Με την ίδια επίσης διάταξη ορίζεται και η υποχρέωση της υπηρεσίας για εξεύρεση τρόπων προσωρινής διεκπεραίωσης του αιτήµατος του πολίτη, στο χρονικό διάστηµα που µεσολαβεί µέχρι την ολοκλήρωση της ανασύστασης του φακέλου ώστε να εξασφαλιστεί µε κάθε δυνατό τρόπο η άµεση εξυπηρέτηση του πολίτη και να προστατευθεί µε τον καλύτερο τρόπο το συµφέρον του. Με βάση τα ανωτέρω καθίσταται σαφές ότι στόχο της συγκεκριµένης ρύθµισης, αποτελεί η άµεση εξυπηρέτηση, έστω και µε προσωρινή διεκπεραίωση του αιτήµατος του πολίτη, καθώς και η εξασφάλιση των νοµίµων απαιτήσεών του, σε περίπτωση απώλειας φακέλου µε δικαιολογητικά που αυτός έχει προσκοµίσει, από υπαιτιότητα της υπηρεσίας. ηλαδή το αίτηµα του πολίτη πρέπει να εξετάζεται και να διεκπεραιώνεται, ακόµη και στην περίπτωση αυτή, µέσα σε συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα και µε συγκεκριµένες προϋποθέσεις. Με βάση τα παραπάνω και προκειµένου να προχωρήσουµε στην έκδοση του σχετικού Προεδρικού ιατάγµατος, το οποίο θα πρέπει να περιλαµβάνει ρυθµίσεις που να καλύπτουν όλες τις περιπτώσεις που µπορεί να παρουσιαστούν, οι αρµόδιες ιευθύνσεις των Υπουργείων, θα πρέπει να προβούν στην καταγραφή της διαδικασίας, βάση της οποίας θα γίνεται η ανασύσταση φακέλου στο χώρο τους. Είναι φανερό ότι η αναζήτηση δικαιολογητικών και στοιχείων που εµπεριέχονται σε φάκελο που έχει χαθεί πρέπει να γίνει µε κάθε πρόσφορο µέσο. Σύµφωνα όµως µε το πνεύµα και το σκοπό του Ν. 3242/2004, η αναζήτηση αυτή πρέπει να γίνει µε τέτοιο τρόπο ώστε να διασφαλίζεται το συµφέρον του πολίτη, χωρίς αυτός να είναι υποχρεωµένος σε κάθε περίπτωση να καταθέσει εκ νέου τα δικαιολογητικά που έχουν χαθεί και να αποφευχθεί τυχόν ταλαιπωρία του. Σηµειώνεται ότι η ανασύσταση φακέλου θα πρέπει να στηρίζεται σε µεγάλο βαθµό στην αυτεπάγγελτη αναζήτηση δικαιολογητικών, χωρίς ο πολίτης να υποχρεώνεται στην υποβολή εκ νέου των δικαιολογητικών που απωλέσθηκαν µε ευθύνη της υπηρεσίας. Για την κατανόηση των ανωτέρω αναφέρουµε 2 παραδείγµατα «υπό ανασύσταση φακέλων», που αφορούν ολοκληρωµένες διοικητικές πράξεις, ορισµένων αντιπροσωπευτικών υπηρεσιών, όπως του Ιδρύµατος Κοινωνικών Ασφαλίσεων (ΙΚΑ) και της ιεύθυνσης Πολεοδοµίας της Νοµαρχίας,αρµοδιότητας Υ.ΠΕ.ΧΩ. Ε. Συγκεκριµένα: Παράδειγµα 1) Στο φάκελο ενός συνταξιούχου λόγω Αναπηρίας του ΙΚΑ είναι πιθανόν να συµπεριλαµβάνονται τα ακόλουθα δικαιολογητικά και διοικητικά έγγραφα. 1. αίτηση ασφαλισµένου 2. φωτοαντίγραφο αστυνοµικής ταυτότητας 2

3. φωτοαντίγραφο εκκαθαριστικού σηµειώµατος εφορίας 4. όλα τα ασφαλιστικά βιβλιάρια του ΙΚΑ 5. δηλώσεις του εργοδότη σχετικά µε την απασχόληση του ασφαλισµένου 6. ληξιαρχική πράξη γάµου ή πιστοποιητικό γάµου για την σύζυγο 7. απόσπασµα ή ληξιαρχική πράξη γέννησης ή φωτοαντίγραφο αστυνοµικής ταυτότητας για τέκνα µέχρι 18 ετών 8. πιστοποιητικό σπουδών για τέκνα µέχρι 24 ετών 9. απόφαση συνταξιοδότησης συζύγου µε προσαύξηση για παιδιά ή απόκοµµα επιταγής σύνταξης 10. απόφαση Ο.Α.Ε. για επιδότηση λόγω ανεργίας (τελευταία 10/ετία) 11. απόφαση συνταξιοδότησης ασφαλισµένου από άλλο ταµείο - περίπτωση διαδοχικής ασφάλισης - (δυνητική περίπτωση) ή απόκοµµα επιταγής σύνταξης 12. βεβαίωση χρόνου ασφάλισης και απόφαση συνταξιοδότησης από ασφαλιστικά ταµεία χωρών κ-µ της ΕΕ κατ εφαρµογή των κοινοτικών κανονισµών ( δυνητική περίπτωση) 13. επαγγελµατικό δίπλωµα οδήγησης αυτοκινήτων (οδηγών ή εκπαιδευτών αυτών ) 14. απόφαση αναγνώρισης χρόνου στρατιωτικής υπηρεσίας(δυνητική περίπτωση) 15. ιατρικές γνωµατεύσεις 16. Προσωρινή απόφαση απονοµής σύνταξης(πιθανή περίπτωση ) 17. τελική απόφαση απονοµής σύνταξης λόγω αναπηρίας του Ι.Κ.Α ιατύπωση προβλήµατος: Πως θα ανασυσταθεί ο ανωτέρω φάκελος σε περίπτωση απώλειάς του, που διαπιστώνεται π.χ µε την αίτηση παράτασης της σύνταξης λόγω αναπηρίας ή µεταβίβασής της λόγω θανάτου του συνταξιούχου; Η επιτυχής αντιµετώπιση του ανωτέρω προβλήµατος, προϋποθέτει την απάντηση στα εξής ερωτήµατα: - είναι απαραίτητη η ολική ή η µερική ανασύσταση του φακέλου; - σε περίπτωση µερικής ανασύστασης,πως ορίζονται τα κριτήρια επιλογής των ενδιάµεσων «κοµβικών» διοικητικών πράξεων ( π.χ αρχική/ προσωρινή απόφαση απονοµής σύνταξης); - ποιά δικαιολογητικά από τα ανωτέρω (ή γενικότερα) χαρακτηρίζονται ως αναντικατάστατα και χρήζουν νέας εκδόσεως(π.χ υγειονοµικές βεβαιώσεις;); - είναι διασφαλισµένη η διαθεσιµότητα των «κοµβικών» διοικητικών πράξεων από άλλες πηγές(π.χ Μητρώο Ασφ/νων, Κέντρο Πληρωµών κλπ); - είναι συνήθης η πρακτική αναζήτησης πρωτογενών στοιχείων(π.χ ηµερ. 3

Γέννησης, οικογ. Κατάσταση κλπ) από έγγραφα συµπραττουσών υπηρεσιών (π.χ ΟΑΕ, ΤΕΒΕ κλπ); - πως αντιµετωπίζεται η αναζήτηση και αναγνώριση απωλεσθέντων ιδιωτικών εγγράφων( π.χ δηλώσεις εργοδοτών) ; - θεωρείται πρόσφορη η προσκόµιση των απωλεσθέντων εγγράφων από τον ενδιαφερόµενο(και η συνεργασία µαζί του), µετά την εξάντληση των ενεργειών της διοίκησης; - διαφοροποιείται πολύ, και ως προς ποία σηµεία, ο βαθµός δυσκολίας ανασύστασης φακέλου αναλόγως των παρεχοµένων υπηρεσιών του ΙΚΑ (π.χ Ασφάλιση,Συντάξεις, Παροχές,Υγειονοµικός Τοµέας ) - πώς αντιµετωπίζεται η ανασύσταση φακέλου στα πλαίσια του Ολοκληρωµένου Πληροφοριακού Συστήµατος (ΟΠΣ) του ΙΚΑ (ηλεκτρονικό αρχείο χωριστά και παράλληλη χρήση συµβατικού ); Παράδειγµα 2) Στο φάκελο έκδοσης οικοδοµικής αδείας του Γραφείου πολεοδοµίας συµπεριλαµβάνονται τα ακόλουθα δικαιολογητικά: 1. συµβόλαιο ιδιοκτησίας 2. µελέτες ( αρχιτεκτονική, στατική, µηχανολογική ) 3. διπλότυπα πληρωµών( ΙΚΑ,ΤΣΜΕ Ε, ήµου,τεε, κλπ ) 4. απόφαση αρχαιολογικής υπηρεσίας ( όπου απαιτείται ) 5. απόφαση Επιτροπής Πολεοδοµικού και Αρχιτεκτονικού Ελέγχου (ΕΠΑΕ) ( όπου απαιτείται ) 6. Φόρος Επιτηδεύµατος Μηχανικών (ΦΕΜ) κλπ,.. ιατύπωση προβλήµατος: Σε περίπτωση αιτήσεως προσθήκης οικοδοµής και διαπίστωσης απώλειας του ανωτέρω φακέλου, για την ανασύστασή του χρήζουν απαντήσεως τα κάτωθι ερωτήµατα: - είναι απαραίτητη η ολική ή η µερική ανασύσταση του φακέλου; - γίνεται η αναζήτηση µέρους των εγγράφων ( συµβόλαιο ιδιοκτησίας,αρχιτεκτονικά σχέδια,κλπ) από άλλες υπηρεσίες ή ιδιώτες; - σε ποίο βαθµό απώλειας απαιτούνται εκ νέου µελέτες; 4

- ποία η συνδροµή και συνεργασία µε τον ιδιώτη µηχανικό; - ποίες οι δυνατότητες διατήρησης και χρήσης ηλεκτρονικού αρχείου; Με βάση τα παραπάνω παραδείγµατα, επισηµαίνουµε τα ακόλουθα: 1.- Αναζήτηση δικαιολογητικών Στόχος της αναζήτησης των δικαιολογητικών σε περίπτωση ολικής απώλειας φακέλου είναι η άντληση στοιχείων µε κάθε πρόσφορο µέσο. Ενδεικτικά µπορούν να αναφερθούν οι εξής πηγές από τις οποίες µπορούν να προκύψουν στοιχεία σχετικά µε την εξέταση του αιτήµατος του πολίτη: Προγενέστερες διοικητικές πράξεις της υπηρεσίας, που περιέχουν στοιχεία χρήσιµα για την εξέταση του συγκεκριµένου αιτήµατος, έστω και αν αφορούν διεκπεραίωση άλλου αιτήµατος του ενδιαφεροµένου προς την ίδια υπηρεσία ή σε περιφερειακές υπηρεσίες που εποπτεύονται από αυτήν. ιοικητικές πράξεις που έχουν εκδοθεί από την Υπηρεσία σε προηγούµενα στάδια της επεξεργασίας του αιτήµατος, είτε ως προσωρινές είτε ως οριστικές, καθώς και από περιφερειακές υπηρεσίες ή Ν.Π.. ή Ο.Τ.Α. ιοικητικές πράξεις άλλων Υπηρεσιών οι οποίες συµπράττουν για την διεκπεραίωση του συγκεκριµένου αιτήµατος, είτε αυτές είναι προσωρινές είτε οριστικές. υνατότητα άντλησης στοιχείων από φακέλους άλλων πολιτών, οι οποίοι έχουν οποιαδήποτε σχέση µε τον ενδιαφερόµενο (π.χ. συνιδιοκτήτες, εταίροι κ.λ.π.), οι οποίοι βρίσκονται κατατεθειµένοι στην ίδια ή σε συµπράττουσα υπηρεσία ή και σε περιφερειακές υπηρεσίες ή έχουν από κοινού αίτηµα ή η διοικητική πράξη ή πληροφορία βρίσκεται σε διοικητικό έγγραφο που αφορά σύνολο πολιτών π.χ. ΦΕΚ διορισµού πολλών υπαλλήλων σε µία υπηρεσία. Είναι φανερό ότι σε περίπτωση απώλειας φακέλου πρέπει να αναζητούνται δικαιολογητικά, τα οποία εµπεριέχονται σ αυτόν και είχαν ήδη κατατεθεί από τον πολίτη, χωρίς την εκ νέου µεσολάβησή του. Άλλωστε, σύµφωνα µε την διάταξη του άρθρου 25 παρ. 4 του Ν. 3200/2003 παρέχεται η δυνατότητα, τόσο στην Υπηρεσία που έχει απωλέσει τον φάκελο, όσο και στην Υπηρεσία από την οποία θα αναζητηθούν τα δικαιολογητικά, να ζητήσει ή να αποστείλει αντίστοιχα η κάθε µία από αυτές, όχι απαραίτητα τα ίδια τα δικαιολογητικά αυτούσια (π.χ. πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις κ.λ.π.), αλλά την πληροφορία που εµπεριέχεται σ αυτά. 5

Σε περίπτωση µερικής απώλειας στοιχείων του φακέλου διακρίνουµε δύο υποπεριπτώσεις: Την περίπτωση κατά την οποία οι πληροφορίες που παρέχονταν από τα απωλεσθέντα δικαιολογητικά είναι δυνατόν να εξευρεθούν ή τεκµαίρονται από τα υπόλοιπα στοιχεία του φακέλου («κοµβικές» διοικητικές πράξεις) και συνεπώς δεν απαιτείται η εκ νέου αναζήτηση αυτών και Την περίπτωση κατά την οποία οι πληροφορίες που παρέχονταν από τα συγκεκριµένα δικαιολογητικά δεν είναι δυνατόν να προκύψουν από τα ήδη υπάρχοντα στοιχεία του φακέλου, οπότε για την αντικατάσταση αυτού του δικαιολογητικού ή της πληροφορίας που παρέχει θα ακολουθηθεί η διαδικασία και οι τρόποι που αναφέρονται παραπάνω. 2.- Περιπτώσεις σύµπραξης ενδιαφεροµένου Η παραπάνω πρακτική της αναζήτησης δεν µπορεί βεβαίως να εφαρµοστεί στην περίπτωση που απαιτείται η αυτοπρόσωπη σύµπραξη του πολίτη (π.χ. εξέταση από υγειονοµική επιτροπή, εκτός αν το αποτέλεσµα της εξέτασης από την υγειονοµική επιτροπή, βρίσκεται σε κάποια υπηρεσία, µε τη µορφή αντιγράφου, πρακτικού συλλογικού οργάνου κ.λ.π.). Στην περίπτωση αυτή πρέπει η διαδικασία να ολοκληρώνεται στο συντοµότερο δυνατό διάστηµα. Συγκεκριµένα πρέπει µέσα σε προθεσµία 24 ωρών από την διαπίστωση της απώλειας του φακέλου να κληθεί ο ενδιαφερόµενος να παραστεί αυτοπρόσωπα προς εξέταση, αφού του αιτιολογηθεί ο λόγος της εκ νέου κλήσης του. Η κλήση αυτή πρέπει να γίνεται τηλεφωνικά και να ορίζεται η ηµεροµηνία της παράστασης του πολίτη στη διαδικασία, µέσα σε προθεσµία τουλάχιστον (τριών) 3 εργασίµων ηµερών, µε την δική του συναίνεση. Η δε ενέργεια του αρµοδίου οργάνου, πρέπει να τελειωθεί µέσα σε προθεσµία επίσης τριών (3) εργασίµων ηµερών. Η σύµπραξη του πολίτη σε κάθε άλλη περίπτωση πρέπει να γίνεται µόνον εφ όσον έχει εξαντληθεί κάθε πρόσφορος τρόπος αναζήτησης των δικαιολογητικών και των στοιχείων του απωλεσθέντος φακέλου, οι δε προϋποθέσεις και οι όροι σύµπραξής του πρέπει να καθορίζονται πάντα µε βάση την όσο το δυνατόν µικρότερη ταλαιπωρία του, καθώς και µέσα σε συγκεκριµένη προθεσµία. Ιδιαίτερη αντιµετώπιση απαιτείται και στην περίπτωση που στοιχεία για την τελική κρίση του αιτήµατός του αναζητούνται από ιδιωτικά έγγραφα, οπότε και πρέπει να εξευρεθούν άλλοι πρόσφοροι τρόποι για τη λήψη των σχετικών στοιχείων, πριν ζητηθεί η εκ νέου κατάθεσή τους από αυτόν. Προς αυτή την κατεύθυνση το ΥΠ.ΕΣ...Α., θα προωθήσει σχετική νοµοθετική ρύθµιση, σύµφωνα µε την οποία στην περίπτωση απώλειας ιδιωτικών εγγράφων, τα έγγραφα να ζητούνται από τον ιδιώτη, απευθείας από την δηµόσια υπηρεσία που τα απώλεσε. Με την ίδια ρύθµιση θα καλύπτεται και η περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο που έχει χαθεί, έχει εκδοθεί από ηµόσια Επιχείρηση ή Οργανισµό (π.χ..ε.η., Ο.Τ.Ε., Τράπεζες, κ.λ.π.), από τον οποίο επίσης θα µπορεί να το αναζητά απευθείας η Υπηρεσία που το έχει χάσει. 6

3.- Χρόνος διεκπεραίωσης της διαδικασίας Με τη ρύθµιση αυτή επιδιώκεται να ρυθµιστούν τα θέµατα και οι διαδικασίες ανασύστασης απωλεσθέντος φακέλου, µέσα σε τέτοια χρονικά πλαίσια, ώστε να µην επέλθει στον πολίτη η οποιαδήποτε ζηµία και να διεκπεραιωθεί το αίτηµά του στον συντοµότερο δυνατό χρόνο. Συγκεκριµένα : Μέσα σε 24 ώρες από την διαπίστωση της απώλειας του φακέλου πρέπει να αποσταλούν προς όλες τις συµπράττουσες υπηρεσίες σχετικά σηµειώµατα µε τα οποία θα αναζητούνται δικαιολογητικά και στοιχεία που προκύπτουν από του δικούς της φακέλους. Στα σηµειώµατα αυτά θα αναφέρεται αναλυτικά ο λόγος αναζήτησης των στοιχείων (απώλεια του φακέλου) και ο σκοπός ο οποίος εξυπηρετείται από αυτά ώστε να παρέχεται στην κάθε υπηρεσία η δυνατότητα να απαντήσει ανάλογα, εξετάζοντας το υλικό που διαθέτει. Για την αποστολή των σηµειωµάτων αυτών πρέπει να γίνει χρήση τηλεοµοιοτυπίας (fax) ή e-mail. Κάθε υπηρεσία πρέπει να απαντήσει στο παραπάνω σηµείωµα µέσα σε προθεσµία τριών (3) εργασίµων ηµερών από την παραλαβή του. Η απάντηση της συµπράττουσας υπηρεσίας κεντρικής ή περιφερειακής θα πρέπει να αναφέρεται µε σαφήνεια στα ερωτήµατα που πιθανόν να θέτει η υπηρεσία που έχει απωλέσει τον φάκελο (έχοντας πιθανόν τον τύπο βεβαίωσης ή και απλού υπηρεσιακού σηµειώµατος). Σε άλλη περίπτωση η εν λόγω υπηρεσία µπορεί να αποστείλει φωτοτυπίες διοικητικών πράξεων που έχουν εκδοθεί προγενέστερα ή σε ενδιάµεσα στάδια από αυτήν και που αφορούν τον συγκεκριµένο πολίτη ή το θέµα ή να προχωρήσει στην άµεση έκδοση νέας διοικητικής πράξης. Σε κάθε περίπτωση για την απάντησή της απαιτείται και πάλι η χρήση της τηλεοµοιοτυπίας ή e-mail. Τέλος η Υπηρεσία, η οποία έχει απολέσει τον φάκελο είναι υποχρεωµένη αµέσως µετά τη συγκέντρωση των απαιτούµενων στοιχείων που προκύπτουν από τις απαντήσεις των άλλων υπηρεσιών καθώς και από τις δικές της επιµέρους ενέργειες, να προβεί στην έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης, σχετικής µε το υποβληθέν αίτηµα το συντοµότερο δυνατόν. 4.- Προσωρινή διεκπεραίωση του αιτήµατος Ένα θέµα το οποίο πρέπει να αντιµετωπισθεί µε ιδιαίτερη ευαισθησία από πλευράς της ιοίκησης, καθώς είναι βέβαιο ότι για την ανασύσταση του φακέλου ο οποίος έχει απωλεσθεί από υπαιτιότητα της υπηρεσίας, θα απαιτηθεί κάποιο χρονικό διάστηµα, είναι η όσο το δυνατόν συντοµότερη διεκπεραίωση του αιτήµατος του πολίτη, µε κάθε πρόσφορο µέσο. 7

Σ αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να εξετασθεί η δυνατότητα έκδοσης προσωρινής διοικητικής πράξης, µε βάση στοιχεία τα οποία µπορούν να εξευρεθούν άµεσα και µε επιφύλαξη από πλευράς της υπηρεσίας για πιθανή τροποποίηση ή ανάκληση της συγκεκριµένης πράξης σε κάθε περίπτωση που προκύψει ο,τιδήποτε διαφορετικό µετά της ολοκλήρωση της ανασύστασης του φακέλου. Είναι προφανές, ότι στο πλαίσιο της χρηστής ιοίκησης, στην περίπτωση απώλειας φακέλου από υπαιτιότητα της υπηρεσίας, πρέπει να ενηµερωθεί άµεσα ο πολίτης, µέσα σε προθεσµία εικοσιτεσσέρων (24) ωρών τουλάχιστον από την διαπίστωση, ώστε να είναι σε θέση να ασκήσει κάθε νόµιµο δικαίωµά του, σε περίπτωση που αυτός ζηµιωθεί µε οποιοδήποτε τρόπο. Τέλος όλες οι Υπηρεσίες θα πρέπει να µεριµνήσουν για την ηλεκτρονική καταγραφή των στοιχείων που υποβάλλονται από τους πολίτες, ώστε σε περίπτωση απώλειας του φακέλου, να είναι εύκολη η άντληση και αναζήτηση των στοιχείων από την βάση δεδοµένων που τηρούν. Με βάση τα παραπάνω παρακαλούνται οι αρµόδιες ιευθύνσεις όλων των Υπουργείων για τον συντονισµό των µονάδων και των περιφερειακών ιευθύνσεων τους, καθώς και των Ν.Π... ώστε, µέχρι 30 Νοεµβρίου 2004 να έχουν καταθέσει τις περιπτώσεις απώλειας φακέλων που αντιµετωπίζουν οι εν λόγω υπηρεσίες από υπαιτιότητά τους, καθώς και τις προτάσεις τους για τους τρόπους ανασύστασης των φακέλων αυτών. Επίσης παρακαλούµε να µας γνωρίσετε τις τυχόν ειδικές διατάξεις ή κανονιστικές πράξεις που εφαρµόζονται στις επιµέρους περιπτώσεις και κρίνεται ότι απαιτούν τροποποίηση ενόψει της έκδοσης του εν λόγω Προεδρικού ιατάγµατος, προκειµένου να διευκολυνθούν οι υπηρεσίες στο έργο της ανασύστασης φακέλου. Η Υπηρεσία µας είναι στην διάθεσή σας για την παροχή κάθε πληροφορίας ή διευκρίνισης. Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΠΡΟΚΟΠΙΟΣ ΠΑΥΛΟΠΟΥΛΟΣ 8

ΠΡΟΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑ: ΠΙΝΑΚΑΣ ΙΑΝΟΜΗΣ - Όλα τα Υπουργεία Α) /νσεις ιοικητικού Β) /νσεις Οργάνωσης και Απλούστευσης ιαδικασιών - Όλες τις Γενικές και Ειδικές Γραµµατείες Υπουργείων και Αυτοτελείς Γενικές Γραµµατείες /νσεις ιοικητικού - Ολες τις Περιφέρειες - Ολες τις Νοµαρχιακές Αυτοδιοικήσεις /νσεις ιοικητικού - Τα Επαρχεία του Κράτους - Γενική ιεύθυνση Οργάνωσης και Λειτουργίας ΟΤΑ, ΥΠΕΣ Α ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ: Γραφεία: 1. Πρωθυπουργού 2. Υπουργών, Αν. Υπουργού, Υπουργού Επικρατείας και Υφυπουργών 3. Γενικών και Ειδικών Γραµµατέων Υπουργείων και Γενικών Γραµµατειών 4. Γενικών Γραµµατέων Περιφερειών 5. Νοµαρχών και Προέδρων Νοµαρχιακών Αυτοδιοικήσεων 6. Ανεξάρτητες Αρχές 7. Σώµα Επιθεωρητών Ελεγκτών ηµόσιας ιοίκησης ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΙΑΝΟΜΗ: ΓΡΑΦΕΙΑ: Κ. ΥΠΟΥΡΓΟΥ Κ. ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΥ Κ. ΓΕΝΙΚΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΝ Κ. ΓΕΝΙΚΩΝ ΙΕΥΘΥΝΤΩΝ Κ. ΙΕΥΘΥΝΤΩΝ 9