Επικοινωνία, Διαχείριση και Επίλυση Κρίσεων

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΑΝΟΙΧΤΑ ΑΚΑΔΗΜΑΙΚΑ ΜΑΘΗΜΑΤΑ Επικοινωνία, Διαχείριση και Επίλυση Κρίσεων Ενότητα 5: Οργάνωση υποστηρικτικών δικτύων Δημιουργία Βάσης Δεδομένων Παναγιώτου Νικόλαος, Επίκουρος Καθηγητής Τμήμα Δημοσιογραφίας και ΜΜΕ Σχολή Οικονομικών και Πολιτικών Επιστημών

Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2

Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Επικοινωνία, Διαχείριση και Επίλυση Κρίσεων Οργάνωση υποστηρικτικών δικτύων Δημιουργία Βάσης Δεδομένων

Δημιουργία Κοινού Συστήματος Επείγουσας Επικοινωνίας και Πληροφόρησης Στόχος είναι η διασφάλιση της διασύνδεσης των εμπλεκόμενων φορέων μεταξύ τους µέσω ανάπτυξης ενός κοινού συστήματος επικοινωνίας-κώδικα. Η διευκόλυνση της επικοινωνίας σε περιπτώσεις εκτάκτων αναγκών μεταξύ των εμπλεκόμενων φορέων συντελεί ώστε η απόκριση στις έκτακτες ανάγκες να είναι πιο γρήγορη και αποτελεσματική.

Τι θα μπορούσε να περιλαμβάνει αυτό το ενιαίο δίκτυο επικοινωνίας; Δουλέψτε σε ομάδες και παρουσιάστε ιδέες σχετικά με το τι θα μπορούσε να είναι και να περιλαμβάνει ένα τέτοιο σύστημα.

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Παρουσίαση Παραδείγματος

Κοινό Σύστημα Επείγουσας Επικοινωνίας Και Πληροφόρησης - CECIS CECIS - Common Emergency Communication and Information System - αναπτύχθηκε µε σκοπό να διασφαλίσει: τη διασύνδεση των Εθνικών Αρχών ΠΠ των κρατών µελών μεταξύ τους και µε την ΕΕ και να διευκολύνει την επικοινωνία σε περιπτώσεις εκτάκτων αναγκών μεταξύ των Εθνικών Αρχών ΠΠ και Θαλάσσιας Ρύπανσης των χωρών που συμμετέχουν στο Μηχανισµό, ώστε η απόκριση στις έκτακτες ανάγκες να είναι πιο γρήγορη και αποτελεσματική. Το CECIS είναι µία εφαρμογή διαδικτύου. Μόνον εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να συνδεθούν για ασφάλεια και αξιοπιστία μεταφοράς δεδομένων.

Το Κοινό Σύστηµα Επείγουσας Επικοινωνίας και Πληροφόρησης - CECIS Μέσω του CECIS τηρείται βάση δεδομένων των μέσων, γίνεται η διαχείριση αιτημάτων για παροχή βοήθειας διακινούνται πληροφορίες για τις δράσεις ΠΠ Επίσης το CECIS παρέχει ασφάλεια μεταφοράς των πληροφοριών/δεδοµένων λειτουργεί σε επιχειρησιακό και σε επίπεδο εκπαίδευσης.

Δημιουργία Βάσης Δεδομένων Μέσω της δημιουργίας μιας βάσης δεδομένων στόχος είναι η δημιουργία ενός Μητρώου Διαχείρισης Κινδύνου. Η αποτύπωση, µε ενιαίο κωδικοποιημένο τρόπο, των ενεργειών διαχείρισης εξασφαλίζει την διάχυση των πληροφοριών που περιέχονται στο Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνου και συμβάλλει στην ουσιαστική παρακολούθηση των δράσεών του, µε βάση τα χρονοδιαγράμματα που περιέχονται σε αυτό.

Συγκεκριμένα, το Μητρώο Διαχείρισης Κινδύνου (Risk Management Register): Αναφέρεται σε ένα συγκεκριμένο πίνακα και εκεί καταγράφονται όλες οι απαραίτητες ενέργειες για την διαχείριση των παραγόντων κινδύνου που έχουν προσδιοριστεί. Περιλαμβάνει µια καταγραφή στοιχείων, σχετικά µε την κατανομή πόρων για την διαχείριση των επιμέρους παραγόντων κινδύνου. Απαιτεί τον καθορισµό του πιθανού Υπεύθυνου Διαχείρισης για κάθε παράγοντα κινδύνου.

Υπόδειγμα σχετικού πίνακα Φάση συστήματος κινητοποίησης Πολιτικής προστασίας Λειτουργία Δράση Αρµόδια μονάδα Ρόλος Πίνακας 1

ΕΜΥ : Έκδοση δελτίου Πρόγνωσης επικίνδυνων καιρικών φαινομένων Φάση συστήματος κινητοποίησης Πολιτικής προστασίας Λειτουργία Δράση Αρµόδια μονάδα Ρόλος Αυξημένη Ετοιμότητα Επικοινωνίες και Διαχείριση Πληροφοριών Κινητοποίηση των αρμόδιων Υπηρεσιών της Ν.Α. Γραφείο Πολίτικής Προστασίας Ν.Α. Κ Πίνακας 2

Η σχετική βάση δεδομένων δεν πρέπει να παρέχει µόνο τεχνικά αποτελέσµατα αλλά και µια σειρά προσαρμοσμένων αναφορών, που θα δίνουν σε κάθε ενδιαφερόμενο την πλέον πρόσφατη επισκόπηση των παραγόντων κινδύνου ή των ελέγχων για τους οποίους είναι αρµόδιος.

Πλεονεκτήματα Βάσης Δεδομένων Η ανάπτυξη και χρησιμοποίηση ενός πληροφοριακού συστήματος για την ανάλυση και τη Διαχείριση Κινδύνου παρουσιάζει πληθώρα πλεονεκτημάτων όπως: Την άµεση παροχή έγκυρων πληροφοριών για την λήψη των απαραίτητων αποφάσεων. Την άµεση και µε απλές διαδικασίες παραγωγή αναφορών σε μορφή εκθέσεων, πινάκων και διαγραµµάτων.

Πλεονεκτήματα Βάσης Δεδομένων (2) Την παροχή, σε όλους τους εμπλεκόμενους, της καλύτερης, γρήγορης και διαφανούς πρόσβασης στις πληροφορίες. Το γεγονός ότι οι ενσωματωμένες λειτουργίες παραγωγής αναφορών και η δυνατότητα εναλλακτικών σεναρίων μπορούν να καταστήσουν πιθανή την αυτόµατη επαναξιολόγηση της κατάστασης, επιτρέποντας ταυτόχρονα να παραχθούν ακριβείς προβλέψεις για πολλές διαφορετικές παραλλαγές των αντικειμενικών στρατηγικών.

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Εκπαίδευση - Τεχνικές Προσομοίωσης

Σημασία της Εκπαίδευσης Οι υπεύθυνοι για τη διαχείριση κρίσεων θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους ότι η συνήθεια, η καθημερινότητα, η νωθρότητα μπορεί να επηρεάσουν την ετοιμότητα ενός οργανισµού να διαχειριστεί και να αντιμετωπίσει µια κρίση. Στο σηµείο αυτό κρίσιµος είναι ο ρόλος της εκπαίδευσης του προσωπικού προκειμένου να καταστεί ικανό να αντιμετωπίσει µια κρίση και να δράσει ανάλογα. Στην εκπαίδευση του προσωπικού το μοντέλο ΕΠΙ μπορεί να βοηθήσει στην κατεύθυνση της αύξησης της ετοιμότητας του προσωπικού.

Μοντέλο ΕΠΙ Αποτελείται από τρεις παραμέτρους: Εξοικείωση Πρόβλεψη Ικανότητα - Η εκπαίδευση του προσωπικού συμβάλλει στην ανάπτυξη ικανοτήτων για την αντιμετώπιση μιας κρίσης, στην εξοικείωση µε τις σχετικές διαδικασίες που θα πρέπει να ακολουθηθούν, αλλά και την αύξηση της δυνατότητας για να προβλεφθεί στο μέτρο του δυνατού η εξέλιξη και οι σχετικές επιπτώσεις του φαινομένου στη γενικότητα του.

Μοντέλο ΕΠΙ (2) Τα εκπαιδευτικά προγράµµατα για τη διαχείριση κινδύνων και κρίσεων συντελούν: Να εξοικειωθούν οι συμμετέχοντες στο σχέδιο για την κρίση και το ρόλο τους σε αυτό. Δίνουν τη δυνατότητα στα άτοµα που θα αντιμετωπίσουν την κατάσταση να γνωρίσουν ο ένας τον άλλο και να προσδιορίζουν πιο εύκολα τις απαιτήσεις για τα καθήκοντα και τις λειτουργικές ανάγκες. Με το να εξασκηθούν στην κίνηση, τη συνάθροιση και την παράταξη τους, εξοικονομούν περισσότερο χρόνο για την αντιμετώπιση της κρίσης όταν αυτή ξεσπάσει.

Μοντέλο ΕΠΙ (3) Κατά τη διάρκεια του χρόνου πρέπει να γίνονται τρεις τουλάχιστον εκπαιδευτικές δραστηριότητες ως ακολούθως: Ένα «πέρασµα» του σχεδίου το οποίο μπορεί να πάρει δυο µε τέσσερις ώρες σε µια αίθουσα συνεδριάσεων. Η έµφαση εδώ δίνεται στην εξοικείωση του σχεδίου µε µια δευτερεύουσα ωφέλεια σχετικά µε τον έλεγχο της ακρίβειας και της λειτουργικότητας. Μια δραστηριότητα σε επίπεδο μονάδας, που δίνει τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες να εκτελέσουν τα βήµατα της κάθε δραστηριότητας αντιμετώπισης ή ανάκαµψης. Αυτό το βήµα επικεντρώνεται στον έλεγχο, ότι δηλαδή τα άτοµα μπορούν να επιτελέσουν τα απαιτούμενα καθήκοντα, αλλά και ότι ο εξοπλισµός και οι πόροι είναι διαθέσιµοι και σε λειτουργική κατάσταση. Η δραστηριότητα αυτή μπορεί να πάρει από μισή μέρα ως και µια ολόκληρη.

Μοντέλο ΕΠΙ (4) Μια άσκηση µε ένα πλήρες σενάριο κρίσης στο οποίο αναλαμβάνονται πολλά στοιχεία (αν όχι όλα) και ρόλοι σχετικά µε την αντιμετώπιση και την ανάκαµψη για µια χρονική περίοδο. Ο σκοπός της άσκησης είναι να ελέγξει τον σχεδιασµό για την αντιμετώπιση και την εκπαίδευση ώστε τα άτοµα να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν. Σε περίπτωση που τα πράγµατα δεν εξελιχθούν όπως είχαν σχεδιασθεί οι οργανωτές είτε θα αφήσουν να εξελιχθεί η κατάσταση είτε θα αναπροσαρμόσουν τα σχέδια.

Χαρακτηριστικά Ασκήσεων Μια άσκηση είναι καλή στο βαθµό που είναι ξεκάθαρη η καθαρότητα του σκοπού της και η καταλληλότητα της. Το είδος της άσκησης πρέπει να ανταποκρίνεται µε το επίπεδο ικανοτήτων των µελών και των υποµονάδων του οργανισµού, να δημιουργούν ένα θετικό περιβάλλον μάθησης, είτε µέσω της άσκησης είτε µέσω της ενημέρωσης για την άσκηση. Οι ασκήσεις πρέπει να περιλαμβάνουν δραστηριότητες που είναι ανάλογες µε το επίπεδο και τις ικανότητες των συµµετεχόντων.

Εκπαίδευση στελεχών Διοργάνωση σεµιναρίων εξοικείωσης µε τα γεωγραφικά συστήµατα πληροφοριών GPS. Το γεγονός αυτό αποτελεί µια πρώτης τάξεως ευκαιρία για τη δημιουργία μιας μαγιάς του σώµατος της πολιτικής προστασίας αλλά και την ενίσχυση ενός κλίµατος συνεργασίας μεταξύ των µελών. Προσπαθήστε στα σεµινάρια αυτά να συμμετάσχουν µέλη από όσους φορείς εμπλέκονται µε την διαχείριση κινδύνων.

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Παράδειγμα

Το Ευρωπαϊκό Εκπαιδευτικό Πρόγραμμα του Μηχανισμού Σκοπός: να βελτιωθεί ο συντονισµός της προσφερόμενης βοήθειας µε την αύξηση της συμβατότητας και της συμπληρωματικότητας μεταξύ των οµάδων επέµβασης των χωρών στο πεδίο. Το πρόγραµµα αποτελείται από εκπαιδευτικά σεµινάρια, εκτέλεση κοινών ασκήσεων και σύστηµα ανταλλαγής εμπειρογνωμόνων http://www.exchangeofexperts.eu

Το Ευρωπαϊκό Εκπαιδευτικό Πρόγραμμα του Μηχανισμού (2) Αρχικά οι κύκλοι εκπαίδευσης περιλαμβάνουν: Εισαγωγικά σεµινάρια Σεµινάρια Επιχειρησιακής Διαχείρισης Σεµινάρια Συντονισµού Υψηλής Βαθμίδας Μετά το 2006 προστέθηκαν άλλοι τρεις κύκλοι σεµιναρίων: Συντονισµού Υψηλής Βαθμίδας- επαναληπτικά σεµινάρια Διαχείρισης Προσωπικού Αποτίµησης Αποστολών

Τεχνική της προσομοίωσης Οι ασκήσεις αυτές μπορούν να πραγματοποιηθούν είτε µέσω ειδικών προγραμμάτων για υπολογιστές, είτε επί χάρτου είτε στην ίδια την περιοχή. Τα προγράµµατα για υπολογιστές χρησιμοποιούν ειδικά εφέ που είναι γνωστά ως εικονική πραγματικότητα. Η εκπαίδευση µέσω της τεχνικής της προσομοίωσης προσπαθεί να καθρεφτίσει τις πλευρές μιας κρίσιµης κατάστασης. Παράλληλα εµπεριέχει τρεις γενικές προσεγγίσεις: Α) Τη μελέτη μιας υπόθεσης για ανάλυση σε µια αίθουσα επιχειρήσεων Β) Άσκηση µε μακέτα για τη διαχειριστική οµάδα Γ) Μια ιστορία άσκησης που βασίζεται στο πεδίο

Περιορισμένα/αρνητικά αποτελέσματα της τεχνικής της προσομοίωσης Ο µη καλός χειρισµός των προγραμμάτων προσομοίωσης και των ασκήσεων μπορεί να έχει περιορισμένα ή ακόµη και αρνητικά αποτελέσµατα εάν: 1. Τα σενάρια που χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση φαίνονται ως οι μοναδικές κρίσιµες καταστάσεις οι ως ο μοναδικός τρόπος που εξελίσσεται µια καταστροφή. Χωρίς την ποικιλία και την εναλλαγή σεναρίων και εξελίξεων, μπορεί να οδηγήσει σε φαινόμενα αδυναµίας αντιμετώπισης της κατάστασης όταν προκύπτει µια διαφορετική κρίση ή όταν η κρίσιµη κατάσταση δεν ταιριάζει µε αυτά τα σενάρια στα οποία έχουν εξασκηθεί.

Περιορισμένα/αρνητικά αποτελέσματα της τεχνικής της προσομοίωσης (2) 2. Τα άτοµα που συμμετέχουν βλέπουν τις ασκήσεις ως µια ευκαιρία για να αποφύγουν την εργασία τους. Η μάθηση επομένως είναι ελάχιστη όπως και η ικανότητα αντιμετώπισης είναι εξίσου χαµηλή. Για το λόγο αυτό είναι απαραίτητο οι ασκήσεις να σχεδιάζονται ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο διαδραστικές και να προωθούν τη συµµετοχή όλων των μερών. 3. Μπορεί να αναπτυχθεί υπερβολική εμπιστοσύνη καθώς οι συμμετέχοντες μεταφράζουν µια ελεγχόμενη άσκηση σε αναπαράσταση της ικανότητας τους να χειρίζονται µια πραγματικά κρίσιµη κατάσταση. Το παίξιµο των ρόλων μιας άσκησης δεν ισούται µε την πραγματική κατάσταση. Η πίεση, το άγχος κλπ, δεν μπορούν να αναπαραχθούν πλήρως στις ασκήσεις.

Σχεδιασμός και Σχέδια Γιατί πρέπει να σχεδιάζουμε ; Τι είναι ο σχεδιασµός ; Τι εννοούµε όταν λέµε σχέδιο ; Πόσα είδη σχεδίων υπάρχουν ; Ποιες είναι οι θεμελιώδεις αρχές του σχεδιασµού ; Ποια είναι τα χαρακτηριστικά ενός «καλού» σχεδίου ; Τι χρειάζομαι για να συντάξω ένα σχέδιο ; Τι πρέπει να περιέχει ένα σχέδιο ; Πως συντάσσουµε ένα σχέδιο ;

Σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης (Emergency planning) Μια διαρκής κυκλική διεργασία (process) που συνίσταται: Στην εκπαίδευση του προσωπικού που εµπλέκεται στην εφαρμογή των σχεδίων. Στη διεξαγωγή ασκήσεων για την δοκιμασία και τον έλεγχο των σχεδίων και την εξάσκηση του προσωπικού και στην αναθεώρηση/επικαιροποίηση των σχεδίων.

Είδη Σχεδίων Έκτακτης Ανάγκης Διακινδυνικό (multi-hazard EOP) Αυτοτελές (single hazard EOP)

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Τι χρειάζομαι για να καταστρώσω ένα σχέδιο; Τι πρέπει να περιέχει ένα σχέδιο;

Περιεχόμενα Σχεδίου Απαντήσεις στις ερωτήσεις: Ποιος Τι Πότε Πού Γιατί Πώς Σχέδιο Παραρτήματα Σχεδίου

Σημείωμα Αναφοράς Copyright, Νικόλαος Παναγιώτου. «Επικοινωνία, Διαχείριση και Επίλυση Κρίσεων. Οργάνωση υποστηρικτικών δικτύων Δημιουργία Βάσης Δεδομένων». Έκδοση: 1.0. Θεσσαλονίκη 2014. Διαθέσιμο από τη δικτυακή διεύθυνση: http://opencourses.auth.gr/eclass_courses.

Σημείωμα Αδειοδότησης Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons Αναφορά - Παρόμοια Διανομή [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λ.π., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί. [1] http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΑΝΟΙΧΤΑ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΑ ΜΑΘΗΜΑΤΑ Τέλος Ενότητας Επεξεργασία: <Γιομελάκης Δημήτριος> Θεσσαλονίκη, Εαρινό εξάμηνο 2014-2015

ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Σημειώματα

Διατήρηση Σημειωμάτων Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει: το Σημείωμα Αναφοράς το Σημείωμα Αδειοδότησης τη δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει) μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους.