Διεύθυνση Ε Οριζόντιες Πολιτικές και Δίκτυα Ανα ληρωτής Διευθυντής Βρυξέλλες, 29 Ιανουαρίου 2013 BT/SA/dfm - D/209/2013 Επιστολή-πρόσκληση για την υποβολή προσφορών Πολλαπλή σύμβαση-πλαίσιο υπηρεσιών Θέμα: CDR/DE/94/2012: «Ο προϋπολογισμός της ΕΕ» Ανοικτή διαδικασία Αξιότιμε(-η) Κύριε/Κυρία, 1. Η Επιτροπή των Περιφερειών (στο εξής αποκαλούμενη «ΕτΠ»), προτίθεται να αναθέσει την ανωτέρω δημόσια σύμβαση. Επισυνάπτονται η σχετική συγγραφή υποχρεώσεων, στην οποία αναγράφονται όλα τα έγγραφα που θα πρέπει να προσκομιστούν προκειμένου να υποβληθεί μία προσφορά, και το σχέδιο σύμβασης. 2. Εάν σας ενδιαφέρει η σύμβαση αυτή, πρέπει να υποβάλετε προσφορά σε τρία αντίγραφα, σε μία από τις επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. 3. Οι υποψήφιοι υποβάλλουν την προσφορά τους με επιστολή: α) είτε ταχυδρομικώς ή μέσω υπηρεσίας ταχυμεταφορών το αργότερο έως τις 25 Μαρτίου 2013, οπότε ως απόδειξη της ημερομηνίας αποστολής λογίζεται η ταχυδρομική σφραγίδα ή η ημερομηνία της απόδειξης της κατάθεσης, στην ακόλουθη διεύθυνση: Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/94/2012 Committee of the Regions Directorate for Horizontal Policies and Networks, Unit for Forward Planning, Studies and Academic Networks (Office VMA 6/34) Rue Belliard/Belliardstraat 101 1040 Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË EL
- 2 - β) είτε με ιδιόχειρη κατάθεση έως τις 25 Μαρτίου 2013 και ώρα 16:00 στην ακόλουθη διεύθυνση: Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/94/2012 Committee of the Regions Directorate for Horizontal Policies and Networks, Unit for Forward Planning, Studies and Academic Networks (Office VMA 6/34) Rue Belliard/Belliardstraat 101 1040 Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË Στην περίπτωση αυτή, η κατάθεση της προσφοράς αποδεικνύεται με την παραλαβή απόδειξης που φέρει ημερομηνία και την υπογραφή του μέλους του προσωπικού της κεντρικής υποδοχής στο οποίο έγινε η παράδοση. Η υπηρεσία είναι ανοιχτή από τις 8:30 έως τις 17:30 από Δευτέρα έως και Πέμπτη και από τις 8:30 έως τις 16:00 τις Παρασκευές. Είναι κλειστή τα Σάββατα, τις Κυριακές, καθώς και τις αργίες της Επιτροπής των Περιφερειών. 4. Οι προσφορές εσωκλείονται σε δύο σφραγισμένους φακέλους. Ο εσωτερικός φάκελος, πέρα από την ένδειξη του παραλήπτη, που είναι η υπηρεσία που αναφέρεται στην πρόσκληση υποβολής προσφορών, πρέπει να φέρει την ένδειξη «Appel d'offres à ne pas ouvrir par le service du courrier» / «Invitation to tender not to be opened by the internal mail department» («Πρόσκληση υποβολής προσφορών Να μην ανοιχτεί από την υπηρεσία ταχυδρομείου»). Εάν χρησιμοποιούνται αυτοκόλλητοι φάκελοι, θα πρέπει να σφραγιστούν με κολλητική ταινία, η οποία πρέπει να φέρει εγκάρσια την υπογραφή του αποστολέα. Ο εσωτερικός φάκελος πρέπει επίσης να περιλαμβάνει δύο σφραγισμένους φακέλους, έναν με τις τεχνικές προδιαγραφές (πρωτότυπο και δύο αντίγραφα του πρωτοτύπου) και έναν με την οικονομική προσφορά (πρωτότυπο και δύο αντίγραφα του πρωτοτύπου). Σε καθέναν από τους φακέλους θα πρέπει να αναγράφεται σαφώς το περιεχόμενό του, ήτοι «Technical» (Τεχνικό μέρος) και «Financial» (Οικονομική προσφορά). 5. Κάθε προσφορά πρέπει: να είναι υπογεγραμμένη από τον υποβάλλοντα ή τον δεόντως εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπό του, να είναι απολύτως ευανάγνωστη προς αποφυγή οποιασδήποτε αμφιβολίας ως προς τις λέξεις ή τους αριθμούς, να καταρτιστεί σύμφωνα με τα τυποποιημένα απαντητικά έντυπα που περιλαμβάνονται στη συγγραφή υποχρεώσεων, όπου ενδείκνυται. 6. Η περίοδος ισχύος των προσφορών, κατά την οποία ο υποβάλλων την προσφορά είναι υποχρεωμένος να τηρήσει όλους τους όρους της προσφοράς του, είναι 9 μήνες από την ημερομηνία κατά την οποία λήγει η προθεσμία υποβολής των προσφορών.
- 3-7. Η υποβολή προσφοράς συνεπάγεται αποδοχή όλων των γενικών και ειδικών όρων που περιλαμβάνονται στην παρούσα πρόσκληση υποβολής προσφορών, στη συγγραφή υποχρεώσεων και στο σχέδιο σύμβασης και, ενδεχομένως, παραίτηση του υποβάλλοντος προσφορά από τους δικούς του γενικούς και ειδικούς όρους. Δεσμεύει τον υποβάλλοντα προσφορά κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης, στην περίπτωση που γίνει ανάδοχος. 8. Κάθε δαπάνη που πραγματοποιείται κατά την προπαρασκευή και την υποβολή προσφορών βαρύνει τον υποβάλλοντα προσφορά και δεν θα επιστραφεί. 9. Οι επαφές μεταξύ της αναθέτουσας αρχής και των υποβαλλόντων προσφορά απαγορεύονται καθ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, εκτός εξαιρετικών συνθηκών και μόνον υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις: Πριν από την καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των προσφορών: * Κατ αίτημα των υποβαλλόντων προσφορά, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να δώσει συμπληρωματικές πληροφορίες που αφορούν αποκλειστικά και μόνον τη φύση της σύμβασης. Οι αιτήσεις για συμπληρωματικές πληροφορίες υποβάλλονται μόνο γραπτώς στη Μονάδα Ε1 «Μελλοντικός προγραμματισμός / Μελέτες και πανεπιστημιακά δίκτυα»: studies@cor.europa.eu, Fax: +32-(0)2-282-2330. Για να σταλεί απάντηση σε μία αίτηση για συμπληρωματικές πληροφορίες, η αίτηση πρέπει να έχει παραληφθεί τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των προσφορών. * Με δική της πρωτοβουλία, η ΕτΠ μπορεί να ενημερώνει τα ενδιαφερόμενα μέρη για κάθε σφάλμα, ανακρίβεια, παράλειψη ή τυπογραφικό λάθος στο κείμενο της πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών. Κάθε πρόσθετη πληροφορία, συμπεριλαμβανομένων αυτών που αναφέρονται ανωτέρω, θα δημοσιεύεται επιγραμμικά στην ιστοσελίδα της ΕτΠ για τις προσφορές, έτσι ώστε κάθε ενδιαφερόμενος υποψήφιος να έχει πρόσβαση σε αυτή. Η ιστοσελίδα θα επικαιροποιείται τακτικά και αποτελεί ευθύνη του υποβάλλοντος προσφορά να ελέγχει για επικαιροποιήσεις και για τροποποιήσεις κατά την περίοδο υποβολής προσφορών. Μετά το άνοιγμα των προσφορών * Σε περίπτωση που η προσφορά χρήζει περαιτέρω διευκρινίσεων ή όταν πρόκειται για διόρθωση προφανώς τυπογραφικών λαθών στη σύνταξη της προσφοράς, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να λάβει την πρωτοβουλία να επικοινωνήσει με τον υποβάλλοντα την προσφορά, υπό
- 4 - την προϋπόθεση ότι αυτό δεν θα έχει ως αποτέλεσμα την τροποποίηση των όρων της προσφοράς. 10. Η παρούσα πρόσκληση υποβολής προσφορών δεν συνεπάγεται καμιά δέσμευση για την ΕτΠ. Συμβατική δέσμευση της ΕτΠ υπάρχει μόνον κατόπιν υπογραφής της σύμβασης με τους αναδόχους στους οποίους κατακυρώνεται η σύμβαση. Η αναθέτουσα αρχή μπορεί, έως την υπογραφή της σύμβασης, είτε να παραιτηθεί από τη σύμβαση, είτε να ακυρώσει τη διαδικασία σύναψης της σύμβασης, χωρίς να μπορούν οι υποψήφιοι ή οι υποβάλλοντες προσφορά να ζητήσουν οιαδήποτε αποζημίωση. Η απόφαση αυτή πρέπει να είναι αιτιολογημένη και να κοινοποιηθεί στους υποψηφίους ή στους υποβάλλοντες προσφορά. Μετά το άνοιγμα της προσφοράς από την ΕτΠ, το έγγραφο περιέρχεται στην ιδιοκτησία της ΕτΠ και αντιμετωπίζεται ως εμπιστευτικό. 11. Οι υποβάλλοντες προσφορά θα ενημερωθούν γραπτώς για τη συνέχεια που δόθηκε στην προσφορά τους. 12. Εάν η προσφορά περιλαμβάνει υπεργολαβία, ενδείκνυται στις συμβατικές συμφωνίες με τους υπεργολάβους να προβλέπεται η διαμεσολάβηση ως μέθοδος επίλυσης των διαφορών. 13. Η επεξεργασία της απάντησής σας στην πρόσκληση υποβολής προσφορών συνεπάγεται την καταγραφή και την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (όπως το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση και το βιογραφικό σας σημείωμα). Τα δεδομένα αυτά αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών. Εκτός αντιθέτου ενδείξεως, οι απαντήσεις στις ερωτήσεις και τα απαιτούμενα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα είναι απαραίτητα για την αξιολόγηση της προσφοράς σας, σύμφωνα με τις προδιαγραφές της πρόσκλησης υποβολής προσφορών, και θα αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας αποκλειστικά για τον σκοπό αυτόν από την κ. Béatrice Taulègne. Έχετε το δικαίωμα να αποκτήσετε πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα κατόπιν σχετικής αιτήσεως και να διορθώσετε τα δεδομένα που είναι ανακριβή ή ελλιπή. Εάν έχετε οποιαδήποτε απορία σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να την υποβάλετε ηλεκτρονικά στην ακόλουθη διεύθυνση: data.protection@cor.europa.eu. Έχετε το δικαίωμα προσφυγής, ανά πάσα στιγμή, στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων για θέματα που αφορούν την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας 1. 14. Σας ενημερώνουμε ότι για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, τα προσωπικά σας δεδομένα μπορούν να κοινοποιηθούν στις υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου, στο 1 edps@edps.europa.eu
- 5 - Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, στην Υπηρεσία Δημοσιονομικών Παρατυπιών ή/και στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF). Τα προσωπικά δεδομένα (όνομα, ονοματεπώνυμο εάν πρόκειται για φυσικό πρόσωπο, διεύθυνση, νομική μορφή και επωνυμία, καθώς και το όνομα των προσώπων που διαθέτουν εξουσιοδότηση εκπροσώπησης, λήψης αποφάσεων ή ελέγχου, εάν πρόκειται για νομικό πρόσωπο) των οικονομικών φορέων που υπάγονται σε μία από τις περιπτώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 106, 107, 109 παρ. 1 (β) και παρ. 2 (α) του Δημοσιονομικού Κανονισμού 2 μπορούν να εισαχθούν σε μια κεντρική βάση δεδομένων που τηρεί η Επιτροπή (CED) και να ανακοινωθούν στα πρόσωπα που έχει ορίσει η Επιτροπή και στα άλλα όργανα, υπηρεσίες, αρχές και οργανισμούς που προβλέπονται στο άρθρο 95 παρ. 1 και 2 του Δημοσιονομικού Κανονισμού. Κάθε μέρος που καταχωρίζεται στη βάση δεδομένων έχει δικαίωμα ενημέρωσης για τα δεδομένα που το αφορούν, κατόπιν σχετικής αιτήσεως στον λογιστή της Επιτροπής των Περιφερειών ή απευθείας στον λογιστή της Επιτροπής. Πριν από την καταχώριση στην εν λόγω βάση δεδομένων, οι υποψήφιοι ή οι υποβάλλοντες προσφορά θα έχουν τη δυνατότητα να εκφράσουν την άποψή τους γραπτώς (εντός 14 ημερολογιακών ημερών). Ωστόσο, εν αναμονή εκδόσεως απόφασης σχετικά με τη διάρκεια του αποκλεισμού και με σκοπό την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, μπορεί να ζητηθεί η προσωρινή καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού πριν ακόμη δοθεί στο εκάστοτε τρίτο μέρος η ευκαιρία να εκθέσει τις απόψεις του. Η Επιτροπή είναι αρμόδια για τη λειτουργία της κεντρικής βάσης δεδομένων (CED), για την οποία μια ειδική δήλωση προστασίας απορρήτου διατίθεται στον δικτυακό τόπο Εuropa του εν λόγω Οργάνου, στην ακόλουθη ηλεκτρονική διεύθυνση: http://ec.europa.eu/budget/library/sound_fin_mgt/privacy_statement_ced_en.pdf (υπογραφή) Béatrice Taulègne Αναπληρώτρια Διευθύντρια, «Οριζόντιες Πολιτικές και Δίκτυα» 2 Κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 25ης Οκτωβρίου 2012 σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου