ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ &

ΤΕΙ ΑΘΗΝΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ & ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ

Πρόσκτηση είναι η διαδικασία δ με την οποία η αρχειακή υπηρεσία γίνεται κάτοχος τεκμηρίων, προκειμένου να εμπλουτίσει ή να συμπληρώσει το αρχειακό υλικό της. Οι νομικές μορφές μέσω των οποίων πραγματοποιείται η πρόσκτηση είναι ποικίλες: Κατάθεση Δωρεά Κληροδότημα Αγορά Ανταλλαγή.

Το πρώτο είναι η αντίληψη ίλψ ότι τεκμήρια ποικίλων προελεύσεων, τα οποία απλώς σχετίζονται ή αναφέρονται σε ένα νομικό ή φυσικό πρόσωπο, είναι δυνατό να περιληφθούν στο αρχειακό του σύνολο. Είναι πολλές οι φορές που με τις καλύτερες προθέσεις ιστορικοί και αρχειοδίφες διέλυσαν ή ακρωτηρίασαν αρχειακά σύνολα, προκειμένου να δημιουργήσουν θεματικές συλλογές τεκμηρίων.

Το δύ δεύτερο είναι η πρόσκτηση ακρωτηριασμένων αρχειακών συνόλων, απλών ομάδων τεκμηρίων ή ακόμη και μεμονωμένων τεκμηρίων. Το φαινόμενο αυτό αποτέλεσμα του ανταγωνισμού και της έλλειψης συντονισμού των διάφορων αρχειακών υπηρεσιών μπορεί σήμερα να αντιμετωπισθεί με τις λεγόμενες πολιτικές προσκτήσεων. Πρόκειται για κείμενα στα οποία δηλώνεται το αρχειακό υλικό που μια υπηρεσία προτίθεται να αποκτήσει.

Στη χώρα μας, που συχνά έχουν παρατηρηθεί φαινόμενα ανταγωνισμού και τριβών μεταξύ αρχειακών υπηρεσιών, θα μπορούσε να εφαρμοστεί ένα ανάλογο σύστημα. Η εθνική αρχειακή υπηρεσία θα έπρεπε να έχει την ευθύνη να εγκρίνει και να συντονίζει τις διάφορες πολιτικές. Η έγκριση μάλιστα μιας τέτοιας πολιτικής θα μπορούσε να είναι προϋπόθεση για το χαρακτηρισμό μιας αρχειακής υπηρεσίας ως «Ειδικό Αρχείο».

Ως προς τα ανοικτά αρχειακά σύνολα η αρχειακή υπηρεσία πρέπει να είναι προετοιμασμένη, για να αντιμετωπίσει τις μετονομασίες και τις ποικίλες μεταβολές των οργανισμών παραγωγών.

Σε ένα ειδικό δλί δελτίο (δελτίο λί πρόσκτησης) ) θα σημειώνονται: η σημερινή και οι παλαιότερες ονομασίες του οργανισμού παραγωγού, το αντικείμενό του, η διοικητική του θέση (διοικητικό καθεστώς, προϊστάμενη υπηρεσία, υφιστάμενες υπηρεσίες), η συνάφεια με άλλους οργανισμούς (προηγούμενος οργανισμός, διάδοχος οργανισμός ή οργανισμοί, οργανισμοί με συναφές αντικείμενο), ) και τέλος οι μεταφορές τεκμηρίων από υπηρεσία σε υπηρεσία.

Η ταξινόμηση, αρχειακή λειτουργία άμεσα συνυφασμένη με την περιγραφή, συνδέεται ευθέως με το δεύτερο επίπεδο του αρχειακού δεσμού. Η ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ συνίσταται στη φυσική και διανοητική οργάνωση των τεκμηρίων. Απώτερη επιδίωξή της είναι η οργάνωση των τεκμηρίων να καθιστά εμφανή τόσο τη μεταξύ τους σύνδεση όσο και το δεσμό τους με τη δραστηριότητα που τα δημιούργησε.

Καταγραφή: διαδικασία δ η οποία μας επιτρέπει με τη βοήθεια ενός καταγραφικού δελτίου να αποκτήσουμε ακριβή γνώση του αρχειακού υλικού στο επίπεδο της μονάδας (αρχειακό σύνολο, σειρά, υποσειρά, φάκελος, υποφάκελος, τεκμήριο) που σκοπεύουμε να χρησιμοποιήσουμε κατά την περιγραφή.

Για ένα δήμο είναι η τριμερής διάκριση όλων των δραστηριοτήτων: Σειρές: διοικητικές, οικονομικές, τεχνικές δραστηριότητες. Η απόφαση για τη δημιουργία μιας σειράς δεν επηρεάζεται από την ποσότητα των τεκμηρίων. Υποσειρές: τα γενικότερα θέματα αναλύονται σε ειδικότερα, τα οποία συγκροτούν τις υποσειρές. Στις υποσειρές εκφράζονται συνήθως διοικητικές ή οργανωτικές αλλαγές, ή η ιστορική διάσταση (ιστορικός χρόνος). Η δημιουργία υποσειρών είναι άμεσα συναρτημένη με την ποσότητα των τεκμηρίων.

Αάλ Ανάλυση της τεκμηριωτικής δομής: ανάλυση των πληροφοριών τις οποίες περιέχουν τα τεκμήρια και των σχέσεων μεταξύ των τεκμηρίων. Πρόκειται για στάδιο το οποίο δε διακρίνεται με σαφήνεια και συχνά θεωρείται ως προκαταρκτικό της διανοητικής ταξινόμησης. Σκοπός της είναι να αποκαλύψει την εσωτερική και εξωτερική δομή ενός αρχειακού συνόλου και να φωτίσει τις σχέσεις που αναπτύσσονται μεταξύ αυτών των δύο δομών.

Η εξωτερική δομή του αρχειακού συνόλου καθορίζεται από τους παράγοντες που επέδρασαν στη δημιουργία και στη ηχρήση του: από το διοικητικό κύτταρο που το παρήγαγε και ειδικότερα από τις λειτουργίες και δραστηριότητες που οδήγησαν στη γέννηση του. Η εσωτερική δομή αφορά στις μεταξύ των τεκμηρίων σχέσεις: τις ιδιαιτερότητες δημιουργίας και μετάδοσης τους, τη μεταξύ τους γραφειοκρατική ρ αλληλουχία και τέλος τους σκοπούς που εξυπηρετούσε η δημιουργία τους στο συγκεκριμένο περιβάλλον.

Διανοητική (ή κυρίως) ) ταξινόμηση: διανοητική οργάνωση του αρχειακού υλικού κατά τρόπο ώστε να απεικονίζεται η λειτουργία του νομικού ή φυσικού προσώπου που το δημιούργησε. Εκτός από την ανάλυση της τεκμηριωτικής δομής η ταξινόμηση στηρίζεται και αξιοποιεί μια σειρά πληροφοριών που αφορούν στον οργανισμό και στα έγγραφα του, τις οποίες ο αρχειονόμος συλλέγει πριν από την επεξεργασία των τεκμηρίων ή ακόμη και πριν από την εισαγωγή τους στην αρχειακή υπηρεσία.

Αρχειοθέτηση: φυσική διευθέτηση των τεκμηρίων. Η αρχειοθέτηση ακολουθεί το ταξινομικό διάγραμμα εκτός από τις περιπτώσεις που η προληπτική συντήρηση επιβάλλει τη φύλαξη των τεκμηρίων σε διαφορετικούς αποθηκευτικούς χώρους. Το ταξινομικό δένδρο που εκπονεί ο αρχειονόμος πρέπει να αντανακλά τις δομές, τις δραστηριότητες και τις σχέσεις του οργανισμού παραγωγού.

Το ταξινομικό δέδ δένδρο πρέπει κατ' ' αρχήν να αντανακλά τις δομές και τη διάρθρωση του οργανισμού παραγωγού. Η ταξινόμηση όμως με βάση το οργανόγραμμα δεν είναι πάντα η ενδεδειγμένη. Στις περιπτώσεις των ανοιχτών αρχειακών συνόλων η πείρα έδειξε πως οι πυκνές διοικητικές αλλαγές ξεπερνούν συνεχώς το ανελαστικό ταξινομικό δένδρο του οργανισμού παραγωγού παραγωγού.

Το πρόβλημα είναι ακόμα οξύτερο, όταν ο αρχειονόμος επεμβαίνει στη φάση των ενεργών αρχείων, στην οποία όχι μόνο οι δομές μεταβάλλονται ταχύτατα, αλλά το κριτήριο της ταξινόμησης είναι πλέον η διοικητική αποτελεσματικότητα και όχι η διαφύλαξη της τεκμηριωτικής αξίας.

Είναι συνεπώς προτιμότερο ο αρχειονόμος αντί για τις εύθραυστες δομές να βασίσει το ταξινομικό δένδρο στις λειτουργίες του οργανισμού που μένουν ανεπηρέαστες από τις διοικητικές μεταβολές. Σ' αυτή την περίπτωση λειτουργίες, όπως η διοίκηση, η οικονομική διαχείριση, η διαχείριση του προσωπικού, οι δημόσιες σχέσεις κλπ., αντιστοιχούν στις σειρές του ταξινομικού δένδρου. Στο εσωτερικό αυτών των σειρών μπορούν να βρουν Στο εσωτερικό αυτών των σειρών μπορούν να βρουν θέση τεκμήρια διάφορων βραχύβιων και μη δομών.

Η ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ συνίσταται στον εντοπισμό και στην παρουσίαση των χαρακτηριστικών μορφής και περιεχομένου μιας αρχειακής μονάδας. Προϊόντα της περιγραφής είναι τα εργαλεία έρευνας.

Η βασική μονάδα περιγραφής είναι το αρχειακό σύνολο. Το αρχειακό σύνολο μπορεί να εκληφθεί λφθί ως ενιαίο σύνολο ή αντίθετα μπορεί να θεωρηθεί ως σύνολο διαφόρων συστατικών (σειρά, φάκελος, τεκμήριο), το καθένα από τα οποία πρέπει να περιγραφεί ξεχωριστά.

Στη δεύτερη περίπτωση γίνεται λόγος για πολυεπίπεδη περιγραφή. Πρόκειται δηλαδή δή για μια ιεραρχία περιγραφών με πρώτο επίπεδο το αρχειακό σύνολο και κατώτερα επίπεδα τα διάφορα μέρη του. Οι περιγραφές των επιμέρους συστατικών του αρχειακού συνόλου διαρθρώνονται σύμφωνα με το ταξινομικό δένδρο που έχει εκπονήσει ο αρχειονόμος.

Σε ό,τι αφορά στο περιεχόμενο της περιγραφής, αυτό αντιστοιχεί σε ένα δελτίο, στο οποίο συστηματικά εκτίθενται οι πληροφορίες που έφερε στο φως η καταγραφή. Ανάλογα με την επιλογή του εργαλείου έρευνας η περιγραφή μπορεί να περιορίζεται σε μια συνοπτική αναγραφή του περιεχομένου ή να εκτείνεται σε μία συστηματικότερη παρουσίαση του αρχειακού υλικού.

Η διεθνής αρχειακή κοινότητα μόλις πρόσφατα εκπόνησε τους γενικούς κανόνες που πρέπει να διέπουν το περιεχόμενο και τον τρόπο παρουσίασης της αρχειακής περιγραφής. Σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων το δελτίο περιγραφής περιλαμβάνει είκοσι έξι στοιχεία (πεδία).

Το δλί δελτίο αυτό είναι μία πρόταση για τη συνολική και μεθοδική έκθεση των απαιτούμενων πληροφοριών για την περιγραφή οποιασδήποτε αρχειακής μονάδας (αρχειακό σύνολο, σειρά, φάκελος, τεκμήριο).

Η ΕΥΡΕΤΗΡΙΑΣΗ είναι η επεξεργασία των τεκμηρίων για την επιλογή των (θεματικών ή κύριων) όρων που χαρακτηρίζουν το περιεχόμενο τους. Το προϊόν της ευρετηρίασης για τους κύριους όρους είναι ένα αλφαβητικό index, ενώ προκειμένου για τους θεματικούς όρους μπορεί να λάβει είτε τη μορφή αλφαβητικού ευρετηρίου είτε τη μορφή δομημένου λεξιλογίου (θησαυρός).

Η θεματική ευρετηρίαση περιλαμβάνει τρία στάδια: 1. εξέταση του τεκμηρίου 2. αναγνώριση των κυριότερων εννοιών του τεκμηρίου 3. απόδοση των εννοιών στη γλώσσα ευρετηρίασης.

Η ταξινόμηση και περιγραφή των αρχειακών συνόλων σύμφωνα με την αρχή του αρχειακού δεσμού διαφυλάσσει την τεκμηριωτική αξία του αρχειακού υλικού και είναι ιδεώδης για τον ερευνητή που πραγματεύεται την ιστορία ενός δεδομένου προσώπου ή μιας υπηρεσίας. Για μια μεγάλη μερίδα του ερευνητικού κοινού όμως αυτός ο τρόπος οργάνωσης του αρχειακού υλικού αποδεικνύεται εξαιρετικά δυσχερής.

Η ευρετηρίαση προκύπτει κυρίως από την αποδελτίωση των λέξεων κλειδιών που χρησιμοποιήθηκαν κατά την περιγραφή και την ανασυγκρότηση τους σε ειδικά ευρετήρια (ονομάτων, θεμάτων, τοπωνυμίων, χρονολογιών). Όμως ο αρχειονόμος μπορεί να πάει ακόμα βαθύτερα και μετά από μια εννοιολογική ανάλυση των ίδιων των τεκμηρίων να δημιουργήσει περιφραστικές περιγραφές του περιεχομένου τους ς( (π.χ. χ περίληψη).

ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ είναι η διαδικασία δ καθορισμού της τεκμηριωτικής και πληροφοριακής αξίας του αρχειακού υλικού, προκειμένου να αποφασιστεί η αγορά τους ή σε άλλες περιπτώσεις η διατήρηση τους στο διηνεκές.

Η αξιολόγηση του αρχειακού υλικού είναι το κρισιμότερο και δυσκολότερο από τα καθήκοντα του αρχειονόμου. Πρόκειται για την αρχειακή λειτουργία που επεμβαίνει και καθοδηγεί δύο διαφορετικές πράξεις της αρχειακής παρέμβασης: την πρόσκτηση και τη διαλογή του αρχειακού υλικού. Σ' αυτή την ευαίσθητη διαδικασία που καθορίζει το τεκμηριωτικό υλικό των μελλοντικών ερευνητών ο αρχειακός δεσμός παίζει σημαίνοντα ρόλο.

Κατ' αρχήν ο αρχειακός δεσμός λειτουργεί αποτρεπτικά για την απόκτηση μεμονομένων εγγράφων και επιτρέπει να διακρίνουμε τα ακρωτηριασμένα ή ελλιπή σύνολα που διαθέτουν τεκμηριωτική αξία. Κατά την αξιολόγηση των αρχειακών τεκμηρίων, προκειμένου να κριθεί η διηνεκής φύλαξη ή η καταστροφή τους, ο αρχειακός δεσμός εισάγει δύο ενδιαφέρουσες έννοιες: την τεκμηριωτική αξία και την έννοια του περιβάλλοντος παραγωγής, υπογραμμίζοντας τη σημασία του τεκμηρίου ως προϊόντος της διοικητικής δραστηριότητας. η

ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ είναι το σύνολο των απαραίτητων μέτρων διαφύλαξης (κυρίως συντήρηση conservation) ή αποκατάστασης (restauration) της υλικής μορφής των τεκμηρίων. Ο αρχειονόμος είναι υπεύθυνος για τη διαφύλαξη της υλικής ακεραιότητας των τεκμηρίων. Ωστόσο οι σχετικές εργασίες δεν εκτελούνται από τον ίδιο αλλά από ειδικευμένους επιστήμονες ή εξωτερικά συνεργεία.

Η συντήρηση και το άμεσο παρεπόμενο της, η φυσική φύλαξη των τεκμηρίων, ουδόλως επηρεάζονται από τον αρχειακό δεσμό. Όσο και αν είναι επιθυμητή η ενιαία φύλαξη των εγγράφων, η συντήρηση ως λειτουργία ενδιαφέρεται για το υλικό υπόστρωμα και όχι για τις εμπεριεχόμενες πληροφορίες. Άλλωστε κατά γενικό κανόνα η διαφύλαξη του αρχειακού δεσμού έπεται της διαφύλαξης της υλικής ακεραιότητας των εγγράφων.

Είναι λοιπόν ευνόητο πως, όπου επεμβαίνει η συντήρηση και οι προτεραίοτητές της, ο αρχειακός δεσμός αίρεται. Σε τούτη την περίπτωση έχουμε είτε την επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων είτε κυρίως την κατά υλικό ομαδοποίηση και φύλαξη των εγγράφων ανεξαρτήτως της προέλευσης τους.

Υπό τον όρο ΠΡΟΒΟΛΗ εννοούμε τις δραστηριότητες που επιτρέπουν στο κοινό να εξασφαλίσει πρόσβαση στα αρχειακά τεκμήρια και στο περιεχόμενο τους.

Ο αρχειονόμος λειτουργεί στην ουσία ως μεσολαβητής ανάμεσα στα τεκμήρια και στην κοινωνία. Οι δραστηριότητες της προβολής που αναλαμβάνει έχουν ως αντικείμενο το πολιτιστικό περιεχόμενο των τεκμηρίων και στοχεύουν να το μεταδώσουν, να το μεταφράσουν, να το εξηγήσουν και να το εντάξουν στο περιβάλλον που το δημιούργησε.

Ας επισημάνουμε πως πέρα από τη βλί βελτίωση της κοινωνικής του εικόνας ο αρχειονόμος με τις δραστηριότητες της προβολής του αρχειακού υλικού και των αρχειακών εργασιών εξασφαλίζει επιπλέον πόρους (με τη μορφή χορηγιών ή επιχορηγήσεων) και βρίσκει πολύτιμους συνεργάτες ιδιαίτερα σε ό,τι αφορά στον εντοπισμό ενδιαφερόντων ιδιωτικών αρχείων.

ανάμεσα στο κοινό και στην επαφή του με τα αρχεία: άγνοια των υπηρεσιών που παρέχονται από τις αρχειακές υπηρεσίες, αντίληψη της αρχειακής υπηρεσίας ως μαυσωλείου ανάμεσα στο κοινό και στην αρχειακή υπηρεσία: μεγάλη απόσταση, περιορισμένο ωράριο, χώροι περιορισμένοι ρ ή ακατάλληλοι,, χρέωση των υπηρεσιών και των δημοσιεύσεων.

ανάμεσα στο κοινό και στον εντοπισμό της πληροφορίας: αταξινόμητα τεκμήρια, έλλειψη εργαλείων έρευνας, δύσχρηστα εργαλεία έρευνας, έλλειψη θεματικής πρόσβασης ανάμεσα στο κοινό και στην ίδια την πληροφορία: φυσική κατάσταση του τεκμηρίου, δυσκολίες ανάγνωσης (από την απλή κακογραφία μέχρι τα έγγραφα που απαιτούν γνώση παλαιογραφίας), άγνωστη ή ακατάληπτη γλώσσα, άγνοια ιστορικών δεδομένων τα οποία θα επέτρεπαν στον αναγνώστη να αντιληφθεί το περιεχόμενο του τεκμηρίου.

Οι μορφές που μπορεί να πάρει η προβολή των τεκμηρίων είναι ποικίλες. Μπορούμε να τις διακρίνουμε στις ακόλουθες κατηγορίες: άμεση πληροφόρηση ρη ητου κοινού από τον αρχειονόμο έμμεση πληροφόρηση του κοινού από τα εργαλεία έρευνας πολιτιστική ι ι ή δράση (εκθέσεις, εις διαλέξεις, δημοσιεύσεις εις / λευκώματα, «ανοιχτές πόρτες, εβδομάδα αρχείων, επισκέψεις) εκπαιδευτικές δραστηριότητες (εκπαιδευτικές υπηρεσίες, μαθήματα παλαιογραφίας και γενεαλογίας).

Η προβληματική κάθε χώρας (ή κάθε αρχειακής υπηρεσίας) στον τομέα των αρχείων διαφέρει, διότι διαφέρουν τόσο τα χαρακτηριστικά του αρχειακού υλικού όσο και τα προβλήματα συγκρότησης, διαφύλαξης, επεξεργασίας και προβολής του.

Η ποσότητα των αρχείων ποικίλλει σημαντικά από μια χώρα σε άλλη. Οι διαστάσεις των αρχείων εξαρτώνται από το χρόνο λειτουργίας της δημοσίας διοίκησης και κυρίως από τη δομή και λειτουργία του διοικητικού συστήματος. Το πρόβλημα του όγκου τίθεται κυρίως στις ευρωπαϊκές χώρες οι οποίες έχουν μια μακρά παράδοση στη λειτουργία κεντρικών διοικήσεων. Ωστόσο η ιλιγγιώδης αύξηση του αρχειακού υλικού φαίνεται πως αποτελεί πλέον κοινό πρόβλημα για όλες τις ηπείρους.

Η ηλικία των τεκμηρίων εξαρτάται από την ιστορική παράδοση και συνέχεια. Έτσι τα πολύ παλαιά αρχεία αποτελούν προνόμιο της Ευρώπης. Η επεξεργασία των παλαιών τεκμηρίων εξαιτίας της ιστορικής και συμβολικής τους αξίας αναδεικνύεται σε μέγιστη προτεραιότητα και απαιτεί έναν ιδιαίτερο επιστημονικό εξοπλισμό: γνώση παλαιογραφίας, διπλωματικής, μεσαιωνικών θεσμών και γλωσσών. Επιπλέον η φύση τους μας υποχρεώνει συχνά να τα επεξεργαστούμε κατά τεκμήριο. Συνεπώς η παρουσία των παλαιών τεκμηρίων αφ' ενός δημιούργησε σημαντικές αρχειακές «σχολές», αφ' ετέρου ωστόσο αποδείχθηκε εμπόδιο στην ενσωμάτωση του πεδίου των ενεργών αρχείων από την παραδοσιακή αρχειονομία.

Το υπόστρωμα μάλλον αποτελεί λί έναν κοινό παράγοντα, καθώς σε όλες τις αρχειακές υπηρεσίες τα περισσότερα αρχειακά σύνολα απαρτίζονται από τεκμήρια τα οποία είναι αποκλειστικά ή κυρίως καταχωρισμένα σε χαρτί. Έτσι το υπόστρωμα γίνεται παράγοντας διαφοράς μόνο στις περιπτώσεις που σημαντικά αρχειακά σύνολα αποτυπώνονται σε υλικό διαφορετικό από το χαρτί.

Τα παλαιά τεκμήρια, τμήμα των οποίων βρίσκεται σε περγαμηνή, απαιτούν ιδιαίτερες φροντίδες σε ό,τι αφορά στην υλική τους προστασία. Οι συλλογές ηχητικών ντοκουμέντων απαντούν στις ιδιαίτερες απαιτήσεις των πολιτισμών της προφορικής παράδοσης. Αποτελούν συχνά τη μοναδική πηγή για την ιστορία των λαών χωρίς γραφή. Είναι χαρακτηριστική η φράση «στην Αφρική κάθε γέροντας που πεθαίνει είναι μία βιβλιοθήκη β που καίγεται».

Τα νεότερα ερα υποστρώματα α που εισήγαγαν οι ΤΠΕ θέτουν σημαντικά προβλήματα στον επαγγελματία αρχειονόμο και ειδικότερα στην επεξεργασία (ταξινόμηση, περιγραφή, ευρετηρίαση) και στη συντήρηση τους. Αυτή ήη νέα προβληματική έχει επιπτώσεις και στην αρχειακή θεωρία, καθώς αφ' ενός έθεσε υπό αμφισβήτηση την εφαρμοσιμότητα του αρχειακού δεσμού και αφ' ετέρου υπογράμμισε τη σημασία της πληροφορίας ως μονάδας της εφαρμοσμένης αρχειονομίας. Τονίστηκε έτσι ο δεσμός που υπάρχει ανάμεσα στην αρχειονομία και στις επιστήμες της πληροφόρησης καθώς επίσης η επαγγελματική και μεθοδολογική συνάφεια του αρχειονόμου με το βιβλιοθηκονόμο.

Με τον όρο Εθνικό Αρχειακό Σύστημα εννοούμε τα μέσα τα οποία διαθέτει μια χώρα, προκειμένου να συγκροτήσει, να διαφυλάξει, να επεξεργαστεί και να προβάλει το αρχειακό υλικό της.

Ένα εθνικό αρχειακό σύστημα, για να επιτύχει τους στόχους του, περιλαμβάνει διάφορα στοιχεία. Τα στοιχεία αυτά είναι δυνατό να ομαδοποιηθούν θύ σε τέσσερις κατηγορίες: Υποδομή, Θεσμικό Πλαίσιο, Εφαρμοσμένη Αρχειονομία, Αρχειακή Επιστήμη.

Επίσης απαραίτητο αραί συστατικό ενός συστήματος αποτελούν η Εκπαίδευση Επιμόρφωση και οι λοιπές μορφές Επικοινωνίας των γνώσεων, οι οποίες τροφοδοτούν την αρχειονομία τόσο ως επάγγελμα όσο και ως επιστημονικό κλάδο.

Η διάρθρωση ρ ρ η των τεσσάρων κατηγοριών έχει τη μορφή μιας πυραμίδας δ της οποίας το ανώτερο τμήμα, η θεωρητική και εφαρμοσμένη ρχ μ, στηρίζεται ηρ ζ αρχειονομία, στη βάση των θεσμών και των πόρων. Όσο πιο στέρεη έ είναι ί η βά βάση, τόσο πιο αποτελεσματικό είναι το σύστημα.

Ο εξοπλισμός υποστηρίζει πολλές εργασίες, τόσο αρχειονομικές όσο και αμιγώς διοικητικές, οι οποίες λαμβάνουν χώρα σε μία αρχειακή υπηρεσία. Ο ρόλος του είναι καθοριστικός για την αποθήκευση, την προληπτική συντήρηση και αποκατάσταση και τέλος την αναπαραγωγή των τεκμηρίων. Εξάλλου η πληροφορική παίζει ένα ρόλο καθοριστικό τόσο στην επεξεργασία όσο και στην προβολή των αρχείων και των αρχειακών εργασιών.

Το κτίριο είναι απαραίτητο, για να ικανοποιηθεί η στοιχειώδης λειτουργία ενός αρχειακού συστήματος: η ασφαλής φύλαξη των τεκμηρίων. Το κτίριο έχει και μία συμβολική σημασία, καθώς η εικόνα του είναι σε μεγάλο βαθμό η εικόνα των αρχείων στο εσωτερικό της χώρας και η εικόνα των αρχείων της χώρας στο εξωτερικό. Οι λύσεις ςγια την κατασκευή ενός αρχείου είναι ποικίλες και εξαρτώνται αφ' ενός από την ποσότητα και το είδος (ή τα είδη) του υποστρώματος των τεκμηρίων και αφ' ετέρου από τους διατιθέμενους πόρους. Η αρχιτεκτονική σύλληψη βέβαια του κτιρίου εξαρτάται όχι μόνο από την εικόνα που η αρχειακή υπηρεσία θέλει να προβάλει αλλά και από τις κλιματικές συνθήκες.

Οι οικονομικοί πόροι, οι οποίοι καθορίζουν το εύρος του ανθρώπινου δυναμικού αλλά και της υλικοτεχνικής υποδομής, είναι το απαραίτητο στοιχείο για την ύπαρξη και λειτουργία ενός αρχειακού συστήματος. Η αναζήτηση πόρων είναι ο κοινός παρονομαστής στις Η αναζήτηση πόρων είναι ο κοινός παρονομαστής στις αρχειακές υπηρεσίες όλου του κόσμου.