Γενική Διεύθυνση Αναπτυξιακού Προγραμματισμού, Περιφερειακής Πολιτικής & Δημοσίων Επενδύσεων- Εθνική Αρχή Συντονισμού Υπηρεσία Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος ΟΠΣ ΕΣΠΑ/ Παρακολούθηση Εκπαιδευτικός Οδηγός Έκδοση 2 Μάιος 2009 [Ο παρών οδηγός συντάχθηκε για τους χρήστες του ΟΠΣ, αφορά στην καταχώριση των στοιχείων παρακολούθησης πράξεων στο ΕΣΠΑ. Ο οδηγός περιγράφει το μενού Παρακολούθηση.]
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΠΡΟΕΓΚΡΙΣΕΙΣ... 5 1.1. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ... 5 1.2. ΛΙΣΤΑ ΕΞΕΤΑΣΗΣ... 8 1.3. ΕΙΔΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ... 9 2. ΤΕΧΝΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΥΠΟΕΡΓΟΥ (ΤΔΥ)... 10 2.1. ΓΕΝΙΚΑ... 11 2.2. ΑΝΑΔΟΧΟΙ... 13 2.3. ΔΙΑΚΡΙΤΑ... 14 2.4. ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΕΣ ΠΕΡΙΟΧΕΣ... 15 2.5. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ... 16 2.6. ΔΕΙΚΤΕΣ (ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΠΡΑΞΕΙΣ ΕΚΤ)... 16 2.7. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΑΠΑΝΩΝ... 18 2.8. ΕΤΗΣΙΑ ΚΑΤΑΝΟΜΗ... 19 2.9. ΈΛΕΓΧΟΙ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗΣ... 20 3. ΔΕΛΤΙΟ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ (ΔΔΔ)/ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ... 21 3.1. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ... 21 3.2. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΝΑΔΟΧΟΥ... 23 3.3. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΥ... 24 3.4. ΣΥΣΧΕΤΙΣΜΟΣ... 25 3.5. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΠΛΗΡΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΟΡΘΟΤΗΤΑΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ... 26 3.6. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ... 27 4. ΔΕΛΤΙΟ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ (ΔΔΦΑ)... 29 4.1. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ... 29 4.2. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΘΕΙΣΑΣ ΔΑΠΑΝΗΣ... 31 4.3. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΑΠΑΝΗΣ... 32 4.4. ΣΥΣΧΕΤΙΣΜΟΣ... 33 2
ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το μενού «Παρακολούθηση» έχει δομηθεί για να καλύπτει τις απαιτήσεις παρακολούθησης της υλοποίησης, των πράξεων πλην κρατικών ενισχύσεων, σύμφωνα με τη λειτουργική περιοχή IΙ, που περιγράφεται στο Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων (πλην κρατικών ενισχύσεων) και των πράξεων κρατικών ενισχύσεων, σύμφωνα με τη λειτουργική περιοχή IΙ, που περιγράφεται στο Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Πράξεων Κρατικών Ενισχύσεων. Στην παρούσα φάση στο μενού έχουν αναπτυχθεί οθόνες για: α) την έκδοση προεγκρίσεων, β) το τεχνικό δελτίο υποέργου, γ) τα δελτία δήλωσης δαπανών, των πράξεων πλην κρατικών ενισχύσεων, δ) το δελτίο παρακολούθησης δαπανών φυσικού αντικειμένου, των πράξεων κρατικών ενιχύσεων. 3
ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΣΤΟΝ ΟΔΗΓΟ ΔΑ ΔΔ ΔΕ ΕΕ ΕΚΤ ΕΠ ΕΣΠΑ ΕΤΠΑ ΕΦΔ ΟΠΣ ΣΔΕ ΤΣ ΧΠ CCI SFC2007 Διαχειριστική Αρχή Δημόσια Δαπάνη Διοικητική Επαλήθευση Ευρωπαϊκή Επιτροπή Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου Ταμείο Συνοχής Χρηματοδοτικός Πίνακας Code of Identification System for Fund management in the European Community 2007-2013 4
ΠΡΑΞΕΙΣ ΠΛΗΝ ΚΡΑΤΙΚΩΝ ΕΝΙΣΧΥΣΕΩΝ Η παρακολούθηση στο ΟΠΣ πράξεων πλην κρατικών ενισχύσεων περιλαμβάνει: Προεγκρίσεις Τεχνικό δελτίο υποέργου Δελτίο παρακολούθησης-αξιολόγησης πράξης Δελτίο παρακολούθησης-αξιολόγησης υποέργου Δελτίο δήλωσης δαπανών και Διοικητικής επαλήθευσης Δελτίο καταχώρισης διορθώσεων 1. ΠΡΟΕΓΚΡΙΣΕΙΣ 1.1. Γενικά στοιχεία Η οθόνη των προεγκρίσεων εξυπηρετεί την αποτύπωση της διαδικασίας ελέγχου που εφαρμόζεται: Α) πριν τη διενέργεια της διαδικασίας δημοπράτησης, Β) πριν τη σύναψη σύμβασης, Γ) σε κάθε τροποποίηση σύμβασης σε όλες τις κατηγορίες υποέργων σε πράξεις πλην κρατικών ενισχύσεων. Οι σχετικές διαδικασίες περιγράφονται στο Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου συγχρηματοδοτούμενων πράξεων πλην κρατικών ενισχύσεων/λειτουργική περιοχή II: Παρακολούθηση της υλοποίησης: Διαδικασίες ΙΙ_1, ΙΙ_2 και ΙΙ_3. Μέσω της διαδρομής Παρακολούθηση/Πράξεις πλην Κρατικών Ενισχύσεων/Προεγκρίσεις (εικόνα 1.1) εμφανίζεται η οθόνη των Προεγκρίσεων (εικόνα 1.2). Εικόνα 1.1 Στο τμήμα «Προεγκρίσεις Σταδίων Εξέλιξης Συμβάσεων» εισάγονται τα στοιχεία που είναι κοινά για όλα τα υποέργα και παραμένουν αμετάβλητα σε όλα τα στάδια προεγκρίσεων. Ο Φορέας Διαχείρισης, ο Δικαιούχος και το κάθε υποέργο είναι στοιχεία υποχρεωτικά, που ορίζουν μοναδιαία μια προέγκριση. Αν απαιτηθούν αλλαγές στα στοιχεία αυτά τότε δημιουργείται νέα προέγκριση. Στο τμήμα «Συσχετιζόμενα Υποέργα» εισάγονται τα στοιχεία των υποέργων του δικαιούχου, για καθένα από τα οποία ακολουθείται η διαδικασία των προεγκρίσεων. Το τμήμα «Εκδόσεις Προεγκρίσεων» & «Αποτελέσματα Εξέτασης» περιλαμβάνει τα στοιχεία των τριών σταδίων προεγκρίσεων (1 Δημοπράτησης, 2 Σύμβασης, 3 Τροποποίηση σύμβασης) που 5
εισάγονται ως διαφορετικές εκδόσεις. Σε αυτό αναπτύσσεται η διαδικασία της προέγκρισης ανά υποέργο. Επομένως, έχοντας επιλέξει το υποέργο στην προηγούμενη λίστα εισάγονται από κάτω τα στοιχεία της διαδικασίας προέγκρισής του. Εικόνα 1.2 Τα πεδία που συμπληρώνονται είναι: Φορέας Παρακολούθησης, με άνοιγμα από το List Box της σχετικής λίστας από τον πυρήνα του ΟΠΣ. Το πεδίο είναι υποχρεωτικό. Δικαιούχος, με άνοιγμα από το List Box της σχετικής λίστας από τον πυρήνα του ΟΠΣ. Το πεδίο είναι υποχρεωτικό. Τύπος Σύμβασης & Διαδικασία Διαγωνισμού, με χρήση των Drop Down Λιστών. Τα στοιχεία αυτά περιγράφουν το θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο μιας δημόσιας σύμβασης. Αναθέτουσα Αρχή, με άνοιγμα από το List Box της σχετικής λίστας από τον πυρήνα του ΟΠΣ. Κωδικός ΑΑ, ο κωδικός της προέγκρισης που έχει δοθεί από την Αναθέτουσα Αρχή, εφόσον είναι γνωστός. Κωδικός MIS της Πράξης, ο οποίος ανακαλείται από τη λίστα των πράξεων του συγκεκριμένου δικαιούχου.. Τίτλος Πράξης: προκύπτει αυτόματα με την καταχώριση του Κωδικού MIS Κωδικός Υποέργου, ο οποίος ανακαλείται από τη λίστα υποέργων της πράξης, που εμφανίζει το σύστημα από το ΤΔΠ 6
Τίτλος Υποέργου, ΕΠ, Άξονας: προκύπτουν αυτόματα με την καταχώριση του Κωδικού Υποέργου. Έχοντας επιλεγμένο το υποέργο ο χρήστης εισάγει: Είδος προέγκρισης: με τιμές 1 = Δημοπράτηση, 2 = Σύμβαση και 3 = Τροποποίηση Σύμβασης Τίτλο Η έκδοση συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα. Για τα υπόλοιπα πεδία της οθόνης ισχύουν τα ακόλουθα: Ημερομηνίες Εξέλιξης <Δημοσίευση> <Διαγωνισμός>: επιτρέπεται να συμπληρώνεται όταν το είδος προέγκρισης είναι 2. Αντικείμενο Τροποποίησης <Χρονοδιάγραμμα> <Οικονομικό Αντικείμενο> <Φυσικό Αντικείμενο>: επιτρέπεται να συμπληρώνεται όταν το είδος προέγκρισης είναι 3. Προϋπολογισμοί: συμπληρώνονται από τον χρήστη. Στοιχεία Πρωτοκόλλου <Υποβολή Φακέλου> <Έκδοση Προέγκρισης>:συμπληρώνονται Αριθμός Πρωτοκόλλου & Ημερομηνία Αποτελέσματα Εξέτασης: δεν είναι επεξεργάσιμα, το περιεχόμενο αντλείται από τις λίστες εξέτασης Σύμφωνα με το Εγχειρίδιο Διαδικασιών Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου, σύμφωνη ή μη γνώμη για τα διάφορα στάδια προεγκρίσεων διατυπώνεται με βάση την αντίστοιχη συμπληρωμένη Λίστα Ελέγχου Σταδίου Δημοπράτησης/Σύμβασης/Τροποποίησης Σύμβασης. Συνακόλουθα, η φόρμα των Προεγκρίσεων συνδέεται με τη φόρμα των λιστών Προεγκρίσεων. Η συμπλήρωση της δεύτερης είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την επικύρωση της πρώτης. Το πεδίο Κατάσταση ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα. Οι δυνατές καταστάσεις μιας έκδοσης είναι: Υπο επεξεργασία, όταν η συγκεκριμένη έκδοση προέγκρισης είναι ανέλεγκτη,έγκριση, όταν η έκδοση επικυρώνεται και το αποτέλεσμα της εξέτασης είναι σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις Απόρριψη, όταν η έκδοση επικυρώνεται και το αποτέλεσμα της εξέτασης είναι αρνητικό. 7
1.2. Λίστα εξέτασης Με το πάτημα του κουμπιού εμφανίζεται η οθόνη (εικόνα 1.3) στην οποία ο χρήστης συμπληρώνει την αντίστοιχη προς το Είδος Προέγκρισης (1 Δημοπράτηση, 2 Σύμβαση, 3 Τροποποίηση Σύμβασης) λίστα εξέτασης. Η Λίστα Εξέτασης είναι ανάλογη με τον Τύπο Σύμβασης, Διαδικασία Διαγωνισμού και Είδος Υποέργου. Εικόνα 1.3 Η οθόνη περιλαμβάνει τα παρακάτω μη επεξεργάσιμα πεδία, που έρχονται αυτόματα από το σύστημα: Κωδικός MIS Κωδικός Υποέργου Αριθμός προέγκρισης Έκδοση προέγκρισης Τύπος δελτίου. Με το πάτημα του κουμπιού εμφανίζονται οι Κωδικοί και τα Ερωτήματα, που περιέχονται στην αντίστοιχη με το είδος τυποποιημένη Λίστα Εξέτασης, που περιλαμβάνεται στο Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου. Ο χρήστης: Επιλέγει σε κάθε ερώτημα από τις δυνατές απαντήσεις, που εμφανίζονται ως check boxes και είναι Ναι, Όχι και Δεν αφορά. Δίπλα σε κάθε απάντηση υπάρχει η δυνατότητα καταγραφής σχολίων στη στήλη Αιτιολόγηση/Παρατηρήσεις. Οδηγίες για την συμπλήρωση κάθε ερωτήματος παρατίθενται μέσω του αντίστοιχου κουμπιού. Εισάγει, εφόσον έχει, τις παρατηρήσεις του στο text πεδίο Γενικές Παρατηρήσεις. Καταχωρίζει Ημερομηνία Εξέτασης και τα στοιχεία του Υπεύθυνου Εξέτασης με άνοιγμα της σχετικής λίστας από τον Πυρήνα του ΟΠΣ. Προβαίνει σε αποθήκευση. 8
Σύμφωνα με την προδιαγεγραμμένη στο Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου διαδικασία, με βάση τη συμπληρωμένη από τον υπεύθυνο Λίστα Εξέτασης ο Προϊστάμενος της ΔΑ ή του ΕΦΔ διατυπώνει Σύμφωνη Γνώμη ή Σύμφωνη Γνώμη υπό προϋποθέσεις ή Αρνητική Γνώμη. Η διαδικασία αυτή καταχωρίζεται στο σύστημα ως εξής: Ο χρήστης εισάγει την απάντηση Σύμφωνη Γνώμη ή Σύμφωνη Γνώμη υπό προϋποθέσεις ή Αρνητική Γνώμη στο πεδίο Εισήγηση. Στη συνέχεια επιστρέφει στην οθόνη Προεγκρίσεων (εικόνα 1.2), όπου πλέον εμφανίζεται συμπληρωμένο το τμήμα Αποτελέσματα Εξέτασης. Εφόσον έχουμε Σύμφωνη Γνώμη ενεργοποιείται το κουμπί Έλεγχος για την επικύρωση της προέγκρισης και η προέγκριση ισχύει. 1.3. Ειδικά στοιχεία Οι διαδικασίες Προέγκρισης Σύμβασης και Προέγκρισης Τροποποίησης Σύμβασης στο ΟΠΣ είναι ίδιες με τη Διαδικασία διενέργειας δημοπράτησης. Τα τμήματα «Προεγκρίσεις Σταδίων Εξέλιξης Συμβάσεων» και «Συσχετιζόμενα υποέργα» της οθόνης Προέγκρισης παραμένουν αμετάβλητα. Διαφοροποιήσεις υπάρχουν στα παρακάτω. για Προέγκριση Σύμβασης: Επιλέγοντας Υποέργο εισάγεται Είδος Προέγκρισης 2 (Σύμβασης) και συμπληρώνονται οι Ημερομηνίες Εξέλιξης. Στη φόρμα της Λίστας Εξέτασης εισάγονται τα περιεχόμενα της τυποποιημένης Λίστας Εξέτασης Προέγκρισης Σύμβασης του ΣΔΕ και ακολουθείται ακριβώς η διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω. Εφόσον υπάρχει ελεγμένη Προέγκριση Σύμβασης, προχωράει ο χρήστης στην καταχώριση Τεχνικού Δελτίου Υποέργου. για Προέγκριση Τροποποίησης Σύμβασης: Επιλέγοντας το εκάστοτε Υποέργο εισάγεται ως Είδος Προέγκρισης -Τροποποίηση Σύμβασης ενώ τώρα συμπληρώνεται αντιστοίχως και τα Check Boxes στο Αντικείμενο Τροποποίησης (Χρονοδιάγραμμα, Οικονομικό Αντικείμενο, Φυσικό Αντικείμενο). Στη φόρμα της Λίστας Εξέτασης εισάγονται τα περιεχόμενα της τυποποιημένης Λίστας Εξέτασης Προέγκρισης Τροποποίησης Σύμβασης του ΣΔΕ και ακολουθείται ακριβώς η διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω. Σημειώνεται ότι, σε περίπτωση τροποποίησης σύμβασης βάσει της οποίας τροποποιούνται στοιχεία της Απόφασης Ένταξης, ο χρήστης οφείλει να προχωρήσει σε τροποποίηση της Απόφασης Ένταξης της πράξης, σύμφωνα με την αναφερόμενη στο κεφάλαιο της Απόφασης Ένταξης διαδικασία. Αναλόγως τροποποιείται και το Τεχνικό Δελτίο Υποέργου. 9
2. Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) Σύμφωνα με το Σύστημα Διαχείρισης & Ελέγχου Πράξεων πλην Κρατικών Ενισχύσεων, ο δικαιούχος εφόσον υπογράψει το εγκεκριμένο από τη Διαχειριστική Αρχή Σχέδιο Σύμβασης συντάσσει το Τεχνικό Δελτίο Υποέργου. Προϋποθέσεις: Η ολοκλήρωση της διαδικασίας Προέγκρισης Σύμβασης από τη Διαχειριστική Αρχή με την έκδοση της σχετικής Προέγκρισης Σύμβασης. Επομένως για να καταχωριστεί ΤΔΥ στο ΟΠΣ πρέπει να υπάρχει ελεγμένη Προέγκριση Σύμβασης 2. Η σχέση που ισχύει είναι 1 προέγκριση ανά 1 Υποέργο. Για την εισαγωγή τροποποίησης ΤΔΥ πρέπει να υπάρχει ελεγμένη Προέγκριση τροποποίησης σύμβασης 3. Επισημάνσεις: Η υποβολή ΤΔΠ και ΤΔΥ στο ΕΣΠΑ γίνεται σε ανεξάρτητες χρονικές στιγμές. Μία έκδοση ΤΔΠ μπορεί να αντιστοιχεί σε μία ή περισσότερες εκδόσεις ΤΔΥ (π.χ. τροποποίηση σύμβασης έκδοση 2 ΤΔΥ, χωρίς να απαιτείται τροποποίηση πράξης - έκδοση 1 ΤΔΠ ή τροποποίηση πράξης - έκδοση 2 ΤΔΠ, χωρίς να απαιτείται τροποποίηση σε ορισμένα ΤΔΥ έκδοση 1). Σε κάθε περίπτωση ο συσχετισμός γίνεται πάντα μεταξύ του τελευταίου ΤΔΠ και του τελευταίου ΤΔΥ. Η διαδρομή για την εμφάνιση Τεχνικού Δελτίου Υποέργου εικονίζεται στην οθόνη (εικόνα 2.1). Σημειώνεται ότι η οθόνη για το Τεχνικό Δελτίο Υποέργου ΕΤΠΑ & Ταμείο Συνοχής και ΕΚΤ είναι κοινή, με το πεδίο των δεικτών να έχει εφαρμογή μόνο για ΤΔΥ ΕΚΤ. Εικόνα 2.1 Επιλέγοντας ΤΔΥ προκύπτει η οθόνη (εικόνα 2.2) Τεχνικού Δελτίου Υποέργου σε κατάσταση Αναζήτησης. Εισάγοντας τον κωδικό MIS της Πράξης ανακαλούνται από το Τεχνικό Δελτίο Πράξης τα πεδία: Κωδικός ΕΣΠΑ Κωδικός ΕΠ Κωδικός Άξονα Προτεραιότητας Τίτλος της Πράξης Κωδικός Υποέργου 10
Εικόνα 2.2 Ο χρήστης καλείται να συμπληρώσει στοιχεία στις επιμέρους καρτέλες Γενικά, Ανάδοχοι, Διακριτά, Γεωγραφικές Περιοχές, Στοιχεία Υπευθύνων, Δείκτες, Κατηγορίες Δαπανών, Ετήσια Κατανομή. 2.1. Γενικά Η καρτέλα περιέχει τα γενικά στοιχεία του ΤΔΥ, για τα οποία ισχύουν τα εξής: Έκδοση: Αυτόματη αρίθμηση οπότε συμπληρώνεται ο κωδικός και εμφανίζεται και o τίτλος του Υποέργου. Α/Α Προέγκρισης: Ανακαλείται από Λίστα η προέγκριση, που περιλαμβάνει το συγκεκριμένο υποέργο. Έκδοση Προέγκρισης: Λαμβάνει τις δυνατές τιμές προεγκρίσεων, δηλαδή α) για Αρχικό ΤΔΥ (ΑΑ=1) δυνατές είναι μόνο οι ελεγμένες προεγκρίσεις είδους 2 Σύμβασης, β) για τροποποιήσεις (ΑΑ)>1 εμφανίζονται οι προεγκρίσεις είδους 3 Τροποποίηση Σύμβασης κ.ο.κ. Μια έκδοση προέγκρισης μπορεί να συσχετισθεί μόνο με μία έκδοση Υποέργου. Ημερομηνίες ΝΟΔΕ: o Ανάληψης: Συμπληρώνεται από τη σύμβαση & ενεργοποιείται έλεγχος, ώστε να είναι εντός του διαστήματος (έναρξη λήξη) εργασιών της Πράξης o Λήξης: Συμπληρώνεται από τη σύμβαση & ενεργοποιείται έλεγχος, ώστε να είναι εντός του διαστήματος (έναρξη λήξη) εργασιών της Πράξης o Τροποποίησης: Είναι υποχρεωτικό πεδίο για έκδοση ΤΔΥ>1 & ενεργοποιείται έλεγχος ώστε να είναι εντός του Διαστήματος Λήξης και έναρξης Εργασιών της Πράξης Τίτλος: Συμπληρώνεται ο τίτλος Υποέργου, όπως υπάρχει στο ΤΔΠ ή συμπληρώνεται ο τίτλος της σύμβασης και στη συνέχεια επικαιροποιείται το ΤΔΠ. Σύντομη Τεχνική Περιγραφή: Συμπληρώνεται από τη σύμβαση. 11
Επιβλέπουσα Υπηρεσία: Προκύπτει από λίστα, από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Παραδοτέα: Συμπληρώνονται από τη σύμβαση. Προϋπολογισμός (Π/Υ): Εισάγεται ο συνολικός προϋπολογισμός της Σύμβασης (Δημοσία Δαπάνη του Υποέργου, επιλέξιμη ΔΔ, Ιδιωτική Δαπάνη και ο ΦΠΑ). Ελέγχεται ότι ο Π/Υ των Υποέργων (ΔΔ, επιλέξιμη ΔΔ) είναι μικρότερος /ίσος από τον Π/Υ της Πράξης. Στοιχεία Πρωτοκόλλου της Διαχειριστικής Αρχής: o Αριθμός ΔΑ o Ημερομηνία Υποβολής ΔΑ 12
2.2. Ανάδοχοι Έχοντας συμπληρώσει την καρτέλα Γενικά και μετά την αποθήκευση των στοιχείων ο χρήστης προχωρά στην συμπλήρωση της καρτέλας Ανάδοχοι (εικόνα 2.3). Τα στοιχεία είναι υποχρεωτικά για την επικύρωση του ΤΔΥ. Εικόνα 2.3 Εδώ συμπληρώνεται: ΑΦΜ: Προκύπτει από λίστα από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Επωνυμία: Προκύπτει αυτόματα με την επιλογή του ΑΦΜ. 13
2.3. Διακριτά Μετά την αποθήκευση των στοιχείων ο χρήστης συμπληρώνει την καρτέλα Διακριτά (εικόνα 2.4). Εικόνα 2.4 Εδώ συμπληρώνεται: Διακριτό Τμήμα: επιλέγεται μέσω λίστας από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Ένας κωδικός διακριτού μπορεί να επιλεγεί μόνο μία φορά σε ένα Υποέργο. Ελέγχεται ότι ο κωδικός διακριτού δεν έχει δηλωθεί ξανά στο ίδιο υποέργο. Ονομασία Επωνυμία: Προκύπτει αυτόματα με την επιλογή του Διακριτού. Μονάδα Μέτρησης: Προκύπτει αυτόματα με την επιλογή του Διακριτού. Εγκεκριμένη Τιμή: Συμπληρώνεται Προϋπολογισμός: Προκύπτει από την ποσότητα και την μονάδα μέτρησης. Ελέγχεται ότι, το σύνολο των κατανομών στα Διακριτά ισούται με το συνολικό κόστος του Υποέργου. 14
2.4. Γεωγραφικές περιοχές Μετά την αποθήκευση των στοιχείων ο χρήστης ανακαλεί την καρτέλα Γεωγραφικές Περιοχές (εικόνα 2.5). Εικόνα 2.5 Εδώ συμπληρώνεται: Κωδικός - Περιφέρεια: Προκύπτει από λίστα από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Αν το υποέργο χωροθετείται σε περισσότερες από μία Περιφέρειες προστίθενται οι ανάλογες εγγραφές. Ελέγχεται από το σύστημα η ορθή συμπλήρωση των πεδίων. Κωδικός - Νομός: Προκύπτει από λίστα από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Αν το υποέργο χωροθετείται σε περισσότερους από έναν Νομούς προστίθενται οι ανάλογες εγγραφές. Ελέγχεται από το σύστημα η ορθή συμπλήρωση των πεδίων. Κωδικός Δήμος/Κοινότητα: Προκύπτει από λίστα από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Αν το υποέργο χωροθετείται σε περισσότερους από έναν Δήμους/Κοινότητες προστίθενται οι ανάλογες εγγραφές. Ελέγχεται από το σύστημα η ορθή συμπλήρωση των πεδίων. Ποσό: Εισάγεται το ποσό ΔΔ του υποέργου, που χωροθετείται στην αντίστοιχη γεωγραφική περιοχή και προκύπτει από το ποσοστό. Η ανάλυση πρέπει να γίνεται στο ίδιο επίπεδο Γεωγραφικής Περιοχής. Ελέγχεται ότι το σύνολο των κατανομών του υποέργου ανά Γεωγραφική Περιοχή δεν υπερβαίνει την κατανομή της Πράξης στην ίδια περιοχή. Ποσοστό: Εισάγεται το ποσοστό της ΔΔ του υποέργου που αντιστοιχεί στο χαμηλότερο επίπεδο γεωγραφικής περιοχής στην οποία χωροθετείται το υποέργο. Στις περιπτώσεις που το υποέργο χωροθετείται σε περισσότερες από μία γεωγραφικές περιοχές, το ποσοστό επιμερίζεται, βάσει υπολογισμού της συμμετοχής της δημόσιας δαπάνης σε κάθε γεωγραφική περιοχή αντίστοιχα. Ελέγχεται ότι το άθροισμα των κατανομών σε Γεωγραφικές Περιοχές ισούται κάθε φορά με 100. 15
2.5. Στοιχεία υπευθύνου Μετά την αποθήκευση των στοιχείων ο χρήστης ανακαλεί την καρτέλα Στοιχεία Υπευθύνου (εικόνα 2.6), όπου εισάγονται τα στοιχεία υπευθύνου της Επιβλέπουσας Υπηρεσίας. Εικόνα 2.6 2.6. Δείκτες (μόνο για πράξεις ΕΚΤ) Μετά την αποθήκευση, συμπληρώνεται η καρτέλα Δεικτών, μόνο για πράξεις ΕΚΤ (εικόνα 2.7). Εικόνα 2.7 16
Εδώ εισάγονται: ΟΠΣ-ΕΣΠΑ/ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ Κωδικός Δείκτη: Προκύπτει από λίστα από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Ένας κωδικός Δείκτη μπορεί να εμφανίζεται μόνο μία φορά σε ένα Υποέργο. Ελέγχεται από το σύστημα. Ονομασία Δείκτη: Προκύπτει αυτόματα με την επιλογή του Κωδικού Δείκτη. Μονάδα Μέτρησης: Προκύπτει αυτόματα με την επιλογή του Κωδικού Δείκτη. Τιμή Στόχος: Εισάγεται από το έντυπο ΤΔΥ βάσει του ΤΔΠ. Ελέγχεται ότι το σύνολο των τιμών - στόχων του υποέργου δεν υπερβαίνει τα σύνολα των τιμών -στόχων της πράξης. 17
2.7. Κατηγορίες δαπανών Στη συνέχεια συμπληρώνεται η καρτέλα Κατηγορίες Δαπανών (εικόνα 2.8). Τα στοιχεία είναι υποχρεωτικά για την επικύρωση του ΤΔΥ. Εικόνα 2.8 Εδώ συμπληρώνεται: Κωδικός Κατηγορίας Δαπάνης: Προκύπτει από λίστα από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Οι κωδικοί επιλέξιμων Δαπανών προκύπτουν από τις κατηγορίες Δαπανών, που έχουν δηλωθεί στο ΤΔΠ και η συμφωνία ελέγχεται από το σύστημα. Περιγραφή: Προκύπτει αυτόματα με την επιλογή του Κωδικού Κατηγορίας Δαπάνης. Δημόσια Δαπάνη: Εισάγεται από την Κατανομή που υπάρχει στο έντυπο ΤΔΥ Ελέγχεται από το σύστημα ότι το σύνολο των κατανομών της ΔΔ δεν υπερβαίνει τα αντίστοιχα ποσά του Υποέργου. Επιλέξιμη Δημοσία Δαπάνη: Εισάγεται από την Κατανομή που υπάρχει στο έντυπο ΤΔΥ. Ελέγχεται από το σύστημα ότι το σύνολο των κατανομών της Επιλέξιμης ΔΔ δεν υπερβαίνει τα αντίστοιχα ποσά του Υποέργου. 18
2.8. Ετήσια κατανομή ΟΠΣ-ΕΣΠΑ/ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ Μετά την αποθήκευση ο χρήστης ανακαλεί την καρτέλα Ετήσια Κατανομή (εικόνα 2.9). Εικόνα 2.9 Εδώ εισάγονται: Έτος: Προκύπτει από λίστα από το σχετικό αρχείο κωδικοποιημένων του ΟΠΣ. Ελέγχεται ότι το έτος χρηματοδότης είναι το ίδιο η μεταγενέστερο της ημερομηνίας έναρξης του υποέργου. Δημόσια Δαπάνη: Εισάγεται από την Κατανομή που υπάρχει στο έντυπο ΤΔΥ Επιλέξιμη Δημοσία Δαπάνη: Εισάγεται από την Κατανομή που υπάρχει στο έντυπο ΤΔΥ. 19
2.9. Έλεγχοι επικύρωσης Μετά την εισαγωγή όλων των στοιχείων μπορεί να ενεργοποιηθεί το κουμπί, οπότε εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη (εικόνα 2.10). Εικόνα 2.10 Ο έλεγχος αναδεικνύει πιθανές λανθασμένες καταχωρήσεις ή ελλείψεις του ΤΔΥ. Μετά την διόρθωσή τους, επιλέγεται η επιλογή Έλεγχος ΝΑΙ για επικύρωση. Το σύστημα επιτρέπει την αποθήκευση του ΤΔΥ. 20
3. ΔΕΛΤΙΟ ΔΗΛΩΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ (ΔΔΔ)/ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ Προϋποθέσεις για την εισαγωγή δελτίων δήλωσης δαπανών: α. κατάσταση πράξης ενταγμένη, β. δεν εκκρεμεί τροποποίηση Απόφασης Ένταξης (δηλαδή δεν υπάρχει στο ΟΠΣ απόφαση ανέλεγκτη ή χωρίς στοιχεία πρωτοκόλλου), γ. υπάρχει ΤΔΥ ελεγμένο, δ. η Ημερομηνία ισχύος του ΤΔΥ (Ανάληψης) είναι μικρότερη από την τελευταία ημέρα του μήνα του δελτίου και ε. δεν εκκρεμεί προέγκριση τροποποίησης σύμβασης (δηλαδή δεν υπάρχει στο ΟΠΣ ανέλεγκτη). Στο μενού Παρακολούθηση του ΟΠΣ έχει ενταχθεί και η Διαδικασία Διοικητικής Επαλήθευσης Δαπανών, όπως περιγράφεται στο Σύστημα Διαχείρισης & Ελέγχου και συγκεκριμένα στο Δελτίο Δήλωσης Δαπανών. Το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών δηλώνεται ανά Υποέργο. 3.1. Γενικά στοιχεία Η διαδρομή για την εμφάνιση του Δελτίου Δήλωσης Δαπανών εικονίζεται παρακάτω (εικόνα 3.1). Η οθόνη του Δελτίου Δήλωσης Δαπανών (εικόνα 3.2) έρχεται σε κατάσταση αναζήτησης στο πεδίο Κωδικός MIS. Εικόνα 3.1 Εικόνα 3.2 21
Η οθόνη στο πάνω μέρος περιέχει τα στοιχεία του δελτίου. Συγκεκριμένα, εκτελώντας αναζήτηση με βάση τον Κωδικό MIS το σύστημα εισάγει αυτόματα: Κωδικό & Τίτλο ΕΣΠΑ Κωδικό & Τίτλο ΕΠ Κωδικό & Περιγραφή Άξονα Προτεραιότητας Κατάσταση πράξης: Ενταγμένο. Ο χρήστης επιλέγει στο πεδίο Υποέργο με άνοιγμα της λίστας των υποέργων της πράξης, το υποέργο που αφορά το συγκεκριμένο Δελτίο Δήλωσης Δαπανών. Στη συνέχεια καταχωρίζει: Α/Α δελτίου, Έτος: επιλέγεται από λίστα, Μήνας: επιλέγεται από λίστα, οπότε εμφανίζεται η κατάσταση δελτίου <Υποβολή Δικαιούχου>, Επισύναψη Στοιχείων: επιλογή με δυνατές τιμές <Αντίγραφα Παραστατικών> ή <Λογιστική Κατάσταση> ανάλογα με τα στοιχεία που έχει υποβάλλει ο Δικαιούχος, Στοιχεία Πρωτοκόλλου: o Ημερομηνία και Πρωτόκολλο Δικαιούχου o Ημερομηνία και Πρωτόκολλο ΔΑ/ΕΦΔ Ονοματεπώνυμο Συντάξαντα Δελτία Μήνα Αναφοράς: συμπληρώνονται αυτόματα από το σύστημα το ΤΔΠ και το ΤΔΥ, που ισχύουν την περίοδο αναφοράς του δελτίου. Τα στοιχεία αυτά παραμένουν αμετάβλητα στην οθόνη. Τα πεδία Κατάσταση δελτίου και Ημερομηνία καταχώρισης ενημερώνονται αυτόματα από το σύστημα ανάλογα με την πρόοδο εισαγωγής στοιχείων στο δελτίο. Συγκεκριμένα, οι δυνατές καταστάσεις ενός ΔΔΔ είναι: Υπό επεξεργασία: από τη δημιουργία του δελτίου μέχρι την επιτυχή εξέταση της πληρότητάς του (ενεργοποιημένο check box πλήρες) Υποβολή Δικαιούχου: πλήρες δελτίο μέχρι την επικύρωσή του (έλεγχος ΝΑΙ) Αποδεκτή Διαχείρισης: μετά την επικύρωση (έλεγχος ΝΑΙ) και μέχρι να συμπεριληφθεί σε αίτημα πληρωμής Πιστοποιημένη ΕΕ: μετά τη χρήση του σε αίτημα πληρωμής Οι καρτέλες Παραστατικά Δικαιούχου, Παραστατικά Αναδόχου, Συσχετισμός και Διοικητική επαλήθευση αναπτύσσονται στο κάτω μέρος. 22
3.2. Παραστατικά αναδόχου Στην καρτέλα Παραστατικά Αναδόχου (εικόνα 3.3), εισάγονται τα στοιχεία των παραστατικών του αναδόχου, που υποβάλλονται στο αντίστοιχο ΔΔΔ: Εικόνα 3.3 Μηνιαίο: συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα, Ανάδοχος: από τους αναδόχους που έχουν καταχωριστεί στη σύμβαση γενικά έρχεται εξ ορισμού ο πρώτος ανάδοχος και διαφοροποιείται εάν απαιτείται, Είδος Παραστατικού: επιλέγεται μέσω list box από το αρχείο του πυρήνα ΟΠΣ, οπότε εμφανίζεται ο κωδικός και η περιγραφή του. Υποχρεωτικά στις περιπτώσεις προκαταβολών απαιτείται να δηλώνεται είδος παραστατικού με κωδικό (3). Αριθμός Παραστατικού: συμπληρώνεται με τη μορφή Σειρά/Αριθμός/Έτος, Ημερομηνία: συμπληρώνεται η ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού, Καθαρό Ποσό: συμπληρώνεται το καθαρό ποσό του παραστατικού, Ποσό ΦΠΑ: συμπληρώνεται είτε αυτός είναι επιλέξιμος είτε όχι, Σύνολο: εξάγεται αυτόματα από το σύστημα ως άθροισμα του καθαρού ποσού και του ΦΠΑ, Παρατηρήσεις, Σύνολο: υπολογίζονται αυτόματα τα αθροίσματα των ποσών στις στήλες Καθαρό ποσό και Ποσό ΦΠΑ και Σύνολο, για το σύνολο των καταχωρισμένων μηνιαίων του υποέργου. Από το άθροισμα αυτό εξαιρούνται οι εγγραφές που αφορούν είδος παραστατικού αναδόχου 3 (Προκαταβολές). 23
3.3. Παραστατικά δικαιούχου Στην καρτέλα Παραστατικά Δικαιούχου (εικόνα 3.4) καταχωρίζονται τα ονομαστικά στοιχεία των Παραστατικών του Δικαιούχου. Εικόνα 3.4 Τα στοιχεία αυτά είναι τα εξής: Μηνιαίο: προκύπτει αυτόματα από το σύστημα, Είδος Παραστατικού: επιλέγεται μέσω list box από το αρχείο του πυρήνα ΟΠΣ, οπότε εμφανίζεται ο κωδικός και η περιγραφή του, Αριθμός Παραστατικού: συμπληρώνεται με τη μορφή Σειρά/Αριθμός/Έτος, ενώ μέσω της λίστας ο χρήστης ανακαλεί όλα τα παραστατικά του δικαιούχου (ανεξάρτητα από MIS), που έχουν διαθέσιμο υπόλοιπο. Ημερομηνία πληρωμής: δεν επιτρέπεται να είναι μεταγενέστερη από την ημερομηνία καταχώρισης στο ΟΠΣ, Αιτιολογία πληρωμής, Συνολικό Ποσό Πληρωμής: συμπληρώνεται το συνολικό ποσό που αναγράφεται στο παραστατικό του Δικαιούχου. Ποσό πληρωμής υποέργου: συμπληρώνεται το ποσό που αναλογεί στο συγκεκριμένο υποέργο και διαφοροποιείται από το συνολικό ποσό πληρωμής στην περίπτωση που το παραστατικό του Δικαιούχου αφορά πληρωμή και άλλου υποέργου, Αριθμός Λογαριασμού (προαιρετικό πεδίο) Σύνολο: υπολογίζεται αυτόματα το άθροισμα των ποσών πληρωμής του υποέργου, για το σύνολο των καταχωρισμένων μηνιαίων του υποέργου. Από το άθροισμα αυτό εξαιρούνται οι εγγραφές που αφορούν είδος παραστατικού αναδόχου 3 (Προκαταβολές). Μετά την αποθήκευση των στοιχείων, ο χρήστης επιλέγει την καρτέλα Συσχετισμός. 24
3.4. Συσχετισμός Η καρτέλα Συσχετισμός εμφανίζεται παρακάτω (εικόνα 3.5). Εικόνα 3.5 Στην οθόνη αυτή γίνεται η αντιστοίχιση των παραστατικών του Αναδόχου με τα παραστατικά του Δικαιούχου. Με βάση λοιπόν τα στοιχεία που έχουν καταχωριστεί στα Παραστατικά Αναδόχου και Δικαιούχου, τα στοιχεία που καταχωρίζονται στην οθόνη αυτή είναι: Στο τμήμα ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΝΑΔΟΧΟΥ: Αριθμός Παραστατικού Αναδόχου: Επιλέγεται από τη λίστα των παραστατικών, που έχουν ήδη καταχωριστεί για τον συγκεκριμένο ανάδοχο για τα οποία υπάρχει υπόλοιπο προς δήλωση και δεν έχουν «κλείσει» σε άλλους συσχετισμούς. Ποσό:(Το ποσό έρχεται αυτόματα με την καταχώριση του αριθμού του παραστατικού). Στο τμήμα ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΥ: Αριθμός Παραστατικού Δικαιούχου: Επιλέγεται από τη λίστα των παραστατικών, που έχουν ήδη καταχωριστεί για τα οποία υπάρχει υπόλοιπο για το υποέργο προς δήλωση. Ποσό: Το ποσό έρχεται αυτόματα μόλις καταχωριστεί ο αριθμός του παραστατικού. Στο τμήμα ΑΝΑΛΥΣΗ: Κατηγορία Δαπάνης: Συμπληρώνεται με άνοιγμα του List-box. Αν στο ΤΔΥ υπάρχει μια κατηγορία δαπάνης τότε έρχεται προσυμπληρωμένη. Ποσό Δήλωσης Δικαιούχου: εισάγεται το ποσό το οποίο έχει δηλώσει ο Δικαιούχος ως επιλέξιμο. 25
3.5. Διοικητική επαλήθευση πληρότητας και ορθότητας συμπλήρωσης Ο χρήστης επιλέγει την καρτέλα Διοικητική Επαλήθευση η οποία απεικονίζει το τμήμα Β του τυποποιημένου στο Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου εντύπου της Λίστας Διοικητικής Επαλήθευσης Δήλωσης Δαπανών, που αφορά στη διαδικασία διοικητικής επαλήθευσης της πληρότητας και ορθότητας συμπλήρωσης του δελτίου (εικόνα 3.6). Εικόνα 3.6 Ο χρήστης: επιλέγει το κουμπί Νέα Λίστα, οπότε εισάγονται τα ερωτήματα, σύμφωνα με το Τμήμα Β του τυποποιημένου εντύπου και ενημερώνεται το πεδίο Έκδοση με αυτόματη αρίθμηση από το σύστημα επιλέγει το Ονοματεπώνυμο Ελεγκτή μέσω της λίστας από τον πυρήνα του ΟΠΣ, συμπληρώνει Απάντηση (ΝΑΙ/ΟΧΙ) σε κάθε ερώτημα και Διορθώσεις/Παρατηρήσεις όπου απαιτείται, Αν οι απαντήσεις είναι ΝΑΙ σε όλα τα ερωτήματα, τότε ο χρήστης επιλέγει το check box Πλήρες Δελτίο και αποθηκεύει τα στοιχεία οπότε το πεδίο Κατάσταση Δελτίου παίρνει αυτόματα την κατάσταση Υποβολή από Δικαιούχο. Σημειώνεται ότι τα στοιχεία των δελτίων με κατάσταση Υποβολή Δικαιούχου δεν μπορούν να τροποποιηθούν. Αν υπάρχει απάντηση ΟΧΙ σε ερώτημα, τότε ο χρήστης εισάγει στο πεδίο Διορθώσεις/ Παρατηρήσεις. Το δελτίο στην περίπτωση αυτή δεν είναι πλήρες και εξακολουθεί να είναι σε κατάσταση Υπό επεξεργασία. Η καταχώριση του δελτίου συνεχίζει κανονικά. Μετά την ολοκλήρωση της εξέτασης της πληρότητας του δελτίου, ο χρήστης καλείται στον συσχετισμό να διενεργήσει τη διαδικασία διοικητικής επαλήθευσης σύμφωνα με το Τμήμα Γ&Δ τυποποιημένου εντύπου της Λίστας Διοικητικής Επαλήθευσης Δήλωσης Δαπανών Υποέργου. 26
Ο έλεγχος του δελτίου γίνεται κάθε φορά που έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία της διοικητικής επαλήθευσης, επομένως μετά την εξέταση Γ&Δ κάθε εγγραφής δαπανών στον συσχετισμό ο χρήστης επιστρέφει στην καρτέλα Διοικητική Επαλήθευση για να πατήσει ΕΛΕΓΧΟΣ (ΝΑΙ). Εφόσον σε δελτίο που δεν ήταν πλήρες γίνουν οι διορθώσεις και καλυφθούν οι ελλείψεις τότε εισάγεται νέα λίστα (επόμενη έκδοση) και η διαδικασία επαναλαμβάνεται. 3.6. Διοικητική επαλήθευση δήλωσης δαπανών Από την οθόνη του συσχετισμού (εικόνα 3.5) σε κάθε εγγραφή ο χρήστης διενεργεί διοικητικό έλεγχο των δηλωθέντων δαπανών. Επιλέγοντας το κουμπί ΓΔ μιας εγγραφής, καλείται η οθόνη, που αντιστοιχεί στο Τμήμα Γ&Δ του τυποποιημένου εντύπου της Λίστας Διοικητικής Επαλήθευσης Δήλωσης Δαπανών Υποέργου (εικόνα 3.7). Εικόνα 3.7 Η οθόνη εμφανίζει αυτόματα τα πεδία: Κωδικός MIS, Υποέργο, Α/Α Μηνιαίου, Α/Α Συσχετισμού: Δίνεται αυτόματα από το σύστημα, Έκδοση: Δίνεται αυτόματη αρίθμηση από το σύστημα, Τύπος Δελτίου: ο τύπος της λίστας είναι Διοικητική Επαλήθευση Γ&Δ, Ημερομηνία Ελέγχου: εμφανίζεται η ημερομηνία του πιο πρόσφατου ελέγχου του δελτίου, Κωδικός και Ερώτημα: πρόκειται για τα Σημεία Ελέγχου της τυποποιημένης λίστας, που ανακαλούνται αυτόματα από τον Πυρήνα του ΟΠΣ. Το σύστημα ανακαλεί όλα τα ερωτήματα της λίστας με προσυμπληρωμένη την απάντηση ΝΑΙ. Εφόσον αυτό ισχύει, δηλαδή δεν υπάρχουν διορθώσεις, ο χρήστης επιστρέφει στην οθόνη συσχετισμού, και αυτόματα το ποσό από τη στήλη Ποσό Δήλωσης Δικαιούχου μεταφέρεται στη στήλη ΑΠΟΔΕΚΤΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ. 27
Σε περίπτωση που σε κάποιο ερώτημα η απάντηση είναι ΟΧΙ, τότε ο χρήστης υποχρεωτικά συμπληρώνει το ποσό Διόρθωσης Δαπανών και την Αιτιολόγηση Διόρθωσης. Εφόσον, οι διορθώσεις είναι περισσότερες της μίας τα ποσά αθροίζονται στο τέλος της λίστας. Επιστρέφοντας στην καρτέλα συσχετισμού, το σύστημα έχει εισάγει στη στήλη Προσωρινές Διορθώσεις ΔΕ το συνολικό ποσό διόρθωσης. Η διαδικασία επαναλαμβάνεται για κάθε γραμμή -εγγραφή της καρτέλας συσχετισμού, ώστε να έχει συμπληρωθεί απάντηση σε όλα τα ερωτήματα της λίστας για κάθε εγγραφή Δήλωσης Δαπάνης. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας επιτρέπεται ο έλεγχος του δελτίου (κουμπί ΕΛΕΓΧΟΣ στην καρτέλα Διοικητική Επαλήθευση). Πατώντας ΕΛΕΓΧΟΣ (ΝΑΙ): Αν το δελτίο είναι πλήρες, η κατάσταση του δελτίου μεταβάλλεται από Υποβολή Δικαιούχου σε Αποδεκτή Διαχείρισης. Αν το δελτίο δεν είναι πλήρες, η κατάστασή του παραμένει Υποβολή Δικαιούχου. Τα ποσά από τη στήλη Προσωρινές Διορθώσεις (αν υπάρχουν) μεταφέρονται στη στήλη Αποδεκτό Διαχείρισης Η ημερομηνία καταχώρισης ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που ελέγχεται. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επαναλάβει τη διαδικασία της διοικητικής επαλήθευσης με τη δημιουργία νέας λίστας (νέα έκδοση) ως αντίγραφο της προηγούμενης, οπότε μπορεί να εισάγει νέες διορθώσεις. Κάθε λίστα είναι ανακεφαλαιωτική και ισχύει η τελευταία ελεγμένη. Μετά την χρήση ενός ΔΔΔ σε Αίτηση Πληρωμής (Κατάσταση Δελτίου Πιστοποιημένη Ε.Ε.) δεν είναι εφικτή καμία τροποποίηση των στοιχείων του Δελτίου και της Λίστας. 28
4. ΔΕΛΤΙΟ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ (ΔΔΦΑ) Το μενού Παρακολούθηση του ΟΠΣ για τις πράξεις κρατικών ενισχύσεων περιλαμβάνει το δελτίο παρακολούθησης δαπανών-φυσικού αντικειμένου (ΔΔΦΑ), στο οποίο έχει ενσωματωθεί και η διαδικασία διοικητικής επαλήθευσης δαπανών, όπως περιγράφεται στο Σύστημα Διαχείρισης & Ελέγχου. Προϋπόθεση για την εισαγωγή δελτίων παρακολούθησης δαπανών-φυσικού αντικειμένου είναι η ύπαρξη ελεγμένου τεχνικού δελτίου πράξης. 4.1. Γενικά στοιχεία Η διαδρομή για την εμφάνιση του δελτίου παρακολούθησης δαπανών-φυσικού αντικειμένου (ΔΔΦΑ) εικονίζεται παρακάτω (εικόνα 4.1). Η οθόνη του δελτίου στο πεδίο Κωδικός MIS (εικόνα 4.2) έρχεται σε κατάσταση αναζήτησης. Εικόνα 4.1 Εικόνα 4.2 Η οθόνη στο πάνω μέρος περιέχει τα στοιχεία του δελτίου. Συγκεκριμένα, εκτελώντας αναζήτηση με βάση τον Κωδικό MIS το σύστημα εισάγει αυτόματα: Κωδικό & Τίτλο ΕΣΠΑ Κωδικό & Τίτλο ΕΠ Κωδικό & Περιγραφή Άξονα Προτεραιότητας Κατάσταση πράξης: Ενταγμένο 29
Στη συνέχεια καταχωρίζονται: ΟΠΣ-ΕΣΠΑ/ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ Α/Α δελτίου, Έτος: επιλέγεται από λίστα, Μήνας: επιλέγεται από λίστα, οπότε εμφανίζεται η κατάσταση δελτίου <Υπό Επεξεργασία>, Στοιχεία Πρωτοκόλλου: o Ημερομηνία και Πρωτόκολλο του Δικαιούχου o Ημερομηνία και Πρωτόκολλο ΔΑ/ΕΦΔ Ονοματεπώνυμο Συντάξαντα Δελτία Μήνα Αναφοράς: συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα το ΤΔΠ, που ισχύει την περίοδο αναφοράς του δελτίου. Τα στοιχεία αυτά παραμένουν αμετάβλητα στην οθόνη. Οι δυνατές καταστάσεις ενός δελτίου είναι: Υπό επεξεργασία: από τη δημιουργία του δελτίου μέχρι την επικύρωσή του (έλεγχος ΝΑΙ) Αποδεκτή Διαχείρισης: μετά την επικύρωση και μέχρι να συμπεριληφθεί σε αίτημα πληρωμής Πιστοποιημένη ΕΕ: μετά τη συμμετοχή του σε αίτημα πληρωμής Η ημερομηνία καταχώρισης ενημερώνεται αυτόματα κατά την επικύρωση (έλεγχος ΝΑΙ) του δελτίου. Οι καρτέλες Παραστατικά Πιστοποιηθείσας Δαπάνης, Παραστατικά Πληρωμής Δημόσιας Δαπάνης, και Συσχετισμός αναπτύσσονται στο κάτω μέρος. 30
4.2. Παραστατικά πιστοποιηθείσας δαπάνης Στην καρτέλα παραστατικά πιστοποιηθείσας δαπάνης (εικόνα 4.3), εισάγονται τα στοιχεία των παραστατικών, που εκδίδει ο δικαιούχος και υποβάλλονται στο ΔΔΦΑ. Εικόνα 4.3 Τα στοιχεία αυτά είναι: Μηνιαίο: συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα, Δικαιούχος: εμφανίζεται ο κύριος δικαιούχος της πράξης, ενώ μέσω list box υπάρχει δυνατότητα επιλογής ενός από τους δικαιούχους που αναφέρονται στην καρτέλα συνεργαζόμενες επιχειρήσεις του ΤΔΠ, Είδος Παραστατικού: επιλέγεται μέσω list box από το αρχείο του πυρήνα ΟΠΣ, οπότε εμφανίζεται ο κωδικός και η περιγραφή του. Υποχρεωτικά στις περιπτώσεις προκαταβολών απαιτείται να δηλώνεται είδος παραστατικού με κωδικό (3). Αριθμός Παραστατικού: συμπληρώνεται με τη μορφή Σειρά/Αριθμός/Έτος, Ημερομηνία: συμπληρώνεται η ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού, Συνολικό Καθαρό Ποσό: συμπληρώνεται αντίστοιχα με την αιτιολογία πληρωμής (προκαταβολή ή πιστοποίηση) το ποσό της εγγυητικής επιστολής ή το καθαρό ποσό του οικονομικού αντικειμένου που πιστοποιήθηκε. Ενισχυόμενο Καθαρό Ποσό: συμπληρώνεται αντίστοιχα με την αιτιολογία πληρωμής (προκαταβολή ή πιστοποίηση) το ποσό της εγγυητικής επιστολής ή το ενισχυόμενο καθαρό ποσό σύμφωνα με τους όρους της απόφασης υπαγωγής της πράξης. Παρατηρήσεις Σύνολο: υπολογίζονται αυτόματα τα αθροίσματα στις στήλες Συνολικό Καθαρό Ποσό και Ενισχυόμενο Καθαρό Ποσό, για το σύνολο των καταχωρισμένων μηνιαίων της πράξης. Από το άθροισμα αυτό εξαιρούνται οι εγγραφές που αφορούν είδος παραστατικού πιστοποιηθείσας δαπάνης 3 (Προκαταβολές). 31
4.3. Παραστατικά πληρωμής δημόσιας δαπάνης Στην καρτέλα παραστατικά πληρωμής δημόσιας δαπάνης (εικόνα 4.4), εισάγονται τα στοιχεία των παραστατικών που εκδίδει ο φορέας διαχείρισης (ΕΦΔ), που υποβάλλονται στο αντίστοιχο ΔΔΦΑ. Εικόνα 4.4 Τα στοιχεία αυτά είναι τα εξής: Φορέας Παρακολούθησης: εμφανίζεται ο φορέας που καταβάλλει την ενίσχυση, Μηνιαίο: προκύπτει αυτόματα από το σύστημα, Είδος Παραστατικού: επιλέγεται μέσω list box από το αρχείο του πυρήνα ΟΠΣ, οπότε εμφανίζεται ο κωδικός και η περιγραφή του, Αριθμός Παραστατικού: συμπληρώνεται με τη μορφή Σειρά/Αριθμός/Έτος, Ημερομηνία πληρωμής: δεν επιτρέπεται να είναι μεταγενέστερη από την ημερομηνία καταχώρισης στο ΟΠΣ, Αιτιολογία πληρωμής: συμπληρώνεται η αιτιολογία πληρωμής, π.χ. Προκαταβολή, 1η δόση κλπ. Ποσό πληρωμής: συμπληρώνεται το ποσό της δημόσιας δαπάνης που καταβάλλεται στον δικαιούχο. Σύνολο: υπολογίζεται αυτόματα το άθροισμα των ποσών πληρωμής, για το σύνολο των καταχωρισμένων μηνιαίων της πράξης. Από το άθροισμα αυτό εξαιρούνται οι εγγραφές που αφορούν είδος παραστατικού πιστοποιηθείσας δαπάνης 3 (Προκαταβολές). Μετά την αποθήκευση των στοιχείων, ο χρήστης επιλέγει την καρτέλα Συσχετισμός. 32
4.4. Συσχετισμός Στην καρτέλα συσχετισμός (εικόνα 4.5), γίνεται η αντιστοίχιση των παραστατικών του δικαιούχου με τα παραστατικά του φορέα διαχείρισης. Εικόνα 4.5 Με βάση τα στοιχεία, που έχουν καταχωριστεί στις καρτέλες Παραστατικά Πιστοποιηθείσας Δαπάνης και Παραστατικά Πληρωμής Δημόσιας Δαπάνης, τα πεδία που ενημερώνονται είναι τα παρακάτω. Στο τμήμα Παραστατικά Πιστοποιηθείσας Δαπάνης: Αριθμός: Επιλέγεται από τη λίστα των παραστατικών, που έχουν ήδη καταχωριστεί για τα οποία υπάρχει υπόλοιπο προς δήλωση και δεν έχουν «κλείσει» σε άλλους συσχετισμούς. Ποσό: έρχεται αυτόματα με την καταχώριση του αριθμού του παραστατικού, το Συνολικό Καθαρό Ποσό από την καρτέλα Παραστατικά Πιστοποιηθείσας Δαπάνης. Στο τμήμα Παραστατικά Πληρωμής Δημόσιας Δαπάνης: Αριθμός: Επιλέγεται από τη λίστα των παραστατικών, που έχουν ήδη καταχωριστεί για τα οποία υπάρχει υπόλοιπο προς δήλωση. Ποσό: έρχεται αυτόματα μόλις καταχωριστεί ο αριθμός του παραστατικού, το Ποσό Πληρωμής από την καρτέλα Παραστατικά Πληρωμής Δημόσιας Δαπάνης. Στο τμήμα Ανάλυση: Κατηγορία Δαπάνης: συμπληρώνεται αυτόματα κωδικός 4 (Δημόσια επιχορήγηση). Ποσό Δήλωσης: συμπληρώνεται αυτόματα το Ποσό Πληρωμής από την καρτέλα Παραστατικά Πληρωμής Δημόσιας Δαπάνης. Αποδεκτό Διαχείρισης: συμπληρώνεται αυτόματα το ποσό της στήλης Ποσό Δήλωσης, μόλις γίνει η επικύρωση (έλεγχος ΝΑΙ) του δελτίου, οπότε και η κατάστασή του γίνεται Αποδεκτό Διαχείρισης. 33