Τµήµα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Ηλεκτρονικών Υπολογιστών

Τµήµα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Ηλεκτρονικών Υπολογιστών Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης ΘΕΜΑ : Ανάπτυξη µηχανισµών για συστήµατα διαχείρισης περιεχοµένου βασισµένων στο Web Επιβλέπων καθηγητής :Μ.Γ.Στρίντζης Ντάσιου Ευγενία Α.Ε.Μ : 3538 Συρµακέζη Αναστασία Α.Ε.Μ : 3366 Θεσσαλονίκη 2001 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Περιεχόµενα............1 Εισαγωγή.......4 1. Συστήµατα Workflow Management 1.1 Ορισµός και βασικά χαρακτηριστικά ενός workflow συστήµατος... 7 1.2 Ιστορία των τεχνολογιών workflow..9 1.3 Κατανοµή και συστήµατα Interfaces. 10 1.4 Η εξέλιξη του workflow..11 1.5 Γενική δοµή ενός workflow προϊόντος.. 12 1.6 Εναλλακτικά σενάρια υλοποίησης..13 1.7 Μοντέλο αναφοράς Workflow..17 1.8 Ορισµός του Workflow Enactment Service..18 1.9 Process Definition 1.9.1 Process Definition Tools 25 1.9.2 Workflow Definition Interchange (Interface 1). 25 1.10 WAPI Interoperability Functions (Interface 4).. 26 1.11 Συστήµατα ιαχείρισης 1.11.1Μέσα διαχείρισης και αποτύπωσης.....28 1.11.2 ιαχείριση και αποτύπωση του interface......29 1.12 Πρωτόκολλο WAPI......... 29 1.13 Εφαρµογές και χρήση του workflow από διάφορες εταιρείες 1.13.1.Information Access Systems, Inc......30 1.13.2.Mind Wrap......... 33 2

1.13.3. Gauss...... 35 1.13.4. Χρήση του workflow σε ιατρικές τεχνολογίες.......37 1.14. Παράδειγµα χρήσης του Workflow σε έναν οργανισµό...38 2 Εργαλεία προγραµµατισµού 2.1 Αναφορά στην γλώσσα προγραµµατισµού PHP. 2.1.1. Ορισµός και χρήση της PHP......43 2.1.2. Γιατί η PHP είναι τόσο δηµοφιλής...........45 2.1.3. Πρωτόκολλα που χρησιµοποιεί η PHP;............48 2.2. Η βάση Mysql 2.2.1. Ορισµός της Mysql.......... 51 2.2.2 Ασφάλεια της Mysql από τους crackers..........53 2.2.3 Ονόµατα χρηστών και passwords στην Mysql........ 55 2.2.4 phpmyadmin.....56 2.2.5 Προβλήµατα σχετικά µε Mysql και PHP...........59 2.2.6 Τι πρέπει να γίνει στο κοντινό µέλλον..........60 2.3. O Apache server 2.3.1 Τι είναι ο Apache server..........61 2.3.2 Apache project. 62 2.3.3 H ασφάλεια στον Apache............63 2.3.4 Τα µελλοντικά σχέδια στον Apache.......... 64 2.4 Templates.........65 3

3 ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΒΑΣΗΣ ΚΑΙ ΚΩ ΙΚΑ 3.1 Περιγραφή της βάσης δεδοµένων mail........70 3.2 Ανάλυση και περιγραφή του κώδικα.........74 3.3 Παράδειγµα εφαρµογής............77 3.4 Ανάπτυξη περαιτέρω εφαρµογών............100 4

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Τα τελευταία χρόνια παρατηρήθηκε αλµατώδης ανάπτυξη των νέων τεχνολογιών πληροφόρησης. Ολοένα και περισσότεροι επιστήµονες συνειδητοποιούν σήµερα την ανάγκη συµµετοχής τους στη νέα εποχή της πληροφορικής και των επικοινωνιών. Η ολοκλήρωση των προσπαθειών προς αυτήν την κατεύθυνση φαίνεται να οδηγεί σε ένα διαφορετικό τρόπο αντίληψης και ενηµέρωσης. Η καθηµερινή ενηµέρωση γίνεται πλέον συνεχής και αλληλεπιδραστική. Η συνεργασία των οµάδων ξεπερνά τους χρονικούς και τοπικούς περιορισµούς. Η ασφάλεια και η αξιοπιστία αποτελούν κρίσιµες παραµέτρους για την υλοποίηση των παραπάνω. Με προσιτό κόστος απόκτησης και λειτουργίας είναι δυνατή σήµερα η διακίνηση πληροφοριών, ηλεκτρονικών εγγράφων και εντύπων διαµέσου των δικτύων υπολογιστών σε τοπική και ευρεία κλίµακα. Χαρακτηριστικό παράδειγµα της ανάπτυξης των νέων τεχνολογιών αποτελεί το Internet, το οποίο προσφέρει την δυνατότητα πρόσβασης σε πλήθος πληροφοριών καθώς επίσης και δυνατότητα επικοινωνίας µεταξύ χρηστών µε emails. Επίσης είναι δυνατή η διακίνηση αρχείων, η αναζήτηση τους και τέλος, η ηλεκτρονική συνδιάλεξη,. Έτσι, παρατηρείται ανατροπή των παλαιότερων µηχανισµών διακίνησης αλλά και αποθήκευσης των πληροφοριών. Σήµερα λοιπόν, τα πληροφοριακά συστήµατα είναι πια κοινός τόπος στην καθηµερινή ζωή µας. εν υπάρχει ανθρώπινη δραστηριότητα που να µην υποστηρίζεται από κάποιο είδος υπολογιστικού συστήµατος, ενώ η απίστευτα µεγάλη ροή και συγκέντρωση πληροφοριών, η διεύρυνση των δικτύων επικοινωνίας και η αυξανόµενη χρήση βάσεων πληροφοριών από το σπίτι µας, συνθέτουν την εικόνα «πληροφοριοποιηµένης» κοινωνίας. Αποτέλεσµα της πληροφοριακής έκρηξης των τελευταίων χρόνων, αποτελεί και η εξάπλωση της τεχνολογίας των βάσεων δεδοµένων. Με τον όρο αυτό εννοούµε µια συλλογή χρήσιµων, κοινών πληροφοριών µε υψηλό βαθµό οργάνωσης την οποία µπορούν να χρησιµοποιούν και να ενηµερώνουν οι εφαρµογές του οργανισµού ή της επιχείρησης. Βεβαίως στην ανάπτυξή της 5

συντελούν και άλλοι παράγοντες όπως είναι η συνεχής αύξηση του κόστους προγραµµατισµού και συντήρησης των εφαρµογών, ο ραγδαία αυξανόµενος αριθµός των τελικών χρηστών των συστηµάτων πληροφορικής και η σχετική µείωση του κόστους. Βασικά χαρακτηριστικά µιας βάσης δεδοµένων είναι η κοινοκτηµοσύνη των δεδοµένων (µε ορισµένους βέβαια περιορισµούς στο δικαίωµα προσπέλασης) και ο διαχωρισµός τους από τα διάφορα προγράµµατα που τα χρησιµοποιούν. Επιπλέον, τα δεδοµένα κρατιούνται στον υπολογιστή µια µόνο φορά ανεξάρτητα του αν χρησιµοποιούνται σε περισσότερες από µια εφαρµογές, γεγονός που δηλώνει την εξοικονόµηση χώρου και την κατοχύρωση της ασφάλειας των πληροφοριών. Στηριζόµενοι στο συνδυασµό των δυνατοτήτων που παρέχουν τόσο το Internet όσο και ένα σύστηµα βάσεως δεδοµένων είναι δυνατή η αµφίδροµη επικοινωνία µεταξύ ανθρώπων µε τη βοήθεια των emails, ήχου, εικόνας, video, fax αλλά και άλλων τερµατικών συσκευών. Για παράδειγµα, η ροή των εργασιών στο εσωτερικό ενός οργανισµού όπου έγγραφα ή πληροφορίες ανταλλάσσονται µεταξύ των επικοινωνούντων (Workflow), αποτελεί µια από τις σηµαντικότερες εφαρµογές του παραπάνω συνδυασµού. Η ανάπτυξη λοιπόν µηχανισµών συνεργασίας για συστήµατα διαχείρισης περιεχοµένου βασισµένου στο Web, αποτέλεσε το σκοπό αυτής της εργασίας. Η συνεργασία πραγµατοποιείται µεταξύ ατόµων µιας οµάδας µε την ανταλλαγή µηνυµάτων και εγγράφων για την έκδοσή τους στο Internet. Έτσι, στο πρώτο κεφάλαιο της εργασίας µας αναπτύσσουµε τα συστήµατα Workflow δίνοντας τον ορισµό και τους διάφορους µηχανισµούς που χρησιµοποιούν. Επίσης, γίνεται αναφορά σε διάφορες εταιρίες που ασχολήθηκαν µε την ανάπτυξη µηχανισµών για την περαιτέρω βελτίωσή του. Στο δεύτερο κεφάλαιο, αναφερθήκαµε στα εργαλεία που χρησιµοποιήσαµε για την υλοποίηση του προγράµµατος όπως είναι η γλώσσα προγραµµατισµού PHP, µια απλή αλλά και ευρέως διαδεδοµένη γλώσσα, η βάση δεδοµένων Mysql για την δηµιουργία tables, στα οποία γίνεται η αποθήκευση των στοιχείων που µας ενδιαφέρουν. Επίσης χρησιµοποιήθηκαν ο Apache server ένας από τους 6

σηµαντικότερους και γρηγορότερους server που υπάρχουν στο εµπόριο καθώς και τα Templates για την διευκόλυνση της ανάπτυξης του κώδικα. Τέλος, στο τρίτο κεφάλαιο γίνεται η ανάπτυξη του κώδικα όπου εξηγούµε αναλυτικά και σχηµατικά τις δυνατότητες του χρήστη. Παρουσιάζεται επίσης η χρησιµότητα της βάσης Mysql, µε την βοήθεια του phpmyadmin, για το πρόγραµµά µας δηλαδή του τρόπου διαχείρισης των µηνυµάτων αλλά και αρχείων. Για την καλύτερη κατανόηση παραθέσαµε και κάποια κοµµάτια του κώδικά µας. Ευχαριστούµε τον κ. Μιχάλη-Γεράσιµο Στρίντζη καθώς επίσης και τον υποψήφιο διδάκτορα κ. Λάµπρο Μακρή για την πολύτιµη βοήθεια και καθοδήγηση που µας προσέφερε κατά την διάρκεια της προσπάθειας µας. 7

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ι 1.ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ WORKFLOW MANAGEMENT 1.1. Ορισµός και βασικά χαρακτηριστικά ενός workflow συστήµατος Οι τεχνολογίες διαχείρισης της ροής εργασιών µέσα σε έναν οργανισµό (workflow management systems) ασχολούνται µε τον αυτοµατισµό των διαδικασιών όπου έγγραφα ή πληροφορίες ανταλλάσσονται µεταξύ των συµµετεχόντων σύµφωνα µε ένα καθορισµένο σύνολο ρόλων ώστε να πετύχουν ή να συνεισφέρουν σε έναν γενικό επιχειρηµατικό στόχο. Η ροή εργασιών, οργανώνεται στο εσωτερικό ενός πληροφοριακού συστήµατος (Information System) παρέχοντας υπολογιστική υποστήριξη για τον αυτοµατισµό αυτών των διαδικασιών. Μια εφαρµογή λογισµικού η οποία ολοκληρωτικά καθορίζει, διαχειρίζεται και εκτελεί εργασίες των οποίων η σειρά εκτελέσεως καθοδηγείται από τη λογική Workflow που προαναφέραµε, ονοµάζεται σύστηµα διαχείρισης ροής εργασιών (Workflow Management ή WFM). Τα συστήµατα WFM είναι µια γρήγορα αναπτυσσόµενη τεχνολογία, η οποία είναι σήµερα εκµεταλλεύσιµη από το σύνολο ενός οργανισµού, ενώ παλιότερα περιοριζόταν στο προσωπικό ενός γραφείου. Πρωταρχικά χαρακτηριστικά της είναι ο αυτοµατισµός των διαδικασιών, ο οποίος συνδυάζει δραστηριότητες βασιζόµενες στον άνθρωπο και στην µηχανή. Όλα τα συστήµατα WFM µπορούν να χαρακτηριστούν από την υποστήριξη που παρέχουν σε τρεις λειτουργικές περιοχές: Λειτουργίες Κατασκευής (Build-time), οι οποίες αφορούν τον καθορισµό της διαδικασίας workflow και των δραστηριοτήτων από τις οποίες αυτή αποτελείται. Το αποτέλεσµα συνήθως ονοµάζεται και process definition, δηλαδή η υπολογιστική απεικόνιση µιας διαδικασίας. Λειτουργίες Ελέγχου Λειτουργίας (Run-time), που αφορούν την διαχείριση της διαδικασίας workflow κατά την λειτουργία του 8

συστήµατος. Αυτές οι λειτουργίες συµβάλουν στην υλοποίηση µιας διαδικασίας που να µπορεί να χρησιµοποιηθεί και στην πράξη. Λειτουργίες Αλληλεπίδρασης µε τον Χρήστη (User Interface) οι οποίες αφορούν τον τρόπο επικοινωνίας του τελικού χρήστη µε τα εργαλεία που παρέχει το σύστηµα WFM και τα πληροφοριακά συστήµατα που το αποτελούν. Στο παρακάτω σχήµα φαίνονται τα βασικά χαρακτηριστικά ενός WFM συστήµατος και των σχέσεων µεταξύ των παραπάνω λειτουργιών. Σχήµα 1-Βασικά χαρακτηριστικά ενός workflow συστήµατος 9

1.2. Ιστορία των τεχνολογιών workflow Η πρώτη γενιά του Workflow στην δεκαετία του 1980 χαρακτηρίστηκε από hard-coded προϊόντα. Κατά την διάρκεια της δεύτερης περιόδου (δεκαετία 1990) πολλοί οργανισµοί άρχισαν να καθορίζουν πρότυπα µοντέλα για την ανάπτυξη των διαδικασιών workflow. Ένα παράδειγµα αυτών αποτελεί η τεχνολογία pull σύµφωνα µε την οποία ο χρήστης µπορεί να ζητήσει περισσότερη πληροφορία ή εργασία, και αυτή να του δοθεί. Σήµερα, αντί της pull τεχνολογίας χρησιµοποιείται η push. Η τελευταία, χρησιµοποιεί σαν πηγή της έξυπνες εφαρµογές, όπου ο χρήστης δεν χρειάζεται να αναζητά επιπλέον εργασία ή να ρωτάει αν υπάρχει επείγουσα δουλειά. Μ αυτήν την τεχνολογία η δουλειά σπρώχνεται στον χρήστη. Γι αυτό, το επόµενο αντικείµενο στην σειρά παραλαµβάνεται αυτόµατα από τον ίδιο. Έτσι σε κάθε χρήστη έχει ανατεθεί µια συγκεκριµένη εργασία αλλά και διαφορετικές αρµοδιότητες για κάθε στάδιο της όλης διαδικασίας. Αυτό επιτρέπει την συνεργασία πολλών ανθρώπων οι οποίοι µπορούν να δουλεύουν σε διαφορετικές φάσεις του ίδιου workitem δηλαδή, των βηµάτων από τα οποία αποτελείται µια επιµέρους διαδικασία workflow. Αν κάποια από αυτές τις ενέργειες αποτύχει, στέλνεται αυτόµατα µήνυµα λέγοντας για παράδειγµα «ο αιτών αποσύρθηκε της εφαρµογής» κτλ. Η διαφορά των δυο τεχνολογιών έγκειται στο ότι η παλιά απαιτούσε να συµβούν κάποιες ενέργειες στο desktop πριν σταλθεί η δουλειά, ενώ στην νέα αυτόµατα στέλνεται όποτε χρειάζεται. Σύµφωνα µε την τελευταία τεχνολογία, παρατηρείται µια νέα προσέγγιση του αυτοµατισµού µιας διαδικασίας business όπου οι χρήστες και οι επιχειρήσεις είναι σε θέση να αναπτύξουν µια µορφή συνεργασίας. Τέλος, η τρίτη γενιά Workflow καθοδηγείται από την τεχνολογία Intranet δηλαδή, τις εφαρµογές που παρέχουν ευρέως επιχειρηµατική πρόσβαση σε πληροφορία. Με λίγα λόγια, το Workflow συνεχίζει να αναπτύσσεται βασιζόµενο στην τεχνολογία Intranet, την κεντρική διαχείριση και την ενσωµάτωση µη παραδοσιακών µορφών πληροφορίας. 10

1.3. Κατανοµή και συστήµατα Interfaces Η ικανότητα διανοµής θεµάτων και πληροφοριών µεταξύ χρηστών είναι ένα ξεχωριστό χαρακτηριστικό της τρέχουσας υποδοµής µιας διαδικασίας workflow. H λειτουργία διανοµής µπορεί να χειριστεί τα ποικίλα επίπεδα ενός συστήµατος (τόσο δηλαδή ενός µεµονωµένου χρήστη όσο και ολόκληρου του οργανισµού) και να χρησιµοποιήσει ποικίλα είδη µηχανισµών επικοινωνίας όπως είναι για παράδειγµα τα emails. Στο παρακάτω σχήµα απεικονίζεται η αρχιτεκτονική ενός συστήµατος που δίνει έµφαση στο τµήµα της κατανοµής, όπου η ροή της εργασίας στο εσωτερικό του κεντρικού πλαισίου περνά ανάµεσα από δύο ή περισσότερα προϊόντα workflow. Για παράδειγµα οι δραστηριότητες 1,2 και 5 µπορούν να εκτελεστούν από ένα σύστηµα workflow και οι δραστηριότητες 3 και 4 από ένα άλλο σύστηµα, µε τον έλεγχο να γίνεται σε κατάλληλα σηµεία. Σχήµα-2 ιανοµή µέσα σε ένα workflow enactment service 11

1.4. Η εξέλιξη του workflow Πολλά προϊόντα στην αγορά των πληροφοριακών συστηµάτων έχουν υποστηρίξει την λειτουργικότητα των workflows και η εξέλιξη τους ως τεχνολογία, έχει συµπεριλάβει έναν αριθµό από διαφορετικά προϊόντα. Το workflow υποστηρίζει συστήµατα εικόνας (images), ηλεκτρονικά έγγραφα (documents) και αρχεία (directories), emails, groupware εφαρµογές (επικοινωνία µεταξύ οµάδων) καθώς και εφαρµογές βασιζόµενες στη συναλλαγή (transactionbased applications). Ακόµη, σχετίζεται µε projects υποστήριξης του software και µε τις διαδικασίες ανάλυσης, καθορισµού και σχεδίασης των εργαλείων που χρησιµοποιούνται. Το workflow πρώτα από όλα σχετίζεται, όπως προαναφέρθηκε, µε συστήµατα εικόνας εφόσον πολλές paper-based πληροφορίες είναι δυνατόν να συλληφθούν ως δεδοµένα εικόνας σε ένα τµήµα µιας αυτόµατης διαδικασίας. Οι πληροφορίες αυτές, εφόσον ανταλλάσσονται µεταξύ διαφορετικών συµµετεχόντων, για διαφορετικούς σκοπούς κατά την εκτέλεση µιας διαδικασίας, δηµιουργούν την απαίτηση χρήσης συστηµάτων workflow. Όσον αφορά την τεχνολογία διαχείρισης εγγράφων, αυτή ασχολείται κυρίως µε την ανακύκλωση ηλεκτρονικών εγγράφων. Χρησιµοποιείται σε επιχειρήσεις ή και οργανισµούς για την διαχείριση και την διανοµή τους σε µεµονωµένα άτοµα τα οποία µπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες και δικαίωµα τροποποίησης τους. Η απόκτηση των εγγράφων, γίνεται µε κριτήριο τις αρµοδιότητες και τα δικαιώµατα που παρέχονται στους συµµετέχοντες της όλης διαδικασίας. Έτσι, συγκεκριµένα άτοµα έχουν πρόσβαση σε συγκεκριµένες πληροφορίες. Τα emails από την άλλη πλευρά, παρέχουν δυνατότητες διανοµής πληροφοριών µεταξύ χρηστών ενός οργανισµού αλλά και µεταξύ διαφορετικών οργανισµών. Η χρήση των απ ευθείας µηχανισµών, όχι µόνο παρέχει τρόπους αναγνώρισης των χρηστών, αλλά επιπλέον καταγράφει και πληροφορίες σχετικές µε τις αρµοδιότητές τους, όπως είναι ο ρόλος τους µέσα σε µια εταιρία. Επιπρόσθετα, η groupware τεχνολογία, έχει εισάγει ευρύ φάσµα εφαρµογών software, σχεδιασµένες να υποστηρίζουν και να βελτιώνουν τις αλληλεπιδράσεις 12

µεταξύ οµάδων αποτελούµενων από µεµονωµένα άτοµα. Αρχικά, πολλές από αυτές τις εφαρµογές στήριξαν την ανάπτυξη της οµαδικής εργασίας δια µέσου µη τυπικών διαδικασιών. Αργότερα όµως µε την εξάπλωσή τους, δηµιουργήθηκε η απαίτηση παροχής περισσότερων τυπικών και ελεγχόµενων πλαισίων εργασίας. Η τεχνολογία workflow δίνει λύση σ αυτήν την απαίτηση. Όσο για τις εφαρµογές συναλλαγής, τυπικά, παρουσιάζουν σηµαντικά χαρακτηριστικά αυτοδυναµίας και υποστήριξης ατοµικών ιδιοτήτων. Παρ όλα αυτά δεν µπορούν να πετύχουν τον διαχωρισµό µεταξύ της λογικής µιας επιχειρησιακής διαδικασίας και των εφαρµογών workflow. Αυτό οδηγεί στην απαίτηση σταθεροποίησης των δυνατοτήτων workflow µε σκοπό τον έλεγχο των παραπάνω διαδικασιών, γεγονός που οφείλεται στην ικανότητα τους να επικαλούνται ήδη υπάρχοντα προγράµµατα εφαρµογών συναλλαγής για κατάλληλα τµήµατα µιας τέτοιας διαδικασίας. Τέλος, το software που χειρίζεται την εφαρµογή του πληροφοριακού συστήµατος, αποσκοπεί στη µεταφορά, αναπτυσσόµενων θεµάτων µεταξύ των χρηστών και στον καθορισµό της πορείας που θα ακολουθήσει η πληροφορία, για να υποστηρίξει τα παραπάνω θέµατα. 1.5. Γενική δοµή ενός workflow προϊόντος Τα βασικά λειτουργικά στοιχεία από τα οποία αποτελείται ένα γενικό σύστηµα workflow είναι τα παρακάτω και απεικονίζονται στο επόµενο σχήµα: το software, το οποίο παρέχει υποστήριξη για πλήθος λειτουργιών µέσα σε ένα σύστηµα workflow (παρουσιάζεται µε το έντονο µαύρο) πλήθος τύπων από συστήµατα καθορισµού και ελέγχου δεδοµένων (παρουσιάζεται µε το κενό) τα οποία χρησιµοποιούνται από ένα ή περισσότερα software εφαρµογές και εφαρµογές βάσεων (φαίνονται µε το γκρι χρώµα) οι οποίες δεν αποτελούν µέρος του προϊόντος workflow, αλλά µπορούν να επικαλεσθούν από αυτό ως µέρος του συνολικού workflow συστήµατος. 13

Σχήµα-3 Γενική δοµή ενός workflow προϊόντος 1.6. Εναλλακτικά σενάρια υλοποίησης Οι δύο εναλλακτικοί τρόποι υλοποίησης είναι: Κεντρικό(Centralized) ή διανεµηµένο(distributed) workflow enactment service (σχήµα-4) Μηχανισµοί διανοµής και τοποθέτηση του Worklist handler (δηλαδή, στοιχείο λογισµικού που διαχειρίζεται µια αίτηση που υποβάλλεται στην διαδικασία workflow µε σκοπό να συµπεριλάβει όλα τα στάδια που την αποτελούν) (σχήµα-4) Το workflow enactment software είναι εκείνο το τµήµα του λογισµικού που αποτελείται από µια ή περισσότερες workflow engines (δηλαδή, µηχανές που 14

παρέχουν το περιβάλλον για την εκτέλεση των διαδικασιών), οι οποίες είναι υπεύθυνες για την ολική ή µερική διαχείριση της εκτέλεσης της συγκεκριµένης διαδικασίας. Αυτό µπορεί να εγκατασταθεί ως ένα κεντρικό σύστηµα(centralized system) µε µια µόνο workflow engine, υπεύθυνη για την διαχείριση της ολικής διαδικασίας εκτέλεσης, ή ως ένα διανεµηµένο σύστηµα (distributed system) στο οποίο συνεργάζονται µερικές engines, που η καθεµία διαχειρίζεται µέρος της ολικής εκτέλεσης. Όλα τα παραπάνω συνθέτουν τη µορφή ενός τυπικού enactment service που εικονίζεται στη συνέχεια. Σχήµα-4 Τυπικό workflow enactment service Στο παραπάνω σχήµα οι δύο workflow εξυπηρετήσεις παρουσιάζουν κοινές ιδιότητες στα όρια αλλά ακολουθούν διαφορετικές εσωτερικές αρχιτεκτονικές υλοποίησης, τα χαρακτηριστικά των οποίων µπορούν να είναι προϊόντα εξαρτώµενα. Όταν µερικές workflow engines συνεργάζονται στην εκτέλεση της υποδεικνυόµενης διαδικασίας, ο έλεγχος των δεδοµένων που σχετίζεται µ αυτήν πρέπει να έχει πρόσβαση σε διαφορετικές µηχανές. Αυτός ο έλεγχος των 15

δεδοµένων µπορεί να διανεµηθεί κατά µήκος των µηχανών και στη συνέχεια να τοποθετηθεί σε µια κύρια. Η διαδικασία καθορισµού δεδοµένων, µπορεί να κατανεµηθεί κατά µήκος των engines ή τµηµατικά µεταφερόµενη σε µεµονωµένες, από µια κύρια πηγή κατά την διάρκεια εκτέλεσης της διαδικασίας. Όσον αφορά τη συνεργασία µεταξύ διαφορετικών προϊόντων, τα interfaces καθορίζονται για συγκεκριµένες λειτουργίες µεταξύ διαφορετικών enactment services. Έτσι µια πολυσύνθετη εφαρµογή workflow µπορεί να εκτελέσει τµήµατα µιας συγκεκριµένης διαδικασίας σε διαφορετικά enactment services. Στο µοντέλο workflow η αλληλεπίδραση συµβαίνει µεταξύ του worklist handler και µιας workflow engine, διαµέσου ενός καλά ορισµένου interface περικλείοντας µια λίστα από αντικείµενα εργασίας που ανατίθενται σε έναν συγκεκριµένο χρήστη (worklist). Στο απλούστερο επίπεδο, η worklist έχει πρόσβαση τόσο στην workflow engine όσο και στο worklist handler. Στο παρακάτω σχήµα παρουσιάζονται τέσσερις πιθανές προσεγγίσεις του worklist handler, µια από τις οποίες υποστηρίζει τη λειτουργία centralized ενώ οι άλλες τρεις την distributed. 16

Σχήµα-5 Host based Model: Η worklist handler εφαρµογή βασίζεται στην εξυπηρέτηση περιφερειακών συστηµάτων και η επικοινωνία γίνεται µε την worklist διαµέσου µιας τοπικής κλήσης στην workflow engine. Shared filestore model: Η worklist handler εφαρµογή υλοποιείται ως µια λειτουργία client και η επικοινωνία γίνεται διαµέσου ενός αρχείου αποθήκευσης το οποίο βρίσκεται ανάµεσα στο περιβάλλον host και client και είναι προσβάσιµο και στα δυο. Electronic mail model: η επικοινωνία γίνεται µε τα emails τα οποία υποστηρίζουν τη διανοµή τµηµάτων της δουλειάς σε µεµονωµένους συµµετέχοντες για τοπική διαδικασία. Procedure Call ή Message Passing model: η επικοινωνία γίνεται διαµέσου της κλήσης της διαδικασίας ή άλλων µηχανισµών διανοµής µηνυµάτων. 17

1.7. Μοντέλο αναφοράς Workflow Το πρότυπο µοντέλο αναφοράς Workflow δηµιουργήθηκε από την δοµή της γενικής (generic) εφαρµογής workflow, µε την αναγνώριση των interfaces µέσα σ αυτήν την δοµή, έτσι ώστε τα προϊόντα να λειτουργούν σε διάφορα επίπεδα. Όλα τα workflow συστήµατα περιέχουν έναν αριθµό από γενικά χαρακτηριστικά τα οποία αλληλεπιδρούν µε διαφορετικούς τρόπους. Για να πετύχουµε την επικοινωνία και συνεργασία δυο ή περισσότερων workflow engines, είναι απαραίτητο ένα τυποποιηµένο σύνολο από interfaces και δεδοµένα. Στο παρακάτω σχήµα απεικονίζονται τα βασικά συστατικά και interfaces της αρχιτεκτονικής workflow. Σχήµα-6 Βασικά χαρακτηριστικά και interfaces Το interface γύρω από το workflow enactment service χαρακτηρίζεται ως WAPI (αναφορά παρ1.12), και µπορεί να θεωρηθεί ως ένα σύνολο από διαφορετικές δοµές, µε τις οποίες µπορούµε να έχουµε πρόσβαση στις λειτουργίες ενός Workflow συστήµατος. Επιπλέον, µπορεί να ρυθµίζει τις αλληλεπιδράσεις µεταξύ των λειτουργιών ελέγχου του software και άλλων στοιχείων του συστήµατος. Πολλές από τις λειτουργίες µέσα στις πέντε περιοχές 18

των interfaces είναι κοινές σε δυο ή περισσότερα interfaces, γι αυτό είναι καταλληλότερο να θεωρήσουµε ότι το WAPI χρησιµοποιείται για να υποστηρίξει την διαχείριση ροής της πληροφορίας κατά µήκος του συνόλου των πέντε λειτουργικών περιοχών, και όχι πέντε µεµονωµένων interfaces. 1.8. Ορισµός του Workflow Enactment Service Το τµήµα εκείνο του λογισµικού (software) το οποίο µπορεί να αποτελείται από µια ή περισσότερες workflow engines µε σκοπό να δηµιουργήσει, να διαχειριστεί και να εκτελέσει τα βήµατα µιας διαδικασίας Workflow, ονοµάζεται Workflow Enactment Service. Σε αυτό µπορούν να εκτελεστούν διαφορετικές εφαρµογές δια µέσου του WAPI. Το workflow enactment service µπορεί να θεωρηθεί και ως µια µηχανή µετάβασης καταστάσεων, όπου συγκεκριµένα στιγµιότυπα των διαδικασιών ή των δραστηριοτήτων µεταβαίνουν σε άλλες καταστάσεις ως απόκριση σε κάποια εξωτερικά γεγονότα. Αυτό φαίνεται καλύτερα στο σχήµα που ακολουθεί όπου η µετάβαση από την µια κατάσταση στην άλλη (που παριστάνεται µε τις γραµµές) γίνεται ως απόκριση στις συγκεκριµένες απαιτήσεις WAPI : Σχήµα-6 Παράδειγµα καταστάσεων µετάβασης 19

H αλληλεπίδραση µε εξωτερικές πηγές προσβάσιµες στο συγκεκριµένο enactment service, λαµβάνει χώρα δια µέσου δύο interfaces των: α) Workflow client application (interface 2) και β) Invoked application function (interface 3). α) Workflow client application (interface 2) Το client application interface, διαµέσου του οποίου η workflow engine αλληλεπιδρά µε το worklist handler, είναι υπεύθυνο για την οργάνωση της δουλειάς από την πλευρά του χρήστη. Τo worklist handler µπορεί να λαµβάνεται ως τµήµα ενός προϊόντος διαχείρισης Workflow ή µπορεί να γραφτεί από τον χρήστη. Σε άλλες περιπτώσεις, το workflow µπορεί να ενοποιηθεί σε µια κοινή desktop λειτουργία παράλληλα µε άλλες λειτουργίες όπως είναι η αποστολή και λήψη emails. Στόχος των παραπάνω είναι η παροχή ενός ενοποιηµένου συστήµατος διαχείρισης για τον τελικό χρήστη, µε την κατασκευή πολλών διαφορετικών συστηµάτων που βρίσκονται σε λειτουργία, που επιτυγχάνεται µε τη χρήση ενός ευέλικτου µηχανισµού επικοινωνίας ανάµεσα σε ένα workflow enactment service και µια workflow client application. Στο µοντέλο workflow, η αλληλεπίδραση συµβαίνει µεταξύ της client application και της workflow engine δια µέσου ενός καλά ορισµένου interface υιοθετώντας την ιδέα µιας worklist. Στο απλούστερο επίπεδο η worklist είναι προσβάσιµη στην workflow engine και στο worklist handler. To παραπάνω interface πρέπει να είναι επαρκώς ευέλικτο σε ότι αφορά τη χρήση των: εδοµένων αναφοράς και δεδοµένων δοµής Εναλλακτικών µηχανισµών επικοινωνίας Πηγών ονοµάτων και διευθύνσεων Μηχανισµών αναγνώρισης των διαφόρων διαδικασιών Η ενεργοποίηση των µεµονωµένων βηµάτων της διαδικασίας από την worklist µπορούν να είναι υπό τον έλεγχο του Interface2 ή του τελικού χρήστη. Πλήθος διαδικασιών καθορίζεται µεταξύ αυτού και του workflow enactment service όπως είναι η πρόσθεση νέων στοιχείων στην worklist, µετακίνηση 20

ολοκληρωµένων δραστηριοτήτων από την worklist κτλ. Αυτά απεικονίζονται στο παρακάτω σχήµα. Σχήµα-7 Client application interface Το API (Application Programming Interface) και όλοι οι παράµετροι του, όπως φαίνεται στο παραπάνω σχήµα, θα στηριχθούν πάνω σε εναλλακτικούς µηχανισµούς επικοινωνίας έτσι ώστε να ταιριάξει την ποικιλία των µοντέλων υλοποίησης. Για παράδειγµα, στην περίπτωση της επικοινωνίας µε email, είναι πιθανό ένα worklist handler, να έχει απ ευθείας πρόσβαση στο mailbox των εισερχόµενων µηνυµάτων, χρησιµοποιώντας οποιοδήποτε τοπικό mailbox για πρόσβαση στο interface και όχι µε χρήση του WAPI. Σ αυτήν την περίπτωση η worklist handler εφαρµογή ελέγχει τα emails µιας µη workflow διαδικασίας και τα χειρίζεται κατάλληλα. Ο ίδιος µηχανισµός ισχύει και στην περίπτωση των απαντήσεων στα emails που ελήφθησαν. 21

Παρακάτω δίνονται οι λειτουργίες µιας client application: 1.Session establishment Σύνδεση/αποσύνδεση των τµηµάτων µεταξύ των επικοινωνούντων συστηµάτων 2.Workflow Definition Operations συναρτήσεις επανάκτησης/ζήτησης συναρτήσεις ελέγχου διαδικασίας (Process Control Functions) δηµιουργία/ξεκίνηµα/τερµατισµός ενός στιγµιότυπου διαδικασίας διαθεσιµότητα/ανάκτηση του στιγµιότυπου αναγκασµός αλλαγής µιας κατάστασης µέσα σε ένα στιγµιότυπο διαδικασίας ή δραστηριότητας διανοµή ή ζήτηση µιας συγκεκριµένης συµπεριφοράς (π.χ προτεραιότητα) 3.Process Status Functions ενεργοποίηση / απενεργοποίηση του στιγµιότυπου της ζήτησης µιας διαδικασίας προσκόµιση των λεπτοµερειών µιας διαδικασίας 4.Worklist/Workitem Handling Functions ικανοποίηση ή όχι ενός worklist αιτήµατος προσκόµιση των worklist items γνωστοποίηση της συλλογής, της αναδιανοµής και της πληρότητας ενός συγκεκριµένου workitem διανοµή ή ζήτηση των χαρακτηριστικών ενός workitem 5.Process Supervisory Functions αλλαγή της λειτουργικής κατάστασης µιας διαδικασίας workflow 22

αλλαγή της κατάστασης όλων των στιγµιότυπων της διαδικασίας ενός συγκεκριµένου τύπου τερµατισµός όλων των τµηµάτων της διαδικασίας 7.Data Handling Functions Επανάκτηση/επιστροφή από workflow relevant ή application data, όπου relevant data είναι τα δεδοµένα τα οποία χρησιµοποιούνται από ένα σύστηµα WFM για να δηλώσουµε την κατάσταση µετάβασης ενός στιγµιότυπου µιας διαδικασίας, ενώ το application data δεν είναι προσβάσιµο από το σύστηµα και σχετίζεται µε τις λειτουργίες του χρήστη που εκτελούνται κατά την διάρκεια του workflow. 8.Administration Functions Είναι κατάλληλες για client applications 9. Application Invocation Οι συναρτήσεις που παρουσιάστηκαν παραπάνω παρέχουν µια βάση για την υλοποίηση εφαρµογών, από µια λειτουργία worklist handler. β) Invoked application function (interface 3) Το interface που εµπλέκεται στην εφαρµογή, το οποίο καθιστά ικανή µια µηχανή workflow να ενεργοποιεί απ ευθείας ένα συγκεκριµένο tool (δηλαδή, µια workflow διαδικασία η οποία εµπλέκεται σε ένα σύστηµα WFM) για να πάρει µέρος σε µια συγκεκριµένη δραστηριότητα, είναι το Interface 3. Υπάρχουν αρκετά συστήµατα τα οποία συµφωνούν µε µια περιορισµένη περιοχή εφαρµογών, ειδικά εκείνων όπου τα δεδοµένα συνδέονται άµεσα (π.χ δια µέσου ενός directory) µε µια συγκεκριµένη εφαρµογή όπως είναι ένας επεξεργαστής λέξεων. Σε άλλες περιπτώσεις, η υλοποίηση ενός χειρισµού από µια συγκεκριµένη εφαρµογή µπορεί να πραγµατοποιηθεί διαµέσου ενός τυπικού µηχανισµού ανταλλαγής. 23

Μερικές υλοποιήσεις χρησιµοποιούν την ιδέα του Application Agent δηλαδή το να περιλαµβάνουν την παραπάνω ποικιλία µεθόδων, πίσω από ένα πρότυπο interface µέσα σε ένα workflow enactment service. Ένας άλλος τρόπος υλοποίησης στηρίζεται στην δυνατότητα της ανάπτυξης των workflow enabled (για παράδειγµα η άµεση αλληλεπίδραση µε µια workflow engine) εφαρµογών οι οποίες χρησιµοποιούν ένα γενικό set από ΑΡΙs για να επικοινωνούν µε το workflow enactment service δηλαδή να δέχονται αιτήσεις δεδοµένων, σηµάτων και άλλα. Καθώς τα ΑΡΙs µπορεί να χρησιµοποιούνται απ ευθείας από ένα application tool ή από µία διαδικασία Application Agent, συµπεριφέρονται ως εφαρµογές όπου η γνώση του workflow δεν είναι απαραίτητη. Το παρακάτω σχήµα δείχνει τη σκοπιµότητα του interface το οποίο προορίζεται για εφαρµογές που έχουν σχεδιαστεί να είναι workflow enabled. Σχήµα-8 Invoked Application Interface Στην απλούστερη περίπτωση, η υλοποίηση των εφαρµογών (application invocation) γίνεται τοπικά σε µια workflow engine, χρησιµοποιώντας 24

πληροφορίες για την αναγνώριση της φύσης της δραστηριότητας, τον τύπο της εφαρµογής που υλοποιείται και οποιεσδήποτε απαιτήσεις δεδοµένων. Η υλοποιήσιµη εφαρµογή τοποθετείται πολλές φορές στις ίδιες ή σε διαφορετικές προσβάσιµες network platforms. Η διαδικασία καθορισµού περιέχει επαρκείς τύπους εφαρµογών και πληροφορίες διευθυνσιοδότησης (συγκεκριµένα στις ανάγκες µιας workflow engine) για την διευκόλυνση της υλοποίησης. Παρακάτω δίνονται οι συναρτήσεις για την υλοποίηση των διαφόρων εφαρµογών 1. Session Establishment Σύνδεση/αποσύνδεση των τµηµάτων µεταξύ των επικοινωνούντων συστηµάτων 2. Activity Management Functions (από workflow engine σε workflow application) Έναρξη εργασίας Αναβολή/επανάκτηση εργασίας (από workflow applications σε workflow engine) Γνωστοποίηση του τέλους της εργασίας Σήµα κατάστασης (π.χ συγχρονισµός) Ζήτηση χαρακτηριστικών 3. Data Handling Functions ίνει workflow relevant data ίνει δεδοµένα διεύθυνσης ή application data 25

1.9. Process Definition 1.9.1. Process Definition Tools Ένα προϊόν workflow έχει το δικό του τρόπο να ορίζει µια εφαρµογή workflow. Οι διαδικασίες καθορισµού είναι προσβάσιµες, διαµέσου ενός interface, για ανάγνωση ή εγγραφή πληροφοριών ενώ επίσης, µπορούν να χρησιµοποιηθούν από διαφορετικά προϊόντα. Η διαδικασία ανάλυσης, σχεδίασης και καθορισµού των workflow εφαρµογών καθορίζει την τυποποίηση των διαδικασιών στο εσωτερικό της δοµής ενός οργανισµού. 1.9.2. Workflow Definition Interchange (Interface 1) Το interface ανάµεσα στη διαδικασία ανάλυσης, σχεδίασης και καθορισµού των εφαρµογών workflow, και του enactment service αποτελεί το Workflow Definition Interchange το οποίο µπορεί να υποστηρίξει την ανταλλαγή πληροφοριών της διαδικασίας καθορισµού σε όλα τα φυσικά ή ηλεκτρονικά µέσα συναλλαγής. Σχήµα-9 Process Definition Interchange 26

Τα πλεονεκτήµατα χρησιµοποίησης µιας τυπικής φόρµας για τον καθορισµό αυτού του interface είναι τα παρακάτω: Πρώτον, καθορίζει ένα σηµείο διαχωρισµού ανάµεσα στις λειτουργίες buildtime και runtime καθιστώντας ικανή µια διαδικασία καθορισµού να χρησιµοποιηθεί ως είσοδος σε έναν αριθµό από διαφορετικά προϊόντα workflow. εύτερον, προσφέρει τη δυνατότητα χρησιµοποίησης µιας διαδικασίας καθορισµού από διαφορετικά προϊόντα workflow τα οποία θα µπορέσουν να συνεργαστούν. 1.10. WAPI Interoperability Functions (Interface 4) Η πληροφορία που ανταλλάσσεται µεταξύ των ετερογενών workflow συστηµάτων και ο έλεγχος που πραγµατοποιείται, φαίνεται στο παρακάτω σχήµα: Σχήµα-10 Workflow Interoperability Interface 27