Εγκύκλιος ΙΚΑ: 99/18.10.1999 α) Προθεσμίες διεκπεραίωσης υποθέσεων πολιτών, άρθρο 5 του Ν.1943/1991. β) Προθεσμίες (ως εξαίρεση ορισμένων κατηγοριών αιτημάτων (χώρος ΙΚΑ). γ) Διαδικασίες καταβολής χρηματικού ποσού στους πολίτες Το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων (ΓΓΚΑ) με το υπ` αριθ. Γ.5/687/1.7.1999 έγγραφό του, μας διαβίβασε την υπ` αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ17/10924/20.5.1999 εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, σχετικά με τα παραπάνω θέματα, την οποία σας κοινοποιούμε για ενημέρωσή σας και εφαρμογή της. Σας είναι γνωστό ότι, με τις διατάξεις του άρθρου 5 του Ν.1943/1991, έχουν καθοριστεί συγκεκριμένες προθεσμίες μέσα στις οποίες οι Δημόσιες Υπηρεσίες είναι υποχρεωμένες να διεκπεραιώνουν τις υποθέσεις των πολιτών. Επίσης, ότι με Κοινή Υπουργική Απόφαση, καθορίστηκαν ιδιαίτερες προθεσμίες στο ΙΚΑ για ορισμένες κατηγορίες αιτημάτων και πώς τελικά διασφαλίζονται τα συμφέροντα του πολίτη στις περιπτώσεις που η Υπηρεσία δεν ανταποκρίνεται στις υποχρεώσεις της. Τα θέματα αυτά, στα πλαίσια και του προγράμματος "Ποιότητα για τον Πολίτη", οριοθετούνται με σαφήνεια από τον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν.2690/1999). Με την εγκύκλιο αυτή επιχειρείται η "κωδικοποίηση" όλων αυτών των διατάξεων, τόσο για την κατανόησή τους, όσο και για την αποτελεσματικότερη εφαρμογή τους. Α. Προθεσμίες διεκπεραίωσης υποθέσεων πολιτών (άρθρο 5 του Ν.1943/1991) Με την υπ` αριθ. 71/1991 εγκύκλιο του ΙΚΑ, σας έχουμε κοινοποιήσει την υπ` αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ17/13591/15.4.1991 εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, η οποία αναφέρεται ακριβώς στις διατάξεις του άρθρου 5 του Ν.1943/1991 και υπενθυμίζουμε και πάλι ότι οι γενικές προθεσμίες για τη διεκπεραίωση υποθέσεων πολιτών είναι: α) Οριστική απάντηση στα αιτήματα των πολιτών και τη διεκπεραίωση των υποθέσεών τους σε εξήντα (60) ημέρες, κατ` ανώτατο όριο. Η προθεσμία των εξήντα (60) ημερών παρατείνεται για δέκα πέντε (15) ημέρες ακόμη, όταν για την υπόθεση είναι συναρμόδιες περισσότερες Υπηρεσίες. β) Παροχή πληροφοριών, παράδοση πιστοποιητικών, ενημερότητες, βεβαιώσεις, αμέσως και το πολύ μέσα σε δέκα (10) ημέρες. γ) Διαβίβαση υπόθεσης σε αρμόδια Υπηρεσία μέσα σε πέντε (5) ημέρες. Β. Προθεσμίες ορισμένων κατηγοριών αιτημάτων για το ΙΚΑ Με την υπ` αριθ. 96/1991 εγκύκλιο, σας κοινοποιήσαμε την υπ` αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ17/29-26420/10.7.1991 (ΦΕΚ 510/Β`/11.7.1991) Κοινή Υπουργική Απόφαση, σύμφωνα με την οποία, πέρα από τους γενικούς κανόνες για τις προθεσμίες διεκπεραίωσης των υποθέσεων των πολιτών, έχουν θεσπιστεί, κατά ρητή πρόβλεψη του νόμου και Ειδικές Προθεσμίες ως εξαίρεση από τους γενικούς κανόνες, για ορισμένες κατηγορίες αιτημάτων στο χώρο του ΙΚΑ.
Σας υπενθυμίζουμε αυτές τις κατηγορίες αιτημάτων και τις ειδικές (μεγαλύτερες) προθεσμίες που ορίστηκαν για τη διεκπεραίωσή τους, τόσο για συσχέτιση με τα προηγούμενα, όσο και γιατί αρκετές φορές επισημαίνονται στις εκθέσεις του Σώματος Επιθεωρητών? Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης. Κατηγορίες αιτημάτωνπροθεσμία διεκπεραίωσης α)καταγγελίες ασφαλισμένων για πλημμελή ή παντελή έλλειψη ασφάλισης3 μήνες β)υπεύθυνες δηλώσεις απώλειας ασφαλιστικού βιβλιαρίου (ΥΔΑΑΒ)3 μήνες γ)χορήγηση φαρμάκων που δεν κυκλοφορούν στην Ελλάδα & εισάγονται μέσω της Κρατικής Φαρμακαποθήκης από το εξωτερικό6 μήνες δ)απονομή κύριας σύνταξης λόγω γήρατος & λόγω θανάτου ασφαλισμένου, με χρόνο ασφάλισης μόνο στο ΙΚΑ3 μήνες ε)απονομή κύριας σύνταξης λόγω γήρατος & λόγω θανάτου ασφαλισμένου με διαδοχική ασφάλιση στο ΙΚΑ & σε ένα (1) Ταμείο5 μήνες στ)απονομή κύριας σύνταξης λόγω γήρατος & λόγω θανάτου ασφαλισμένου με διαδοχική ασφάλιση στο ΙΚΑ & σε περισσότερα από ένα (1) Ταμεία7 μήνες ζ)απονομή επικουρικής σύνταξης λόγω γήρατος & λόγω θανάτου ασφαλισμένου με χρόνο ασφάλισης: 1. Μόνο στο ΙΚΑ-ΤΕΑΜ2 μήνες 2. Στο ΙΚΑ-ΤΕΑΜ και σε ένα (1) ακόμη Ταμείο6 μήνες 3. Στο ΙΚΑ-ΤΕΑΜ και σε περισσότερα από ένα (1) Ταμεία8 μήνες η)απονομή σύνταξης με εφαρμογή των διατάξεων των Ασφαλιστικών Κανονισμών της ΕΟΚ (Κανονισμός αριθ. 1408/1971 κ.λπ.) & των διμερών συμβάσεων Κοινωνικής Ασφάλισης12 μήνες Αυτονόητο είναι, ότι ως αφετηρία για τις προθεσμίες διεκπεραίωσης απονομής επικουρικής σύνταξης, θα είναι τουλάχιστον η ημερομηνία έκδοσης της απόφασης για κύρια σύνταξη ή η ημερομηνία της σχετικής αίτησης, εφόσον αυτή υποβάλλεται αργότερα από την ημερομηνία έκδοσης της απόφασης για κύρια σύνταξη. Σας είναι γνωστό, επίσης, ότι οι αιτήσεις συνταξιοδότησης λόγω αναπηρίας εξαιρούνται από τις διατάξεις του άρθρου 5 του Ν.1943/1991 (βλ. Εγκύκλιο 74/1991, παρ. 3γ`). Γ. Πρωτοκόλληση εγγράφων Προκειμένου ο πολίτης να παρακολουθεί την πορεία της υπόθεσής του και να μπορεί εμπρόθεσμα να ασκεί το δικαίωμα που του δίνει ο νόμος για προσφυγή στην Ειδική Επιτροπή, στην περίπτωση που η Υπηρεσία δεν τηρεί τις προβλεπόμενες προθεσμίες, είναι ανάγκη να τηρούνται με τυπική αυστηρότητα οι προϋποθέσεις της Πρωτοκόλλησης του αιτήματος και η έγκαιρη Διαβίβαση του αιτήματος στην αρμόδια Υπηρεσία. Επισημαίνουμε γι` αυτό τα παρακάτω: Οι προθεσμίες του άρθρου 5 αρχίζουν από την υποβολή του αιτήματος στην αρμόδια Υπηρεσία σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 1 του ίδιου άρθρου. Αν το αίτημα υποβλήθηκε ή περιήλθε σε αναρμόδια Υπηρεσία, υποχρεούται αυτή να το διαβιβάσει στην αρμόδια Υπηρεσία μέσα σε πέντε (5) ημέρες, οπότε η προθεσμία αρχίζει από τότε που περιέρχεται το αίτημα στην αρμόδια Υπηρεσία.
Σύμφωνα με τις γενικές διατάξεις περί προθεσμιών (άρθρο 240 και επ. του Α.Κ.), η προθεσμία αρχίζει την επόμενη της ημέρας όπου έγινε το γεγονός που αποτελεί την αφετηρία της. Στις προθεσμίες του άρθρου 5 το γεγονός είναι η υποβολή του αιτήματος και πιστοποιείται από τη χρονολογία της πρωτοκόλλησης του αιτήματος στην Υπηρεσία. Συνεπώς, η αυθημερόν πρωτοκόλληση των αιτήσεων των πολιτών αποκτά ιδιαίτερη βαρύτητα. Για το λόγο αυτό, οι Προϊστάμενοι κάθε Υπηρεσιακής Μονάδας πρέπει να δώσουν αυστηρή εντολή στις Υπηρεσίες Πρωτοκόλλου για την ακριβή τήρηση της αυθημερόν πρωτοκόλλησης των αιτήσεων πριν από κάθε άλλη ενέργεια διακίνησης της αλληλογραφίας. Αλλωστε, σύμφωνα με το άρθρο 12 του Ν.2690/1999 "Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας κ.λπ.", που σας κοινοποιήθηκε με την υπ` αριθ. 67/1999 εγκύκλιο "Κάθε έγγραφο που περιέρχεται στην Υπηρεσία με οποιονδήποτε τρόπο καταχωρίζεται αυθημερόν στο βιβλίο εισερχομένων, κατ` αύξοντα αριθμό, με χαρακτηρισμό και μνεία του θέματος στο οποίο αναφέρεται και του αριθμού των στοιχείων που το συνοδεύουν. Στο ίδιο βιβλίο αναγράφονται, επίσης, το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται, καθώς και η ημερομηνία εισόδου του. Η Υπηρεσία οφείλει να χορηγεί βεβαίωση καταχώρισης του εγγράφου με όλα τα παραπάνω στοιχεία". Υπενθυμίζουμε, ακόμη, ότι από τη διάταξη της παρ. 1 του άρθρου 14 του Ν.2672/1998 (ΦΕΚ 290/Α`), που σας κοινοποιήθηκε με την υπ` αριθ. 62/1999 εγκύκλιο, καθιερώθηκε η διακίνηση εγγράφων και με ηλεκτρονικά μέσα (για το ΙΚΑ με Fax). Σύμφωνα με την παρ. 13 του ίδιου άρθρου και τα έγγραφα αυτά πρωτοκολλούνται με την ημερομηνία λήψης τους και κατά τη σειρά λήψης τους, εφόσον βέβαια τηρούνται οι προϋποθέσεις που προβλέπονται στις παρ. 9?12 του ίδιου άρθρου, δηλαδή η αναγραφή όλων των απαραίτητων στοιχείων. Η εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 14 από τους ιδιώτες προς τις Υπηρεσίες μας θα πρέπει να συσχετίζεται και με το άρθρο 10 του Ν.2690/1999 "Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας", κυρίως στις περιπτώσεις που κρίνεται απαραίτητη η ιδιόχειρη υπογραφή του ενδιαφερόμενου πολίτη. Σας υπενθυμίζουμε, επίσης? για διευκόλυνσή σας? ότι τα σχετικά με τις προθεσμίες και τη διεκπεραίωση των υποθέσεων αναφέρονται και στα άρθρα 4 και 10 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας. Δ. Πρόγραμμα "Ποιότητα για τον πολίτη" Σας είναι γνωστό ότι, στα πλαίσια του προγράμματος "Ποιότητα για τον Πολίτη", το ΙΚΑ εφαρμόζει ιδιαίτερο επιμέρους πρόγραμμα στον τομέα Απονομής Συντάξεων, με την ανάπτυξη και λειτουργία "Γραφείων υποδοχής αιτήσεων συντάξεων", με τον ανασχεδιασμό και κωδικοποίηση των έντυπων αιτήσεων κατά είδος σύνταξης, με τη συνδρομή της Υπηρεσίας στη συμπλήρωσή τους και με την εφαρμογή του θεσμού της προηγούμενης ακρόασης στις περιπτώσεις απορριπτικών συνταξιοδοτικών αποφάσεων (Εγκύκλιος ΙΚΑ 20/1999 και Γενικό Εγγραφο Γ.99/2/12.2.1999). Στόχος ιδιαίτερος και επίμονος είναι η παραπέρα μείωση του χρόνου για την απονομή των συντάξεων στους δικαιούχους πολίτες. Η προσπάθεια αυτή, κρινόμενη με ποιοτικά κριτήρια, είναι ανάγκη να υποστηριχθεί με κάθε ιδιαιτερότητα από τις οικείες Υπηρεσίες μας. Αλλωστε, και αυτό να γίνει απόλυτα κατανοητό, οι προαναφερόμενοι χρονικοί προσδιορισμοί (προθεσμίες) για την εξυπηρέτηση του πολίτη
αποτελούν τη μέγιστη καθυστέρηση που επιτρέπεται, πέραν της οποίας ασκείται από τον πολίτη το έννομο δικαίωμά του για απαίτηση καταβολής χρηματικού ποσού! Ε. Διαδικασία καταβολής στους πολίτες χρηματικού ποσού Με την υπ` αριθ. 98/1991 εγκύκλιο, σας κοινοποιήσαμε την υπ` αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ17/40458/21.10.1991 εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, η οποία αναφέρεται στις συνέπειες από τη μη τήρηση των προθεσμιών διεκπεραίωσης υποθέσεων των πολιτών και στις διαδικασίες που ακολουθούνται για την καταβολή χρηματικού ποσού στους πολίτες. Οι αλλαγές που έχουν γίνει με τον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν.2690/1999) εμπεριέχονται στο άρθρο δεύτερο, παρ. 2α` και β` και σας γνωστοποιούνται με την κοινοποιούμενη εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης. Αυτά που εμείς επισημαίνουμε ιδιαίτερα είναι: α) Διαδικασία υποβολής έντυπης αίτησης από τον πολίτη Ο ενδιαφερόμενος πολίτης, εφόσον παρέλθει άπρακτη η προθεσμία για τη διεκπεραίωση της υπόθεσής του, υποβάλλει, μέσα σε εξήντα (60) ημέρες, έντυπη αίτηση στο Υπουργείο Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (ΓΓΔΔ), όταν πρόκειται για θέμα αρμοδιότητας Υπουργείου ή στην έδρα της Περιφέρειας, όταν πρόκειται για θέμα αρμοδιότητάς της, καθώς και για Υπηρεσία του Δημόσιου Τομέα που λειτουργεί στο γεωγραφικό της χώρο. Εντυπα αιτήσεων χορηγούνται από τις Υπηρεσίας του Δημοσίου Τομέα (π.χ. ΙΚΑ), στις οποίες υποβάλλεται το αίτημα του πολίτη. Για το λόγο αυτό σας στέλνουμε συνοδευτικά Υπόδειγμα έντυπης αίτησης, η οποία πρέπει να αναπαραχθεί (φωτοαντιγράφηση) και να διατίθεται απ` όλες τις Υπηρεσιακές Μονάδες του ΙΚΑ. Αν δεν υπάρχουν έντυπες αιτήσεις, οι υπάλληλοι είναι υποχρεωμένοι να συντάξουν τη σχετική αίτηση, εφόσον το ζητήσει ο ενδιαφερόμενος πολίτης. Οι υπάλληλοι είναι υποχρεωμένοι να συντάξουν οι ίδιοι μια αίτηση και στην περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος πολίτης δηλώσει ενώπιόν τους (προφορικό αίτημα) ότι δεν μπορεί να γράψει, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 3 του Ν.2690/1999 "Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας". β) Ενέργειες των Υπηρεσιών μετά την κοινοποίηση της απόφασης της Επιτροπής Η Επιτροπή, εφόσον δικαιώσει τον προσφυγόντα πολίτη, κοινοποιεί την απόφασή της στις Διευθύνσεις Διοικητικού και Οικονομικών Υπηρεσιών και αποτελεί? η απόφαση? εντολή καταβολής στον πολίτη του ποσού που όρισε με την απόφασή της. βα) Η Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών Η καταβολή του ποσού που ορίζεται με την απόφαση της Επιτροπής πρέπει να γίνεται μέσα σ` ένα (1) μήνα από την κοινοποίηση της απόφασης. Σε διαφορετική περίπτωση, η καταβολή είναι έντοκη και ο τόκος για κάθε μήνα υπολογίζεται με βάση το επιτόκιο της Εθνικής Τράπεζας Ελλάδος που ισχύει για τις καταθέσεις με προθεσμία ενός (1) έτους. Υπόψη ότι το χρηματικό ποσό μπορεί να είναι από 5.000 δρχ. ως 200.000 δρχ., κατά περίπτωση.
Η Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών, μέσα σε πέντε (5) ημέρες από την κοινοποίηση της απόφασης της Επιτροπής, εκδίδει και αποστέλλει στην οικεία Υπηρεσιακή Μονάδα τη σχετική απόφαση ανάληψης δαπάνης και συνοδευτικά την απόφαση της Επιτροπής, προκειμένου να εκδοθεί τακτικό ένταλμα στο όνομα του δικαιούχου πολίτη. Η σχετική δαπάνη βαραίνει τον ΚΑΕ 0289 του Προϋπολογισμού του ΙΚΑ. ββ) Η Διεύθυνση Διοικητικού Προσωπικού Η Διεύθυνση Διοικητικού Προσωπικού εισάγει υποχρεωτικά, μέσα σ` ένα (1) μήνα από την κοινοποίηση της απόφασης, την υπόθεση στο αρμόδιο Υπηρεσιακό Συμβούλιο, προκειμένου να κινηθεί η πειθαρχική διαδικασία, στην περίπτωση, βέβαια, που διαπιστωθεί υπαιτιότητα του αρμόδιου υπαλλήλου ή υπαλλήλων που χειρίστηκαν την υπόθεση για την οποία προσέφυγε και δικαιώθηκε από την Επιτροπή του Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης ή της οικείας Περιφέρειας. ΣΤ. Σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 2 του Ν.2690/1999 "Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας", "τα διοικητικά όργανα οφείλουν να προβαίνουν αυτεπάγγελτα στις προβλεπόμενες από τις ισχύουσες διατάξεις ενέργειες μέσα στις τυχόν ειδικές οριζόμενες προθεσμίες, αλλιώς μέσα σε εύλογο χρόνο". Σύμφωνα πάλι με την παρ. 2 του άρθρου 4 του "Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας", "Αν κάποια υπόθεση δεν μπορεί να διεκπεραιωθεί μέσα στην προθεσμία της προηγούμενης παραγράφου (Ενότητες Α` και Β` της εγκυκλίου αυτής), η αρμόδια Υπηρεσία οφείλει να γνωστοποιήσει έγγραφα στον ενδιαφερόμενο: α) Τους λόγους της καθυστέρησης, β) τον υπάλληλο που έχει αναλάβει την υπόθεση και τον αριθμό τηλεφώνου του για την παροχή πληροφοριών, γ) τα δικαιολογητικά που τυχόν λείπουν, καθώς και δ) κάθε άλλη χρήσιμη πληροφορία". Από τις διατάξεις των άρθρων 5 και επόμενα 6 (Δημοσιότητα Δημόσιας Διοίκησης? Εγκύκλιος 74/1991) ή και άλλων του Ν.1943/1991 "Εκσυγχρονισμός της οργάνωσης και λειτουργίας της Δημόσιας Διοίκησης κ.λπ.", της κοινής Υπουργικής Απόφασης για τις ειδικές (μεγαλύτερες) προθεσμίες για το ΙΚΑ και τις διατάξεις των άρθρων 2, 3, 4 και 10 ειδικά, αλλά και των λοιπών άρθρων του Ν.2690/1999 "Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας", είναι καταφάνερη η διαχρονική προσπάθεια της Πολιτείας να βελτιώσει με συγκεκριμένα νομοθετικά μέτρα τη λειτουργία και την αποδοτικότητα των Δημοσίων Υπηρεσιών, ΝΠΔΔ και ΟΤΑ, να αναβαθμίσει ποιοτικά τις προσφερόμενες υπηρεσίες και, πάνω απ` όλα, βέβαια, να διασφαλίσει τα συμφέροντα του πολίτη, εξασφαλίζοντας προς τούτο τις προϋποθέσεις για την έγκυρη και έγκαιρη εξυπηρέτησή του τουλάχιστον ως προς το νομοθετικό πλαίσιο. Οι προθεσμίες, γενικές και ειδικές, που ισχύουν για το ΙΚΑ θεωρείται αυτονόητο ότι υπαγορεύουν και τις βασικές υποχρεώσεις των Υπηρεσιών μας στις σχέσεις τους με τους πολίτες. Οι χρονικοί στόχοι που έχουν τεθεί από το νόμο για την εξυπηρέτηση του πολίτη αποτελούν άμεση και διαρκή επιδίωξη κάθε Υπηρεσιακής Μονάδας. Είναι στόχοι προτεραιότητας. Δεν υποβαθμίζονται, ούτε παραμελούνται. Η Κεντρική Διοίκηση έχει βέβαια το δικαίωμα να καθορίζει, κατά χρονικά διαστήματα, πρόσθετα και ειδικότερους στόχους (π.χ. έλεγχος επιχειρήσεων πέραν της πενταετίας, έλεγχος σημειωμάτων για αυθαίρετες οικοδομές κ.λπ.), κυρίως με την αξιοποίηση της υπερωριακής απασχόλησης του προσωπικού. Είναι και πάλι, όμως, αυτονόητο ότι και στην περίπτωση της
υπερωριακής απασχόλησης και εφόσον δεν εξυπηρετούνται οι παραπάνω στόχοι που θέτει χρονικά η νομοθεσία, για λόγους αντικειμενικών δυσκολιών (π.χ. έλλειψη προσωπικού), διατίθεται μέρος από την υπερωριακή απασχόληση για την έγκαιρη διεκπεραίωση υποθέσεων των πολιτών που καθυστερούν με πρωτοβουλία και ευθύνη της οικείας Υπηρεσιακής Μονάδας. Ζ. Για όλους τους παραπάνω λόγους, επισημαίνεται ιδιαίτερα η ανάγκη κατανόησης και αποδοχής του περιεχομένου της εγκυκλίου αυτής από το σύνολο του προσωπικού του Ιδρύματος! Με ευθύνη των Προϊσταμένων Διευθύνσεων, αντίγραφο της εγκυκλίου αυτής να επιδοθεί σε όλο το προσωπικό. Οι Διευθύνσεις Επιθεωρήσεων Ασφάλισης και Υγείας, κατά τη διάρκεια των τακτικών επιθεωρήσεών τους, να ερευνούν ιδιαίτερα την εφαρμογή της εγκυκλίου αυτής και ταυτόχρονα να δίνουν τις απαραίτητες προς τούτο οδηγίες. Διαδικασία καταβολής στους πολίτες χρηματικού ποσού για μη τήρηση των προθεσμιών διεκπεραίωσης των υποθέσεών τους ΔΙΣΚΠΟ/Φ17/10924/20.5.1999 Οπως είναι γνωστό, με τις διατάξεις του άρθρου 5 του Ν.1943/1991, καθορίζονται συγκεκριμένες προθεσμίες για τη διεκπεραίωση υποθέσεων πολιτών και διαδικασία καταβολής χρηματικού ποσού στους πολίτες, σε περίπτωση μη τήρησης των προβλεπόμενων προθεσμιών. Οι προθεσμίες μέσα στις οποίες οι Υπηρεσίες έχουν υποχρέωση να απαντούν οριστικά στα αιτήματα των πολιτών και να διεκπεραιώνουν τις σχετικές υποθέσεις τους, να παρέχουν πληροφορίες κ.λπ., είναι οι εξής: Γενικός κανόνας προθεσμιών - Διεκπεραίωση υποθέσεων, εξήντα (60) ημέρες, κατ` ανώτατο όριο. - Παροχή απλών πληροφορικών, παράδοση πιστοποιητικών, αμέσως και το πολύ σε δέκα (10) ημέρες. - Διαβίβαση υπόθεσης στην αρμόδια Υπηρεσία, πέντε (5) ημέρες. Η προθεσμία των εξήντα (60) ημερών παρατείνεται κατά δέκα πέντε (15) ημέρες ακόμη, όταν για την υπόθεση είναι συναρμόδιες περισσότερες Υπηρεσίες. Διαφορετικές προθεσμίες - Με κοινές αποφάσεις του Υπουργού Προεδρίας της Κυβερνήσεως και των κατά περίπτωση αρμοδίων Υπουργών, οι οποίες εκδόθηκαν κατ` εφαρμογή των διατάξεων της παρ. 4 του άρθρου 5 και δημοσιεύθηκαν στο ΦΕΚ 510/Β`/11.7.1991, έχουν καθορισθεί διαφορετικές προθεσμίες για τη διεκπεραίωση ορισμένων υποθέσεων πολιτών. - Προθεσμίες ειδικών διατάξεων (π.χ. παρ. 6, άρθρου 16 του Ν.1599/1986). Η καταβολή του χρηματικού ποσού στον ενδιαφερόμενο πολίτη από τον Φορέα που παραβίασε τις προθεσμίες της παρ. 1 του άρθρου 5 ή τις προθεσμίες των αποφάσεων της παρ. 4 αυτού, προβλέπεται από τις διατάξεις των παρ. 7 και 8 του ίδιου άρθρου, όπως ισχύει και είναι από 5.000 δρχ. έως 20.000 δρχ., κατά περίπτωση. Το ύψος του καθορίζεται κάθε φορά από την ειδική Επιτροπή του άρθρου 5 του Ν.1943/1991. Με στόχο τη συντόμευση του χρόνου εξέτασης και διεκπεραίωσης των εν
λόγω υποθέσεων, έχουν περιληφθεί σχετικές ρυθμίσεις στο άρθρο δεύτερο, παρ. 2 του νόμου για την Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας που ψηφίσθηκε πρόσφατα από τη Βουλή, με τις οποίες αντικαθίσταται το πρώτο εδάφιο της παρ. 8 και η παρ. 13 του άρθρου 5 του Ν.1943/1991. Συγκεκριμένα με τις νέες ρυθμίσεις - Συνιστάται στο Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (ΥΠΕΣΔΔΑ) ειδική Επιτροπή εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 5 για θέματα αρμοδιότητας των Υπουργείων, η οποία αποτελείται από συμβούλους ή παρέδρους του Ελεγκτικού Συνεδρίου ή του Νομικού Συμβουλίου και υπαλλήλους τους ΥΠΕΣΔΔΑ. - Συνιστάται στην έδρα κάθε Περιφέρειας ειδική Επιτροπή εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 5 για θέματα της οικείας Περιφέρειας και των Υπηρεσιών του Δημόσιου Τομέα, όπως αυτός οριοθετείται από τις διατάξεις του άρθρου 14 του Ν.2190/1994, όπως ισχύει κάθε φορά, που λειτουργούν στη συγκεκριμένη Περιφέρεια. Η κάθε μία από τις Επιτροπές αυτές αποτελείται από συμβούλους ή παρέδρους του Ελεγκτικού Συνεδρίου ή του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους ή Εφέτες Διοικητικών Δικαστηρίων και υπαλλήλους της Περιφέρειας αυτής. - Παρέχεται η δυνατότητα στον Υπουργό Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και στον Γενικό Γραμματέα της Περιφέρειας, με απόφασή τους, να καθορίζουν τον αριθμό και την ιδιότητα των μελών των ειδικών Επιτροπών της αρμοδιότητάς τους. - Ορίζεται ότι στην ειδική Επιτροπή του ΥΠΕΣΔΔΑ εισηγούνται υπάλληλοι του Υπουργείου, οι οποίοι ορίζονται κάθε φορά από τον Γενικό Γραμματέα του ΥΠΕΣΔΔΑ, ενώ στις αντίστοιχες Επιτροπές των Περιφερειών εισηγούνται υπάλληλοί τους, οι οποίοι ορίζονται από τον Γενικό Διευθυντή της Περιφέρειας. - Η διαδικασία εξέτασης των αιτημάτων που υποβάλλονται και καταβολής της αποζημίωσης, όπου αυτή απαιτείται, ολοκληρώνεται μέσα σε εξήντα (60) ημέρες από την ημερομηνία υποβολής της σχετικής αίτησης του πολίτη. - Προβλέπεται, για όσες περιπτώσεις η ειδική Επιτροπή της Περιφέρειας κρίνει ότι είναι αρμόδια, να παραπέμπει το ζήτημα στην Επιτροπή του ΥΠΕΣΔΔΑ. Διαδικασία καταβολής χρηματικού ποσού Ο τρόπος καταβολής στους πολίτες του κατά τις παρ. 7 και 8 (όπως ισχύει) του άρθρου 5 του Ν.1943/1991 χρηματικού ποσού, καθορίζεται με κοινή απόφαση των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και Οικονομικών που εκδίδεται κατ` εφαρμογή των διατάξεων της παρ. 12 του άρθρου 5. Η σχετική διαδικασία καταβολής του κατά τ` ανωτέρω χρηματικού ποσού είναι η εξής: - Υποβάλλεται από τον ενδιαφερόμενο πολίτη, μέσα σε εξήντα (60) ημέρες από την παρέλευση άπρακτης της προθεσμίας που ορίζεται για τη διεκπεραίωση της υπόθεσης, έντυπη αίτηση στο Υπουργείο Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης? Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης, όταν πρόκειται για θέμα αρμοδιότητας Υπουργείου ή στην έδρα της Περιφέρειας, για θέμα της αρμοδιότητάς της ή Υπηρεσίας του Δημόσιου Τομέα που λειτουργεί στο γεωγραφικό της χώρο. Εντυπα αιτήσεων χορηγούνται στους πολίτες από τις Υπηρεσίες του Δημόσιου Τομέα στις οποίες υποβάλλει αίτηση για διεκπεραίωση υπόθεσής του, καθώς και από το ΥΠΕΣΔΔΑ και τις Περιφέρειες. Για το λόγο αυτό, σας στέλνουμε τη συνημμένη έντυπη αίτηση, με την
παράκληση να εφοδιάσετε με φωτοτυπία της τις Υπηρεσίες για τις οποίες είναι αρμόδια η δική σας Επιτροπή, συστήνοντας παράλληλα την αναπαραγωγή της και τη διάθεσή της ανά πάσα στιγμή, ώστε να εξυπηρετούνται οι πολίτες που προσέρχονται σ` αυτές και ζητούν τέτοια έντυπα. Αν δεν υπάρχουν έντυπες αιτήσεις, οι υπάλληλοι είναι υποχρεωμένοι να συντάξουν τη σχετική αίτηση, εφόσον το ζητήσει ο ενδιαφερόμενος. - Ο υπάλληλος του ΥΠΕΣΔΔΑ ή της οικείας Περιφέρειας που έχει ορισθεί εισηγητής, επιλαμβάνεται της υπόθεσης και υποβάλλει σχετική έκθεση στην αντίστοιχη ειδική Επιτροπή. - Η Επιτροπή εκδίδει, μετά από εξέταση της συνδρομής των προϋποθέσεων του άρθρου 5, σχετική απόφαση. - Η απόφαση της Επιτροπής κοινοποιείται στις Διευθύνσεις Διοικητικού και Οικονομικού ή συναφείς Διευθύνσεις του Φορέα που παραβίασε την προθεσμία, στον ενδιαφερόμενο πολίτη, καθώς και στη Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους? Πολίτη του ΥΠΕΣΔΔΑ ή στην έδρα της οικείας Περιφέρειας, ανάλογα με την Υπηρεσία που αφορά και αποτελεί εντολή καταβολής στον πολίτη του ορισθέντος κατά τ` ανωτέρω με την ίδια απόφαση ποσού. - Η καταβολή του ποσού πρέπει να γίνει εντός μηνός από την κοινοποίηση της απόφασης της Επιτροπής. Αν η καταβολή δεν γίνει εντός μηνός, το χρηματικό ποσό καταβάλλεται εντόκως. Ο τόκος υπολογίζεται για κάθε μήνα, με επιτόκιο της Εθνικής Τράπεζας της Ελλάδος που ισχύει για τις καταθέσεις επί προθεσμία ενός (1) έτους. Η προκαλούμενη δαπάνη βαρύνει τον προϋπολογισμό του οικείου Φορέα και, επομένως, όλοι οι Φορείς στους οποίους αναφέρεται η παρ. 2 του άρθρου δεύτερου του Ν.2690/1999 πρέπει να φροντίσουν για την εγγραφή στους προϋπολογισμούς τους των αναγκαίων πιστώσεων. Ενέργειες Υπηρεσιών μετά την κοινοποίηση της απόφασης της Επιτροπής - Οικονομικές Υπηρεσίες Οι Διευθύνσεις Οικονομικού των Δημοσίων Υπηρεσιών και ΝΠΔΔ, μέσα σε πέντε (5) ημέρες από την κοινοποίηση της απόφασης της Επιτροπής, εκδίδουν και αποστέλλουν στις Υπηρεσίες Δημοσιονομικού Ελέγχου τη σχετική απόφαση ανάληψης δαπάνης, μαζί με την απόφαση της Επιτροπής, προκειμένου να εκδοθεί τακτικό ένταλμα επ` ονόματι του δικαιούχου. Η σχετική δαπάνη βαρύνει τον ΚΑΕ 5176 του τακτικού Προϋπολογισμού των Υπουργείων και Περιφερειών και 0289 του Προϋπολογισμού των ΝΠΔΔ. Το έγγραφο αυτό κοινοποιούν στον ενδιαφερόμενο πολίτη, με το οποίο και ειδοποιείται να προσέλθει στο Δημόσιο Ταμείο της περιοχής της κατοικίας του (αναγράφεται το συγκεκριμένο Ταμείό και η ακριβής διεύθυνσή του), μετά από είκοσι πέντε (25), για την είσπραξη του ποσού. Στις περιπτώσεις ΝΠΔΔ, στα οποία δεν υπάρχουν Υπηρεσίες Δημοσιονομικού Ελέγχου, ακολουθείται ανάλογη διαδικασία, η οποία δεν επιτρέπεται να υπερβαίνει τις είκοσι πέντε (25) συνολικά ημέρες από την κοινοποίηση της απόφασης της Επιτροπής, μέχρι την ημερομηνία που μπορεί ο πολίτης να εισπράξει το ποσό. Οι λοιποί Φορείς του Δημόσιου Τομέα ακολουθούν τη συντομότερη διαδικασία εκτέλεσης δαπανών που προβλέπεται από τους οικείους Κανονισμούς, η οποία δεν επιτρέπεται, όπως και ανωτέρω, να υπερβαίνει τις είκοσι πέντε (25) ημέρες. - Υπηρεσίες Διοικητικού
Οι Διευθύνσεις Διοικητικού ή οι αρμόδιες Υπηρεσιακές Μονάδες κάθε Φορέα, εισάγουν υποχρεωτικά μέσα σε ένα (1) μήνα από την κοινοποίηση της απόφασης, την υπόθεση στο αρμόδιο Υπηρεσιακό Συμβούλιο ή, όπου δεν υπάρχει, στο Διοικητικό Συμβούλιο, προκειμένου να κινηθεί η πειθαρχική διαδικασία στην περίπτωση που διαπιστωθεί υπαιτιότητα των υπαλλήλων. - Πρωτοκόλληση αιτημάτων πολιτών Οι προθεσμίες του άρθρου 5 αρχίζουν από την υποβολή του αιτήματος στην αρμόδια Υπηρεσία, κατά τις διατάξεις της παρ. 1. Αν το αίτημα υποβληθεί σε αναρμόδια Υπηρεσία, αυτή υποχρεούται να το διαβιβάσει στην αρμόδια μέσα σε πέντε (5) ημέρες, οπότε η προθεσμία αρχίζει από τότε που περιήλθε το αίτημα στην αρμόδια Υπηρεσία. Σύμφωνα με τις γενικές διατάξεις περί προθεσμιών (άρθρα 240 και επ. του Α.Κ.), η προθεσμία αρχίζει την επόμενη της ημέρας όπου έγινε το γεγονός που αποτελεί την αφετηρία της. Στις προθεσμίες του άρθρου 5 το γεγονός είναι η υποβολή του αιτήματος. Βεβαία δε χρονολογία αυτού, είναι εκείνη του πρωτοκόλλου της Υπηρεσίας. Η υποχρέωση, δηλαδή, της αυθημερόν πρωτοκόλλησης των αιτήσεων των πολιτών αποκτά ιδιαίτερη βαρύτητα, ενόψει της άσκησης του δικαιώματος του άρθρου 5. Για το λόγο αυτό, οι Προϊστάμενοι της Διεύθυνσης Διοικητικού πρέπει να δώσουν ειδική εντολή στις Υπηρεσίες Πρωτοκόλλου να τηρούν με ακρίβεια την υποχρέωση της αυθημερόν πρωτοκόλλησης των αιτήσεων κ.λπ. και πριν από κάθε άλλη εσωτερική διακίνηση της αλληλογραφίας (άρθρο 12 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας). - Αμεσες ενέργειες των Υπηρεσιών Οι Υπηρεσίες του Δημόσιου Τομέα, που θα παραλαμβάνουν έγγραφα του ΥΠΕΣΔΔΑ ή των Περιφερειών με τα οποία θα ζητούνται στοιχεία σχετικά με υπόθεση για την οποία υποβλήθηκε αίτημα από πολίτη για καταβολή χρηματικού ποσού, λόγω μη τήρησης προθεσμίας, πρέπει να απαντούν άμεσα και κατά προτεραιότητα στα έγγραφα αυτά. Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων και οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Περιφερειών παρακαλούνται να κοινοποιήσουν αμέσως στους Φορείς του Δημόσιου Τομέα που εποπτεύουν και στους ΟΤΑ α` και β` βαθμού της γεωγραφικής τους Περιφέρειας, αντίστοιχα, την εγκύκλιο αυτή μαζί με τα σχετικά έντυπα της αίτησης, του εγγράφου για παροχή στοιχείων προς την Επιτροπή από τις Υπηρεσίες και της εισήγησης που επισυνάπτουμε για διευκόλυνσή τους. Οι Διευθύνσεις Διοικητικού ή οι αρμόδιες Υπηρεσιακές Μονάδες κάθε Φορέα παρακαλούνται να φροντίσουν, ώστε όλοι οι υπάλληλοι να λάβουν ενυπογράφως γνώση της εγκυκλίου αυτής.