ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ Σε τι μας χρησιμεύει ακόμη και η καλύτερη εργασία, αν την έχουμε αποθηκεύσει κάπου στον υπολογιστή μας, αλλά δεν μπορούμε να την ξαναβρούμε; Θα πρέπει να σκεφτούμε κάποιο σύστημα το οποίο θα μας βοηθάει να βρίσκουμε γρήγορα τα διάφορα αρχεία μας (σχέδια, κείμενα, φωτογραφίες κλπ.). Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθουμε Να αποθηκεύουμε και να ξανανοίγουμε αρχεία σε περιβάλλον Windows Να ξεχωρίζουμε τα συστατικά (αρχεία, φακέλους κλπ.) ενός δίσκου Να επιτυγχάνουμε ένα λογικό σχεδιασμό του αρχείου μας
Το αρχείο μας Το πρόβλημα είναι γνωστό και από την καθημερινή μας ζωή: Όταν έχουμε ένα πλήθος αντικειμένων και θέλουμε να τα αποθηκεύσουμε, πώς θα τα ξαναβρούμε; Αυτά τα αντικείμενα μπορεί να είναι ρούχα, εργαλεία, συλλογές (γραμματοσήμων, νομισμάτων), αλλά και γράμματα (αλληλογραφία) ή σχέδια. Η οργάνωση του ηλεκτρονικού μας αρχείου δεν διαφέρει καθόλου από αυτή του σπιτιού μας. Τα ρούχα π.χ. τα έχουμε μέσα σε ντουλάπες και σε ράφια. Όταν χρειαζόμαστε ένα παντελόνι, ξέρουμε σε ποιο ντουλάπι είναι τα παντελόνια και εκεί θα πάμε να ψάξουμε να βρούμε αυτό που θέλουμε να φορέσουμε. Πώς αρχειοθετούμε τα σχέδιά μας (δηλαδή τα χαρτιά); Τα έχουμε σε ειδικές ντουλάπες μέσα σε φακέλους. Δουλεύοντας συστηματικά μπορούμε να βρούμε πολύ γρήγορα το ζητούμενο σχέδιο. Με τον ίδιο τρόπο λειτουργούμε και στον υπολογιστή. Ο υπολογιστής μας τι είναι; Ένα μέσο αποθήκευσης στοιχείων. Είναι σαν μία τεράστια ντουλάπα. Για να αναζητήσουμε σ' αυτή τη ντουλάπα (τον σκληρό δίσκο) ένα συγκεκριμένο αρχείο, θα πρέπει να βρούμε το σωστό συρτάρι (φάκελο, 'directory' ή folder) μέσα στο οποίο έχουμε τοποθετήσει το φάκελο του αντίστοιχου πελάτη (υποφάκελος, 'subdirectory' ή 'subfolder') κ.ο.κ. Στον ηλεκτρονικό μας υπολογιστή μπορούμε να έχουμε πολλές μονάδες αρχειοθέτησης, οι οποίες κατονομάζονται (αριθμούνται) με λατινικά γράμματα: Α: Floppy Disk Drive (δισκέτα, 'μαλακός δίσκος') - στους σύγχρονους υπολογιστές είναι 3,5 ιντσών B: C: D: E: κλπ. παλιότερα το χρησιμοποιούσαμε για την δεύτερη μονάδα δισκέτας ο κυρίως σκληρός δίσκος ενδεχομένως κι άλλος σκληρός δίσκος ένα CD ROM Drive Αν δουλεύουμε στο δίκτυο ή έχουμε κι άλλες μονάδες εγκατεστημένες, μπορεί να υπάρχουν πιο πολλά γράμματα, τα οποία αντιστοιχούν σε αυτές ή να αναφέρονται με διαφορετική σειρά. Στο περιβάλλον των Windows, για να δούμε τι υπάρχει στην διάθεσή μας στον υπολογιστή, αρκεί να επιλέξουμε από την κεντρική επιφάνεια (Windows Desktop) το εικονίδιο 'My Computer' (στην ελληνική έκδοση επιλέγουμε το 'Ο Υπολογιστής μου'). Αμέσως ανοίγει ένα παράθυρο, μέσα στο οποίο εμφανίζονται όλες οι μονάδες αποθήκευσης. Μπορεί να είναι τοπικά (στον δικό μας υπολογιστή), αλλά και σε άλλους υπολογιστές και η επικοινωνία να γίνεται μέσω δικτύου.
Στην διπλανή εικόνα, παρατηρούμε ότι στον υπολογιστή είναι εγκατεστημένες οι παρακάτω μονάδες αποθήκευσης: Α: Η μικρή μας δισκέτα (3,5 ιντσών, 1,44 ΜΒ) C: Ένας σκληρός δίσκος (το χεράκι που εμφανίζεται δείχνει ότι έχει δοθεί ως κοινός πόρος στην διάθεση άλλων) D: Άλλος ένας σκληρός δίσκος G: CD ROM Drive Τα κιτρινωπά εικονίδια που εμφανίζονται στην δεύτερη σειρά, ανοίγουν κατευθείαν φακέλους για κάποιες ρυθμίσεις.
Μία μικρή περιπλάνηση στον σκληρό μας δίσκο Για να δούμε τι περιέχει μία μονάδα αποθήκευσης, θα κάνουμε μία μικρή περιπλάνηση σε έναν σκληρό δίσκο. Με διπλό πάτημα (του αριστερού πλήκτρου του ποντικιού) στο εικονίδιο 'Ο υπολογιστής μου' ('My Computer'), είδαμε πώς ανοίγει ένα παράθυρο με όλες τις μονάδες αποθήκευσης. Και πάλι με διπλό πάτημα επάνω σε ένα εικονίδιο θα εμφανιστούν τα περιεχόμενα της αντίστοιχης μονάδας. Στο δικό μας παράδειγμα θα επιλέξουμε την μονάδα C:, τον βασικό μας σκληρό δίσκο. Εκεί θα βρούμε διάφορους φακέλους και αρχεία. Τους φακέλους τούς ξεχωρίζουμε από την εμφάνισή τους. Με διπλό πάτημα στον φάκελο 'Program Files' θα μας εμφανίσει τα περιεχόμενά του, που μπορεί να έχουν την παρακάτω μορφή (Προσοχή! Σε κάθε υπολογιστή μπορεί να είναι διαφορετικά, ανάλογα με τα εγκατεστημένα προγράμματα!). Βλέπουμε ότι υπάρχουν διάφοροι φάκελοι προγραμμάτων. Ο φάκελος στον οποίο βρισκόμαστε, περιέχει κυρίως προγράμματα, μια που είναι ο 'αγαπημένος' φάκελος των περισσοτέρων κατασκευαστών προγραμμάτων και στον οποίο προσπαθούν να κρατήσουν συγκεντρωμένα τα προγράμματα. Στον φάκελο 'Acad2000' υπάρχει εγκατεστημένο ένα πρόγραμμα. Αν τον ανοίξουμε, θα βρούμε μέσα σ' αυτόν πολλούς άλλους φακέλους και διάφορα αρχεία. Ανοίγοντας κάποιον από τους φακέλους μπορεί να συνεχιστεί αυτή η διαδικασία. Το συμπέρασμά μας από αυτή την περιήγηση είναι ότι ένας φάκελος μπορεί να περιέχει έναν άλλο φάκελο και διάφορα αρχεία. Τους φακέλους τους ξεχωρίζουμε από το εικονίδιό τους (έναν μικρό κίτρινο φάκελο). Τα αρχεία εμφανίζονται με διαφορετικά εικονίδια. Tα Windows μπορούν να αναγνωρίσουν το πρόγραμμα που δημιούργησε ένα αρχείο και να εμφανίσουν το αντίστοιχο εικονίδιο.
Ορισμένα παραδείγματα: φάκελος το πρόγραμμα AutoCAD 'κομμάτι' προγράμματος σχέδιο του AutoCAD κείμενο του Word απλό κείμενο Στην πράξη, πώς θα πρέπει να διαμορφώσουμε τον σκληρό μας δίσκο ώστε να μπορούμε να βρίσκουμε γρήγορα τα ζητούμενα αρχεία; Μία πρόταση την οποία μπορεί ο καθένας να προσαρμόσει και να εμπλουτίσει σύμφωνα με τις δικές του ανάγκες είναι η παρακάτω: Φάκελοι DATA grafika sxedia meletes logotypa eikones 3d autocad pelatis x pelatis y logo1 eikona1 ktirio1 katopsi1 sxedio1 sxedio1 logo2 eikona2 eswter1 opsi3 prosfora1 eikona3 video1 parousiasi Αρχεία Μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν φάκελο στον σκληρό μας δίσκο, στον οποίο θα μπαίνουν όλες οι εργασίες μας. Του δίνουμε ένα λογικό όνομα, όπως π.χ. 'data' (δεδομένα). Μέσα σε αυτόν, φτιάχνουμε τόσους φακέλους, όσες κατηγορίες αρχείων έχουμε, π.χ. 'grafika', 'sxedia' και 'meletes'. Αυτή την διαδικασία την συνεχίζουμε, μέχρι να φτάσουμε σε ένα λογικό επίπεδο διαχωρισμού. Στο παραπάνω παράδειγμα, η αναζήτηση ενός συγκεκριμένου αρχείου είναι πολύ εύκολη. Έστω ότι χρειαζόμαστε μία προσφορά προς τον πελάτη y. Αρκεί να σκεφτούμε, ότι η προσφορά είναι μέρος της μελέτης μας, οπότε θα την βρούμε στην διαδρομή data > meletes > pelatis y. Μέσα σε αυτό τον φάκελο θα βρούμε όλα τα στοιχεία που αφορούν τον συγκεκριμένο πελάτη μας.
Στους φακέλους μπορούμε να δώσουμε οποιοδήποτε όνομα θέλουμε (Windows95/98/ΝΤ), ακόμα και με ελληνικά γράμματα ή και με ολόκληρη πρόταση. Το αποφεύγουμε όμως, γιατί δυστυχώς υπάρχουν ακόμα προγράμματα, τα οποία δεν μπορούν να χειριστούν σωστά ελληνικούς χαρακτήρες ως ονομασία αρχείου ή φακέλου και μπορούν να μας κάνουν ζημιά στα αρχεία. Στην χειρότερη περίπτωση θα χάσουμε τα αρχεία, στην καλύτερη απλώς θα τρομάξουμε και με λίγη προσπάθεια θα τα επαναφέρουμε γρήγορα.
Δημιουργία και τροποποίηση φακέλων Για να δημιουργήσουμε καινούριους φακέλους έχουμε δύο βασικούς τρόπους: α) Από την εμφάνιση των φακέλων μας (βλ. προηγούμενα παραδείγματα) β) Μέσα από ένα πρόγραμμα τη στιγμή που θέλουμε να αποθηκεύσουμε ένα αρχείο και διαπιστώνουμε ότι δεν υπάρχει ο φάκελος που χρειαζόμαστε Από την εμφάνιση των φακέλων μας Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε, ότι είμαστε στον φάκελο c:\data. Εκεί μέσα βλέπουμε ότι υπάρχουν άλλοι φάκελοι ('sxedia', 'grafika' κλπ.). Πηγαίνουμε τον δείκτη του ποντικιού στον κενό χώρο ανάμεσα στους φακέλους και πατάμε το δεξί πλήκτρο του. Αμέσως ανοίγει ένα παράθυρο με επιλογές, από τις οποίες μας ενδιαφέρει η 'Δημιουργία' ('New'). Μόλις την επιλέξουμε (ή αφήσουμε για λίγο το ποντίκι επάνω της) ξεδιπλώνει δίπλα ένα άλλο παράθυρο με επιλογές. Εκεί μπορούμε να διαλέξουμε τι θέλουμε να δημιουργήσουμε. Σε αυτή την περίπτωση επιλέγουμε 'Φάκελος' (Folder).
Μέσα από ένα πρόγραμμα Τη στιγμή που θέλουμε να αποθηκεύσουμε ένα αρχείο (σχέδιο, κείμενο ή οτιδήποτε άλλο) μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσουμε έναν καινούριο φάκελο. Σε αυτή την περίπτωση μπορούμε πατήσουμε στο ειδικό εικονίδιο (βλ. εικόνα). Δημιουργείται αμέσως ένας καινούριος φάκελος και μας επιτρέπει να αλλάξουμε το όνομά του. Σε πολλά προγράμματα μπορούμε να πατήσουμε επίσης το δεξί πλήκτρο μέσα στην άσπρη επιφάνεια, στην οποία εμφανίζονται οι φάκελοι και τα αρχεία. Η υπόλοιπη διαδικασία είναι όμοια με τον προηγούμενο τρόπο. Για να αλλάξουμε το όνομα ενός φακέλου (ή αρχείου), τον επιλέγουμε (πατάμε μία φορά το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, ενώ ο δείκτης του είναι επάνω στον φάκελο) πατάμε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού επιλέγουμε 'Μετονομασία' (Rename) πληκτρολογούμε το νέο όνομα Για να διαγράψουμε έναν φάκελο (ή ένα αρχείο), τον επιλέγουμε πατάμε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού επιλέγουμε 'Διαγραφή' (Delete)
Πλοήγηση στον σκληρό δίσκο Σε προηγούμενο κεφάλαιο μάθαμε να ανοίγουμε φακέλους. Πώς όμως κλείνουμε έναν φάκελο και γυρνάμε ένα επίπεδο πιο πίσω; Πολύ απλά: Αν είμαστε στην προβολή των φακέλων... πατάμε στο εικονίδιο 'UP' για να επιστρέψουμε ένα επίπεδο πιο πάνω. Αν είμαστε σε ένα πρόγραμμα έτοιμοι να αποθηκεύσουμε ένα αρχείο... ενεργοποιούμε τη λίστα επιλογών που υπάρχει στο παράθυρο της αποθήκευσης. Εκεί εμφανίζονται η μία κάτω από την άλλη όλες οι μονάδες αποθήκευσης, καθώς και όλοι οι ανοιχτοί φάκελοι, μέσα στους οποίους βρισκόμαστε εκείνη την στιγμή. ή... πατάμε στο εικονίδιο και επιστρέφουμε έτσι στον προηγούμενο φάκελο. Για να αλλάξουμε το όνομα ενός αρχείου ή ενός φακέλου, αρκεί να το επιλέξουμε (απλό πάτημα επάνω του) και να πατήσουμε με μικρή καθυστέρηση μία δεύτερη φορά επάνω στο όνομά του ή
να πατήσουμε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού και να επιλέξουμε 'Μετονομασία' (Rename). Μετά την παραπάνω διαδικασία εμφανίζεται το όνομα αρνητικά (άσπρα γράμματα με μπλε φόντο) και ο δρομέας πηγαίνει στην δεξιά άκρη του ονόματος. Μπορούμε κατευθείαν να πληκτρολογήσουμε το καινούριο όνομα.