Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών. Εφαρμογή Εκτύπωσης Ταξιθετικών Ετικετών

Transcript

1 Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών Εφαρμογή Εκτύπωσης Ταξιθετικών Ετικετών Σύντομο εγχειρίδιο χρήσης και λειτουργιών Εισαγωγή Το παρόν κείμενο στόχο έχει να δώσει στον χρήστη μια σύντομη σειρά από οδηγίες για την καλύτερη και αποδοτικότερη χρήση της εφαρμογής Εκτύπωσης Ταξιθετικών Ετικετών Ράχης, που αναπτύχθηκε από το Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών του ΕΚΠΑ στο πλαίσιο του Έργου Εκσυγχρονισμός Βιβλιοθηκών. Λειτουργικότητα- Δυνατότητες Η εφαρμογή αυτή, βασίζεται στο location της εκάστοτε βιβλιοθήκης που την χρησιμοποιεί και επιτρέπει την εκτύπωση ετικετών ράχης ταξιθετικού αριθμού, μέσω ενός ενδιάμεσου πίνακα τον οποίο και μπορούμε να επεξεργαστούμε με τρεις τρόπους: Εμφάνιση περιεχομένου στην οθόνη (συγκεκριμένα bib#, item barcode, item#, local call number, και call number). Διαγραφή περιεχομένων (συνολικά και όχι επιλεκτικά). Προσθήκη αναγραφών στα περιεχόμενα με βάση bib#, item# ή item barcode. Φυσικά τα περιεχόμενα αυτού του πίνακα είναι αυτά που μπορούν και να εκτυπωθούν και να μας δώσουν τις ζητούμενες ετικέτες ράχης. Η εκτύπωση υποστηρίζεται σε χαρτί μα αυτοκόλλητες ετικέτες μεγέθους Α4, για Laser εκτυπωτές (κατάλληλο και για τον Lexmark Optra S που έχουν οι βιβλιοθήκες προμηθευτεί στο πλαίσιο του έργου) το οποίο και έχει 40 ετικέτες ανά σελίδα. Το πρόγραμμα έχει φτιαχτεί ώστε να εκτυπώνει σε συγκεκριμένο τύπο χαρτιού (Zweckform 3657 ή αντίστοιχο) το οποίο και έχει συγκεκριμένο μέγεθος ετικετών και συγκεκριμένα περιθώρια. Για το λόγο αυτό γίνεται αντιληπτό ότι για να γίνει πιο αποδοτική χρήση του χαρτιού ή θα πρέπει καλύτερα ή να εισάγετε στον πίνακα σαρραντάδες (40 items δηλαδή) ή πολλαπλάσια 40δων, από αναγραφές, είτε 1

2 εικοσάδες (20 items) και να εκτυπώνετε τις 20, να διαγράφετε τα περιεχόμενα του πίνακα, να εισάγετε άλλες 20 και μετά να εκτυπώνετε γυρνώντας το χαρτί κατά ώστε να εκμεταλλευθείτε τις κενές ετικέτες. Εγκατάσταση Αρκεί να αποθηκεύσετε τοπικά στο δίσκο το αρχείο labels97.exe κάνοντας κλικ στον αντίστοιχο σύνδεσμο από την ιστοσελίδα Να σημειωθεί εδώ ότι, κάθε νέα έκδοση της εφαρμογής θα βρίσκεται στην προαναφερθείσα ιστοσελίδα (θα ειδοποιείστε βέβαια κατάλληλα), και επίσης με το να εγκαθιστάτε μια νέα έκδοση (με τον παραπάνω τρόπο) διαγράφετε εντελώς την παλιά έκδοση και τα περιεχόμενά της. Εικόνα 1: Θέση και εκκίνηση της εφαρμογής 2

3 Χρήση Στην συνέχεια θα παρουσιαστούν οι βασικές οθόνες της εφαρμογής μέσα από μια τυπική ροή εργασίας, δίνοντας σε κάθε βήμα τις δυνατότητες και επιλογές που έχει στην διάθεσή του ο χρήστης. Εκκίνηση της εφαρμογής Για να τρέξετε την εφαρμογή αρκεί να κάνετε διπλό κλικ με το ποντίκι πάνω στο αρχείο που αποθηκεύσατε. Ανοίξτε τον windows explorer (εξερεύνηση των Windows) και εντοπίστε το αρχείο που μόλις αποθηκεύσατε (βλ Εικόνα 1). Κάνετε διπλό κλικ πάνω στο αρχείο ώστε να ανοίξει και να εμφανιστεί η πρώτη οθόνη που βλέπετε στην Εικόνα 2 (πάλι με διπλό κλικ θα γινόταν η εκκίνηση της εφαρμογής και από τυχόν υπάρχον shortcut). Εδώ το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να διαλέξετε ποια είναι η βιβλιοθήκη σας από τη λίστα (βλ. Εικόνες 2 και 3). Η επιλογή της σωστής βιβλιοθήκης είναι σημαντικό θέμα δεδομένου ότι συνδέεται άμεσα με τα τεκμήρια και επομένως στηρίζει και την ορθή λειτουργία της εφαρμογής. Εικόνα 2: Η λίστα με τις διαθέσιμες Βιβλιοθήκες 3

4 Εικόνα 3: Οι διαθέσιμες λειτουργίες μετά την επιλογή βιβλιοθήκης Μετά την επιλογή βιβλιοθήκης, σας εμφανίζονται οι ακόλουθες δυνατότητες (όπως φαίνονται και στην Εικόνα 3): Το πλήκτρο με το «STOP» οδηγεί στον τερματισμό και κλείσιμο της εφαρμογής Το πλήκτρο με τον εκτυπωτή οδηγεί στην απ ευθείας εκτύπωση των ετικετών. Το πλήκτρο που αναγράφει «Προεπισκόπηση εκτύπωσης» οδηγεί στην εμφάνιση στην οθόνη των ετικετών σαν μια μορφή ελέγχου πριν την εκτύπωση (βλ. και Εικόνα 7). Το πλήκτρο που αναγράφει «Επεξεργασία Πίνακα Ταξιθετικών Ετικετών» οδηγεί σε μια νέα σειρά επιλογών που αναλύονται στην αμέσως επόμενη παράγραφο (βλ. και Εικόνα 4). Επεξεργασία Πίνακα Ταξιθετικών Ετικετών Για να λειτουργήσει η εφαρμογή χρησιμοποιείται ένας πίνακας σε μια βάση δεδομένων, στον οποίο και αποθηκεύονται τα στοιχεία που χρειαζόμαστε για να καταστεί δυνατή η εκτύπωση ταξιθετικών ετικετών. Ο πίνακας αυτός περιέχει για την κάθε εγγραφή στοιχεία όπως το bib#, το item#, το αντίστοιχο call number και το location που ανήκει το συγκεκριμένο τεκμήριο. Οι διαθέσιμες λειτουργίες που μπορεί κάποιος να κάνει πάνω στον πίνακα φαίνονται και στην Εικόνα 4. Να τονιστεί ότι, για να εκτελεστεί η κάθε επιλογή, πρέπει πρώτα να κάνετε κλικ στο επιθυμητό πλήκτρο λειτουργίας και έπειτα να κάνετε κλικ στο πλήκτρο δεξιά (στο οποίο και σημειώνεται να κάνετε εκεί κλικ). Οι διαθέσιμες λειτουργίες είναι: 4

5 1. Διαγραφή τιμών - διαγράφονται έτσι εντελώς τα περιεχόμενα του πίνακα, κάτι που χρειάζεται να το κάνετε κάθε φορά που θέλετε να βάλετε νέα δεδομένα προς εκτύπωση, υποθέτοντας ότι έχετε εκτυπώσει όλα τα προηγούμενα. Εικόνα 4: Οι διαθέσιμες λειτουργίες της «επεξεργασίας του πίνακα ταξιθετικών ετικετών» 2. Προσθήκη τιμών με την επιλογή αυτή οδηγούμαστε στην εμφάνιση ενός νέου παραθύρου (βλ. Εικόνα 5) απ όπου και έχουμε στη διάθεσή μας διαφορετικές δυνατότητες να εισάγουμε τιμές στον πίνακα. 5

6 Εικόνα 5: Οι διαθέσιμοι τρόποι προσθήκης τιμών στον πίνακα ταξιθετικών ετικετών Πιο συγκεκριμένα δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής τιμών με βάση: Ένα (1) bib# Ένα εύρος από bib# (στην περίπτωση που ξέρετε ότι έχετε συνεχόμενα bib# στο σύστημα αυτή η επιλογή βοηθά πολύ). Ένα barcode (το χτυπάτε με το «πιστολάκι» barcode reader). [Οι επιλογές για ένα και εύρος από item# αν και παρέχονται, ωστόσο δεν σας χρησιμεύουν αν δεν γνωρίζετε με κάποιον τρόπο τα item# των εγγραφών σας.] Πρέπει να τονιστούν στο σημείο αυτό τα εξής: Ύστερα από κάθε εισαγωγή τιμής κάνετε κλικ στο πλήκτρο «Εκτέλεση» για να περαστεί η τιμή στον πίνακα και συνεχίζετε με την επόμενη τιμή. Το πλήκτρο «Έξοδος» κλείνει το παράθυρο αυτό και σας επιστρέφει στις επιλογές για την επεξεργασία του πίνακα ταξιθετικών ετικετών. Υπάρχει περίπτωση το πρόγραμμα να σας βγάλει μηνύματα λάθους κατά την εισαγωγή τιμών στις περιπτώσεις όπου είτε δώσατε bib# που δεν έχει δηλωμένα τεκμήρια (items), είτε υπάρχουν και τεκμήρια που δεν ανήκουν στη δικιά σας βιβλιοθήκη, είτε δεν έχει καθόλου δηλωμένα τεκμήρια στην δικιά σας βιβλιοθήκη, ή τέλος πρόκειται για προσπάθεια εισαγωγής ήδη περασμένης τιμής στον πίνακα. Όμως ακόμα και σε αυτές τις περιπτώσεις όσες τιμές είναι σωστές θα περάσουν κανονικά στον πίνακα. 3. Η Τρίτη λειτουργία έχει να κάνει με την εμφάνιση των περιεχομένων του πίνακα ταξιθετικών ετικετών, όπως φαίνονται και στην Εικόνα 6. Αξίζει να σημειωθεί εδώ ότι το παράθυρο αυτό που δείχνει τα περιεχόμενα του πίνακα μπορείτε να το εκτυπώσετε επιλέγοντας από το menu, File > Print, και ταυτόχρονα μπορείτε να επεξεργαστείτε ελεύθερα τα περιεχόμενα του πίνακα, όπως εμφανίζονται. Με άλλα λόγια να αλλάξετε κάποια τιμή σε 6

7 κάποιο πεδίο, ή να διαγράψετε επιλεκτικά κάποιες εγγραφές (γραμμές) του πίνακα αρκεί να κάνετε κλικ στο αριστερό περιθώριο δίπλα στην γραμμή επιλέγοντάς της έτσι, και εν συνεχεία πατώντας το πλήκτρο delete στο πληκτρολόγιο. Εικόνα 6: Εμφάνιση των περιεχομένων του πίνακα ταξιθετικών ετικετών Επίλογος Τελειώνοντας, και αντί επιλόγου, θα αναφέρουμε επιγραμματικά τα κύρια βήματα χρήσης της εφαρμογής. Άνοιγμα/τρέξιμο της εφαρμογής. Επιλογή βιβλιοθήκης. Επιλογή επιθυμητής λειτουργίας (εκτύπωση, προεπισκόπιση εκτύπωσης, επεξεργασία πίνακα). Η επεξεργασία πίνακα έχει να κάνει με προσθήκη, διαγραφή, ή εμφάνιση τιμών. Τόσο κατά την εισαγωγή όσο και κατά την εκτύπωση των ταξιθετικών αριθμών, η σειρά εμφάνισης είμαι κατά αύξουσα σειρά εισαγωγής των εγγραφών στον πίνακα (με τη σειρά που τα εισάγατε με άλλα λόγια). 7

8 Εικόνα 7: Εμφάνιση εκτύπωσης ετικετών σε μορφή προεπισκόπισης 8