Μελέτη: «Ψηφιοποίηση αρχείου Δήμου Ηλιούπολης>> Α.Μ.ΠΛΗΡ : 5/2017 Κ.Ε. : ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ Η παρούσα τεχνική έκθεση αφορά το έργο: «Ψηφιοποίηση αρχείου του Δήμου Ηλιούπολης» για τις ανάγκες των Τεχνικών, Διοικητικών και λοιπών Υπηρεσιών του Δήμου. Η συνολική δαπάνη ανέρχεται σε εβδομήντα τρεις χιλιάδες εφτακόσια ογδόντα ευρώ (73.780) συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α. 24% εκ των οποίων το ποσό των 30.000 με Φ.Π.Α. προβλέπεται σε βάρος του Κ.Α. 10.6162.0021 του ισχύοντος προϋπολογισμού του Δήμου έτους 2017 και το υπόλοιπο ποσό των 43.780 με Φ.Π.Α. θα βαρύνει τον αντίστοιχο Κ.Α. κατά το έτος 2018. Σημειώνεται δε, ότι θα γίνει σχετική πρόβλεψη αντίστοιχου κωδικού εξόδων κατά την σύσταση του νέου προϋπολογισμού οικονομικού έτους 2018. Η ανάδοχος εταιρία θα πρέπει να προσφέρει σάρωση και ψηφιοποίηση άριστης ποιότητας. Επίσης θα πρέπει να μεταφερθεί τα παραγόμενα ψηφιακά αρχεία στον εξοπλισμό του Δήμου σύμφωνα με τις υποδείξεις ων αρμόδιων υπηρεσιών. Το έργο αποτελείται από δύο φάσεις εκ των οποίων η μία θα υλοποιηθεί όπως περιγράφεται εντός του 2017 ψηφιοποιώντας 69124 έγγραφα με δαπάνη 30.000 και θα συνεχιστεί βαρύνοντας τον ίδιο Κ.Α και εντός του 2018 όπου θα ψηφιοποιηθούν 100876 έγγραφα με δαπάνη 43.780, υπόλοιπο από τον συνολικό προϋπολογισμό 73.780. O Συντάξας Μητσιώνης Γιώργος
Μελέτη: «Ψηφιοποίηση αρχείου Δήμου Ηλιούπολης>> Α.Μ.ΠΛΗΡ : 5/2017 Κ.Ε. : ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Η παρούσα τεχνική έκθεση αφορά το έργο : «Ψηφιοποίηση αρχείου του Δήμου Ηλιούπολης» για τις ανάγκες των Τεχνικών, Διοικητικών και λοιπών Υπηρεσιών του Δήμου. Το φυσικό αντικείμενο του έργου είναι η οπτική αρχειοθέτηση ψηφιοποίηση των αρχείων των Υπηρεσιών του Δήμου Ηλιούπολης από την συμβατική του μορφή (φυσικό αρχείο) σε ψηφιακή μορφή, η ασφαλή αποθήκευσή του. Σκοπός του έργου είναι αφενός μεν, η διάσωση του αρχείου, αφετέρου δε η βελτίωση της ποιότητας εξυπηρέτησης των συναλλασσόμενων πολιτών καθώς επίσης και η αναβάθμιση του λειτουργικού επιπέδου των παρεχόμενων υπηρεσιών. Στο κύριο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η ψηφιοποίηση με την μέθοδο της σάρωσης του αρχειοθετημένου υλικού, το οποίο θα υποδειχθεί στον ανάδοχο. Στην συνέχεια μέσω ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος που θα παράσχει ο ανάδοχος ή ο Δήμος, θα εκτελείται η διαχείριση, η επεξεργασία, ο έλεγχος και η αξιοποίηση του ψηφιοποιημένου υλικού για τις ανάγκες των Υπηρεσιών του Δήμου Ηλιούπολης. O Συντάξας 2
3 Μελέτη: <<Ψηφιοποίηση αρχείου Δήμου Ηλιούπολης» Α.Μ.ΠΛΗΡ:5/2017 Κ.Ε. : ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΑΡΘΡΟ 1 o Η παρούσα συγγραφή υποχρεώσεων αφορά στην αντιμετώπιση των δαπανών για την προμήθεια: «Ψηφιοποίηση εγγράφων του Δήμου Ηλιούπολης» για τις ανάγκες των Τεχνικών, Διοικητικών και λοιπών Υπηρεσιών του Δήμου. Η προθεσμία ολοκλήρωσης των εργασιών για την παροχή υπηρεσίας θα πρέπει να ολοκληρωθεί το αργότερο 12 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης και σύμφωνα πάντα με τους όρους της Μελέτης του Αυτοτελούς Τμήματος Πληροφορικής & Επικοινωνιών του Δήμου, η οποία και αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα του παρόντος συμφωνητικού. Η συνολική δαπάνη ανέρχεται σε εβδομήντα τρεις χιλιάδες εφτακόσια ογδόντα ευρώ (73.780) συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α. 24% εκ των οποίων το ποσό των 30.000 με Φ.Π.Α. προβλέπονται σε βάρος του Κ.Α.10.6162.0021 του ισχύοντος προϋπολογισμού του Δήμου έτους 2017 και το υπόλοιπο ποσό των 43.780 με Φ.Π.Α. θα βαρύνει τον ίδιο Κ.Α. κατά το έτος 2018. ΑΡΘΡΟ 2ο Τα στοιχεία της σύμβασης κατά σειρά είναι: - Γενική συγγραφή υποχρεώσεων - Τεχνική Έκθεση - Ο ενδεικτικός προϋπολογισμός - Προϋπολογισμός προσφοράς -Τεχνικές Προδιαγραφές ΑΡΘΡΟ 3ο Η παρούσα μελέτη διέπεται από τις διατάξεις του άρθρου 158 του Ν.3463/2006, του Ν. 3852/2010 και του Ν. 4412/2016. ΑΡΘΡΟ 4ο Η εγγύηση για τη συμμετοχή στο διαγωνισμό ορίζεται σε ποσοστό 2% δηλαδή 1191(χίλια εκατό ενενήντα ένα) του ενδεικτικού προϋπολογισμού της μελέτης (χωρίς Φ.Π.Α.) και βεβαιούται δια της προσκόμισης ισοτόπου γραμματίου από το ταμείο ΤΣΜΕΔΕ, Τ.Π. ή αναγνωρισμένης τράπεζας. Η εγγύηση καλής εκτέλεσης ορίζεται σε ποσοστό 5% της προσφερόμενης τιμής του αναδόχου χωρίς ΦΠΑ. Κάθε υποβαλλόμενη προσφορά δεσμεύει τον συμμετέχοντα στον διαγωνισμό κατά τη διάταξη του άρθρου 97 του Ν. 4412/2016, για διάστημα12 μήνες από την διενέργεια διαδικασίας ανάθεσης. ΑΡΘΡΟ 5 o Προσφορές. Η οικονομική προσφορά του υποψήφιου αναδόχου, ο οποίος θα αναλάβει τελικά την παρούσα παροχή υπηρεσιών, θα αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της σχετικής σύμβασης. Συνεπώς σε αυτή την περίπτωση οι τιμές μονάδας της προσφοράς του προμηθευτή για τις προς παροχή υπηρεσίες θα παραμένουν σταθερές για όσο θα είναι σε ισχύ η σύμβαση για την παρούσα παροχή υπηρεσιών, δηλαδή τουλάχιστον μέχρι την ολοκλήρωση της παροχής των συνολικών ποσοτήτων των υπηρεσιών που προβλέπεται στην παρούσα μελέτη. Οποιαδήποτε αλλαγή τους από την πλευρά του αναδόχου θα απορρίπτεται ως απαράδεκτη και αντίθετη στους όρους της σύμβασης. Για αυτό, το κριτήριο θα είναι το γενικό σύνολο που θα προκύπτει για κάθε προσφορά υποψήφιου αναδόχου από την πρόσθεση αυτών των συνολικών τιμών για όλες τις προς παροχή εργασίες και ανάδοχος μεταξύ των υποψήφιων με προσφορά πλήρη και σύμφωνη με τις τεχνικές προδιαγραφές θα αναδεικνύεται αυτός για τον οποίον το παραπάνω γενικό σύνολο θα είναι το χαμηλότερο, αυτό δε το χαμηλότερο γενικό σύνολο θα θεωρείται η οικονομικότερη τιμή προσφοράς. Για την έγκυρη συμμετοχή στη διαδικασία ώστε να μην αποκλειστεί από αυτήν, ο υποψήφιος ανάδοχος θα πρέπει απαραιτήτως να καταθέσει σφραγισμένο φάκελο οικονομικής προσφοράς, ο οποίος στο εξωτερικό μέρος του θα αναγράφει «Προσφορά για την προμήθεια: «Ψηφιοποίησης των εγγράφων» για τις ανάγκες των Υπηρεσιών του Δήμου. Στο τέλος της προσφοράς θα πρέπει να υπάρχει οπωσδήποτε, με ποινή αποκλεισμού σε περίπτωση που δεν υπάρχει, η ημερομηνία σύνταξης της προσφοράς, υπογραφή και σφραγίδα του υποψήφιου αναδόχου. Επίσης, από την προσφορά του υποψήφιου αναδόχου θα πρέπει να προκύπτει σαφώς ότι οι προς παροχή υπηρεσίες συμφωνούν πλήρως με τις τεχνικές προδιαγραφές της παρούσας μελέτης. Σημειώνεται ότι η δήλωση αυτή θα είναι απόλυτα δεσμευτική για κάθε υποψήφιο ο οποίος θα αναδειχθεί τελικά ανάδοχος κάποιας από τις προς παροχή υπηρεσίες.
Σημειώνεται εδώ ότι σε κάθε υποψήφιο ανάδοχο θα διατίθεται έντυπο προϋπολογισμού προσφοράς, παρόμοιας μορφής με τον πίνακα ενδεικτικού προϋπολογισμού της παρούσας μελέτης, το οποίο ο υποψήφιος προμηθευτής θα πρέπει υποχρεωτικά να συμπληρώνει. ΑΡΘΡΟ 6ο Οι τιμές του συμβατικού τιμολογίου είναι σταθερές και αμετάβλητες σε όλη τη διάρκεια της παροχής υπηρεσιών και για κανένα λόγο δεν υπόκεινται σε καμία αναθεώρηση. Η πληρωμή θα γίνεται με εντάλματα που θα εκδίδονται τμηματικά με την εξόφληση του 100% της συμβατικής αξίας μετά την οριστική παραλαβή των υλικών ή της υπηρεσίας μετά από τις τμηματικές παραδόσεις. Τα εντάλματα θα είναι συνοδευόμενα από τα απαραίτητα δικαιολογητικά σύμφωνα με το άρθρο 200 του Ν.4412/2016 και εφόσον η επιτροπή παρακολούθησης και παραλαβής των εργασιών, δεν διαπίστωσε καμία κακοτεχνία ως προς την ποιότητα και την εύρυθμη λειτουργία των σταδίων της παροχής των τμηματικών εργασιών. ΑΡΘΡΟ 7ο Μετά την επέλευση των εννόμων αποτελεσμάτων της απόφασης κατακύρωσης, ο ανάδοχος υποχρεούται να προσέλθει για την υπογραφή του συμφωνητικού, εντός είκοσι (20) ημερών από την κοινοποίηση σχετικής έγγραφης ειδικής πρόσκλησης. ΑΡΘΡΟ 8o Αν οι υπηρεσίες παρασχεθούν από υπαιτιότητα του αναδόχου μετά τη λήξη της διάρκειας της σύμβασης, και μέχρι λήξης του χρόνου της παράτασης που τυχόν χορηγήθηκε είναι δυνατόν να επιβάλλονται εις βάρος του ποινικές ρήτρες, με αιτιολογημένη απόφαση του αρμόδιου οργάνου του Δήμου και σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 218 παρ.1 Ν.4412/16. Οι ποινικές ρήτρες υπολογίζονται ως εξής: α) για καθυστέρηση που περιορίζεται σε χρονικό διάστημα που δεν υπερβαίνει το 50% της προβλεπόμενης συνολικής διάρκειας της σύμβασης ή σε περίπτωση τμηματικών/ενδιαμέσων προθεσμιών της αντίστοιχης προθεσμίας, επιβάλλεται ποινική ρήτρα 2,5% επί της συμβατικής αξίας χωρίς ΦΠΑ των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν εκπρόθεσμα, β) για καθυστέρηση που υπερβαίνει το 50% επιβάλλεται ποινική ρήτρα 5% χωρίς ΦΠΑ επί της συμβατικής αξίας των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν εκπρόθεσμα, γ) οι ποινικές ρήτρες για υπέρβαση των τμηματικών προθεσμιών είναι ανεξάρτητες από τις επιβαλλόμενες για υπέρβαση της συνολικής διάρκειας της σύμβασης και δύνανται να ανακαλούνται με αιτιολογημένη απόφαση της αναθέτουσας αρχής, αν οι υπηρεσίες που αφορούν στις ως άνω τμηματικές προθεσμίες παρασχεθούν μέσα στη συνολική της διάρκεια και τις εγκεκριμένες παρατάσεις αυτής και με την προϋπόθεση ότι το σύνολο της σύμβασης έχει εκτελεστεί πλήρως. Το ποσό των ποινικών ρητρών αφαιρείται/συμψηφίζεται από/με την αμοιβή του αναδόχου. Η επιβολή ποινικών ρητρών δεν στερεί από την αναθέτουσα αρχή το δικαίωμα να κηρύξει τον ανάδοχο έκπτωτο. ΑΡΘΡΟ 9ο Κάθε κακή λειτουργία του προγράμματος που θα παρουσιάζεται μέσα στο χρονικό διάστημα της εγγύησης της αναδόχου εταιρείας οφειλόμενη στο ίδιο το πρόγραμμα, πρέπει να επανορθώνεται το συντομότερο από της ειδοποίησης της υπηρεσίας. ΑΡΘΡΟ 10ο Ο Δήμος ενδιαφέρεται για άριστης ποιότητας ψηφιοποίηση των εγγράφων και για την απρόσκοπτη λειτουργία της εφαρμογής με σκοπό την τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων που θα τεθούν για την υλοποίηση του έργου της ψηφιοποίησης των εγγράφων των υπηρεσιών του Δήμου. ΑΡΘΡΟ 11ο Τον ανάδοχο θα βαρύνουν εξ ολοκλήρου φόροι, τέλη και κρατήσεις που ισχύουν την ημέρα του Διαγωνισμού και κάθε άλλη μελλοντική νόμιμη κράτηση. Τα πάσης φύσεως έξοδα δημοσίευσης του διαγωνισμού (αρχικού και τυχόν επαναληπτικού) βαρύνουν τους υποψήφιους προμηθευτές. ΑΡΘΡΟ 12ο Η προθεσμία παράδοσης καθορίζεται για όχι μεγαλύτερο χρονικό διάστημα των 12 μηνών από την υπογραφή της σύμβασης. Ο ανάδοχος έχει την ευθύνη της εγκατάστασης, παραμετροποίησης και καλής λειτουργίας του προγράμματος που θα γίνει στις εγκαταστάσεις του Δήμου. ΑΡΘΡΟ 13 ο Με αιτιολογημένη απόφαση της αναθέτουσας αρχής, ύστερα από εισήγηση της υπηρεσίας που διοικεί τη σύμβαση, η συνολική διάρκεια της σύμβασης µμπορεί να παρατείνεται µμέχρι το 50% αυτής, ύστερα από σχετικό αίτημα του αναδόχου που υποβάλλεται πριν από τη λήξη της διάρκειάς της, σε αντικειμενικά δικαιολογημένες περιπτώσεις που δεν οφείλονται σε υπαιτιότητα του αναδόχου. 4
Αν λήξει η συνολική διάρκεια της σύμβασης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, αν λήξει η παραταθείσα, κατά τα ανωτέρω, διάρκεια, χωρίς να υποβληθούν στην αναθέτουσα αρχή τα παραδοτέα της σύμβασης, ο ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος σύμφωνα με το άρθρο 217 παρ.2 του Ν.4412/16. ΑΡΘΡΟ 14 ο Ο παροχέας είναι υποχρεωμένος να λάβει όλα τα απαραίτητα μέτρα που εμπίπτουν στον τομέα της ευθύνης του και περιγράφονται στην παρούσα μελέτη. Κατά την παραλαβή των σχετικών υπηρεσιών εξετάζεται και διαπιστώνεται η κανονική λειτουργία ή οποιουδήποτε είδους πρόβλημα που σχετίζεται με τις υπηρεσίες. Ο παροχέας υποχρεούται να ενημερώνει άμεσα τις αρμόδιες υπηρεσίες του Δήμου για την πορεία των εργασιών. Η παρακολούθηση της εκτέλεσης της σύμβασης παροχής υπηρεσίας και η διοίκηση αυτής διενεργείται από την καθ ύλην αρμόδια υπηρεσία ή άλλως από την υπηρεσία η οποία ορίζεται µε απόφαση της αναθέτουσας αρχής σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 216 του Ν.4412/16. ΑΡΘΡΟ 15 o Εφ όσον οι υπηρεσίες δεν ανταποκρίνονται στους όρους της σύμβασης ή εμφανίζουν ελαττώματα, ο ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να τα αποκαταστήσει ή βελτιώσει σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. ΑΡΘΡΟ 16 ο Η παραλαβή των ψηφιοποιημένων εγγράφων ενεργείται από την αρμόδια επιτροπή παρουσία του αναδόχου. Εάν κατά την παραλαβή διαπιστωθεί απόκλιση από τις συμβατικές τεχνικές προδιαγραφές, η επιτροπή παραλαβής μπορεί να προτείνει ή την τέλεια απόρριψη ή τη μερική αυτής ή την αντικατάσταση των όποιων ανωμαλιών. Εάν ο ανάδοχος δεν συμμορφωθεί προς τις προτάσεις της επιτροπής, εντός της από της ίδιας οριζόμενης προθεσμίας, ο δήμος δικαιούται να προβεί στην τακτοποίηση τούτων σε βάρος και για λογαριασμό του αναδόχου και κατά τον πλέον πρόσφορο για τις ανάγκες και τα συμφέροντα αυτού τρόπο. Ο προμηθευτής είναι υποχρεωμένος να λάβει όλα τα κατάλληλα μέτρα για την ασφαλή μεταφορά και παράδοση του προϊόντος (λογισμικού είτε σε CD, flash disk, κλπ.) στην αρμόδια υπηρεσία του Δήμου. Επίσης, είναι υπεύθυνος για κάθε ζημία που πιθανόν θα γίνει από υπαιτιότητα του προσωπικού ή αλλού, μέχρι της παράδοσης αυτών. ΑΡΘΡΟ 17 o Στην τιμή περιλαμβάνεται η προμήθεια και η προσκόμιση στο Δήμο μας των ειδών που συνοδεύουν τις προς παροχή εργασίες. ΑΡΘΡΟ 18ο Για ότι δεν προβλέφθηκε καθώς και για την επίλυση διαφορών, ισχύουν οι διατάξεις του ν.4412/16 καθώς και για την επίλυση διαφορών αρμόδια είναι τα ελληνικά δικαστήρια. ΑΡΘΡΟ 19ο Ο ανάδοχος κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος από την ανάθεση που έγινε στο όνομα του και από κάθε δικαίωμα που απορρέει από αυτήν, με απόφαση του αρμοδίου αποφαινόμενου οργάνου, ύστερα από γνωμοδότηση του αρμόδιου οργάνου και σύμφωνα με τα οριζόμενα στα άρθρα 105 και 203 του Ν.4412/2016. ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ Ο Προϊστάμενος Ο Συντάκτης 5
Μελέτη: «Ψηφιοποίηση αρχείου Δήμου Ηλιούπολης» Α.Μ. ΠΛΗΡ: 5/2017 Κ.Ε. : ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ α/α Είδος Ποσότα Τιμή Τεμαχίου ( ) Σύνολο ( ) Εγγράφων 1 Ψηφιοποίηση 170.000 0.35 59.500 Αρχείου του Δήμου Ηλιούπολης ΦΠΑ 24% 14.280 Τελική Τιμή ( ) 73.780 Ηλιούπολη,.2017 ΘΕΩΡΗΘΗΚΕ Ο Προϊστάμενος Ο Συντάκτης 6
Μελέτη: «Ψηφιοποίηση αρχείου του Δήμου Ηλιούπολης» Α.Μ. ΠΛΗΡ: 5/2017 Κ.Ε. : 4832900-0 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ α/α Είδος Ποσότα σελίδων Τιμή Τεμαχίου ( ) Σύνολο ( ) 1 Ψηφιοποίηση 170.000 Αρχείου Δήμου Ηλιούπολης ΦΠΑ 24% Τελική Τιμή ( ) Ηλιούπολη,.2017 ΟΛΟΓΡΑΦΩΣ: ΣΥΝΟΛΟ: Φ.Π.Α. 24%: ΤΕΛΙΚΗ ΤΙΜΗ: O προσφέρων 7