ΜΕΡΟΣ A ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΤΜΗΜΑ 1 ΜΕΣΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ, ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ

ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΞΕΤΑΣΗ ΑΠΟ ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΝΑΡΜΟΝΙΣΗΣ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΓΟΡΑΣ (ΕΜΠΟΡΙΚΑ ΣΗΜΑΤΑ, ΣΧΕΔΙΑ ΚΑΙ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ) ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΑ ΚΟΙΝΟΤΙΚΑ ΣΗΜΑΤΑ ΜΕΡΟΣ A ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ ΤΜΗΜΑ 1 ΜΕΣΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ, ΠΡΟΘΕΣΜΙΕΣ Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 1

Πίνακας περιεχομένων 1 Εισαγωγή... 3 2 Διαδικασίες κατάθεσης και κοινοποίησης προς το Γραφείο... 3 3 Κοινοποιήσεις εγγράφων... 4 3.1 Κοινοποιήσεις προς το Γραφείο... 4 3.1.1 Με τηλεομοιοτυπία... 4 3.1.2 Με ηλεκτρονικά μέσα... 5 3.1.3 Μέσω ταχυδρομείου, με επίδοση ή προσωπική παράδοση... 5 3.2 Κοινοποιήσεις από το Γραφείο... 5 3.2.1 Κοινοποίηση με τηλεομοιοτυπία... 6 3.2.2 Με απλό ταχυδρομείο... 6 3.2.3 Με κατάθεση σε ταχυδρομική θυρίδα... 6 3.2.4 Με επίδοση... 7 3.2.5 Μέσω του επίσημου δικτυακού τόπου του Γραφείου... 7 3.2.6 Κοινοποίηση με δημοσίευση... 7 3.3 Παραλήπτες... 7 4 Προθεσμίες... 8 4.1 Προθεσμίες οριζόμενες από το Γραφείο... 8 4.1.1 Διάρκεια των προθεσμιών που ορίζονται από το Γραφείο... 8 4.1.2 Λήξη των προθεσμιών... 9 4.1.3 Παράταση των προθεσμιών... 10 4.1.4 Συνέχιση της διαδικασίας... 11 4.1.5 Επαναφορά των πραγμάτων στην προτέρα κατάσταση (restitutio in integrum)... 13 Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 2

1 Εισαγωγή Σε αυτό το μέρος των κατευθυντήριων γραμμών περιλαμβάνονται οι διατάξεις που είναι κοινές για όλες τις διαδικασίες ενώπιον του Γραφείου σε υποθέσεις εμπορικών σημάτων, εκτός από τις προσφυγές. Για λόγους αποτελεσματικότητας και προκειμένου να αποφευχθεί το ενδεχόμενο τα μέρη να έρχονται αντιμέτωπα με αποκλίνουσες πρακτικές, το Γραφείο εφαρμόζει με συνέπεια διαδικαστικούς κανόνες. Οι διαδικασίες ενώπιον του Γραφείου διακρίνονται σε δύο επιμέρους γενικές κατηγορίες: διαδικασίες ex parte, στις οποίες εμπλέκεται ένα μόνο μέρος, και διαδικασίες inter partes (κατ αντιμωλία), στις οποίες συγκρούονται δύο ή περισσότερα μέρη. Ειδικότερα, η πρώτη κατηγορία περιλαμβάνει αιτήσεις καταχώρισης ή ανανέωσης κοινοτικών σημάτων, εγγραφές στο μητρώο σχετικά με μεταβιβάσεις, άδειες χρήσης, αναγκαστική εκτέλεση ή διαδικασίες αφερεγγυότητας, καθώς και διαδικασίες αρχαιότητας και μετατροπής. Στη δεύτερη κατηγορία περιλαμβάνονται διαδικασίες ανακοπής και διαγραφής (έκπτωση ή κήρυξη ακυρότητας καταχωρισμένου κοινοτικού σήματος). 2 Διαδικασίες κατάθεσης και κοινοποίησης προς το Γραφείο Άρθρο 25 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα Κανόνας 79 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα Η αίτηση για κοινοτικό σήμα μπορεί να κατατεθεί απευθείας στο Γραφείο ή μέσω ενός εθνικού γραφείου ενός κράτους μέλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης, συμπεριλαμβανομένου του Γραφείου Σημάτων της Μπενελούξ. Όλα τα άλλα έγγραφα μπορούν να κατατεθούν μόνο απευθείας στο Γραφείο. Όλα τα έγγραφα μπορούν να αποστέλλονται στο Γραφείο με απλό ταχυδρομείο ή υπηρεσίες ταχυμεταφορών, να παραδίδονται προσωπικά στον χώρο υποδοχής του Γραφείου (Avenida de Europa, 4, 03008 Alicante) κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας του Γραφείου (Δευτέρα έως Παρασκευή, 8:30 13:30 και 15:00 17:00) ή να διαβιβάζονται με τηλεομοιοτυπία (φαξ). Αιτήσεις για κοινοτικό σήμα, ανακοπές και ανανεώσεις μπορούν επίσης να υποβάλλονται ηλεκτρονικά μέσω του επίσημου δικτυακού τόπου του Γραφείου. Στο πλαίσιο της στρατηγικής ηλεκτρονικού επιχειρείν που ακολουθεί το Γραφείο, θα επεκτείνει σταδιακά τη δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής και για άλλα έγγραφα σε όλους τους τύπους διαδικασιών. Το Γραφείο θέτει στη διάθεση του κοινού διάφορα έντυπα σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ. Η χρήση τους δεν είναι υποχρεωτική πλην μίας μόνο εξαίρεσης αλλά συνιστάται θερμά. Η εξαίρεση αυτή αφορά την υποβολή διεθνούς αίτησης ή μεταγενέστερης επέκτασης της προστασίας σύμφωνα με το πρωτόκολλο της Μαδρίτης, για τις οποίες πρέπει να χρησιμοποιείται είτε το έντυπο MM2 ή MM4 του ΠΟΔΙ είτε το Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 3

έντυπο EM2 ή EM4 του ΓΕΕΑ. Όλα τα παραπάνω έντυπα μπορούν να τηλεφορτωθούν από τον επίσημο δικτυακό τόπο του Γραφείου. 3 Κοινοποιήσεις εγγράφων Στον κανονισμό περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα γίνεται διάκριση μεταξύ των εγγράφων που αποστέλλουν τα μέρη προς το Γραφείο και των κοινοποιήσεων που αποστέλλονται από το Γραφείο. 3.1 Κοινοποιήσεις προς το Γραφείο Κανόνες 79, 79α, 80, 82 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα Απόφαση υπ αριθ. EX-13-02 του προέδρου του Γραφείου 3.1.1 Με τηλεομοιοτυπία Όταν ένα έγγραφο κοινοποιείται στο Γραφείο με φαξ, το πρωτότυπο πρέπει να είναι υπογεγραμμένο ούτως ώστε το φαξ που παραλαμβάνει το Γραφείο να φέρει ομοιότυπο της υπογραφής. Όταν ένα έγγραφο που κοινοποιείται στο Γραφείο δεν είναι υπογεγραμμένο, το Γραφείο καλεί το ενδιαφερόμενο μέρος να αποκαταστήσει την παρατυπία και τάσσει σχετική προθεσμία εντός της οποίας πρέπει να προβεί σε αυτή την αποκατάσταση. Εάν το έγγραφο δεν υπογραφεί εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας, η αντίστοιχη αίτηση θεωρείται απαράδεκτη ή το σχετικό έγγραφο δεν λαμβάνεται υπόψη, κατά περίπτωση. Εάν, ωστόσο, το φαξ έχει αναπαραχθεί ηλεκτρονικά μέσω Η/Υ («ηλεκτρονικό φαξ»), η μνεία του ονόματος του αποστολέα ισοδυναμεί με υπογραφή. Μεταγενέστερη επιβεβαίωση του φαξ μέσω ταχυδρομείου δεν απαιτείται. Το Γραφείο βεβαιώνει την παραλαβή του φαξ μόνο στις περιπτώσεις που ορίζονται ρητά στον κανονισμό περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, ήτοι στην περίπτωση υποβολής αίτησης για κοινοτικό σήμα. Συνεπώς, το Γραφείο δεν βεβαιώνει την παραλαβή των φαξ, όταν όμως μια κοινοποίηση είναι ελλιπής ή δυσανάγνωστη, ή όταν το Γραφείο έχει βάσιμες αμφιβολίες ως προς την ορθότητα της διαβίβασης, το Γραφείο ενημερώνει τον αποστολέα σχετικά και τον καλεί, μέσα σε προθεσμία που του τάσσει, να προβεί σε νέα διαβίβαση της κοινοποίησης. Εάν η νέα διαβίβαση είναι πλήρης, ως ημερομηνία παραλαβής λογίζεται η ημερομηνία της αρχικής διαβίβασης, εκτός όταν πρόκειται για τους σκοπούς καθορισμού της ημερομηνίας κατάθεσης αίτησης για κοινοτικό σήμα. Διαφορετικά, το Γραφείο δεν λαμβάνει καθόλου υπόψη τη διαβίβαση ή λαμβάνει υπόψη μόνο τα παραληφθέντα ή/και ευανάγνωστα τμήματα (απόφαση της 04/07/2012, R 2305/2010-4, «Houbigant/PARFUMS HOUBIGANT PARIS et al.»). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία κατάθεσης, βλ. Κατευθυντήριες γραμμές, Μέρος B, Εξέταση, Τμήμα 2, Διατυπώσεις. Όταν πρέπει να διαβιβαστεί ένα έγχρωμο έγγραφο, αρκεί η αποστολή του εγγράφου με φαξ και η κατάθεση του έγχρωμου πρωτοτύπου εντός ενός επιπλέον μηνός, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά στον κανονισμό για το κοινοτικό σήμα. Στην περίπτωση αυτή, ως ημερομηνία παραλαβής του έγχρωμου πρωτοτύπου λογίζεται η ημερομηνία Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 4

παραλαβής του φαξ από το Γραφείο, μεταξύ άλλων και για τους σκοπούς χορήγησης ημερομηνίας κατάθεσης για αιτήσεις για κοινοτικό σήμα. 3.1.2 Με ηλεκτρονικά μέσα Σύμφωνα με τον κανόνα 82 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, όταν μια αίτηση για κοινοτικό σήμα υποβάλλεται ηλεκτρονικά ή όταν γίνεται στο Γραφείο κοινοποίηση με ηλεκτρονικά μέσα, η μνεία του ονόματος του αποστολέα ισοδυναμεί με υπογραφή. 3.1.3 Μέσω ταχυδρομείου, με επίδοση ή προσωπική παράδοση Τα έγγραφα που αποστέλλονται ταχυδρομικά πρέπει να απευθύνονται στο Γραφείο στη διεύθυνση που υποδεικνύεται στις επεξηγηματικές σημειώσεις που συνοδεύουν τα έντυπα που παρέχει το Γραφείο. Τα έγγραφα που αποστέλλονται ταχυδρομικά, με υπηρεσία ταχυμεταφορών ή προσωπική παράδοση πρέπει να φέρουν πρωτότυπη υπογραφή. Όταν ένα έγγραφο που αποστέλλεται στο Γραφείο δεν είναι υπογεγραμμένο, το Γραφείο καλεί το ενδιαφερόμενο μέρος να αποκαταστήσει την παρατυπία και τάσσει σχετική προθεσμία εντός της οποίας πρέπει να προβεί σε αυτή την αποκατάσταση. Εάν το έγγραφο δεν υπογραφεί εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας, η αντίστοιχη αίτηση θεωρείται απαράδεκτη ή το σχετικό έγγραφο δεν λαμβάνεται υπόψη, κατά περίπτωση. 3.2 Κοινοποιήσεις από το Γραφείο Κανόνες 61 έως 69 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα Απόφαση υπ αριθ. EX-97-1 του προέδρου του Γραφείου Απόφαση υπ αριθ. EX-5-6 του προέδρου του Γραφείου Οι γραπτές ειδοποιήσεις που αποστέλλονται από το Γραφείο στο μέρος ή τα μέρη «κοινοποιούνται». Ως «κοινοποίηση» νοείται ο τρόπος διαβίβασης των εγγράφων στον παραλήπτη και όχι η επίσημη νομική διαδικασία («επίδοση με δικαστικό επιμελητή»). Ο όρος κοινοποίηση σημαίνει ότι το έγγραφο έχει περιέλθει στον παραλήπτη, ανεξάρτητα από το εάν αυτός έχει λάβει γνώση του εγγράφου. Ο τρόπος και η σχετική ημερομηνία κοινοποίησης εξαρτώνται από τα διάφορα μέσα επικοινωνίας. Με εξαίρεση την περίπτωση της κοινοποίησης με δημοσίευση, και με την επιφύλαξη της προηγούμενης συγκατάθεσης του σχετικού μέρους που απαιτείται για ορισμένα μέσα κοινοποίησης, το Γραφείο μπορεί να επιλέξει ελεύθερα το πλέον κατάλληλο μέσο κοινοποίησης (κανόνας 61 παράγραφος 3 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα). Στην πράξη, όπου είναι εφικτό και υπό την προϋπόθεση ότι ο αριθμός των προς διαβίβαση σελίδων δεν είναι υπερβολικά μεγάλος, το Γραφείο επιλέγει πάντοτε την κοινοποίηση με ηλεκτρονικά μέσα (εφόσον είναι διαθέσιμη). Εφόσον τηρήθηκε η ορθή διαδικασία κοινοποίησης, το έγγραφο θεωρείται ότι έχει κοινοποιηθεί, εκτός εάν ο παραλήπτης αποδείξει ότι το έγγραφο δεν έφθασε ποτέ στον Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 5

προορισμό του ή έφθασε σε μεταγενέστερο χρόνο. Αντίθετα, εάν δεν τηρήθηκε η ορθή διαδικασία κοινοποίησης, το έγγραφο θεωρείται ότι κοινοποιήθηκε εφόσον το Γραφείο είναι σε θέση να αποδείξει ότι το έγγραφο έφθασε πράγματι στον παραλήπτη. Το Γραφείο κοινοποιεί είτε το υπογεγραμμένο πρωτότυπο έγγραφο μέσω ταχυδρομείου είτε αντίγραφο του εγγράφου το οποίο δεν χρειάζεται να φέρει υπογραφή, καθώς ο πρόεδρος του Γραφείου στην απόφαση υπ αριθ. EX-97-1 όρισε σύμφωνα με τον κανόνα 55 παράγραφος 2 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα ότι αρκεί η μνεία του ονόματος ή των ονομάτων του αρμόδιου υπαλλήλου ή υπαλλήλων. 3.2.1 Κοινοποίηση με τηλεομοιοτυπία Το Γραφείο μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το μέσο κοινοποίησης στην περίπτωση που το μέρος στη διαδικασία έχει δηλώσει αριθμό τηλεομοιοτυπίας (φαξ). Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να κοινοποιηθούν και κοινοποιούνται όλα τα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των αποφάσεων. Το Γραφείο τηρεί σχετικό αρχείο των φαξ που αποστέλλει προκειμένου να είναι σε θέση να αποδεικνύει τον χρόνο και το περιεχόμενο της διαβίβασης. 3.2.2 Με απλό ταχυδρομείο Όσον αφορά την κοινοποίηση μέσω ταχυδρομείου, η διαδικασία διαφέρει ανάλογα με τη φύση του κοινοποιούμενου εγγράφου. Εάν ο παραλήπτης έχει κατοικία ή έδρα στην ΕΕ ή έχει ορίσει εγκεκριμένο πληρεξούσιο (όπως ορίζεται στις Κατευθυντήριες γραμμές, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες, Τμήμα 5, Επαγγελματική εκπροσώπηση), οι αποφάσεις των οποίων η έκδοση αποτελεί αφετηρία προθεσμίας για προσφυγή, οι κλητεύσεις, καθώς και όσα έγγραφα καθορίζονται από τον πρόεδρο του Γραφείου, κοινοποιούνται με συστημένη επιστολή με απόδειξη παραλαβής. Σε κάθε άλλη περίπτωση, ήτοι εάν η διεύθυνση του παραλήπτη δεν είναι στην ΕΕ ή ο παραλήπτης δεν έχει ορίσει εγκεκριμένο πληρεξούσιο ή για κάθε άλλο έγγραφο προς κοινοποίηση, το Γραφείο μπορεί να αποστείλει και αποστέλλει το έγγραφο με απλή επιστολή. Η κοινοποίηση θεωρείται ότι πραγματοποιήθηκε τη δέκατη ημέρα μετά την κατάθεση του εγγράφου στο ταχυδρομείο. Το τεκμήριο αυτό μπορεί να ανατραπεί μόνο εάν ο παραλήπτης αποδείξει ότι δεν παρέλαβε το έγγραφο ή ότι το παρέλαβε σε μεταγενέστερη ημερομηνία. 3.2.3 Με κατάθεση σε ταχυδρομική θυρίδα Όταν ο παραλήπτης διαθέτει ταχυδρομική θυρίδα στο Γραφείο, η κοινοποίηση μπορεί επίσης να γίνει με την εναπόθεση του προς κοινοποίηση εγγράφου στη θυρίδα αυτή. Η ημερομηνία εναπόθεσης σημειώνεται από το Γραφείο. Η κοινοποίηση θεωρείται ότι πραγματοποιήθηκε την πέμπτη ημέρα μετά την εναπόθεση του εγγράφου στην ταχυδρομική θυρίδα. Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 6

3.2.4 Με επίδοση Η κοινοποίηση μπορεί να γίνει με άμεση επίδοση του εγγράφου στον παραλήπτη, εάν αυτός βρίσκεται αυτοπροσώπως στους χώρους του Γραφείου. Ο συγκεκριμένος τρόπος κοινοποίησης αποτελεί εξαίρεση. Στην περίπτωση αυτή, τηρείται στο αρχείο αντίγραφο του εγγράφου το οποίο φέρει χρονολογημένη και υπογεγραμμένη βεβαίωση παραλαβής από τον παραλήπτη. 3.2.5 Μέσω του επίσημου δικτυακού τόπου του Γραφείου Σύμφωνα με την απόφαση υπ αριθ. EX-13-2 του προέδρου του Γραφείου της 26/11/2013, η κοινοποίηση μπορεί επίσης να γίνει μέσω του επίσημου δικτυακού τόπου του Γραφείου, εφόσον ο σχετικός κάτοχος του ηλεκτρονικού λογαριασμού ΓΕΕΑ έχει αποδεχθεί το συγκεκριμένο μέσο κοινοποίησης. Η κοινοποίηση γίνεται με την εναπόθεση του ηλεκτρονικού εγγράφου στα εισερχόμενα (inbox) του κατόχου. Το έγγραφο θεωρείται ότι κοινοποιήθηκε την πέμπτη ημέρα μετά την εναπόθεσή του, ανεξάρτητα από το εάν ο παραλήπτης έχει πράγματι ανοίξει και διαβάσει το έγγραφο. Η ημερομηνία εναπόθεσης του εγγράφου αναφέρεται στα εισερχόμενα (inbox) του κατόχου και σημειώνεται από το Γραφείο (απόφαση της 17/01/2011, R 0956/2010-4 «DURAMAXX/DURAMAX»). 3.2.6 Κοινοποίηση με δημοσίευση Κοινοποίηση με δημοσίευση γίνεται για όλες τις κοινοποιήσεις όταν η διεύθυνση του παραλήπτη είναι άγνωστη ή όταν μια κοινοποίηση που έχει αποσταλεί μέσω ταχυδρομείου επιστραφεί στο Γραφείο μετά τουλάχιστον από μία προσπάθεια. Η περίπτωση αυτή αφορά κυρίως επιστολές που επιστρέφονται στο Γραφείο από το ταχυδρομείο με την ένδειξη «άγνωστος παραλήπτης» και επιστολές που παραμένουν αζήτητες από τον παραλήπτη τους. Οι κοινοποιήσεις δημοσιεύονται στον δικτυακό τόπο του Γραφείου. Το έγγραφο θεωρείται ότι έχει κοινοποιηθεί έναν μήνα μετά την ημερομηνία δημοσίευσής του στο διαδίκτυο. 3.3 Παραλήπτες Κανόνας 67 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα Άρθρα 92 και 93 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα Όλες οι κοινοποιήσεις αποστέλλονται στον αντιπρόσωπο (απόφαση της 12/07/2012, T-279/09, «100% Capri/CAPRI»), εφόσον αυτός έχει εξουσιοδοτηθεί νομίμως. Η φράση «εξουσιοδοτηθεί νομίμως» σημαίνει ότι ο πληρεξούσιος δικαιούται να ενεργεί ως πληρεξούσιος και έχει διοριστεί προσηκόντως και ότι δεν υφίσταται κανένα γενικό κώλυμα (π.χ. παράνομη εκπροσώπηση αμφότερων των μερών σε κατ αντιμωλία διαδικασία) που να αποκλείει την εκπροσώπηση από το εν λόγω πρόσωπο. Η υποβολή πληρεξούσιου εγγράφου δεν απαιτείται για τους σκοπούς της παραλαβής των κοινοποιήσεων του ΓΕΕΑ. Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. Κατευθυντήριες γραμμές, Μέρος A, Γενικοί κανόνες, Τμήμα 5, Επαγγελματική εκπροσώπηση. Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 7

Κάθε κοινοποίηση που αποστέλλεται στον αντιπρόσωπο έχει τις ίδιες συνέπειες όπως όταν αποστέλλεται στον αντιπροσωπευόμενο. Ομοίως, κάθε ειδοποίηση που αποστέλλεται στο Γραφείο από αντιπρόσωπο θεωρείται ότι προέρχεται από τον αντιπροσωπευόμενο. 4 Προθεσμίες Κανόνες 70 έως 72 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα Οι προθεσμίες για διαδικασίες ενώπιον του Γραφείου χωρίζονται σε δύο κατηγορίες: τις προθεσμίες που ορίζει ο κανονισμός για το κοινοτικό σήμα ή ο κανονισμός περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, οι οποίες είναι υποχρεωτικές, και τις προθεσμίες που ορίζει το Γραφείο, οι οποίες δεν είναι υποχρεωτικές και μπορούν να παραταθούν υπό ορισμένες περιστάσεις. 4.1 Προθεσμίες οριζόμενες από το Γραφείο Οι προθεσμίες αποτελούν βασικό στοιχείο για την ομαλή και ευλόγως ταχεία διεξαγωγή των διαδικασιών. Αποτελούν ζήτημα δημοσίας τάξεως και η αυστηρή τήρησή τους είναι απαραίτητη προκειμένου να εξασφαλιστεί η σαφήνεια και η ασφάλεια δικαίου. Όσον αφορά τα μέτρα που αμβλύνουν την απαρέγκλιτη εφαρμογή της αρχής της αυστηρής τήρησης των προθεσμιών, οι κανονισμοί προβλέπουν τρία μέσα ανάλογα με το εάν η προθεσμία εξακολουθεί να τρέχει ή έχει εκπνεύσει. Εάν η προθεσμία δεν έχει παρέλθει, το μέρος μπορεί να ζητήσει την παράτασή της βάσει του κανόνα 71 παράγραφος 1 του κανονισμού περί εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα. Εάν η προθεσμία έχει εκπνεύσει, το μέρος που δεν τήρησε την προθεσμία έχει στη διάθεσή του δύο επιλογές: να υποβάλει αίτηση συνέχισης της διαδικασίας (σύμφωνα με το άρθρο 82 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα), η οποία προϋποθέτει μόνο την πλήρωση ορισμένων τυπικών προϋποθέσεων, ή να υποβάλει αίτηση για επαναφορά των πραγμάτων στην προτέρα κατάσταση (restitutio in integrum) (σύμφωνα με το άρθρο 81 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα), η οποία προϋποθέτει την πλήρωση τυπικών και ουσιαστικών προϋποθέσεων (όπως η επίδειξη όλης της επιμέλειας που επιβάλλουν οι περιστάσεις). Για περαιτέρω πληροφορίες, βλ. παραγράφους 4.1.4 και 4.1.5 κατωτέρω. 4.1.1 Διάρκεια των προθεσμιών που ορίζονται από το Γραφείο Με εξαίρεση τις προθεσμίες που προβλέπονται ρητά στον κανονισμό για το κοινοτικό σήμα και τον κανονισμό περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, οι προθεσμίες που ορίζονται από το Γραφείο, όταν το ενδιαφερόμενο μέρος έχει Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 8

την κατοικία του ή την κύρια επαγγελματική του εγκατάσταση ή κάποια εγκατάσταση εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, δεν μπορεί να είναι κατώτερη του ενός μηνός ή ανώτερη των έξι μηνών. Σε περίπτωση που το ενδιαφερόμενο μέρος δεν έχει την κατοικία του ή την κύρια επαγγελματική του εγκατάσταση ή κάποια εγκατάσταση εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, η προθεσμία δεν μπορεί να είναι κατώτερη των δύο μηνών ή ανώτερη των έξι μηνών. Κατά πάγια πρακτική, οι προθεσμίες ορίζονται σε δύο μήνες. Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. Κατευθυντήριες γραμμές, Μέρος A, Γενικοί κανόνες, Τμήμα 5, Επαγγελματική εκπροσώπηση. 4.1.2 Λήξη των προθεσμιών Όταν ορίζεται προθεσμία σε επιστολή κοινοποίησης από το Γραφείο, το «γεγονός που αποτελεί την αφετηρία της» είναι η ημερομηνία κατά την οποία το έγγραφο κοινοποιείται ή θεωρείται ότι κοινοποιήθηκε, ανάλογα με τους κανόνες που διέπουν το εκάστοτε μέσο κοινοποίησης. Όταν η προθεσμία είναι ενός ή περισσοτέρων μηνών, τότε λήγει τον αντίστοιχο επόμενο επακόλουθο μήνα, την ημέρα που αντιστοιχεί σε αριθμό με την ημέρα κατά την οποία συνέβη το «γεγονός που αποτελεί την αφετηρία της». Επομένως, εάν το Γραφείο ορίσει προθεσμία δύο μηνών σε ανακοίνωση που κοινοποιείται με φαξ στις 28 Ιουνίου, η προθεσμία λήγει στις 28 Αυγούστου. Είναι άνευ σημασίας εάν το «γεγονός που αποτελεί την αφετηρία της» συνέβη σε εργάσιμη ημέρα ή αργία ή Κυριακή τούτο αφορά μόνο τη λήξη της προθεσμίας. Αν ο μήνας που ακολουθεί δεν έχει αντίστοιχη ημέρα ή όταν η ημέρα κατά την οποία συνέβη το γεγονός είναι η τελευταία του μήνα, τότε η προθεσμία λήγει την τελευταία ημέρα αυτού του μήνα. Συνεπώς, μια προθεσμία δύο μηνών που ορίζεται σε κοινοποίηση στις 31 Ιουλίου λήγει στις 30 Σεπτεμβρίου. Ομοίως, μια προθεσμία δύο μηνών που ορίζεται σε κοινοποίηση στις 30 Ιουνίου λήγει στις 31 Αυγούστου. Όλες οι προθεσμίες θεωρείται ότι λήγουν τα μεσάνυχτα της τελευταίας ημέρας. Αν μια προθεσμία εκπνέει ημέρα κατά την οποία το Γραφείο δεν είναι ανοικτό για να παραλάβει τα προς κατάθεση έγγραφα ή το κανονικό ταχυδρομείο δεν διανεμήθηκε στον τόπο που βρίσκεται το Γραφείο, η προθεσμία παρατείνεται μέχρι την πρώτη επόμενη εργάσιμη ημέρα. Το παραπάνω ισχύει για Σάββατα, Κυριακές και αργίες. Για τον σκοπό αυτό, πριν από την έναρξη κάθε ημερολογιακού έτους, ο πρόεδρος του Γραφείου καθορίζει τις ημέρες κατά τις οποίες το Γραφείο είναι κλειστό. Η παράταση γίνεται αυτομάτως αλλά ισχύει μόνο για το τέλος της προθεσμίας (απόφαση της 12/05/2011, R 0924/2010-1, «whisper power-whisper»). Σε περίπτωση γενικής διακοπής της διανομής του ταχυδρομείου στην Ισπανία, κάθε προθεσμία που λήγει εντός της συγκεκριμένης περιόδου παρατείνεται μέχρι την πρώτη εργάσιμη ημέρα μετά το τέλος της περιόδου διακοπής. Η διάρκεια των λόγω περιόδων καθορίζεται από τον πρόεδρο του Γραφείου. Η παράταση ισχύει για όλα τα μέρη που συμμετέχουν στη διαδικασία. Σε περίπτωση έκτακτων περιστάσεων (π.χ. απεργίας, θεομηνίας κ.λπ.) που διακόπτουν τη λειτουργία του Γραφείου ή διαταράσσουν σημαντικά την εξωτερική επικοινωνία του, οι προθεσμίες μπορεί να παραταθούν για διάστημα που καθορίζει ο πρόεδρος του Γραφείου. Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 9

4.1.3 Παράταση των προθεσμιών Παράταση των προθεσμιών μπορεί να επιτραπεί εάν το ενδιαφερόμενο μέρος υποβάλλει σχετική αίτηση πριν από τη λήξη της αρχικής προθεσμίας. Στις διαδικασίες ex parte ενώπιον του Γραφείου, εάν υποβληθεί αίτηση για παράταση μιας προθεσμίας πριν από τη λήξη της, τότε δίδεται νέα προθεσμία η διάρκεια της οποίας εξαρτάται από τις περιστάσεις της εκάστοτε υπόθεσης, αλλά δεν μπορεί να υπερβαίνει τους έξι μήνες. Σε περίπτωση αίτησης παράτασης για ανανεώσιμη προθεσμία, η οποία υποβάλλεται πριν από την εκπνοή αυτής της προθεσμίας αλλά δεν γίνεται δεκτή, στο ενδιαφερόμενο μέρος χορηγείται μία τουλάχιστον ημέρα για να τηρήσει την προθεσμία, ακόμη και εάν η αίτηση παράτασης παρελήφθη την τελευταία ημέρα ισχύος της προθεσμίας. Για τους κανόνες που ισχύουν αναφορικά με την παράταση προθεσμιών σε κατ αντιμωλία διαδικασίες (δηλαδή όταν εμπλέκονται δύο ή περισσότερα μέρη, π.χ. διαδικασίες ανακοπής, ακυρότητας ή/και έκπτωσης), βλ. Κατευθυντήριες γραμμές, Μέρος Γ, Ανακοπή, Τμήμα 1, Διαδικαστικά θέματα. Εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά στους κανονισμούς ή σε συγκεκριμένες παραγράφους των ανά χείρας κατευθυντήριων γραμμών, κατά κανόνα κάθε αίτηση παράτασης που υποβάλλεται για πρώτη φορά εμπρόθεσμα γίνεται πάντοτε δεκτή ανεξαρτήτως της αιτιολόγησης που προβάλει το μέρος που τη ζητά. Εντούτοις, κάθε επόμενη αίτηση παράτασης για την ίδια προθεσμία θα απορρίπτεται, εκτός εάν το μέρος που τη ζητά αφενός περιγράψει και αιτιολογήσει δεόντως τις «εξαιρετικές περιστάσεις» που το εμπόδισαν να τηρήσει τόσο την αρχική προθεσμία όσο και την πρώτη παράταση και, αφετέρου, προβάλει τους λόγους που καθιστούν αναγκαία τη νέα παράταση. Γενικές, αόριστες ή τυπικές εξηγήσεις δεν δικαιολογούν τη χορήγηση δεύτερης παράτασης. Ως «εξαιρετικές περιστάσεις» νοούνται περιστάσεις που εκφεύγουν του εύλογου ελέγχου των μερών. Ο αιτών την παράταση πρέπει να περιγράψει και να αιτιολογήσει τις εξαιρετικές περιστάσεις που α) το εμπόδισαν να προβεί στις απαιτούμενες ενέργειες κατά τη διάρκεια των δύο προηγούμενων χρονικών περιόδων και β) εξακολουθούν να το εμποδίζουν κι επομένως απαιτείται περισσότερος χρόνος. Παραδείγματα αιτιολογήσεων που μπορούν να γίνουν δεκτές: «Συλλέγουμε αποδεικτικά στοιχεία από κανάλια διανομής σε πολλά κράτη μέλη / όλους τους κατόχους αδειών χρήσης / όλους τους προμηθευτές μας. Μέχρι στιγμής, έχουμε συγκεντρώσει έγγραφα από ορισμένα / ορισμένους εξ αυτών, αλλά λόγω της εμπορικής δομής της εταιρείας (όπως φαίνεται στο συνημμένο έγγραφο), μόλις πρόσφατα καταφέραμε να έλθουμε σε επαφή με τους υπόλοιπους.» «Προκειμένου να αποδείξουμε ότι το σήμα έχει αποκτήσει διακριτικό χαρακτήρα λόγω χρήσης, ξεκινήσαμε να διεξάγουμε έρευνες αγοράς στην αρχή της περιόδου (την X ημερομηνία). Οι εργασίες πεδίου, ωστόσο, ολοκληρώθηκαν μόλις πρόσφατα (όπως φαίνεται στα συνημμένα έγγραφα). Συνεπώς, Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 10

χρειαζόμαστε μια δεύτερη παράταση για να ολοκληρώσουμε την ανάλυση και να καταρτίσουμε όλα τα έγγραφα που πρέπει να υποβάλουμε στο Γραφείο.» Ως «εξαιρετική περίσταση» νοείται επίσης ο «θάνατος». Το ίδιο ισχύει και για την περίπτωση σοβαρής ασθένειας, εφόσον δεν υπάρχει δυνατότητα εύλογης αντικατάστασης. Τέλος, στις «εξαιρετικές περιστάσεις» συγκαταλέγονται επίσης περιπτώσεις «ανωτέρας βίας». Ως «ανωτέρα βία» νοείται μια φυσική, αναπόφευκτη καταστροφή που διακόπτει την κανονική πορεία των πραγμάτων. Σε αυτές περιλαμβάνονται θεομηνίες, πόλεμοι και τρομοκρατικές ενέργειες, καθώς και αναπόφευκτα γεγονότα που εκφεύγουν του ελέγχου των μερών. 4.1.4 Συνέχιση της διαδικασίας Άρθρο 82 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα Ανακοίνωση αριθ. 6/05 του προέδρου του Γραφείου Οι εκφράσεις «περαιτέρω επεξεργασία» και «συνέχιση της διαδικασίας» είναι ισοδύναμες και χρησιμοποιούνται αδιακρίτως στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές. Το άρθρο 82 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα προβλέπει τη δυνατότητα περαιτέρω επεξεργασίας σε περίπτωση μη τήρησης μιας προθεσμίας. Σύμφωνα με την ανακοίνωση αριθ. 6/05 του προέδρου του Γραφείου, της 16/09/2005, σχετικά με την περαιτέρω επεξεργασία, το άρθρο 82 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα εξαιρεί διάφορες προθεσμίες που προβλέπονται σε ορισμένα άρθρα του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα. Πλην ορισμένων εξαιρέσεων, οι περισσότερες από αυτές τις αναφορές δεν χρειάζονται περαιτέρω εξηγήσεις. Με την εξαίρεση των προθεσμιών που προβλέπονται στο άρθρο 81 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, το άρθρο 82 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα αποκλείει τη δυνατότητα διπλής υποβολής αίτησης για την ίδια προθεσμία. Με την εξαίρεση των προθεσμιών που προβλέπονται στο άρθρο 112 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, το άρθρο 82 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα εξαιρεί την τρίμηνη προθεσμία για την υποβολή αίτησης μετατροπής και την καταβολή του τέλους μετατροπής. Για όλες τις υπόλοιπες προθεσμίες που ορίζονται από το Γραφείο στη διάρκεια της διαδικασίας μετατροπής υπάρχει δυνατότητα περαιτέρω επεξεργασίας. Το άρθρο 82 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα εξαιρεί επίσης τις προθεσμίες που προβλέπονται στα άρθρα 41 και 42 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα. Η αναφορά στο άρθρο 41 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα πρέπει να ερμηνευθεί κατά τον ίδιο τρόπο με αυτήν στο άρθρο 81 παράγραφος 5 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα. Συνεπώς, όσον αφορά το άρθρο 41 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, μόνο η προθεσμία ανακοπής και η προθεσμία καταβολής του τέλους ανακοπής εξαιρούνται από τη δυνατότητα περαιτέρω επεξεργασίας, σύμφωνα με τον γενικό κανόνα που ορίζει ότι οι προθεσμίες για τις οποίες δεν προβλέπεται επαναφορά των Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 11

πραγμάτων στην προτέρα κατάσταση (restitutio in integrum) αποκλείονται επίσης από τη δυνατότητα περαιτέρω επεξεργασίας. Σύμφωνα με το άρθρο 42 παράγραφος 1 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, το Γραφείο ορίζει προθεσμίες για την υποβολή παρατηρήσεων από τα μέρη στο πλαίσιο της διαδικασίας ανακοπής. Ως εκ τούτου, όλες οι προθεσμίες που ορίζει το Γραφείο βάσει του άρθρου 42 παράγραφος 1 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα εξαιρούνται από τη δυνατότητα περαιτέρω επεξεργασίας. Η εν λόγω εξαίρεση αφορά τις προθεσμίες που δίνονται στον ανακόπτοντα για την τεκμηρίωση της ανακοπής του βάσει του κανόνα 19 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, την προθεσμία για την απάντηση του καταθέτη που προβλέπεται στον κανόνα 20 παράγραφος 2 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, την προθεσμία αντίκρουσης που δίνεται στον ανακόπτοντα σύμφωνα με τον κανόνα 20 παράγραφος 4 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, καθώς και τις προθεσμίες για τυχόν περαιτέρω ανταλλαγή επιχειρημάτων, εφόσον δοθούν από το Γραφείο (απόφαση της 07/12/2011, R 2463/2010-1, «Pierre Robert/Pierre Robert»). Σύμφωνα με τον κανόνα 50 παράγραφος 1, δεύτερο εδάφιο του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα, οι εν λόγω (ή οι αντίστοιχες) προθεσμίες εξακολουθούν να εξαιρούνται σε δευτεροβάθμιες διαδικασίες ενώπιον των τμημάτων προσφυγών. Καμία από τις υπόλοιπες προθεσμίες στο πλαίσιο της διαδικασίας ανακοπής δεν αναφέρεται στο άρθρο 42 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα. Συνεπώς, δεν εξαιρούνται από τη δυνατότητα περαιτέρω επεξεργασίας. Ως εκ τούτου, το Γραφείο αναγνωρίζει δικαίωμα περαιτέρω επεξεργασίας για: την προθεσμία που προβλέπεται στο άρθρο 119 παράγραφος 6 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα και τον κανόνα 16 παράγραφος 1 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα σχετικά με τη μετάφραση της πράξης ανακοπής την προθεσμία που προβλέπεται στον κανόνα 17 παράγραφος 4 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα σχετικά με τη διόρθωση των ελλείψεων που θίγουν το παραδεκτό της ανακοπής την προθεσμία που προβλέπεται στον κανόνα 22 παράγραφος 1 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα εντός της οποίας ο καταθέτης πρέπει να υποβάλει αίτηση για απόδειξη της χρήσης του προγενέστερου σήματός του από τον ανακόπτοντα την προθεσμία που προβλέπεται στον κανόνα 22 παράγραφος 2 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα για την προσκόμιση αποδεικτικών στοιχείων από τον ανακόπτοντα σχετικά με τη χρήση του προγενέστερου σήματός του Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 12

την προθεσμία που προβλέπεται στον κανόνα 22 παράγραφος 6 του κανονισμού περί της εφαρμογής του βασικού κανονισμού για το κοινοτικό σήμα σχετικά με τη μετάφραση της απόδειξης της χρήσης. Το άρθρο 82 του κανονισμού για το κοινοτικό σήμα δεν εξαιρεί καμία από τις προθεσμίες που προβλέπονται για τις διαδικασίες έκπτωσης ή ακυρότητας. Ο αιτών τη συνέχιση της διαδικασίας πρέπει να υποβάλει τη σχετική αίτηση η οποία προϋποθέτει την καταβολή ενός τέλους που ορίζεται στον κανονισμό για τα τέλη κοινοτικών σημάτων εντός δύο μηνών από τη λήξη της αρχικής προθεσμίας και να διενεργήσει την παραληφθείσα πράξη μέχρι την παραλαβή της αίτησης για συνέχιση της διαδικασίας. Για την εν λόγω προθεσμία των δύο μηνών δεν υπάρχει δυνατότητα παράτασης ή συνέχισης. Δεν προβλέπεται η πλήρωση καμίας ουσιαστικής προϋπόθεσης όπως κατά την υποβολή αίτησης για επαναφορά των πραγμάτων στην προτέρα κατάσταση (restitutio in integrum). 4.1.5 Επαναφορά των πραγμάτων στην προτέρα κατάσταση (restitutio in integrum) Κάθε μέρος σε διαδικασία ενώπιον του Γραφείου δικαιούται αποκατάσταση των δικαιωμάτων του (restitutio in integrum) εάν, παρότι επέδειξε όλη την επιμέλεια που επιβάλλουν οι περιστάσεις, δεν μπόρεσε να τηρήσει μια προθεσμία έναντι του Γραφείου, υπό την προϋπόθεση ότι η μη τήρηση της προθεσμίας είχε ως άμεση συνέπεια, σύμφωνα με τις διατάξεις των κανονισμών, την απώλεια δικαιώματος ή ένδικου μέσου. Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. Κατευθυντήριες γραμμές, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες, Τμήμα 8, Επαναφορά των πραγμάτων στην προτέρα κατάσταση (restitutio in integrum). Κατευθυντήριες γραμμές για την εξέταση από το Γραφείο, Μέρος Α, Γενικοί κανόνες Σελίδα 13