KΥΠΡΙΑΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΤΑΙΡΙΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ Η ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΚΙΝΗΤΡΩΝ ΣΤΗΝ ΚΥΠΡΟ ΑΠΟ ΧΩΡΕΣ ΤΟΥ ΗΝΩΜΕΝΟΥ ΒΑΣΙΛΕΙΟΥ, ΤΗΣ ΡΩΣΙΑΣ, ΓΕΡΜΑΝΙΑΣ, ΜΕΣΗΣ ΑΝΑΤΟΛΗΣ, ΧΩΡΕΣ ΤΟΥ ΚΟΛΠΟΥ ΚΑΙ ΤΗΝ ΙΝΔΙΑ 2013 Α. ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Το υπό αναφορά Πρόγραμμα έχει σαν στόχο την περαιτέρω προώθηση της Κύπρου στις προαναφερθείσες αγορές ως προορισμό για την διεξαγωγή εταιρικών συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων στην Κύπρο. Τα οφέλη που προσφέρονται μέσα από το Πρόγραμμα, θα συμβάλουν ακόμη περισσότερο στην αναγνωσιμότητα της Κύπρου ως προορισμό Συνεδριακού Τουρισμού και Ταξιδίων Κινήτρων και θα προσελκύσουν τέτοιου τύπου ομάδες και σε περιόδους μη αιχμής. Β. ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΙ / ΑΙΤΗΤΕΣ Γραφεία DMC (Destination Management Companies) από χώρες του Ηνωμένου Βασιλείου, της Ρωσίας, Γερμανίας, Μέσης Ανατολής, χώρες του Κόλπου και την Ινδία. Γ. ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΕΣ ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΡΙΤΗΡΙΑ 1. Το υπό αναφορά Πρόγραμμα Παροχής Φιλοξενίας ισχύει μόνο για την οργάνωση εταιρικών συνεδρίων ή ταξιδίων κινήτρων στην Κύπρο από τις προαναφερθείσες αγορές. 2. Η αίτηση θα πρέπει να υποβάλλεται στο αντίστοιχο γραφείο εξωτερικού του ΚΟΤ στο Ηνωμένο Βασίλειο ή Ρωσία ή Γερμανία ή Ντουμπάι αναλόγως της αγοράς που προέρχεται το αίτημα- τουλάχιστον 1 μήνα πριν από την άφιξη της ομάδας στην Κύπρο (αναφερθείτε στην Παράγραφο Δ). 3. Οι αιτητές θα πρέπει να συνεργάζονται με αδειούχο τουριστικό γραφείο της Κύπρου, το οποίο πρέπει να δηλώνεται και στην αίτηση. 1
Δ. ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΗΣ 1. Τα γραφεία DMCs από τις υπό αναφορά αγορές, θα πρέπει να υποβάλουν συμπληρωμένη την σχετική αίτηση (Παράρτημα Α) στο αντίστοιχο γραφείο εξωτερικού του ΚΟΤ στις ηλεκτρονικές διευθύνσεις που σημειώνονται στην Παράγραφο Θ. 2. Θα λαμβάνονται υπόψη μόνο οι αιτήσεις που είναι δεόντως συμπληρωμένες. 3. Οι αιτήσεις θα εξετάζονται κατά σειρά προτεραιότητας ανάλογα με την ημερομηνία υποβολής τους στα αντίστοιχα γραφεία εξωτερικού ΚΟΤ και μέχρι εξαντλήσεως των προβλεπόμενων πιστώσεων του ετήσιου προϋπολογισμού του Οργανισμού. Ε. ΟΦΕΛΗ Με βάση τις πιο κάτω κατηγορίες ο ΚΟΤ θα προσφέρει στον δικαιούχο τα πιο κάτω οφέλη: ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ 1 - Για αριθμό μέχρι 50 συμμετεχόντων από το εξωτερικό - Ένα μικρό αναμνηστικό δώρο για κάθε συμμετέχοντα (αναφερθείτε στην Παράγραφο Ζ) - Παροχή υπηρεσιών Συνάντησης και Βοήθειας από το Γραφείο ΚΟΤ αεροδρομίου κατά την άφιξη στο αεροδρόμιο - Πληροφοριακά έντυπα του ΚΟΤ για την Κύπρο ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ 2 - Για αριθμό 50 συμμετεχόντων από το εξωτερικό και άνω - Ένα μικρό αναμνηστικό δώρο για κάθε συμμετέχοντα (αναφερθείτε στην Παράγραφο Z) - Παροχή υπηρεσιών Συνάντησης και Βοήθειας από το Γραφείο ΚΟΤ αεροδρομίου κατά την άφιξη - Πληροφοριακά έντυπα του ΚΟΤ για την Κύπρο - Παροχή φιλοξενίας μέχρι 25 ευρώ το άτομο για ένα γεύμα (φαγητό και ποτό) (αναφερθείτε στην Παράγραφο H) Σημειώσεις: - Σε περίπτωση που οι συμμετέχοντες ταξιδεύουν με συνοδά μέλη στην Κύπρο, τα πιο πάνω οφέλη θα παρέχονται μόνο σε ένα συνοδό μέλος για κάθε συμμετέχοντα - Τα παιδιά εξαιρούνται της παροχής δώρου και της παροχής φιλοξενίας γεύματος 2
- Οι υπηρεσίες Συνάντησης και Βοηθείας κατά την άφιξή των συμμετεχόντων από το εξωτερικό θα προσφέρονται μόνο εάν η άφιξή είναι εντός του ωραρίου λειτουργίας των γραφείων ΚΟΤ αεροδρομίου - Σε περίπτωση που ο αριθμός των δώρων που έχει αγοραστεί από τον ΚΟΤ είναι μεγαλύτερος του αριθμού συμμετεχόντων που έχουν αφιχθεί στην Κύπρο, ο δικαιούχος οφείλει όπως επιστρέψει τα επιπλέον δώρα στα Κεντρικά Γραφεία του ΚΟΤ. Διαφορετικά ο δικαιούχος θα τα χρεώνεται και θα καταβάλλει στον Οργανισμό το σχετικό κόστος τους. Z. ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗ ΔΩΡΩΝ Τα δώρα θα αγοράζονται από τον Οργανισμό κατόπιν υποβολής της προκαταρκτικής Κατάστασης Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List) τυπωμένη από το σύστημα κρατήσεων του ξενοδοχείου διαμονής πριν την άφιξη των συμμετεχόντων στην Κύπρο. Τα δώρα θα αποστέλλονται στο ξενοδοχείο διαμονής πριν την αναχώρηση των συμμετεχόντων από την Κύπρο και κατόπιν υποβολής της τελικής Κατάστασης Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List), η οποία θα τυπωθεί από το σύστημα κρατήσεων του ξενοδοχείου διαμονής αφού ολοκληρωθούν οι διαδικασίες check in των συμμετεχόντων στο ξενοδοχείο. H. ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗ ΠΟΣΟΥ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ ΜΕΧΡΙ 25 ΓΙΑ ΤΟ ΓΕΥΜΑ Μετά την αναχώρηση των συμμετεχόντων από την Κύπρο, ο δικαιούχος θα πρέπει να υποβάλει στο αντίστοιχο γραφείο εξωτερικού του ΚΟΤ στις ηλεκτρονικές διευθύνσεις που σημειώνονται στην Παράγραφο Θ τα ακόλουθα δικαιολογητικά: 1. Τελική Κατάσταση Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List) τυπωμένη από το σύστημα κρατήσεων από το/α ξενοδοχείο/α διαμονής 2. Υποβολή αντίγραφου του αναλυτικού τιμολογίου, το οποίο έχει εκδοθεί από τον προμηθευτή προς τον δικαιούχο, για το γεύμα που έχει παρασχεθεί. 3. Υποβολή στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού του δικαιούχου για την διεκπεραίωση εμβάσματος του ποσού παροχής φιλοξενίας για το γεύμα από τον ΚΟΤ (Όνομα τράπεζας, όνομα κατόχου του τραπεζικού λογαριασμού, αριθμός ΙΒΑΝ και κωδικό SWIFT). Η καταβολή του συνολικού ποσού παροχής φιλοξενίας για την Κατηγορία 2 (αναφερθείτε στην Παράγραφο E), θα καταβάλλεται στους δικαιούχους μόνο με την προσκόμιση όλων των πιο πάνω δικαιολογητικών. Σε περίπτωση που δεν υποβάλλονται ολοκληρωμένα όλα τα δικαιολογητικά θα διακόπτεται η διαδικασία πληρωμής. Ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα να διερευνήσει τα πιο πάνω στοιχεία και να ζητήσει επιπλέον οποιαδήποτε άλλα συναφή αποδεικτικά στοιχεία. 3
Νοείται ότι σε περίπτωση που διαπιστωθεί από τον Οργανισμό ότι υποβλήθηκαν οποιαδήποτε αναληθή στοιχεία από τους δικαιούχους, ο Οργανισμός διατηρεί το απόλυτο δικαίωμα ακύρωσης του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας ή / και την διεκδίκηση οποιουδήποτε καταβληθέντος ποσού παροχής φιλοξενίας Νοείται επίσης ότι σε μια τέτοια περίπτωση πέραν των άλλων κυρώσεων, οι παραβάτες θα αποκλείονται από κάθε συμμετοχή τόσο στο υπό αναφορά Πρόγραμμα Φιλοξενίας του ΚΟΤ όσο και σε άλλες σχετικές με τον Τουρισμό Συνεδρίων και Κινήτρων επιχορηγήσεων του Οργανισμού από το 2013 και μετέπειτα Νοείται τέλος ότι οι αιτητές ή/και δικαιούχοι του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, αποδέχονται ανεπιφύλακτα όλους τους όρους ή / και προϋποθέσεις και κριτήρια που αυτό περιλαμβάνει Θ. Για περισσότερες πληροφορίες παρακαλώ επικοινωνήστε με: Κυπριακό Οργανισμό Τουρισμού Ηνωμένου Βασιλείου Κυρία Λίλλιαν Παναγή Boηθό Γενικό Διευθυντή informationcto@btconnect.com Τηλ. (+44) 2075698800 Φαξ. (+44) 2074994935 Κυπριακό Οργανισμό Τουρισμού Ρωσίας Κύριο Δημήτρη Δημητρίου Διευθυντή Γραφείου ctomoscow@visitcyprus.com Tηλ. (+74) 952239684 Φαξ. (+74) 995750319 Κυπριακό Οργανισμό Τουρισμού Γερμανίας Κυρία Εκάβη Χαραλαμπίδου Διευθυντή Γραφείου info@cto-fra.de Τηλ. (+49) 69251919 Φαξ. (+49) 69250288 4
Κυπριακό Οργανισμό Τουρισμού Μέσης Ανατολής, Αραβικού Κόλπου και Ινδίας (Ντουμπάι) Κύριο Βασίλη Θεοχαρίδη Διευθυντής Γραφείου tourism@cyprusme.com Τηλ: (+971) 4 3575592 Φαξ: (+971) 4 3577554 Τα τοπικά ταξιδιωτικά γραφεία μπορούν να επικοινωνούν με: Κυπριακό Οργανισμό Τουρισμού (Λευκωσία) Κυρία Κάτια Χατζηαντώνη Ατνζιέλιτς Βοηθό Τουριστικό Λειτουργό katiah@visitcyprus.com Τηλ. 22 69 12 51 Φαξ: 22 69 13 13 5
ANNEX Α CYPRUS TOURISM ORGANISATION PROGRAM FOR THE PROVISION OF HOSPITALITY FOR THE ORGANISATION OF CORPORATE CONFERENCES / INCENTIVE TRIPS IN CYPRUS FROM THE UNITED KINGDOM, RUSSIA, GERMANY, MIDDLE EAST, THE GULF REGION AND INDIA DATE: 2013 A. APPLICANT S DETAILS 1. NAME OF THE DMC COMPANY (APPLICANT): 2. CONTACT PERSON AND JOB TITTLE: 3. TEL: 4. E-MAIL: 5. WEBSITE B. CYPRIOT INCOMING AGENCY (LOCAL DMC) 1. NAME OF THE CYPRIOT INCOMING AGENCY C. CORPORATE COMPANY S DETAILS AND GROUP S DETAILS 6
1. CORPORATE COMPANY TRAVELLING TO CYPRUS: 2. CONTACT PERSON AND JOB TITTLE 3. PURPOSE OF GROUP S VISIT TO CYPRUS (PLEASE UNDERLINE): CORPORATE CONFERENCE / INCENTIVE TRAVEL 4. GROUP S PROFILE: 5. GROUP S COUNTRY OF ORIGIN: 6. DATE OF GROUP S ARRIVAL TO CYPRUS AND FLIGHT NO.: 7. DATE OF GROUP S DEPARTURE FROM CYPRUS AND FLIGHT NO.: 8. SIZE OF GROUP (PAX): 9. PLEASE ATTACH THE NAME LIST INDICATING THE ACCOMPANYING PERSONS FOR EACH PARTICIPANT AND THE CHILDREN 10. NUMBER OF ADULTS: 11. NUMBER OF CHILDREN : 12. HOTEL/S OF STAY: 7