Ο Ρ Γ Α Ν Ω Σ Η Γ Ε Ν Ι Κ Ε Σ Π Λ Η Ρ Ο Φ Ο Ρ Ι Ε Σ

Transcript

1 1

2 Ο Ρ Γ Α Ν Ω Σ Η Γ Ε Ν Ι Κ Ε Σ Π Λ Η Ρ Ο Φ Ο Ρ Ι Ε Σ Τόπος Συνεδρίου ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟ ATHENS HILTON Λεωφ. Βασιλίσσης Σοφίας 46, Αθήνα, Τηλέφωνο Fax Ημερομηνίες Συνεδρίου Παρασκευή, 17 Οκτωβρίου - Κυριακή, 19 Οκτωβρίου 2014 Γραμματεία Οργάνωσης Συνεδρίου ERASMUS Conferences Tours & Travel Α.Ε. Κολοφώντος 1 & Ευρυδίκης, Αθήνα, Τηλ.: l Fax: Website: l info@gynaecological-oncology2014.gr 2

3 Δ Υ Ν Α Τ Ο Τ Η Τ Ε Σ Χ Ο Ρ Η Γ Ι Α Σ Σας ενημερώνουμε ότι στο συνολικό ύψος της χορηγίας θα συνυπολογίζονται οι εγγραφές καθώς και οι μετακινήσεις και διαμονές συνέδρων, με την αντίστοιχη αναγνώριση του βαθμού χορηγίας της εταιρείας σας και σχετική αναφορά στο έντυπο και ηλεκτρονικό υλικό του Συνεδρίου 1. ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ ΕΚΘΕΣΙΑΚΟΥ ΧΩΡΟΥ Το κόστος εκθεσιακού χώρου 6 τμ. είναι % ΦΠΑ. Για περίπτερα άνω των 6 τμ. το κόστος διαμορφώνεται στα 500,00 + ΦΠΑ για κάθε έξτρα τετραγωνικό μέτρο. Στο έντυπο αυτό θα βρείτε επισυναπτόμενο το εκθεσιακό πλάνο για να επιλέξετε τον εκθεσιακό χώρο που θα προβάλει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο την εταιρία σας. Η επιλογή περιπτέρου επιβεβαιώνεται ανάλογα με την διαθεσιμότητα ενώ θα τηρηθεί αυστηρή σειρά προτεραιότητας ανάλογα με την ημερομηνία αποστολής της ειδικής φόρμας συμμετοχής τα 6 τμ. πλέον ΦΠΑ 2. ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ BANNER Τοποθέτηση banner κοντά στη γραμματεία ή στον εκθεσιακό χώρο προβάλλοντας την εταιρία σας και τα προϊόντα της (χωρίς αντιπρόσωπο της εταιρίας) πλέον ΦΠΑ 3. ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΙΣ ΣΤΟ ΤΕΛΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ Οπισθόφυλλο πλέον ΦΠΑ 2 η Εξωφύλλου πλέον ΦΠΑ 3 η Εξωφύλλου πλέον ΦΠΑ Εσωτερική 800 πλέον ΦΠΑ Το Τελικό Πρόγραμμα θα δοθεί σε όλους τους συμμετέχοντες του Συνεδρίου. 4. ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΟ ΕΝΘΕΤΟ Διαφημιστικό ένθετο της Εταιρείας μπορεί να συμπεριληφθεί στο υλικό του χαρτοφύλακα, το οποίο θα δοθεί σε όλους τους συμμετέχοντες. Το ένθετο υλικό του χαρτοφύλακα θα πρέπει να εγκριθεί από την Οργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου και να παραδοθεί εγκαίρως, σε συνεννόηση με το Οργανωτικό Γραφείο πλέον ΦΠΑ 5. ΛΟΓΟΤΥΠΟ ΧΟΡΗΓΟΥ ΣΤΗΝ ΕΠΙΣΗΜΗ ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ Εμφάνιση του λογότυπου του χορηγού στην επίσημη ιστοσελίδα του συνεδρίου με τη δυνατότητα απευθείας σύνδεσης στην κεντρική ιστοσελίδα του χορηγού πλέον ΦΠΑ 6. ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΑ ΚΑΦΕ Καφές, τσάι και βουτήματα θα προσφέρονται δωρεάν στους συμμετέχοντες, στον εκθεσιακό χώρο, κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου. Το όνομα της χορηγού θα τοποθετηθεί με πλαστικοποιημένες πινακίδες μπροστά στο μπουφέ που θα σερβίρεται ο καφές. Το όνομα του Χορηγού θα εμφανίζεται στο Τελικό Πρόγραμμα του Συνεδρίου ανά διάλειμμα καφέ 7. ΔΟΡΥΦΟΡΙΚΟ ΣΥΜΠΟΣΙΟ Οργάνωση Δορυφορικού Συμποσίου στα πλαίσια του επιστημονικού προγράμματος του συνεδρίου. Η έγκριση του θέματος καθώς η ημέρα και η ώρα παρουσίασής του θα εγκριθούν πρώτα από την Οργανωτική Επιτροπή του συνεδρίου πλέον ΦΠΑ 3

4 Ο Ρ Ο Ι Σ Υ Μ Μ Ε Τ Ο Χ Η Σ Π Λ Η Ρ Ο Φ Ο Ρ Ι Ε Σ ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Με την επιβεβαίωση της συμμετοχής σας στο συνέδριο είτε γραπτώς με είτε με συμπλήρωση της ειδικής φόρμας συμμετοχής παρακάτω, θα σας αποσταλεί συμφωνητικό συμμετοχής το οποίο θα πρέπει να σφραγίσετε, υπογράψετε και να επιστρέψετε στην ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A.μέχρι την καταληκτική ημερομηνία που θα αναγράφεται σε αυτό. Η υπογραφή του συμφωνητικού δηλώνει την πλήρη αποδοχή των όρων συμμετοχής που θα αναφέρονται καθώς και των όρων πληρωμής. ΚΡΑΤΗΣΗ ΠΕΡΙΠΤΕΡΟΥ ΧΟΡΗΓΙΑΣ ΑΚΥΡΩΣΕΙΣ Για την επιλογή περιπτέρου, παρακαλούμε όπως υποδείξτε 3 επιλογές κατά σειρά προτεραιότητας Θα τηρηθεί αυστηρή σειρά προτεραιότητας Κάθε ακύρωση συμμετοχής πρέπει να γνωστοποιείται εγγράφως στην ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Η συμμετοχή των εταιρειών μπορεί να ακυρωθεί έως και τρεις (3) μήνες πριν το Συνέδριο χωρίς καμία επιβάρυνση. Πέραν της ημερομηνίας αυτής, καμία ακύρωση δεν θα γίνεται δεκτή και η πληρωμή της χορηγίας ή του περιπτέρου είναι υποχρεωτική. Επιστροφές χρημάτων από ακυρώσεις θα γίνουν μετά το τέλος του Συνεδρίου και εφ όσον πληρούνται οι παραπάνω όροι ακύρωσης ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ Μετά το τέλος του Συνεδρίου θα εκδοθεί τιμολόγιο σύμφωνα με το ύψος των χορηγιών. ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΠΕΡΙΠΤΕΡΩΝ Δεν θα υπάρχουν προκατασκευασμένα περίπτερα. Σε περίπτωση που επιθυμείτε ειδική κατασκευή, παρακαλούμε όπως έρθετε σε επικοινωνία με την Εταιρεία EXHIBIT, Tηλ.: ή Fax: To κόστος κατασκευής επιβαρύνει τον Εκθέτη. Ο Εκθεσιακός χώρος θα παραδοθεί στους Εκθέτες την Πέμπτη 16 Οκτωβρίου 2014, από ώρα 19:00. Η κατασκευή όλων των εκθεσιακών περιπτέρων θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι τις 22:00 το αργότερο της ίδιας ημέρας. Η εποπτεία για την ασφαλή εγκατάσταση των εκθεμάτων εμπίπτει στην ευθύνη των Εκθετών. Η αποξήλωση των περιπτέρων θα επιτραπεί την τελευταία ημέρα του Συνεδρίου, την Κυριακή 19 Οκτωβρίου 2014 μετά την προγραμματισμένη λήξη του Συνεδρίου. Όλα τα περίπτερα, ο εξοπλισμός και τα εκθέματα πρέπει να απομακρυνθούν το αργότερο μέχρι τις 21:00, τις ίδιας ημέρας. Σε κάθε άλλη περίπτωση παρακαλούμε όπως ενημερώσετε το Γραφείο Οργάνωσης του Συνεδρίου. Η εποπτεία για την ασφαλή απομάκρυνση των εκθεμάτων εμπίπτει στην ευθύνη των Εκθετών. Παρακαλείσθε όπως λάβετε υπ όψη σας τα παραπάνω ωράρια, ώστε να μην δημιουργήσουμε πρόβλημα στον Συνεδριακό Χώρο αλλά και να εξασφαλισθεί η ομαλή διεξαγωγή του Συνεδρίου. Καμία εταιρεία δεν μπορεί να κάνει χρήση των χώρων πριν ή μετά από τις παραπάνω ημέρες και ώρες. 4

5 Το μέγιστο επιτρεπόμενο ύψος κάθε εγκατάστασης είναι αυστηρά τα 2,5 μέτρα Όλοι Εκθέτες δικαιούνται 1 kw μονοφασική παροχή ρεύματος. Σε περίπτωση που οι εκθέτες επιθυμούν να έχουν διαφορετική παροχή παρακαλούμε να απευθυνθούν στην Οργανωτική Γραμματεία το αργότερο έως 3 Οκτωβρίου Κανένα υλικό προς επίδειξη, διαχωριστικό τοίχωμα, έκθεμα ή οποιοδήποτε τμήμα του περιπτέρου δεν επιτρέπεται να τοποθετείται πέραν των ορίων που ορίζει το Εκθεσιακό Πλάνο. Σε καμία περίπτωση το δάπεδο και τα τοιχώματα του συνεδριακού χώρου δεν επιτρέπεται να τρυπηθούν ή να υποστούν ζημιά κατά οποιονδήποτε τρόπο. Ο Εκθεσιακός χώρος θα κλειδώνεται, κάθε ημέρα, μετά το πέρας των εργασιών του Συνεδρίου, από τους Υπεύθυνους του Συνεδριακού Χώρου. Ο Οργανωτής δεν φέρει καμία ευθύνη όσον αφορά ζημιές ή απώλειες που μπορεί να υποστεί, για οποιοδήποτε λόγο, ο εξοπλισμός του περιπτέρου ή τα εκτιθέμενα προϊόντα, καθώς επίσης και για όποιες ζημιές ενδέχεται να προκαλέσουν οι Εκθέτες σε τρίτους, ως αποτέλεσμα της συμμετοχής τους στην Έκθεση. Στον συνεδριακό χώρο θα υπάρχουν ειδικοί χώροι στους οποίους οι εταιρείες θα μπορούν να αποθηκεύσουν συσκευασίες, προϊόντα κλπ. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΕΚΘΕΣΗΣ Χώρος Λειτουργίας Έκθεσης Εσπερίδες φουαγιέ Αποστολή Υλικού για την Έκθεση Το ένθετο υλικό για τις τσάντες των Συνέδρων θα πρέπει να αποσταλεί στην παρακάτω διεύθυνση το αργότερο μέχρι την Πέμπτη, 16 Οκτωβρίου 2014, 12:00: ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟ ATHENS HILTON Λεωφ. Βασιλίσσης Σοφίας 46, Αθήνα, Τηλέφωνο Fax Υπόψη Δημήτρη Παπασταθόπουλου Σημείωση: παρακαλούμε πολύ όπως αναγράψετε στις συσκευασίες του εκθεσιακού υλικού το όνομα και την ημερομηνία του Συνεδρίου, το όνομα της εκθέτριας εταιρίας και τη χρήση του πχ. ένθετο για τσάντες, υλικό για περίπτερο κτλ. 5

6 Ε Κ Θ Ε Σ Ι Α Κ Ο Π Λ Α Ν Ο 6

7 Φ Ο Ρ Μ Α Σ Υ Μ Μ Ε Τ Ο Χ Η Σ Χ Ο Ρ Η Γ Ο Υ - Ε Κ Θ Ε Τ Η ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ Επάγγελμα/Δραστηριότητα: ΑΦΜ: ΔΟΥ: Διεύθυνση: Τηλ.: Fax: Ε-mail: Ονοματεπώνυμο Υπεύθυνου: Τ ρ ό π ο ι Σ υ μ μ ε τ ο χ ή ς 1. Ενοικίαση Εκθεσιακού Χώρου: Νο Κόστος ΦΠΑ = 2. Τοποθέτηση Banner Κόστος ΦΠΑ = 3. Διαφημιστικές Καταχωρήσεις Κόστος + ΦΠΑ = 4. Διαφημιστικό ένθετο Κόστος ΦΠΑ = 5. Λογότυπο Χορηγού στην ιστοσελίδα του Συνεδρίου Κόστος ΦΠΑ = 6. Διαλείμματα Καφέ Κόστος ΦΠΑ = 7. Δορυφορικό Συμπόσιο Κόστος ΦΠΑ = Ο Ρ Ο Ι Π Λ Η Ρ Ω Μ Η Σ Βάσει συμβολαίου Τ Ρ Ο Π Ο Σ Π Λ Η Ρ Ω Μ Η Σ Με κατάθεση στα παρακάτω στοιχεία λογαριασμού: ALPHA Τράπεζα, Υποκατάστημα Βενιζέλου, Αθήνα Αρ. Λογαριασμού: IBAN NUMBER : GR Π Ο Λ Ι Τ Ι Κ Η Α Κ Υ Ρ Ω Σ Η Σ Κάθε ακύρωση συμμετοχής πρέπει να γνωστοποιείται εγγράφως στην ERASMUS CONFERENCES TOURS & TRAVEL S.A. Η συμμετοχή μπορεί να ακυρωθεί έως και τρεις (3) μήνες πριν το Συνέδριο χωρίς καμία οικονομική επιβάρυνση. Πέραν της ημερομηνίας αυτής, καμία ακύρωση δεν θα γίνεται δεκτή και η πληρωμή της χορηγίας ή του περιπτέρου είναι υποχρεωτική. Επιστροφές χρημάτων από ακυρώσεις θα γίνουν μετά το τέλος του Συνεδρίου και εφ όσον πληρούνται οι παραπάνω όροι ακύρωσης Παρακαλούμε όπως αποστείλετε την φόρμα υπογεγραμμένη στην Erasmus Conferences Tours & Travel SA στο φαξ Υπογραφή (Σφραγίδα Εταιρείας) Ημερομηνία 7