Αθήνα, 2 Νοεμβρίου 207 Θέμα: Πρόσκληση υποβολής προσφοράς για την παροχή υπηρεσιών υπολογισμού μισθοδοσίας και διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού των Υπό Ειδική Εκκαθάριση Χρηματοπιστωτικών Ιδρυμάτων Αξιότιμοι Κυρίες/οι, Η PQH ΕΝΙΑΙΑ ΕΙΔΙΚΗ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΑΕ (εφεξής PQH) ως ο Ειδικός Εκκαθαριστής των πιστωτικών ιδρυμάτων υπό ειδική εκκαθάριση (ΠΙΥΕΕ) αναζητά συνεργάτη για την παροχή υπηρεσιών υπολογισμού μισθοδοσίας και διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Εισαγωγή Η PQH έχει οριστεί από την Τράπεζα της Ελλάδος, σύμφωνα με την ΕΠΑΘ 82/4.4.206, ως Ειδικός Εκκαθαριστής των ΠΙΥΕΕ. Ta ΠΙΥΕΕ τα οποία βρίσκονται υπό την διοίκηση της PQH και το προσωπικό τους παρουσιάζονται στον παρακάτω πίνακα: ΠΙΥΕΕ Γραφεία Μισθωτός Ελεύθερος επαγγελματίας Έμμισθη Εντολή Πρακτική Γενικό Άθροισμα Μαρούσι 09 9 3 22 Θεσσαλονίκη 5 6 Πάτρα 2 2 Μαρούσι 3 4 3 Μαρούσι 6 6 Κόρινθος 4 Μαρούσι 4 3 7 5 Μαρούσι 4 4 6 Πάτρα 9 9 7 8 9 Μαρούσι 2 3 Χαλκίδα 9 0 Μαρούσι Μαρούσι Κοζάνη Ρόδος 8 20 4 24 0 0 Μαρούσι 2 2 Λαμία 7 2 9 2 Μαρούσι 2 2 Μυτιλήνη 9 0 3 Μαρούσι 8 9 4 Μαρούσι 5 5 Κόρινθος 2 5 Μαρούσι 2 6 38 Γενικό Άθροισμα 256 3 9 307
Περιγραφή των υπηρεσιών Οι ζητούμενες υπηρεσίες αφορούν στην κάλυψη των υπολογισμών μισθοδοσίας για το προσωπικό των ΠΥΙΕΕ σύμφωνα με τα οριζόμενα στο ισχύον κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο, καθώς και παροχή λογισμικού για τις λειτουργίες διαχείρισης του Ανθρώπινου Δυναμικού (Human Resources Management System HRMS), με τη φιλοσοφία «Software as a Service (SaaS)». Οι υπηρεσίες που ζητούνται περιγράφονται αναλυτικά στα Παραρτήματα Ι και ΙΙ. Περιεχόμενο Πρότασης και ημερομηνία υποβολής Α. Η πρόταση θα πρέπει να περιγράφει με σαφήνεια τα ακόλουθα: i. Τρόπος επικοινωνίας και συνεργασίας με την PQH και μεθοδολογία για την παροχή των υπηρεσιών ii. iii. iv. Στελέχωση ομάδας που θα παρέχει τις υπηρεσίες (περιγραφή του ρόλου στο έργο, της εξειδίκευσης και της επαγγελματικής εμπειρίας των μελών της ομάδας). Προτεινόμενες διαδικασίες ελέγχου και διασφάλισης ποιότητας των υπηρεσιών. Οι προδιαγραφές και η λειτουργικότητα του προτεινόμενου συστήματος HRMS. v. Εμπειρία της εταιρείας (π.χ. πελατολόγιο, προσφερόμενες υπηρεσίες για τα τελευταία 5 έτη). vi. Οικονομική πρόταση και τιμολογιακή πολιτική της εταιρείας. Β. Παράλληλα, στην πρόταση θα πρέπει να περιλαμβάνονται κατ ελάχιστον τα ακόλουθα: i. Επιβεβαίωση ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων με την PQH καθώς και με τα ΠΙΥΕΕ. Η εν λόγω δήλωση ως προς τη σύγκρουση συμφερόντων θα πρέπει να είναι σε ισχύ καθ όλη τη διάρκεια της εμπλοκής του αναδόχου στο έργο. ii. iii. iv. Απουσία σε βάρος των υποψηφίων δυσμενών στοιχείων και εν γένει φορολογικών ή ασφαλιστικών εκκρεμοτήτων (υπεύθυνη δήλωση Ν. 599/86 του νόμιμου εκπροσώπου). Η δυνατότητα υποστήριξης των παρεχόμενων υπηρεσίας με επισκέψεις σε περιοχές εκτός Αττικής όταν απαιτούνται (π.χ. για επίσκεψη σε δημόσιες αρχές). Ειδικότερα στις ακόλουθες περιοχές: Χαλκίδα, Λαμία, Πάτρα, Κόρινθος, Ρόδος, Μυτιλήνη, Κοζάνη. Επιβεβαίωση ότι ο υποψήφιος ανάδοχος συμφωνεί να μην χρησιμοποιήσει, αναπαράγει ή αποκαλύψει σε τρίτους οποιαδήποτε εμπιστευτική πληροφορία, έγγραφα ή άλλα στοιχεία που θα περιέλθουν σε γνώση του, στο πλαίσιο του παρόντος διαγωνισμού ή του έργου (εφόσον του ανατεθεί). Η PQH δύναται ανά πάσα στιγμή να προχωρήσει σε ακύρωση της διαδικασίας διαγωνισμού χωρίς καμία περαιτέρω δέσμευση προς τους υποψήφιους αναδόχους ή σε αναθεώρηση των δεδομένων μισθοδοσίας τα οποία έχει γνωστοποιήσει στους υποψήφιους αναδόχους. Αξιολόγηση Πρότασης και επιλογή προμηθευτή Για την αξιολόγηση του τεχνικού σκέλους της προσφοράς του προμηθευτή θα ληφθεί υπόψη κυρίως η πληρότητα κάλυψης των ζητούμενων υπηρεσιών και της λειτουργικότητας των συστημάτων, η πελατειακή βάση του προμηθευτή, η εμπειρία της ομάδας, η δυνατότητα άμεσης έναρξης της υπηρεσίας. 2
Κατά τη φάση της αξιολόγησης, εφόσον κριθεί απαραίτητο, θα γίνει συνάντηση με τους υποψήφιους συνεργάτες για την παρουσίαση της προσφοράς τους. Καταληκτική Ημερομηνία Υποβολής Προτάσεων και Επικοινωνία με PQH Η καταληκτική ημερομηνία υποβολής των Προσφορών (σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή) είναι η 5 η Νοεμβρίου 207 ώρα 7.00 Για οποιεσδήποτε διευκρινίσεις ή συμπληρωματικές πληροφορίες παρακαλώ απευθυνθείτε στην υπεύθυνη προμηθειών κα Νάντυ Μπεχράκη (τηλ: 230887000 εσ. 547, e-mail: procurement@pqh.gr) και την υπεύθυνη διοικητικών λειτουργιών Ανθρώπινου Δυναμικού κα Ράνια Κίντου (τηλ: 230887000 εσ. 544, e-mail: rkintou@pqh.gr). Οποιοδήποτε αίτημα για περαιτέρω διευκρινήσεις θα πρέπει να αποστέλλεται και γραπτώς στην ηλεκτρονική διεύθυνση procurement@pqh.gr. Οι απαντήσεις θα γνωστοποιούνται σε όλους του συμμετέχοντες. Σύμβαση και Τιμολόγηση Για τις ανωτέρω υπηρεσίες θα υπογραφεί μία συνολική σύμβαση πλαίσιο με την PQH ως νόμιμος εκπρόσωπος των ΠΙΥΕΕ. Η τιμολόγηση των υπηρεσιών θα γίνεται ξεχωριστά σε κάθε ΠΙΥΕΕ ανάλογα με τις υπηρεσίες που θα παρέχονται και βάσει του αριθμού του προσωπικού τους. Η PQH Ενιαία Ειδική Εκκαθάριση Α.Ε. διατηρεί το δικαίωμα να μην αποδεχθεί καμία προσφορά. Καμία σύμβαση ή συμφωνία, ρητή ή σιωπηρή, δεν θα θεωρείται ότι υφίσταται πριν από την υπογραφή έγγραφου συμφωνητικού από τα μέρη. Τμήμα Προμηθειών PQH ΕΝΙΑΙΑ ΕΙΔΙΚΗ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΑΕ 3
Παράρτημα I: Περιγραφή των υπηρεσιών για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας του προσωπικού Οι υπηρεσίες του αναδόχου θα περιλαμβάνουν για κάθε ΠΥΙΕΕ τα εξής: Υπολογισμό του μηνιαίου μισθού, των επίσημων δώρων και λοιπών αμοιβών που παρέχονται στους υπαλλήλους (μισθωτοί και με έμμισθη εντολή) Προετοιμασία των μηνιαίων καταστάσεων μισθοδοσίας ανά κέντρο κόστους Αποστολή γραμμογραφημένου αρχείου στις συνεργαζόμενες τράπεζες για την κατάθεση μισθών στους τραπεζικούς λογαριασμούς των υπαλλήλων Έκδοση και διανομή των αποδείξεων πληρωμής των υπαλλήλων σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή Προετοιμασία των ημερολογιακών εγγραφών της μισθοδοσίας, οι οποίες θα καταχωρηθούν από τα ΠΙΥΕΕ στα βιβλία τους Προετοιμασία των συμβάσεων εργασίας των νέων εργαζομένων στα ΠΥΙΕΕ και γνωστοποίηση στην Επιθεώρηση Εργασίας της πρόσληψης Προετοιμασία και υποβολή ετήσιων βεβαιώσεων αποδοχών Υπολογισμός της νόμιμης αποζημίωσης των υπαλλήλων κατά την αποχώρηση Υπολογισμός προβλέψεων σε μηνιαία βάση αναφορικά με το δώρα εορτών, το επίδομα αδείας και τις αποδοχές ετήσιας αδείας Υπολογισμός των προβλέψεων αποζημιώσεων για τη διακοπή εργασιακών σχέσεων σύμφωνα με τη πολιτική της PQH Δημιουργία των μηνιαίων ηλεκτρονικών αρχείων Αναλυτικών Περιοδικών Δηλώσεων (ΑΠΔ) και υποβολή τους στους φορείς Κοινωνικής Ασφάλισης (μισθωτών, με έμμισθη εντολή και ελεύθερους επαγγελματίες) Ενημέρωσης του πληροφοριακού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ σύμφωνα με τα οριζόμενα στην κείμενη νομοθεσία και αναφορικά με την υποβολή των ακόλουθων εντύπων: (Ε3) Αναγγελία πρόσληψης (E4. Πίνακας Προσωπικού Τροποποίηση ωραρίου / βάρδιες (Ε4) Πίνακας προσωπικού (περιοδικές υποβολές) (Ε5) Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού (Ε6) Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (με/χωρίς προειδοποίηση) (Ε7) Βεβαίωση Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου/ λύση σύμβασης ορισμένου χρόνου ή έργου (Ε8) Γνωστοποίηση πραγματοποιθείσας υπερωριακής απασχόλησης (Ε9) Σύμβαση εργασίας μερικής απασχόλησης ή / και εκ περιτροπής εργασίας (Ε) Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας. Συλλογή των στοιχείων απασχόλησης προσωπικού και ενημέρωσης του πληροφοριακού συστήματος μισθοδοσίας Παρακολούθηση των αδειών των εργαζομένων και παρακολούθηση βιβλίου αδειών Διαχείριση ασθενειών / αδειών τοκετού λοχείας κλπ 4
Μισθολογική παρακολούθηση παροχών σε είδος και λοιπών καλυπτόμενων συμβατικών παροχών/αμοιβών (π.χ. σταθερά έξοδα μετακίνησης) Διενέργεια προϋπολογιστικών σεναρίων μισθοδοσίας και σεναρίων υπολογισμού αποζημίωσης απόλυσης, έως 0 ανά μήνα. Παράρτημα IΙ: Human Resources Management System (SaaS) Το σύστημα HRMS θα πρέπει να μπορεί να υποστηρίζει, τουλάχιστον, την παρακάτω δομή και δεδομένα, καθώς και τις ροές εργασιών που ακολουθούν: A. Δομή και Δεδομένα. Στοιχεία Εργαζομένου: Αριθμός Μητρώου Εργαζομένου (ΑΜΕ), Ονοματεπώνυμο, Διεύθυνση, Στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνα), Ημερομηνία γέννησης, ΑΦΜ, ΑΔΤ, Οικογενειακή Κατάσταση, Αριθμός τέκνων, Ακαδημαϊκά προσόντα, Πιστοποιήσεις, Νομικό πρόσωπο που ανήκει, Grade 2. Αμοιβές/ Παροχές: ΑΜΕ, Μισθός, Παροχές, Περίοδος που αφορούν, Σύμβαση (αρχείο), Συμμετοχή στο ομαδικό ασφαλιστήριο, 3. Εξέλιξη Εργαζόμενου: ΑΜΕ, Θέση, Περίοδος που κατείχε τη θέση 4. Οργανωτική δομή: Job Roles, Διεύθυνση, Τμήμα, Ομάδα, Job Description, Reporting line, Σύνδεση με ΑΜΕ 5. Κτίριο: Όνομα κτιρίου, Διεύθυνση, Φωτογραφίες, Τεχνικός Ασφαλείας, Θέσεις εργασίας, Σύνδεση με ΑΜΕ 6. Προσέλκυση Εργαζομένων: Ονοματεπώνυμο υποψηφίου, Βιογραφικό (Αρχείο), Ημερομηνίες συνέντευξης, Αξιολόγηση, Φύλλα αξιολόγησης (Αρχεία), Συνεντευξιαστές, Πιθανή Θέση 7. Εκπαίδευση: Κωδικός προγράμματος ή σεμιναρίου, Όνομα προγράμματος ή σεμιναρίου, Ημερομηνία, Συμμετέχοντες (Σύνδεση με ΑΜΕ), Προμηθευτής, Αξιολόγηση, Ιστορικό συμμετοχής σε εκπαιδευτικά προγράμματα, Πλάνο εκπαίδευσης για την επόμενη περίοδο) 8. Έξοδα: ΑΜΕ, Ημερομηνία Εξοδολογίου, Είδος Εξόδου, Ποσό, Σχόλια (π.χ. χιλιομετρική απόσταση) B. Ροές Εργασιών. Καταγραφή αδειών & παρακολούθηση βιβλίου αδειών. Ο εργαζόμενος προωθεί την αίτηση αδείας στον προϊστάμενο της διεύθυνσης όπου ανήκει μέσω του συστήματος. Στη συνέχεια γίνεται έλεγχος του δικαιώματος αδείας ανάλογα με την άδεια (π.χ. έλεγχος υπολοίπου για κανονική και γονική, έλεγχος δικαιολογητικών για ασθενείας) και τελικά εγκρίνεται η άδεια. Ο εργαζόμενος ενημερώνεται ηλεκτρονικά. 2. Αξιολόγηση Εργαζομένων. Οι αξιολογητές και οι αξιολογούμενοι λαμβάνουν ειδοποίηση για την έναρξη της διαδικασίας της αξιολόγησης. Στη συνέχεια κάθε αξιολογητής συμπληρώνει το φύλλο αξιολόγησης ηλεκτρονικά για κάθε εργαζόμενο, καθώς και ο εργαζόμενος το φύλλο αυτό-αξιολόγησης. Οι αξιολογήσεις μέσω του συστήματος 5
καταλήγουν στο HR, όπου υπολογίζεται η μέση βαθμολογία και εντοπίζονται σημαντικές αποκλίσεις. Μετά την οριστικοποίηση των αξιολογήσεων ο αξιολογητής ενημερώνει τον εργαζόμενο και καταχωρείται στο σύστημα η ημερομηνία της ενημέρωσης και τα σχόλια του αξιολογούμενου. 3. Παρακολούθηση παρουσιών. Από την εφαρμογή του συστήματος Access Control θα πρέπει με αυτόματη σύνδεση να μεταφέρονται τα απαιτούμενα δεδομένα στο σύστημα HRMS και να ταξινομούνται ανά εργαζόμενο και ανά ημέρα. Μέσω του HRMS ο εργαζόμενος θα πρέπει να μπορεί να δηλώνει τις ώρες που έλειψε εκτός εταιρείας για υπηρεσιακούς λόγους (σήμερα στέλνει e-mail στο HR). Το σύστημα θα πρέπει να προτείνει διορθώσεις που αφορούν τις ημέρες αδείας και τις ώρες απουσίας που έχουν καταχωρηθεί. Από το σύστημα παράγεται μηνιαία αναφορά με ανάλυση ανά τμήμα, ημέρα, βαθμό, κλπ. 4. Υποβολή Εξοδολογίου. Ο εργαζόμενος υποβάλει το εξοδολόγιο και αυτό αρχικά εγκρίνεται από τον προϊστάμενο του ηλεκτρονικά. Στη συνέχεια το εξοδολόγιο με τα δικαιολογητικά (αποδείξεις) ελέγχεται από το λογιστήριο (νομιμότητα παραστατικών, σωστή αποτύπωση των ποσών κλπ) και τέλος καταλήγει για τελική έγκριση στο HR. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την πληρωμή του εξοδολογίου από το λογιστήριο. C. Λοιπά απαιτήσεις Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα από τον υπολογιστή του εγκατάστασης για τη διαχείριση τουλάχιστον των εξής: άδειες, αξιολογήσεις, απουσίες, εξοδολόγια, αποδείξεις μισθοδοσίας. Η εφαρμογή θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εξάγει reports προσχεδιασμένα ή custom που θα επιλέγει ο χρήσης μέσω από queries. 6