Κεφάλαιο 16 Εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου 1
Εισαγωγή Αυτοματισμός γραφείου (office automation) είναι το υλικό και το λογισμικό που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση της πληροφορίας που παράγεται, λαμβάνεται και διακινείται στα πλαίσια ενός περιβάλλοντος εργασίας γραφείου, διευκολύνοντας τη συνεργασία και την επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων σε αυτά (διοικητικοί υπάλληλοι, επιστήμονες κ.ά.) 2
Επεξεργαστής Κειμένου Είναι ένα λογισμικό εφαρμογών που παρέχει δυνατότητες σύνταξης, μορφοποίησης, στοιχειοθεσίας και εκτύπωσης εγγράφων. Οι σύγχρονοι επεξεργαστές κειμένου παρέχουν τη δυνατότητα δημιουργίας εγγράφων μέσα από εύχρηστα και όμορφα γραφικά περιβάλλοντα διεπαφής χρήστη. Δύο πολύ διαδεδομένοι επεξεργαστές κειμένων, είναι το MS Word και το Writer των Apache OpenOffice και LibreOffice. 3
Word Τα έγγραφα που συντάσσονται με το Word αποθηκεύονται κυρίως με τρία μορφότυπα, το rtf, το doc και το νεότερο docx. 4
Βασικά Χαρακτηριστικά 5
Δημιουργία Καινούριου Αρχείου 6
Δημιουργία Καινούριου Αρχείου Για τη δημιουργία εγγράφου, πρέπει να επιλεγεί η καρτέλα Αρχείο. Εκεί, δίνεται η επιλογή κενού εγγράφου, αλλά και μια σειρά από έτοιμα πρότυπα περιγράμματα, διαφόρων ειδών. Παρέχονται μία σειρά από ενέργειες που αφορούν ένα αρχείο εργασίας, όπως άνοιγμα υπάρχοντος εγγράφου, αποθήκευση του εγγράφου, εκτύπωση, διαμοίραση του εγγράφου με άλλους χρήστες, εξαγωγή σε διαφορετικά από docx μορφότυπα και ρύθμιση διαφόρων παραμέτρων που σχετίζονται με το πρόγραμμα, όπως, για παράδειγμα, τα στοιχεία της κορδέλας. 7
Καρτέλα Σχεδίαση Βασικές επιλογές για τη μορφοποίησή του, όπως το είδος της γραμματοσειράς, το μέγεθος των γραμμάτων, η διαμόρφωση της παραγράφου, αλλά και θέματα και στυλ κειμένου παρέχονται μέσω των καρτελών Κεντρική και Σχεδίαση. 8
Καρτέλα Διάταξη Σε περίπτωση που είναι επιθυμητές αλλαγές αναφορικά με τη διάρθρωση της σελίδας του εγγράφου, θα πρέπει να γίνει χρήση της καρτέλας Διάταξη. Εδώ βρίσκονται και επιλογές που επηρεάζουν τα διαστήματα και τις εσοχές όλων των παραγράφων του κειμένου. 9
Καρτέλα Εισαγωγή Πέρα από κείμενο, μέσα σε ένα έγγραφο μπορούν να προστεθούν και άλλου είδους αντικείμενα, μέσω της καρτέλας Εισαγωγή. 10
Καρτέλα Αναφορές Με τη χρήση των επιλογών της καρτέλας Αναφορές, είναι δυνατή η δημιουργία ευρετηρίου όρων και πινάκων περιεχομένων και βιβλιογραφίας, η εισαγωγή υποσημειώσεων, λεζάντων σε σχήματα και πίνακες, αλλά και παραπομπών σε διάφορα μέρη του εγγράφου. 11
Καρτέλα Αναθεώρηση Παρέχει εργαλεία που βοηθούν τη διαδικασία σύνταξης ενός κειμένου, όπως ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος, θησαυρός συνωνύμων και στατιστικά στοιχεία. 12
Καρτέλα Προβολή Η όψη του εγγράφου και παράμετροι του παραθύρου εργασίας ρυθμίζονται μέσω των επιλογών της καρτέλας Προβολή. 13
Writer Aποτελεί έναν από τους πιο δημοφιλείς επεξεργαστές κειμένου ανοιχτού κώδικα. Yποστηρίζει εγγενώς το μορφότυπο αρχείων odf (open document format for office applications ανοιχτό μορφότυπο για εφαρμογές γραφείου), γνωστό και ως OpenDocument, που βασίζεται στη γλώσσα XML και έχει την επέκταση.odt. Και οι δύο εκδοχές του Writer υποστηρίζουν αρχεία τύπου doc. 14
Εκδοχές του Writer 15
Λογιστικά Φύλλα Με τον όρο (υπο)λογιστικό φύλλο (spreadsheet) χαρακτηρίζεται ένα πρόγραμμα επεξεργασίας δεδομένων, κατά κύριο λόγο αριθμητικών, οργανωμένων σε μορφή πίνακα (tabular). Ένα λογιστικό φύλλο επεξεργάζεται αρχεία που αποκαλούνται βιβλία εργασίας (workbooks). Ένα βιβλίο εργασίας αποτελείται από ένα ή περισσότερα φύλλα εργασίας (worksheets). Ένα φύλλο εργασίας συνιστά έναν πίνακα από κελιά (cells), τα οποία είναι οργανωμένα σε γραμμές και στήλες. 16
Excel Αποτελεί το πρόγραμμα λογιστικού φύλλου που παρέχεται από τη σουίτα γραφείου Office. 17
Βασικά Χαρακτηριστικά Η καρτέλα Κεντρική παρέχει βασικές επιλογές για τη μορφοποίηση των δεδομένων ενός φύλλου εργασίας, όπως το είδος των δεδομένων, π.χ., αριθμητικά ή ημερομηνίες, η χρησιμοποιούμενη γραμματοσειρά, η στοίχιση, αλλά και ζητήματα εισαγωγής και διαγραφής κελιών, ταξινόμησης των περιεχομένων τους βάσει διαφόρων κριτηρίων και γρήγορη εφαρμογή συναρτήσεων, όπως άθροισμα ή μέσος όρος. 18
Καρτέλα Εισαγωγή Στην καρτέλα Εισαγωγή, ο χρήστης έχει δυνατότητα να οπτικοποιήσει τα δεδομένα, δημιουργώντας γραφήματα, αλλά και να φιλτράρει και να συνοψίσει, με τη βοήθεια συγκεντρωτικών πινάκων, πολύπλοκα δεδομένα. 19
Καρτέλα Διάταξη Σελίδας Για τη ρύθμιση θεμάτων που αφορούν τη διαμόρφωση σελίδας, υπάρχει η καρτέλα Διάταξη Σελίδας, με επιλογές για τα περιθώρια, το μέγεθος και την περιοχή εκτύπωσης, καθώς και την εισαγωγή νέων σελίδων. 20
Καρτέλα Τύποι Οι διαθέσιμες από το Excel συναρτήσεις περιλαμβάνονται στην καρτέλα Τύποι. Η αναζήτηση της επιθυμητής συνάρτησης γίνεται είτε κατά κατηγορίες, λ.χ., οικονομική ή λογική, είτε μέσω συγκεντρωτικής λίστας. 21
Συναρτήσεις Λογιστικού Φύλλου 22
Καρτέλες Δεδομένα,Αναθεώρηση,Προβολή Η εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικές πηγές, η ταξινόμηση κατά αύξουσα ή φθίνουσα τιμή βάσει στήλης ή συνδυασμού στηλών και η δημιουργία ερωτημάτων επεξεργασίας δεδομένων παρέχονται από την καρτέλα Δεδομένα, η εισαγωγή σχολίων, η παρακολούθηση αλλαγών και η διαμοίραση φύλλων εργασίας επιτυγχάνονται μέσω της καρτέλας Αναθεώρηση, ενώ ζητήματα που αφορούν την προβολή και εμφάνιση των φύλλων στους χρήστες αντιμετωπίζονται από τις επιλογές της καρτέλας Προβολή. 23
Καρτέλες Δεδομένα,Αναθεώρηση,Προβολή 24
Calc Συνιστά μια εφαρμογή λογιστικού φύλλου ανοιχτού κώδικα. Για την αποθήκευση αρχείων φύλλων εργασίας, χρησιμοποιείται το μορφότυπο odf και η επέκταση.ods. Και οι δύο εκδοχές διαβάζουν και σώζουν αρχεία τύπου xls. Υπάρχουν δύο εκδοχές του Calc. 25
Εκδοχές του Calc 26
Πρόγραμμα Παρουσιάσεων Πρόγραμμα παρουσιάσεων (presentation program) χαρακτηρίζεται ένα λογισμικό εφαρμογών που παρέχει δυνατότητες δημιουργίας και προβολής παρουσιάσεων. Ως παρουσίαση λογίζεται ένα οργανωμένο σύνολο πληροφοριών, που, ως οπτικό βοήθημα, υποστηρίζει έναν εισηγητή θέματος να το αναπτύξει και να το παρουσιάσει στο κοινό που απευθύνεται. Μία παρουσίαση αποτελείται από μία αλληλουχία σελίδων, που αποκαλούνται διαφάνειες (slides). 27
PowerPoint Με τις επιλογές της καρτέλας Κεντρική ο χρήστης μπορεί να προσθέσει νέα διαφάνεια, να μορφοποιήσει το κείμενο και τις παραγράφους, να διαλέξει στυλ, να εισάγει σχήματα και να αναζητήσει ή να αντικαταστήσει κείμενο. 28
Καρτέλα Εισαγωγή Στην καρτέλα Εισαγωγή, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να εισάγει διάφορα αντικείμενα, όπως σχήματα, σχόλια, πλαίσια, πίνακες, μαθηματικές εξισώσεις, σύμβολα, βίντεο, ήχο, αλλά και να καταγράψει τις ενέργειες που γίνονται σε μία συγκεκριμένη περιοχή της οθόνης. 29
Καρτέλα Σχεδίαση Η διαμόρφωση της όψης μίας διαφάνειας γίνεται μέσω των επιλογών που παρέχει η καρτέλα Σχεδίαση. Έτσι, ο χρήστης μπορεί να διαλέξει τη μορφή μίας διαφάνειας μέσα από ένα σύνολο προκαθορισμένων θεμάτων, τα οποία μπορεί να παραλλάξει. 30
Καρτέλα Μεταβάσεις Ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζεται μία διαφάνεια καθορίζεται από τις επιλογές της καρτέλας Μεταβάσεις. Μπορεί να προσδιορισθεί η χρονική διάρκεια του εφέ εμφάνισης και να προστεθεί συνοδευτικό ηχητικό εφέ. 31
Καρτέλα Κινήσεις Μπορεί κανείς να ορίσει τον τρόπο εμφάνισης των επιμέρους στοιχείων μίας διαφάνειας, μέσω της καρτέλας Κινήσεις. Έτσι, μπορεί να καθοριστεί το εφέ κίνησης, η σειρά εμφάνισης, το έναυσμα για την εμφάνιση ενός συγκεκριμένου στοιχείου, όπως και ο χρονισμός των εφέ. 32
Καρτέλα Προβολή Παρουσίασης Ζητήματα που σχετίζονται με τη διαδικασία προβολής μίας παρουσίασης, όπως χρονισμός και ορισμός εναρκτήριας διαφάνειας, αλλά και καταγραφή της, αντιμετωπίζονται με τις επιλογές της καρτέλας Προβολή Παρουσίασης. 33
Καρτέλα Αναθεώρηση Η καρτέλα Αναθεώρηση παρέχει δυνατότητες σύγκρισης παρουσιάσεων, σχολιασμού και ορθογραφικού ελέγχου. 34
Καρτέλα Προβολή Η καρτέλα Προβολή ρυθμίζει τις παραμέτρους του κεντρικού παραθύρου σύνταξης διαφανειών. 35
Impress Ο Impress αποτελεί την εφαρμογή παρουσιάσεων που παρέχεται στα πλαίσια των Apache OpenOffice και LibreOffice. Για την αποθήκευση αρχείων φύλλων εργασίας, χρησιμοποιείται το μορφότυπο odf και η επέκταση.odp. Και οι δύο εκδοχές διαβάζουν και σώζουν αρχεία τύπου ppt. Υπάρχουν δύο εκδοχές του Impress. 36
Εκδοχές του Impress 37