ΑΔΑ: Β412469Β7Ι-ΚΗΗ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Πληροφορίες: Βαρβάρα Βάμβουρα, Ιουλία Γαβριηλίδου Τηλέφωνο : 2310 891437, 2310 891606 fax : 2310 891266, 2310 891291 e mail : barbo@uom.gr, liag@uom.gr Αρ.Διακήρυξης: 02/12 Θεσσαλονίκη, 23.07.2012 Α Ν Α Κ Ο Ι Ν Ω Σ Η Π Ρ Ο Χ Ε Ι Ρ Ο Υ Δ Ι Α Γ Ω Ν Ι Σ Μ Ο Υ Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Μακεδονίας Οικονομικών και Κοινωνικών Επιστημών, σύμφωνα με το N. 2362/1995 (ΦΕΚ 247/Α/95) «Περί Δημόσιου Λογιστικού, ελέγχου των δαπανών του Κράτους και άλλες διατάξεις», το Ν. 2286/95 (ΦΕΚ 19/Α/85) «Προμήθειες του Δημοσίου Τομέα και Ρυθμίσεις συναφών θεμάτων», όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει σήμερα, το Π.Δ. 118/07 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (Κ.Π.Δ.)», το Ν. 3861/2010 «Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο Πρόγραμμα Διαύγεια και άλλες διατάξεις», την υπ αριθμ. Π1/3305/3-11-2010 απόφαση του Υφυπουργού Οικονομίας, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας, την υπ αριθμ. ΚΑ/679/22.8.96 «Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της χώρας» (η οποία κυρώθηκε αναδρομικά από την έκδοσή της με το άρθρο 36 του Ν. 3794/2009 - ΦΕΚ Α' 156), την υπ αριθμ. 130γ/05.07.2012 απόφαση της Επιτροπής Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας σχετικά με την έγκριση του σχεδίου διακήρυξης και της διενέργειας του διαγωνισμού, την υπ αριθμ. 126/05.07.2011 απόφαση της Επιτροπής Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας σχετικά με τον ορισμό της Επιτροπής διενέργειας του διαγωνισμού, προκηρύσσει πρόχειρο διαγωνισμό με κλειστές προσφορές και κριτήριο αξιολόγησης τη χαμηλότερη τιμή για: α) το σχεδιασμό, τη μελέτη, την ανάπτυξη, την εγκατάσταση και την εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας για τις ανάγκες της «Δομής Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας» προϋπολογισμού 16.000,00 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23%, β) το σχεδιασμό, τη μελέτη, την ανάπτυξη, την εγκατάσταση και την εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας για τις ανάγκες του «Γραφείου Διασύνδεσης Πανεπιστημίου Μακεδονίας» προϋπολογισμού 13.000,00 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23%, γ) την πιστοποίηση της «Δομής Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας» από διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης με την έκδοση πιστοποιητικού ISO 9001:2008 προϋπολογισμού 4.000,00 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23% και δ) την πιστοποίηση του «Γραφείου Διασύνδεσης Πανεπιστημίου Μακεδονίας» από διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης με την έκδοση πιστοποιητικού ISO 9001:2008 προϋπολογισμού 4.000,00 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23%. Τα ανωτέρω Τμήματα α και γ εκτελούνται στο πλαίσιο των αναγκών υλοποίησης του Υποέργου με τίτλο:«δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας» και α/α «01», της Πράξης (αρ. πρωτ. 719/17.01.2011 Απόφαση Ένταξης) με τίτλο: «Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας» με κωδικό ΟΠΣ 327465, ενώ τα Τμήματα β και δ εκτελούνται στο πλαίσιο των αναγκών υλοποίησης του Υποέργου με τίτλο «Γραφείο Διασύνδεσης Πανεπιστημίου Μακεδονίας» και α/α «01», της Πράξης (αρ. πρωτ. 20546/1-11-2010 Απόφαση Ένταξης) με τίτλο: «Γραφείο Διασύνδεσης Πανεπιστημίου Μακεδονίας», με κωδικό ΟΠΣ 299937 που εκτελούνται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου 1
Μάθηση» (Ε.Π.Ε.Δ.Β.Μ.) 2007-2013, Άξονας Προτεραιότητας 5: «Αναβάθμιση των συστημάτων αρχικής επαγγελματικής κατάρτισης και επαγγελματικής εκπαίδευσης και σύνδεση της εκπαίδευσης με την αγορά εργασίας στις 3 περιφέρειες Σταδιακής Εξόδου» και συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (Ε.Κ.Τ.) και από εθνικούς πόρους, μέσω του Προγράμματος Δημοσίων Επενδύσεων (Π.Δ.Ε.) του Υπουργείου Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων. Η συνολική προϋπολογιζόμενη δαπάνη για τις παραπάνω αναθέσεις ανέρχεται στο ποσό των 37.000,00 συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23% και θα βαρύνει τους πόρους του Υποέργου με τίτλο:«δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας» και α/α «01», της Πράξης (αρ. πρωτ. 719/17.01.2011 Απόφαση Ένταξης) με τίτλο: «Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας» με κωδικό ΟΠΣ 327465 κατά 20.000,00 ενώ του πόρους του Υποέργου με τίτλο «Γραφείο Διασύνδεσης Πανεπιστημίου Μακεδονίας» και α/α «01», της Πράξης (αρ. πρωτ. 20546/1-11-2010 Απόφαση Ένταξης) με τίτλο: «Γραφείο Διασύνδεσης Πανεπιστημίου Μακεδονίας», με κωδικό ΟΠΣ 299937 κατά 17.000,00. Ο διαγωνισμός θα γίνει στις 06.09.2012, ημέρα Πέμπτη και ώρα 12:00μ., στο γραφείο της Μονάδας Προμηθειών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (1 ος όροφος κτιρίου ΗΘ) του Πανεπιστημίου Μακεδονίας στη Θεσσαλονίκη, οδός Εγνατία 156, ΤΚ. 540 06, ενώπιον της Επιτροπής του Διαγωνισμού. Ο διαγωνισμός θα γίνει σύμφωνα με τους παρακάτω όρους: 1. Η αποσφράγιση των προσφορών γίνεται δημόσια. Δικαίωμα συμμετοχής στο διαγωνισμό έχουν: α) όλα τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα, ημεδαπά ή αλλοδαπά, β) συνεταιρισμοί και γ) ενώσεις προμηθευτών που υποβάλλουν κοινή προσφορά ή κοινοπραξίες προμηθευτών, οι οποίες όμως δεν είναι υποχρεωμένες να λάβουν ορισμένη νομική μορφή κατά τη φάση υποβολής των προσφορών τους. Επιτρέπεται κατά τη διαδικασία της αποσφράγισης των προσφορών να παραστούν όσοι υπέβαλαν προσφορά ή οι νόμιμοι αντιπρόσωποί τους. 2. Ο χρόνος ισχύος των προσφορών είναι ενενήντα (90) ημερολογιακές ημέρες, προσμετρούμενες από την επομένη της ημέρας διενέργειας του διαγωνισμού. Προσφορά που ορίζει χρόνο ισχύος μικρότερο του παραπάνω αναφερόμενου απορρίπτεται ως απαράδεκτη. 3. Οι τιμές των προσφορών θα πρέπει να δίνονται σε Eυρώ. Πέραν της τιμής, στην προσφορά θα αναφέρεται και το ποσοστό του Φ.Π.Α. Προσφορές που δεν δίνουν τις τιμές σε Ευρώ ή που καθορίζουν σχέση Ευρώ προς ξένο νόμισμα ή που είναι αόριστες, ανεπίδεκτες εκτίμησης, υπό αίρεση ή δεν προκύπτουν από αυτές με σαφήνεια οι προσφερόμενες τιμές, θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Οι τιμές της προσφοράς είναι δεσμευτικές για τον ανάδοχο μέχρι και την οριστική παραλαβή των παραδοτέων του διαγωνισμού. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι δεν υποχρεούνται να καταθέσουν προσφορά για το σύνολο των προαναφερομένων τμημάτων α, β, γ και δ, μπορούν να καταθέσουν προσφορά για κάποια μόνο από τα τμήματα αυτά. Επισημαίνεται όμως ότι η κατακύρωση των Τμημάτων γ και δ θα πραγματοποιηθεί μόνο αν κατακυρωθούν και τα αντίστοιχα προς αυτά Τμήματα α και β. Σε περίπτωση που για τα Τμήματα α και β δεν υποβληθούν προσφορές ή οι υποβληθείσες προσφορές κριθούν μη αποδεκτές τότε τα αποτελέσματα του διαγωνισμού και για τα αντίστοιχα Τμήματα τους γ και δ υποχρεωτικά ματαιώνονται και ο διαγωνισμός θα επαναληφθεί με τροποποίηση ή μη των όρων της διακήρυξης. 4. Η προσφορά γίνεται αποδεκτή μόνο αν υποβληθεί στην Ελληνική γλώσσα σε σφραγισμένο φάκελο. Η προσφορά κατατίθεται στο Πρωτόκολλο του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Μακεδονίας την ημέρα του διαγωνισμού και μέχρι την ώρα λήξης της προθεσμίας, αυτοπροσώπως ή με νόμιμο αντιπρόσωπο, νόμιμα εξουσιοδοτημένο. Μπορεί να αποστέλλεται και με άλλο τρόπο (ΕΛ.ΤΑ., courier, κλπ), εφόσον αυτή φθάσει στην Υπηρεσία μέχρι την προηγούμενη ημέρα του διαγωνισμού. Στο φάκελο κάθε προσφοράς πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς: 2
α) Η λέξη ΠΡΟΣΦΟΡΑ με κεφαλαία γράμματα. β) Ο πλήρης τίτλος της Αναθέτουσας Αρχής γ) Ο αριθμός της διακήρυξης. δ) Η ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού. ε)τα ακριβή στοιχεία του αποστολέα. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι τοποθετούν εντός του προαναφερόμενου φακέλου την οικονομική και τεχνική τους προσφορά, οι οποίες συντάσσονται εις διπλούν. Οφείλουν επίσης να προσκομίσουν α) αναλυτικό κατάλογο των δύο (2) τελευταίων ετών στον οποίο θα αναφέρονται οι πελάτες τους που έλαβαν ISO καθώς και ο φορέας που παρείχε το εν λόγω πιστοποιητικό (αφορά όσους συμμετέχουν για τα Τμήματα α και β του διαγωνισμού), β) πιστοποιητικό από το Ελληνικό Συμβούλιο Διαπίστευσης (ΕΣΥΔ) το οποίο θα βρίσκεται εν ισχύ τόσο κατά την ημέρα διενέργειας του διαγωνισμού όσο και κατά την ημέρα έναρξης της διαδικασίας έκδοσης πιστοποιητικού ISO 9001:2008 (αφορά τους συμμετέχοντες για τα Τμήματα γ και δ του διαγωνισμού), γ) αναλυτικό κατάλογο πελατών τους των δύο (2) τελευταίων ετών οι οποίοι έλαβαν πιστοποιητικό ISO 9001:2008 (αφορά τους συμμετέχοντες στα Τμήματα γ και δ) και δ) υπεύθυνη δήλωση θεωρημένη για το γνήσιο της υπογραφής ότι δεν έχει αποκλεισθεί η συμμετοχή τους σε διαγωνισμούς του Δημοσίου, δεν έχουν επιβληθεί περιορισμοί λειτουργίας της εταιρείας ή της επιχείρησής τους, δεν έχουν υποπέσει σε σοβαρό παράπτωμα κατά την άσκηση της επαγγελματικής τους δραστηριότητας και ότι αποδέχονται πλήρως και ανεπιφύλακτα όλους τους όρους της διακήρυξης Όσον αφορά την προσφορά και τα ανωτέρω δικαιολογητικά, δεκτά γίνονται τα πρωτότυπα ή νομίμως επικυρωμένα αντίγραφα αυτών. 5. Οικονομικές προσφορές οι οποίες υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό κάθε επιμέρους τμήματος στο οποίο αναφέρονται απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 6. Αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Εναλλακτικές προσφορές δεν επιτρέπονται. 7. Διευκρινίσεις που δίνονται από τους προσφέροντες οποτεδήποτε μετά τη λήξη του χρόνου κατάθεσης των προσφορών τους δεν γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Διευκρινίσεις δίδονται μόνο όταν ζητούνται από συλλογικό όργανο είτε ενώπιον του είτε ύστερα από έγγραφο της Υπηρεσίας μετά από σχετική γνωμοδότηση του συλλογικού οργάνου (Επιτροπή διαγωνισμού). Σημειώνεται ότι από τις διευκρινίσεις που δίδονται σύμφωνα με τα παραπάνω λαμβάνονται υπόψη μόνο εκείνες που αναφέρονται στα σημεία που ζητήθηκαν. 8. Η τελική επιλογή του αναδόχου θα γίνει με κριτήριο τη χαμηλότερη τιμή. 9. Ενστάσεις υποβάλλονται για τους λόγους και με τη διαδικασία που προβλέπεται από το άρθρο 15 του Π.Δ. 118/07. 10. Η κατακύρωση του διαγωνισμού γίνεται από το αποφασίζον όργανο του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου Μακεδονίας και ανακοινώνεται εγγράφως στον ανακηρυχθέντα ανάδοχο. Αυτός υποχρεούται να προσέλθει μέσα σε δέκα (10) ημέρες από την ανακοίνωση κατακύρωσης για την υπογραφή της σχετικής σύμβασης. 11. Ο ανάδοχος υποχρεούται να προσκομίσει κατά την υπογραφή της σύμβασης εγγυητική επιστολή αναγνωρισμένης Τράπεζας ίση με το 10% της συνολικής συμβατικής δαπάνης χωρίς Φ.Π.Α. που θα περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία των παρ. 3 και 5 του άρθρου 25 του Π.Δ. 118/07, ως εγγύηση για την καλή εκτέλεση της σύμβασης και η οποία θα παραμείνει μέχρι πλήρους εκτέλεσης της σύμβασης κατά την έννοια της παρ. 5 του άρθρου 24 του Π.Δ. 118/07. 3
12. Η παραπάνω ανάθεση απαλλάσσεται κρατήσεων υπέρ Μ.Τ.Π.Υ. 3%, χαρτόσημο επί του ποσού του Μ.Τ.Π.Υ. 2%, ΟΓΑ χαρτοσήμου 20% επί του ποσού του χαρτοσήμου αφού η πληρωμή γίνεται σε βάρος των πιστώσεων του εν λόγω προγράμματος. Θα του παρακρατηθεί όμως φόρος ο οποίος υπολογίζεται με συντελεστή 4% για την προμήθεια αγαθών και 8% για την παροχή υπηρεσιών στο καθαρό ποσό της αξίας του τιμολογίου. Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου θα του χορηγήσει βεβαίωση για την παρακράτηση του ανωτέρω φόρου, προκειμένου να τη χρησιμοποιήσει κατά την υποβολή της ετήσιας φορολογικής του δήλωσης στη Δ.Ο.Υ. 13. Χρόνος παράδοσης: Το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης κάθε προαναφερόμενου τμήματος αναφέρεται αναλυτικά στις συνημμένες προδιαγραφές της διακήρυξης. Προσφορά με χρόνο παράδοσης μεγαλύτερο του προβλεπόμενου συνεπάγεται την απόρριψη της. 14. Σε περίπτωση που ο ανακηρυχθείς ανάδοχος δεν προσέλθει μέσα στην προθεσμία που του ορίστηκε για να υπογράψει την σχετική σύμβαση, κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος από την κατακύρωση που έγινε στο όνομα του και από κάθε δικαίωμα σε αυτήν με απόφαση του αρμοδίου συλλογικού οργάνου και επιβάλλονται οι προβλεπόμενες από το νόμο κυρώσεις. Με την ίδια διαδικασία ο ανάδοχος κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος εφόσον δεν εκπληρώσει τις συμβατικές του υποχρεώσεις μέσα στο συμβατικό χρόνο ή στο χρόνο παράτασης που του δόθηκε με τη νόμιμη διαδικασία. Με την απόφαση για έκπτωση του συλλογικού οργάνου καθορίζονται και οι επιβαλλόμενες κυρώσεις σύμφωνα με τα όσα προβλέπονται στο άρθρο 34 του Π.Δ. 118/07. Ο ανάδοχος δεν κηρύσσεται έκπτωτος από την κατακύρωση ή τη σύμβαση όταν η μη έγκαιρη υπογραφή της σύμβασης είτε η μη εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων οφείλεται σε υπαιτιότητα του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Πανεπιστημίου ή σε λόγους ανωτέρας βίας η απόδειξη των οποίων γίνεται αποκλειστικά από τον προμηθευτή. 15. Τρόπος πληρωμής: Η πληρωμή του αναδόχου θα γίνει σε Ευρώ μετά την οριστική ποσοτική και ποιοτική παραλαβή και έλεγχο των παραδοτέων κάθε επιμέρους τμήματος (όπως αυτά περιγράφονται στις Τεχνικές Προδιαγραφές της διακήρυξης), αφού προηγηθεί βεβαίωση της αρμόδιας Επιτροπής παραλαβής περί εκπληρώσεως των σχετικών συμβατικών του υποχρεώσεων και εντός σαράντα (40) ημερών από την κατάθεση του σχετικού τιμολογίου και των λοιπών νομίμων δικαιολογητικών. Μετά την παρέλευση του ανωτάτου ορίου των σαράντα (40) ημερών εφαρμόζονται οι διατάξεις του Π.Δ. 166/03. Για την έκδοση εντάλματος πληρωμής απαιτούνται τα δικαιολογητικά που αναφέρονται στα άρθρα 35 και 36 του Κανονισμού Προμηθειών του Δημοσίου Π.Δ. 118/07. 16. Για κάθε θέμα που δεν ρυθμίζεται διαφορετικά από την παρούσα, εφαρμόζονται αναλογικά οι διατάξεις του Π.Δ. 118/07. Ο Πρόεδρος του Ε.Λ.Κ.Ε. ( Επιτροπή Ερευνών) Αναπληρωτής Καθηγητής Αχιλλέας Ζαπράνης Αντιπρύτανης Οικονομικού Προγραμματισμού & Ανάπτυξης 4
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Γενική Περιγραφή Η καινοτόμος «Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας» συμβάλλει στον Ειδικό Στόχο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση 2007-2013» για την αποτελεσματικότερη σύνδεση του εκπαιδευτικού συστήματος με την αγορά εργασίας. Η σύνδεση αυτή επιδιώκεται μέσα από συνδυασμένες Δράσεις και ειδικότερα επιτυγχάνεται μέσω της πρακτικής άσκησης, του επαγγελματικού προσανατολισμού και της καλλιέργειας του επιχειρηματικού πνεύματος των φοιτητών. Η θεσμοθέτηση σε επίπεδο Ιδρύματος της νέας «Δομής Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ)» προβλέφθηκε στο πλαίσιο συνδυασμού των Δράσεων που στοχεύουν στην αποτελεσματικότερη σύνδεση της ανώτατης εκπαίδευσης με την αγορά εργασίας. Η (υπερ)δομή ΔΑΣΤΑ συντονίζει υπό ενιαίο πλαίσιο την υλοποίηση τριών επιμέρους Πράξεων και υποκείμενων δομών, του Γραφείου Διασύνδεσης (ΓΔ), του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης (ΓΠΑ) και της Μονάδας Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας (ΜΚΕ). Οι ανωτέρω Πράξεις αφορούν στη σύνδεση του Ιδρύματός μας με την αγορά εργασίας, με κύρια επωφελούμενους τους φοιτητές και τους προσφάτως αποφοιτήσαντες. Στόχοι αυτού του νέου, ενιαίου πλαισίου υλοποίησης των Δράσεων αποτελούν: o Η επέκταση της πρακτικής άσκησης στα επίπεδα εκπαίδευσης που έχουν έξοδο στην αγορά εργασίας και η ανάπτυξη πλαισίου κινήτρων για την προσέλκυση περισσότερων επιχειρήσεων υποδοχής της πρακτικής άσκησης. o Η δικτύωση των Γραφείων Διασύνδεσης με Δομές προώθησης της απασχόλησης και διαμεσολάβησης. o Η προώθηση της επιχειρηματικότητας των νέων προς την κατεύθυνση ανάπτυξης του επιχειρηματικού πνεύματος, με συστηματική παροχή κινήτρων κατάρτισης επιχειρηματικών σχεδίων, επισκέψεων σε επιχειρήσεις και συμμετοχής σε Δράσεις θυρίδων επιχειρηματικότητας και Δράσεις κοινωνικής επιχειρηματικότητας. Αντικείμενο Διαγωνισμού Αντικείμενο του παρόντος διαγωνισμού είναι η επιλογή Αναδόχων για: α) Τον σχεδιασμό, τη μελέτη, την ανάπτυξη, την εγκατάσταση και την εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο EN ISO 9001:2008 για την Πράξη με τίτλο: «Δομή Απασχόλησης και Σταδιοδρομίας (ΔΑΣΤΑ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας», 5
β) Τον σχεδιασμό, τη μελέτη, την ανάπτυξη, την εγκατάσταση και την εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο EN ISO 9001:2008 για την Πράξη με τίτλο: «Γραφείο Διασύνδεσης (ΓΔ) Πανεπιστημίου Μακεδονίας». γ) Την πιστοποίηση της ΔΑΣΤΑ από διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης με την έκδοση πιστοποιητικού ISO 9001:2008. Κατά την διάρκεια της ανωτέρω διαδικασίας πιστοποίησης ο ανάδοχος του σταδίου (α) θα παρέχει υποστήριξη όπου κρίνεται απαραίτητο. δ) Την πιστοποίηση του ΓΔ από διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης με την έκδοση πιστοποιητικού ISO 9001:2008. Κατά την διάρκεια της ανωτέρω διαδικασίας πιστοποίησης ο ανάδοχος του σταδίου (β) θα παρέχει υποστήριξη όπου κρίνεται απαραίτητο. Το συνολικό έργο θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες φάσεις υλοποίησης: Φάση 1: Καταγραφή και αποτύπωση υφιστάμενης κατάστασης (διάρκεια 1 μήνας) Στην πρώτη Φάση προβλέπεται η μελέτη και ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης λειτουργίας της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ με την πλήρη καταγραφή και αποτύπωση των υφιστάμενων λειτουργιών τους. Φάση 2: Σχηματισμός και εκπαίδευση ομάδας εργασίας (διάρκεια 1 μήνας) Κατά τη Φάση 2, οι Υπεύθυνοι Ποιότητας μαζί με τα άτομα της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ τα οποία θα αποτελέσουν την ομάδα εργασίας κατά την εφαρμογή του ISO 9001:2008, θα εκπαιδευτούν από τον Ανάδοχο σε θέματα που αφορούν το σχεδιασμό, υλοποίηση και εφαρμογή του Προτύπου ISO 2001:2008 (τυποποίηση, τεκμηρίωση διαδικασιών, έλεγχος και δοκιμές, εσωτερικές επιθεωρήσεις). Οι Υπεύθυνοι Ποιότητας, οι οποίοι θα αποτελούν το σύνδεσμο της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ με τον ανάδοχο, θα βοηθήσουν στο συντονισμό του έργου των διαφόρων λειτουργιών της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ κατά την εισαγωγή, εφαρμογή και έλεγχο της ορθής ανάπτυξης των Συστημάτων Ποιότητας, σύμφωνα με τις οδηγίες του Αναδόχου. Φάση 3: Γενικός Σχεδιασμός των Συστημάτων Ποιότητας (διάρκεια 2 μήνες) Κατά τη φάση αυτή θα πραγματοποιηθεί ο γενικός σχεδιασμός των Συστημάτων Ποιότητας της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ (θέσπιση στόχων και πολιτικής ποιότητας, αποφάσεις για τη μορφή και το πλήθος των διεργασιών που θα περιληφθούν στα Συστήματα Ποιότητας, επίλυση τυχόν οργανωτικών προβλημάτων). Στη φάση αυτή θα γίνει 6
σύγκριση μεταξύ της ισχύουσας κατάστασης με τις απαιτήσεις του προτύπου, θα εντοπιστούν τα κενά και θα ληφθούν οι αποφάσεις σχετικά με τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν και τις διαδικασίες που πρέπει να περιγραφούν για την ανάπτυξη και την καταγραφή των συστημάτων ποιότητας. Φάση 4: Προετοιμασία τεκμηρίωσης (διάρκεια 6 μήνες) Κατά τη Φάση 4 θα πραγματοποιηθούν οι ακόλουθες ενέργειες: α) Επεμβάσεις, σε συνεργασία με την διοίκηση, στην υπάρχουσα οργανωτική δομή εφόσον απαιτούνται β) Περιγραφή καθηκόντων και αρμοδιοτήτων, γ) Καταγραφή των διαδικασιών που διασφαλίζουν την ποιότητα, δ) Δημιουργία κατάλληλων εντύπων για την εκτέλεση των παραπάνω διαδικασιών, ε) Καταγραφή οδηγιών εργασίας Η τεκμηρίωση των Συστημάτων Ποιότητας θα πρέπει να είναι απλή και χρηστική, επιβαρύνοντας όσο το δυνατόν λιγότερο το προσωπικό της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ. Φάση 5: Εφαρμογή Συστημάτων Ποιότητας (διάρκεια 5 μήνες) Κατά τη φάση αυτή θα πραγματοποιηθεί εφαρμογή της τεκμηρίωσης (των διαδικασιών, των εντύπων και οδηγιών εργασίας) με παράλληλη αξιολόγηση της εφαρμογής και καταγραφή των αποτελεσμάτων, για την εκτέλεση διορθωτικών ενεργειών. Φάση 6: Σύνταξη των εγχειριδίων ποιότητας (διάρκεια 1 μήνας) Αντικείμενο της φάσης είναι η σύνταξη των τελικών εγχειριδίων ποιότητας της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ. Στα εγχειρίδια θα περιλαμβάνονται το αντικείμενο του συστήματος διαχείρισης της ποιότητας, οι τεκμηριωμένες διαδικασίες καθώς και περιγραφή της αλληλεπίδρασης των διεργασιών των συστημάτων ποιότητας. Φάση 7: Υλοποίηση εσωτερικών επιθεωρήσεων (διάρκεια 2 μήνες) O Ανάδοχος, σε συνεργασία με τους Υπεύθυνους Ποιότητας, θα πραγματοποιήσει εσωτερικές επιθεωρήσεις ώστε να επαληθεύσει κατά πόσο οι δραστηριότητες οι οποίες έχουν σχέση με την ποιότητα συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις. Εάν κατά τη διάρκεια της εσωτερικής αξιολόγησης της τεκμηρίωσης των Συστημάτων Διαχείρισης 7
Ποιότητας της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ εντοπιστούν σημαντικές αποκλίσεις ως προς τις απαιτήσεις του προτύπου, θα πραγματοποιηθούν οι αντίστοιχες διορθωτικές ενέργειες για να αντιμετωπιστούν οι ελλείψεις που βρέθηκαν κατά την επιθεώρηση της ποιότητας. Φάση 8: Ανασκόπηση της διοίκησης (διάρκεια 1 μήνας) Κατά τη φάση της ανασκόπησης της Διοίκησης, θα εξεταστεί συνολικά η πορεία εγκατάστασης και εφαρμογής των Συστημάτων Ποιότητας, ύστερα και από τα αποτελέσματα των εσωτερικών επιθεωρήσεων καθώς και η επίτευξη των στόχων ποιότητας που είχαν τεθεί. Ανάλογα με τα αποτελέσματα της ανασκόπησης θα πραγματοποιηθούν εφόσον απαιτούνται - διορθωτικές ενέργειες. Φάση 9: Πιστοποίηση των συστημάτων (διάρκεια 1 μήνας) Αντικείμενο αυτής της φάσης είναι η σύνταξη των αιτήσεων από τον Ανάδοχο για την πιστοποίηση της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο EN ISO 9001:2008 και η υποβολή τους στον ανεξάρτητο, διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης. Ο Ανάδοχος θα αναλάβει την υποχρέωση της υποστήριξης της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ κατά τη διαδικασία της πιστοποίησης από το Φορέα και την πλήρη άρση των παρατηρήσεων που τυχόν προκύψουν κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης. Το παρόν έργο θα ολοκληρωθεί με τη λήψη των Πιστοποιητικών Ποιότητας ISO 9001:2008 της ΔΑΣΤΑ και του ΓΔ. Χρονοδιάγραμμα Υλοποίησης του Έργου α/α ΦΑΣΕΙΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΜΗΝΑΣ 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Καταγραφή και αποτύπωση υφιστάμενης κατάστασης 2 Σχηματισμός και εκπαίδευση ομάδας εργασίας 3 Γενικός Σχεδιασμός των Συστημάτων Ποιότητας 4 Προετοιμασία τεκμηρίωσης 5 Εφαρμογή Συστημάτων Ποιότητας 6 Σύνταξη των εγχειριδίων ποιότητας 7 Υλοποίηση εσωτερικών επιθεωρήσεων 8 Ανασκόπηση της διοίκησης 9 Πιστοποίηση των συστημάτων 8
Παραδοτέα Έργου α/α ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ 1 Καταγραφή και αποτύπωση υφιστάμενης κατάστασης 2 Σχηματισμός και εκπαίδευση ομάδας εργασίας 3 Γενικός Σχεδιασμός των Συστημάτων Ποιότητας 4 Προετοιμασία τεκμηρίωσης 5 Εφαρμογή Συστημάτων Ποιότητας 6 Σύνταξη των εγχειριδίων ποιότητας 7 Υλοποίηση εσωτερικών επιθεωρήσεων 8 Ανασκόπηση της διοίκησης 9 Πιστοποίηση των συστημάτων 9