Ηράκλειο, 18/12/2009 Αρ. πρωτ. 4898 ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ Έχοντας υπόψη : 1. τις διατάξεις του Π.Δ 432/81 περί σύστασης Ειδικών Λογαριασμών Κονδυλίων Έρευνας στα Α.Ε.Ι όπως αυτές τροποποιήθηκαν με την ΚΥΑ 679/22.8.96 των Υπουργών Οικονομίας και Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων «Τροποποίηση και αντικατάσταση της ΚΥΑ Β1/819» (ΦΕΚ Β-826/10.9.96), όπως ισχύει σήμερα. 2. τον Οδηγό Χρηματοδότησης & Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης που εγκρίθηκε στην με αριθμό 263/22.01.2009 συνεδρίαση της Συγκλήτου του Πανεπιστημίου Κρήτης. 3. της 4.4.6 απόφασης της 305/04.12.2009 συνεδρίας της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης, με την οποία εγκρίθηκε η διεξαγωγή διαγωνισμών και ορίστηκαν οι σχετικές επιτροπές στα πλαίσια του προγράμματος με κα 2836 και τίτλο «NewGeneris 4th Annual Consortium Meeting &Trainning Workshop (ACM&TW2010)». προκηρύσσουμε πρόχειρο μειοδοτικό διαγωνισμό με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά για την παροχή υπηρεσιών εστίασης για μία επιστημονική συνάντηση-workshop που θα πραγματοποιηθεί στο χώρο της Ιατρικής Σχολής του Πανεπιστημίου Κρήτης από 03/02/2010 έως 05/02/2010 στην Πανεπιστημιούπολη Βουτών, στα πλαίσια του έργου με ΚΑ 2836 και τίτλο «NewGeneris 4th Annual Consortium Meeting &Trainning Workshop (ACM&TW2010)». Το έργο χρηματοδοτείται από το Πανεπιστήμιο του Maastricht. 1
Η προθεσμία παράδοσης προσφορών είναι τη Δευτέρα 04/01/2010 και ώρα 14:00. Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στον διαγωνισμό μπορούν να υποβάλλουν έγγραφη προσφορά, μέχρι την ώρα που αναφέρεται παραπάνω (τέλος προθεσμίας) στη διεύθυνση : Πανεπιστήμιο Κρήτης, Επιτροπή Ερευνών Πανεπιστημίου Κρήτης Λεωφόρος Κνωσού (γραφείο Δ204, Λευκά Κτίρια), 71409 Ηράκλειο (υπόψη κας Καλυβά) με την ένδειξη για διαγωνισμό με αριθμό διακήρυξης 4898/18.12.2009 Πληροφορίες: κ. Καλυβά Μαρία, Τηλ. (+30) 2810 393156-393170, φαξ: (+30) 2810 393130, E-mail: kaliva@elke.uoc.gr, από την Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης στο Ηράκλειο Σε περίπτωση ταχυδρομικής αποστολής (ΕΛΤΑ ή ιδιωτικό ταχυδρομείο) ο φάκελος της προσφοράς πρέπει να έχει φτάσει στην υπηρεσία μέχρι το χρόνο λήξης της προθεσμίας. Προσφορές που κατατίθενται μετά την παραπάνω ημερομηνία και ώρα είναι εκπρόθεσμες και επιστρέφονται. ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ 1. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΥ Ημερομηνία διεξαγωγής: 03-04 -05/02/2010 Τοποθεσία: Ιατρική Σχολή Πανεπιστημίου Κρήτης-Πανεπιστημιούπολη Βουτών Ζητούμενες υπηρεσίες: Παροχή υπηρεσιών εστίασης και κατάλληλη διαμόρφωση χώρου (stands-σερβίτσια κ.τ.λ.) για την παροχή των κάτωθι υπηρεσιών: Τετάρτη 03/02/2010 & Πέμπτη 04/02/2010 :Πρωινό διάλειμμα για καφέ - μεσημεριανό διάλειμμα για γεύμα με μπουφέ-απογευματινό διάλειμμα για καφέ. Αναμενόμενος αριθμός συμμετεχόντων 80 άτομα. Παρασκευή 05/02/2010: Πρωινό διάλειμμα για καφέ - μεσημεριανό διάλειμμα για γεύμα με μπουφέ. Αναμενόμενος αριθμός συμμετεχόντων 30 άτομα. Ο διοργανωτής θα ενημερώσει το αργότερο έως 7 ημέρες προ της έναρξης της συνάντησης για το πλήθος των συμμετεχόντων. 2
2. ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΔΑΠΑΝΗΣ Ο προϋπολογισμός της δαπάνης ανέρχεται στο ποσό των 5.550 ευρώ μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Το παραπάνω ποσό αναλύεται ως εξής: Για τις 03 & 04/02.2010:80 άτομα Χ 30 /μέρα Χ 2 μέρες=4.800 Για την 05.02.2010:30 άτομα Χ 25 /μέρα Χ 1 μέρα=750 Σε περίπτωση που διαφοροποιηθεί ο αριθμός των συμμετεχόντων θα διαμορφωθεί ανάλογα ο συνολικός προϋπολογισμός της δαπάνης. 3. ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΙ ΤΟΠΟΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Ο διαγωνισμός θα γίνει την Παρασκευή 08/01/2010 και ώρα 14:00 στα κτίρια του Πανεπιστημίου Κρήτης στις Βούτες στον τομέα κοινωνικής ιατρικής, πτέρυγα 4Ε, γραφείο 4 Ε 14. 4. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ - ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Ι. ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ Στο διαγωνισμό μπορούν να λάβουν μέρος κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή ενώσεις και κοινοπραξίες αυτών ημεδαπά ή αλλοδαπά. Όσοι επιθυμούν να λάβουν μέρος στο διαγωνισμό θα πρέπει να καταθέσουν έγγραφη προσφορά που θα αφορά στο σύνολο των προκηρυσσομένων υπηρεσιών του ζητουμένου έργου. ΙΙ. ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Οι προσφορές συντάσσονται στην Ελληνική γλώσσα και πρέπει να είναι καθαρογραμμένες και να μη φέρουν ξέσματα, σβησίματα, προσθήκες ή διορθώσεις. Εάν υπάρχει στην προσφορά οποιαδήποτε διόρθωση, πρέπει να είναι καθαρογραμμένη και μονογραμμένη από τον προσφέροντα. Οι προσφορές μπορούν να υποβληθούν με οποιοδήποτε τρόπο στην προαναφερθείσα διεύθυνση μέχρι την ημερομηνία και ώρα που ορίζει η 3
διακήρυξη και παραλαμβάνονται με απόδειξη (αρ. πρωτοκόλλου). Στις προσφορές πρέπει να αναγράφεται ευκρινώς: η λέξη ΠΡΟΣΦΟΡΑ ο αριθμός και ή ημερομηνία της διακήρυξης τα στοιχεία του αποστολέα Το ποσό σε ευρώ ανά άτομο ανά ημέρα έναντι του οποίου προτίθεται να εκτελέσει ο Ανάδοχος το έργο. το συνολικό ποσό σε ευρώ, ολογράφως και αριθμητικά, έναντι του οποίου προτίθεται να εκτελέσει ο Ανάδοχος το έργο. (Σαν βάση για τον υπολογισμό του συνολικού ποσού θα χρησιμοποιηθεί ο κατά περίπτωση ενδεικτικός αριθμός συμμετεχόντων). Στο συνολικό ποσό της οικονομικής προσφοράς θα περιλαμβάνονται και όλα τα τυχόν έξοδα που θα χρειαστεί να αναλάβει ο Ανάδοχος. Οι τιμές που προτείνονται από τον προσφέροντα είναι δεσμευτικές για τον ανάδοχο. Αύξηση τιμών των υπηρεσιών από τυχόν λάθη και παραλείψεις από την πλευρά του ανάδοχου δεν γίνονται αποδεκτές. Μετά την κατάθεση της προσφοράς δεν γίνεται δεκτή, αλλά απορρίπτεται ως απαράδεκτη, κάθε διευκρίνιση ή τροποποίηση της προσφοράς ή απόκρουση όρου της πρόσκλησης. Διευκρινίσεις δίνονται από τους προσφέροντες μόνο όταν ζητούνται από το αρμόδιο όργανο. Στο διαγωνισμό δεν γίνονται δεκτές αντιπροσφορές ή εναλλακτικές προσφορές για το σύνολο ή μέρος των προκηρυσσομένων υπηρεσιών με την παρούσα και σε περίπτωση υποβολής τους απορρίπτονται ως απαράδεκτες. 4 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Η αξιολόγηση των προσφορών θα γίνει την ημέρα, ώρα και στον τόπο που ορίζεται ανωτέρω στην παρούσα από την αρμόδια επιτροπή του Πανεπιστημίου ορισθείσα από την 305/04.12.2009 συνεδρία της Επιτροπής Ερευνών με κριτήριο την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά.
Για την επιλογή της πλέον συμφέρουσας από οικονομική άποψη προσφοράς θα πραγματοποιηθεί τεχνική αξιολόγηση και υπολογισμός του τελικού βαθμού της κάθε προσφοράς με βάση τα τεχνικά και οικονομικά στοιχεία που θα υποβάλουν οι προσφέροντες νόμιμα και σύμφωνα με τους όρους του διαγωνισμού. Διαδικασία αξιολόγησης Οι προσφορές που υποβληθούν εμπρόθεσμα και σύμφωνα με τους γενικούς όρους του διαγωνισμού θα αξιολογηθούν σύμφωνα με τα παρακάτω κριτήρια: Α/Α Κριτήρια Αξιολόγησης Συντελεστής Βαρύτητας 1 Τιμή 50% 2 Ποικιλία(π.χ.μενού για χορτοφάγους) 25% 3 Εξοπλισμός (stands σερβίτσια κ.λ.π.) και επιπλέον service 25% ΣΥΝΟΛΟ 100% 5. ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ - ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η Επιτροπή αξιολόγησης των προσφορών (επιτροπή διαγωνισμού) υποβάλλει στο αρμόδιο για την έγκριση του αποτελέσματος του διαγωνισμού όργανο που είναι η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης ολόκληρο το φάκελο του διαγωνισμού με ΓΝΩΜΟΔΟΤΗΣΗ της με την οποία μπορεί να προτείνει και η Επιτροπή Ερευνών μπορεί αντίστοιχα να αποφασίσει εναλλακτικά: Α. Την κατακύρωση του διαγωνισμού σε ένα ανάδοχο και την υπογραφή σχετικής σύμβασης. Β. Την επανάληψη του διαγωνισμού με τροποποίηση ή μη των όρων της διακήρυξης. Γ. Τη ματαίωση του διαγωνισμού και την προσφυγή στη διαδικασία της διαπραγμάτευσης, όταν συντρέχει λόγος επείγοντος, που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα της προκηρύσσουσας αρχής Δ. την οριστική ματαίωση του διαγωνισμού 5
Η κατακύρωση του διαγωνισμού θα γίνει από την Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης στον υποψήφιο με την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά. Η κατακύρωση ανακοινώνεται εγγράφως στον ανακηρυχθέντα προμηθευτή, ο οποίος είναι υποχρεωμένος να προσέλθει σε 15 ημέρες για την υπογραφή της σχετικής σύμβασης. Η έγγραφη ανακοίνωση θα περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία: i. Το προς εκτέλεση έργο ii. Τη συμφωνία της κατακύρωσης με τους όρους της διακήρυξης και τις τυχόν αποδεκτές τροποποιήσεις των όρων τούτων iii. Την προθεσμία υπογραφής της σύμβασης. Με την ανακοίνωση, η σύμβαση θεωρείται συναφθείσα & το έγγραφο της σύμβασης που ακολουθεί έχει αποδεικτικό μόνο χαρακτήρα. Ο ανάδοχος που δεν θα προσέλθει μέσα στην προθεσμία που του ορίσθηκε με την ανακοίνωση της κατακύρωσης σ αυτόν της ανάθεσης της προμήθειας να υπογράψει τη σχετική σύμβαση, κηρύσσεται υποχρεωτικά έκπτωτος από την κατακύρωση που έγινε στο όνομα του και από κάθε δικαίωμα που απορρέει από αυτήν, με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών ύστερα από γνωμοδότηση του αρμόδιου Ο διαγωνισμός μπορεί να κατακυρωθεί στον επόμενο. Ο ανάδοχος αναφορικά με τη σύμβαση υπάγεται στην αρμοδιότητα των δικαστηρίων Ηρακλείου. 6. ΠΑΡΑΔΟΣΗ - ΠΑΡΑΛΑΒΗ - ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ Ο ανάδοχος οφείλει να μεριμνήσει για την εξυπηρέτηση των συμμετεχόντων της συνάντησης και την παροχή των υπηρεσιών που περιγράφονται στο άρθρο 1 της διακήρυξης. 6 7. ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Η πληρωμή της αξίας των υπηρεσιών θα γίνεται με την αποστολή στον ανάδοχο τιμολογίου στα στοιχεία: «Επιτροπή Ερευνών Πανεπιστημίου Κρήτης»
ΑΦΜ:090273059-Δ.Ο.Υ:Ρεθύμνου Πανεπιστημιούπολη Ηρακλείου(Κτίρια Κνωσού) Σημείωση:Για διαγωνισμό με αρ.διακ.4898/18.12.2009 Η εξόφληση θα γίνεται σύμφωνα με τους όρους του οδηγού χρηματοδότησης και διαχείρισης από την γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης μέσω των τραπεζών Πειραιώς και Ε.Τ.Ε. (τα τυχόν τραπεζικά έξοδα βαρύνουν τον ανάδοχο), κατά κανόνα εντός 90 ημερών από την παραλαβή του σχετικού τιμολογίου από τον ανάδοχο (με προϋπόθεση την έγκαιρη και επαρκή χρηματοδότηση του έργου από το Φορέα Χρηματοδότησης) κι εφόσον έχει εγκρίνει την πλημμελή εκτέλεση του έργου η αρμόδια επιτροπή παραλαβής. 8. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΣΤΑΣΕΩΝ Κατά της διακήρυξης του διαγωνισμού, της συμμετοχής προμηθευτή σ' αυτόν και της νομιμότητας της διενέργειάς του έως και την κατακυρωτική απόφαση επιτρέπεται ένσταση από όποιον έχει έννομο συμφέρον. Η ένσταση υποβάλλεται εγγράφως στην Επιτροπή Διαγωνισμού, μέσω της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού, ως εξής: α) Κατά της διακήρυξης του διαγωνισμού μέχρι την ημερομηνία λήξεως της προθεσμίας υποβολής των προσφορών. Μετά την παρέλευση του χρόνου αυτού ένσταση για αυτήν την αιτία απορρίπτεται ως απαράδεκτη β) Κατά της συμμετοχής προμηθευτή στο διαγωνισμό και της νομιμότητας της διενέργειας του διαγωνισμού έως και την κατακυρωτική απόφαση, μέσα σε χρονικό διάστημα τριών (3) ημερών από την κοινοποίηση του περιεχομένου της κατακυρωτικής απόφασης με οποιοδήποτε τρόπο στους συμμετέχοντες. Η ένσταση αυτή κοινοποιείται υποχρεωτικά στον υποψήφιο κατά του οποίου στρέφεται εντός 2 ημερών από της υποβολής της, με μέριμνα του ενισταμένου, εξετάζεται από την Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Κρήτης και εκδίδεται η σχετική απόφαση μετά από γνωμοδότηση της επιτροπής αξιολόγησης του διαγωνισμού. Ενστάσεις που υποβάλλονται για οποιουσδήποτε άλλους λόγους, εκτός τους προαναφερομένους δεν γίνονται δεκτές. 7
Η σχετική απόφαση επί της ενστάσεως κοινοποιείται στον ενιστάμενο και σε όποιον υποψήφιο έχει κοινοποιηθεί η εν λόγω ένσταση, χωρίς υπαίτια καθυστέρηση, από τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού. 9. ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ ΕΠΙΒΑΡΥΝΣΕΙΣ Τον ανάδοχο βαρύνουν τα προσωπικά έξοδα και οι αμοιβές και ασφαλιστικές εισφορές για την εργασία του προσωπικού του και των συνεργατών του και οι φόροι και τα τέλη που βαρύνουν τους αναδόχους. 10. ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ i. Το κείμενο της διακήρυξης είναι ισχυρότερο από κάθε άλλο κείμενο σχετικό με τον διαγωνισμό εκτός από προφανή σφάλματα και παραδρομές. ii. Για οποιαδήποτε διαφορά ανακύψει σχετικά με την ερμηνεία και την εκτέλεση της παρούσης διακήρυξης αρμόδια θα είναι τα δικαστήρια Ηρακλείου iii. Η παρούσα διακήρυξη θα αναρτηθεί ολόκληρη στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ www.elke.uoc.gr και θα είναι διαθέσιμη και σε αντίγραφο ατελώς από την γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών Εμμανουήλ Πετράκης 8