Περιορισµοί στην Access - ηµιουργία Πίνακα

Μάθηµα 2 Περιορισµοί στην Access - ηµιουργία Πίνακα Οι πίνακες είναι το σπουδαιότερο αντικείµενο της βάσης δεδοµένων, γιατί µέσα σε αυτούς αποθηκεύονται όλα τα δεδοµένα, τα οποία τα διαχειρίζονται όλα τα υπόλοιπα αντικείµενα της Access, όπως οι φόρµες, οι εκθέσεις, τα ερωτήµατα, οι µακροεντολές και οι λειτουργικές µονάδες. Περιορισµοί µιας Β.. στην Access Το όνοµα ενός πίνακα, όπως και κάθε άλλου αντικειµένου, µπορεί να έχει µέγεθος έως 64 χαρακτήρες. Το όνοµα ενός πεδίου µπορεί να έχει µέγεθος έως 64 χαρακτήρες. Κάθε πίνακας µπορεί να έχει έως 255 πεδία. Ως προς το πλήθος των εγγραφών σε έναν πίνακα, δεν υπάρχει περιορισµός. Ωστόσο µία Β.. της Access δεν µπορεί να έχει µέγεθος µεγαλύτερο από 2 GB. Αν η Β.. είναι πολύ µεγάλη, αυτό το όριο µπορούµε να το ξεπεράσουµε δηµιουργώντας µία δεύτερη Β.. και στη συνέχεια να τη συνδέσουµε µε την πρώτη. Ένας πίνακας µπορεί να έχει έως 32 ευρετήρια. Ένα ευρετήριο µε πολλά πεδία µπορεί να έχει έως και 10 στήλες. Το συνολικό όµως άθροισµα των στηλών δε θα πρέπει να ξεπερνά τα 255 bytes. Μία εγγραφή δεν µπορεί να έχει µήκος µεγαλύτερο από 4 περίπου Kbytes, εκτός αν περιέχει πεδία υποµνήµατος ή αντικείµενα OLE. Ένα πεδίο κειµένου µπορεί έχει µήκος έως 255 χαρακτήρες. Σε ένα πεδίο υποµνήµατος µπορούµε να αποθηκεύσουµε και να εµφανίσουµε έως 64 KB χαρακτήρες. Για µεγαλύτερα κείµενα θα πρέπει να χρησιµοποιήσουµε ένα πεδίο τύπου OLE. Το µέγεθος ενός αντικειµένου OLE µπορεί να είναι έως 2 GB. Ο µέγιστος αριθµός αντικειµένων που µπορεί να υπάρχει σε µία Β.. είναι 32.768. Σε µία Β.. µπορούν να συνδεθούν ταυτόχρονα και να έχουν πρόσβαση σε αυτή έως 255 χρήστες. Το περιβάλλον της Access Φορτώνοντας την Access και µπαίνουµε στο περιβάλλον της. Εµφανίζεται το κενό παράθυρο της Access. Από αυτό ανοίγουµε µία Β.., η οποία εµφανίζεται µέσα σε ένα µικρότερο παράθυρο. Το περιβάλλον που βλέπουµε είναι παρόµοιο µε αυτό της εικόνας που ακολουθεί. 7

Γραµµή τίτλου της Access Γραµµή των µενού Γραµµή εργαλείων Όνοµα της Β.. Πλήκτρα εντολών Συντοµεύσεις δηµιουργίας πινάκων Πίνακες Αντικείµενα της Β.. Παράθυρο της Β.. Γραµµή κατάστασης ηµιουργία νέας Β.. Η διαδικασία µιας νέας Β.. στην Access είναι πολύ απλή. 1. Φορτώνουµε την Access και από το παράθυρο εργασιών επιλέγουµε Κενή Βάση δεδοµένων. 2. Πληκτρολογούµε το όνοµα του αρχείου της Β.. Η προέκταση του αρχείου είναι MDB. Όλοι οι πίνακες, φόρµες, ερωτήµατα, εκθέσεις, µακροεντολές, κλπ, αποθηκεύονται µέσα στο αρχείο αυτό. 3. Αφού δηµιουργήσουµε την κενή Β.. αρχίζουµε τη δηµιουργία των πινάκων. ηµιουργία πίνακα σε προβολή σχεδίασης Είναι ο καλύτερος τρόπος δηµιουργίας πινάκων, σε σχέση µε τους οδηγούς, διότι έχουµε τη δυνατότητα να ρυθµίζουµε όπως θέλουµε τα πεδία. Όλοι οι πίνακες τους οποίους θα δηµιουργούµε από τώρα και στο εξής θα είναι σε προβολή σχεδίασης. Έτσι κάνουµε διπλό κλικ στον οδηγό και στη συνέχεια επιλέγουµε Προβολή σχεδίασης. ή πατάµε το πλήκτρο 8

Ο πίνακας τον οποίο πρόκειται να σχεδιάσουµε αναφέρεται στην καταχώρηση στοιχείων των υπαλλήλων µιας επιχείρησης. Στη στήλη Όνοµα πεδίου συµπληρώνουµε το όνοµα του κάθε πεδίου. Από τη στήλη Τύπος δεδοµένων επιλέγουµε τον τύπο του πεδίου. Πατώντας το πλήκτρο του πτυσσόµενου πλαισίου εµφανίζεται µία λίστα µε τους διάφορους τύπους πεδίων. Στη στήλη Περιγραφή µπορούµε να προσθέσουµε κάποια σύντοµη περιγραφή του πεδίου. Η περιγραφή αυτή θα εµφανίζεται κάθε φορά που θα επιλέγεται το πεδίο σε ένα ερώτηµα ή µία φόρµα. Η µετακίνηση στην στήλη επόµενη γίνεται µε το πάτηµα του πλήκτρου Tab. Επιλογή του τύπου πεδίου 9

Πριν προχωρήσουµε στη σχεδίαση του πίνακα, τον οποίο θα ονοµάσουµε Υπάλληλοι, θα πρέπει να διευκρινίσουµε ορισµένα θέµατα τα οποία είναι σχετικά µε τις ονοµασίες και τους τύπους των πεδίων και θα επανέλθουµε αµέσως µετά. Ονοµασίες πεδίων Η Access µας παρέχει ένα µεγάλο βαθµό ελευθερίας όσον αφορά τις ονοµασίες των πεδίων. Υ- πάρχουν όµως και κάποιοι περιορισµοί τους οποίους θα πρέπει να αναφέρουµε. Το ίδιο επίσης ισχύει και ως προς τις ονοµασίες των στοιχείων ελέγχου και των διαφόρων αντικειµένων µε τα οποία θα ασχοληθούµε σε επόµενα κεφάλαια. Έτσι το όνοµα ενός πεδίου: Μπορεί να έχει µήκος µέχρι 64 χαρακτήρες και να περιέχει γράµµατα, αριθµούς ή κενά διαστήµατα. Για παράδειγµα µπορούµε να γράψουµε ως όνοµα πεδίου: Αριθµός Τηλεφώνου 1. εν επιτρέπεται όµως να ορίσουµε ως πρώτο χαρακτήρα ενός ονόµατος το κενό διάστηµα. εν µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε την τελεία (.), το θαυµαστικό (!), τις αγκύλες ([]) και το σύµβολο της βαρείας (`). εν επιτρέπεται επίσης να εισαγάγουµε χαρακτήρες ελέγχου (τιµές ASCII από το 0 µέχρι 31). Θα πρέπει να αποφεύγουµε να χρησιµοποιούµε κάποιες δεσµευµένες λέξεις όπως Date, Now, Time, διότι αποτελούν συναρτήσεις της Access. Επίσης όταν ένα πεδίο εµφανίζεται σε δύο πίνακες, για να αποφύγουµε τη σύγχυση, θα πρέπει να ορίζουµε το ίδιο όνοµα πεδίου και στους δύο πίνακες. Για παράδειγµα εάν έχουµε τους πίνακες Πελάτες και Παραγγελίες, τότε το πεδίο το οποίο περιέχει τον κωδικό του πελάτη θα πρέπει να έχει το ίδιο όνοµα. Έτσι θα πρέπει να ορίσουµε και στους δύο πίνακες ως κοινό όνοµα το Κωδικός Πελάτη και όχι στον ένα πίνακα το Κωδικός Πελάτη και στον άλλο το ΚωδικόςΠελάτη ή Κωδ Πελάτη. Τύποι πεδίων Στις Β.., σε αντίθεση µε τα λογιστικά φύλλα, θα πρέπει να ορίζουµε τον τύπο ενός πεδίου ανάλογα µε τα δεδοµένα τα οποία σκοπεύουµε να εισαγάγουµε. Υπάρχουν εννέα τύποι πεδίων στην Access και ένας βοηθός, ο οποίος µας καθοδηγεί για να δηµιουργήσουµε µία λίστα αναζήτησης τιµών. Κείµενο (Text): Μπορεί να περιέχει έως 255 αλφαριθµητικούς χαρακτήρες. Υπόµνηµα (Memo): Περιέχει σηµειώσεις κειµένου µέχρι 64000 χαρακτήρες. Αριθµός (Number): Περιέχει αριθµητικά δεδοµένα 1, 2, 4, 8 ή 16 bytes. Υπάρχουν οι εξής κατηγορίες αριθµών: Byte, Ακέραιος, Ακέραιος µεγάλου µήκους, Πραγµατικός απλής ακρίβειας, Πραγµατικός διπλής ακρίβειας, Αναγνωριστικό αναπαραγωγής και εκαδικός. Ηµεροµηνία/Ώρα (Date/Time): Περιέχει ηµεροµηνίες και ώρες. Μέγεθος 8 bytes. Νοµισµατική Μονάδα (Currency): Χρησιµοποιείται για δεδοµένα µε χρηµατικές τιµές και ακρίβεια µέχρι 4 δεκαδικά. Μέγεθος 8 bytes. Αυτόµατη αρίθµηση (AutoNumber): ηµιουργείται αυτόµατα από την Access σε κάθε νέα εγγραφή και αυξάνει κατά µία µονάδα επιτυγχάνοντας έτσι να έχει µοναδική τιµή σε κάθε εγγραφή. Μπορεί να είναι όµως και τυχαίος αριθµός. Έχει µέγεθος 4 bytes. εν µπορούµε να γράψουµε ή να αλλάξουµε τα δεδοµένα του πεδίου αυτού. 10

Ναι/Όχι (Yes/Νο): Περιέχει λογικά δεδοµένα. Μέγεθος 1 bit. Η εσωτερική τιµή είναι 1 για το Ναι ή 0 για το Όχι. Αντικείµενο OLE (OLE Object): Περιέχει εικόνες, γραφήµατα, ήχους και άλλα αντικείµενα (π.χ. από το Word ή το Excel) έως 1 GB. Αντικείµενο OLE: είναι τα αρχικά του Object Linking and Embedding, δηλαδή αντικείµενο σύνδεσης και ενσωµάτωσης. Υπερ-σύνδεση (Hyperlink): Είναι µία διεύθυνση σύνδεσης η οποία µας παραπέµπει στο Internet, σε δίκτυο Intranet, σε τοπικό δίκτυο ή σε ένα έγγραφο του υπολογιστή µας. Οδηγός Αναζήτησης (Lookup Wizard): Στην ουσία δεν πρόκειται για ένα συγκεκριµένο τύπο δεδοµένων αλλά χρησιµοποιείται για την επιλογή µίας τιµής από έναν άλλο πίνακα ή από µία λίστα. Έχουµε τη δυνατότητα να επιλέγουµε τιµές από έναν άλλο πίνακα ή ερώτηµα ή να πληκτρολογήσουµε την τιµή εµείς. Αυτός ο τύπος πεδίου χρησιµοποιείται σε συνδυασµό µε ένα σύνθετο πλαίσιο ή πλαίσιο λίστας. Συµβουλές για τις κατάλληλες επιλογές πεδίων Παρ' όλο που στην Access έχουµε τη δυνατότητα να αλλάξουµε εκ των υστέρων τον τύπο δεδο- µένων ενός πεδίου, θα πρέπει πάντα να επιλέγουµε τον κατάλληλο τύπο δεδοµένων µε προσοχή. Ο τύπος πεδίου Κείµενο µπορεί να επιλεχθεί εφόσον το κείµενο το οποίο θα αποθηκεύσουµε δεν ξεπερνά τους 255 χαρακτήρες. Εάν το κείµενο είναι µεγαλύτερο, τότε θα πρέπει να επιλέξουµε τον τύπο Υποµνήµατος. Πεδία στα οποία θέλουµε να καταχωρίσουµε αριθµητικά δεδοµένα και τα οποία δεν πρόκειται να συµµετέχουν σε κανενός είδους αριθµητικές πράξεις, θα πρέπει να είναι τύπου δεδοµένων κειµένου και όχι αριθµητικού τύπου. Ως παραδείγµατα τέτοιων πεδίων µπορούµε να α- ναφέρουµε τον Ταχυδροµικό Κωδικό, το ΑΦΜ, τον αριθµό τηλεφώνου κλπ. Ένα από τα πλεονεκτήµατα που έχουµε είναι ότι µπορούµε να το διαµορφώσουµε "κατάλληλα", όπως θα δούµε σε επόµενο κεφάλαιο. Ο τύπος δεδοµένων Αριθµός θα πρέπει να επιλέγεται όταν αποθηκεύουµε αριθµητικά δεδο- µένα, τα οποία χρησιµοποιούνται σε µαθηµατικούς υπολογισµούς, εκτός και αν τα δεδοµένα αφορούν χρηµατικά ποσά, οπότε θα πρέπει να χρησιµοποιήσουµε τον τύπο δεδοµένων Νοµισµατική µονάδα. Τα µέγεθος του πεδίου θα πρέπει να καθορίζεται µε βάση το είδος και την τάξη µεγέθους των αριθµών τους οποίους θέλουµε να αποθηκεύσουµε. Για παράδειγµα εάν θέλουµε να αποθηκεύουµε τις βαθµολογίες των µαθητών µπορούµε να ορίσουµε ως µέγεθος πεδίου το Byte (τιµές από 0-255). Αντίθετα εάν θέλουµε να αποθηκεύσουµε δεκαδικούς α- ριθµούς, οπωσδήποτε δεν µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε το µέγεθος πεδίου Ακέραιος διότι δεν επιδέχεται δεκαδικούς αριθµούς. Όταν θέλουµε να αποθηκεύσουµε ηµεροµηνίες, τότε επιλέγουµε τον τύπο δεδοµένων Ηµεροµηνία. Τα πεδία τύπου Ηµεροµηνίας µπορούν να συµµετέχουν σε υπολογισµούς. Για παράδειγµα για να υπολογίσουµε πόσες µέρες έµεινε ένας πελάτης στο ξενοδοχείο µπορούµε να αφαιρέσουµε την Ηµεροµηνία Άφιξης από την Ηµεροµηνία Αναχώρησης. Ο τύπος δεδοµένων Νοµισµατική µονάδα χρησιµοποιείται κάθε φορά που σκοπεύουµε να αποθηκεύσουµε νοµισµατικά δεδοµένα (π.χ. σε Ευρώ). ιαθέτει ακρίβεια τεσσάρων δεκαδικών ψηφίων και µπορεί να συµµετέχει σε αριθµητικές πράξεις. 11

Ο τύπος δεδοµένων της Αυτόµατης αρίθµησης χρησιµοποιείται από την Access για τον ορισµό τιµών του πρωτεύοντος κλειδιού σε έναν πίνακα. Σε κάθε νέα εγγραφή που προσθέτου- µε, η Access αποδίδει σε αυτό το πεδίο µία νέα τιµή. Με αυτό τον τρόπο εξασφαλίζεται η µοναδικότητα της κάθε εγγραφής. Ο τύπος δεδοµένων της Αυτόµατης αρίθµησης έχει µία ιδιαιτερότητα. εν µπορούµε να γράψουµε σε αυτό το πεδίο, ούτε και να διορθώσουµε τους αριθ- µούς της αυτόµατης αρίθµησης. Στην πράξη δεν θα πρέπει να ασχολούµαστε καθόλου µε τον αριθµό της αυτόµατης αρίθµησης που θα εµφανίζεται σε µία συγκεκριµένη εγγραφή. Θα πρέπει να αποδεχθούµε ότι στην πραγµατικότητα οι τιµές του πεδίου αυτού υπάρχουν για να βοηθούν περισσότερο την Access, παρά εµάς. Κάθε φορά που δηµιουργούµε έναν πίνακα θα πρέπει πάντα το πρώτο πεδίο του να είναι τύπου αυτόµατης αρίθµησης. Υπάρχουν όµως και εξαιρέσεις στις οποίες θα αναφερθούµε σε επόµενο κεφάλαιο. Ο τύπος δεδοµένων Ναι/Όχι χρησιµοποιείται για την αποθήκευση λογικών τιµών (Ναι/Όχι, Αληθές/Ψευδές). Οι δυνατές τιµές που µπορεί να δεχθεί αυτός ο τύπος πεδίου είναι δύο. Για παράδειγµα αντί να ορίσουµε ένα πεδίο κειµένου Φύλο στο οποίο θα αποθηκεύουµε σε κάθε εγγραφή µία από τις τιµές Άνδρας ή Γυναίκα, µπορούµε να ορίσουµε ένα πεδίο Άνδρας τύπου Ναι/Όχι στο οποίο θα αποθηκεύουµε µία τιµή π.χ. Αληθές / Ψευδές. Όταν µία τιµή µπορεί να υπολογισθεί µε τη βοήθεια άλλων πεδίων, τότε αυτή θα πρέπει να υπολογίζεται και όχι να αποθηκεύεται σε ένα πεδίο (πεδία υπολογισµών ή υπολογιζόµενα πεδία). Οι υπολογιζόµενες τιµές µπορούν να δηµιουργηθούν σε ερωτήµατα ή σε στοιχεία ελέγχου (π.χ. πλαίσια κειµένου) σε φόρµες ή εκθέσεις. Παραδείγµατα: Υπόλοιπο = Χρέωση Πίστωση, Έκπτωση = Αξία x Συντελεστής Έκπτωσης, Αξία = Τιµή Μονάδας x Ποσότητα. Μερικές φορές όµως, όπως έχουµε αναφέρει στην ενότητα Κανονικοποίηση δεδοµένων στο 1 ο κεφάλαιο, υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες συµφέρει από πλευράς ταχύτητας, να χρησιµοποιούµε πεδία στα οποία µπορούµε να αποθηκεύουµε κάποιες υπολογιζόµενες τιµές. Ιδιότητες πεδίων (Fields properties) Οι ιδιότητες των πεδίων διαφέρουν ανάλογα µε τον τύπο δεδοµένων που επιλέγουµε. Ορίζονται στο κάτω µέρος του παραθύρου σχεδίασης του πίνακα, στην καρτέλα Γενικές. Ιδιότητες πεδίου 12

Ιδιότητα: Μέγεθος πεδίου (Field size) Καθορίζουµε το µέγιστο µήκος ενός πεδίου. Ανάλογα µε το είδος των δεδοµένων που θέλουµε ν' αποθηκεύσουµε, έχουµε τις εξής περιπτώσεις: Κείµενο (Text) Όπως έχει ήδη ειπωθεί το µήκος ενός πεδίου κειµένου µπορεί να είναι από 0 έως 255 χαρακτήρες. Η προκαθορισµένη τιµή είναι 50 χαρακτήρες, την οποία µπορούµε να αλλάξουµε ανάλογα µε τον αριθµό των χαρακτήρων τους οποίους πρόκειται να αποθηκεύσουµε. Αριθµός (Number) Όσο µεγαλύτερο είναι το εύρος των αριθµών που τοποθετείται σε ένα πεδίο, τόσο περισσότερο χώρο αποθήκευσης στη µνήµη χρειάζεται η Access.Υπάρχουν οι εξής περιπτώσεις αριθµών: Byte: Ακέραιος 1 byte, ο οποίος µπορεί να περιέχει τιµές από 0 έως 255. Ακέραιος (Integer): Μέγεθος 2 bytes. Μπορεί να περιέχει τιµές από 32.768 έως +32.767. Ακέραιος µεγάλου µήκους (Long Integer): Ακέραιος αριθµός 4 bytes µε τις τιµές του να κυµαίνονται από -2.147.483.648 έως +2.147.483.647. Πραγµατικός απλής ακρίβειας (Single): Αριθµός κινητής υποδιαστολής µονής ακρίβειας. Μέγεθος 4 bytes µε τιµές που κυµαίνονται από -3,4x10 38 έως 3,4x10 38. Πραγµατικός διπλής ακρίβειας (Double): Αριθµός κινητής υποδιαστολής 8 bytes διπλής ακρίβειας µε τιµές που κυµαίνονται από -1,797x10 308 έως +1,797x10 308. Αναγνωριστικό αναπαραγωγής (Replication ID): Μέγεθος 16 bytes. Χρησιµοποιείται σε µία Β.. για τη δηµιουργία ενός µοναδικού αναγνωριστικού για αναπαραγωγή. Χρησιµοποιούµε αυτόν τον τύπο για την αναγνώριση ρεπλίκων, πινάκων και εκθέσεων. εκαδικός (Decimal): Έχει µέγεθος 16 byte και οι τιµές που µπορεί να δεχθεί είναι από 10 28 έως 10 28. Η προκαθορισµένη κλίµακα είναι 18 και η ακρίβεια 0. Ιδιότητα: Μορφή (Format) Καθορίζουµε πώς θα εµφανίζονται ή θα τυπώνονται τα δεδοµένα. Ανάλογα µε τον τύπο δεδοµένων του πεδίου έχουµε τις εξής περιπτώσεις: Μορφοποιήσεις κειµένου Σύµβολο Κενό @ & Περιγραφή Εµφανίζει ένα κενό µεταξύ των χαρακτήρων Σε αυτή τη θέση πρέπει να υπάρχει ένας χαρακτήρας, διαφορετικά η Access τοποθετεί ένα κενό. Σ' αυτή τη θέση υπάρχει προαιρετικά ένας χαρακτήρας. < Οι χαρακτήρες που ακολουθούν εµφανίζονται µε πεζά. 13

> Οι χαρακτήρες που ακολουθούν εµφανίζονται µε κεφαλαία. "ΑΒΓ" Εµφανίζει τους χαρακτήρες που βρίσκονται µέσα σε εισαγωγικά (" ").! Στοιχίζει τα δεδοµένα αριστερά. Παραδείγµατα Μορφή Πληκτρολόγηση Εµφάνιση σε Access > Ρόδος ΡΟ ΟΣ (@)@@@-@@@@ 2241039156 (2)2410-39156 (&&&&)+@@ ΑΒΓ (Α)+ΒΓ Αριθµός και Νοµισµατική µονάδα Από το πτυσσόµενο πλαίσιο καταλόγου επιλέγουµε µία από τις παρακάτω περιπτώσεις. Όταν θέλουµε να καταχωρούµε χρηµατικά ποσά, τότε µας συµφέρει να επιλέξουµε Ευρώ. Ηµεροµηνία/Ώρα Από το πτυσσόµενο πλαίσιο καταλόγου επιλέγουµε µία από τις παρακάτω µορφές εµφάνισης ηµεροµηνίας ή ώρας. Ναι/Όχι Μπορούµε να επιλέξουµε µία από τις τρεις παρακάτω επιλογές: Ιδιότητα: εκαδικές θέσεις (Decimal places) Αναφέρεται σε αριθµούς και νοµισµατικές µονάδες. Καθορίζουµε πόσα δεκαδικά ψηφία θα εµφανίζει η Access. Η προεπιλεγµένη τιµή είναι Αυτόµατα. Έτσι αν η µορφή είναι νοµισµατική µονάδα, σταθερή, βασική ή ποσοστό, τότε έχουµε δύο δεκαδικά ψηφία. 14

Ιδιότητα: Μάσκα εισαγωγής (Input mask) Αναφέρεται σε κείµενο, αριθµούς, νοµισµατικές µονάδες και ηµεροµηνίες/ώρες. Η µάσκα εισαγωγής καθορίζει ένα υπόδειγµα για τον τρόπο εισαγωγής, διόρθωσης και εµφάνισης των δεδοµένων. Π.χ. ( / / ). Ιδιότητα: Λεζάντα (Caption) Αναφέρεται σε όλους τους τύπους δεδοµένων. Με την ιδιότητα αυτή µπορούµε να ορίσουµε µία ετικέτα µε µία πληρέστερη (ή και συντοµότερη) περιγραφή του ονόµατος του πεδίου. Για παράδειγµα µπορούµε να αντικαταστήσουµε το όνοµα πεδίου CustID µε την ετικέτα Κωδικός Πελάτη ή την Ηµεροµηνία Αναχώρησης µε την ετικέτα Ηµερ. Αναχ. (εδώ µπορούµε να ορίσουµε την τελεία). Ιδιότητα: Προεπιλεγµένη τιµή (Default value) Καθορίζουµε µία προεπιλεγµένη τιµή για ένα πεδίο. Είναι χρήσιµη όταν εισάγουµε πολύ συχνά µία συγκεκριµένη τιµή. Έτσι εάν εννέα στους δέκα µαθητές που καταχωρούµε έχουν γεννηθεί στο νοµό Αττικής, ορίζουµε ως προεπιλεγµένη τιµή στο πεδίο Νοµός: Αττικής Ιδιότητα: Κανόνας επικύρωσης (Validation rule) Μπορούµε να καθορίσουµε έναν κανόνα επικύρωσης για την εισαγωγή των στοιχείων. Π.χ. <=20 εάν καταχωρούµε βαθµούς µαθητών. Ιδιότητα: Κείµενο επικύρωσης (Validation text) Εµφανίζει το κείµενο που υπάρχει κάθε φορά που παραβιάζεται ο κανόνας επικύρωσης. Για παράδειγµα αν ο βαθµός που θα εισαχθεί είναι 30, τότε θα µπορεί να εµφανιστεί ένα προειδοποιητικό µήνυµα, όπως "Ο βαθµός πρέπει να είναι µικρότερος ή ίσος του 20". Ιδιότητα: Απαιτείται (Required) Χρησιµοποιούµε σε αυτή την ιδιότητα την τιµή Yes όταν θέλουµε να υποχρεώσουµε το χρήστη να εισαγάγει µία τιµή σε κάθε νέα εγγραφή σε κάποιο πεδίο. εν επιτρέπουµε δηλαδή την κενή τιµή Null. Ιδιότητα: Μηδενικό µήκος (Allow zero length) Αναφέρεται σε πεδία κειµένου και υποµνήµατος. Καθορίζουµε εάν επιτρέπεται ή όχι το µηδενικό µήκος τιµής σε ένα πεδίο. Ιδιότητα: Με ευρετήριο (Indexed) Με τη δηµιουργία ευρετηρίου µπορούµε να επιταχύνουµε τις αναζητήσεις και τις ταξινοµήσεις. Με την επιλογή Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα) καθορίζουµε αν θα επιτρέπεται η καταχώρηση ό- µοιων τιµών σε δύο ή περισσότερες εγγραφές ενός πεδίου. Αντίθετα µε την επιλογή Ναι ( εν επι- 15

τρέπονται διπλότυπα) δεν επιτρέπουµε την καταχώριση όµοιων τιµών (διπλότυπων) σε δύο ή περισσότερες εγγραφές ενός πεδίου, εξασφαλίζοντας έτσι τη µοναδικότητα των τιµών. Όταν ορίζουµε ένα ευρετήριο σε κάποιο πεδίο η Access δηµιουργεί στην πραγµατικότητα έναν κρυφό εσωτερικό πίνακα, ο οποίος περιέχει δύο στήλες. Η πρώτη στήλη περιέχει την τιµή του πεδίου το οποίο έχει ευρετήριο, ενώ η δεύτερη στήλη περιέχει τη θέση της εγγραφής µέσα στον πίνακα. Αν δεν υπάρχει ευρετήριο σε κάποιο πεδίο η Access θα πρέπει να ψάχνει, στο συγκεκριµένο πεδίο, τη µία εγγραφή µετά την άλλη, έως ότου βρει την κατάλληλη. Αυτό φυσικά συνεπάγεται µεγάλες καθυστερήσεις. ηµιουργία του πίνακα Υπάλληλοι Αφού εξηγήσαµε τους τύπους των πεδίων και τις ιδιότητες τους, συνεχίζουµε τώρα τη ηµιουργία πίνακα µε προβολή σχεδίασης. Στην παρακάτω εικόνα εµφανίζονται τα πεδία του πίνακα και οι αντίστοιχοι τύποι δεδοµένων. Ακολουθεί αναλυτικός πίνακας µε τα πεδία και τους τύπους δεδοµένων. Όνοµα πεδίου Τύπος δεδοµένων Επεξήγηση Κωδικός Υπαλλή- Αυτόµατη αρίθ- Όπως έχουµε ήδη αναφέρει το πρώτο πεδίο ενός πί- λου µηση νακα πρέπει να είναι αυτόµατης αρίθµησης. Ονοµατεπώνυµο Κείµενο Θα µπορούσαµε να δηµιουργήσουµε δύο χωριστά πεδία, ένα για το επίθετο και ένα για το όνοµα. Μπορούµε όµως να τα χωρίσουµε όποτε θέλουµε. Έτσι αυτό δεν έχει και τόση µεγάλη σηµασία. 16

Ειδικότητα Κείµενο Είναι αυτονόητο. Ηµεροµηνία Πρόσληψης Ηµεροµηνία/Ώρα Είναι αυτονόητο. ιεύθυνση Κείµενο Είναι αυτονόητο. ΤΚ (ταχυδροµικός κωδικός) Κείµενο Πόλη Κείµενο Είναι αυτονόητο. Τηλέφωνο Σπιτιού Κείµενο Ισχύει ότι και για τον ΤΚ Όπως έχουµε ήδη πει στην ενότητα "Συµβουλές για τις κατάλληλες επιλογές πεδίων" µας συµφέρει να ορίσουµε το πεδίο ως τύπο δεδοµένων κειµένου. Επίσης στη στήλη Περιγραφή πληκτρολογούµε Ταχυδροµικός Κωδικός, για να εµφανίζεται στη γραµµή κατάστασης της Access, σε περίπτωση που κάποιος δεν καταλαβαίνει τι σηµαίνει το ΤΚ. Ηµεροµηνία Γέννησης Αρχικός Μισθός Ηµεροµηνία/Ώρα Νοµισµατική Μονάδα ή Ευρώ Είναι αυτονόητο. Είναι αυτονόητο. Παντρεµένος Ναι/Όχι Ορίζουµε απλώς εάν είναι παντρεµένος Φωτογραφία Αντικείµενο OLE Ορίζουµε το πεδίο ως αντικείµενο OLE διότι πρόκειται στη συνέχεια να εισαγάγουµε ένα αρχείο εικόνας για κάθε υπάλληλο. Παρατηρήσεις Υπόµνηµα Ορίζουµε το πεδίο αυτό ως τύπο υποµνήµατος επειδή θέλουµε να γράφουµε διάφορες παρατηρήσεις. Ο παραπάνω πίνακας επιλέχθηκε µε το σκεπτικό να υπάρχουν διάφοροι τύποι δεδοµένων. Στη συνέχεια όµως θα προσθέσουµε και άλλα πεδία. Ορισµός πρωτεύοντος κλειδιού Ο ορισµός του πρωτεύοντος κλειδιού είναι µία από τις σηµαντικότερες λειτουργίες της Access. Πριν περάσουµε στη δηµιουργία του κρίνεται σκόπιµο να εξηγήσουµε επιγραµµατικά τη χρήση του. Το πρωτεύον κλειδί είναι απαραίτητο για να συνδέει δύο πίνακες µιας Β.. ώστε να γίνεται η αναζήτηση ή η εξαγωγή των δεδοµένων. Έχουµε τονίσει ότι αντί να δηµιουργούµε έναν πίνακα για κάποια εφαρµογή και να έχουµε έτσι επανάληψη πληροφοριών, θα πρέπει να δηµιουργούµε περισσότερους από έναν πίνακες, ώστε να είναι µικρότεροι και κατά συνέπεια πιο ευέλικτοι και γρήγοροι στην επεξεργασία των δεδοµένων τους. Το πρωτεύον κλειδί αποτρέπει την ύπαρξη δύο όµοιων εγγραφών σε έναν πίνακα. Για παράδειγµα, αν σχεδιάσουµε µία σχολική εφαρµογή θα δηµιουργήσουµε έναν πίνακα µε τα στοιχεία των µαθητών, ένα δεύτερο µε τα µαθήµατα, έναν τρίτο µε τη βαθµολογία, έναν τέταρτο για τις απουσίες κ.λ.π. Όταν θα ζητήσουµε αργότερα διάφορα στοιχεία για έναν µαθητή, τότε το πρωτεύον κλειδί θα επιτρέπει να έχουµε πρόσβαση στα δεδοµένα όλων των παραπάνω πινάκων που αφορούν έναν µαθητή. 17

Όταν δηµιουργούµε έναν πίνακα στην Access θα πρέπει να ορίζουµε ένα πρωτεύον κλειδί (Primary Key). Η δηµιουργία ενός πρωτεύοντος κλειδιού είναι πολύ εύκολη. Τα κλειδιά των πινάκων µας βοηθούν να συνδέουµε διαφορετικούς πίνακες µεταξύ τους. Θα πρέπει να συνηθίσουµε να επιλέγουµε ως πρωτεύον κλειδί το πρώτο πεδίο ενός πίνακα, στο οποίο ορίζουµε συνήθως ως τύπο δεδοµένων, εκείνον της αυτόµατης αρίθµησης. Η διαδικασία είναι απλή. 1. Κάνουµε κλικ στο πεδίο στο οποίο θέλουµε να ορίσουµε ένα κλειδί (στην προκειµένη περίπτωση στο πεδίο Κωδικός Υπαλλήλου) και πατάµε το εικονίδιο του Πρωτεύοντος κλειδιού από τη γραµµή εργαλείων. 2. Στα αριστερά του ονόµατος εµφανίζεται η ένδειξη του κλειδιού. 3. Για να δηµιουργήσουµε πρωτεύοντα κλειδιά σε περισσότερα του ενός πεδία, πατάµε διαδοχικά τα πλήκτρα επιλογής γραµµών, τα οποία βρίσκονται αριστερά των ονοµάτων των πεδίων, έχοντας όµως πατηµένο το πλήκτρο Ctrl. 4. Για να καταργήσουµε ένα πρωτεύον κλειδί, αρκεί να πατήσουµε εκ νέου το πλήκτρο. Ευρετήρια Με τα ευρετήρια (Indexes) η αναζήτηση και η ταξινόµηση των δεδοµένων µπορεί να γίνει πολύ γρήγορα. Αυτό έχει µεγάλη σηµασία όταν έχουµε ιδιαίτερα µεγάλους πίνακες. Όταν ορίζουµε ένα ευρετήριο, η Access στην πραγµατικότητα δηµιουργεί, όπως είπαµε, µέσα στη Β.. έναν εσωτερικό πίνακα µε δύο στήλες. Η µία στήλη περιέχει την τιµή του πεδίου µε το ευρετήριο. Η άλλη στήλη δείχνει ποια είναι η θέση της κάθε εγγραφής µέσα στον πίνακα. εν είναι δυνατόν να δηµιουργήσουµε ένα ευρετήριο σε ένα πεδίο Υποµνήµατος ή Αντικείµενου OLE. Επίσης, θα πρέπει να έχουµε υπόψη µας ότι τα ευρετήρια επιταχύνουν κατά πολύ τις αναζητήσεις και τις ταξινοµήσεις, ωστόσο επιβραδύνουν τις ενηµερώσεις των δεδοµένων. ηµιουργία ευρετηρίου σε ένα πεδίο Η διαδικασία για να ορίσουµε ένα πεδίο είναι η εξής: 1. Επιλέγουµε σε προβολή σχεδίασης του πίνακα, το πεδίο στο οποίο θέλουµε να ορίσουµε ευρετήριο π.χ. το πεδίο Ονοµατεπώνυµο. 2. Στη συνέχεια επιλέγουµε στην περιοχή των ιδιοτήτων του πεδίου, την ιδιότητα Με ευρετήριο. Εµφανίζεται το πλήκτρο, το οποίο πατάµε για να ανοίξει ο πτυσσόµενος κατάλογος. Η προκαθορισµένη τιµή είναι Όχι. Υπάρχουν δύο ακόµα επιλογές: Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα) και Ναι ( εν επιτρέπονται διπλότυπα). 18

3. Επειδή το ευρετήριο δηµιουργείται στο πεδίο Ονοµατεπώνυµο, επιλέγουµε Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα), µε το σκεπτικό ότι πιθανώς να υπάρχουν δύο ή περισσότεροι υπάλληλοι µε το ίδιο ονοµατεπώνυµο (ή πιθανώς να υπάρξουν στο µέλλον). Αντίθετα σε πεδία όπως ο α- ριθµός ταυτότητας, το ΑΦΜ ή ο αριθµός κυκλοφορίας ενός αυτοκινήτου, θα πρέπει να ορίσουµε Ναι ( εν επιτρέπονται διπλότυπα). Έτσι εξασφαλιζόµαστε ότι δεν θα προσθέσουµε µελλοντικά κατά λάθος κάποια εγγραφή υπαλλήλου µε τον ίδιο αριθµό ταυτότητας. 4. Εάν προσπαθήσουµε αργότερα να προσθέσουµε ένα ονοµατεπώνυµο το οποίο ήδη υπάρχει, η Access θα εµφανίσει το µήνυµα: Αποθήκευση του πίνακα Όταν δηµιουργούµε έναν πίνακα η Access του δίνει αυτόµατα ένα όνοµα όπως Πίνακας1, Πίνακας2 κλπ. Για να αποθηκεύσουµε τον πίνακα, κάνουµε κλικ στο µενού Αρχείο και στη συνέχεια επιλέγουµε Αποθήκευση ή πιο απλά πατάµε το πλήκτρο της αποθήκευσης από τη γραµµή εργαλείων. Αφού δεν έχουµε ονοµάσει ακόµα τον πίνακα µας, η Access θα εµφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. Στο πλαίσιο κειµένου Όνοµα πίνακα πληκτρολογούµε το όνοµα Πίνακας Υπαλλήλων. Εφόσον πλέον έχουµε δώσει ένα όνοµα στον πίνακα, κάθε φορά που πατάµε το πλήκτρο της αποθήκευσης η Access απλώς θα αποθηκεύει τις όποιες αλλαγές κάνουµε στον πίνακα. Όπως θα θυµόµαστε είχαµε ορίσει το πεδίο Κωδικός Υπαλλήλου ως πρωτεύον κλειδί. Σε περίπτωση κατά την οποία δεν ορίσουµε ένα πρωτεύον κλειδί σε κάποιο πίνακα, όταν πατήσουµε το πλήκτρο της αποθήκευσης, η Access αφού µας ζητήσει πρώτα να πληκτρολογήσουµε ένα όνοµα, στη συνέχεια θα µας εµφανίσει ένα προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου στο οποίο θα µας πληροφορεί ότι δεν έχουµε ορίσει ένα πρωτεύον κλειδί. 19

Σε περίπτωση που πατήσουµε το πλήκτρο Άκυρο, ακυρώνουµε την αποθήκευση και επιστρέφουµε στο παράθυρο της προβολής σχεδίασης του πίνακα. Πατώντας το πλήκτρο Όχι, ο πίνακας θα αποθηκευτεί δίχως να δηµιουργηθεί ένα πρωτεύον κλειδί. Εάν πατήσουµε το πλήκτρο Ναι, η Access θα εντοπίσει το πεδίο, το οποίο έχει ως τύπο δεδο- µένων την Αυτόµατη αρίθµηση και θα δηµιουργήσει σε αυτό ένα πρωτεύον κλειδί. Τι γίνεται όµως στην περίπτωση κατά την οποία δεν υπάρχει στον πίνακα ένα πεδίο τύπου Αυτόµατης αρίθµησης; Η Access τότε θα δηµιουργήσει από µόνη της ένα νέο πεδίο µε την ονοµασία Αναγνωριστικό, µε τύπο δεδοµένων Αυτόµατη αρίθµηση. Αφού αποθηκεύσαµε τον πίνακα, ας δούµε τώρα µε ποιον τρόπο θα τον κλείσουµε. Μπορούµε να επιλέξουµε Αρχείο - Κλείσιµο ή να πατήσουµε το πλήκτρο κλεισίµατος του παραθύρου του πίνακα. Με το κλείσιµο του πίνακα επιστρέφουµε στο παράθυρο της Β.. και µπορούµε να παρατηρήσουµε το εικονίδιο συντόµευσης µε το όνοµα του νέου πίνακα που µόλις δηµιουργήσαµε. Τροποποίηση σχεδίασης πίνακα Για να ανοίξουµε το πίνακα σε προβολή σχεδίασης, πρώτα τον επιλέγουµε από το παράθυρο της Β.. και µετά πατάµε το πλήκτρο Σχεδίαση. Εµφανίζεται ο πίνακας στο γνώριµο παράθυρο σχεδίασης. Προσθήκη νέων πεδίων Ας υποθέσουµε ότι µετά τη δηµιουργία του πίνακα αντιλαµβανόµαστε ότι έχουµε ξεχάσει κάποια πεδία. Είναι ένα πρόβληµα το οποίο θα αντιµετωπίζουµε αρκετά συχνά. Η προσθήκη ενός νέου πεδίου, σε προβολή σχεδίασης, είναι µία διαδικασία εύκολη. Εάν το νέο πεδίο το οποίο θέλουµε να προσθέσουµε θα είναι στο τέλος, δηλαδή µετά το πεδίο Παρατηρήσεις, τότε κάνουµε κλικ στην κενή γραµµή, πληκτρολογούµε ένα όνοµα πεδίου και επιλέγουµε τον κατάλληλο τύπο δεδοµένων. Εάν όµως θέλουµε να παρεµβάλουµε ένα νέο πεδίο µεταξύ δύο υπαρχόντων, τότε κάνουµε κλικ στο πεδίο πάνω από το οποίο θέλουµε να κάνουµε την παρεµβολή και πατάµε το πλήκτρο Εισαγωγή γραµµών. Έστω ότι θέλουµε να παρεµβάλουµε ένα νέο πεδίο, το οποίο θα ονοµάζεται Πατρώνυµο, µεταξύ των πεδίων Ονοµατεπώνυµο και Ειδικότητα. 1. Κάνουµε κλικ στο πεδίο Ειδικότητα και πατάµε το πλήκτρο. 20

2. Ανοίγει µία νέα γραµµή. Στη στήλη Όνοµα πεδίου πληκτρολογούµε Πατρώνυµο και ως τύπο δεδοµένων επιλέγουµε κείµενο. 3. Στη συνέχεια κάνουµε κλικ στη γραµµή µε το πεδίο Ηµεροµηνία Πρόσληψης και εισάγουµε µία κενή γραµµή πάνω από αυτή, για να παρεµβάλουµε το νέο πεδίο ΑΦΜ, το οποίο θα έχει τύπο δεδοµένων κείµενο. Στη στήλη Περιγραφή πληκτρολογούµε Αριθµός Φορολογικού Μητρώου. ιαγραφή πεδίων 1. Για να διαγράψουµε ένα πεδίο θα πρέπει πρώτα να το επιλέξουµε. Έτσι κάνουµε κλικ στο α- ντίστοιχο πλήκτρο του επιλογέα γραµµής. Στη συγκεκριµένη περίπτωση επιλέγουµε το πεδίο Παντρεµένος. 2. Στη συνέχεια επιλέγουµε την εντολή του µενού Επεξεργασία ιαγραφή γραµµών ή ιαγραφή ή πιο απλά πατάµε το πλήκτρο Delete του πληκτρολογίου. 3. Σε περίπτωση κατά την οποία υπάρχουν καταχωρηµένα στοιχεία στον πίνακα, επειδή η διαγραφή θα είναι οριστική, η Access θα εµφανίσει ένα προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου µέσω του οποίου θα µας ζητήσει να επιβεβαιώσουµε τη διαγραφή. 21

4. Εάν πατήσουµε Ναι, τότε όλα τα στοιχεία του συγκεκριµένου πεδίου θα χαθούν οριστικά. Πατάµε λοιπόν Ναι και διαγράφουµε το πεδίο. Τροποποίηση τύπου δεδοµένων Η τροποποίηση αυτή γίνεται µέσω της προβολής σχεδίασης του πίνακα. Κάνουµε κλικ στη στήλη Τύπος δεδοµένων ενός πεδίου, πατάµε το πλήκτρο, και από τον πτυσσόµενο κατάλογο επιλέγου- µε ένα διαφορετικό τύπο δεδοµένων. εν είναι δυνατή η τροποποίηση ένας πεδίου τύπου Αντικειµένου OLE. Ασκήσεις 1. Ποιοι περιορισµοί υπάρχουν σε µία Β..; 2. Ποιοι είναι οι τύποι πεδίων σε έναν πίνακα; 3. Τι είναι τα ευρετήρια και σε τι χρησιµεύουν; 4. Αλλάξτε στο πεδίο Κωδικός Υπαλλήλου, την ιδιότητα "Με ευρετήριο" από "Όχι" σε "Ναι ( εν επιτρέπονται διπλότυπα)". 5. Προσθέστε ένα νέο πεδίο ΑΤ (αστυνοµική ταυτότητα) µεταξύ των πεδίων ΑΦΜ και Ειδικότητα. Το νέο πεδίο θα είναι τύπου Κειµένου και θα έχει µήκος 8 χαρακτήρες. Στη στήλη Περιγραφή πληκτρολογήστε ελτίο Αστυνοµικής Ταυτότητας. 6. Υποθέστε ότι θέλουµε να δηµιουργήσουµε µία Β.. στην οποία θα καταχωρίσουµε τα στοιχεία διαφόρων ατόµων. Ένα από τα στοιχεία τα οποία θέλουµε να καταχωρίσουµε είναι η η- λικία τους. Έτσι δηµιουργούµε ένα έντυπο το οποίο θα πρέπει να συµπληρωθεί από όλους. Ποια από τις παρακάτω δύο ερωτήσεις νοµίζεται ότι θα έπρεπε να επιλέξουµε για το έντυπο και γιατί; Πόσο χρονών είστε; Ποια είναι η ηµεροµηνία γέννησης σας; 22