3. Σηµειώσεις Access. # Εισαγωγή ψηφίου ή κενού διαστήµατος. Επιτρέπονται τα ση-

Transcript

1 Μάθηµα 3 Προχωρηµένες ιδιότητες πεδίων Μάσκες εισαγωγής Οι ιδιότητες Μορφή και Μάσκα εισαγωγής περιγράφονται µαζί γιατί έχουν κοινά χαρακτηριστικά που αφορούν την εµφάνιση. Με την ιδιότητα Μορφή καθορίζουµε τη µορφή εµφάνισης των δεδοµένων. Π.χ. καθορίζουµε ένα κείµενο να εµφανίζεται πάντα µε κεφαλαία. Επηρεάζει δηλαδή µόνον τον τρόπο εµφάνισης των δεδοµένων. Με τη Μάσκα εισαγωγής (Input mask) περιορίζουµε την είσοδο των δεδοµένων ώστε να ελαχιστοποιούνται τα λάθη κατά την εισαγωγή των δεδοµένων, διότι ελέγχει τις εισαγόµενες τιµές. Η µάσκα εισαγωγής επιτρέπει την εισαγωγή δεδοµένων κάτω από ένα συγκεκριµένο είδος µορφοποίησης. Με τις µάσκες εισαγωγής ορίζουµε τον τρόπο εµφάνισης των δεδοµένων και εξασφαλίζουµε ένα είδος ελέγχου των στοιχείων, τα οποία εισάγονται στο πεδίο ενός πίνακα. Η δηµιουργία µιας µάσκας εισαγωγής γίνεται µε τη χρήση των ειδικών χαρακτήρων, οι οποίοι ορίζουν τα κενά τα οποία θα πρέπει να συµπληρωθούν. Χρησιµοποιούνται σε πεδία πινάκων και ερωτηµάτων καθώς και σε φόρµες (πλαίσια κειµένου και σύνθετα πλαίσια). εν είναι δυνατό να ορίσουµε µάσκες εισαγωγής στα πεδία: Αυτόµατη αρίθµηση, Υπόµνηµα, Αντικείµενο OLE, Υπερ-σύνδεση. Οι µάσκες εισαγωγής χρησιµοποιούνται κυρίως σε πεδία τύπου Κειµένου και Ηµεροµηνίας/Ώρας. Αποτελούνται από τρία τµήµατα, τα οποία διαχωρίζονται από το ελληνικό ερωτηµατικό (;). Πίνακας έγκυρων χαρακτήρων µάσκας εισαγωγής Χαρακτήρας µάσκας Περιγραφή 0 Υποχρεωτική εισαγωγή ενός ψηφίου. εν επιτρέπονται τα ση- µεία συν και πλην. 9 Εισαγωγή ψηφίου ή κενού διαστήµατος. εν επιτρέπονται τα σηµεία συν και πλην. # Εισαγωγή ψηφίου ή κενού διαστήµατος. Επιτρέπονται τα ση- µεία συν και πλην. L Υποχρεωτική εισαγωγή ενός γράµµατος.? Προαιρετική εισαγωγή ενός γράµµατος. A a & C Υποχρεωτική εισαγωγή ενός γράµµατος ή ψηφίου. Προαιρετική εισαγωγή ενός γράµµατος ή ψηφίου. Υποχρεωτική εισαγωγή οποιουδήποτε χαρακτήρα ή κενού. Προαιρετική εισαγωγή ενός χαρακτήρα ή διαστήµατος.,. : ; - / Υποδιαστολή, διαχωριστικά χιλιάδων, ηµεροµηνίας και ώρας. Εξαρτάται από τις Τοπικές Ρυθµίσεις του Πίνακα Ελέγχου. < Μετατρέπει τους χαρακτήρες που ακολουθούν σε πεζούς. > Μετατρέπει τους χαρακτήρες που ακολουθούν σε κεφαλαία. 23

2 ! Είναι δυνατό να συµπεριληφθεί σε οποιοδήποτε σηµείο της µάσκας. Συµπληρώνει τη µάσκα από τα δεξιά προς τα αριστερά όταν ορίζουµε χαρακτήρες στο αριστερό άκρο. \ Ο χαρακτήρα που ακολουθεί να εµφανίζεται ως κατεξοχήν χαρακτήρας και όχι ως ένας χαρακτήρας µάσκας. Κλασσικό παράδειγµα αποτελεί ο Ταχυδρ. Κωδικός (ΤΚ). Ως γνωστόν ο ΤΚ αποτελείται από 5 ψηφία, ενώ µεταξύ του 3 ου και 4 ου ψηφίου υπάρχει ένα κενό διάστηµα. Ορίζοντας ως µάσκα εισαγωγής το 000\ 00 δηµιουργείται και το κενό διάστηµα (π.χ ) Κωδικός πρόσβασης Ορίζοντας στη Μάσκα εισαγωγής τη λέξη Κωδικός πρόσβασης (Password), οι χαρακτήρες που πληκτρολογούµε αποθηκεύεται κανονικά, ενώ στην οθόνη θα εµφανίζονται αστερίσκοι (*). ηµιουργία µάσκας εισαγωγής µε τη βοήθεια οδηγού Η Access διαθέτει έναν οδηγό µάσκας µε τη βοήθεια του οποίου είναι δυνατό να δηµιουργήσουµε πολύ εύκολα µάσκες εισαγωγής. Ο οδηγός αυτός λειτουργεί µόνο για πεδία τύπου κειµένου και ηµεροµηνιών. Στην πράξη όµως χρησιµοποιούµε τον οδηγό κυρίως σε πεδία τύπου ηµεροµηνιών. Ας δούµε λοιπόν τη διαδικασία µε την οποία θα δηµιουργήσουµε µία µάσκα εισαγωγής στο πεδίο Ηµεροµηνία Πρόσληψης της Βάσης εδοµένων Πρώτη Β. 1. Ανοίγουµε τον πίνακα Υπάλληλοι σε προβολή σχεδίασης, εάν δεν είναι ήδη ανοικτός. 2. Επιλέγουµε το πεδίο Ηµεροµηνία Πρόσληψης κάνοντας ένα απλό κλικ πάνω στη γραµµή του πεδίου. Ο τύπος δεδοµένων του πεδίου αυτού έχει οριστεί Ηµεροµηνία/Ώρα. 3. Από τις Ιδιότητες πεδίου (καρτέλα Γενικές) κάνουµε κλικ και στην ιδιότητα Μορφή και από το πτυσσόµενο πλαίσιο, το οποίο εµφανίζεται, επιλέγουµε ως µορφή ηµεροµηνίας τη Σύντοµη ηµεροµηνία. 4. Στη συνέχεια µεταφερόµαστε στην επόµενη ιδιότητα: Μάσκα εισαγωγής και πατάµε το πλήκτρο του οδηγού δηµιουργίας µασκών εισαγωγής. 24

3 5. Από το πλαίσιο διαλόγου επιλέγουµε Σύντοµη ηµεροµηνία. Αν θέλουµε επιλέγουµε το πλαίσιο διαλόγου οκιµή και πληκτρολογούµε µία ηµεροµηνία για να δούµε πώς θα εµφανίζεται. Επίσης αν πατήσουµε το πλήκτρο Επεξεργασία λίστας, είναι δυνατό να κάνουµε διάφορες αλλαγές στη µορφοποίηση της µάσκας. 6. Πατάµε το πλήκτρο Επόµενο. 7. Στο επόµενο βήµα δεν χρειάζεται να κάνουµε τίποτα. Απλώς πατάµε το πλήκτρο Επόµενο. 8. Η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί και πατάµε το πλήκτρο Τέλος. Μπορούµε να παρατηρήσουµε τη µορφή της µάσκας που δηµιούργησε ο οδηγός: 99/99/0000;0;_ Καθορισµός κανόνων επικύρωσης πεδίων για την εισαγωγή δεδοµένων Η Access µας παρέχει τη δυνατότητα να ελέγχουµε, δηλαδή να περιορίζουµε, την εισαγωγή δεδοµένων σε ένα πεδίο µέσω της ιδιότητας του κανόνα επικύρωσης ή εγκυρότητας (Validation Rule). Στο προηγούµενο κεφάλαιο αναφερθήκαµε επιγραµµατικά στην ιδιότητα αυτή. Ο έλεγχος των δεδο- µένων γίνεται τη στιγµή της καταχώρησης στους πίνακες, στα ερωτήµατα ενηµέρωσης και στις φόρ- µες. Για να καθορίσουµε ένα κανόνα επικύρωσης σε κάποιο πεδίο, θα πρέπει να εισαγάγουµε στο πλαίσιο κειµένου της ιδιότητας Κανόνας επικύρωσης, έναν τελεστή σύγκρισης και µία τιµή µε βάση την οποία θα γίνεται η σύγκριση. Εάν η τιµή είναι αλφαριθµητική π.χ. Αθήνα, τότε αυτή θα πρέπει να περικλείεται µέσα σε διπλά εισαγωγικά (").Αντίθετα οι ηµεροµηνίες θα πρέπει να περικλείονται µεταξύ # #. Π.χ. #12/10/2005#. Σε περίπτωση που δεν εισαχθεί κάποιος τελεστής εννοείται το ίσον. Α- κολουθεί ο πίνακας όλων των τελεστών. 25

4 Τελετής Επεξήγηση = Ίσο < Μικρότερο <= Μικρότερο ή ίσο > Μεγαλύτερο >= Μεγαλύτερο ή ίσο <> ιάφορο IN (Μέσα) BETWEEN (Μεταξύ) LIKE (Όπως, Σαν) Η εισαγόµενη τιµή θα πρέπει να είναι ίση µε έναν από τους όρους µιας λίστας. Οι όροι θα πρέπει να είναι µέσα σε παρενθέσεις και ο διαχωρισµός τους γίνεται µε το ; Π.χ. IN ("Α";"Β";"Γ") Οι εισαγόµενη τιµή θα πρέπει να µεταξύ του κατώτερου και ανώτερου ορίου τιµών, δηλαδή µεταξύ των δύο τιµών. Π.χ. BETWEEN 1 AND 10 Συγκρίνει την εισαγόµενη τιµή εάν αυτή είναι έγκυρη ως προς τους χαρακτήρες και τη θέση. Ο τελεστής LIKE µπορεί να δεχθεί τρεις χαρακτήρες µπαλαντέρ, οι οποίοι αναφέρονται στον παρακάτω πίνακα: Χαρακτήρες µπαλαντέρ Επεξήγηση? Οποιοσδήποτε χαρακτήρας µεµονωµένος * Οποιοιδήποτε αλφαριθµητικοί χαρακτήρες ή και κανένας # Οποιοσδήποτε µεµονωµένος αριθµός Παραδείγµατα Για να εξασφαλιστεί κατά την καταχώριση της βαθµολογίας των µαθητών του Γυµνασίου, ότι κανένας βαθµός δεν θα ξεπεράσει το 20, ορίζουµε ως κανόνα επικύρωσης στο πεδίο των βαθµολογίων: <=20. Με αυτό τον τρόπο εξασφαλιζόµαστε ότι δεν θα καταχωρίσουµε κατά λάθος κάποια βαθ- µολογία µεγαλύτερη από το 20. Ο παραπάνω όµως κανόνας επικύρωσης δεν µας εξασφαλίζει στην περίπτωση κατά την οποία κάποιος θα καταχωρίσει κατά λάθος 0 ή ακόµα και έναν αρνητικό βαθµό. Εποµένως θα πρέπει να αλλάξουµε τον κανόνα επικύρωσης. Υπάρχουν δύο τρόποι: BETWEEN 1 AND 20 >=1 AND <=20 ηλαδή, ο βαθµός θα πρέπει να είναι µεγαλύτερος ή ίσος του 1 και ταυτόχρονα µικρότερος ή ί- σος του 20. Αν θέλουµε να εισαγάγουµε σε ένα πεδίο µόνο τις πόλεις Ρόδος ή Αθήνα (µόνο δύο τιµές), ο κανόνας εγκυρότητας θα είναι "Ρόδος" OR "Αθήνα". ηλαδή µία από τις δύο τιµές. 26

5 Για τον έλεγχο από µία λίστα τιµών µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε τον τελεστή IN: IN("Χρήστος";"Βαγγέλης";"Μιχάλης"). Αν θέλουµε να ελέγξουµε ότι οι ηµεροµηνίες παραγγελιών θα είναι µεταγενέστερες από την ηµεροµηνία 31/12/2000, ορίζουµε ως κανόνα επικύρωσης: >#31/12/2000# Εµφάνιση όλων των επιθέτων που αρχίζουν από ΠΑΠ. LIKE: "Παπ*" όλα τα επίθετα που αρχίζουν από Παπ, όπως Παππάς, Παπαδόπουλος κλπ. LIKE. "Παπ???" όλα τα επίθετα που αρχίζουν από Παπ, όπως Παππάς, όχι όµως το Παπαδόπουλος, διότι έχει περισσότερους από έξι χαρακτήρες. Κείµενο επικύρωσης Εφόσον σε ένα πεδίο έχει οριστεί κάποιος κανόνας επικύρωσης, µπορούµε στη συνέχεια να ορίσουµε στην ιδιότητα Κείµενο επικύρωσης ένα µήνυµα, το οποίο θα εµφανίζεται κάθε φορά που παραβιάζεται ο κανόνας επικύρωσης σε κάποιο πεδίο κατά την εισαγωγή των δεδοµένων στον πίνακα. Έτσι βοηθούµε το χρήστη να αντιληφθεί το λάθος το οποίο έκανε κατά την πληκτρολόγηση. Σε περίπτωση τώρα που πληκτρολογήσουµε κατά λάθος ως βαθµό π.χ. το 0 ή 25, τότε θα εµφανιστεί το παρακάτω προειδοποιητικό πλαίσιο µηνύµατος: Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να πατήσουµε το ΟΚ και στη συνέχεια να διορθώσουµε το βαθµό, διαφορετικά η Access δεν θα µας αφήσει να συνεχίσουµε την εισαγωγή δεδοµένων. 27

6 Ιδιότητες καρτέλας Εµφάνιση Ας υποθέσουµε ότι οι υπάλληλοι της επιχείρησης του πίνακα Υπάλληλοι έχουν µόνο τρεις ειδικότητες. Όταν ο χρήστης θα αρχίσει την εισαγωγή των δεδοµένων στον πίνακα, πρέπει να καταχωρεί σε κάθε υπάλληλο την ειδικότητα του, δηλαδή να πληκτρολογεί για κάθε εργαζόµενο από µία ειδικότητα. Η πληκτρολόγηση όµως δηµιουργεί δύο προβλήµατα. Το πρώτο πρόβληµα είναι η σπατάλη του χρόνου και το δεύτερο, και το πιο σπουδαίο, είναι ότι κατά την πληκτρολόγηση πιθανώς να κάνει κάποιο λάθος. Για να λύσουµε λοιπόν αυτά τα προβλήµατα θα πρέπει να κάνουµε ορισµένες ρυθµίσεις στην καρτέλα Εµφάνιση. 1. Ανοίγουµε τον πίνακα Υπάλληλοι σε προβολή σχεδίασης. και επιλέγουµε το πεδίο Ειδικότητα. 2. Επιλέγουµε την καρτέλα Εµφάνιση, από την περιοχή Ιδιότητες πεδίου. 3. Από την ιδιότητα Στοιχείο ελέγχου ως κάνουµε κλικ στο πτυσσόµενο πλαίσιο και τροποποιούµε την προκαθορισµένη τιµή, η οποία είναι το Πλαίσιο κειµένου, σε Πλαίσιο λίστας (ή Σύνθετο πλαίσιο). 4. Από την επόµενη γραµµή Τύπος προέλευσης γραµµής επιλέγουµε Λίστα τιµών, επειδή θέλουµε εµείς να ορίσουµε ορισµένες τιµές. 5. Στην ιδιότητα Προέλευση γραµµής πληκτρολογούµε την εξής φράση: Πωλητής;Λογιστής; Γραµµατέας. Για το διαχωρισµό των λέξεων χρησιµοποιούµε το ελληνικό ερωτηµατικό (;). 6. Έτσι όταν ο χρήστης θα χρειαστεί να εισαγάγει κάποια ειδικότητα στην εγγραφή ενός υπαλλήλου, αντί να την πληκτρολογήσει, θα µπορεί να επιλέξει κάποια από τις τρεις ειδικότητες µε το ποντίκι από το πτυσσόµενο πλαίσιο, το οποίο θα υπάρχει στο πεδίο Ειδικότητα. 7. Τώρα ίσως κάποιος αναρωτηθεί τι θα γίνει στην περίπτωση κατά την οποία θα πρέπει να εισαγάγουµε µία τιµή η οποία δεν βρίσκεται στο πτυσσόµενο πλαίσιο (π.χ. Εξωτερικός συνεργάτης). Κανένα πρόβληµα. Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει η τιµή απλώς να εισαχθεί µέσω του πληκτρολογίου. 28