Ενότητα εκπαίδευσης και κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "Ενότητα εκπαίδευσης και κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας"

Ευμελια Βάμβας
5 χρόνια πριν
Προβολές:

3 Ενότητα εκπαίδευσης και κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας Επικοινωνία με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) Οι ενότητες κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας έχουν αναπτυχθεί για να σας

1 3 Ενότητα εκπαίδευσης και κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας Επικοινωνία με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( ) Οι ενότητες κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας έχουν αναπτυχθεί για να σας βοηθήσουν να προετοιμαστείτε για το Συνέδριο και να βεβαιωθείτε ότι αναπτύσσετε αυτές τις βασικές ηγετικές ικανότητες, όπως η ομαδική εργασία, η λήψη αποφάσεων και η διαχείριση του χρόνου. Κάθε ενότητα διαρκεί λεπτά και μπορεί να διεξαχθεί από καθηγητές ή φοιτητές ή μπορεί να γίνει μεμονωμένα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την δραστηριότητα δεξιοτήτων ανάλογα με τις ανάγκες σας και αν δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε, σας συνιστούμε να αρχίσετε με την ενότητα «Αξιολόγησε τις Ικανότητές σου».

Επικοινωνία με e-mail Γενική Περιγραφή της Ενότητας: Σήμερα, σχεδόν κανένα γεγονός, καμιά συνάντηση ή άλλη δραστηριότητα δεν λαμβάνει χώρα χωρίς τη χρήση της διαδικτυακής επικοινωνίας, όπως είναι τα

Σε αυτή την ενότητα θα εξασκηθείτε στη δημιουργία επίσημου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα μάθετε πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τη χρήση υπηρεσιών ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

2 Επικοινωνία με Γενική Περιγραφή της Ενότητας: Σήμερα, σχεδόν κανένα γεγονός, καμιά συνάντηση ή άλλη δραστηριότητα δεν λαμβάνει χώρα χωρίς τη χρήση της διαδικτυακής επικοινωνίας, όπως είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( s), τα μηνύματα κειμένου (text messages) ή οι πλατφόρμες εικονικής επικοινωνίας (virtual communication platforms). Σε αυτή την ενότητα θα εξασκηθείτε στη δημιουργία επίσημου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα μάθετε πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τη χρήση υπηρεσιών ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Δραστηριότητα: Δημιουργώ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( ) Ειδικοί στόχοι: Οι συμμετέχοντες να: Εξασκηθούν στη δημιουργία επίσημου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διερευνούν τρόπους αποτελεσματικής δημιουργίας μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διάρκεια: 45 λεπτά Πόροι: Φύλλα εργασίας για τη δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στυλό. Περιγραφή δραστηριότητας: 1. Αρχικά, διαβάστε και επανεξετάστε τις ακόλουθες συμβουλές για να δημιουργήσετε ένα επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Σημειώστε ένα συγκεκριμένο θέμα. Μη θεωρήσετε το θέμα δεδομένο. Αποτελεί σημαντικό μέρος της επικοινωνίας με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Φροντίστε να είναι σαφές και συνοπτικό. Αυτό επιτρέπει στους παραλήπτες σας να γνωρίζουν το θέμα του μηνύματός σας προτού καν το ανοίξουν και τους βοηθά να εντοπίζουν το μήνυμα στο μέλλον. Φροντίστε να δημιουργήσετε ένα μήνυμα σύντομο και σαφές. Το μήνυμά σας θα έχει μια καλύτερη πιθανότητα να διαβαστεί εγκαίρως αν είναι σύντομο και σαφές. Ένα φλύαρο μήνυμα δεν θα διαβαστεί εύκολα. Εκείνοι που επικοινωνούν αποτελεσματικά είναι αυτοί που καταφέρνουν να εκφράζουν τις ιδέες τους με όσο το δυνατόν λιγότερα λόγια για να αποφύγουν τη σύγχυση και περάσουν το μήνυμά τους. Σκεφτείτε δύο φορές προτού κάνετε κλικ στην επιλογή «Απάντηση σε όλους». Εάν ένα μήνυμα στάλθηκε σε πολλούς παραλήπτες και εσείς θα πρέπει να απαντήσετε μόνο στον αποστολέα, κάντε κλικ απλά στην επιλογή «Απάντηση». Μην κατακλύζετε τους πάντες με πληροφορίες που δεν τους ενδιαφέρουν με την επιλογή «Απάντηση σε όλους». ΣΤΑΜΑΤΗΣΤΕ ΤΙΣ ΦΩΝΕΣ. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε κεφαλαία γράμματα, αφού υπονοούν φωνές! Είναι επίσης πιο δύσκολο να διαβαστούν τα δακτυλογραφημένα γράμματα που έχουν όλα το ίδιο μέγεθος, επομένως σεβαστείτε τους αναγνώστες σας. Αν χρειαστεί να κάνετε κάποιες διευκρινίσεις ή να επιλύσετε μια σύγκρουση ή μια παρεξήγηση, σηκώστε το ακουστικό σας. Παρά το γεγονός ότι μια αυτόματη αντίδραση, ειδικά αν κάποιος έχει παρεξηγήσει κάτι στο μήνυμά σας, μπορεί έχει ως κατάληξη να στείλετε ένα γρήγορο μήνυμα, καλύτερα να μην το κάνετε. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το χειρότερο είδος επίλυσης συγκρούσεων και μπορεί να

3 επιδεινώσει την κατάσταση. Συχνά μια γρήγορη τηλεφωνική συνομιλία μπορεί να σας βοηθήσει να διευκρινίσετε τυχόν παρανοήσεις. Συμπεριλάβετε μια «υπογραφή» μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι χρήσιμο να έχετε όλα τα στοιχεία σας με σαφήνεια, διασφαλίζοντας την εύκολη πρόσβαση σε αυτά. Ελέγξτε και πάλι τα πάντα. Πριν να πατήσετε την επιλογή «αποστολή», ξαναδιαβάστε τα μηνύματά σας για τυπογραφικά ή άλλα λάθη, και βεβαιωθείτε ότι τα συνημμένα επισυνάπτονται. Η διαδικασία επανεξέτασης μηνυμάτων με λάθη είναι χρονοβόρα. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που να περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμό σας, έτσι ώστε ο παραλήπτης να ξέρει ποιος είστε. Μερικά παραδείγματα κακών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τα ακόλουθα: Ορισμένα παραδείγματα καλών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τα ακόλουθα: Χρήση CC και BCC. Οι επιλογές κοινοποίησης Cc (carbon copy) και BCC (Blind carbon copy) διαβιβάζουν ένα αντίγραφο του μηνύματος σε όλους όσους έχετε στη λίστα. Η κύρια διαφορά μεταξύ Cc ή Bcc είναι ότι, με το τελευταίο, οι δικαιούχοι δεν γνωρίσουν ο ένας τον άλλο. Για παράδειγμα, βάζοντας όλα τα μηνύματα των φίλων σας στο πεδίο Bcc και ζητώντας τους να σας συναντήσουν σε ένα ραντεβού θα κάνει τον καθένα να νιώσουν ξεχωριστοί μέχρι να φτάσουν στο χώρο! 2. Συμπληρώστε το φύλλο εργασίας για το Μήνυμα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου, γράφοντας ένα μήνυμα στο δοσμένο χώρο. Φανταστείτε ότι εσείς και οι συμμαθητές σας διοργανώνετε μια εκδήλωση στο σχολείο σας. Έχετε αποφασίσει να καλέσετε έναν προσκεκλημένο ομιλητή να μιλήσει στους μαθητές σχετικά με ένα θέμα που σας ενδιαφέρει. Αλλά πρώτα, θα πρέπει να γράψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να κάνετε μια καλή εντύπωση. Μπορείτε να είστε δημιουργικοί και να σκεφτείτε ένα συγκεκριμένο πρόσωπο στο οποίο θέλετε να γράψετε, ή ένα φανταστικό. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα θέμα. Καθώς ολοκληρώνετε τη δραστηριότητα αυτή, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει χρήση των συμβουλών που συζητήθηκαν πιο πάνω. Μετά τη Δραστηριότητα: Αφού ολοκληρώσετε τη δραστηριότητα, αφιερώστε λίγο χρόνο για αναλογισμό της εμπειρίας σας. Σκεφτείτε ή γράψτε τις απαντήσεις στα πιο κάτω θέματα: Έχω μάθει κάτι καινούργιο; Αν ναι, τι; Ποιες δεξιότητες έχω βελτιώσει; Πώς μπορώ να εφαρμόσω αυτές τις δεξιότητες στη ζωή μου (Σκεφτείτε μερικά παραδείγματα);

4 Προτάσεις και συμβουλές για σκοπούς συντονισμού: Παρακαλούμε όπως ανατρέξτε στα πρότυπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο εγχειρίδιο σχεδιασμού του Συνεδρίου Νεολαίας (Youth Forum planning toolkit) που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη διοργάνωση του Συνεδρίου σας.

5 Φύλλο εργασίας για τη δημιουργία Μηνύματος Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου ( ) File Edit Insert Format Tools Table Arrange Window Help Adobe PDF Your Date: To: Cc: Subject:

Σχετικά έγγραφα

Ενότητα εκπαίδευσης και κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας

3 Ενότητα εκπαίδευσης και κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας Επίλυση προβλήματος Οι ενότητες κατάρτισης για τις δεξιότητες ηγεσίας έχουν αναπτυχθεί για να σας βοηθήσουν να προετοιμαστείτε για το Συνέδριο