Οργανωσιακή Συμπεριφορά

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Πειραιά Τεχνολογικού Τομέα Οργανωσιακή Συμπεριφορά Ενότητα 9: Μάθηση & Αυτο-οργάνωση - Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - Μέρος Δ Ιωάννης Σαλμόν Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων

2 Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2

3 Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Πειραιά Τεχνολογικού Τομέα» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3

4 Σκοποί Ενότητας Στην ενότητα αυτή οι φοιτητές θα διδαχθούν τις παρακάτω έννοιες: Μάθηση & Αυτο-οργάνωση - Οι οργανώσεις ως εγκέφαλοι - Οι οργανώσεις ως ολογραφικοί εγκέφαλοι Μάθηση & Αυτο-οργάνωση - Οι οργανώσεις ως εγκέφαλοι - αρχές ολογραφικού σχεδιασμόυ Μάθηση & Αυτο-οργάνωση - Οι οργανώσεις ως εγκέφαλοι 4

5 Περιεχόμενα Ενότητας Μάθηση & Αυτο-οργάνωση - Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι Μάθηση & Αυτο-οργάνωση - Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - Αρχές Ολογραφικού Σχεδιασμόυ Μάθηση & Αυτο-οργάνωση - Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι 5

6 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι - 1 Η μεταφορική περιγραφή του ολογράμματος μας καλεί να φανταστούμε συστήματα στα οποία τα ποιοτικά χαρακτηριστικά του όλου ενυπάρχουν σε όλα τα μέρη, έτσι ώστε το σύστημα να έχει μία ικανότητα να αυτό-οργανώνεται και να αναγεννιέται σε συνεχή βάση. Ας θυμηθούμε την εικόνα της σπασμένης ολογραφικής πλάκας, όπου κάθε κομμάτι μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ξαναδημιουργηθεί η πληροφορία που περιείχε το όλον. 6

7 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι - 2 Ας φανταστούμε, σε μία αίθουσα τέχνης, ένα ολογραφικό γλυπτό που παριστάνει ένα χορευτή. Καθώς κινείστε γύρω από τη δέσμη του λέιζερ, ο χορευτής αλλάζει θέση καθώς οι πληροφορίες που είναι καταγραμμένες στη δέσμη μεταφέρονται με διαφορετικούς τρόπος. Ενήλικες που έχουν τραυματιστεί σοβαρά στον εγκέφαλο εκδηλώνοντας αμνησία, μερικές φορές αναπτύσσουν εντελώς νέες προσωπικότητες, καθώς ο εγκέφαλος αυτο-οργανώνεται και ξαναμαθαίνει όλες τις δεξιότητες και τα συναισθήματα για μία νέα ζωή. 7

8 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι - 3 Φανταστείτε ότι σχεδιάζουμε οργανώσεις που κατέχουν τις προαναφερόμενες ικανότητες. Αυτές οι οργανώσεις θα είχαν: Θα είχαν εξαιρετική μνήμη, η οποία θα ήταν οργανωμένη και προσπελάσιμη με έναν, σε μεγάλο βαθμό, αποκεντρωμένο τρόπο. Θα ήταν ικανές να επεξεργάζονται μαζικές ποσότητες πληροφοριών και να τις διαμορφώνουν κατάλληλα για συγκεκριμένους σκοπούς. 8

9 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι - 4 Θα είχαν άνεση στο χειρισμό πολλών διαφορετικών απόψεων. Θα ήταν οργανώσεις στις οποίες τα άτομα, οι ομάδες, και οι άλλες μονάδες μπορούν να αντιμετωπίζουν σχεδόν οποιαδήποτε πρόκληση και να βρίσκουν τρόπους να οργανώνονται για να αντιμετωπίσουν συγκεκριμένες ανάγκες. Θα ήταν ικανές να λειτουργούν ακόμη και όταν σημαντικότατα τμήματά τους αποκοπούν ή ακινητοποιηθούν. 9

10 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι - 5 Θα ήταν οργανώσεις των οποίων οι ικανότητες, η ευφυΐα, και ο έλεγχος κατανέμονται με τρόπο που επιτρέπει σε καθένα στοιχείο να γίνει ένα ζωτικής σημασίας μέρος του όλου. Θα ήταν οργανώσεις που είναι σε θέση να μεγαλώνουν, να αναπτύσσονται, και να αλλάζουν την προσωπικότητά τους ανάλογα με τις μεταβαλλόμενες εμπειρίες. Θα ήταν, εν συντομία, ευφυείς, αυτό-οργανούμενοι εγκέφαλοι που αντανακλούν όλα τα ποιοτικά χαρακτηριστικά αυτού που περιγράψαμε ως «Μανθάνουσα Οργάνωση». 10

11 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι - 6 Έτσι όπως παρουσιάστηκε η ολογραφική εικόνα, μοιάζει να προσφέρει έναν ιδανικό τύπο οργάνωσης που όμως είναι σχεδόν αδύνατο να υλοποιηθεί στην πράξη. Αλλά αν εξετάσει κανείς προσεκτικά την υπάρχουσα οργανωσιακή πραγματικότητα, θα ανακαλύψει έκπληκτος ότι τα περισσότερα από τα απαιτούμενα ποιοτικά χαρακτηριστικά υπάρχουν ήδη. 11

12 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι - 7 Για παράδειγμα, κάθε άτομο που εργάζεται σε μία οργάνωση έχει ένα θαυμάσιο εγκέφαλο- Ακόμη και αν μπορεί να μη χρησιμοποιείται με αποτελεσματικό τρόπο, η δυνατότητα υπάρχει. Ομοίως, τα αποκεντρωμένα τοπικά δίκτυα υπολογιστών, όπως επίσης και το Δια-δίκτυο, ο Παγκόσμιος Ιστός, και άλλες ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων, επεκτείνουν και κατανέμουν τη μνήμη και την ευφυΐα με τρόπο ώστε να μπορεί να είναι προσπελάσιμη από πολλά σημεία και σε πολλές μορφές. 12

13 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Οι Οργανώσεις ως Ολογραφικοί Εγκέφαλοι - 8 Παρούσες είναι και οι αναγεννητικές ικανότητες που επιτρέπουν σε μία οργάνωση να μορφοποιεί και να αναμορφοποιεί τον εαυτό της για να αντιμετωπίζει καταστροφικές καταστάσεις. Οι ολογραφικές όψεις των οργανώσεων κάνουν πάντοτε εμφανή την παρουσία τους. Όμως σε πολλές περιπτώσεις υποβαθμίζονται ή ακυρώνονται από συμβατικές παραδοχές σχετικά με τον οργανωσιακό σχεδιασμό. 13

14 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Αρχές Ολογραφικού Σχεδιασμόυ - 1 Από μία άποψη, είναι παράδοξο να μιλάμε για «Ολογραφικό Σχεδιασμό» εφόσον το ολογραφικό ύφος οργάνωσης είναι σε μεγάλο βαθμό ένα αυτό-οργανούμενο, αναδυόμενο φαινόμενο. Εντούτοις, υπάρχουν αρκετές βασικές αρχές που μπορούν να συμβάλουν στη δημιουργία πλαισίων εντός των οποίων μπορεί να ευδοκιμήσει η ολογραφική αυτό-οργάνωση. 14

15 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι / Αρχές Ολογραφικού Σχεδιασμόυ - 2 1η Αρχή: Ενσωμάτωσε το «Όλον» στα «Μέρη». Υπάρχουν τουλάχιστον τέσσερις τρόποι με τους οποίους η φιλοσοφία «Το όλον στα μέρη» μπορεί να εφαρμοστεί στην πράξη: εστιάζοντας στην εταιρική κουλτούρα, στα συστήματα πληροφορικής, στη δομή, και στους ρόλους. 15

16 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 1 Εταιρικό DNA. Τα οράματα, οι αξίες, και η αίσθηση σκοπού που κρατούν δεμένη μια οργάνωση μπορούν να χρησιμοποιηθούν ώστε να μπορέσουν τα άτομα να κατανοήσουν και να αφομοιώσουν την αποστολή και την πρόκληση που αντιμετωπίζει το σύνολο της επιχείρησης. Ακριβώς όπως, στη φύση, το DNA μεταφέρει έναν ολογραφικό κώδικα που περιέχει τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την πλήρη ανάπτυξη του ανθρώπινου σώματος, έτσι και εμείς είναι δυνατόν να κωδικοποιήσουμε καίρια στοιχεία μιας «Πλήρους Οργάνωσης» στην κουλτούρα και σε άλλους κώδικες που ενώνουν τα μέλη της. 16

17 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 2 Σε συνάρτηση με τις αρχές της Κυβερνητικής μάθησης, οι αξίες, τα οράματα και οι άλλες διαστάσεις της Κουλτούρας πρέπει να δημιουργήσουν το χώρο μέσα στον οποίο μπορούν να προκύψουν δημιουργικές καινοτομίες. Με αυτόν τον τρόπο, η κουλτούρα που ενώνει μια οργάνωση μπορεί να έχει μια διαρκή αλλά συγχρόνως μεταβαλλόμενη μορφή, καθώς τα οράματα, οι αξίες, και οι κώδικες λειτουργίας εκφράζονται με διαφορετικούς τρόπους σε διαφορετικές στιγμές και εξελίσσονται παράλληλα με τις μεταβαλλόμενες συνθήκες. 17

18 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 3 Δικτυωμένη ευφυΐα. Ο δεύτερος τρόπος με τον οποίο το «όλον» μπορεί να ενσωματωθεί στα «μέρη» μιας οργάνωσης σχετίζεται με το σχεδιασμό των κατάλληλων πληροφοριακών συστημάτων (δικτυωμένη ευφυΐα). Τα πληροφοριακά συστήματα που είναι προσπελάσιμα από πολλαπλά σημεία δίνουν τη δυνατότητα στα άτομα, σε όλη την έκταση της οργάνωσης, ακόμη και σε εκείνα που βρίσκονται σε απομακρυσμένες τοποθεσίες, να συμμετέχουν πλήρως σε ένα εξελισσόμενο σύστημα οργανωσιακής μνήμης και ευφυΐας. 18

19 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 4 Μπορούν οι υπάλληλοι να μάθουν από τη βάση πληροφοριών της οργάνωσης και από τις ιδέες που εκφράζονται εκεί, και να συμβάλλουν σε αυτή. Ακριβώς όπως το Δια-δίκτυο και ο Παγκόσμιος Ιστός δίνουν την ευκαιρία να εξελιχθεί ένα είδος «Παγκόσμιου Νου», έτσι και τα πληροφοριακά συστήματα μιας οργάνωσης δίνουν την ευκαιρία να εξελιχθεί ένας κοινός «Οργανωσιακός Νους». Ολογραφική Δομή. Ένας τρίτος τρόπος ενσωμάτωσης του «όλου» στα «μέρη» αναφέρεται στο σχεδιασμό οργανωσιακών δομών, οι οποίες μπορούν να αυξηθούν παραμένοντας ταυτοχρόνως μικρές σε μέγεθος. 19

20 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 5 Π.χ. η περίπτωση της Magna International, κατασκευάστριας ανταλλακτικών αυτοκινήτων που αναπτύχθηκε με ταχείς ρυθμούς από εταιρεία μιας μονάδας που απασχολούσε 20 υπαλλήλους στα μέσα της δεκαετίας του 1950, σε εταιρεία με πωλήσεις που υπερέβαιναν τα τέσσερα δις δολ. στα μέσα του Η φιλοσοφία της Magna κωδικοποιείται σε ένα απλό σύνολο επιχειρησιακών αρχών και στον κανόνα ότι τα εν λειτουργία εργοστάσια πρέπει να παραμένουν μικρής κλίμακας, ώστε να μην γίνονται απρόσωπα. 20

21 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 6 Έτσι, όταν μια επιχείρηση φτάνει να έχει μέγεθος της τάξεως των 200 απασχολουμένων, ο μόνος τρόπος για να αναπτυχθεί είναι να στήσει μια νέα μονάδα. Ολιστικές ομάδες & διαφοροποιημένοι ρόλοι. Ένας τέταρτος τρόπος ενσωμάτωσης του <<όλου>> στα <<μέρη>> αφορά στον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζονται τα εργασιακά καθήκοντα. 21

22 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 7 Σύμφωνα με τις παλαιές μηχανιστικές αντιλήψεις, οι εργασιακές διαδικασίες κατακερματίζονταν συνήθως σε απλές και άκρως εξειδικευμένες δουλειές, οι οποίες συνδέονταν μέσω κάποιων μεθόδων συντονισμού. Το όλον ήταν το άθροισμα των μερών, τα οποία σχεδιάζονταν με τρόπο ανάλογο- Θυμηθείτε, για παράδειγμα, την περίφημη περιγραφή του Adam Smith σχετικά με τον τρόπο που η εργασία κατασκευής μιας καρφίτσας μπορεί να διαιρεθεί σε πολλά διακριτά καθήκοντα. 22

23 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 8 Η ολογραφική προσέγγιση στο σχεδιασμό των εργασιών κινείται ακριβώς προς την αντίθετη κατεύθυνση, ορίζοντας την εργασία με τρόπο ολιστικό. Η βασική μονάδα του σχεδιασμού είναι μία ομάδα εργασίας που καθίσταται υπεύθυνη για μία πλήρη επιχειρηματική διαδικασία, όπως είναι πχ η συναρμολόγηση του καθίσματος ενός αυτοκινήτου ή η ικανοποίηση αναγκών μιας ομάδας πελατών. 23

24 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 9 Εντός της ομάδας, οι ρόλοι ή οι εργασίες ορίζονται χαλαρά και τα άτομα είναι εκπαιδευμένα σε πολλαπλά καθήκοντα έτσι ώστε να μπορούν να εναλλάσσονται και να λειτουργούν με ευέλικτο οργανικό τρόπο. Τα μέλη της ομάδας είναι υπεύθυνα για τον καθορισμό των ωρών εργασίας τους και του χρονοδιαγράμματος παραγωγής, καθώς και για την εφαρμογή του ποιοτικού ελέγχου. 24

25 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 10 Οι τέσσερις ευρείες πρακτικές που συζητήθηκαν προσφέρουν συγκεκριμένες στρατηγικές, μέσω των οποίων μπορεί να γίνει πραγματικότητα η ολογραφική οργάνωση. Ωστόσο υπάρχει μία σημαντική επιφύλαξη που χρειάζεται να διατυπωθεί σε σχέση με την ισορροπία, η οποία πρέπει συνήθως να επιτευχθεί ανάμεσα στις απαιτήσεις για εξειδίκευση και στις απαιτήσεις για γενίκευση. 25

26 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 11 Ενώ η μνήμη και οι δυνατότητες του εγκεφάλου να εκτελεί διαφορετικές λειτουργίες έχουν έντονα ολογραφικά ποιοτικά χαρακτηριστικά, είναι εξίσου πιθανόν να δει κανείς ισχυρές τάσεις εξειδίκευσης. Διαφορετικές περιβαλλοντικές <<γωνιές>> ίσως απαιτούν από την εταιρεία να αποφύγει να παράγει <<κλώνους>> και να βρει τρόπους να παρέχει υπηρεσίες κομμένες και ραμμένες σε συγκεκριμένες ανάγκες. 26

27 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι η Αρχή: Η σημασία του πλεονασμού Κάθε σύστημα που έχει την ικανότητα της αυτό-οργάνωσης πρέπει να έχει ένα βαθμό πλεονασμού: ένα είδος πλεονάζουσας δυναμικότητας η οποία μπορεί να δημιουργήσει χώρο για να προκύψουν καινοτομίες και ανάπτυξη. Χωρίς πλεονασμό, τα συστήματα είναι σταθερά και πλήρως στατικά 27

28 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 13 Στον ανθρώπινο εγκέφαλο αυτός ο πλεονασμός συναντάται στα απέραντα δίκτυα μέσω των οποίων κάθε νευρώνας ή νευρικό κύτταρο συνδέεται με χιλιάδες άλλα. Υπολογίζεται ότι με 10 δισεκατομμύρια νευρώνες, ο καθένας από τους οποίους συνάπτει 1000 συνδέσεις, ο εγκέφαλος είναι σαν να έχει μίλια «Καλωδιώσεων» προσπελάσιμα με αναρίθμητους διαφορετικούς τρόπους. 28

29 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 14 Αυτή η τεράστια δυναμικότητα δημιουργεί σημαντικές δυνατότητες εξέλιξης. Επιτρέπει την επεξεργασία μιας τεράστιας ποσότητας πληροφοριών, από την οποία διαδικασία μπορούν να αναδυθούν χιλιάδες πιθανά μοτίβα ανάπτυξης, τα οποία συμβάλλουν στη σταθερά εξελισσόμενη δομή, τελειοποίηση, και ευφυΐα του εγκεφάλου. Σε κάθε δεδομένη στιγμή, πολλά τμήματα του εγκεφάλου μπορεί να εμπλέκονται στην ίδια δραστηριότητα ή πληροφορία. Αυτός ο πλεονασμός επιτρέπει να γεννιούνται πρωτοβουλίες σε πολλά μέρη ταυτοχρόνως, και με τον τρόπο αυτό να μειώνεται η εξάρτηση από τις δραστηριότητες ενός συγκεκριμένου μέρους. 29

30 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 15 Η διαδικασία αυτή δημιουργεί τα πολλαπλά, ανταγωνιστικά «προσχέδια» ευφυΐας, από τα οποία τελικά αναδύεται ένα εξελισσόμενο μοτίβο. Ο πλεονασμός που αντικατοπτρίζεται σε αυτό το σύστημα της παράλληλης επεξεργασίας είναι ζωτικής σημασίας για τη δημιουργία ενός φάσματος πιθανών αποτελεσμάτων, για την αντιμετώπιση των σφαλμάτων, και επίσης διότι συμβάλλει στην ευελιξία, τη δημιουργικότητα, και την προσαρμοστικότητα του εγκεφάλου. 30

31 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 16 Όπως έδειξαν οι Nonaka και Takeuchi στη μελέτη τους περί δημιουργίας γνώσης και καινοτομίας σε επιτυχημένες Ιαπωνικές εταιρείες, αυτού του είδους ο πλεονασμός μπορεί να βοηθήσει πολύ στη δημιουργία μιας βαθύτερης άρρητης κατανόησης, η οποία υπερβαίνει κατά πολύ τη γνωστική και διανοητική σφαίρα. Το όραμά τους για αυτό που ονόμασαν «υπερ-κειμενική οργάνωση», που βασίζεται στην εικόνα των σύγχρονων, φιλικών προς το χρήστη ηλεκτρονικών υπολογιστών και προγραμμάτων, τα οποία επιτρέπουν σε κάποιον να αναζητά μεγάλες ποσότητες πληροφοριών από πολλαπλές σκοπιές, και να διεξάγει την έρευνά του σε πολλά διαφορετικά επίπεδα και με πολλές διαφορετικές μορφές. 31

32 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 17 Ο ολογραφικός σχεδιασμός ενθαρρύνει τους ανθρώπους να ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες προκλήσεις που τους παρουσιάζονται, όποιες και αν είναι αυτές και από οπουδήποτε και αν προέρχονται, αντί να επικεντρώνονται στις στενές περιγραφές των θέσεων εργασίας τους και να υιοθετούν τη στάση «δεν είναι δική μου αρμοδιότητα», η οποία είναι τυπικό γνώρισμα των περισσότερο μηχανιστικών προσεγγίσεων του μάνατζμεντ. 32

33 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι η Αρχή: Απαιτούμενη ποικιλία Είναι φανερό ότι δεν μπορούμε να δώσουμε σε όλους όλες τις δυνατές πληροφορίες για το καθετί. Είναι αδύνατον οι άνθρωποι να αποκτήσουν δεξιότητες για όλα τα δυνατά καθήκοντα και δράσεις. 33

34 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 19 Η αρχή της απαιτούμενης ποικιλίας, η οποία διατυπώθηκε αρχικά από τον Άγγλο επιστήμονα της Κυβερνητικής W. Ross Ashby, προτείνει ότι η εσωτερική διαφοροποίηση κάθε αυτορυθμιζόμενου συστήματος πρέπει να ταιριάζει με την ποικιλία και την πολυπλοκότητα του περιβάλλοντός του, προκειμένου το σύστημα να ανταπεξέλθει στις προκλήσεις που τίθενται από το περιβάλλον, Ή, για να το πούμε κάπως διαφορετικά, κάθε σύστημα ελέγχου πρέπει να είναι τόσο διαφοροποιημένο και πολύπλοκο, όσο και το περιβάλλον το οποίο ελέγχει. 34

35 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 20 Στο πλαίσιο του ολογραφικού σχεδιασμού, αυτό σημαίνει ότι όλα τα στοιχεία μιας οργάνωσης πρέπει να ενσωματώνουν κρίσιμες διαστάσεις του περιβάλλοντός το οποίο πρέπει να αντιμετωπίσουν, έτσι ώστε να μπορούν να αυτό-οργανωθούν για να ανταπεξέλθουν στις απαιτήσεις που πιθανώς θα συναντήσουν. 35

36 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 21 Η αρχή της απαιτούμενης ποικιλίας, δίνει σαφείς κατευθυντήριες γραμμές για το πώς θα πρέπει να εφαρμοστούν οι ιδέες σχετικά με την αρχή «το όλον στα μέρη» και τον πλεονασμό. Προτείνει ότι ο πλεονασμός (ποικιλία) θα πρέπει να είναι πάντα ενσωματωμένος στο σημείο εκείνο του συστήματος στο οποίο είναι άμεσα αναγκαίος, παρά σε κάποιο απομακρυσμένο σημείο. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να δοθεί μεγάλη προσοχή στις συνοριακές σχέσεις ανάμεσα στις οργανωσιακές μονάδες και στο περιβάλλον τους για να διασφαλιστεί ότι η απαιτούμενη ποικιλία ενυπάρχει πάντοτε στην ομάδα. 36

37 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 22 Ποια είναι η φύση του περιβάλλοντος που συναντά μια οργάνωση; Μπορούν όλα τα άτομα να κατέχουν όλες τις δεξιότητες που απαιτούνται για την αντιμετώπιση αυτού του περιβάλλοντος; Αν ναι, τότε η ποικιλία θα πρέπει να ενσωματωθεί σε πολυλειτουργικά άτομα, όπως στο μοντέλο των αυτόοργανούμενων ομάδων εργασίας. 37

38 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 23 Αν όχι, τότε η ποικιλία θα πρέπει να ενσωματωθεί σε πολυλειτουργικές ομάδες που κατέχουν συλλογικά τις απαιτούμενες δεξιότητες και ικανότητες και στις οποίες κάθε άτομο- μέλος κατέχει όσο περισσότερο γενικευμένες δεξιότητες γίνεται, δημιουργώντας ένα μοτίβο επικαλυπτόμενων δεξιοτήτων και γνωστικών βάσεων στο σύνολο της ομάδας. Έτσι μπορούμε να αποκτήσουμε τον τρόπο αντιμετώπισης του προβλήματος που σχετίζεται με το γεγονός ότι δεν μπορούν όλοι να έχουν δεξιότητες για τα πάντα. 38

39 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 24 Η αρχή της απαιτούμενης ποικιλίας έχει σημαντικές συνέπειες για το σχεδιασμό σχεδόν κάθε πλευράς της οργάνωσης. Είτε μιλάμε για τη δημιουργία μιας στρατηγικής επιχειρηματικής μονάδας, είτε μιας ομάδας εταιρικού προγραμματισμού, μιας ομάδας έρευνας και ανάπτυξης προϊόντων, η αρχή αυτή υπερασπίζεται τον ενεργητικό εναγκαλισμό του περιβάλλοντος με όλες του τις διαφοροποιήσεις. 39

40 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 25 Πολύ συχνά οι μάνατζερ κάνουν το αντίθετο: μειώνουν την ποικιλία για να επιτύχουν μεγαλύτερη εσωτερική σύμπνοια. Για παράδειγμα, οι ομάδες εταιρικού προγραμματισμού σχηματίζονται συνήθως από άτομα που σκέφτονται με τον ίδιο τρόπο, παρά από άτομα με διαφορετικές αντιλήψεις και συμφέροντα, τα οποία άτομα, μπορεί, στην πραγματικότητα, να αντιπροσωπεύουν την πολυπλοκότητα των προβλημάτων τα οποία θα πρέπει, τελικά, να αντιμετωπίσει η ομάδα αυτή. Δεν θα πρέπει π.χ μία εταιρεία να κρατάει όλες τις ζωτικής σημασίας λειτουργίες στα κεντρικά γραφεία ώστε να «επιτύχει» την καθοδήγηση και την άσκηση ελέγχου. 40

41 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι η Αρχή: Ελάχιστες προδιαγραφές Οι τρεις αρχές που συζητήθηκαν δημιουργούν την ικανότητα εξέλιξης. Όμως τα συστήματα χρειάζονται επίσης ελευθερία για να εξελιχθούν. Εδώ ακριβώς μπαίνει στο παιχνίδι η αρχή των «Ελαχίστων Κρίσιμων Προδιαγραφών». Η κεντρική ιδέα της αρχής αυτής προβλέπει ότι, για να μπορεί ένα σύστημα να έχει την ελευθερία να αυτό-οργανώνεται, θα πρέπει να διαθέτει κάποιο βαθμό «Χώρου» ή αυτονομίας που θα επιτρέπει να λάβουν χώρα οι κατάλληλες καινοτομίες. 41

42 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 27 Η κεντρική ιδέα της αρχής αυτής προβλέπει ότι, για να μπορεί ένα σύστημα να έχει την ελευθερία να αυτό-οργανώνεται, θα πρέπει να διαθέτει κάποιο βαθμό «χώρου» ή αυτονομίας που θα επιτρέπει να λάβουν χώρα οι κατάλληλες καινοτομίες. Ενώ μοιάζει αυτονόητο, σε πολλές οργανώσεις συμβαίνει το αντίθετο, διότι η διεύθυνση έχει την τάση να υπερπροσδιορίζει και να υπερ-ελέγχει, αντί να επικεντρώνεται απλώς σε κρίσιμες μεταβλητές που χρειάζεται να προδιαγραφούν αφήνοντας τις άλλες να βρουν μόνες τους τη μορφή τους. 42

43 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 28 Ο υπερβολικός έλεγχος αναιρεί κάθε πλεονασμό, ποικιλία και καινοτόμο δυνατότητα που μπορεί να έχει η μονάδα, διότι η προσοχή εστιάζεται στους εσωτερικούς κανόνες και ελέγχους, αντί να απορροφά και να αντιμετωπίζει τις εξωτερικές προκλήσεις που συναντά. 43

44 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 29 Η αρχή των ελάχιστων προδιαγραφών προτείνει ότι οι μάνατζερ δεν πρέπει να ορίζουν περισσότερα από αυτά που είναι αναγκαία ώστε μία πρωτοβουλία ή δραστηριότητα να πάρει το δρόμο της. Πρέπει να αποφεύγουν το ρόλο του «Μέγα σχεδιαστή» προς χάριν ενός ρόλου που επικεντρώνεται στη διευκόλυνση, την ενορχήστρωση, και τη διοίκηση των ορίων, δημιουργώντας «Επιτρέπουσες Συνθήκες» που καθιστούν το σύστημα ικανό να βρει μόνο του τη μορφή του. 44

45 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 30 Η αρχή των ελαχίστων προδιαγραφών συμβάλλει στη διατήρηση της ικανότητας για αυτό-οργάνωση, την οποία υπονομεύουν οι γραφειοκρατικές αρχές και τα γραφειοκρατικά πλαίσια σκέψης. Συμβάλλει στη δημιουργία μιας κατάστασης όπου τα συστήματα μπορούν να αυτοσχεδιαστούν, σε αντιδιαστολή με το να «σχεδιαστούν» με την παραδοσιακή έννοια του όρου. 45

46 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι η Αρχή: Εκμάθηση του μανθάνειν Όπως έχει τονιστεί, στις περισσότερες οργανώσεις υπάρχει μία ισχυρή τάση να παγιδεύονται σε συστήματα απλούβρόχου τα οποία ενισχύουν το στάτους κβο. Η συνεχής αυτόοργάνωση απαιτεί μία ικανότητα για μάθηση διπλού-βρόχου, η οποία επιτρέπει στις λειτουργικές νόρμες και τους κανόνες του συστήματος να μεταβάλλονται παράλληλα με τους μετασχηματισμούς του ευρύτερου περιβάλλοντος. 46

47 Οι Οργανώσεις ως Εγκέφαλοι - 32 Οι αρχές του ολογραφικού σχεδιασμού έχουν κυκλικά ποιοτικά χαρακτηριστικά. Είναι διασυνδεδεμένες και αναμειγμένες μεταξύ τους. Παρ ότι παρουσιάζονται ως αρχές σχεδιασμού, δεν προσφέρουν καμία συνταγή ή πατρόν. Ορίζουν, μάλλον, ένα πλαίσιο σκέψης και μία προσέγγιση μέσω των οποίων μπορούμε να ενεργοποιήσουμε, σε οργανωσιακά πλαίσια, καίριες ιδέες σχετικά με τα ολογραφικά ποιοτικά χαρακτηριστικά. 47

48 Τέλος Ενότητας 48