ΚΥΠΡΙΑΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ / CYPRUS CONVENTION BUREAU

Transcript

1 / CYPRUS CONVENTION BUREAU ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΕΞΟΙΚΕΙΩΣΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΚΙΝΗΤΡΩΝ ΣΤΗΝ ΚΥΠΡΟ Α. ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 2013 Η προβολή του αναβαθμισμένου προϊόντος συνεδρίων και κινήτρων της Κύπρου, η ενημέρωση των συμμετεχόντων γύρω από το συνεδριακό προϊόν της Κύπρου και η ενδυνάμωση της εικόνας της Κύπρου ως ιδανικό προορισμό διοργάνωσης συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων στις ξένες αγορές. Β. ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΙ Ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού έχει εγκρίνει τη συνεργασία με κυπριακά γραφεία DMC (Destination Management Company), τα οποία επιθυμούν να οργανώσουν εντός του 2013 ταξίδια εξοικείωσης τουρισμού συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων στην Κύπρο για στελέχη εταιρειών (corporates), οι οποίες διοργανώνουν εταιρικά συνεδρία και ταξιδία κινήτρων, για πράκτορες οργάνωσης συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων (Conference & Incentive Agents) για Incentive Houses και για μέλη συμβουλίων διεθνών ή ευρωπαϊκών συνδέσμων. Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να είναι σε θέσεις λήψεων αποφάσεων. Νοείται ότι για τους σκοπούς του υπό αναφορά Προγράμματος δικαιούχα γραφεία DMC θεωρούνται τα γραφεία τα οποία συμπεριλαμβάνονται στον κατάλογο του ΚΟΤ, ο οποίος είναι αναρτημένος στην επίσημη ιστοσελίδα του Οργανισμού στην ενότητα «Συνέδρια και Κίνητρα» και κάτω από τον τίτλο Επαγγελματίες Οργανωτές Συνεδρίων και Ταξιδίων Κινήτρων. Γ. ΠΟΣΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ Το ποσό παροχής φιλοξενίας για κάθε ταξίδι εξοικείωσης που θα καλύπτει ο Οργανισμός ανέρχεται σε ποσοστό 50% και μέχρι Ευρώ 500/ άτομο έναντι πραγματικών επιλέξιμων δαπανών για τον ανώτατο αριθμό των 12 συμμετεχόντων Δ. ΕΠΙΛΕΞΙΜΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ Έναντι πραγματικών εξόδων για τα ακόλουθα: 1. Αεροπορικά εισιτήρια ( οικονομική θέση + φόροι αεροδρομίου) 2. Γεύματα 3. Μεταφορικά 4. Δώρα 5. Ξεναγοί 6. Ομαδικές δραστηριότητες (team building activities)

2 Ε. ΜΗ ΕΠΙΛΕΞΙΜΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ 1. Προσωπικά έξοδα 2. Οποιεσδήποτε δαπάνες του αιτητή που αφορούν την συνοδεία της ομάδας των προσκεκλημένων είτε από το προσωπικό του γραφείου του είτε από τον ίδιο. 3. Τέλη χώρου στάθμευσης 4. Βενζίνη 5. Τέλη τηλεφωνημάτων 6. Φιλοδωρήματα Ζ. ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΕΣ ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΡΙΤΗΡΙΑ 1. Οι αιτητές ή/και δικαιούχοι του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, αποδέχονται ανεπιφύλακτα όλες τις υποχρεώσεις του, τους όρου, τα κριτήρια και προϋποθέσεις που αυτό περιλαμβάνει 2. Οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες στο προτεινόμενο ταξίδι εξοικείωσης θα πρέπει να είναι στελέχη εταιρειών (corporates), οι οποίες διοργανώνουν εταιρικά συνεδρία και ταξιδία κινήτρων, πράκτορες οργάνωσης συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων (Conference & Incentive Agents), Incentive Houses και μέλη συμβουλίων διεθνών ή ευρωπαϊκών συνδέσμων. Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να είναι σε θέσεις λήψεων αποφάσεων. 3. O αιτητής οφείλει να υποβάλει το αίτημα του στον Οργανισμό για την παροχή φιλοξενίας μέσω του υπό αναφορά προγράμματος με την υποβολή επιστολής όπου θα ενημερώνει τον Οργανισμό για το προτεινόμενο ταξιδί εξοικείωσης στην Κύπρο, δύο μήνες πριν την άφιξη της ομάδας των προσκεκλημένων, δηλώνοντας τις ημερομηνίες διεξαγωγής του ταξιδίου εξοικείωσης, την χώρα προέλευσης και τους στόχους του προτεινόμενου ταξιδίου εξοικείωσης 4. Η επιστολή θα πρέπει να συνοδεύεται με (α) τα πλήρη ονόματα των προσκεκλημένων, τη θέση που κατέχουν στην εταιρεία τους, όνομα και ιστοσελίδα της εταιρείας τους και να δίνεται σε συντομία το προφίλ της κάθε εταιρείας που προσκαλείται, (β) τον εκτιμώμενο αναλυτικό προϋπολογισμό εξόδων (αναφερθείτε στην Παράγραφο Δ), (γ) το προτεινόμενο πρόγραμμα φιλοξενίας με όλες τις σχετικές λεπτομέρειες (χώροι επισκέψεων, δραστηριότητες κ.α.), 5. Η έγκριση της παροχής φιλοξενίας από τον ΚΟΤ θα πρέπει να εξασφαλίζεται πριν την διεκπεραίωση του προτεινόμενου ταξιδίου εξοικείωσης. 6. Ο ανώτατος αριθμός των προσκεκλημένων ατόμων από το εξωτερικό, για τα οποία θα παρέχει φιλοξενία ο Οργανισμός μέσα από το υφιστάμενο πρόγραμμα είναι μέχρι 12 άτομα για κάθε ταξίδι εξοικείωσης. Σημειώνεται ότι μπορούν να προσκληθούν περισσότερα άτομα αλλά τα επιπλέον των 12 ατόμων, δεν θα τύχουν παροχής φιλοξενίας από τον Οργανισμό.

3 Σημ: Νοείται ότι για τους σκοπούς του υπό αναφορά Προγράμματος, συμμετέχοντες θεωρούνται τα πρόσωπα από το εξωτερικό που έχουν αποδεχθεί την πρόσκληση συμμετοχής στο ταξίδι εξοικείωσης και θα λάβουν μέρος στο ταξιδι εξοικείωσης στην Κύπρο. Θα λαμβάνονται υπόψη, μόνο οι αιτήσεις που θα αναφέρουν και θα συνοδεύονται με όλα τα πιο πάνω στοιχεία. Τα υποβαλλόμενα αιτήματα για παροχή φιλοξενίας μέσω του υπό αναφορά προγράμματος, θα εξετάζονται κατά σειρά προτεραιότητας ανάλογα με την ημερομηνία υποβολής τους στον Οργανισμό και μέχρι εξαντλήσεως των προβλεπόμενων πιστώσεων του ετήσιου προϋπολογισμού του Οργανισμού. Νοείται ότι ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα της εξέτασης κατά προτεραιότητα των αιτήσεων που έχουν υποβληθεί από αιτητές που δεν έχουν ήδη εξασφαλίσει προηγούμενη παροχή φιλοξενίας από το υπό αναφορά Πρόγραμμα εντός του 2013 Η επιβεβαίωση παραλαβής των υποβαλλόμενων αιτημάτων αποτελεί αποκλειστική ευθύνη του αιτητή. Τα αιτήματα θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά στην ηλεκτρονική διεύθυνση Η. ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ Με την παραλαβή του αιτήματος από τον Οργανισμό, θα ακολουθήσει η αξιολόγηση της αίτησης με βάση τα πιο πάνω κριτήρια και προϋποθέσεις και θα δοθεί στον αιτητή επίσημη απάντηση ως προς την απόφαση του Οργανισμού εντός 15 εργάσιμων ημερών. Θ. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΑΙΤΗΤΗ 1. Η παραχώρηση δικαιώματος συμμετοχής λειτουργού του Οργανισμού στο προτεινόμενο ταξίδι εξοικείωσης. 2. Η συμμετοχή του αιτητή στη διαδικασία συλλογής στατιστικών στοιχείων τουρισμού συνεδρίων και ταξιδίων κινήτρων όπως αυτά καθορίζονται στο ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΛΛΟΓΗ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΓΙΑ ΤΟΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΤΟΥΡΙΣΜΟ ΚΑΙ ΤΑ ΤΑΞΙΔΙΑ ΚΙΝΗΤΡΩΝ (CONFERENCES & INCENTIVES) 3. Η υποβολή φωτογραφικού υλικού με τους συμμετέχοντες κατά την διάρκεια του ταξιδίου εξοικείωσης στην Κύπρο. 4. Η συμπλήρωση Ερωτηματολογίου του Οργανισμού (Παράρτημα Α) από τους συμμετέχοντες και δικαίωμα χρήσης από τον Οργανισμό των διαφόρων συστάσεων (testimonials) που θα αναφέρονται, για την προβολή της Κύπρου ως προορισμό συνεδρίων και κινήτρων 5. Ο αιτητής υποχρεούται όπως στο τελικό πρόγραμμα φιλοξενίας που θα δοθεί στους συμμετέχοντες του ταξιδίου εξοικείωσης, αναφέρεται ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού /Cyprus Convention Bureau ως κύριος υποστηρικτής του ταξιδίου εξοικείωσης μαζί με το λογότυπο του. 6. Ο αιτητής υποχρεούται να ενημερώνει τον Οργανισμό κατά τακτά διαστήματα για συμφωνίες που προκύπτουν από τη φιλοξενία των συμμετεχόντων στο ταξίδι εξοικείωσης στην Κύπρο.

4 Νοείται ότι όσοι αιτητές δεν συμμετέχουν στη διαδικασία συλλογής στατιστικών στοιχείων, τεκμαίρεται ότι δεν ενδιαφέρονται να συμμετέχουν στις επιχορηγήσεις και Προγράμματα Φιλοξενίας του Οργανισμού και άρα δεν θα δικαιούνται παροχή φιλοξενίας μέσα από τα διάφορα Σχέδια Κινήτρων, Προγράμματα Φιλοξενίας και άλλων σχετικών με τον Τουρισμό Συνεδρίων και Κινήτρων επιχορηγήσεων, προκηρύξεων, αναθέσεων ή συνεργασιών με τον Οργανισμό για δύο χρόνια ( ). Νοείται περαιτέρω επίσης ότι σε περίπτωση μη συμμετοχής του δικαιούχου στην διαδικασία συλλογής στατιστικών στοιχείων, ο Οργανισμός διατηρεί το απόλυτο δικαίωμα ακύρωσης του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας ή / και την διεκδίκηση οποιουδήποτε καταβληθέντος ποσού παροχής φιλοξενίας. Ι. ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΚΟΤ 1. Εξασφάλιση από το Τμήμα Αρχαιοτήτων Δελτίου Δωρεάν Εισόδου σε αρχαιολογικούς χώρους και μουσεία (εξαιρούνται τα ιδιωτικά μουσεία). Οι αιτητές θα πρέπει να ζητούν την έκδοση του Δελτίου Δωρεάν Εισόδου, από την λειτουργό του Οργανισμού Κάτια Χατζηαντώνη: τηλ , katiah@visitcyprus.com 2. Παραχώρηση έντυπου υλικού του Οργανισμού. Η παραγγελία έντυπου υλικού του Οργανισμού θα πρέπει να υποβάλλεται από τον αιτητή στον αρμόδιο λειτουργό του Οργανισμού κύριο Σάββα Ανδρέου: τηλ , sandreou@visitcyprus.com σημειώνοντας τον τίτλο των εντύπων, την ποσότητα και γλώσσα.. Κ. ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΤΟΥ ΕΓΚΕΚΡΙΜΈΝΟΥ ΠΟΣΟΥ ΠΑΡΟΧΗΣ ΦΙΛΟΞΕΝΙΑΣ Μετά την ολοκλήρωση του ταξιδίου εξοικείωσης θα πρέπει να προσκομίζονται από τον αιτητή τα ακόλουθα δικαιολογητικά:. 1. Υποβολή της τελικής Κατάστασης Κατειλημμένων Δωματίων (Rooming List) της ομάδας των συμμετεχόντων, τυπωμένη από το σύστημα κρατήσεων του/των ξενοδοχείου/ων διαμονής 2. Υποβολή αντίγραφων τιμολογίων των συμβαλλόμενων μερών με βάση τον αναλυτικό προϋπολογισμό εξόδων που έχει εγκριθεί. Νοείται ότι για τους σκοπούς του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, συμβαλλόμενα μέρη θεωρούνται οι προμηθευτές των επιλέξιμων δαπανών. 3. Υποβολή συμπληρωμένων ερωτηματολογίων του Οργανισμού από τον κάθε συμμετέχοντα (Παράρτημα Α). 4. Υποβολή φωτογραφικού υλικού με τους συμμετέχοντες κατά την διάρκεια του ταξιδίου εξοικείωσης στην Κύπρο. 5. Υποβολή του προγράμματος φιλοξενίας όπως έχει δοθεί στους συμμετέχοντες, όπου ο Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού / Cyprus Convention Bureau θα αναγράφεται ως κύριος υποστηρικτής και θα εμφανίζεται το λογότυπο του.

5 Η καταβολή του συνολικού ποσού παροχής φιλοξενίας, θα καταβάλλεται στους δικαιούχους μόνο με την προσκόμιση όλων των πιο πάνω δικαιολογητικών και εφόσον τηρούνται οι υποχρεώσεις που αναφέρονται στην Παράγραφο Θ. Σε περίπτωση που δεν υποβάλλονται ολοκληρωμένα όλα τα δικαιολογητικά θα διακόπτεται η διαδικασία πληρωμής. Ο Οργανισμός διατηρεί το δικαίωμα να διερευνήσει τα πιο πάνω στοιχεία και να ζητήσει επιπλέον οποιαδήποτε άλλα συναφή αποδεικτικά στοιχεία της επιλέξιμης δαπάνης π.χ. δικαιολογητικά πληρωμής της επιλέξιμης δαπάνης μεταξύ του συμβαλλόμενου μέρους και του δικαιούχου. Νοείται ότι σε περίπτωση που διαπιστωθεί από τον Οργανισμό ότι υποβλήθηκαν οποιαδήποτε αναληθή στοιχεία από τους δικαιούχους στο υπό αναφορά Πρόγραμμα, ο Οργανισμός διατηρεί το απόλυτο δικαίωμα ακύρωσης του εγκεκριμένου ποσού παροχής φιλοξενίας ή / και τη διεκδίκηση οποιουδήποτε καταβληθέντος ποσού παροχής φιλοξενίας. Νοείται επίσης ότι σε μια τέτοια περίπτωση πέραν των άλλων κυρώσεων, οι παραβάτες θα αποκλείονται από κάθε συμμετοχή στις επιχορηγήσεις του Οργανισμού και άρα δεν θα επιχορηγούνται μέσα από τα προσφερόμενα Σχέδια Κινήτρων, Προγράμματα Φιλοξενίας και άλλες σχετικές με τον Τουρισμό Συνεδρίων και Κινήτρων επιχορηγήσεων, προκηρύξεων, αναθέσεων ή συνεργασιών με τον Οργανισμό για δύο χρόνια ( ) Νοείται τέλος ότι οι αιτητές ή/και δικαιούχοι του υπό αναφορά Προγράμματος Παροχής Φιλοξενίας του ΚΟΤ, αποδέχονται ανεπιφύλακτα όλες τις υποχρεώσεις του, τους όρου, τα κριτήρια και προϋποθέσεις που αυτό περιλαμβάνει Λ. ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού Τμήμα Στρατηγικής Κάτια Χατζηαντώνη - Αντζιέλιτς Βοηθός Τουριστικός Λειτουργός Τηλέφωνο: katiah@visitcyprus.com