ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ

Transcript

1 ΤΕΙ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΣΠΟΥΔΑΣΤΗΣ : ΝΤΙΝΑΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ Α.Μ ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: κ. ΧΡΙΣΤΟΔΟΥΛΟΥ ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΣ

2 Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α ΠΡΟΛΟΓΟΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΔΗΜΟΣ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ 1.1ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ 1.2. ΦΥΣΙΟΓΝΩΜΙΑ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΥΠΟΔΟΜΕΣ - ΧΩΡΟΤΑΞΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ 1.3 Ο ΝΕΟΣ ΔΗΜΟΣ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΩΣ ΟΤΑ- ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 2.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 2.2 ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ 2.3 ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΟΥ ΣΥΓΚΡΟΤΟΥΝ ΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ 2.4 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 2.5 ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΟΣΟΛΗΨΙΩΝ ( TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS - TPS) ΓΝΩΣΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (KNOWLEDGE WORK SYSTEMS - KWS ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ (OFFICE AUTOMATION SYSTEMS - OAS) ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ (ΜΑNAGEMENT INFORMATION SYSTEMS - MIS) ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ (DECISION - SUPPORT SYSTEMS - DSS) 2.6 ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΛΙΓΑ ΛΟΓΙΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΕΣ ΜΕΘΟΔΟΥΣ ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΕΡΓΟΥ Ο ΗΜΙΔΟΜΗΜΕΝΟΣ ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ 2

3 Ο ΔΟΜΗΜΕΝΟΣ ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ 2.7 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΜΕΛΕΤΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑΣ ΜΕΛΕΤΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑΣ - ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 2.8 ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 2.9 ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΣΤΑΤΙΚΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΩΝ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΚΥΡΙΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΕΠΕΚΤΑΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΩΝ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΣΧΕΣΙΑΚΕΣ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 3.1 ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΜΙΑ ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (ΌΕΜ8) 3.2 ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΣΧΕΣΙΑΚΕΣ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΧΕΣΙΑΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ 3.3 ΟΝΤΟΤΗΤΕΣ - ΙΔΙΟΤΗΤΕΣ - ΣΥΣΧΕΤΙΣΕΙΣ 3.4 ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΝΟΝΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟ ΜΟΝΤΕΛΟ Ή ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΟΝΤΟΤΗΤΩΝ - ΣΥΣΧΕΤΙΣΕΩΝ 3

4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΚΑΙ ΣΤΙΣ ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ 4.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ 4.2 ΣΤΟΧΟΙ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΚΑΙ Η ΒΑΣΙΚΗ ΔΟΜΗ ΤΟΥΣ 4.3 ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΣΤΙΣ ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΕΙΣ - ΠΡΟΤΥΠΑ ΑΝΑΠΑΡΑΣΤΑΣΗΣ ΔΗΜΟΤΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΓΙΑΤΙ ΟΙ ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΘΕΩΡΟΥΝΤΑΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΕΣ ΣΕ ΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ 4.4 ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ - ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΙΜΟΤΗΤΑ - ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΟΦΕΛΗ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΙΜΟΤΗΤΑ - ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ 4.5 Η ΔΙΕΙΣΔΥΣΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΚΑΙ ΣΕ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΔΗΜΟΥΣ ΤΗΣ ΧΩΡΑΣ ΜΑΣ 4.6 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΣΤΟΧΟΙ ΚΑΙ ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΗΜΑΡΧΕΙΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ 4.7 ΔΙΑΔΗΜΟΤΙΚΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ 4.8 ΦΑΚΕΛΟΣ ΑΛΛΟΔΑΠΩΝ ΣΤΟ ΔΗΜΟ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΤΑ ΣΤΑΔΙΑ ΕΞΕΛΙΞΗΣ ΤΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ ΤΩΝ ΑΛΛΟΔΑΠΩΝ 4.9 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ ΚΑΙ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ 4.10 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΩΝ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΟΙ ΤΟΠΟΙ 4

5 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΠΡΩΤΟΠΟΡΙΑ ΣΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ ΤΩΝ ΔΗΜΟΤΩΝ Η χρήση της πληροφορικής και των νέων τεχνολογιών στο χώρο των Δήμων παρέχει μια σειρά από σημαντικά οφέλη, τόσο για την καλύτερη εξυπηρέτηση των δημοτών - πολιτών, όσο και για τη διευκόλυνση του προσωπικού του Δήμου και όσων συνεισφέρουν στην εξυπηρέτηση των δημοτών.. Παρά το γεγονός ότι η ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των δημοτών δεν είναι ακόμη ευρέως διαδεδομένη σε εθνικό επίπεδο, παρατηρείται σημαντική κινητικότητα στους τομείς της έρευνας και ανάπτυξης στον εν λόγω κλάδο. Η Ευρωπαϊκή Ένωση επιδεικνύει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για τις εξελίξεις στο χώρο αυτό, χρηματοδοτώντας μια σειρά από φιλόδοξα ερευνητικά προγράμματα, που έχουν ως στόχο να καταστήσουν αυτή τη νέα μορφή εξυπηρέτησης, πραγματικότητα στην καθημερινή ζωή εκατομμυρίων Ευρωπαίων. Στο πλαίσιο αυτών των προγραμμάτων υπάρχει αξιόλογη Ελληνική συμμετοχή μέσω της εταιρίας δημιουργίας λογισμικού και ανάπτυξης και υλοποίησης ολοκληρωμένων λύσεων πληροφορικής και παροχής συμβούλου διαφόρων ομίλων. Η αδυναμία των Ελληνικών εταιριών να ενταχθούν σε χρηματοδοτούμενα προγράμματα υψηλής τεχνολογίας από την Ευρωπαϊκή Ένωση, μέσα στο πλαίσιο της γενικότερης έρευνας του τομέα, έχει οδηγήσει την Ελληνική τεχνογνωσία σε υστέρηση σε σχέση με αντίστοιχες εταιρίες του εξωτερικού. Παρόλα αυτά κάποιοι όμιλοι δραστηριοποιούνται όλο και πιο ενεργά με έρευνες σε προγράμματα τα οποία χρηματοδοτεί η ΕΕ και σήμερα η επιτυχία του στον τομέα αυτόν θεωρείται εντυπωσιακή. Η συμμετοχή σε τέτοιου είδους προγράμματα καθώς και η δυνατότητα παρέμβασης σε θέματα υψηλής τεχνολογίας συμβάλουν ουσιαστικά στη συμμετοχή της χώρας στην Κοινωνία της Πληροφορίας, όχι μόνο σε τοπικό αλλά και σε πανευρωπαϊκό επίπεδο. Είναι απαραίτητο να ενταχθούν πολλοί Ελληνικοί Όμιλοι σε αντίστοιχου εύρους διαδικασίες, ώστε η χώρα να συμμετέχει ενεργά μέσα από παραγωγικούς φορείς στη δημιουργία του Ευρωπαϊκού τεχνολογικού γίγνεσθαι. Η συμμετοχή σε ανάλογα ερευνητικά προγράμματα έχει ζωτική σημασία για την εξέλιξη του τομέα της εξυπηρέτησης των πολιτών σε Δήμους 5

6 στη χώρα μας, καθώς αυτά στοχεύουν στην παραγωγή συγκεκριμένων προϊόντων και υπηρεσιών. Τα προγράμματα αυτά δεν έχουν ως στόχο απλά να αυξήσουν τις επιστημονικές γνώσεις των συμμετεχόντων ή να διευρύνουν την έννοια της γνώσης σε ακαδημαϊκό επίπεδο, αλλά και την παραγωγή νέων προϊόντων που θα βελτιώσουν το επίπεδο ζωής των πολιτών. Αυτό που καθιστά ξεχωριστά αυτά τα προγράμματα είναι το γεγονός ότι εντάσσουν την παραγωγή μέσα στην έρευνα καθιστώντας τα αποτελέσματά της άμεσα εκμεταλλεύσιμα για χάρη του χρήστη. 6

7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΔΗΜΟΣ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ 1.1ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Η καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης στον Δήμο Καλαμπακίου και ο τρόπος λειτουργίας και οργάνωσης των διαφόρων υπηρεσιών που τον απαρτίζουν, είναι ο πρώτος άξονας του παρόντος κεφαλαίου. Αρχικά θα περιγράψουμε τη φυσιογνωμία αυτού του Δήμου, θα αναφερθούμε σε πληθυσμιακά και οικονομικά στοιχεία έτσι ώστε να είναι πλήρης η εικόνα των δραστηριοτήτων που αναπτύσσονται στο Δήμο. Θα αναφερθούμε στις τεχνικές και κοινωνικές υποδομές, θα καταγράψουμε τη διοικητική διάρθρωση, το προσωπικό αλλά και την κάθε δραστηριότητα προσανατολισμένη στην παροχή υπηρεσιών και εξυπηρέτηση του πολίτη του Δήμου ΦΥΣΙΟΓΝΩΜΙΑ ΔΗΜΟΥ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ Ο Δήμος Καλαμπακίου αποτελεί ένα μικρό σε έκταση και σε πληθυσμό Δήμο, τοποθετημένο στο νοτιότερο τμήμα του Νομού Δράμας ενώ σε σχέση με την Περιφέρεια Ανατολικής Μακεδονία και Θράκης βρίσκεται στο δυτικό τμήμα αυτής. Για την καλύτερη κατανόηση ως προς την τοποθέτηση και την έκταση του Δήμου, παραθέτουμε δυο χάρτες : πρώτος εκφράζει το Δήμο σε σχέση με τη συνολική έκταση και το ανάγλυφο του Νομού και ο δεύτερος χάρτης επισημαίνει τη θέση του Δήμου σε σχέση με την Περιφέρεια Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ Ο Δήμος Καλαμπακίου είναι ένας από τους εννέα νέους ΟΤΑ του Νομού Δράμας. Συνορεύει προς το Βορρά με το Δήμο Δράμας, ανατολικά με το Δήμο Παγγαίου και δυτικά με το Δήμο Σιταγρών. Οι φυσικοί πόροι του Δήμου περιορίζονται στους λιγνίτες-τύρφη και στο υδάτινο δυναμικό της περιοχής. Αποτελεί μέρος του πεδινού τμήματος του Νομού και λόγω της γεωγραφικής του θέσης διαθέτει μόνο λίγα στρέμματα δασικής έκτασης. Το φυσικό τοπίο του διακρίνεται από αγροτική έκταση χωρίς να παρουσιάζει ιδιαίτερες υψομετρικές διαφορές. Από την άποψη της σύνθεσης της οικονομικής του δραστηριότητας, ο Δήμος Καλαμπακίου χαρακτηρίζεται ως αγροτικός Δήμος. Το 100 % της γης του είναι πεδινό οπότε το 7

8 μισό ποσοστό του πληθυσμού ασχολείτο με τον πρωτογενή τομέα. Στο δευτερογενή τομέα απασχολούνται επίσης αρκετοί κάτοικοι του Δήμου με βιομηχανικές και βιοτεχνικές μονάδες. Μεγάλη σημασία για την οικονομία της περιοχής του Δήμου αποτελεί η μεταποίηση αγροτικών προϊόντων η οποία περιλαμβάνει τις βιοτεχνίες ζωοτροφών, γάλακτος, ξηρών καρπών, αρτοποιεία, επεξεργασία γεωργικών προϊόντων καθώς και το εκκοκκιστήριο βάμβακος ακόμα και η κεραμοποιεία. Όσον αφορά τον τριτογενή τομέα - υπηρεσίες -τουρισμό ένα σημαντικό μέρος του ενεργού πληθυσμού ασχολείτο και με αυτό. Έτσι οι πολίτες είναι σε θέση να εξυπηρετούνται από το Δήμο και όχι από τη Δράμα. Οι κοινωνικές του υποδομές όσον αφορά την πρωτοβάθμια και δευτεροβάθμια εκπαίδευση είναι αρκετά καλή. Διαθέτει και περιφερειακά ιατρεία καθώς και βρεφονηπιακούς και παιδικούς σταθμούς ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΥΠΟΔΟΜΕΣ - ΧΩΡΟΤΑΞΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ Ο τομέας των μεταφορών διαχωρίζεται σε οδικό και σιδηροδρομικό δίκτυο. Τα δίκτυα μεταφορών αποτελούν έναν πολύ σημαντικό παράγοντα για την μελλοντική αναπτυξιακή πορεία δεδομένου ότι είναι μια απομακρυσμένη περιοχή από τα κέντρα εμπορίας και αποφάσεων. Η κατάσταση του τηλεπικοινωνιακού δικτύου μπορεί να χαρακτηριστεί καλή τουλάχιστον στο επίπεδο των παρεχόμενων υπηρεσιών. Διερευνάται η εφαρμογή του χωροταξικού σχεδιασμού στο Δήμο Καλαμπακίου όπως αυτός προκύπτει από τις κατευθύνσεις και τις προτάσεις της χωροταξική οργάνωσης του Νομού Δράμας. Στο χωροταξικό αυτό σχεδιασμό και στην ανάλυση των χρήσεων γης ενδιαφέρουν η θεσμοθέτης ζωνών οικιστικού ελέγχου καθώς και τυχόν περιορισμοί στη δόμηση και χρήση της γης, η θεσμοθέτηση άλλων κατηγοριών ζωνών, η εφαρμογή και εκπόνηση ειδικών χωροταξικών μελετών κ.α. Σχετικά με τη διάρθρωση του οικιστικού δικτύου, στο Δήμο Καλαμπακίου η κατανομή του πληθυσμού είναι ανισομερής εξαιτίας της ύπαρξης μιας μεγάλης συγκέντρωσης του πληθυσμού στην έδρα του Δήμου σε σχέση με το πληθυσμιακό μέγεθος των υπόλοιπων δημοτικών διαμερισμάτων. 8

9 Οι διοικητικές υπηρεσίες και υπηρεσίες δικαιοσύνης οι οποίες λειτουργούν στο Δήμο Καλαμπακίου δεν είναι πολλές. Ωστόσο σε μεγάλο βαθμό οι κάτοικοι εξυπηρετούνται από αυτές, οι οποίες βρίσκονται στην έδρα του Δήμου όπως το ταχυδρομικό ταμιευτήριο, τράπεζες. Ακόμη για τη διασφάλιση της δημόσιας τάξης, λειτουργεί ένας αστυνομικός σταθμός. Τέλος σε όλα τα δημοτικά διαμερίσματα του Δήμου, λειτουργούν αγροτικοί συνεταιρισμοί οι οποίοι εξυπηρετούν τον αγροτικό πληθυσμό της περιοχής. 1.3 Ο ΝΕΟΣ ΔΗΜΟΣ ΚΑΛΑΜΠΑΚΙΟΥ ΩΣ ΟΤΑ- ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Ο Δήμος Καλαμπακίου προήλθε από τη συνένωση των κοινοτήτων Φτελιάς, Αγίας Παρασκευής, Καλαμώνα, Νεροφράκτη και Καλαμπακίου οι οποίες διέθεταν κοινοτικά καταστήματα. Συνεπώς έργο πρώτου βαθμού ήταν ο εφοδιασμός κατάλληλου μηχανολογικού εξοπλισμού, κατάλληλων τεχνολογικών μέσων και υλικών που θα καθιστούν πιο εύκολη και σαφώς γρηγορότερη εξυπηρέτηση των πολιτών αφού η νέες τεχνολογίες αποσκοπούν σε αυτό. Με βάση πάντα τις προτεραιότητες του Δήμου, στόχος των έργων είναι να παρέχουν τη δυνατότητα έτσι ώστε ο νέος Δήμος να παρέχει ικανοποιητικά τις προβλεπόμενες δημοτικές υπηρεσίες στο σύνολο των δημοτών. Εδώ αξίζει να σημειώσουμε ότι η στελέχωση των υπηρεσιών του Δήμου, με σύγχρονα μηχανήματα και υπολογιστικά συστήματα έχει ήδη ανανεωθεί κάποιες φορές ώστε να συμβαδίζει με την εξέλιξη των νέων τεχνολογιών ώστε να καθίσταται καλύτερη ασφαλώς η εξυπηρέτηση των δημοτών. Ακόμη έχει πραγματοποιηθεί ενημέρωση στους ίδιους τους Δημότες από αρμόδιους υπαλλήλους του Δήμου για την καλύτερη κατανόηση των συστημάτων και των τρόπων λειτουργίας των νέων τεχνολογιών που δίνουν τη δυνατότητα στους πολίτες να εξυπηρετούνται και οι ίδιοι μόνοι του σε κάποια ορισμένα θέματα. Στο Δήμο Καλαμπακίου η κοινωνική οργάνωση και οι υποδομές θεωρούνται καλές. Ο παιδικός σταθμός, το ιατρείο, κτίρια που έχουν να κάνουν με την εκπαίδευση, υφίστανται στα δημοτικά διαμερίσματα και το προσωπικό προσπαθεί ολοένα και περισσότερο να βελτιώσει τις παρεχόμενες υπηρεσίες στους πολίτες σε συνδυασμό βέβαια και με τις νέες τεχνολογίες, συστήματα και εφαρμογές που παρέχονται σήμερα, όπως θα δούμε και παρακάτω για συγκεκριμένες υπηρεσίες του Δήμου. 9

10 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Στο κεφάλαιο αυτό, θα εξετάσουμε τη δομή και τη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων σε γενικές γραμμές, αφού πρώτα κάνουμε μια αναφορά στο τι είναι ένα πληροφοριακό σύστημα και πως διευκολύνει τις πτυχές της σύγχρονης κοινωνίας. Η ανάλυση αυτού του κεφαλαίου θεωρείται αναγκαία εφόσον στη συνέχεια θα κάνουμε μια πιο ειδική αναφορά στα πληροφοριακά συστήματα στο χώρο των Δήμων. 2.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Τα τελευταία χρόνια παρατηρείται μία αλματώδη αύξηση στον ρυθμό παραγωγής πληροφοριών, αποτέλεσμα των εξελίξεων σε διάφορα επιστημονικά πεδία αλλά και των απαιτήσεων των σύγχρονων εταιριών για αυξημένη παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα. Αποτέλεσμα αυτής της πληροφοριακής έκρηξης είναι το γεγονός ότι η εξαγωγή γνώσης από την πληροφορία είναι εξίσου βαρυσήμαντη όσο και η ίδια η πληροφορία. Ιδιαίτερα στον χώρο των επιχειρήσεων, η εκμετάλλευση της γνώσης αποτελεί κρίσιμο παράγοντα για την αύξηση της ανταγωνιστικότητας και για την ικανοποιητική υποστήριξη διαδικασιών λήψης αποφάσεων. Ως γνώση θα μπορούσε να χαρακτηριστεί κάθε επιπλέον πληροφορία (μετα-δεδομένα) που περιγράφει την πληροφορία και τις σχέσεις που υπάρχουν μεταξύ των δεδομένων. Η ερευνητική κοινότητα έχει επενδύσει σημαντικά στον τομέα της διαχείρισης γνώσης μέσω της εκμετάλλευσης των μετα-δεδομένων και την ανάπτυξη δομών, των οντολογιών, που περιγράφουν αποδοτικά αντικείμενα, ιδέες, διαδικασίες καθώς και των σχέσεων που τις διέπουν. Η οντολογική προσέγγιση για την υποστήριξη πληροφοριακών συστημάτων έχει ήδη παρουσιάσει ενθαρρυντικά αποτελέσματα μέσω της κωδικοποίησης και εκμετάλλευσης της σημασιολογίας της πληροφορίας. Οι περισσότερες προσεγγίσεις στην κατασκευή πληροφοριακών συστημάτων δεν έχουν επικεντρώσει την προσοχή τους σε παράγοντες ποιότητας στο θέμα της 10

11 αναζήτησης / ανάκτησης πληροφορίας, κυρίως γιατί τα κριτήρια απόδοσης (π.χ. ταχύτητα) παραδοσιακά αποτελούσαν το κύριο μέλημα των σχεδιαστών. Τα τελευταία χρόνια όμως η κατάσταση έχει αλλάξει, με αποτέλεσμα παράγοντες όπως η σχετικότητα, η ακρίβεια, η πληρότητα και η συνοχή των αποτελεσμάτων αναζήτησης να θεωρούνται εξίσου σπουδαίοι με τους χρόνους απόκρισης. Παρόλη την πρόοδο που έχει επιτευχθεί στον τομέα της αναζήτησης / ανάκτησης πληροφορίας με βάση το περιεχόμενο, τα αποτελέσματα έχουν δείξει ότι υπάρχουν σημαντικοί περιορισμοί σε αυτήν την προσέγγιση. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η συνολική πληροφορία δεν περιορίζεται μόνο στο περιεχόμενο ή στους χρήστες αλλά αποτελείται και από διαδικασίες και σχέσεις που διέπουν την ίδια την πληροφορία. Τα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα, και ιδιαίτερα τα εταιρικά, βασίζονται στο μοντέλο ροής πληροφοριών "pull" (pull information model) και κατά συνέπεια οι ανάγκες των χρηστών είναι αυτές οι οποίες θα οδηγήσουν τις μελλοντικές τεχνολογικές εξελίξεις σε αυτόν τον τομέα. H οντολογία είναι ένας απαραίτητος παράγοντας για την για την μοντελοποίηση και την διαχείριση της γνώσης. Στην περίπτωση των πληροφοριακών συστημάτων, ως οντολογία χαρακτηρίζεται η ενιαία και γενικά αποδεκτή σημασιολογική κωδικοποίηση της πληροφορίας ενός θεματικού χώρου. Η διαδικασία της μετατροπής της πληροφορίας σε σημασιολογική είναι δυνατή μέσω ενός πλαισίου περιγραφής. Η οντολογία έχει μεγάλη σημασία για τα πληροφοριακά συστήματα, ειδικά στο πεδίο της ανάκτησης πληροφορίας, η χρήση όλης της διαθέσιμης πληροφορίας (περιεχόμενο και γνώση) έχει ήδη δώσει πολύ ενθαρρυντικά αποτελέσματα αλλά έχει παρουσιάσει και νέα προβλήματα [3,7]. 11

12 2.2 ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Εάν θέλουμε να δώσουμε με απλά λόγια τον ορισμό του πληροφοριακού συστήματος, θα μπορούσαμε να πούμε πως είναι ένα σύστημα που παίρνει σαν είσοδο (input) κάποια δεδομένα (data), τα οποία επεξεργάζεται (processing) και τα αποδίδει στην έξοδο (output) ως πληροφορίες (information). Είναι δηλαδή ένα σύστημα αυτόματο ή μη, το οποίο αποτελείται από ανθρώπους, μηχανές και μεθόδους που έχουν οργανωθεί για να καταγράφουν, να επεξεργάζονται, να μεταδίδουν, να μεταλαμπαδεύουν δεδομένα τα οποία αναπαριστούν πληροφορία χρηστών με τη μορφή π.χ βάσεων δεδομένων ή οντολογιών που βασίζονται σε μια συγκεκριμένη αρχιτεκτονική λογισμικού. Στην πραγματικότητα, κάθε σύστημα είναι υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος, το οποίο με τη σειρά του είναι υποσύστημα κάποιου άλλου κ.ο.κ. για την ύπαρξη ενός συστήματος απαραίτητη είναι η ύπαρξη κάποιων συνιστωσών ( components) οι οποίες αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και αποσκοπούν σε κάποιο κοινό στόχο. Αυτές οι συνιστώσες μπορεί να είναι ιδέες, όντα, υλικά. Στη συνέχεια βλέπουμε το διάγραμμα ενός βασικού πληροφοριακού συστήματος: 12

13 Πιο συγκεκριμένα: Ο συνδυασμός του υλικού, του λογισμικού, των ανθρώπων και της πληροφορίας δημιουργεί ένα πληροφοριακό σύστημα, το οποίο στην ουσία δεν είναι τίποτα άλλο από οργανωμένες διαδικασίες, οι οποίες όταν εκτελεστούν, μας δίνουν χρήσιμες πληροφορίες. Αυτές, βοηθούν στη λήψη αποφάσεων ή στον έλεγχο οποιασδήποτε επιχείρησης ( π.χ εταιρίας, τράπεζας, νοσοκομείου ). Ένα πληροφοριακό σύστημα παρέχει στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων άμεσες αναφορές και ερευνητικές δυνατότητες καθώς και περιοδικές αναφορές ρουτίνας. Ως Πληροφοριακό Σύστημα, μπορούμε να εννοήσουμε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον μηχανογραφικών εφαρμογών, "εργαλείων" και διαδικασιών βασισμένων σε μηχανισμούς ανάκλησης και επεξεργασίας των αποθηκευμένων πληροφοριών ώστε να υποστηριχθούν ο προγραμματισμός και η παρακολούθηση του όλου κύκλου των λειτουργιών της επιχείρησης. Στόχος του πληροφοριακού συστήματος, σε συνδυασμό με τις υπόλοιπες μηχανογραφικές εφαρμογές είναι η δημιουργία ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος σχεδιασμού και διαχείρισης των επιχειρηματικών πόρων. 13

14 Τα αποθηκευμένα μηχανογραφικά δεδομένα του συνόλου των μηχανογραφικών εφαρμογών της επιχείρησης επιβάλλεται να αξιοποιηθούν και να ενταχθούν στο πλαίσιο της καθημερινής επιχειρηματικής πρακτικής μέσω δομημένων μεθοδολογιών μετασχηματισμού τους σε αξιοποιήσιμες πληροφορίες. Οι μεθοδολογίες αυτές είναι γνωστές σαν Επιχειρηματική Ευφυΐα (Business intelligence (BI)). Η υιοθέτηση και η εφαρμογή τέτοιων συστημάτων δεν είναι μια εύκολη υπόθεση καθώς απαιτούν βαθιά γνώση της επιχειρηματικής περιοχής καθώς και εξειδικευμένα προϊόντα λογισμικού που δημιουργούν την υποδομή για την υποδοχή και επεξεργασία σε καθημερινή βάση πληροφοριών που συλλέγονται από διάφορα σημεία των μηχανογραφικών εφαρμογών. Είναι σημαντικό να τονιστεί πως η αξιολόγηση των κρίσιμων πληροφοριακών δεικτών καθώς και η συνολική δόμηση ενός συστήματος υλοποιείται σε συνάρτηση με τις ιδιαιτερότητες του κάθε πελάτη με βάση δοκιμασμένες πολιτικές (σενάρια). Η ανάγκη ύπαρξης των πληροφοριακών συστημάτων γίνεται σαφής αν λάβουμε υπόψη τα εξής στοιχεία του σύγχρονου επιχειρησιακού περιβάλλοντος: Τον ελλιπή συντονισμό ενεργειών λόγω μεγαλύτερου αριθμού ατόμων που συμμετέχουν στο επιχειρησιακό περιβάλλον. Την πολυπλοκότητα επικοινωνίας μεταξύ τους. Την εξάρτηση των επιχειρήσεων από συγκεκριμένες εφαρμογές των νέων τεχνολογιών πληροφορικής. 14

15 2.3 ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΟΥ ΣΥΓΚΡΟΤΟΥΝ ΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Τα τυπικά συστατικά που συγκροτούν το πληροφοριακό σύστημα είναι: Ένα σύνολο κανόνων και αυτοματοποιημένων διαδικασιών συλλογής πρωτογενούς πληροφορίας που συνθέτουν την επιχειρησιακή πληροφορία (Data Mining) Ένα πολυπαραμετρικό σύστημα παραγωγής στατιστικών αναφορών σε μορφή εκτυπώσεων (Reporting) και interactive οθονών. Μηχανισμοί διασύνδεσης της Βάσης Δεδομένων με γραφικούς clients και κυρίως με αξιοποίηση του προγραμματιστικού περιβάλλοντος του Excel για την εύκολη παραγωγή τυποποιημένων εφαρμογών λογιστικών φύλλων. Για να γίνουμε πιο σαφείς, κάθε πληροφοριακό σύστημα αποτελείται από τις εξής συνιστώσες; Ανθρώπους, οι οποίοι είναι και οι χρήστες και στηρίζουν το κάθε σύστημα όπως οι αναλυτές, οι προγραμματιστές, οι υπεύθυνοι δικτύων κ.α Διαδικασίες. Αυτές είναι μια σειρά από οδηγίες οι οποίες: - Εξασφαλίζουν τον τρόπο μετασχηματισμού της πληροφορίας. - Υποστηρίζουν τις διαδικασίες των ανθρώπων. - Εξασφαλίζουν ποια πληροφορία θα έχει ένας συγκεκριμένος άνθρωπος σε μια προκαθορισμένη χρονική στιγμή. Λογισμικό, το οποίο διακρίνεται στις εξής κατηγορίες: - Το λογισμικό του συστήματος (system software), για παράδειγμα τα λειτουργικά συστήματα (unix, διάφορα είδη windows) και οι μεταγλωττιστές. - Το λογισμικό εφαρμογών (application software), το οποίο αφορά συγκεκριμένους κλάδους και εργασιακούς χώρους όπως είναι ο έλεγχος αποθεμάτων, η μισθοδοσία, η παρακολούθηση προμηθειών, η παρακολούθηση ασθενών. - Το λογισμικό παραγωγικότητας (productivity software), όπως είναι οι επεξεργαστές κειμένων (word), πινάκων (excel), εργαλεία παρουσίασης (powerpoint), και διαχείρισης βάσεων δεδομένων. 15

16 Υλικό, που στην ουσία είναι το σύνολο του εξοπλισμού των υπολογιστών του πληροφοριακού συστήματος, συμπεριλαμβανομένων των περιφερειακών συσκευών και του δικτυακού εξοπλισμού. Δεδομένα, που είναι μια παράσταση γεγονότων, εννοιών ή εντολών σε κατάλληλη μορφή για επικοινωνία ή επεξεργασία από τον άνθρωπο ή από αυτοματοποιημένα μηχανήματα (Η/Υ). Ένα πληροφοριακό σύστημα είναι καλά σχεδιασμένο όταν ικανοποιεί τια πληροφοριακές ανάγκες του χρήστη, είναι εύκολο να χρησιμοποιηθεί και να λειτουργήσει, είναι εύκολο να επισκευασθεί, τροποποιείται εύκολα και επεκτείνεται και την ίδια στιγμή έχει το μικρότερο δυνατό κόστος με την καλύτερη χρησιμοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού. 2.4 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ανάλογα με το κριτήριο κατηγοριοποίησής τους τα πληροφοριακά συστήματα διακρίνονται στις εξής κατηγορίες: ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΟΝ ΤΡΟΠΟ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥΣ: - Φυσικά: Είναι αυτά που δημιουργούνται φυσικά χωρίς τη συνειδητή συμμετοχή του ανθρώπινου παράγοντα. - Τεχνητά: δημιουργούνται από τον άνθρωπο για την εξυπηρέτηση κάποιων σκοπών. ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΟΝ ΒΑΘΜΟ ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗΣ ΜΕ ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΟΥΣ: - Ανοικτά: αλληλεπιδρούν με το περιβάλλον δεχόμενα μεγάλες εισροές και παράγοντας μεγάλες εκροές. - Κλειστά: δεν αλληλεπιδρούν σε μεγάλο βαθμό με το περιβάλλον τους. ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΡΥΘΜΟ ΕΞΕΛΙΞΗΣ ΤΟΥΣ ΣΕ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΤΟ ΧΡΟΝΟ: - Δυναμικά: Είναι αυτά που εξελίσσονται ταχύτατα. - Στατικά: εξελίσσονται πολύ αργά για την ανθρώπινη αντίληψη σε σχέση με το χρόνο δίνοντας την εντύπωση πως δεν μεταβάλλονται. Είναι πολύ σημαντικό να πούμε ότι οι απαιτήσεις για την ανάπτυξη ενός πληροφοριακού συστήματος παρουσιάζονται λόγω της αλλαγής τριών μεταβλητών: Της τεχνολογίας, των λειτουργικών αναγκών και των διοικητικών αναγκών. 16

17 Στο παρακάτω σχήμα βλέπουμε τις επιδράσεις για αλλαγές σε ένα πληροφοριακό σύστημα[3,4, Δ.Τ 1]. ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ Λ^ξμτ ο υ ρ yttcec πλ τιρ ο ω ο p ie r πα τ ρ ο tp ο p ie r διοικτη σ η ς χ\ειτο ΥΡ ΓΤΚΡΤ ΑΝΑΓΚΚΣ i_c'tl-i_(.1'17t1 ιζ Π Ί Î D T l ι_ '17Τ τί/ lh p o φ ο ρ γ A.KLO Σ ^ Έ Τ Η Μ Α Q tt U ttlt T l ιζπί Î D T l _γ17τί 2.5 ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Όλα τα συστήματα ανήκουν σε έναν από τους παρακάτω τύπους: ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΟΣΟΛΗΨΙΩΝ ( TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS - TPS) Ο τύπος αυτός περιλαμβάνει συστήματα τα οποία εξυπηρετούν το λειτουργικό οργανωτικό επίπεδο μιας επιχείρησης. Υποστηρίζουν τις βασικές καθημερινές τυποποιημένες και προαποφασισμένες λειτουργίες της επιχείρησης και συλλέγουν και καταγράφουν τα δεδομένα τα οποία προέρχονται από αυτές. Αυτός ο τύπος συστημάτων εξυπηρετεί: τις πωλήσεις, τις προμήθειες, τη μισθοδοσία προσωπικού, τις πληρωμές κ.λ.π ΓΝΩΣΤΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (KNOWLEDGE WORK SYSTEMS - KWS) Τα συστήματα αυτά απευθύνονται στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης και εξυπηρετούν την κατηγορία του εξειδικευμένου προσωπικού της π.χ γιατροί, δικηγόροι, μηχανικοί ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ (OFFICE AUTOMATION SYSTEMS - OAS) 17

18 Και αυτός ο τύπος απευθύνεται στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν τους χρήστες δεδομένων που διαθέτουν ιδιαίτερες επιστημονικές γνώσεις. Στην πράξη επικοινωνούν με πελάτες και προμηθευτές ή και με άλλες επιχειρήσεις και χρησιμεύουν σαν εργαλεία της ροής πληροφοριών ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ (ΜΑNAGEMENT INFORMATION SYSTEMS - MIS) Εξυπηρετούν το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο εφοδιάζοντάς τα διοικητικά στελέχη με κατηγοριοποιημένες πληροφορίες, υπό μορφή αναφορών, οι οποίες προέρχονται από προηγουμένως αναφερθέντα συστήματα ή από αρχεία περασμένων χρήσεων ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ (DECISION - SUPPORT SYSTEMS - DSS) Τέλος, και αυτός ο τύπος εξυπηρετεί το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Στόχος της ύπαρξης και λειτουργίας τους είναι η υποστήριξη της λήψης απόφασης από τα μεσαία διοικητικά στελέχη. Αναφέρονται σε ημι-δομημένες, μοναδικές ή ταχέως μεταβαλλόμενες αποφάσεις, π.χ η εκτίμηση του κόστους ενός έργου. Τροφοδοτούνται κυρίως από τις εξόδους των ΤPS και MIS. 2.6 ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Στο εξής θα προχωρήσουμε στην ανάλυση των μεθόδων ανάπτυξης συστημάτων. Είναι σημαντικό για να κατανοήσουμε τον τρόπο με τον οποίο αυτά αναπτύσσονται και λειτουργούν. Οι μέθοδοι ανάπτυξης λοιπόν, διακρίνονται σε δυο κατηγορίες, τις παραδοσιακές (traditional methods), και τις σύγχρονες μεθοδολογίες (contemporary methods). Οι σύγχρονες διακρίνονται σε δυο υποκατηγορίες, ανάλογα με την προσέγγιση που χρησιμοποιούν για την ανάλυση. Αυτές είναι ο κύκλος ζωής έργου (SLC), και η προσέγγιση πρωτοτύπου(prototyping approach). Όσον αφορά τις παραδοσιακές τεχνικές, χρησιμοποιούν την από κάτω προς τα πάνω προσέγγιση για την οποία θα κάνουμε λόγο παρακάτω, και έχουν σταματήσει να εφαρμόζονται πλέον. Πολλές φορές στην ανάπτυξη συστημάτων χρησιμοποιείται 18

19 ο συνδυασμός των δυο σύγχρονων μεθοδολογιών, του κύκλου ζωής και της προσέγγισης πρωτοτύπου. Στο παρακάτω σχήμα μπορούμε να παρατηρήσουμε πως διακρίνονται οι μέθοδοι ανάλυσης καθώς και τα βασικά βήματα του κύκλου ζωής έργου που χρησιμοποιείται ευρέως. Σύμφωνα με τον ^υοοροώοβ, μια μέθοδος ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων συνδέεται άμεσα με τα παρακάτω χαρακτηριστικά: 1) Μια φιλοσοφία και βαθιά σκέψη σχετικά με το πώς θα μοντελοποιηθεί το σύστημα. 2) Μια ομάδα τεχνικών, αναλυτών οι οποίοι θα μοντελοποιήσουν το σύστημα. 3) Μια ομάδα εργαλείων και στοιχείων που μαζί με τις τεχνικές θα χρησιμοποιηθούν για την τεκμηρίωση. 4) Διαδικασίες που θα εκτελεστούν για την χρησιμοποίηση των εργαλείων. 19

20 5) Διαδικασίες καταρτισμού σχεδίου και ελέγχου της πορείας ανάπτυξης των συστημάτων. 6) Κατανομή των ανθρώπων - προσωπικού σε διάφορες εργασίες[3] ΛΙΓΑ ΛΟΓΙΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΕΣ ΜΕΘΟΔΟΥΣ Οι παραδοσιακές μέθοδοι όπως προαναφέραμε δεν χρησιμοποιούνται πλέον. Αξίζει όμως να περιγράψουμε σε γενικές γραμμές τον τρόπο με τον οποίο εφαρμοζόταν. Ο τρόπος αυτός είναι ότι δεν προσπαθούν να δουν το σύστημα σαν μια ενιαία οντότητα αλλά να δώσουν λύσεις σε κάποια επιμέρους τμήματα του συστήματος. Δηλαδή αντιμετωπίζουν επιμέρους μεμονωμένα προβλήματα. Δυο κύρια χαρακτηριστικά των εν λόγω μεθόδων είναι η ισχυρή τάση τους στην από κάτω προς τα πάνω εφαρμογή του συστήματος και η επιμονή τους στη γραμμική, διαδοχική κίνηση από το ένα στάδιο εκτέλεσης στο άλλο. Με βάση την από κάτω προς τα πάνω προσέγγιση, οι αναλυτές πρώτα πραγματοποιούν όλους τους τμηματικούς ελέγχους, στη συνέχεια τους ελέγχους των υποσυστημάτων, και τέλος τον έλεγχο όλου του συστήματος. Αυτό είναι το σημαντικό μειονέκτημα των παραδοσιακών μεθόδων διότι τα πιο σημαντικά λάθη αργούν να εντοπιστούν, η διόρθωση είναι αρκετά δύσκολη στα τελευταία στάδια του συστήματος κ.λ.π στην ουσία τίποτα δεν έχει γίνει έως ότου γίνουν τα πάντα. Μια άλλη αδυναμία αυτών των μεθόδων είναι η άποψη πως τα στάδια απορρέουν διαδοχικά το ένα από το άλλο. Τα συστήματα έτσι είναι πολύ μεγάλα και περίπλοκα. Δεν υπάρχει σωστός προσδιορισμός των αναγκών του συστήματος, δύσκολα συντηρείται, ο σχεδιασμός είναι φτωχός. Στο σχήμα που ακολουθεί βλέπουμε την από κάτω προς τα πάνω προσέγγιση γνωστή και ως μοντέλο καταρράκτη. 20

21 2.6.2 ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΕΡΓΟΥ Η προσέγγιση του κύκλου ζωής είναι ένα εργαλείο διοίκησης με το οποίο σχεδιάζονται και ελέγχονται οι προσπάθειες ανάπτυξης των πληροφοριακών συστημάτων. Αντικειμενικός σκοπός του είναι να προσφέρει ένα καλοσχεδιασμένο και εύκολα συντηρήσιμο σύστημα το οποίο θα διαρκέσει όσο το δυνατόν περισσότερο. Στο πέρασμα των χρόνων, οι αναλυτές άρχισαν να τείνουν προς τη δομημένη σχεδίαση, την από πάνω προς τα κάτω εφαρμογή, τον δομημένο προγραμματισμό. Έτσι οδηγήθηκαν στον λεγόμενο ημιδομημένο κύκλο ζωής Ο ΗΜΙΔΟΜΗΜΕΝΟΣ ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ Με βάση αυτή την προσέγγιση, όπου χρησιμοποιείται η από πάνω προς τα κάτω εφαρμογή, τα τμήματα που βρίσκονται σε υψηλή βαθμίδα, ελέγχονται και κωδικοποιούνται πρώτα, και ακολουθούν αυτά της χαμηλότερης βαθμίδας. Ακόμη ο παραδοσιακός τρόπος σχεδίασης έχει αντικατασταθεί από τη δομημένη σχεδίαση. 21

22 Αρχικά γίνεται η έρευνα, όπου εξετάζεται το σύστημα και αντλούνται όλες οι απαραίτητες άμεσες και έμμεσες ανάγκες και απαιτήσεις των χρηστών. Αφού αυτά ταξινομηθούν και τεκμηριωθούν, οδηγούνται στο δεύτερο στάδιο, όπου αφού γίνει για δεύτερη φορά η συλλογή των απαιτήσεων των χρηστών, όλα τα δεδομένα αναλύονται και κατασκευάζεται η περιγραφή των προδιαγραφών του συστήματος Ο ΔΟΜΗΜΕΝΟΣ ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ Ένας διαφορετικός τύπος κύκλου ζωής, που αποτελείται από εννέα διαφορετικά τμήματα δραστηριοτήτων και τρία τμήματα τερματισμού είναι ο δομημένος κύκλος ζωής. Οι διαδικασίες που ακολουθούνται για να επιτευχθεί η ανάλυση με αυτό τον τρόπο είναι συνοπτικά: Η ΕΡΕΥΝΑ. Σε αυτό το στάδιο αναγνωρίζονται οι χρήστες, προσδιορίζονται ελλείψεις και ατέλειες του περιβάλλοντος τους, καθιερώνονται σκοποί και στόχοι για το νέο σύστημα. Ακόμη εξακριβώνεται που είναι δυνατόν να αυτοματοποιηθεί το σύστημα, προτείνονται εναλλακτικά έργα. Τέλος, προετοιμάζεται ένα καταστατικό έργου. Η ΑΝΑΛΥΣΗ. Κατά τη δεύτερη αυτή φάση, μετατρέπονται τα στοιχεία που εισάγονται σ αυτή, δηλαδή το καταστατικό έργου, η πολιτική των χρηστών, σε μια δομημένη περιγραφή των προδιαγραφών του συστήματος. Για να μοντελοποιηθεί το περιβάλλον των χρηστών, χρησιμοποιούνται διαγράμματα ροής δεδομένων, διαγράμματα οντοτήτων - συσχετίσεων, τα οποία θα αναλύσουμε παρακάτω, κ.λ.π Η ΣΧΕΔΙΑΣΗ. Η δραστηριότητα αυτή αφορά την κατανομή των τμημάτων της περιγραφής του συστήματος (των προδιαγραφών) στους κατάλληλους επεξεργαστές και στις κατάλληλες εργασίες μέσα σε κάθε έναν. Ακόμη μέσα σε κάθε εργασία αφορά την ανάπτυξη της κατάλληλης ιεραρχίας των τμημάτων του προγράμματος και των ενδιάμεσων τμημάτων. Τέλος, μπορούμε να πούμε πως η σχεδίαση αφορά τη μετατροπή των στοιχείων των μοντέλων οντοτήτων - συσχετίσεων σε σχεδίαση βάσεων δεδομένων. Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ. Αυτή η δραστηριότητα περιλαμβάνει το δομημένο προγραμματισμό και την εφαρμογή της από πάνω προς τα κάτω προσέγγισης. Ο ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΠΟΔΟΧΗΣ. 22

23 Αυτός ο έλεγχος μπορεί να γίνει αφού τελειώσει η ανάπτυξη του βασικού μοντέλου ή ακόμη και ταυτόχρονα με τη σχεδίαση και εφαρμογή. Η ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ. Η βεβαίωση ποιότητας εισάγει τα στοιχεία που απορρέουν από τον έλεγχο αποδοχής καθώς και το ολοκληρωμένο σύστημα που κατασκευάσθηκε από τη δραστηριότητα της σχεδίασης. Η ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ. Αφορά το εγχειρίδιο που απευθύνεται στο χρήστη. Η ΜΕΤΑΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ. Αυτή η δραστηριότητα απαιτεί να έχει ως εισερχόμενα στοιχεία την ήδη υπάρχουσα βάση δεδομένων του χρήστη. Η ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ. Πρόκειται για την τελική δραστηριότητα όπου, τα εισερχόμενα στοιχεία είναι το εγχειρίδιο του χρήστη, η τροποποιημένη βάση δεδομένων, και το αποδεκτό τελικό σύστημα. Υπάρχουν τρεις τερματιστές, τα τμήματα τερματισμού αποτελούνται από τους χρήστες, τους managers, και το υπεύθυνο προσωπικό για την σωστή λειτουργία του συστήματος. Όλοι αυτοί είναι οι τελικοί αποδέκτες του συστήματος ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ Η μέθοδος αυτή είναι συχνά συμπληρωματική του κύκλου ζωής. Μπορούμε να πούμε ότι είναι η μοντελοποίηση του συστήματος. Αντικειμενικός σκοπός της μεθόδου είναι να αναπτύξει αρχικά και όσο το δυνατόν συντομότερα ένα μοντέλο των σχεδιασμένων τμημάτων ενός πληροφοριακού συστήματος, πρόχειρο μεν αλλά ικανό να λειτουργήσει. Η ανάπτυξη της εφαρμογής με τη μέθοδο πρωτοτύπου ακολουθεί τέσσερα βασικά βήματα: 1ο βήμα: Καθορίζονται οι βασικές ανάγκες και πληροφοριακές απαιτήσεις του χρήστη από άποψη τυπικών και λειτουργικών αναγκών. 2ο βήμα: Αναπτύσσεται ένα ικανό να λειτουργήσει πρωτότυπο, το οποίο θα εκτελεί τις σημαντικότερες λειτουργίες χρησιμοποιώντας μια μικρή αλλά αντιπροσωπευτική βάση δεδομένων. Σε αυτή τη φάση δίνεται έμφαση στην ταχύτητα ανάπτυξης παρά στην αποδοτικότητα. 3ο βήμα: Χρησιμοποιείται το πρωτότυπο σύστημα για να εξακριβωθεί ποιες είναι οι απαιτήσεις των χρηστών. 23

24 4ο βήμα: Επανεξετάζεται το πρωτότυπο σύστημα. Στο σχήμα που ακολουθεί μπορούμε να δούμε το διάγραμμα προσέγγισης πρωτοτύπου. 24

25 Η μέθοδος της προσέγγισης πρωτοτύπου ενδείκνυται να χρησιμοποιηθεί όταν το πρόβλημα είναι μεγάλο. Περίπλοκο, και όταν το σύστημα βρίσκεται σε περιβάλλον που αλλάζει διαρκώς και απότομα[4]. Ο απλούστερος τύπος πρωτοτύπου είναι αυτός της προσημείωσης. Με αυτό τον τύπο χρησιμοποιείται μια ιδέα αρχικά. Πλεονέκτημά του είναι ότι μπορεί να αναπτυχθεί πολύ γρήγορα. Άλλος ένας τύπος είναι αυτός της απόδειξης της γενικής ιδέας. Επικεντρώνεται στις πρακτικές πλευρές του προβλήματος και χρησιμοποιείται όταν υπάρχει μεγάλος κίνδυνος να μη δουλέψει το προτεινόμενο σχέδιο. Ένας τρίτος τύπος είναι της μερικής λειτουργίας. Βασικός του στόχος είναι ότι τα προγράμματα είναι μέρος του λειτουργικού συστήματος. Τέλος, είναι ο τύπος του πρωτότυπου πιλότου. Τα πρωτότυπα αυτού του τύπου περικλείουν όλες τις χαρακτηριστικές λειτουργίες των τμημάτων στα οποία αναφέρονται. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ελέγχει και να διαπιστώνει αν είναι κατάλληλο ή όχι ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ Βασικά οφέλη που προκύπτουν από την εφαρμογή αυτής της προσέγγισης είναι: - Δυνατότητα να δοκιμαστούν νέες ιδέες, κάτι που δεν κοστίζει πολύ. - Κυρίως όταν οι μεταβολές του περιβάλλοντος είναι συχνές και οι ανάγκες αλλάζουν, το κόστος ανάπτυξης είναι μικρό. - Αρκετά γρήγορα προσφέρεται στο χρήστη ένα λειτουργήσιμο σύστημα. - Διαχωρίζεται το προσωπικό ανάλογα με τις εργασίες. - Μειώνεται ο χρόνος ανάπτυξης εφαρμογής για να επιτευχθεί η λειτουργικότητα του συστήματος. - Αποτελεσματική χρησιμοποίηση σπάνιων πόρων ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ - Ίσως με το πρωτότυπο να μην εμφανίζονται κάποια θέματα. - Δημιουργούνται κάποιες φορές ψεύτικες εντυπώσεις για το τι έχει γίνει έως τώρα. - η γρήγορη ανάπτυξη πρωτοτύπου οδηγεί στην ιδέα ότι το σύστημα θα αναπτυχθεί γρηγορότερα. Έτσι οι χρήστες οδηγούνται σε άγνοια της 25

26 καθυστέρησης που παρουσιάζεται λόγω του ότι το τελικό αποτέλεσμα θα περιλαμβάνει λάθη λειτουργίας που το αρχικό σύστημα δε διαθέτει. Αυτά αυξάνουν σε μεγάλο βαθμό το χρόνο που απαιτείται για την ανάπτυξη του συστήματος. 2.7 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΜΕΛΕΤΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑΣ Το αίτημα για την ανάπτυξη συστημάτων είναι δυνατό να προέρχεται από τη διοίκηση, είτε από τους χρήστες είτε από το εξωτερικό περιβάλλον (πελάτες, ανταγωνιστές). Το πρώτο βήμα για την αξιολόγηση είναι ο προσδιορισμός της εφικτότητας του εγχειρήματος, από άποψη τεχνική, οικονομική, λειτουργική, νομική. Εάν το προτεινόμενο σύστημα δεν ικανοποιεί έναν από τους παραπάνω παράγοντες τότε το σύστημα δεν είναι εφικτό ΜΕΛΕΤΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑΣ - ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ Η μελέτη της εφικτότητας παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στην ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων. Αυτή απαντά στο ερώτημα αν αξίζει να υλοποιηθεί ένα έργο, κατά τη διάρκεια της προκαταρτικής φάσης του συστήματος, δηλαδή πριν αναπτυχθεί. Επίσης, όταν έχει ληφθεί η απόφαση για την υλοποίηση του συστήματος, απαντά στο ερώτημα ποιες θα είναι οι επιπτώσεις από την υλοποίησή του. Ασχολείται με: - Τον όγκο της εργασίας που απαιτείται να γίνει. - Το κόστος ανάπτυξης της λειτουργίας. - Το σκοπό που έχει το υλοποιούμενο σύστημα και την αποτίμηση του κόστους του και της ωφέλειάς του. - Το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης. - Την αρχική περιγραφή του απαιτούμενου προγραμματισμού. - Την αρχική περιγραφή της οργανωτικής δομής που απαιτείται. 26

27 2.7.2 ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ Ένα σύστημα είναι τεχνικά εφικτό, όταν η επιχείρηση έχει ή μπορεί να εξασφαλίσει τα μηχανήματα και το προσωπικό για την ανάπτυξη ή την αγορά, εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος. Όταν προσδιορίζουμε την τεχνική εφικτότητα, πρέπει να λάβουμε υπόψη πολλούς παράγοντες ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ Εξετάζει τον καθορισμό των επιχειρησιακών λειτουργιών, ποια τμήματα εμπλέκονται, ποιες λειτουργίες πρέπει να γίνουν κ.α. Ακόμη, έχει να κάνει με τον καθορισμό του εύρους του συστήματος ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ Ασχολείται με το κόστος, τα κέρδη, τα οφέλη του συστήματος, την εκτίμηση της παρούσας αξίας και του καθαρού κέρδους ΕΦΙΚΤΟΤΗΤΑ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Εξετάζει την μεταβολή της ποιότητας της εργασιακής ζωής των χρηστών, τις αντιδράσεις του προσωπικού από το πληροφοριακό σύστημα και ότι έχει να κάνει με το προσωπικό ως προς το πώς αντιμετωπίζει το σύστημα. 27

28 2.8 ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Συνεχίζοντας την περιγραφή των πληροφοριακών συστημάτων και για να αποκτήσουμε μια πιο ολοκληρωμένη και λεπτομερή εικόνα για αυτά, θα περιγράψουμε τη διαδικασία της ανάλυσής τους. Το στάδιο της ανάλυσης, αρχικά ασχολείται με την κατανόηση του συστήματος, τα προβλήματά του και τις απαιτήσεις του[3]. Ο αναλυτής φροντίζει να αποκτήσει μια γενική εικόνα της δομής και της λειτουργίας του οργανισμού. Έτσι ακολουθεί πέντε βήματα: 1) Προσδιορίζει τη δομή, την οργάνωση και το σκοπό του οργανισμού. 2) Προσδιορίζει τις προβληματικές περιοχές του. 3) Προσδιορίζει το εξωτερικό περιβάλλον και εξακριβώνει τα όρια των προβλημάτων. 4) Συγκεντρώνει και καταγράφει αναλυτικά χαρακτηριστικά του προβλήματος. 5) Εξακριβώνει την εγκυρότητα των δεδομένων, των πληροφοριών που συλλέχθηκαν. Για την εκτέλεση αυτών των βημάτων απαιτείται η απόκτηση απαραίτητων πληροφοριών. Αυτές λοιπόν, συλλέγονται με τη βοήθεια κάποιων τεχνικών, πολύ σημαντικών για τη διαδικασία της ανάλυσης, τις οποίες θα αναφέρουμε ονομαστικά:. - Μελέτη των εγγράφων τεκμηρίωσης. - Μέθοδος της συνέντευξης. - Μέθοδος του ερωτηματολογίου. - Προσωπική παρατήρηση. - Καταμέτρηση και εκτίμηση δεδομένων. 28

29 2.9 ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Το βασικότερο εργαλείο που χρησιμοποιούμε για να αναπαραστήσουμε ένα πληροφοριακό σύστημα είναι τα διαγράμματα ροής δεδομένων. Ακολουθεί η αναλυτική περιγραφή τους, ο τρόπος με τον οποίο αναλύονται τα συστήματα με τη βοήθειά τους ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Το διάγραμμα ροής δεδομένων είναι το πιο σημαντικό εργαλείο της ανάλυσης και σχεδίασης συστημάτων. Ο De Marco (1978) και οι Gane και Sarson (1979), με τις εργασίες τους πάνω στην μεθοδολογία της δομημένης ανάλυσης, συνέλαβαν στην ευρύτατη χρησιμοποίηση των διαγραμμάτων ροής δεδομένων ως εργαλείο μοντελοποίησης. Σύμφωνα με αυτούς, με αυτά γίνεται η αποτύπωση της δομής ενός συστήματος[3]. Έχουν δοθεί αρκετοί ορισμοί των διαγραμμάτων ροής δεδομένων. Ο De Marco, δίνει τον εξής ορισμό: ένα διάγραμμα ροής δεδομένων είναι μια σύνθετη διαγραμματική αναπαράσταση του δικτύου ενός συστήματος. Το σύστημα αυτό μπορεί να είναι αυτόματο, χειροκίνητο ή μικτό. Το διάγραμμα ροής δεδομένων απεικονίζει το σύστημα υπό μορφή κομματιών, τα οποία είναι μέρη του συστήματος, και με καθορισμένους όλους τους συνδετικούς κρίκους, τα μεσοδιαστήματα, που υπάρχουν ανάμεσα στα επιμέρους κομμάτια που αποτελούν το σύστημα[3]. Ένας εξίσου καλός ορισμός είναι ο ακόλουθος: τα διαγράμματα ροής χρησιμοποιούνται για την απεικόνιση μιας συγκεκριμένης παραγωγικής διαδικασίας χρησιμοποιώντας κάποια σύμβολα που απεικονίζουν διαφόρων μορφών λειτουργίες. Η κατάρτιση των διαγραμμάτων είναι χρονοβόρα, αλλά αποτελούν πολύ χρήσιμα εργαλεία για την παραστατική απεικόνιση κάθε είδους λειτουργίας και φυσικά βοηθούν στον εντοπισμό των προβληματικών σημείων[13]. Το διάγραμμα ροής δεδομένων είναι μια τεχνική αναπαράστασης των συσχετίσεων μεταξύ διαδικασιών αναφορικά με τα δεδομένα που ρέουν μεταξύ τους. Τα διαγράμματα βασίζονται στην αρχή ότι τα βασικά συστατικά ενός συστήματος είναι: Μια σειρά από διαδικασίες που η κάθε μια δέχεται σαν είσοδο μια ροή δεδομένων εισόδου και τη μετασχηματίζει σε ροή εξόδου. 29

30 Μια σειρά από ροές δεδομένων, που η καθεμιά ξεκινά από μια διαδικασία και καταλήγει σε μια άλλη. Ένας αριθμός από αποθήκες δεδομένων, γνωστές ως αρχεία, στα οποία έχουν πρόσβαση οι διαδικασίες για διάβασμα ή τροποποιήσεις. Ένας αριθμός από οντότητες που βρίσκονται έξω από το σύστημα (πηγές) ή συσσωρεύουν δεδομένα(συσσωρευτές). Μέσα από τον συνδυασμό αυτών των τεσσάρων βασικών δομών, είναι δυνατόν να κατασκευάσουμε μια δικτυωτή αναπαράσταση ενός συστήματος. Ακολουθούν η ειδική ορολογία και τα σύμβολα των διαγραμμάτων ροής δεδομένων. > Διαδικασίες. Οι διαδικασίες σε ένα διάγραμμα παρίστανται με κύκλους και κάθε μία αντιπροσωπεύει μία λεπτομερή ενέργεια που εκτελείται μέσα στο όλο σύστημα και η οποία συνεισφέρει στους στόχους του συστήματος. Μια διαδικασία μετασχηματίζει μια ή περισσότερες ροές δεδομένων εισόδου που προέρχονται από άλλες διαδικασίες, αρχεία ή πηγές, σε μια ή περισσότερες ροές δεδομένων εξόδου και κατευθύνονται σε άλλες διαδικασίες. Κάθε διαδικασία χαρακτηρίζεται από ένα όνομα και έναν μοναδικό αριθμό αναφοράς. > Ροές δεδομένων. Ροή δεδομένων είναι μια οδός μέσα από την οποία ρέουν πακέτα πληροφοριών γνωστής σύνθεσης. Αποτελεί δηλαδή τη διεπαφή μεταξύ των άλλων συστατικών του διαγράμματος. Η ροή δεδομένων αναπαρίσταται σαν ένα κατευθυνόμενο βέλος. > Αρχεία. Αυτά μπορούν να θεωρηθούν ως αποθήκες δεδομένων, περιλαμβάνοντας κάρτες, δίσκους, βάσεις δεδομένων. Τα αρχεία παρίστανται με ανοικτό ορθογώνιο που περιέχει το όνομα του αρχείου. > Εξωτερικές οντότητες. Πηγές και συσσωρευτές. Πρόκειται για οντότητες που υπάρχουν έξω από τη σφαίρα του συστήματος όμως στέλνουν ή δέχονται δεδομένα από το σύστημα. Παρίστανται με τετράγωνα και ένα όνομα. Παρακάτω βλέπουμε το συμβολισμό: 30

31 2.9.2 ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Όσον αφορά την κατασκευή, είναι λίγο δύσκολη όταν πρόκειται για μεγάλα συστήματα. Έτσι, πρέπει να ακολουθήσουμε κάποια βήματα. 1) Να εντοπίσουμε τα στατικά χαρακτηριστικά μέσα στο σύστημα, δηλαδή τα αντικείμενα που περιέχουν δεδομένα. 2) Να εντοπίσουμε τις κύριες διαδικασίες που μπορούν να παράγουν δεδομένα, καθώς και τις ροές ανάμεσά τους. 3) Να επεκτείνουμε το διάγραμμα και να προσθέσουμε λεπτομέρειες. 4) Να αναθεωρήσουμε το διάγραμμα. Παρακάτω εξετάζουμε λεπτομερέστερα τα καθοδηγητικά αυτά βήματα στην περίπτωση ενός διαγράμματος που αφορά το κλείσιμο ραντεβού σε ένα νοσοκομείο ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΣΤΑΤΙΚΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΩΝ Ο αναλυτής για τον εντοπισμό των γεγονότων, αρχικά θα αντιλαμβάνεται τα συστατικά του συστήματος, όπως τις ροές, τα πρωτεύοντα αρχεία, τις εξωτερικές οντότητες που επηρεάζουν τη συμπεριφορά του συστήματος όπως πηγές και συσσωρευτές. Επομένως εντοπίζουμε τις κύριες ροές μέσα στο σύστημα. Στην περίπτωση του δημαρχείου που ακολουθεί, το περίγραμμα του διαγράμματος ροής δεδομένων δείχνει τη συνολική διαδικασία των αιτήσεων για παραλαβή ενός πιστοποιητικού. Θα είναι περίπου όπως το παρακάτω σχήμα. 31

32 Το σχήμα δείχνει πως υπάρχουν δυο εξωτερικές οντότητες, οι δημότες (που θέλουν να εξυπηρετηθούν) και το Δημαρχείο, καθώς και δύο αρχεία με δεδομένα: το αρχείο πιστοποιητικών που περιέχει λεπτομέρειες για τα διάφορα πιστοποιητικά που μπορεί να λαμβάνει ένας δημότης για να εξυπηρετηθεί εφόσον του έχουν ζητηθεί από οποιαδήποτε άλλη υπηρεσία και το αρχείο διαθεσιμότητα δημοτών που περιέχει λεπτομέρειες για τους δημότες που είναι εγγεγραμμένοι στον συγκεκριμένο Δήμο, δηλαδή μπορούν να παραλάβουν το πιστοποιητικό τους από εδώ. Οι λεπτομέρειες που μπορεί να περιέχει είναι το ονοματεπώνυμό του, ο τόπος γέννησης, ο τόπος κατοικίας κ.α ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΚΥΡΙΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ Στην ουσία στο στάδιο αυτό σχεδιάζουμε τις κύριες σωληνώσεις ή κανάλια, μέσα από τα οποία περνούν τα δεδομένα, συμπληρώνοντας και τις κύριες διαδικασίες που ακολουθούν τη ροή. Ένα καλό σημείο εκκίνησης για τον εντοπισμό των ροών δεδομένων είναι να θεωρήσουμε τις κύριες ροές από και προς τους συσσωρευτές και τις πηγές. Μόλις εντοπιστεί, μπορεί να σχεδιαστεί και να ονομαστεί, παραλείποντας σε αυτό το στάδιο τα ονόματα των διαδικασιών που λαμβάνουν ή παράγουν τη ροή. Στο παρακάτω σχήμα παρατηρούμε το επόμενο στάδιο της κατασκευής ενός διαγράμματος ροής δεδομένων για το παράδειγμα του συστήματος παραλαβής ενός 32

33 πιστοποιητικού από το Δημαρχείο και παριστάνονται οι βασικές ροές δεδομένων ανάμεσα στα αρχεία και τις εξωτερικές οντότητες καθώς και το περίγραμμα των κύριων διαδικασιών. Δ Η Μ Ο Τ Ε Σ ιτηση Α Ρ Χ Ε ΙΟ Π ΙΣ Τ Ο Π Ο ΙΗ Τ ΙΚ Ω Ν Α Ρ Χ Ε ΙΟ Δ Η Μ Ο Τ Ω Ν Δ Η Μ Α Ρ Χ Ε ΙΟ λεπτομέρειες δημότη ροές δεδομένων που αναπαριστούν σύστημα για παραλαβή ενός πιστοποιητικού ΕΠΕΚΤΑΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΩΝ Αφού έχει ολοκληρωθεί ο βασικός σκελετός του διαγράμματος είναι δυνατόν να αναθεωρήσουμε κάθε στοιχείο του και μέσα από επανεξέταση του υπάρχοντος υλικού να επεκτείνουμε και να επαυξήσουμε το διάγραμμα. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να ακολουθήσουμε τα μονοπάτια που ξεκινούν από κάθε πηγή χαρακτηρίζοντας κάθε διαδικασία που συναντάμε με ένα όνομα μέχρι να φτάσουμε σε κάποιο συσσωρευτή. Στο σχήμα που ακολουθεί, βλέπουμε το συμπληρωμένο διάγραμμα ροής δεδομένων για το παράδειγμα παραλαβής ενός πιστοποιητικού από το Δημαρχείο, τα ονόματα των διαδικασιών εκφράζουν ρητά το γεγονός ότι επιβεβαιώνονται τα στοιχεία του συγκεκριμένου δημότη και προχωράει η ολοκληρώνεται η διαδικασία παροχής του πιστοποιητικού. 33

34 ΔΗΜΟΤΕΣ Α Ρ Χ Ε Ο ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ λεπτομέρειες πιστοποιητικού Α Ρ Χ Ε Ο ΔΗΜΟΤΩΝ επιβεβαίωση λεπτομερειών δημοτών λεπτομέρειες δημότη ΔΗΜΑΡΧΕ Ο ενημέρωση δημότη για παραλαβή του πιστοποιητικού συμπληρωμένα διάγραμμα ροήσ δεδομένων για το σύστημα παραλαβήσ πιστοποιητικού από το Δημαρχείο Παράλληλα με την ονομασία των διαδικασιών ο αναλυτής θα πρέπει να αναζητά ευκαιρίες για επέκταση του διαγράμματος. Κλειδιά που φανερώνουν ανάγκη επέκτασης αποτελούν οι δυσκολίες που ίσως συναντήσει. Στο τελευταίο αυτό σχήμα βλέπουμε ένα ακόμη πιο επεκταμένο διάγραμμα ροής δεδομένων για το σύστημα που αναλύσαμε. Παρατηρούμε συγκεκριμένα την πρόσθετη διαδικασία επικύρωσης της αίτησης και την επέκταση των διαδικασιών επιλογή ιατρού και επιβεβαίωση. 34

35 ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Είναι απαραίτητο αφού κατασκευαστεί το διάγραμμα να αναθεωρηθεί διότι γίνεται κάτι σαν επανάληψη και τεκμηριώνονται με ακρίβεια τα στοιχεία του συστήματος. Έτσι συμπληρώνονται και στοιχεία που ίσως έχουν παραλειφθεί κ.λ.π 35

36 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Στο σημείο αυτό ολοκληρώνουμε τη σύντομη και περιεκτική αναφορά μας στα πληροφοριακά συστήματα. Πρώτα από όλα έγινε η περιγραφή του τι είναι ένα πληροφοριακό σύστημα και τους βασικούς του στόχους. Ακόμη διακρίναμε τους τύπους τους ανάλογα με το κριτήριο κατηγοριοποίησής τους. Αξιοσημείωτο είναι το γεγονός ότι οι αναλυτές και οι σχεδιαστές των συστημάτων είναι αυτοί που πρέπει να κατανοούν τις διάφορες πλευρές της τεχνολογίας, του συστήματος και των ανθρώπων που εμπλέκονται σε αυτά. Δόθηκε έμφαση στους τρόπους - τεχνικές ανάπτυξης των συστημάτων. Η τεχνολογία της πληροφορικής (information technology) είναι ο βασικότερος παράγοντας για τη συνεχή βελτίωση και ανάπτυξη συστημάτων. Ιδιαίτερα τονίσαμε την ανάλυση των συστημάτων και ειδικά τα διαγράμματα ροής δεδομένων που είναι το βασικότερο εργαλείο μοντελοποίησής τους κατά πολλούς. Οι παραπάνω περιγραφές κρίνονται απαραίτητες ώστε να έχουμε μια γενική εικόνα για τα πληροφοριακά συστήματα εφόσον στη συνέχεια θα αναφερθούμε αποκλειστικά στα πληροφοριακά συστήματα που υπάρχουν στο χώρο ενός Δημαρχείου. 36

37 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΣΧΕΣΙΑΚΕΣ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Όπως θα παρατηρήσουμε και παρακάτω, περιγράφοντας τα πληροφοριακά συστήματα στο χώρο του Δημαρχείου, οι βάσεις δεδομένων αποτελούν ένα ισχυρότατο εργαλείο στα χέρια των Δημοτικών υπαλλήλων οι οποίοι θέλουν να εξυπηρετήσουν τον πολίτη και να ικανοποιήσουν κάθε αίτημά του. Μέσω των βάσεων δεδομένων, οι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση στα στοιχεία των πολιτών - δημοτών, όπως για παράδειγμα τα προσωπικά στοιχεία ενός δημότη και η οικογενειακή του κατάσταση.. Ουσιαστικά πρόκειται για μια βάση δεδομένων, όπου καταχωρούνται δεδομένα που αφορούν τον κάθε δημότη. Επιπλέον, τα Δημοτικά τέλη των δημοτών. Εδώ υπάρχει μια βάση, η οποία διαχειρίζεται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για να πληρωθεί κάποιο οφειλόμενο ποσό στο Δήμο π.χ. η ύδρευση. Αυτά είναι δυο ενδεικτικά παραδείγματα. Για το λόγο αυτό, είναι σημαντικό να περιγράψουμε με λίγα λόγια και περιεκτικά τις βάσεις δεδομένων και πως εφαρμόζονται στο χώρο των πληροφοριακών συστημάτων του Δήμου. 3.1 ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΜΙΑ ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Με τον όρο βάση δεδομένων (database), εννοούμε μια οργανωμένη συλλογή δεδομένων οι οποίες εξυπηρετούν κάποιον συγκεκριμένο σκοπό, παρέχοντας έναν τρόπο για γρήγορη και εύκολη αναζήτηση πληροφοριών από τα δεδομένα, με βάση ένα επιλεγμένο σημείο αναφοράς. Συνεπώς μπορούμε να ανακτήσουμε σημαντικές πληροφορίες από τη βάση. Για παράδειγμα, μια συνηθισμένη βάση δεδομένων είναι μια λίστα από ονοματεπώνυμα Δημοτών που έχει στα χέρια του ένας δημοτικός υπάλληλος, η οποία περιλαμβάνει τους Δημότες που πρόκειται να απαιτήσουν ένα πιστοποιητικό από το Δημαρχείο. Όσον αφορά τώρα τα δεδομένα που περιέχει η βάση, είναι αντικείμενα που επιδέχονται ψηφιοποίησης, άρα και καταγραφής, και έχουν αυτονόητη εξήγηση. Συνηθίζεται να αναφερόμαστε στα δεδομένα μιας βάσης με τον όρο μόνιμα δεδομένα αν και δεν μπορούν να παραμείνουν για πολύ μόνιμα. Μόνιμα λοιπόν, είναι τα δεδομένα που έχουν ποιοτική διαφορά από τα άλλα, τα οποία είναι πιο εφήμερα όπως τα δεδομένα εισόδου (input data) και εξόδου(ο^ρώ data). 37

38 Εδώ αξίζει να αναφέρουμε πως τα δεδομένα εισόδου είναι αυτά που εισέρχονται για πρώτη φορά στο σύστημα και μπορούν να προκαλέσουν κάποια αλλαγή στα μόνιμα δεδομένα. Τα δεδομένα εξόδου είναι τα αποτελέσματα και τα μηνύματα που εξέρχονται από το σύστημα. Όσον αφορά του στόχους των βάσεων δεδομένων, είναι: Η ενοποιημένη αντιμετώπιση της επεξεργασίας των δεδομένων. Ο κεντρικός έλεγχος των δεδομένων. Τα δεδομένα να είναι κοινόχρηστα. Τα δεδομένα να διατηρούν την ακεραιότητα. Ο περιορισμός πλεονασμού και ασυνεπειών. Η βελτιστοποίηση των μεθόδων φυσικής προσπέλασης. Η γλώσσα χειρισμού δεδομένων για διατύπωση ερωτήσεων προς το λογικό σχήμα. Τέλος, διακρίνουμε δυο κατηγορίες των βάσεων δεδομένων, ανάλογα με τη θέση αποθήκευσης των δεδομένων: Τις συμβατικές βάσεις δεδομένων, οι οποίες περιέχουν δεδομένα αποθηκευμένα στα μέσα αποθήκευσης ενός μόνο υπολογιστή. Τις κατανεμημένες βάσεις, οι οποίες περιέχουν δεδομένα κατανεμημένα σε περισσότερους από έναν υπολογιστή. Οι υπολογιστές είναι συνδεδεμένοι σε δίκτυο ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (DBMS) Πρόκειται για μια διαδικασία με την οποία δίνονται στον υπολογιστή ακριβείς οδηγίες. Είναι μια συλλογή προγραμμάτων για τη δημιουργία και την διαχείριση των βάσεων δεδομένων (συνήθως ένα ολοκληρωμένο πακέτο λογισμικού). Οπωσδήποτε ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (Database Management System) αποτελείται από δεδομένα (data), υλικό (hardware), λογισμικό (software), χρήστες (users). Ακόμη πρέπει να αναπαριστά τις οντότητες και τις μεταξύ τους σχέσεις που θα αναφέρουμε πιο κάτω. Κατά κύριο λόγο η διαχείριση των βάσεων δεδομένων περιλαμβάνει τις παρακάτω εργασίες: 1) Την προσθήκη (ADD), νέων δεδομένων στη βάση. 2) Την ταξινόμηση (SORT) της βάσης κατά κάποια σειρά που σημαίνει κάτι. 3) Την αναζήτηση (SEARCH) στη βάση για τύπους πληροφοριών. 38