Τεχνική Έκθεση Προμήθειας «Προμήθεια συστήματος σειράς προτεραιότητας»

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΒΕΡΟΙΑΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Τεχνική Έκθεση Προμήθειας «Προμήθεια συστήματος σειράς προτεραιότητας» Cpv: , , Βέροια 31Μαΐου 2017 Αντικείμενο Αντικείμενο της παρούσας μελέτης αφορά την προμήθεια συστήματος καθορισμού σειράς προτεραιότητας για τις ανάγκες των Διευθύνσεων ΚΕΠ και Πρόνοιαςτου Δήμου Βέροιας. Πιο αναλυτικά, το προς προμήθεια σύστημα είναι απαραίτητο για να εξασφαλίζεται η εύρυθμη λειτουργία των υπηρεσιών του Δήμου Βέροιας όπου υπάρχει αθρόα προσέλευση πολιτών, για τη βελτίωση των συνθηκών εργασίας των υπαλλήλων και, κυρίως, για την ομαλή εξυπηρέτηση των πολιτών. 1. Τεχνικά Χαρακτηριστικά συστήματος προτεραιότητας ΚΕΠ Τα κύρια σημεία της διαδικασίας που διεκπεραιώνεται από το σύστημα περιγράφονται ως εξής : Ο συναλλασσόμενος προσέρχεται στα τμήματα των υπηρεσιών του Δήμου για να εξυπηρετηθεί και λαμβάνει αριθμό προτεραιότητας από την κεντρική μηχανή εκτύπωσης εισιτηρίων, η οποία θα είναι τοποθετημένη σε κατάλληλη θέση, επιλεγμένη από την εμπλεκόμενη Διεύθυνση. Στη συνέχεια, περιμένει στο χώρο αναμονής μέχρι να κληθεί ο αριθμός συναλλαγής του από τους υπάλληλους της υπηρεσίας. Ο κάθε υπάλληλος θα εξυπηρετεί τον συναλλασσόμενο και αφού ολοκληρώσει την εργασία του, θα ενημερώνει μέσω του συστήματος καθορισμού προτεραιότητας ότι μπορεί να εξυπηρετήσει τον επόμενο. Το προς προμήθεια σύστημα θα είναι αρίστης ποιότητας και θα τηρεί όλους τους κανόνες διάθεσης και εμπορίας του Υπουργείου Ανάπτυξης. Οι ελάχιστες τεχνικές προδιαγραφές για το προς προμήθεια σύστημα περιγράφονται στη συνέχεια. Το σύστημα θα αποτελείται από: Κεντρική Μονάδα Επεξεργασίας, Εκτυπωτική Μονάδα, Τερματικά θέσης εργασίας, Κεντρικό Φωτεινό Πίνακα, Ηχητική ειδοποίηση, Λογισμικό. Σελίδα 1 από 7

2 Ι. Κεντρική μονάδα επεξεργασίας Μέσω της Κεντρικής Μονάδας του συστήματος θα γίνεται ο έλεγχος διαχείρισης τωνπεριφερειακών μονάδων και υποσυστημάτων.η Κεντρική Μονάδα πρέπει να έχει την δυνατότητα να διαχειρίζεται: Εκτυπωτικές Μονάδες Έκδοσης Εισιτηρίων, Ηχητικές Ειδοποιήσεις, Κεντρικούς Φωτεινούς Πίνακεςκαι τα Τερματικά Θέσης Εργασίας. Η κεντρική Μονάδα πρέπει να δέχεται εντολές προγραμματισμού τόσο από μία σειριακή θύρα RS232/485 όσο και μέσω Ethernet Θύρας με το υπάρχον δίκτυο των Υπηρεσιών του Δήμου καθιστώντας εφικτή την αποστολή στατιστικών στοιχείων στον server του Δήμου, καθώς και την απομακρυσμένη διαχείριση. Η κεντρική Μονάδα πρέπει να λειτουργεί τελείως αυτόνομα με τη λογική του EmbeddedDesign, χωρίς να είναι απαραίτητη η ύπαρξη Η/Υ, μη έχοντας κινούμενα μέρη, σκληρούς δίσκους, ανεμιστήρες κλπ, για την λειτουργία του (INTERINTEGRATED SYSTEM). Από την κεντρική μονάδα πρέπει να ρυθμίζεται η ώρα, η Ημερομηνία, η διάταξη του λογοτύπου και του κειμένου των εισιτηρίων, η αποθήκευση των στατιστικών στοιχείων. Τα δεδομένα να διαφυλάσσονται από ενδεχόμενο διακοπής τροφοδοσίας μέσω BackUpBattery για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο των τριών μηνών.η Κεντρική Μονάδα να αναγνωρίζει και να διαχειρίζεται άμεσα οποιαδήποτε μονάδα του υποσυστήματος βρεθεί ή προστεθεί στο δίκτυο. Όλες οι παραπάνω απαιτήσεις είναι οι ελάχιστες υποστηριζόμενες. Επιπλέον κάθε μίακεντρική Μονάδα θα πρέπει να μπορεί να υποστηρίξει μελλοντικά τουλάχιστον μία ακόμη υπηρεσία, διπλάσιο αριθμό εκτυπωτών από τον ελάχιστο ζητούμενο και 50% αύξηση του αριθμού των θέσεων συναλλαγής από το ελάχιστο ζητούμενο στην παρούσα μελέτη. ΙΙ. Λογισμικό ελέγχου καταγραφής και επεξεργασίας στατιστικών στοιχείων Η εφαρμογή να υποστηρίζει τις κάτωθι λειτουργίες: Ρύθμιση υπηρεσιών Καταχώρηση εργασιών σε κάθε υπηρεσία Ονόματα χειριστών για κάθε υπηρεσία Θέσεις τερματικών για κάθε υπηρεσία Λήψη στατιστικών στοιχείων Εντολή μηδενισμού αριθμών από την εφαρμογή Ρύθμιση φωτεινότητας των Φωτεινών Ενδείξεων Προγραμματιζόμενη αντιστοίχηση πλήκτρων-υπηρεσιών. Ρύθμιση από τον διαχειριστή των δικαιωμάτων πρόσβασης του κάθε χειριστή στηνεφαρμογή Στατιστικά στοιχεία σε κατηγορίες ανά έτος, μήνα, ημέρες και κίνηση συγκεκριμένης μέρας Δεδομένα για αριθμό πελατών, χαμένα εισιτήρια, χρόνους αναμονής, χρόνουςεξυπηρέτησης Επιλογή ομαδοποίησης ανά υπηρεσία, εργασία, χειριστή, θέση εργασίας Εφαρμογή κριτηρίων για εμφάνιση των δεδομένων που αναζητά ο χειριστής Σελίδα 2 από 7

3 Εμφάνιση αποτελεσμάτων σε μορφή πίνακα και σε μορφή γραφήματος Εξαγωγή στατιστικών σε EXCEL για τυχόν επιπλέον διαχείριση ή εισαγωγή δεδομένων σε άλλη εφαρμογή Σε όλες τις περιπτώσεις μπορούμε να μπορούμε να επιλέξουμε ως κριτήριο αναζήτησης με: από.. έως, την ώρα, την ημέρα, τον μήνα, το έτος, Ο χρήστης να μπορεί να εκτυπώσει τα δεδομένα στη μορφή που θέλει.να υπάρχει η δυνατότητα αναδρομής σε προηγούμενες μέρες. Επιπλέον δυνατότητες Προαιρετικά να παρέχονται οι παρακάτω λειτουργίες: Σύνδεση με ηλεκτρονικό πίνακα κινουμένων μηνυμάτων για την προβολή μηνυμάτων. Σύνδεση με Monitor για την ταυτόχρονη προβολή διαφημιστικών μηνυμάτων και του αριθμού κλήσης. ΙΙΙ. Μηχανή έκδοσης εισιτηρίων Η μηχανή έκδοσης εισιτηρίων θα πρέπει να ικανοποιεί τις παρακάτω τεχνικές προδιαγραφές: 1. Θα πρέπει να στηρίζεται πάνω σε καλαίσθητη επιδαπέδια ή επιτοίχια βάση, εργονομικού ύψους, ώστε να καθίσταται εύκολη η χρήση της από τους συναλλασσόμενους. 2. Να διαθέτει χαρακτηριστικά βαρέως τύπου 3. Θα διαθέτει ενσωματωμένο θερμικό εκτυπωτή με ταχύτητα τουλάχιστον 20 cm/sec, με εύρος εκτύπωσης περίπου 5 έως 8 cm και με ικανό αριθμό και μέγεθος χαρακτήρων εκτύπωσης. 4. Να έχει Χαρακτήρες Ελληνικούς, Λατινικούς, Κεφαλαία και μικρά γράμματα, σεοποιοδήποτε μέγεθος γραφικά λογότυπα. 5. Να έχει τη δυνατότητα εκτύπωσης σε οποιοδήποτε σημείο και με oποιοδήποτεformat των ακόλουθων στοιχείων : Λογότυπος επιλογής της Διεύθυνσης της υπηρεσίας. Ημερομηνία και ώρα. Η εργασία (υπηρεσία) για την οποίαν εκδίδεται το δελτίο. Τουλάχιστον τριψήφιος αριθμός προτεραιότητας. Ο μέσος χρόνος αναμονής του συναλλασσόμενου. Σύντομο πρόσθετο κείμενο επιλογής της αντίστοιχης Διεύθυνσης. 6. Το μέγεθος ρολού των εισιτηρίων θα πρέπει να καλύπτει την έκδοση τουλάχιστον δύο χιλιάδων (2.000) εισιτηρίων. 7. Από τον υποψήφιο προμηθευτή θα πρέπει να δοθεί αναλυτική περιγραφή των διαστάσεων των εισιτηρίων (πλάτος, μήκος), καθώς και οι δυνατότητες εκτύπωσης (τύποι και μεγέθη γραμματοσειρών). 8. Η κοπή του εισιτηρίου θα πρέπει να είναι εύκολη. 9. Να χρησιμοποιεί θερμικό χαρτί 10. Το χαρτί να μην είναι προτυπωμένο 11. Θα δίνεται η δυνατότητα αυτόματου μηδενισμού και επανέναρξης αρίθμησης, καθώς και η δυνατότητα μηδενισμού της αρίθμησης εφ οσον κριθεί απαραίτητο. Σελίδα 3 από 7

4 12. Η μηχανή έκδοσης εισιτηρίων θα πρέπει να συνοδεύεται από τριάντα (10) ρολά καθένα από τα οποία να καλύπτει την έκδοση τουλάχιστον εισιτηρίων IV. Κεντρικός φωτεινός πίνακας (οθόνη) Απαιτείται ένας φωτεινός πίνακας (18) δεκαοχτώ πεδίων και θατοποθετηθεί στον περιβάλλοντα χώρο της κεντρικής εισόδου των ΚΕΠ και τριών συνολικά χαρακτήρων.οι χαρακτήρες θα είναι ωφέλιμου ύψους τουλάχιστον 8cm, ώστε να φαίνονται καθαρά σε απόσταση τουλάχιστον 30 m. Σε κάθε πεδίο να εμφανίζονται ταυτόχρονα τα παρακάτω : Αριθμός προτεραιότητας με τουλάχιστον τρεις (3) χαρακτήρες. Βοηθητικό βέλος κατεύθυνσης προς τη θυρίδα εξυπηρέτησης (προαιρετικό). Όταν ο αριθμός αλλάζει, ο κεντρικός φωτεινός πίνακας θα αναβοσβήνει για ένα χρονικό διάστημα και έπειτα θα παραμένει σταθερά φωτεινός μέχρι να κληθεί ο επόμενος συναλλασσόμενος. V. Σύστημα ηχητικής ειδοποίησης Παραγωγή ηχητικού σήματος για την κλήση του επόμενου συναλλασσόμενου που πρόκειται να εξυπηρετηθεί.δυνατότητα επιλογής έντασης του ηχητικού συστήματος. VI. Τερματικό θέσης συναλλαγής Κάθε τερματικό θέσης συναλλαγής θα διαθέτει οθόνη LCD, η οποία θα μπορεί νααπεικονίσει τον αριθμό του συναλλασσόμενου που εξυπηρετείται στη συγκεκριμένη θέση και κάποιο επιθυμητό στατιστικό στοιχείο όπως, για παράδειγμα, το μέγεθος ουράς ανά ανοικτή θέση εργασίας ή το συνολικό χρόνο πολιτών σε αναμονή ή το μέσο χρόνο εξυπηρέτησης για τη συγκεκριμένη εργασία κ.τ.λ. Τα τερματικά θέσης συναλλαγής θα είναι κατάλληλα για επιτραπέζια τοποθέτηση ή επιτοίχια. Οι διαστάσεις τους θα είναι όσο το δυνατόν μικρότερες, ώστε να μηνκαταλαμβάνουν σημαντικό χώρο στην επιφάνεια της θέσης εργασίας. Στα τεχνικά στοιχεία της προσφοράς του κάθε υποψήφιου προμηθευτή θα πρέπει να δίνονται τα αντίστοιχα μεγέθη και διαστάσεις. Να έχουν εργονομική μορφή, στεγανότητα για προστασία από υγρά, αντοχή για προστασία από πτώσεις και τέλος να διαθέτουν πλήκτρα αφής. Το τερματικό θα διαθέτει τα εξής πλήκτρα για την αμφίδρομη λειτουργία του συστήματος μεταξύ θέσης συναλλαγής και αναμονής : Πλήκτρο κλήσης επόμενου συναλλασσόμενου. Πλήκτρο τέλους εργασίας. Θέση εργασίας ενεργή ή ανενεργή (On-Off) Πλήκτρο, ή συνδυασμό πλήκτρων, αλλαγής υπηρεσίας που εξυπηρετείται από τηθυρίδα. Ελεύθερο πλήκτρο, το οποίο θα είναι διαθέσιμο ώστε να προγραμματιστεί γιαεκτέλεση εργασίας, η οποία θα ορισθεί από τη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών. Σελίδα 4 από 7

5 Η πίεση του πλήκτρου στο τερματικό θα πρέπει να ενεργοποιεί το ηχητικό σήμα ενός συγκεκριμένου τόνου, το οποίο εκπέμπεται από το σύστημα ηχητικής ειδοποίησης της διάταξης. Να μην επιτρέπεται σε μη εξουσιοδοτημένο χρήστη να κάνει τροποποίηση στις ρυθμίσεις. 2. Τεχνικά Χαρακτηριστικά συστήματος προτεραιότητας Διεύθυνση Κοινωνικής Προστασίας-Παιδείας-Πολιτισμού (Πρόνοια) Τα κύρια σημεία της διαδικασίας που διεκπεραιώνεται από το σύστημα περιγράφονται ως εξής : I. Κεντρικός φωτεινός πίνακας με δέκτη (Κεντρική οθόνη) Απαιτείται ένας φωτεινός πίνακας χαμηλής κατανάλωσης ρεύματοςκαι θα τοποθετηθεί στον περιβάλλοντα εσωτερικό χώρο της κεντρικής εισόδου του γραφείου υπηρεσιών της Πρόνοιας και τριών συνολικά χαρακτήρων. Οι χαρακτήρες θα είναι ωφέλιμου ύψους τουλάχιστον 8cm, ώστε να φαίνονται καθαρά σε απόσταση τουλάχιστον 15 m. Σε κάθε πεδίο να εμφανίζονται ταυτόχρονα τα παρακάτω : Αριθμός προτεραιότητας με τουλάχιστον τρεις (3) χαρακτήρες. Βοηθητικό βέλος κατεύθυνσης προς τη θυρίδα εξυπηρέτησης (προαιρετικό). Όταν ο αριθμός αλλάζει, ο κεντρικός φωτεινός πίνακας θα αναβοσβήνει για ένα χρονικό διάστημα και έπειτα θα παραμένει σταθερά φωτεινός μέχρι να κληθεί ο επόμενος συναλλασσόμενος. Στην συσκευασία να συμπεριλαμβάνεται και το τροφοδοτικό ρεύματος της οθόνης. II. Δευτερεύον φωτεινός πίνακας (οθόνη) Φωτεινός πίνακας τριών ψηφίων χαμηλής κατανάλωσης ρεύματος που συνδέεται με τον κεντρικό φωτεινό πίνακα στον εξωτερικό χώρο αναμονής των συναλλασσόμενων για να δείχνει των αριθμών σειράς προτεραιότητας.στην συσκευασία να συμπεριλαμβάνεται και το τροφοδοτικό ρεύματος της οθόνης. III. Τερματικό θέσης συναλλαγής Ασύρματα χειριστήρια μπουτόν πίεσης (+ και ). Ειδικό χειριστήριο σε μορφή μπρελόκ που περιλαμβάνει επάνω του δύο κουμπιά με ενδείξεις (+) και (-) για την αύξηση ή μείωση του αριθμού σειράς προτεραιότητας στην ένδειξη του φωτεινού πίνακα αναμονής. Αντιστοιχεί ένα χειριστήριο ανά υπάλληλο της συγκεκριμένης υπηρεσίας.στα χειριστήρια να συμπεριλαμβάνονται και μπαταρίες μεγάλης διάρκειας. IV. Διανεμητής εισιτηρίων σειράς προτεραιότητας Διανεμητής εισιτηρίων (σαλίγκαρος) με επιτραπέζια βάση στήριξης για εισαγωγή ρολών των 4000 χιλιάδων νούμερων (4Χ999). Να περιλαμβάνει και 6 ρολά των 4000 χιλιάδων εισιτηρίων με την παράδοση. Σελίδα 5 από 7

6 V. Γενικά Τα απαραίτητα καλώδια,βύσματα κλπ και βάσεις στήριξης,βίδες κλπ. Γενικές απαιτήσεις του συστήματος Η τάση λειτουργίας των μηχανημάτων με τα οποία έρχονται σε επαφή είτε οι υπάλληλοι των υπηρεσιών του Δήμου ή οι συναλλασσόμενοι θα είναι 24 V (DC). Η εγκατάσταση θα γίνει με τρόπο ασφαλή και καλαίσθητο. Για το σκοπό αυτό θαχρησιμοποιηθούν οι υπάρχουσες ψευδοροφές και διελεύσεις καλωδίων, θαεγκατασταθούν τα απαραίτητα κανάλια κ.τ.λ. Όλα τα επιμέρους τμήματα του εξοπλισμού και του λογισμικού του προσφερόμενου συστήματος θα πρέπει να είναι του ίδιου κατασκευαστή έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη λειτουργία του. Εγγύηση συστήματος δύο (2) έτη. Εγκατάσταση του συστήματος Ο προμηθευτής θα πρέπει οπωσδήποτε να εγκαταστήσει πλήρως τον εξοπλισμό, μαζί με τις απαραίτητες υποδομές καλωδιώσεων σύνδεσης μεταξύ των στοιχείων του συστήματος, κατά τέτοιον τρόπον ώστε με το πέρας της εγκατάστασης το σύστημα να παραδοθεί πλήρες και έτοιμο να τεθεί αμέσως σε λειτουργία. Το κόστος εγκατάστασης των παραπάνω θα συμπεριλαμβάνεται στο συνολικό κόστος της προσφοράς των υποψήφιων προμηθευτών. Ο προμηθευτής θα πρέπει να διαθέτει ISO 9001 για τον Σχεδιασμό, Παραγωγή, Εγκατάσταση και Τεχνική Υποστήριξη ανάλογων συστημάτων. Προϋπολογισμός Σελίδα 6 από 7

7 Ο ενδεικτικός προϋπολογισμός της προμήθειας είναι 7.712,80 μαζί με το Φ.Π.Α. όπως εμφανίζεται, αναλυτικά, στο παρακάτω πίνακα: Α/Α Περιγραφή είδους Μ/Μ Ποσότητα Τιμή Μονάδος Μερικό Σύνολο 1 Μηχανή έκδοσης εισιτηρίων(κεπ) Τεμάχια , ,00 2 Κεντρική μονάδα επεξεργασίας / Λογισμικό Τεμάχια 1 600,00 600,00 (ΚΕΠ) 3 Κεντρική οθόνη (ΚΕΠ) Τεμάχια 1 300,00 300,00 4 Πληκτρολόγιο / θέσης εργασίας (ΚΕΠ) Τεμάχια 7 200, ,00 5 Ηχείο ειδοποίησης (ΚΕΠ) Τεμάχια 1 400,00 400,00 6 Ρολά θερμικά (ΚΕΠ) Τεμάχια 300 0,80 240,00 7 Εργασία / Υλικά (ΚΕΠ) Τεμάχια 7 80,00 560,00 8 Κεντρική οθόνη με δέκτη(προνοια) Τεμάχια 1 330,00 330,00 9 Δευτερεύουσα οθόνη που συνδέεται με την Τεμάχια 1 290,00 290,00 πρώτη (ΠΡΟΝΟΙΑ) 10 Ασύρματο Χειριστήριο (ΠΡΟΝΟΙΑ) Τεμάχια 6 30,00 180,00 11 Διανεμητής εισιτηρίων (ΠΡΟΝΟΙΑ) Τεμάχια 1 30,00 30,00 12 Ρολά των 6 Χ εισιτηρίων Τεμάχια 10 35,00 350,00 13 Εργασία / Υλικά (ΠΡΟΝΟΙΑ) Τεμάχια 1 140,00 140,00 Σύνολο καθαρής αξίας 6.220,00 ΦΠΑ 24% 1.492,80 Γενικό σύνολο δαπάνης 7.712,80 Το ποσό της ανωτέρω δαπάνης θα προέλθει από τον προϋπολογισμό του Δήμου με Κ.Α «Προμήθεια συστήματος προτεραιότητας στα ΚΕΠ της Βέροιας και στη Διεύθυνση Κοινωνικής Προστασίας-Παιδείας-Πολιτισμού» συνολικού ποσού 8.500,00. Γενικοί & Ειδικοί Όροι Η παράδοση του συστήματος θα γίνει στο Δήμο σε χώρο που θα υποδειχθεί από το τμήμα ΤΠΕ του Δήμου Βέροιας, εντός 30 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία ανάθεσης Ο Συντάκτης Ο Αρμόδιος Υπάλληλος Τεχνολογιών, Πληροφορικής Και Επικοινωνιών Ελέγχθηκε Ο Προϊστάμενος Τεχνολογιών, Πληροφορικής Και Επικοινωνιών Θεωρήθηκε Η Διευθύντρια Προγραμματισμού, Οργάνωσης & Πληροφορικής Τριγώνης Γρηγόρης Π.Ε. Πληροφορικής Αντωνιάδης Ιωάννης Ηλεκτρολόγος Μηχ/κός &Μηχ/κός Η/Υ Γεωργιάδου Μαρούλα Πολιτικός Μηχανικός Σελίδα 7 από 7