ΜΗΤΡΩΟ ΜΑΘΗΤΩΝ ΤΗΡΗΣΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ

Transcript

1 ΜΗΤΡΩΟ ΜΑΘΗΤΩΝ ΤΗΡΗΣΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ Σεπτέµβριος, οι διακοπές δυστυχώς τελείωσαν, όλοι ξεκούραστοι, µε γεµάτες µπαταρίες, επιστρέφουµε στις αίθουσες διδασκαλίας και στις υποχρεώσεις µας. Σεπτέµβριος, τα φύλλα πέφτουν, καλό όµως θα είναι να πέσουν µόνον αυτά και όχι µαζί τους και φορολογικά πρόστιµα στους αµελείς, απρόσεκτους και µη τυπικούς επιτηδευµατίες, µιάς και η πρόθεση υπάρχει, όπως υποδηλώνει η Γ.Γ. Σ ΟΕ µε την / εγκύκλιό της, µε θέµα: Οδηγός ελέγχου επιτηδευµατιών που τηρούν πρόσθετα βιβλία του άρθρου 10 του ΚΒΣ. Ο οδηγός αυτός συντάχθηκε για να υποβοηθήσει το έργο των ελεγκτικών οργάνων κατά τους προληπτικούς ελέγχους στις επιχειρήσεις που τηρούν πρόσθετα βιβλία. Για να αποφύγετε λοιπόν την ψυχική οδύνη και τα χαζά φορολογικά πρόστιµα, µελετήστε προσεκτικά τις υποχρεώσεις και τις γενικές ειδικές περιπτώσεις για την τήρηση και ενηµέρωση του βιβλίου µητρώου µαθητών που αναφέρονται παρακάτω. Το άρθρο 10 5 περίπτωση β του Π.. 186/92 ορίζει ότι: «ο εκµεταλλευτής παιδικού σταθµού, εκπαιδευτηρίου, σχολής, φροντιστηρίου, εργαστηρίου ελευθέρων σπουδών και κάθε άλλης φύσης επιχείρησης ή οργανισµού µε χαρακτήρα διδακτικό ή επαγγελµατικής κατάρτισης, τηρεί και µητρώο µαθητών στο οποίο καταχωρεί το ονοµατεπώνυµο, τη διεύθυνση των µαθητών που φοιτούν, τη χρονολογία έναρξης της φοίτησης, το ποσό που συµφωνείται, χωριστά, των διδάκτρων, των τροφείων, των µεταφορικών και των λοιπών δικαιωµάτων και τη χρονολογία διακοπής της φοίτησης». Το άρθρο περίπτωση γ του Π.. 186/92 ορίζει ότι: «Η ενηµέρωση του µητρώου µαθητών γίνεται µε την εγγραφή του µαθητή». Επίσης, το άρθρο 18 1 αναφέρει: «Η καταχώρηση στα βιβλία και στα στοιχεία γίνεται χειρογράφως µε µελάνη ή µε χρήση Η/Υ ή µε άλλη µηχανή, χωρίς κενά διαστήµατα, επεγγραφές, παραποµπές στο περιθώριο ή ξέσµατα. Σε περίπτωση διόρθωσης ή διαγραφής το ποσό και το κείµενο που διορθώνεται ή διαγράφεται πρέπει να διαβάζεται µε ευχέρεια». Αυτά ορίζει ο Κ.Β.Σ. για την τήρηση, ενηµέρωση και καταχώρηση του µητρώου µαθητών. Πέραν όµως από τα ανωτέρω οριζόµενα, πιστεύω ότι πρέπει να υπεισέλθω σε µια αναλυτική αναφορά, δεδοµένου ότι υπάρχουν διατάξεις οι οποίες επιβάλλουν επιπρόσθετες υποχρεώσεις στην ενηµέρωση του βιβλίου όπως οι ΠΟΛ. 1071/ , 1137/ , 1166/ και 1083/ Αναλυτικά λοιπόν, για την τήρηση ενηµέρωση καταχώρηση έχουµε: 1. Το µητρώο µαθητών είναι πάντοτε θεωρηµένο και τηρείται υποχρεωτικά, ανεξάρτητα από την κατηγορία τήρησης των υπολοίπων φορολογικών βιβλίων (Β ή Γ κατηγορίας). 2. Τηρείται σε κάθε επαγγελµατική εγκατάσταση που ασκείται η σχετική δραστηριότητα (βιβλίο για την έδρα, άλλο βιβλίο για το Α παράρτηµα, άλλο βιβλίο για το Β παράρτηµα). 3. Οι στήλες του µητρώου µαθητών ενηµερώνονται ως κάτωθι: 1

2 α) Η στήλη α/α της εγγραφής κάθε µαθητή. Μπορεί να έχει συνεχή αρίθµηση ή η αρίθµηση να επαναλαµβάνεται από την αρχή µεταξύ δύο περιόδων ή δύο σχολικών ετών. β) Η στήλη Ονοµατεπώνυµο. Καταχωρείται το επώνυµο και το όνοµα του µαθητή. Εάν τα δίδακτρα καταβάλλονται από νοµικά πρόσωπα (π.χ. Α.Ε., Ιδρύµατα κ.λπ.) τότε θα αναγράφονται επιπλέον και τα στοιχεία του νοµικού προσώπου (επωνυµία, διεύθυνση και Α.Φ.Μ.). γ) Η στήλη ιεύθυνση. Αναγράφεται η πλήρης διεύθυνση του µαθητή (οδός, αριθµός, ήµος). Προσοχή, ο ήµος αναγράφεται σε κάθε περίπτωση διότι δεν συνεπάγεται ότι ταυτίζεται µε τον ήµο που ανήκει η έδρα ή το παράρτηµα του φροντιστηρίου. δ) Η στήλη Χρονολογία έναρξης της φοίτησης. Αναγράφεται η ηµεροµηνία κατά την οποία ο µαθητής εισέρχεται για πρώτη φορά στην τάξη ή άλλως η ηµεροµηνία που ξεκινούν τα µαθήµατα (χρονολογία έναρξης της φοίτησης). Εδώ θα πρέπει να επισηµάνω ότι υπάρχει γενικά µια σύγχυση, δεδοµένου ότι η υποχρέωση καταχώρησης του µαθητή στο µαθητολόγιο γεννάται µε την εγγραφή του µαθητή στο φροντιστήριο, η οποία στις πλείστες των περιπτώσεων γίνεται ενωρίτερα από την ηµεροµηνία έναρξης της φοίτησης. Ο Κ.Β.Σ. δεν απαιτεί την αναγραφή της ηµεροµηνίας εγγραφής στο µητρώο, απαιτεί όµως την έκδοση Α.Π.Υ. (µε ηµεροµηνία εγγραφής) για χρήµατα που θα εισπραχθούν ως δικαίωµα εγγραφής και φυσικά την καταχώρηση του α/α της Α.Π.Υ. στο µητρώο. Χρήσιµο είναι λοιπόν, σε ιδιαίτερο χώρο στο µητρώο, να αναγράφεται και η ηµεροµηνία εγγραφής, χωρίς να συνιστά παράβαση του Κ.Β.Σ. η µη αναγραφή της, απλώς και µόνον για λόγους τάξης και διασταύρωσης µε την ηµεροµηνία έκδοσης της Α.Π.Υ. για το δικαίωµα εγγραφής. ε) Η στήλη Συµφωνηθέν ποσό διδάκτρων. Στη στήλη αυτή αναγράφεται το ποσό των διδάκτρων. Πολλές φορές στην πράξη, κατά την εγγραφή του µαθητή, το ακριβές ποσό των διδάκτρων δεν είναι γνωστό, είτε διότι ο µαθητής δεν έχει αποφασίσει ποια µαθήµατα θα παρακολουθήσει, είτε δεν έχει προσέλθει µε τον κηδεµόνα του µε τον οποίο θα γίνει η συµφωνία του ποσού των διδάκτρων. Σκόπιµο θα είναι η συµπλήρωση του ποσού των διδάκτρων να γίνεται µε την εγγραφή του µαθητή και αυτό για να µη δηµιουργούνται υποψίες και προστριβές µε τους ελεγκτές του Σ ΟΕ. Συµπληρώνουµε λοιπόν τα δίδακτρα µε βάση τον τιµοκατάλογο που υποχρεωτικά έχουµε από διάταξη του Υπουργείου Ανάπτυξης και στη συνέχεια, αν τα δίδακτρα διαφοροποιηθούν, ενηµερώνουµε τη στήλη µεταβολή διδάκτρων µε τα νέα συµφωνηθέντα δίδακτρα. Στην πράξη, το ποσό των διδάκτρων εµφανίζεται µε τρεις µορφές, αναλόγως του χρόνου κατά τον οποίο κοµµάτι της υπηρεσίας µας ολοκληρώθηκε και έχουµε απαίτηση για την είσπραξη των διδάκτρων. Έτσι, διακρίνουµε ωριαία δίδακτρα (σε περίπτωση ιδιαιτέρων µαθηµάτων, έκδοση Α.Π.Υ. για κάθε ώρα ξεχωριστά), µηνιαία δίδακτρα (έκδοση Α.Π.Υ. στο τέλος κάθε µήνα), ετήσια δίδακτρα (έκδοση Α.Π.Υ. σε δόσεις µε την ένδειξη έναντι διδάκτρων ). στ) Οι στήλες Τροφεία Μεταφορικά. Παρότι ο Κ.Β.Σ. ορίζει την ενηµέρωση των πιο πάνω στηλών, εν τούτοις στην πράξη οι στήλες αυτές µένουν κενές, δεδοµένου ότι τα φροντιστήρια δεν εισπράττουν χρήµατα για τροφεία και µεταφορικά. 2

3 ζ) Η στήλη ΣΥΝΟΛΟ. Στη στήλη αυτή αθροίζονται τα ποσά των διδάκτρων των τροφείων και των µεταφορικών. Εάν δεν εισπράττονται τροφεία και µεταφορικά, δύναται να παραµείνει κενή ή χρησιµεύει για να καταγραφούν άλλες πληροφορίες, όπως ο α/α των Α.Π.Υ. ή η χρονολογία εγγραφής του µαθητή. η) Η στήλη ικαίωµα εγγραφής. Στη στήλη αυτή αναγράφουµε το ποσό που εισπράττουµε κατά την εγγραφή του µαθητή. Είναι αυτονόητο ότι θα πρέπει να εκδόσουµε Α.Π.Υ. για το ποσόν, µε την ηµεροµηνία της εγγραφής. θ) Η στήλη Μεταβολή ιδάκτρων. Όταν έχει επέλθει µεταβολή στα δίδακτρα, στη στήλη αυτή καταχωρούµε το ποσό των νέων διδάκτρων καθώς επίσης και την ηµεροµηνία µεταβολής. ι) Η στήλη Χρονολογία διακοπής της φοίτησης. Στη στήλη αυτή αναγράφουµε την ηµεροµηνία διακοπής της φοίτησης του µαθητή, αν γίνει εν µέσω περιόδου, ή την ηµεροµηνία που τελειώνουν τα µαθήµατα του φροντιστηρίου και ο µαθητής παύσει να µπαίνει στην τάξη. Θα πρέπει πάντως να υπάρχει αντιστοιχία του µήνα διακοπής ή λήξης της φοίτησης µε την αντίστοιχη στήλη του µήνα καταχώρησης των αθεώρητων Α.Π.Υ. (νέου τύπου βιβλία), δηλαδή να έχει εκδοθεί Α.Π.Υ. µε ηµεροµηνία την ίδια ή προγενέστερη του χρόνου διακοπής ή λήξης. ια) Οι στήλες καταχώρησης των αθεώρητων Α.Π.Υ. Στα νέου τύπου µητρώα µαθητών υπάρχουν στήλες κατά µήνα στις οποίες καταχωρούµε ανά µαθητή τις αθεώρητες Α.Π.Υ. Προσοχή στην ενηµέρωση των αθεώρητων Α.Π.Υ. που εκδίδουµε, η οποία πρέπει να γίνεται το αργότερο εντός της επόµενης ηµέρας από την έκδοση της Α.Π.Υ.. Καλό θα είναι η ενηµέρωση να γίνεται άµεσα µετά την έκδοση της απόδειξης. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στις κατωτέρω επισηµάνσεις που αναφέρονται στο έγγραφο της Γ.Γ. Σ ΟΕ Αρ. Πρωτ / το οποίο ορίζει: Όταν τα δίδακτρα συµφωνούνται και εισπράττονται για κάθε ώρα διδασκαλίας, το µητρώο µαθητών ενηµερώνεται κάθε φορά µε την έναρξη και τη λήξη του µαθήµατος και καταχωρείται σε αυτό το ποσό της ωριαίας αµοιβής, πέραν των άλλων στοιχείων του µαθητή (εγκ. 3/1992 παρ ) εν απαιτείται η αναγραφή της τάξης φοίτησης και των παρακολουθούµενων µαθηµάτων, στο µητρώο µαθητών. Όταν οι µαθητές είναι αδέλφια, ακόµα και όταν συµφωνείται ένα ενιαίο ποσό διδάκτρων, πρέπει στο µητρώο µαθητών να καταχωρούνται διακεκριµένα οι µαθητές µε χωριστή αναγραφή του ποσού διδάκτρων που αναλογεί στον καθένα. Σε περίπτωση δοκιµαστικής παρακολούθησης µαθηµάτων πρέπει να καταχωρείται κανονικά ο µαθητής στο µητρώο µαθητών. Επίσης στη στήλη συµφωνηθέν ποσό να αναγράφεται η ένδειξη δοκιµαστική παρακολούθηση καθώς και να ενηµερώνεται αναλόγως η στήλη µεταβολή, µετά την οριστική απόφαση του µαθητή για παραµονή ή αποχώρηση. εν υπάρχει υποχρέωση τήρησης πρόσθετου βιβλίου σε περίπτωση που η εκπαίδευση παρέχεται σε εγκαταστάσεις τρίτων (κατοικία µαθητών, ξενοδοχεία, επαγγελµατικές εγκαταστάσεις των εκπαιδευοµένων κ.λπ.). Επί παροχής υπηρεσιών εκπαίδευσης µε Η/Υ σε παιδιά προσχολικής πρωτοβάθµιας εκπαίδευσης, έστω και αν αυτές θεωρούνται ως εκπαίδευση ψυχαγωγικού χαρακτήρα, πρέπει να τηρείται µητρώο µαθητών και εκδίδονται Α.Π.Υ. µε Φ.Π.Α. 18% (εγκ. Φ.Π.Α. ΠΟΛ. 1165/ ). 3

4 Όταν οι υπόχρεοι σε τήρηση µητρώου µαθητών διατηρούν και υποκατάστηµα κοντά στο κεντρικό και κάποιοι µαθητές παρακολουθούν µαθήµατα άλλες µέρες στο κεντρικό και άλλες στο υποκατάστηµα, οι µαθητές πρέπει να καταχωρούνται και στα δύο µητρώα µαθητών. Μπορεί βέβαια να ζητηθεί από την αρµόδια.ο.υ. η κατά διάφορο τρόπο τήρηση του µητρώου µαθητών του υποκαταστήµατος ή ακόµα µη τήρησή του. Τα εκπαιδευτικά νοµικά πρόσωπα µη κερδοσκοπικού χαρακτήρα (µε εξαίρεση τις αστικές εταιρίες αρ. 2 1) δεν έχουν υποχρέωση τήρησης θεωρηµένου µητρώου µαθητών γιατί δεν διενεργούν πράξεις που υπόκεινται σε Φ.Π.Α.. Για την εκπαίδευση που παρέχεται µέσω διαδικτύου (τηλεµατική) και χωρίς την φυσική παρουσία του µαθητή, δεν τηρείται πρόσθετο βιβλίο. Γενικές ειδικές περιπτώσεις Χρόνος ενηµέρωσης του µητρώου µαθητών Η ενηµέρωση του µητρώου µαθητών γίνεται µε την εγγραφή του µαθητή. Ο χρόνος κατά τον οποίο συντελείται η εγγραφή είναι θέµα πραγµατικό και δεν µπορεί να προσδιοριστεί εκ των προτέρων. Είναι αυτονόητο ότι ο χρόνος αυτός δεν µπορεί να είναι µεταγενέστερος του χρόνου έναρξης της φοίτησης του µαθητή. ίδακτρα ωριαία - µηνιαία - ετήσια, τα υπέρ και τα κατά α) Ωριαία δίδακτρα εν εφαρµόζονται εύκολα στην πράξη, δεδοµένου ότι απαιτούν µεγάλη γραφειοκρατία, τόσο στην ενηµέρωση του µαθητολογίου όσο και στην έκδοση των Α.Π.Υ.. Σε περίπτωση όµως που γίνει συµφωνία για ωριαία δίδακτρα, πέραν της ενηµέρωσης του µητρώου που γίνεται όπως αναφέρεται ανωτέρω, θα πρέπει να δοθεί προσοχή στην έκδοση της Α.Π.Υ. που γίνεται στη λήξη του µαθήµατος µε το ποσό της ωριαίας αµοιβής και επιπλέον στην καταχώρηση του α/α της Α.Π.Υ. στο µητρώο. β) Μηνιαία δίδακτρα Υπέρ: α) Είσπραξη των απαιτήσεων κατά µήνα, ευκολία αποπληρωµής από τους γονείς. β) Ευκολία χειρισµού στις µεταβολές των διδάκτρων και στις ξαφνικές διακοπές της φοίτησης. Κατά: α) Αρκετή δουλειά στο τέλος του µήνα, µε την έκδοση όλων των Α.Π.Υ. β) Πρόβληµα µε την έκδοση Α.Π.Υ. σε επισφαλείς πελάτες. γ) Ετήσια δίδακτρα Υπέρ: α) Έκδοση σηµαντικά λιγότερων Α.Π.Υ. Κατά: α) υσκολία αποπληρωµής των δόσεων από τους γονείς. β) υσκολία χειρισµού στις µεταβολές των διδάκτρων και στις ξαφνικές διακοπές της φοίτησης (πολύπλοκοι υπολογισµοί). γ) Υψηλές επισφαλείς απαιτήσεις. 4

5 Μητρώο µαθητών σε παράρτηµα Σε περίπτωση που το φροντιστήριο έχει παράρτηµα ή παραρτήµατα, τηρούνται ξεχωριστά µητρώα µαθητών για κάθε ένα παράρτηµα, στα οποία καταχωρούνται τα στοιχεία όλων των µαθητών που φοιτούν σ αυτά. Υπάρχει περίπτωση, µαθητές να φοιτούν στην έδρα για ένα µάθηµα και επίσης σε παράρτηµα για άλλα µαθήµατα, οι µαθητές αυτοί θα γραφούν στο µητρώο µαθητών της έδρας και επίσης στο µητρώο µαθητών του παραρτήµατος. Για τους µαθητές που παρακολουθούν µάθηµα σε δύο κτίρια (έδρα και παράρτηµα) µπορεί να δηµιουργηθεί πρόβληµα µε την καταβολή των διδάκτρων τους. Συγκεκριµένα εµφανίζονται οι κάτωθι δύο περιπτώσεις: Α. Το παράρτηµα λειτουργεί ως βοηθητικό κτίριο της έδρας, όλοι οι µαθητές του παραρτήµατος παρακολουθούν µαθήµατα και στην έδρα, επιπλέον δεν γίνονται συναλλακτικές πράξεις στο παράρτηµα και έχει απαλλαγή από την τήρηση βιβλίου εσόδων εξόδων. Στην περίπτωση αυτή, µε αίτησή µας, µπορεί να ζητηθεί από τον Προϊστάµενο της.ο.υ. η κατά διάφορο τρόπο τήρηση του µητρώου µαθητών του υποκαταστήµατος, ζητώντας την αναγραφή µόνο του ονοµατεπώνυµου και της διεύθυνσης των µαθητών στο υποκατάστηµα και όλα τα άλλα στοιχεία, συν τις µεταβολές, να αναγράφονται µόνο στο µητρώο του κεντρικού ή ακόµη να ζητηθεί η µη τήρησή του, εφόσον οι ίδιοι µαθητές παρακολουθούν και στο κεντρικό και στο υποκατάστηµα. Β. Το παράρτηµα λειτουργεί ως αυτοτελές κτίριο, γίνονται συναλλακτικές πράξεις, έχει βιβλίο εσόδων εξόδων, ορισµένοι µαθητές παρακολουθούν µαθήµατα αποκλειστικά και µόνο σ αυτό και κάποιοι άλλοι µαθητές παρακολουθούν επιπλέον µαθήµατα και στην έδρα. Στην περίπτωση αυτή, για τους µαθητές που παρακολουθούν µαθήµατα και στα δύο κτίρια, θα πρέπει να γίνει διαχωρισµός, αναλογικά (σύµφωνα µε τα µαθήµατα που παρακολουθούνται σε κάθε κτίριο), των διδάκτρων (απόδειξη για τα δίδακτρα στο κεντρικό απόδειξη για τα δίδακτρα στο παράρτηµα). Μαθήµατα που γίνονται εκτός των αιθουσών του φροντιστηρίου Σε περίπτωση που γίνονται µαθήµατα εκτός των αιθουσών του φροντιστηρίου (έδρας και παραρτηµάτων), όπως π.χ. στο σπίτι µαθητή ή στο γραφείο πελάτη, δεν υπάρχει υποχρέωση τήρησης µητρώου µαθητών (Προσοχή!!! Στην περίπτωση αυτή εκδίδεται θεωρηµένη Α.Π.Υ.). Τάξη φοίτησης και παρακολουθούµενα µαθήµατα στο µητρώο µαθητών Ο Κ.Β.Σ. δεν απαιτεί την αναγραφή της τάξης ή των παρακολουθούµενων µαθηµάτων στο µητρώο µαθητών. Η όποια αναγραφή παρακολουθούµενων µαθηµάτων είναι προαιρετική και γίνεται για λόγους πληροφοριακούς (π.χ. για το Υπουργείο Ανάπτυξης). ίδακτρα δωρεάν Η φοίτηση κάποιων µαθητών στο φροντιστήριο µπορεί να γίνεται άνευ αµοιβής, δηλαδή δωρεάν. Οι µαθητές αυτοί εγγράφονται µε όλα τα στοιχεία τους κανονικά στο µαθητολόγιο και στη στήλη συµφωνηθέν ποσό διδάκτρων αναγράφεται η ένδειξη δωρεάν. Το πόσοι µαθητές µπορούν να εγγραφούν δωρεάν σε ένα φροντιστήριο είναι θέµα πραγµατικό και δεν υφίσταται κάποιος περιορισµός. Έχουµε βέβαια την υποχρέωση και για αυτούς τους µαθητές να εκδίδουµε Α.Π.Υ. µε την ένδειξη ωρεάν ή Άνευ αµοιβής. οκιµαστική παρακολούθηση µαθηµάτων Στην πράξη συνηθίζεται, κάποιοι µαθητές, πριν την οριστική τους εγγραφή στο φροντιστήριο, να ζητούν την δοκιµαστική παρακολούθηση µαθηµάτων για λίγες ηµέρες. 5

6 Στην περίπτωση αυτή ο µαθητής εγγράφεται κανονικά στο µαθητολόγιο µε όλα τα στοιχεία του και στην στήλη συµφωνηθέν ποσό διδάκτρων αναγράφεται η ένδειξη δοκιµαστική παρακολούθηση. Σε περίπτωση που ο µαθητής εκδηλώσει το ενδιαφέρον του να συνεχίσει, αναγράφουµε την ηµεροµηνία και το ποσό των διδάκτρων στη στήλη µεταβολές διδάκτρων, διαφορετικά, αν αποχωρήσει, την ηµεροµηνία διαγραφής του στην αντίστοιχη στήλη. Ενηµέρωση του βιβλίου µε τις αθεώρητες Α.Π.Υ. Με την ΑΥΟ 1071/ καθιερώθηκε η έκδοση αθεώρητων Α.Π.Υ. στα φροντιστήρια, µε την υποχρέωση αναγραφής του αριθµού της Α.Π.Υ. στο µητρώο µαθητών εντός της επόµενης ηµέρας από την έκδοσή της. Έγινε δε δεκτό, µε την ΠΟΛ 1137/ , να µην αναγράφεται η αξία της Α.Π.Υ. δεδοµένου ότι η εκπαίδευση (φροντιστήρια) δεν υπάγεται σε Φ.Π.Α.. Όσοι τηρούν το µητρώο µηχανογραφικά, µπορούν να αναγράφουν τον α/α της Α.Π.Υ. χειρόγραφα. Φροντιστήρια τα οποία χρησιµοποιούν παλαιού τύπου µαθητολόγια θα πρέπει να εξοικονοµήσουν χώρο για την αναγραφή του α/α (βλέπε παλαιότερη πρότασή µου για την ενηµέρωση αυτή). Συµβουλή, µε την έκδοση της αθεώρητης Α.Π.Υ. ενηµερώστε άµεσα το µαθητολόγιο. Χειµερινή θερινή περίοδος Στα φροντιστήρια, για κάθε ηµερολογιακό έτος, µπορούµε να διακρίνουµε δύο περιόδους. Την χειµερινή περίοδο η οποία ταυτίζεται µε τη σχολική χρονιά, δηλαδή από αρχές Σεπτεµβρίου έως τέλος Μαϊου της επόµενης χρονιάς και την θερινή περίοδο από µέσα Ιουνίου έως τέλος Ιουλίου. Στην περίπτωση αυτή, θεωρώ λειτουργικό τον διαχωρισµό των δύο αυτών περιόδων και ειδικά όταν για την χειµερινή περίοδο έχουµε δίδακτρα µηνιαία ενώ για την θερινή περίοδο έχουµε δίδακτρα περιόδου. Η διαδικασία τήρησης αυτής της µεθόδου είναι η εξής: Σε κάθε νέα σχολική χρονιά ξεκινάµε µε καινούργια σελίδα στο µητρώο, µε αύξοντα αριθµό το Ν ο 1, έχοντας προηγουµένως ακυρώσει τις τυχόν αχρησιµοποίητες γραµµές της προηγούµενης σελίδας, αναγράφοντας στο πάνω µέρος του βιβλίου (στο κενό περιθώριο) την ένδειξη Σχολική περίοδος Στα τέλη Μαϊου (2005) που ουσιαστικά έχουν τελειώσει οι εγγραφές για το απερχόµενο σχολικό έτος, διαγράφουµε τις υπόλοιπες αχρησιµοποίητες σειρές της σελίδας που είµαστε και γυρνώντας σελίδα ανοίγουµε την θερινή περίοδο 2005 αναγράφοντάς την στο κενό περιθώριο, ξεκινώντας την αρίθµηση από την αρχή. Τέλος Ιουλίου, µε τη λήξη της θερινής περιόδου, ακυρώνουµε πάλι τις αχρησιµοποίητες σειρές της σελίδας που είµαστε και γυρνώντας σελίδα είµαστε έτοιµοι για τη νέα σχολική χρονιά. Προσοχή, είναι απαραίτητη και υποχρεωτική η ακύρωση κάθε φορά των αχρησιµοποίητων σειρών διότι η µη ακύρωση συνιστά παράβαση του Κ.Β.Σ. µε τσουχτερά πρόστιµα. Ο πιο πάνω περιγραφόµενος τρόπος τήρησης του µαθητολογίου δεν είναι υποχρεωτικός ούτε είναι λάθος ο διαφορετικός τρόπος τήρησης του βιβλίου µε την συνένωση των περιόδων και τη συνεχή αρίθµηση, είναι όµως λειτουργικός δεδοµένου ότι τακτοποιούµε το βιβλίο σε κάθε περίοδο (διαγραφή όλων των µαθητών µε τη λήξη των εξετάσεων του σχολικού έτους - λήξη της θερινής περιόδου) και µας παρέχει εύκολα πληροφορίες για τον αριθµό των µαθητών του φροντιστηρίου. Σε κάποιες γεωγραφικές περιοχές της Ελλάδας η θερινή περίοδος διαφοροποιείται, αρχίζοντας από τέλη Ιουλίου και συνενώνεται µε την χειµερινή περίοδο, οπότε έχουµε µία περίοδο. Σ αυτή την περίπτωση, η τήρηση µε την πιο πάνω µέθοδο είναι πιο απλή, διαχωρίζοντας σχολικές περιόδους που ξεκινούν στα τέλη Ιουλίου κάθε έτους. 6

7 Μεταβολές διδάκτρων Είναι σύνηθες φαινόµενο να έχουµε, κατά τη διάρκεια ενός έτους, µεταβολές στα δίδακτρα, είτε διότι οι µαθητές αλλάζουν τα µαθήµατα που παρακολουθούν, διακόπτοντας ή αρχίζοντας νέα, είτε διότι αλλάζουν κλάδο κατεύθυνσης, είτε διότι το ίδιο το φροντιστήριο προσθέτει κάποιο µάθηµα για µικρό χρονικό διάστηµα (2 3 µήνες). Στην περίπτωση αυτή ενηµερώνεται η στήλη µεταβολής διδάκτρων µε την ηµεροµηνία µεταβολής και τα νέα δίδακτρα. Σε περίπτωση που η στήλη είναι ήδη κατειληµένη µε προηγούµενη µεταβολή και δεν υπάρχει χώρος, τότε θα πρέπει ο µαθητής να διαγραφεί, να εκδοθεί Α.Π.Υ. και να επανεγγραφεί µε την ίδια ηµεροµηνία διαγραφής και µε κάποια σηµείωση για αυτή την επανεγγραφή (π.χ. επανεγγραφή από α/α 85). Ετήσια δίδακτρα, διακοπή φοίτησης ή µεταβολή Σε περίπτωση που το φροντιστήριο ακολουθεί τακτική ετήσιων διδάκτρων και κατά τη διάρκεια της χρονιάς επέλθει διακοπή της φοίτησης, τότε, κάνοντας αναγωγή, υπολογίζεται η συνολική απαίτηση των διδάκτρων έως την ηµεροµηνία διακοπής και εκδίδεται η αντίστοιχη Α.Π.Υ.. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση µεταβολής των διδάκτρων. Αλλαγή διεύθυνσης του µαθητή Αν ο µαθητής, κατά τη διάρκεια της χρονιάς, αλλάξει διεύθυνση, καλό είναι να µην διαγράψετε την παλιά στριµώχνοντας κάπου την καινούρια. Κάντε επανεγγραφή του µαθητή ακολουθώντας τις κινήσεις που περιγράφονται παραπάνω (χρονολογία διακοπής ίδια µε χρονολογία έναρξης, έκδοση Α.Π.Υ.). Η γενική εικόνα του βιβλίου πρώτη εντύπωση του ελέγχου Είναι πράγµατι σηµαντικό το µητρώο µαθητών να είναι σε καλή κατάσταση, καθαρογραµµένο, µε ευανάγνωστα γράµµατα, χωρίς πολλές διαγραφές, χωρίς κενά που δηµιουργούν υποψίες, µε όλες τις υποχρεωτικές στήλες του συµπληρωµένες. Άµεσα, ένα καλοδιατηρηµένο βιβλίο µε τη σωστή ενηµέρωση, δείχνει από µόνο του στον έλεγχο τάξη και τυπικότητα. Μετά από τρεις τέσσερις ελεγκτικές επαληθεύσεις ο έλεγχος έχει σχηµατίσει θετική άποψη. Επειδή η επανάληψη είναι µήτηρ µαθήσεως, όπως πολύ καλά εσείς πρώτοι γνωρίζετε, κλείνοντας αυτή την αναλυτική παρουσίαση για την ενηµέρωση του µητρώου µαθητών, θέλω να τονίσω συνοπτικά κάποια βασικά σηµεία: 1. Όλοι γραµµένοι στο µαθητολόγιο. 2. Ενηµέρωση του ποσού διδάκτρων µε την εγγραφή. 3. Έκδοση Α.Π.Υ. για το δικαίωµα εγγραφής ταυτόχρονα µε την εγγραφή. 4. Άµεση καταχώρηση των αθεώρητων Α.Π.Υ. στο βιβλίο. 5. Μουτζούρες, σβησίµατα, µπλάνκο, κενές γραµµές ή διαστήµατα απαγορεύονται. 6. Προσεκτική ενηµέρωση της στήλης ιακοπής της φοίτησης. 7. Έκδοση στο σωστό χρόνο των Α.Π.Υ. ΝΙΚΟΣ ΑΥΛΩΝΙΤΗΣ ΦΟΡΟΤΕΧΝΙΚΟΣ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ ΕΣΙΦΜΕΑ ΤΗΛ