Οδηγίες αναφορικά με την υποβολή της Τελικής. Έκθεσης/Final Report. Για δικαιούχους της ΚΑ103-«Πρόσκληση 2016»

Transcript

1 Οδηγίες αναφορικά με την υποβολή της Τελικής Έκθεσης/Final Reprt Για δικαιούχους της ΚΑ103-«Πρόσκληση 2016» Νοέμβριος 2017

2 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» 1. Στόχος της τελικής έκθεσης: Ο στόχος της τελικής έκθεσης είναι να δοθεί στους δικαιούχους η ευκαιρία να υποδείξουν την ποιότητα της υλοποίησης του έργου τους καθώς και να προσδιορίσουν τις δυνατότητες τους και τους τομείς που χρήζουν βελτίωσης σε θέματα διαχείρισης των σχεδίων. Επιπλέον μέσα από την υποβληθείσα έκθεση, οι Εθνικές Υπηρεσίες μπορούν να αποκτήσουν καλύτερη εικόνα τόσο των ποσοτικών όσο και των ποιοτικών πτυχών της υλοποίησης των έργων που πραγματοποιούνται εκ μέρους των δικαιούχων. Η Τελική Έκθεση υποδηλώνει την ολοκλήρωση του σχεδίου κινητικότητας και καθορίζει το τελικό ποσό της επιχορήγησης, που δικαιούται το Ίδρυμα. Το έντυπο Declaratin f Hnr (Υπεύθυνη Δήλωση Νόμιμου Εκπροσώπου) που υποβάλλεται μαζί με την τελική έκθεση θα φέρει υπογραφή νόμιμου εκπροσώπου και σφραγίδα. Το Ίδρυμα βεβαιώνει, μέσω του Declaratin f Hnr, ότι οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην Τελική Έκθεση είναι πλήρεις, αξιόπιστες και αληθείς. 2. Ημερομηνία υποβολής της Τελικής Έκθεσης/Final Reprt: Για τα σχέδια διάρκειας 16 μηνών- 30 Νοεμβρίου 2017 Για τα σχέδια διάρκειας 24 μηνών- 31 Ιουλίου 2018 Σελίδα 1

3 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» ΜΕΡΟΣ Α 3. Πρακτικές οδηγίες για την υποβολής της Τελικής Έκθεσης/Final Reprt στο Mbility Tl+: Πριν ξεκινήσετε την υποβολή της έκθεσης σας βεβαιωθείτε για τα πιο κάτω : 1. Έχετε πρόσβαση στο σχέδιο σας στο Mbility Tl+ ( όπου δυνατό προτιμήστε μηχανές αναζήτησης όπως Mzilla Firefx ή Ggle Chrme, παρά το Internet Explrer); 2. Όλες οι πληροφορίες που αφορούν στο σχέδιο σας και στους εταίρους σας έχουν καταγράφει στο Mbility Tl+ και όλα τα ερωτήματα έχουν απαντηθεί και τεκμηριωθεί επαρκώς. 3. Όλες οι εκθέσεις εκ μέρους των δικαιούχων σας έχουν υποβληθεί (submitted) και δεν βρίσκονται σε μορφή draft. 4. Προσοχή! Το έντυπο Declaratin f Hnur θα πρέπει να είναι συνημμένο στην τελική έκθεση και να φέρει υπογραφή από το/τη νομικό εκπρόσωπο / Legal Representative του Ιδρύματος καθώς και σφραγίδα του οργανισμού. 5. Έχετε ενημερώσει στο σημείο «Budget» το ποσό που αφορά στα έξοδα οργάνωσης του σχεδίου σας Organizatinal Supprt (OS) βλ.πίνακας 1 πίνακας 1 Σελίδα 2

4 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» 6. Σημειώνεται ότι η ενημέρωση από εισερχόμενους δικαιούχους στο Mbility Tl+ ( Incming) πραγματοποιείται αυτόματα και ανανεώνεται στην περίπτωση που οι εισερχόμενοι δικαιούχοι προβούν σε αλλαγές. 7. Στα αριστερά της οθόνης, υπάρχει ένα checklist για εύκολη πλοήγηση σας. Για κάθε ολοκληρωμένο μέρος/sectin θα εμφανίζεται η πράσινη ένδειξη ολοκλήρωσης του 4.Πώς να δημιουργήσετε το έντυπο τελικής έκθεσης στο Mbility Tl+: Επιλέξτε το Reprts tab; Ακολούθως την ένδειξη Generate Beneficiary Reprt Η ένδειξη Draft Available θα εμφανιστεί Επιλέξτε Edit Draft Μπορείτε να εκτυπώσετε το έντυπο Declaratin f Hnur τώρα επιλέγοντας την ένδειξη Σχετικό βίντεο βήματα αναφορικά με τη Συμπλήρωση και υποβολή της Τελικής Έκθεσης αναφέρονται και στη σελίδα μας 5. Πριν υποβάλετε την τελική έκθεση στην Εθνική Μονάδα, ελέγξτε ότι: Έχετε αποθηκεύσει ή εκτυπώσει την ολοκληρωμένη έκθεση Μόλις η έκθεση ολοκληρωθεί, το κάθε μέρος της στα αριστερά της οθόνης (sectin) θα φέρει την ένδειξη και η έκθεση θα είναι 100% cmplete βλ.πιο κάτω: Σελίδα 3

5 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» Για να ενεργοποιηθεί η υποβολή του ολοκληρωμένου Final Reprt επιλέξτε την ένδειξη : H σελίδα Beneficiary Declaratin f Hnur and Signature θα εμφανιστεί. Στην περίπτωση που δεν έχετε επισυνάψει το Declararin f Hnur μπορείτε να το επισυνάψετε επιλέγοντας την ένδειξη Σελίδα 4

6 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» Αφού το εν λόγω έντυπο υπογραφεί από τον νομικό εκπρόσωπο και σφραγιστεί μπορείτε να το επισυνάψετε στην αίτηση επιλέγοντας την ένδειξη Ακολούθως επιλέξτε την ένδειξη Και την ένδειξη αναφορικά με το Data Prtectin Ntice Ακολούθως πίνακας που αφορά στο Budget του σχεδίου σας θα εμφανιστεί. Αν το ποσό που αφορά στο rganizatinal supprt είναι ορθό επιλέξτε την ένδειξη Αν το ποσό δεν είναι το ορθό, φυλάξτε το προσχέδιο της έκθεσης σας, πηγαίνετε στο tab Budget, και πραγματοποιήστε τις απαραίτητες αλλαγές. Μπορείτε να επιστρέψετε στην έκθεση σας επιλέγοντας το Reprts tab. Σελίδα 5

7 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» Αφού επιλέξετε την ένδειξη η σελίδα checklist εμφανίζεται Για κάθε συμπληρωμένη ενότητα/ sectin επιλέξτε την ένδειξη η οποία θα αλλάζει σε βλ. πιο κάτω: Ακολούθως επιλέξτε την ένδειξη και τέλος την ένδειξη Σελίδα 6

8 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» Η ένδειξη Submissin in prgress θα εμφανιστεί και περίπου σε ένα 24ωρο και η ένδειξη ότι η τελική έκθεση σας έχει υποβληθεί Μπορείτε να αποθηκεύσετε την έκθεση που έχετε υποβάλει επιλέγοντας την ένδειξη Dwnlad Beneficiary Reprt όπως υποδεικνύεται πιο κάτω. Διευκρινίζεται ότι καμία αλλαγή δεν θα μπορεί να πραγματοποιηθεί αφού υποβάλετε την τελική έκθεση Σελίδα 7

9 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» ΜΕΡΟΣ Β 6.Ποιοτική Aξιολόγηση της Τελικής Έκθεσης Δικαιούχων- Assessment f the Beneficiary Final Reprt: Η τελική βαθμολογία του σχεδίου θα βασιστεί στην ποιότητα υλοποίησης του έργου: ποιοτικοί και ποσοτικοί στόχοι, καθώς και στον αντίκτυπο διάδοση του σχεδίου που αναφέρονται αναλυτικά πιο κάτω παράγραφος 7, σημεία ελέγχου της Τελικής Έκθεσης. H Τελική Έκθεση θα πρέπει να υποβληθεί εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας Eαν η βαθμολογία της τελικής έκθεσης είναι πάνω από 75 βαθμούς: το σχέδιο θεωρείται πολύ καλό ως και εξαιρετικό όσον αφορά τα ποιοτικά και ποσοτικά του αποτελέσματα, και μπορεί να θεωρηθεί και ως παράδειγμα καλής πρακτικής. Eάν η βαθμολογία της τελικής έκθεσης κυμαίνεται μεταξύ 50 και 75 βαθμών: το έργο θεωρείται καλό. Eάν η βαθμολογία της τελικής έκθεσης κυμαίνεται κάτω των 50 βαθμών: υπάρχουν σοβαρές ανησυχίες για τη συμμόρφωση με το ECHE και άλλα θέματα διαχείρισης του σχεδίου. Εάν το ίδρυμα δεν υλοποιήσει το σχέδιο κινητικότητας ικανοποιητικά, Εθνικός Φορέας μπορεί να εισηγηθεί μείωση του ποσού με βάση τη συνολική βαθμολογία, πως αναφέρεται και στη συμφωνία Χρηματοδότησης παράρτημα ΙΙΙ - annex III Financial and cntractual rules παράγραφος IV. Rules and Cnditins fr Grant Reductin fr Pr, Partial r Late Implementatin ως εξής: 25%, εάν οι βαθμολογίες κυμαίνονται μεταξύ 41 και 50 50%, εάν οι βαθμολογίες κυμαίνονται μεταξύ 26 και 40 75%, εάν οι βαθμολογίες κυμαίνονται μεταξύ 0 και 25 Σελίδα 8

10 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» Σελίδα 9

11 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» 7.Κριτήρια Αξιολόγησης/Assessment Criteria Τα σημεία ελέγχου της Τελικής Έκθεσης είναι τα εξής: 1. Ποιότητα υλοποίησης του έργου-ποιοτικοί στόχοι: Ο βαθμός στον οποίο επιτεύχθηκαν οι αρχικοί ποιοτικοί στόχοι, σε σχέση με τις δεσμεύσεις του Χάρτη Erasmus για την Ανώτατη Εκπαίδευση/ Πιστοποιητικό Ομίλου Κινητικότητας (συνολικά 40 βαθμοί). Αναλυτικότερα, θα αξιολογηθούν τα πιο κάτω επί μέρους σημεία: Το σχέδιο υλοποιήθηκε σε συμμόρφωση με τις αρχές του Χάρτη Erasmus-Ποιότητα υλοποίησης του έργου (30 βαθμοί) Υποστήριξη στους συμμετέχοντες (καθοδήγηση, επιλογή, προετοιμασία, παρακολούθηση και υποστήριξη) Γλωσσική υποστήριξη Αναγνώριση Μαθησιακών αποτελεσμάτων Συνεργασία με εταίρους Βαθμός ικανοποίησης των συμμετεχόντων (10 βαθμοί) Όσον αφορά την καταβολή της επιχορήγησης (έγκαιρη καταβολή επιχορήγησης) Όσον αφορά τη συνολική εμπειρία κινητικότητας 2.Ποιότητα υλοποίησης του έργου-ποσοτικοί στόχοι: Ο βαθμός στον οποίο επιτεύχθηκαν οι αρχικοί ποσοτικοί στόχοι (40 βαθμοί) Βαθμός στον οποίο οι προγραμματισμένες δραστηριότητες κινητικότητας επιτεύχθηκαν ή όχι (30 Βαθμοί) Βαθμός αποτελεσματικής διαχείρισης των κονδυλίων, με βάση την υλοποίηση των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων κινητικότητας (10 βαθμοί) 3.Αντίκτυπος και διάδοση σχεδίου (20 βαθμοί) Μαθησιακά αποτελέσματα και αντίκτυπος (10 βαθμοί) Διάδοση αποτελεσμάτων (10 βαθμοί) Σελίδα 10

12 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» 1. Quality f the prject implementatin - qualitative bjectives: the extent t which the riginal qualitative bjectives f the prject were met (related t the ECHE cmmitments and, where applicable, the mbility cnsrtium accreditatin) Maximum 40 pints: Did the implementatin f the mbility prject respect the requirements set ut in the ECHE? (Max 30 pints) In particular, did the beneficiary efficiently implement the fllwing ECHE prvisins and hw did the beneficiary reslve any related difficulties; Supprt t participants (infrmatin, selectin, preparatin, mnitring and specific supprt); Linguistic supprt; Recgnitin f learning utcmes; Cperatin with transnatinal partners (setting up f inter-institutinal agreements, infrmatin, cmmunicatin). The extent t which the utbund and inbund participants were very satisfied r rather satisfied with their mbility experience in general and relevance f the beneficiary's explanatins. (Max 10 pints) Questin relating exclusively t cnsrtium prjects: Did the participating rganizatins f the cnsrtium effectively and efficiently cperate and cntribute t the prject in line with the apprved mbility cnsrtium accreditatin applicatin? (Max 5 pints while scre f 1.1 is reduced t 25 pints) 2. Quality f the prject implementatin quantitative bjectives: the extent t which the riginal quantitative bjectives f the prject were met Maximum 40 pints: The extent t which the planned mbility activities (as set ut in the grant agreement) were achieved r exceeded and relevance f the beneficiary's explanatins. (Max 30 pints) The extent t which the mbility grant budget (as set ut in the grant agreement) was efficiently managed by the beneficiary t deliver the planned mbility activities (r even mre) and relevance f the beneficiary's explanatins. (Max 10 pints) Σελίδα 11

13 Final Reprt KA103 «Πρόσκληση 2016» 3. Impact and disseminatin Maximum 20 pints: The relevance f the expected impact as described in the sectin "Learning utcmes and impact". (Max 10 pints) The relevance f the disseminatin activities as described in the sectin "Disseminatin f Prject Results". (Max 10 pints) Σελίδα 12

14