Φόρμες και Εκθέσεις στην ACCESS

Transcript

1 Φόρμες και Εκθέσεις στην ACCESS Αφού έχουμε δημιουργήσει των ή τους πίνακες μας, το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσουμε το κατάλληλο περιβάλλον για να εισάγουμε ή να εξάγουμε δεδομένα. Τα εργαλεία που χρειαζόμαστε για να εισάγουμε δεδομένα στον πίνακα είναι οι «Φόρμες», ενώ για να εξάγουμε τα στοιχεία του πίνακα οι «Εκθέσεις» Εισαγωγή Δεδομένων Η Δημιουργία μιας Φόρμας (1) Στο περιβάλλον ACCESS, με ανοιχτεί την βάση δεδομένων «Μαθητολόγιο» επιλέξτε την εντολή «FORMS» (2) Για την δημιουργία μιας καινούργιας φόρμας επιλέξτε την εντολή «New (1) Επιλέξτε την εντολή «Forms» (2) Για την δημιουργία μιας καινούργιας φόρμας επιλέξτε την εντολή «New» (3) Το σύστημα σας ζητά να του προσδιορίσετε τον τρόπο που θα θέλατε να χρησιμοποιήσει στην δημιουργία της φόρμας. Μπορείτε να δημιουργήστε την φόρμα από την αρχή, αλλά αυτό είναι χρονοβόρο, ή να χρησιμοποιήσετε ένα βοήθημα (Wizard). Η ACCESS προσφέρει 6 τύπους βοηθημάτων (Wizards) και το κάθε ένα κατασκευάζει και ένα διαφορετικό τύπο φόρμας. Θα επικεντρωθούμε μόνο σε 3 τύπους σε αυτή την σειρά μαθημάτων. Τους AutoForm:Columnar, AutoForm:Tabular, και Form Wizard. Το «AutoForm:Columnar» κατασκευάζει αυτόματα μια φόρμα τύπου στηλών, το «AutoForm:Tabular» κατασκευάζει μια φόρμα μορφής πίνακα, και το «Form Wizard», σας δίνει περισσότερη ελευθερία στην μορφή που θα θέλατε να έχει η φόρμα σας. Για την άσκηση μας επιλέξτε «AutoForm:Tabular» (4) Κάθε φορά που δημιουργούμε μια φόρμα ή μια έκθεση θα πρέπει να υποδεικνύουμε τον πίνακα στον οποίο η φόρμα θα βάζει τα δεδομένα της, και στον οποίο το βοήθημα 1

2 (WIZARD) θα βασιστεί όταν θα δημιουργεί την φόρμα. Επιλέξτε «Μαθητολόγιο» στην θέση «Choose the table or query where the object s data come from:» (3) Επιλέξτε «AutoForm:Tabular» (4) Επιλέξτε τον πίνακα για τον οποίο θα δημιουργηθεί η «Φόρμα» (5) Επιλέξτε ΟΚ (5) Αφού επιλέξετε την εντολή ΟΚ, το σύστημα αυτομάτως δημιουργεί μια φόρμα σε μορφή πίνακα όπως φαίνεται πιο κάτω (6) Αποθηκεύστε την φόρμα σας επιλέγοντας την εντολή «SAVE» και δώστε της το όνομα «ΜαθητολόγιοΠίνακας» 2

3 (7) Ονομάστε την φόρμα σας «ΜαθητολόγιοΠίνακας» (6) Επιλέξτε την εντολή «SAVE» Δημιουργία φόρμας τύπου Στήλης με την χρήση του βοηθήματος «AutoForm:Columnar» Ένας άλλος τύπου φόρμας εξίσου εύχρηστος, αν όχι καλύτερος από την φόρμα μορφής Πίνακα είναι η φόρμα μορφής Στήλης (ή Στηλών) (1) Επιλέξτε ξανά το κουμπί «New» στο περιβάλλον δημιουργίας φορμών (1) Επιλογή κουμπιού «New» (2) Από την λίστα βοηθημάτων που θα εμφανιστεί επιλέξτε «AutoForm: Columnar», και επιλέξτε ξανά τον πίνακα «Μαθητολόγιο». Πατήστε το κουπί «ΟΚ» (2) Επιλογή τύπου φόρμας και βοηθήματος «AutoForm: Columnar» (3) Επιλογή πίνακα για τον οποίο θα κτισθεί η φόρμα (4) Πατήστε το ΟΚ (3) Σε μερικά δευτερόλεπτα έχετε μια φόρμα μορφής Στήλης με όλα τα πεδία του πίνακα «Μαθητολόγιο», όπως φαίνεται πιο κάτω. 3

4 (4) Μπορείτε να μετακινήστε μέσα στην φόρμα χρησιμοποιώντας τα μικρά κουμπάκια με τα διάφορα σχήματος τόξου στην βάση της φόρμας Αυτό το κουμπί δημιουργεί νέα εγγραφή για την φόρμα σας Αυτό το κουμπί σας παίρνει στο πρώτο στοιχείο της φόρμας Αυτό το κουμπί σας παίρνει μια θέση Αυτό το κουμπί σας παίρνει στο τελευταίο στοιχείο της φόρμας Αυτό το κουμπί σας παίρνει μια θέση Η απευθείας χρήση του βοηθήματος (WIZARD) για την δημιουργία μιας φόρμας Η απευθείας χρήση του βοηθήματος (WIZARD) μας επιτρέπει να διαλέξουμε τον τύπο της φόρμας, το χρώμα στο φόντο της φόρμας, ακόμη να διαλέξουμε ποια πεδία να εμφανίζονται και ποια όχι. (1) Επιλέξτε το κουμπί «New» για να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα (1) Επιλογή κουμπιού NEW (2) Επιλογή Form Wizard Επιλογή πίνακα για τον οποίο θα δημιουργηθεί η φόρμα (2) Επιλέξτε «Form WIZARD» (3) Επιλέξτε τον πίνακα «Μαθητολόγιο» 4

5 (4) Βήμα 1, Επιλογή Πεδίων, μπορείτε να επιλέξετε ένα ένα τα πεδία που θα εμφανίζονται ή όλα μαζί. Αν κάνετε λάθος μπορείτε να διαγράψετε ένα πεδίο ή ακόμη όλα. Αυτό το κουμπί επιτρέπει στο να διαλέξετε ποια πεδία θα εμφανίζονται στην φόρμα Αυτό το κουμπί μετακινεί όλα τα πεδία του πίνακα στην φόρμα Λίστα με πεδία που θα εμφανίζονται Αυτά τα κουμπιά σας επιτρέπουν να διαγράψετε πεδία από την φόρμα (5) Επιλέξτε όλα τα πεδία Κουμπί για επιλογή όλων των πεδίων Αφού αποφασίσετε ποια πεδία θα εμφανίζονται στην φόρμα σας, επιλέξτε το κουμπί «ΝΕΧΤ» (6) Βήμα 2, Επιλογή τύπου φόρμας. Οι τύποι μορφής φόρμας που προσφέρονται είναι βασικά οι ίδιοι με εκείνους που γνωρίσατε όταν μαθαίναμε τις φόρμες τύπου AutoForms. Για να δείτε τον τύπο κάθε φόρμας δεν έχετε από το να επιλέξετε τον κύκλο στα αριστερά του ονόματος της κάθε μορφής φόρμας και να παρατηρήσετε την εικόνα που εμφανίζεται στα αριστερά. Για την άσκηση μας επιλέξτε «Columnar». Ακολούθως πατήστε «ΝΕΧΤ» 5

6 Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας που θέλετε Πατήστε το κουμπί «ΝΕΧΤ» (7) Βήμα 3, επιλογή ΣΤΥΛ (STYLE) και εμφάνισης της φόρμας μας. Αυτό το βήμα βοηθά στην καλύτερη αισθητική και κατανόηση της φόρμας μας από τους χρήστες. Επιλέξτε τα διάφορα ΣΤΥΛ, για να δείτε πιο σας αρέσει περισσότερο. Για την άσκηση μας επιλέξτε το «Standard» και μετά πατήστε το κουμπί «ΝΕΧΤ» Επιλογή ΣΤΥΛ φόρμας Πατήστε το κουμπί «ΝΕΧΤ» (8) Βήμα 4, τέλος δώστε ένα όνομα στην φόρμα σας και Πατήστε το κουμπί «Finish», σε λίγο η φόρμα σας είναι έτοιμη 6

7 Τίτλος Φόρμας Κουμπί Τέλους Μετακινήσεις Για να μετακινήστε μεταξύ των έγγραφων μιας φόρμας, ή ακόμη και μίας έκθεσης πρέπει να κατανοητέ τον συμβολισμό των πιο κάτω κουμπιών Μετακίνηση στην αρχή της Φόρμας, στην πρώτη εγγραφή Μετακίνηση μίας θέσης πίσω Η Παρούσα θέση μας 7

8 Μετακίνηση μίας θέσης Μπροστά Μετακίνηση στην τελευταία εγγραφή Δημιουργία μιας καινούργιας εγγραφής Σύνολο εγγραφών στον πίνακα στον οποίο βασίζει την ύπαρξη της η φόρμα Δημιουργία Εκθέσεων (Reports) Οι Φόρμες χρησιμοποιούνται για κύριο λόγο για την εισαγωγή νέων δεδομένων στον πίνακα της βάσης δεδομένων. Για την εξαγωγή των δεδομένων χρησιμοποιούνται Εκθέσεις (Reports). Ο τρόπος δημιουργίας των εκθέσεων είναι ο ίδιος με τον τρόπο δημιουργίας των Φορμών. (2) Επιλέξτε την εντολή NEW (1) Επιλέξτε την εντολή Reports (1) Από το περιβάλλον της βάσης δεδομένων, επιλέξτε την εντολή Reports (2) Επιλέξτε την εντολή New 8

9 (3) Η λίστα που εμφανίζεται είναι παρόμοια με εκείνη που εμφανίζεται όταν δουλεύαμε με τις φόρμες. Επιλέξτε τον τύπο της έκθεσης να είναι AutoReport: Columnar, και επιλέξτε τον πίνακα «Μαθητολόγιο» σαν τον πίνακα από τον οποίο θα παίρνει τις πληροφορίες του το βοήθημα που θα κατασκευάσει την «Έκθεση» AutoReport Columnar (4) Επιλέξτε τον πίνακα από τον οποίο θα παίρνει η Έκθεση τα Επιλέξτε το κουμπί ΟΚ Το αποτέλεσμα φαίνεται πιο κάτω 9

10 10