Αρχειοθέτηση Εγγράφων

Transcript

1 Αρχειοθέτηση Εγγράφων Εισαγωγή στο σύστημα Για την εισαγωγή στο σύστημα τρέχουμε την εφρμογή FirefoxMozillaκαι στην γραμμή διευθύνσεων γράφουμε Στον υπολογιστή μας εμφανίζετε το παρακάτω παράθυρο στο οποίο εισάγουμε το όνομα χρήστη. Αφού εισάγουμε το όνομά μας επιλέγουμε «Σύνδεση» Σελίδα1

2 Πρωτοκόλληση Εισερχομένων Εγγράφων Επιλέγουμε «Πρωτόκολλο» από την Εισαγωγή Στην συνέχεια εμφανίζετε το παρακάτω παράθυρο για να εισάγουμε τις τιμές του εισερχομένου. Οι τιμές που πρέπει να εισάγουμε είναι Αποστολέας Αρ. Πρωτοκόλλου Αποστολέα Ημ. Πρωτοκόλλου Αποστολέα Θέμα Εσωτερικοί Αποδέκτες Εσωτερικές Κοινοποιήσεις Σελίδα2

3 Στο πεδίο Αποστολέας μπορούμε να ξεκινήσουμε και να γράφουμε τον όρο που θέλουμε να επιλέξουμε αν αυτός υπάρχει στο σύστημά μας εμφανίζετε στην λίστα και τον επιλέγουμε. Στην περίπτωση που ο όρος δεν υπάρχει επιλέγουμε το μπλε κουμπί δεξιά από το πεδίο για να εισάγουμε τον όρο Σελίδα3

4 Στο παραπάνω παράθυρο επιλέγουμε το κουμπί «+» Γράφουμε τον όρο που θέλουμε και πατάμε εισαγωγή Στην συνέχεια επιλέγουμε τον όρο που έχουμε εισάγει και πατάμε «Επιλογή» Στην συνέχεια γράφουμε τα πεδία Αρ. Πρωτοκόλλου Αποστολέα, αν υπάρχει, και Ημερομηνία πρωτοκόλλου αποστολέα. Στην συνέχεια γράφουμε το θέμα Σελίδα4

5 Σε περίπτωση που θέλουμε να επιλέξουμε ένα από τα πρότυπα θέματα ή να εισάγουμε ένα νέο πρότυπο θέμα επιλέγουμε το κουμπί δεξιά του θέματος. Για να εισάγουμε ένα νέο θέμα επιλέγουμε το «+» Και αφού το γράψουμε επιλέγουμε «Εισαγωγή Όρου» Στην συνέχεια με το κουμπί επιλογή μπορούμε να επιλέξουμε τον όρο που έχουμε εισάγει. Σελίδα5

6 Για να εισάγουμε Εσωτερικούς αποδέκτες εισάγουμε τους πρώτους χαρακτήρες της Διεύθυνσης ή του Τμήματος που θέλουμε να χρεώσουμε το έγγραφο και από την λίστα επιλέγουμε τον όρου που θέλουμε. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε το κουμπί δεξιά από το πεδίο για να επιλέξουμε από την λίστα όλων των Διευθύνσεων. Εισαγωγή νέων Διευθύνσεων μπορεί να γίνει μόνο από την Πληροφορική Σελίδα6

7 Αντίστοιχη είναι και η επιλογή «Εσωτερικών Κοινοποιήσεων» Σε περίπτωση που υπάρχουν στο έγγραφο συνημμένα που δεν μπορούν να ψηφιοποιηθούν πχ βιβλία, χάρτες μπορούμε να τα σημειώσουμε στα πεδία «Συνημμένα» Σελίδα7

8 Σε περίπτωση που υπάρχουν συνημμένα σε ηλεκτρονική μορφή από την επιλογή «Συνημμένα» στο κάτω μέρος της οθόνης μπορούμε να τα εισάγουμε Επιλέγουμε «Επιλογή εγγράφου από το Δίσκο» Στην συνέχεια «Επιλογή άρχειου» Σελίδα8

9 Επιλέγουμε το αρχείο Και πατάμε ΟΚ Το σύστημα μας εμφανίζει το παραπάνω μήνυμα και στο παρακάτω παράθυρο πατάμε το πλήκτρο F5 για να ανανεωθεί και να μας εμφανίσει το αρχείο που έχουμε εισάγει. Σελίδα9

10 Αντίστοιχα από την επιλογή Σχετικά μπορούμε να εισάγουμε σχετικά έγγραφα Σελίδα10

11 Για την εισαγωγή των σχετικών πρέπει να ξέρουμε τον αριθμό πρωτοκόλλου της Περιφέρειας. Αφού τον γράψουμε επιλέγουμε «Συσχέτιση» Αφού έχουμε συμπληρώσει όλα τα πεδία επιλέγουμε ΟΚ Και το σύστημα μας εμφανίζει τον Αριθμό Πρωτοκόλλου Σελίδα11

12 Αφού επιλέξουμε ΟΚ μας εμφανίζετε ξανά η φόρμα για να εκτυπώσουμε αν θέλουμε τα στοιχεία εκτύπωσης που θα δώσουμε στον Πολίτη σαν αποδεικτικό κατάθεσης του εγγράφου του Επιλέγοντας την «Εκτύπωση Στοιχείων» εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο στο οποίο μπορούμε να επιλέξουμε «Εκτύπωση» Σελίδα12

13 Στην συνέχεια κλείνουμε το παράθυρο του πρωτοκόλλου ή επιλέγουμε το πλήκτρο «Επόμενο»για να επαναλάβουμε ξανά την διαδικασία εισάγοντας το επόμενο έγγραφο. Σελίδα13

14 Πρωτοκόλληση Εξερχομένων Εγγράφων Επιλέγουμε «Πρωτόκολλο» από την Εισαγωγή Στην συνέχεια εμφανίζετε το παρακάτω παράθυρο για να εισάγουμε τις τιμές του εξερχομένου. Οι τιμές που πρέπει να εισάγουμε είναι Θέμα Εξωτερικοί Αποδέκτες Εξωτερικές Κοινοποιήσεις Εσωτερικοί Αποδέκτες Εσωτερικές Κοινοποιήσεις Στην περίπτωση που το έγγραφο είναι απαντητικό ενός εισερχομένου εγγράφου θα πρέπει να επιλέξουμε και το πεδίο Εισερχόμενο Σελίδα14

15 Το πεδίο θέμα λειτουργεί όπως και στο εισερχόμενο έγγραφο. Το πεδίο Εξωτερικοί Αποδέκτες και Εξωτερικές Κοινοποιήσεις λειτουργούν όπως και το πεδίο Αποστολέας στο εισερχόμενο. Σε περίπτωση που επιλέξουμε το κουμπί δεξιά από το πεδίο Εξωτερικοί Αποδέκτες ή Εξωτερικές Κοινοποιήσεις για να επιλέξουμε από όλους τους όρους τον όρο που θέλουμε ή για να εισάγουμε καινούργιο τότε μας εμφανίζετε το παρακάτω παράθυρο. Επιλέγουμε από το αριστερό μέρος τον όρο που θέλουμε και με διπλό κλικ ή με την επιλογή του κουμπιού» περνάμε τον όρο στους επιλεγμένους και στο τέλος πατάμε «Επιλογή» Σελίδα15

16 Τα πεδία Εσωτερικοί Αποδέκτες και Εσωτερικές Κοινοποιήσεις λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο όπως και στα Εισερχόμενα Σελίδα16

17 Και στο Εξερχόμενο με τον ίδιο τρόπο όπως και στο εισερχόμενο μπορούμε να εισάγουμε Συνημμένα και Σχετικά. Στο τέλος της διαδικασία επιλέγουμε ΟΚ και το σύστημα μας δίνει τον αριθμό πρωτοκόλλου Το σύστημα μας εμφανίζει τα στοιχεία που έχουμε καταχωρίσει Αφού έχουμε ολοκληρώσει την διαδικασία κλείνουμε το παράθυρο ή επιλέγουμε «Επόμενο» για να πρωτοκολλήσουμε το επόμενο έγγραφο. Στην περίπτωση που το Εξερχόμενο έγγραφο είναι Απαντητικό ενός Εισερχομένου επιλέγουμε και τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του Εισερχομένου Σελίδα17

18 Επιλέγοντας τα πλήκτρα δεξιά από το πεδίο Εισερχόμενο μπορούμε να εμφανίσουμε τα στοιχεία του Εισερχομένου ή και το ίδιο το Εισερχόμενο Και κατά την πρωτοκόλληση απαντητικών εγγράφων το σύστημα θα μας δίνει τον ίδιο Αριθμό Πρωτοκόλλου Μετά την πρωτοκόλληση το σύστημα θα ενημερώσει αυτόματα στο εισερχόμενο το εξερχόμενο σαν απάντηση. Σελίδα18

19 Σελίδα19

20 Αναζήτηση Εγγράφων Επιλέγουμε «Αναζήτηση Πρωτοκόλλου» από την Εισαγωγή Σελίδα20

21 Στην φόρμα της αναζήτησης επιλέγουμε όποιο πεδίο θέλουμε για να κάνουμε αναζήτηση και στην συνέχεια πατάμε το πλήκτρο της αναζήτησης πάνω αριστερά Στα πεδία κειμένου όπως το θέμα θα πρέπει να βάζουμε πριν και μετά την λέξη που ψάχνουμε το σύμβολο %. Στα πεδία ημερομηνίας και τα αριθμητικά (πχ Αρ. Πρωτοκόλλου) αν γράψουμε μόνο το Από θα μας φέρει όλα τα έγγραφα πάνω από αυτή την τιμή ενώ αν επιλέξουμε μόνο το έως θα μας φέρει τα έγγραφα μέχρι αυτή την τιμή. Σελίδα21

22 Αφού το σύστημα μας φέρει τα αποτελέσματα επιλέγοντας κάποιο από αυτά μπορούμε από την εργαλιοθήκη να κάνουμε τις παρακάτω εργασίες Εμφάνιση των στοιχείων αρχειοθέτησης Εμφάνιση του εγγράφου Εμφάνιση της διακίνησης του εγγράφου Σελίδα22

23 Εμφάνιση των στοιχείων αρχειοθέτησης Αφού επιλέξουμε στην συνέχεια επιλέγουμε Πρωτόκολλο για να μας δείξει το σύστημα την φόρμα αρχειοθέτησης για να δούμε ή να αλλάξουμε αν έχουμε δικαίωμα τα στοιχεία Το σύστημα καταγράφει στο πεδίο Χρήστης Ενημέρωσης τον χρήστη που έκανε την τελευταία αλλαγή στα στοιχεία του εγγράφου Αφού επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει το ψηφιοποιημένο έγγραφο Αφού επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει τα στοιχεία διακίνησης μέσα από τα οποία μπορούμε να δούμε όλους τους χρήστες και την ημερομηνία που αυτό το έγγραφο έχει διακινηθεί. Σελίδα23

24 Σελίδα24

25 Διαχείριση Εγγράφων Στις εισερχόμενες δρομολογήσεις το σύστημα μας εμφανίζει τα έγγραφα που μας έχουν προωθηθεί. Επιλέγοντας ένα από αυτά μπορούμε να κάνουμε τις παρακάτω εργασίες Εμφάνιση των στοιχείων αρχειοθέτησης Εμφάνιση του εγγράφου Εμφάνιση της διακίνησης του εγγράφου Δρομολόγηση του εγγράφου σε επόμενο χρήστη Διεκπεραίωση του εγγράφου αν έχει ολοκληρωθεί η ενέργεια που θα έπρεπε να κάνουμε Σελίδα25

26 Στην λίστα εμφανίζονται τα στοιχεία Αριθμός Πρωτοκόλλου Χρήστης που μας το προώθησε Ενέργεια για την οποία μας έχει προωθηθεί. Το πεδίο αυτό θα έχει τιμές Χρέωση, Ενημέρωση, Υπογραφή Ημερομηνία που μας ανατέθηκε Αν επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει το ψηφιοποιημένο έγγραφο Σελίδα26

27 Αφού επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει τα στοιχεία διακίνησης μέσα από τα οποία μπορούμε να δούμε όλους τους χρήστες και την ημερομηνία που αυτό το έγγραφο έχει διακινηθεί. Αν επιλέξουμε το σύστημα μας εμφανίζει τα στοιχεία αρχειοθέτησης του ψηφιοποιημένου έγγραφου επιλέγοντας «Πρωτόκολλο» Σελίδα27

28 Αφού επιλέξουμε μπορούμε να προωθήσουμε το έγγραφο στον επόμενο χρήστη Δηλαδή ο Διευθυντής στον Τμηματάρχη ή ο Τμηματάρχης στον Εισηγητή Μπορούμε να προωθήσουμε το έγγραφο είτε σε ρόλο πχ Τμήμα Πληροφορικής Λασιθίου είτε σε χρήστη πχ ΚΑΡΒΟΥΝΗ ΠΑΝΑΓΙΩΤΗ. Αν θέλουμε μπορούμε να γράψουμε ένα κομμάτι από το όνομα του χρήστη ή της Διεύθυνσης / Τμήματος (βάζοντας % στην αρχή και στο τέλος) και να πατήσουμε το φακό (αναζήτηση) για να μας φιλτράρει το σύστημα τους όρους. Αφού έχουμε επιλέξει και μαρκάρει τον όρο που θέλουμε με διπλό κλικ ή με τον επιλογή > εισάγετε ο χρήστης στους επιλεγμένους χρήστες ομάδες Σελίδα28

29 Αν το επιθυμούμε μπορούμε να δημιουργήσουμε μια λίστα με αγαπημένους όρους για να μπορούμε ευκολότερα να επιλέγουμε τους χρήστες που θέλουμε να προωθήσουμε τα έγγραφα Αφού έχουμε επιλέξει τους αγαπημένους μας όρους επιλέγουμε ΟΚ Σελίδα29

30 Αφού επιλέξουμε τον ή τους Χρήστες που θέλουμε να προωθήσουμε το έγγραφο γράφουμε Σχόλια επιλέγουμε την Προτεραιότητα και βάζουμε Χρονοδιάγραμμα Ανάθεσης και στην συνέχεια επιλέγουμε ΟΚ για να προωθηθεί το έγγραφο. Το σύστημα στις Εισερχόμενες Δρομολογήσεις Εγγράφου θα έχει επιλεγμένη την δρομολόγηση προς εμάς με σκοπό να την διεκπεραιώσει μιας και έχουμε επιλέξει να προωθηθεί σε επόμενο χρήστη Γράφουμε αν θέλουμε σχόλια διεκπεραίωσης και επιλέγουμε ΟΚ Σελίδα30