ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ: ΟΡΟΙ ΕΝΤΟΛΗΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ

Transcript

1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ: ΟΡΟΙ ΕΝΤΟΛΗΣ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ

2 Πίνακας Περιεχομένων Σελίδα 2 από 7

3 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ 1.1 Δικαιούχος Χώρα Κυπριακή Δημοκρατία. 1.2 Αναθέτουσα Αρχή Ογκολογικό Κέντρο Τράπεζας Κύπρου 1.3 Περιβάλλον του Αντικειμένου της Σύμβασης Ετήσια Έκθεση 2. ΣΤΟΧΟΣ ΚΑΙ ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ 2.1 Γενικός στόχος Ο γενικός στόχος του έργου, του οποίου αυτή η Σύμβαση θα είναι ένα μέρος, είναι ο ετήσιος έλεγχος, που προβλέπεται από το Νόμο, των οικονομικών καταστάσεων του Ογκολογικού Κέντρου Τράπεζας Κύπρου. 2.2 Αναμενόμενα αποτελέσματα Ετήσια Έκθεση Ελέγχου που να αφορά τις Οικονομικές Καταστάσεις του Ογκολογικού Κέντρου Τράπεζας Κύπρου μετά από έλεγχο σύμφωνα με τα διεθνώς αποδεκτά ελεγκτικά πρότυπα για τα έτη 2013, 2014, 2015, με μονομερές δικαίωμα ανανέωσης για ακόμη τρία χρόνια. (Παράγραφος 4.2.1) Συμπλήρωση και υποβολή φορολογικών δηλώσεων για τα έτη που καθορίζονται στην πιο πάνω παράγραφο. Υποβολή οικονομικών καταστάσεων για τα έτη που καθορίζονται στη σύμβαση στο Υπουργείο Εσωτερικών 3. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 3.1 Γενικά Λογιστικός έλεγχος των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων του Ογκολογικού Κέντρου Τράπεζας Κύπρου για τα έτη 2013, 2014, 2015, με μονομερές δικαίωμα ανανέωσης για ακόμη τρία χρόνια. Συμπλήρωση και υποβολή φορολογικών εντύπων για τα έτη 2013, 2014, 2015 και σε περίπτωση ανανέωσης για τα έτη 2016, 2017 και 2018, όπως καθορίζονται στη σχετική Νομοθεσία και υποβολής των εντύπων στον Έφορο Φορολογίας. Υποβολή των οικονομικών καταστάσεων για όλα τα χρόνια της σύμβασης στο Υπουργείο Εσωτερικών. Σελίδα 3 από 7

4 Επιπρόσθετα, ο ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει απρόσκοπτη πρόσβαση στα σχετικά κείμενα/φύλλα εργασίας, να παρέχει αντίγραφα αυτών όπου κρίνεται αναγκαίο και να διαθέτει το ανθρώπινο δυναμικό και τον απαιτούμενο χρόνο σε περίπτωση που ο Γενικός Ελεγκτής της Κυπριακής Δημοκρατίας το ζητήσει Έλεγχος οικονομικών καταστάσεων Ο ανάδοχος θα πρέπει να ελέγχει τις Οικονομικές Καταστάσεις του Κέντρου σύμφωνα με τα διεθνώς αποδεκτά ελεγκτικά πρότυπα. Οι Οικονομικές Καταστάσεις του Κέντρου θα πρέπει να τίθενται στη διάθεση του αναδόχου το αργότερο σε τέσσερις μήνες μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους του Κέντρου (Ιανουάριος- Δεκέμβριος). Ο ανάδοχος θα ελέγχει τις οικονομικές καταστάσεις και θα ετοιμάζει την κατάλληλη τελική έκθεση ελέγχου η οποία θα υποβάλλεται μαζί με τους Ελεγμένους Λογαριασμούς στο Συμβούλιο των Επιτρόπων του Κέντρου και στον Γενικό Ελεγκτή της Δημοκρατίας, το αργότερο μέχρι τις 31 Ιουλίου του έτους που ακολουθεί. Για τον καλύτερο προγραμματισμό των ελέγχων και την αποδοτικότερη εκτέλεση τους ο ανάδοχος σε συνεργασία με το Κέντρο, πριν την έναρξη της κάθε περιόδου, θα συμφωνούν ετήσιο χρονοδιάγραμμα εργασιών στο οποίο θα παρουσιάζονται οι υποχρεώσεις του Κέντρου και τα χρονικά πλαίσια ανταπόκρισης του όπως επίσης και οι ενέργειες για την ολοκλήρωση του εκάστοτε ελέγχου. Περαιτέρω, 10 τουλάχιστον εργάσιμες ημέρες πριν την έναρξη του εκάστοτε ελέγχου, θα πρέπει να ενημερώνεται το Κέντρο για τις ανάγκες «φιλοξενίας» του Οργάνου Πιστοποίησης π.χ φυσική πρόσβαση στο κτίριο του Κέντρου, πρόσβαση σε λογισμικά/υλισμικά κ.λπ. για να γίνονται οι αναγκαίες διευθετήσεις. Το προσωπικό του αναδόχου θα πρέπει να τηρεί τις καθορισμένες διαδικασίες του Κέντρου κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης της σύμβασης στα κτίρια του Κέντρου. Επιπρόσθετα, ο ανάδοχος, όπως αναφέρεται και στην παράγραφο 4.2.1, υποχρεούται να παρέχει απρόσκοπτη πρόσβαση στα σχετικά κείμενα/φύλλα εργασίας, να παρέχει αντίγραφα αυτών όπου κρίνεται αναγκαίο και να διαθέτει το ανθρώπινο δυναμικό και τον απαιτούμενο χρόνο σε περίπτωση που ο Γενικός Ελεγκτής της Κυπριακής Δημοκρατίας το ζητήσει. 3.2 Διοίκηση έργου Αρμόδια υπηρεσία Αρμόδιοι για την παρακολούθηση και διαχείριση της σύμβασης που θα συνομολογηθεί θα είναι η Λογίστρια του Ογκολογικού Κέντρου Τράπεζας Κύπρου Αποδέκτης των υπηρεσιών Ο Προσφέρων που θα επιλεγεί θα παραδίδει την έκθεση για τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων του Ογκολογικού Κέντρου Τράπεζας Κύπρου με ταυτόχρονη κοινοποίηση στον Γενικό Ελεγκτή της Δημοκρατίας. Τα συμπληρωμένα έντυπα (Φόρος) θα πρέπει να υποβάλλονται στον Έφορο Φορολογίας. Σελίδα 4 από 7

5 3.2.3 Οργανωτική δομή Οργανωτική δομή Αναθέτουσας Αρχής Η Αναθέτουσα Αρχή θα επιβλέπει και συντονίζει τη συνολική πρόοδο υλοποίησης του Αντικειμένου της Σύμβασης που αφορά τον Έλεγχο των Οικονομικών Καταστάσεων του Ογκολογικού Κέντρου Τράπεζας Κύπρου μέσω της Λογίστρια. Η Αναθέτουσα Αρχή θα παρέχει το απαραίτητο προσωπικό για να διαχειριστεί και να επιλύσει ζητήματα σχετικά με τη διαχείριση της Σύμβασης. Οργανωτική δομή Αναδόχου Ο Ανάδοχος θα είναι αρμόδιος για την εκτέλεση του Αντικειμένου της Σύμβασης σε όλες τις φάσεις του, μέχρι την τελική παραλαβή από την Αναθέτουσα Αρχή και προς τούτο έχει την ευθύνη να εξασφαλίσει και να διαθέσει τους απαραίτητους πόρους προκειμένου να εκπληρώσει τις απαιτήσεις αυτής της προσφοράς. Αυτό περιλαμβάνει τη διοίκηση του έργου και την εξασφάλιση του συντονισμού όλων των δραστηριοτήτων του Αντικειμένου της Σύμβασης. Ο Ανάδοχος θα ορίσει τον Υπεύθυνο που θα είναι διαθέσιμος σε ολόκληρη τη διάρκεια υλοποίησης του Αντικειμένου της Σύμβασης. Ο Υπεύθυνος θα υποστηρίζεται από την ομάδα εμπειρογνωμόνων του Αναδόχου και τα λοιπά μέλη της Ομάδας Έργου του Αναδόχου. Ο Υπεύθυνος θα έχει τα παρακάτω καθήκοντα: καθορισμό του σχεδίου εργασιών και των κρίσιμων σημείων ώστε να διασφαλιστεί η ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών και η έγκαιρη υλοποίηση των επιμέρους δραστηριοτήτων του Αντικειμένου της Σύμβασης, συνολική ευθύνη για την παράδοση των αποτελεσμάτων (παραδοτέα, παρεχόμενες υπηρεσίες) της Σύμβασης, προετοιμασία των Εκθέσεων έναρξης, προόδου και ολοκλήρωσης, με σαφή αναφορά στα αποτελέσματα που έχουν επιτευχθεί, συντονισμός της συμμετοχής και των αρμοδιοτήτων των εμπειρογνωμόνων που θα εκτελέσουν το Αντικείμενο της Σύμβασης, διατήρηση στενής και μόνιμης συνεργασίας με την Αναθέτουσα Αρχή (και τα αρμόδια όργανα της: Υπεύθυνος Συντονιστής και ΚΕ) και ενημέρωσή της για την πρόοδο υλοποίησης, τις εργασίες που έχουν πραγματοποιηθεί και τις λύσεις ή επιλογές που έχουν υιοθετηθεί. Ο Ανάδοχος θα αναλάβει όλες τις δαπάνες τις σχετικές με την υλοποίηση του Αντικειμένου της Σύμβασης. Ειδικότερα, ο Ανάδοχος επιβαρύνεται με τα έξοδα διαμονής, διατροφής και μετακίνησης των στελεχών της Ομάδας Έργου. Ο Ανάδοχος θα εξασφαλίσει επαρκείς πόρους για μετάφραση, διερμηνεία, εκτύπωση, κ.λπ. όπως κατά περίπτωση απαιτείται από τις δραστηριότητες του Αντικειμένου της Σύμβασης. Σελίδα 5 από 7

6 4. ΤΟΠΟΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 4.1 Τόπος εκτέλεσης του Αντικειμένου της Σύμβασης Η τοποθεσία εκτέλεσης του αντικειμένου της Σύμβασης θα είναι κατά κύριο λόγο στα γραφεία του Ογκολογικού Κέντρου Τράπεζας Κύπρου στην Λευκωσία χωρίς όμως αυτό σε καμιά περίπτωση να αποκλείει τη διενέργεια ελέγχων οπουδήποτε για την ικανοποιητική εκτέλεση της Σύμβασης. 4.2 Διάρκεια υλοποίησης του Αντικειμένου της Σύμβασης Η ετήσια έκθεση που αφορά τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων και θα υποβάλλεται μαζί με τους Ελεγμένους Λογαριασμούς στο Συμβούλιο των Επιτρόπων του Ογκολογικού Κέντρου Τράπεζας Κύπρου, το αργότερο μέχρι τις 31 Ιουλίου του επόμενου έτους. 5. ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ 5.1 Στελέχωση της Ομάδας Έργου του Αναδόχου Όλα τα στελέχη της Ομάδας Έργου του Αναδόχου που έχουν έναν κρίσιμο ρόλο στην εκτέλεση της Σύμβασης θα πρέπει να είναι λογιστικό προσωπικό στα οποία θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται και ένας τουλάχιστον εγκεκριμένος λογιστής που να έχει σε ισχύ άδεια ασκήσεως του Λογιστικού Επαγγέλματος στην Κύπρο. Ο Υπεύθυνος του Αναδόχου για τις παρούσες Συμβάσεις θα πρέπει επίσης να είναι εγκεκριμένος λογιστής που να έχει σε ισχύ άδεια ασκήσεως του Λογιστικού Επαγγέλματος στην Κύπρο. Οι προσφέροντες μπορούν να στελεχώσουν την Ομάδα Έργου και με άλλους εμπειρογνώμονες (λοιποί εμπειρογνώμονες), πέραν των ως άνω αναφερθέντων βασικών εμπειρογνωμόνων, στην περίπτωση που κρίνουν ότι είναι απαραίτητοι για την επιτυχή υλοποίηση του Αντικειμένου της Σύμβασης. Το κόστος του προσωπικού υποστήριξης πρέπει να συνυπολογιστεί στο κόστος της Σύμβασης ή στις τιμές χρέωσης της ανθρωποαπασχόλησης των εμπειρογνωμόνων (ανάλογα με τον τύπο της Σύμβασης). 5.2 Στέγαση Αναδόχου Η Αναθέτουσα Αρχή είναι υποχρεωμένη να εξασφαλίσει με δική της αποκλειστική υπευθυνότητα τον απαραίτητο χώρο γραφείων για τη στέγαση του Αναδόχου κατά τη διάρκεια των ελέγχων σε δικούς της χώρους. 5.3 Υποστηρικτικά μέσα που παρέχονται από τον Ανάδοχο Ο Ανάδοχος θα πρέπει να εξασφαλίσει ότι οι εμπειρογνώμονες διαθέτουν επαρκή υποστήριξη και εξοπλισμό. Ιδιαίτερα θα πρέπει να εξασφαλίσει ότι υπάρχει Σελίδα 6 από 7

7 ικανοποιητική διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη και κάλυψη διερμηνείας (εάν απαιτείται) ώστε να είναι δυνατόν οι εμπειρογνώμονες να επικεντρωθούν στις βασικές τους ευθύνες. Πρέπει επίσης να διαθέτει τα ανάλογα ποσά σύμφωνα με τις ανάγκες για να υποστηρίξει τις δραστηριότητές τους στο πλαίσιο της Σύμβασης και για να εξασφαλίσει ότι οι υπάλληλοί του πληρώνονται τακτικά και έγκαιρα. Σελίδα 7 από 7