ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΕΠΙΜΕΛΗΤHΡΙΟ ΧΑΝΙΩΝ. Πρόλογος

Transcript

1 Πρόλογος Ο οδηγός για την έκδοση µηνιαίων αποτελεσµάτων του τµήµατος Food & Beverage ξενοδοχείου, καταρτίστηκε µετά από την έντονη ανάγκη κατάρτισης και πληροφόρησης ξενοδόχων ή στελεχών ξενοδοχείων που διαπιστώθηκε. Αποτελεί µία πρώτη προσέγγιση θεµάτων υπολογισµού κόστους και οφέλους σε κάθε ξενοδοχειακή επιχείρηση µε επισιτιστικά τµήµατα και φιλοδοξούµε να επεκταθεί και σε άλλα γνωστικά αντικείµενα που χρίζουν εξειδικευµένων γνώσεων. Η θέση του τουρισµού ως κυριότερος µοχλός οικονοµικής και κοινωνικής ανάπτυξης της Περιφέρειάς µας, κάνει τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις που αποτελούν αναπόσπαστο µέρος του, έναν από τους σηµαντικότερους κλάδους δραστηριότητας που αντιµετωπίζει σηµαντικά προβλήµατα σε µακροοικονοµικό αλλά και µικροοικονοµικό επίπεδο. Ο υπολογισµός του κόστους και του εσόδου ανά τµήµα οφείλει να είναι ακριβής και να υπολογίζεται µε πρακτικές και αποτελεσµατικές µεθόδους, ώστε ο επιχειρηµατίας να λαµβάνει την πραγµατική χρηµατοοικονοµική εικόνα της επιχείρησής του. Ο παρόν οδηγός αναφέρει κάποιες βασικές κατευθύνσεις και στηρίζεται στον υπολογισµό των µεγεθών σε αρχείο excel. Τα παραδείγµατα αφορούν ξενοδοχειακές µονάδες µεγάλης κλίµακας, η προσαρµογή όµως των στοιχείων σε αντίστοιχες µικρότερες είναι ευνόητη εφόσον η µέθοδος υπολογισµών είναι η ίδια. Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 1

2 Περιεχόµενα 1. Εισαγωγή Συλλογή στοιχείων προετοιµασία εξαγωγής αποτελεσµάτων Υπολογισµός κόστους αυτοκατανάλωσης Υπολογισµός κόστους κατανάλωσης Υπολογισµός Καθαρών Εσόδων Υπολογισµός κόστους ηµιδιατροφής Πίνακες Πίνακας 1: Υπολογισµός οµάδας αλλαντικών (κοστολόγιο πρωινού)... 6 Πίνακας 2: Συγκεντρωτική κατάσταση φύλλων κοστολόγησης πρωινού... 7 Πίνακας 3: Συγκεντρωτική µηνιαία κατάσταση κόστους αυτοκατανάλωσης... 8 Πίνακας 4: Μηνιαία κατάσταση υπολογισµού κόστους τροφοδοσίας προσωπικού Πίνακας 5: Υπολογισµός Κατανάλωσης Α Πίνακας 6: Υπολογισµός κατανάλωσης Β (τελικής κατανάλωσης) Πίνακας 7: Υπολογισµός κόστους βάσει εσόδων Πίνακας 8: Υπολογισµός κόστους ηµιδιατροφής Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 2

3 1. Εισαγωγή Η διαδικασία που περιγράφεται στη συνέχεια έχει σκοπό να συµβάλει στην ορθή, οµοιόµορφη και έγκαιρη εξαγωγή αποτελεσµάτων εκµετάλλευσης στα διάφορα επισιτιστικά τµήµατα του ξενοδοχείου. Πρόκειται για αποτύπωση των δεδοµένων εκείνων µε βάση τα οποία καταλήγουµε στην εξαγωγή αποτελέσµατος (µε απόλυτους αριθµούς αλλά και ποσοστά), που αφορά τη σχέση εσόδων διαφόρων επισιτιστικών τµηµάτων µε το κόστος των πρώτων υλών από τα οποία παράγονται. Ο υπολογισµός του αποτελέσµατος θεωρείται ότι αποτυπώνεται µε συγκεκριµένη µορφή και µε την τεχνική του λογιστικού φύλλου excel. Με αυτό τον τρόπο θα είναι ευκολότερη και ακριβέστερη η αποτύπωση των αποτελεσµάτων των τµηµάτων στο σύνολό τους. Το τµήµα του «Κεντρικού Εστιατορίου» λόγω της ιδιοµορφίας του (επειδή εκεί γίνεται η κατανάλωση της ηµιδιατροφής ΗΒ) παρακολουθείται ξεχωριστά από τα άλλα a la carte τµήµατα. Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 3

4 2. Συλλογή στοιχείων προετοιµασία εξαγωγής αποτελεσµάτων Για την έναρξη της διαδικασίας είναι απαραίτητο να έχουµε στην διάθεσή µας : 1. Οριστικό συµφωνηµένο ισοζύγιο αποθήκης, το οποίο απεικονίζει τις καταναλώσεις σε κάθε κέντρο κόστους του οποίου θα κάνουµε υπολογισµό (κουζίνα, εστιατόριο, µπαρ, ταβέρνα κλπ) 2. Όλες οι εισαγωγές που καταχωρούνται στην οµάδα 2 της Γενικής Λογιστικής πρέπει απαραίτητα να συµφωνούν κατ αξία µε αυτές της κεντρικής αποθήκης σεµηνιαίο επίπεδο 3. Αναλυτικό πίνακα ιδιοκαταναλώσεων δικαιούχων καθώς και προσφορών τους σε κάθε τµήµα Υπολογισµός κόστους αυτοκατανάλωσης Τα ποτά της αυτοπαράδοσης κοστολογούνται µε την µέση τιµή µονάδας της κεντρικής αποθήκης τουλάχιστον 2 φορές το χρόνο. Βασική προϋπόθεση είναι να υπάρχουν πρότυπες συνταγές τόσο για τα κοκτέιλ όσο και για τα εδέσµατα. Ο υπολογισµός του κόστους αυτοκατανάλωσης ανά τµήµα υπολογίζεται ως εξής: i) Ο υπολογισµός του κόστους αυτοκατανάλωσης στα τρόφιµα στα α λα καρτ τµήµατα υπολογίζεται ως: Τιµή πώλησης προϊόντος Χ ποσοστό κόστους τµήµατος προηγουµένου µήνα ii) Για το κεντρικό εστιατόριο το κόστος αυτοκατανάλωσης γεύµατος και δείπνου είναι το κόστος γεύµατος δείπνου προηγούµενου µηνός. iii) Για το πρωινό, λαµβάνουµε το κόστος που ισχύει για την τρέχουσα περίοδο. Η κοστολόγηση του πρωινού πελατών θα πρέπει να γίνεται τουλάχιστον 3 φορές στη σαιζόν και κατά προτίµηση τους µήνες Μάιο, Ιούλιο και Σεπτέµβριο. Θα πρέπει να επιλέγονται 3 ηµέρες που παρουσιάζουν τις µεγαλύτερες ιδιαιτερότητες που θα γίνεται πλήρης απογραφή και υπολογισµός του κόστους πρωινού ανά διανυκτέρευση. Στη συνέχεια από τις υπόλοιπες 4 ηµέρες της εβδοµάδας, θα επιλέγεται µια, θα υπολογίζεται το κόστος πρωινού και θα πολλαπλασιάζεται επί 4. Έτσι καλύπτουµε και τις υπόλοιπες ηµέρες της εβδοµάδας, χωρίς να χρειάζεται να απασχολούµαστε ολόκληρη την εβδοµάδα µε την Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 4

5 κοστολόγηση. Στους ακόλουθους πίνακες παρουσιάζονται κάποια παραδείγµατα φύλλων κοστολόγησης πρωινού (excel). ΦΥΛΛΟ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΡΟΤΥΠΗΣ ΣΥΝΤΑΓΗΣ Μπουφές πρωϊνών ΟΝΟΜΑΣΙΑ ΠΑΡΑΣΚΕΥΗΣ: Κυριακή 22/8/13 Αλλαντικά ΑΠΟ ΟΣΗ ΣΥΝΤΑΓΗΣ: 550 ιανυκτερεύσεις 21/8/2013 ΣΥΝΤΑΞΗ ΣΥΝΤΑΓΗΣ ΑΠΌ: Σεφ Κεντρικής κουζίνας ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΠΌ: Έλεγχο ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: 25-Αυγ-04 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ: Ως τιµή αγοράς καθορίζεται η ΜΤΚ βάση αγορών έως και 25/8/2013 Α/Α Περιγραφή είδους Μονάδα Μέτρησης Ποσότητα Τιµή αγοράς Αξία συµµετοχής 1 ΛΟΥΚΑΝΙΚΑ ΦΡΑΝΚΦΟΥΡΤΗΣ ΚΙΛΟ 0,00 2 ΖΑΜΠΟΝ SILVER ΚΙΛΟ 3,21 3,58 11,50 3 ΣΑΛΑΜΙ ΑΕΡΟΣ ΘΑΣΟΥ ΚΙΛΟ 2,24 5,45 12,20 4 ΠΑΤΕ ΚΙΛΟ 2,00 2,69 5,40 5 ΜΠΕΙΚΟΝ ΚΙΛΟ 11,00 3,71 40,80 6 ΧΟΙΡΙΝΟ ΚΑΠΝΙΣΤΟ ΚΙΛΟ 0,00 7 ΠΑΡΙΖΑ ΕΛΙΑΣ ΚΙΛΟ 1,25 2,45 3,10 8 ΛΟΥΚΑΝΙΚΑ ΜΠΟΥΚΙΕΣ ΚΙΛΟ 2,89 3,70 10,70 9 ΜΑΝΙΤΑΡΙΑ ΚΟΥΤΙ 2,50 2,70 6,70 10 ΩΜΟΠΛΑΤΗ ΚΙΛΟ 0,50 3,10 1,50 ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΣΥΝΤΑΓΗΣ 91,80 ΚΟΣΤΟΣ /ΜΟΝΑ Α ΑΠΟ ΟΣΗΣ 0,20 Πίνακας 1: Υπολογισµός οµάδας αλλαντικών (κοστολόγιο πρωινού) Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 5

6 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΦΥΛΛΩΝ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΑΡΑΣΚΕΥΗΣ Μπουφές Πρωινών Κυριακή 22/8/2013 ΜΟΝΑ Α ΑΠΟ ΟΣΗΣ 550 Α/Α Περιγραφή Οµάδας Κόστος ανά Κόστος οµάδας ανά όµαδα µονάδα αποδοσης 1 Τυροκοµικά/γαλακτοκοµικά / αυγά 196,9 0,4 2 Αλλαντικά 91,8 0,2 3 Φρούτα Λαχανικά 27,6 0,1 4 Κρουασάν /Σφολιατοειδή 36,6 0,1 5 Είδη Αρτοποιϊας 42,5 0,1 6 Χυµοί 43,7 0,1 7 Καφές-ροφήµατα 42,6 0,1 8 Είδη Ζαχαροπλαστείου 104,3 0,2 9 ηµητριακά Πρωϊνού 6,7 0,0 10 Μαρµελάδες - Μέλι 14,7 0,0 11 Κοµπόστες Φρούτων 13,4 0,0 12 Ξηροί καρποί 27,3 0,0 13 Βούτυρα-Λίπη 31,3 0,1 14 Τουρσιά Λαχανικών 4,0 0,0 15 ιάφορα Τρόφιµα 110,5 0,2 794,2 1,4 Πίνακας 2: Συγκεντρωτική κατάσταση φύλλων κοστολόγησης πρωινού ιανυκτερεύσεις 21/8/2013 Το κόστος του πρωινού προσωπικού υπολογίζεται ως εξής : Συνολικό εβδ. κόστος ειδών πρωινού Συνολικός εβδ. Αριθµός συµµετεχόντων = κόστος πρωινού ανά άτοµο Στη συνέχεια παρουσιάζεται µία συγκεντρωτική μηνιαία κατάσταση κόστους αυτοκατανάλωσης. Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 6

7 ΙΟΙΚΗΣΗ ΦΙΛΟΞΕΝΙΕΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΙΚΑΙΟΥΧΟΙ ΦΙΛΟΞΕΝΙΕΣ ΙΚΑΙΟΥΧΩΝ ANIMATION TEAM ANIMATION GAMES ΜΟΥΣΙΚΟΙ ΧΟΡΕΥΤΙΚΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ ΕΚ ΟΣΗ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ F&B ΕΣΤΙΑΤΟΡΙΟ ΚΑΦΕΤΕΡΙΑ ΤΑΒΕΡΝΑ POOL BAR DISCO ΣΥΝΟΛΟ ΤΡΟΦΙΜΑ 147,41 20,89 229,95 5,56 0,00 452,15 ΠΟΤΑ 8% 4,06 12,89 105,17 28,15 0,00 170,69 ΠΟΤΑ 18% 4,59 54,35 30,87 27,29 0,00 161,27 ΠΟΤΑ 8,65 67,24 136,03 55,44 0,00 331,96 ΤΡΟΦΙΜΑ 0,00 0,00 33,87 0,00 0,00 34,27 ΠΟΤΑ 8% 0,00 0,80 3,48 0,00 0,00 6,88 ΠΟΤΑ 18% 0,00 0,46 0,00 0,00 0,00 1,44 ΠΟΤΑ 0,00 1,25 3,48 0,00 0,00 8,32 ΤΡΟΦΙΜΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 8% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 18% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΤΡΟΦΙΜΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 8% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 18% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΤΡΟΦΙΜΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 8% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 18% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΤΡΟΦΙΜΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 8% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 18% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΤΡΟΦΙΜΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 8% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 18% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΠΟΤΑ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ΤΡΟΦΙΜΑ 0,00 1,74 0,00 0,00 0,00 2,34 ΠΟΤΑ 8% 0,00 15,57 0,53 0,81 0,00 17,83 ΠΟΤΑ 18% 0,00 1,73 0,00 0,82 0,00 2,55 ΠΟΤΑ 0,00 17,3 0,53 1,63 0,00 20,39 ΤΡΟΦΙΜΑ 147,41 22,63 263,82 5,56 0,00 488,76 ΠΟΤΑ 8% 4,06 29,26 109,18 28,96 0,00 195,40 ΠΟΤΑ 18% 4,59 56,54 30,87 28,11 0,00 165,26 ΠΟΤΑ 8,65 85,79 140,04 57,07 0,00 360,67 Πίνακας 3: Συγκεντρωτική µηνιαία κατάσταση κόστους αυτοκατανάλωσης Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 7

8 2.2. Υπολογισµός κόστους κατανάλωσης Αφού έχει υπολογιστεί το κόστος αυτοκατανάλωσης, σκοπός είναι να υπολογιστεί η συνολική κατανάλωση, δηλαδή τα συνολικά κόστη που προκύπτουν από όλα τα κέντρα κόστους των επισιτιστικών τµηµάτων. Προκειµένου να προχωρήσουµε στη διαδικασία αυτή, είναι απαραίτητο να γνωρίζουµε: Το Κόστος φαγητού προσωπικού και όπου αλλού αυτό χορηγείται Το κόστος των διαφόρων προσφορών που αποστέλλονται στα δωµάτι Τη συµφωνηµένη κατάσταση ενδοτµηµατικών κινήσεων που έγιναν στην διάρκεια του µήνα Το σύνολο των ληφθέντων δικαιουµένων στο κεντρικό εστιατόριο. Εδώ πρέπει να τονίσουµε ότι, σε όσα ξενοδοχεία ισχύει το σύστηµα full buffet, θα υποχρεούται η κουζίνα να δίνει τον αριθµό των ληφθέντων δικαιουµένων στο κεντρικό εστιατόριο Τα γεύµατα συµφωνίας που οι δικαιούχοι πήραν σε άλλα τµήµατα, εκτός του κεντρικού εστιατορίου (π.χ. ταβέρνα, self service και όπου αλλού δίδονται γεύµατα συµφωνίας) Τις εκπτώσεις αντί δικαιουµένου ανά πελάτη που παρέχουν διάφορα τµήµατα π.χ. ταβέρνα όταν ο πελάτης ανταλλάσσει το δικαιούµενο γεύµα του µε ένα άλλο α λα καρτ ή την συµµετοχή του σε κάποια ειδική βραδιά Το Οριστικό ισοζύγιο εσόδων ανά τµήµα από το front office Τα Πιστωτικά τιµολόγια που έχουν εκδοθεί από το λογιστήριο, για έσοδα που έχουν οριστικοποιηθεί από το ισοζύγιο front office Α. ΤΡΟΦΙΜΑ ιακινήσεις από κεντρική κουζίνα Β. ΠΟΤΑ ΤΡΟΦΙΜΑ : 2.121,21 ΤΡΟΦΙΜΑ CATERING : 203,24 ΑΝΑΛΥΣΗ ΝΕΡΟΥ : 425,17 ΠΟΤΑ ΓΕΥΜΑΤΟΣ ΠΡΟΣ/ΚΟΥ : 0,00 ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ 2.749,62 Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 8

9 ΤΜΗΜΑ KOYZINA ΕΣΤΙΑΤΟΡΙΟ ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΚΟΣΤΟΥΣ ΤΡΟΦΟ ΟΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΗΜΕΡΟΜΙΣΘΙΑ ΜΗΝΑ ΠΟΣΟΣΤΟ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΕΞΤΡΑ GT 824,5 29,41% 808,65 808, ,92% 80,42 80,42 POOL BAR 31 1,11% 30,40 30,40 ΤΑΒΕΡΝΑ 189,5 6,76% 185,86 185,86 0,00% 0,00 0,00 LOBBY 99,5 3,55% 97,59 97,59 ΙΟΙΚΗΣΗ ,95% 301,10 301,10 ΥΠΟ ΟΧΗ - ΟΡΟΦΟΙ ,60% 896,43 896,43 ΚΑΒΑ 28 1,00% 27,46 27,46 ΑΝΙΜΑΤΙΟΝ ΤΕΑΜ 145 5,17% 142,21 142,21 ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ - ΚΗΠΟΙ 183 6,53% 179,48 179, ,5 100,00% 2.749, ,62 Πίνακας 4: Μηνιαία κατάσταση υπολογισµού κόστους τροφοδοσίας προσωπικού Έχοντας τα παραπάνω στοιχεία στη διάθεσή µας, προχωράµε στους ακόλουθους υπολογισµούς: Κατανάλωση Α Αρχικό κόστος Περιλαµβάνει το κόστος τροφίµων και ποτών κάθε τµήµατος, όπως φαίνεται στη µηνιαία κατάσταση κόστους αναλωθέντων και υπολογίζεται ως εξής: Υπόλοιπο προηγούµενου µηνός τµήµατος + Εισαγωγές µηνός - Απογραφή µηνός = Υπόλοιπο (Κατανάλωση Α) ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΚΟΥΖΙΝΑ ΕΣΤΙΑΤΟΡΙΟ ΤΑΒΕΡΝΑ ΤΡΟΦΙΜΑ ΠΟΤΑ ΤΡΟΦΙΜΑ ΠΟΤΑ ΤΡΟΦΙΜΑ ΠΟΤΑ ΕΙΣΑΓΩΓΕΣ ΜΗΝΑ ,29 259,33 181, , , ,00 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟΥ ΜΗΝΑ ,26 44,12 100, , , ,00 ΣΥΝΟΛΟ ,55 303,45 282, , , ,00 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΜΗΝΑ ,96 53,55 94, , , ,00 ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ Α' ,59 249,90 188, , , ,00 Πίνακας 5: Υπολογισµός Κατανάλωσης Α Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 9

10 Κατανάλωση Β Τελική κατανάλωση πελατών Προκειµένου να υπολογιστεί η συνολική κατανάλωση Κατανάλωση Β- λαµβάνουµε υπόψη τα εξής: 1. Προσωπικό Το κόστος αυτό αφορά: 1. Το κόστος φαγητού προσωπικού στο εστιατόριο προσωπικού, ανάλογα µε την πολιτική του ξενοδοχείου και τον τρόπο που επιθυµεί να το παρακολουθεί. 2. Το κόστος τροφίµων και ποτών που έχουν καταναλωθεί από το προσωπικό του ξενοδοχείου στα διάφορα επισιτιστικά τµήµατα είτε αυτά καταναλώνονται από τους ίδιους είτε τα προσφέρουν σε τρίτους. 2. Προσφορές Αφορά το κόστος τροφίµων και ποτών που έχουν δοθεί σε προσφορές (π.χ. δωµατίων, welcome drinks) και σε επισκέπτες του ξενοδοχείου από τους δικαιούχους. 3. Ενδοτµηµατική κίνηση Πρόκειται για το κόστος τροφίµων και ποτών (Α ύλες και έτοιµα προϊόντα), που έχουν διακινηθεί από οποιοδήποτε προς οποιοδήποτε τµήµα για την εξυπηρέτηση λειτουργικών αναγκών. Το κόστος του τµήµατος από το οποίο προέρχονται τα είδη τοποθετείται µε αρνητικό πρόσηµο ενώ το κόστος του τµήµατος που δέχεται τα είδη µε θετικό πρόσηµο ούτως ώστε το οριζόντιο άθροισµα της γραµµής αυτής να είναι µηδέν. Το κόστος τροφίµων και ποτών της ενδοτµηµατικής κίνησης µας δίνεται σε µηνιαία κατάσταση από τον χειριστή του προγράµµατος της αποθήκης. Να σηµειωθεί ότι πρέπει να γίνεται τέτοιος προγραµµατισµός προµηθειών πρώτων υλών από την κεντρική αποθήκη, ούτως ώστε οι ενδοτµηµατικές κινήσεις να ελαχιστοποιηθούν κατά το δυνατόν. 4. Κόστος µενού καθυστερηµένων αφίξεων Πρόκειται για το ποσό που αντιστοιχεί στο κόστος ηµιδιατροφής πελατών που αφίχθησαν καθυστερηµένα και πήραν το δικαιούµενο menu σε κάποιο άλλο εκτός του κεντρικού εστιατορίου τµήµα. Το κόστος αυτό αφαιρείται από το τµήµα που ο πελάτης πήρε το δικαιούµενο, ενώ ταυτόχρονα προστίθεται στην κεντρική κουζίνα. Το κόστος αυτό έχει προϋπολογιστεί από τον έλεγχο µε στοιχεία που δίνονται από τον F&B manager 3 φορές την σαιζόν (Μάιο, Ιούλιο και Σεπτέµβριο). Επίσης αφαιρείται και ο αριθµός των ατόµων που το έλαβαν και προστίθεται στην κεντρική κουζίνα. Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 10

11 Στον ακόλουθο πίνακα (excel) παρουσιάζεται ο υπολογισµός της κατανάλωσης Β- τελικής κατανάλωσης πελατών. ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΚΟΥΖΙΝΑ ΕΣΤΙΑΤΟΡΙΟ ΤΑΒΕΡΝΑ ΤΡΟΦΙΜΑ ΠΟΤΑ ΤΡΟΦΙΜΑ ΠΟΤΑ ΤΡΟΦΙΜΑ ΠΟΤΑ ΕΙΣΑΓΩΓΕΣ ΜΗΝΑ ,29 259,33 181, , , ,00 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟΥ ΜΗΝΑ ,26 44,12 100, , , ,00 ΣΥΝΟΛΟ ,55 303,45 282, , , ,00 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΜΗΝΑ ,96 53,55 94, , , ,00 ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ Α' ,49 188, , , ,00 ΓΕΥΜΑΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 2.749,00 0,00 0,52 ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΕΙΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ 11,94 0,00 32,98 99,31 114,88 ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΕΙΣ ΙΚΑΙΟΥΧΩΝ 24,69 0,00 5,39 4,98 35,21 ΦΙΛΟΞΕΝΙΕΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ 0,00 0,00 ΦΙΛΟΞΕΝΙΕΣ ΙΚΑΙΟΥΧΩΝ 9,78 0,00 6,20 2,74 24,92 ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΕΙΣ ΑΝΙΜΑΤΙΟΝ ΤΕΑΜ 749,00 0,00 8,89 21,64 ANIMATION GAMES 0,00 0,00 0,00 4,00 ΜΟΥΣΙΚΟΙ - ΧΟΡΕΥΤΙΚΑ 67,00 0,00 WELCOME ΑΦΙΞΗΣ / ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ ΠΕΛΑΤΩΝ 785,00 0, ,00 ΦΙΛΟΞΕΝΙΕΣ ΠΡΑΚΤΟΡΩΝ - INFO GROUPS 65,00 0,00 WELCOME COCKTAILS ΠΡΑΚΤΟΡΕΙΩΝ 156,00 0,00 ΦΘΟΡΕΣ Α' ΥΛΩΝ 44,00 0,00 1,94 37,46 45,45 1,10 ΣΥΝΟΛΟ ΜΑΙΖΟΝ 4.760,00 0,00 1, ,03 161,37 202,27 ΕΝ Ο ΙΑΚΙΝΗΣΗ Α' ΥΛΩΝ ,00 ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ Β' ,49 186, , , ,73 Πίνακας 6: Υπολογισµός Κατανάλωσης Β (τελικής κατανάλωσης) Αφού έχουν υπολογιστεί τα παραπάνω, εξάγουµε τη συνολική κατανάλωση Β ως εξής: Κατανάλωση Α Μείον Προσωπικό Μείον Προσφορές Μείον ή συν Ενδοτµηµατική κίνηση Συν Κόστος καθυστερημένων αφίξεων Κατανάλωση Β Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 11

12 2.3. Υπολογισµός Καθαρών Εσόδων Αφορά τα έσοδα τροφίµων και ποτών όπως αναφέρονται στο οριστικό ισοζύγιο εσόδων ανά τµήµα από το front office σε συνδυασµό µε τις ταινίες των ταµειακών µηχανών αποφορολογηµένα. Στη στήλη «εστιατόριο-τρόφιµα» προσθέτουµε το 40% από το «σύνολο συµφωνίας» (διαµονή και διατροφή) του ισοζυγίου εσόδων από το front office, καθώς και τα extras του εστιατορίου σε τρόφιµα. Επίσης, λαµβάνουµε υπόψη: Εκπτώσεις Αφορά τις εκπτώσεις που τυχόν έχουν γίνει από το λογιστήριο σε τιµολόγια πελατών µετά την οριστικοποίηση των λογαριασµών και αφορούν κάποιο συγκεκριµένο µήνα. Τα στοιχεία αυτά λαµβάνονται από το λογιστήριο. Self service Αφορά τα έσοδα τροφίµων και ποτών από τα τµήµατα που τυχόν υπάρχουν και τροφοδοτούνται µε έτοιµα προϊόντα από την κεντρική κουζίνα ή από κάποιο άλλο τµήµα. Τα έσοδα αυτά τα προκύπτουν από τις ταινίες των ταµειακών µηχανών που διαθέτουν τα επιµέρους τµήµατα. Έσοδα αντί δικαιουµένου Πρόκειται για εκπτώσεις στα τµήµατα στα οποία παρέχεται το δικαίωµα στην πελάτη να γευµατίζει, συµψηφίζοντας το δικαιούµενό του µε την µορφή έκπτωσης συγκεκριµένου ποσού που κάθε χρόνο πρέπει να ορίζει η εταιρεία. Άρα το γινόµενο Ποσό έκπτωσης x ληφθέντα γεύµατα προστίθεται στις πωλήσεις του τµήµατος και αφαιρείται από τα έσοδα του κεντρικού εστιατορίου στο οποίο παρέχεται ηµιδιατροφή. Τα δικαιούµενα αυτά υπάρχουν σε µηνιαία κατάσταση δικαιουµένων ενώ τα έσοδα σε πίνακα της µηνιαίας κατάστασης αποτελεσµάτων F&B µε τον τίτλο «βοηθητικά στοιχεία αποτελεσµάτων». Με βάση τα παραπάνω, υπολογίζονται τα καθαρά έσοδα ως εξής: Έσοδα Μείον Εκπτώσεις Συν Τµήµατα µε έσοδα χωρίς δική τους παραγωγή Μείον ή συν Ενδοτµηµατικές πωλήσεις Σύνολο Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 12

13 Μικτό κέρδος Πρόκειται για το αποτέλεσµα σε απόλυτο νούµερο της αφαίρεσης της κατανάλωσης Β από το «Σύνολο». Ποσοστό µικτού κέρδους : Πρόκειται για το ποσοστιαίο αποτέλεσµα του «µικτού κέρδους» στο σύνολο. Ποσοστό κόστους : Πρόκειται για το ποσοστιαίο αποτέλεσµα του κόστους του τµήµατος. Στον ακόλουθο πίνακα παρουσιάζεται ο υπολογισµός κόστους βάσει των εσόδων των τµηµάτων: ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ Β' ,49 186, , , ,73 ΣΥΝΟΛΟ ΕΣΟ ΩΝ , , , ,00 ΕΣΟ Α ΑΝΤΙ ΙΚΑΙΟΥΜΕΝΟΥ , ,00 ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ , , , ,00 ΚΟΣΤΟΣ % 18,35 # ΙΑΙΡ/0! 7,84 27,10 30,99 ΚΟΣΤΟΣ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟΥ ΜΗΝΑ 19,67 7,35 28,33 29,84 ΚΟΣΤΟΣ ΜΗΝΑ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟΥ ΕΤΟΥΣ 18, ,67 35,99 Πίνακας 7: Υπολογισµός κόστους βάσει εσόδων 2.4. Υπολογισµός κόστους ηµιδιατροφής Προκειµένου να υπολογιστεί το κόστος ηµιδιατροφής, υπολογίζονται τα ακόλουθα επιµέρους κόστη: 1. Τα ληφθέντα γεύµατα δικαιουµένων στο κεντρικό εστιατόριο είναι το άθροισµα των : i) Ληφθέντα γεύµατα εστιατορίου ii) Ληφθέντα βραδινά (συµπεριλαµβανοµένου και των παιδικών menu) iii) ικαιούµενα που δόθηκαν σε τµήµατα τα οποία δεν έχουν δική τους παραγωγή. iv) Γεύµατα καθυστερηµένων αφίξεων v) Κρύα πιάτα που δίνονται σε καθυστερηµένες αφίξεις vi) Lunch basket Τα ληφθέντα γεύµατα αντί δικαιουµένων σε άλλα τµήµατα τα οποία έχουν δική τους παραγωγή- δεν αθροίζονται στα ληφθέντα κεντρικού εστιατορίου, αλλά αναγράφονται ξεχωριστά παρακάτω. 2. Το κόστος extra τροφίµων, που υπολογίζεται πολλαπλασιάζοντας τα έσοδα των τµηµάτων που δεν έχουν δική τους κουζίνα καθώς και τα έσοδα extras του κεντρικού εστιατορίου, µε το ποσοστό κόστους των τροφίµων του κεντρικού εστιατορίου. 3. Το συνολικό κόστος πρωινού, το οποίο προκύπτει ως εξής: Χ1 = αριθµός διανυκτερεύσεων * κόστος πρωινού Έκδοση Μηνιαίων Αποτελεσμάτων F&B 13

14 4. Το κόστος δείπνου, το οποίο υπολογίζεται ως εξής: Αφαιρούµε από την κατανάλωση Β το κόστος των extra και το κόστος όλων των πρωινών. Έτσι έχουµε αποµονώσει από την κατανάλωση Β το συνολικό κόστος πρωινού, και µας έχει µείνει µόνο το συνολικό κόστος δείπνου. ιαιρούµε το παραπάνω αποτέλεσµα µε τα ληφθέντα δικαιούµενα εστιατορίου, και έτσι έχουµε το πραγµατικό κόστος δείπνου ανά ληφθέν γεύµα. Η ακόλουθη σχέση µας δίνει το κόστος δείπνου ανά άτοµο: κόστος δείπνου ανά άτοµο= Κατανάλωση Β κόστος extra κόστη πρωινών Ληφθέντα κεντρικού εστιατορίου Μετά τον υπολογισµό όλων των παραπάνω, λαµβάνουµε το κόστος ηµιδιατροφής, το οποίο υπολογίζεται µε την ακόλουθη σχέση και παρουσιάζεται στον ακόλουθο πίνακα: Κόστος ηµιδιατροφής = κόστος πρωινού + κόστος δείπνου ΚΟΣΤΟΣ ΗΜΙ ΙΑΤΡΟΦΗΣ ΤΡΕΧΩΝ ΕΤΟΣ ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΕΤΟΣ ΜΗΝΑΣ ΠΡΟΗΓ.ΜΕΝΟΣ ΜΗΝΑΣ ΠΡΟΟ ΕΥΤΙΚΟ ΕΤΟΥΣ ΜΗΝΑΣ ΠΡΟΟ ΕΥΤΙΚΟ ΕΤΟΥΣ ΙΑΝΥΚΤΕΡΕΥΣΕΙΣ ΙΑΤΕΘΕΝΤΑ MENU ΙΑΤΕΘΕΝΤΑ LUNCH ΚΟΣΤΟΣ ΠΡΩΪΝΟΥ 1,42 1,15 1,29 1,19 1,19 ΚΟΣΤΟΣ LUNCH ΚΟΣΤΟΣ DINNER 1,86 2,10 2,36 1,91 2,53 ΣΥΝΟΛΟ ΗΜΙ ΙΑΤΡΟΦΗΣ 3,28 3,25 3,65 3,10 3,72 Πίνακας 8: Υπολογισµός κόστους ηµιδιατροφής 14