Hotel Manager. Ηλεκτρονικό Σύστημα Διαχείρισης Κρατήσεων. Αναλυτικοί Πίνακες. Απλή Καταχώρηση. Οπτική Απεικόνιση

Transcript

1 Hotel Manager Ηλεκτρονικό Σύστημα Διαχείρισης Κρατήσεων Απλή Καταχώρηση Αναλυτικοί Πίνακες Οπτική Απεικόνιση

2 Περιεχόμενα: σελ. ΚΑΡΤΕΛΑ ΓΡΑΦΗΜΑΤΩΝ 3 ΣΗΜΕΡΑ 5 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑ 6 ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ 8 ΠΕΛΑΤΕΣ 11 ΝΕΑ ΚΡΑΤΗΣΗ 13 ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ 16 2

3 ΚΑΡΤΕΛΑ ΓΡΑΦΗΜΑΤΩΝ 1 Για να μεταβείτε στην Καρτέλα Γραφημάτων με τα στατιστικά στοιχεία των κρατήσεων του τρέχοντος μήνα, πατήστε το λογότυπο του ξενοδοχείου στην πάνω αριστερή γωνία της οθόνης της εφαρμογής. 2 Επιλέξτε το μήνα που επιθυμείτε για να δείτε τα στατιστικά στοιχεία των κρατήσεων του ξενοδοχείου, τα τρέχοντα δεδομένα οπτικοποιημένα σε γραφικές παραστάσεις και τους πίνακες. Γράφημα 1 ο : Ημερήσιος Τζίρος Ανά Γραφείο Στο γράφημα Ημερήσιος Τζίρος Ανά Γραφείο, φαίνονται τα έσοδα από κάθε τουριστικό γραφείο για κάθε ημέρα του επιλεγμένου μήνα. Κάθε γραφείο έχει διαφορετικό χρωματισμό για πιο ευκρινή ανάγνωση. 3

4 Γράφημα 2 ο Τζίρος Παροχών & 3 ο : Επικερδέστερες Κρατήσεις & Εβδομαδιαίος Ακριβώς παρακάτω βρίσκεται ο πίνακας με τις πιο επικερδείς κρατήσεις σε φθίνουσα σειρά, που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα. Δίπλα βρίσκεται το ιστόγραμμα με τον εβδομαδιαίο τζίρο ανά παροχή του ξενοδοχείου (ο επιλεγμένος μήνας είναι χωρισμένος σε τέσσερις εβδομάδες). Κάθε παροχή έχει διαφορετικό χρωματισμό για πιο ευκρινή ανάγνωση. Γράφημα 4 ο & 5 ο : Πληρότητα Ξενοδοχείου & Συνολικός Τζίρος Ανά Εβδομάδα Τέλος, παρακάτω φαίνεται το γράφημα με την πληρότητα του ξενοδοχείου ανά γραφείο για τον επιλεγμένο μήνα και δίπλα του ο πίνακας με τις πιο πρόσφατα καταχωρημένες κρατήσεις στο σύστημα κατά φθίνουσα σειρά. Στο κάτω μέρος της σελίδας βρίσκεται η γραφική παράσταση με το συνολικό ετήσιο τζίρο ανά εβδομάδα. 4

5 ΣΗΜΕΡΑ Για να δείτε ποια δωμάτια είναι διαθέσιμα, καθώς και για τον έλεγχο των αφίξεων ή αναχωρήσεων κατά μία συγκεκριμένη ημέρα του έτους: 1 Επιλέξτε την ημερομηνία που επιθυμείτε στο κουτί Ημέρα και στη συνέχεια πατήστε το κουμπί Ανανέωση. 2 Η εφαρμογή αυτόματα θα εμφανίσει τον ακριβή αριθμό των γεμάτων και διαθέσιμων δωματίων του ξενοδοχείου, καθώς επίσης και το πλήθος των αφίξεων και αναχωρήσεων που θα πραγματοποιηθούν την συγκεκριμένη ημέρα που επιλέξατε, μαζί με τα λεπτομερή στοιχεία τους. 5

6 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ 1 2 Μεταβείτε στο Ημερολόγιο για να δείτε την πληρότητα του ξενοδοχείου σας ανά μήνα, σε πίνακα δύο διαστάσεων. Εδώ, μπορείτε με ευκολία να δείτε την πληρότητα του ξενοδοχείου για τον επιλεγμένο μήνα, τις αφίξεις και τις αναχωρήσεις για κάποια ημέρα του μήνα, το κόστος της κάθε κράτησης, καθώς και τη διαθεσιμότητα για κάποιο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα του μήνα. Για να εμφανισθούν οι κρατήσεις στον πίνακα, επιλέξτε τη χρονολογία και τον μήνα που σας ενδιαφέρει, εδώ: Στην κάθετη στήλη του πίνακα είναι όλα τα δωμάτια του ξενοδοχείου και οι κρατήσεις που ισχύουν για αυτά (S: Studio, A: Apartment). Στην οριζόντια στήλη είναι οι ημέρες του επιλεγμένου μήνα. 6

7 Οι κρατήσεις εδώ φαίνονται με τη μορφή μπάρας πάνω στον πίνακα όπου και αναφέρεται το όνομα του πελάτη και έχουν διαφορετικό χρωματισμό για εύκολη αναγνώριση του τουριστικού γραφείου από το οποίο έχουν πραγματοποιηθεί. 3 Πατήστε πάνω στη μπάρα της κράτησης για να εμφανιστεί ένα μικρό πλαίσιο με τα βασικά στοιχεία της: 7

8 ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ Επεξήγηση εικονιδίων: Τιμολόγιο Κράτησης (αριθμός Τιμολογίου) Αναφορά Κράτησης Επεξεργασία Διαγραφή 8

9 Για τον έλεγχο ή την επεξεργασία των καταχωρημένων κρατήσεων του ξενοδοχείου σας για ένα συγκεκριμένο έτος ή ένα συγκεκριμένο μήνα: 1 Μεταβείτε στην καρτέλα Kρατήσεις και επιλέξτε το έτος για το οποίο επιθυμείτε να δείτε τις κρατήσεις, εδώ: Επίσης, επιλέξετε το μήνα που επιθυμείτε, εδώ: 2 Η εφαρμογή θα σας εμφανίσει τη λίστα των κρατήσεων που θα αφιχθούν στο ξενοδοχείο το επιλεγμένο έτος, τον επιλεγμένο μήνα με φθίνουσα χρονολογική σειρά. 3 Πατώντας τα βελάκια στο πλάι του τίτλου κάποιας στήλης μπορείτε να δείτε τον πίνακα βάσει της αύξουσας ή φθίνουσας σειράς των περιεχομένων της στήλης αυτής. 9

10 4 Για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση, πληκτρολογήστε εδώ: Σημείωση: Αναζητήστε τον αριθμό τιμολογίου ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο της κράτησης έχετε διαθέσιμο. 5 Επίσης έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε τον πίνακα των κρατήσεων για κάποιο συγκεκριμένο μήνα ή τις καταχωρημένες κρατήσεις όλου του έτους. Πατήστε το κουμπί Print για να δείτε την προεπισκόπηση της εκτύπωσης των κρατήσεων: 6 Για να επιστρέψετε στην καρτέλα του πίνακα κρατήσεων πατάτε το πλήκτρο ESC στο πληκτρολόγιο σας. 10

11 ΠΕΛΑΤΕΣ 1 Μεταβείτε στην καρτέλα Πελάτες για να ανακτήσετε τα στοιχεία των πελατών σας. Για συγκεκριμένη αναζήτηση, πληκτρολογήστε εδώ: Για προσθήκη νέου πελάτη, πατήστε εδώ: 2 Επιλέγοντας από τη λίστα πελατών το όνομα που σας ενδιαφέρει, η εφαρμογή θα εμφανίσει τα τρέχοντα στοιχεία του πελάτη σας, καθώς επίσης και όλες τις προηγούμενες ημερομηνίες κατά τις οποίες ενδεχομένως είχε διαμείνει στο ξενοδοχείο σας. Πατήστε επάνω στην ημερομηνία που σας ενδιαφέρει, για να εμφανισθούν τα στοιχεία της προηγούμενης κράτησης του πελάτη σας. 11

12 Για να τροποποιήσετε τα στοιχεία κάποιου πελάτη πατήστε το κουμπί Τροποποίησης: Για να διαγράψετε κάποιο πελάτη πατήστε το κουμπί Διαγραφής: Το κουμπί Διαγραφής είναι ενεργοποιημένο μόνο για τους πελάτες, στο όνομα των οποίων δεν έχουν καταχωρηθεί κρατήσεις. 12

13 ΝΕΑ ΚΡΑΤΗΣΗ Για να πραγματοποιήσετε μία καινούργια κράτηση, θα πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα Νέα Κράτηση. 1 Αρχικά, συμπληρώστε την ημερομηνία άφιξης, αναχώρησης και τον τύπο δωματίου. Αυτόματα στο πεδίο δωμάτιο εμφανίζονται τα διαθέσιμα δωμάτια για την περίοδο και τον τύπο δωματίου που επιλέξατε. Η εφαρμογή σας προειδοποιεί αν την επιλεγμένη περίοδο έχουν μείνει λιγότερα από τρία δωμάτια διαθέσιμα. 2 Στη συνέχεια επιλέξτε το γραφείο μέσω του οποίου έχει γίνει η κράτηση του πελάτη σας ή επιλέξτε Private Reservation αν επιθυμείτε να πραγματοποιήσετε κράτηση ανεξαρτήτως τουριστικού γραφείου. 13

14 3 Επιλέξτε τις παροχές που επιθυμεί ο εκάστοτε πελάτη σας, εδώ: Οι παροχές εμφανίζονται αυτόματα για κάθε γραφείο ή για την private κράτηση. 4 Συμπληρώστε τον αριθμό του Voucher, εδώ: Ή, ορίστε την επιθυμητή Τιμή / Νύχτα, ανά ΔΩΜΑΤΙΟ εδώ: 5 Γράψτε πρώτα το επώνυμο και έπειτα το όνομα μέσα στο πεδίο Πελάτης. Η εφαρμογή θα ψάξει αυτόματα στη βάση των καταχωρημένων πελατών για το όνομα αυτό και αν το βρει θα το εμφανίσει κάτω από το πεδίο πελάτης. Σε περίπτωση που δεν εμφανιστεί κάτι (σημαίνει ότι ο πελάτης δεν έχει καταχωρηθεί στη βάση) πατήστε το πλήκτρο Προσθήκη Πελάτη για να εμφανισθεί το παράθυρο στο οποίο θα συμπληρώσετε τα στοιχεία του νέου πελάτη. 14

15 6 Τέλος, επιλέξτε Υπολογισμοί ή Καταχώρηση Κράτησης. Επιλέγοντας Υπολογισμοί θα εμφανιστεί η ανάλυση κόστους της κράτησης που πρόκειται να πραγματοποιήσετε. Η Ανάλυση Κόστους θα αναγράφει τις επιμέρους τιμές της διαμονής, των παροχών, όπως επίσης και των εκπτώσεων που ενδεχομένως επιδέχεται η κράτησή σας. 7 15

16 ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ Από την επιλογή Ρυθμίσεις στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης της εφαρμογής μπορούμε να ρυθμίσουμε διάφορες παραμέτρους και να βρούμε στοιχεία που μας ενδιαφέρουν. 1 ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΧΡΗΣΤΗ & ΕΙΣΟΔΟΙ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Για να ρυθμίσετε τα στοιχεία του χρήστη της εφαρμογής, το username και τον κωδικό, μεταβείτε στην πρώτη επιλογή της λίστας πάνω δεξιά της οθόνης, αλλάξτε τα στοιχεία στις Ρυθμίσεις Χρήστη και πατήστε Αποθήκευση. Στην ίδια οθόνη μπορείτε να πάρετε στοιχεία για όλα τα προηγούμενα logins στην εφαρμογή. 2 ΓΡΑΦΕΙΑ Για να ορίσετε τις τιμές των παροχών του ξενοδοχείο ανά γραφείο μεταβείτε στην καρτέλα του γραφείου (δεξιά της οθόνης) και παράλληλα στην καρτέλα παροχές. 16

17 3 Για να ρυθμίσετε τις εκπτώσεις (ενώ είστε πάντα στην καρτέλα του γραφείου που θέλετε δεξιά στην οθόνη) πατήστε στην καρτέλα εκπτώσεις. Βήμα 1ο Βήμα 2ο 4 Στις επόμενες τρεις καρτέλες μπορείτε να κοστολογήσετε κάθε τύπο δωματίου (Studio, Apartment 1 & Apartment 2)ανά νύχτα και ανά περίοδο. Εμφανίζονται μόνο οι χρονικές περίοδοι για το συγκεκριμένο έτος. Επίσης έχετε τη δυνατότητα να μεταβείτε στην ιστοσελίδα του ξενοδοχείου σας. Για πληροφορίες ή βοήθεια πατήστε τα αντίστοιχα κουμπιά. Τέλος, επιλέξτε Έξοδος για να αποσυνδεθείτε από την εφαρμογή. 17