Χωροταξία σταθμών εργασίας γραφείου

Transcript

1 Χωροταξία σταθμών εργασίας γραφείου Ν. Μαρμαράς Καθηγητής ΕΜΠ Η χωροταξία σταθμών εργασίας 1 όπου εκτελούνται εργασίες γραφείου, αφορά την τοποθέτηση και τον προσανατολισμό των στοιχείων που αποτελούν τον σταθμό (τραπέζι εργασίας, κάθισμα, μικροί αποθηκευτικοί χώροι, κ.λπ.), σε ένα δεδομένο χώρο (κτίριο) 2. Οι κύριες απαιτήσεις που πρέπει να ικανοποιούνται σχετίζονται με τα καθήκοντα που εκτελούνται, την οργάνωση της εργασίας και τους παράγοντες του περιβάλλοντος. Συγκεκριμένα η χωροταξία πρέπει: να διευκολύνει την εκτέλεση και τη ροή εργασίας, να διευκολύνει τις συνεργασίες, τόσο μεταξύ του προσωπικού, όσο και μεταξύ προσωπικού και επισκεπτών (π.χ. πελάτες μιας εταιρίας, πολίτες μιας δημόσιας υπηρεσίας), να αντανακλά την οργανωτική δομή, να εξασφαλίζει την απαιτούμενη ιδιωτικότητα, να εξασφαλίζει καλή εκμετάλλευση του διατιθέμενου χώρου, να διευκολύνει μελλοντικές τροποποιήσεις του αριθμού των σταθμών εργασίας ή/και της οργανωτικής δομής (ευελιξία και επεκτασιμότητα), να ελαχιστοποιεί τις αναγκαίες τροποποιήσεις του διατιθέμενου χώρου. Επιπλέον, η χωροταξία και ο προσανατολισμός των σταθμών εργασίας πρέπει να εξασφαλίζει: καλή εκμετάλλευση του φυσικού φωτισμού, απουσία ενοχλητικών αντανακλάσεων φωτός στις θέσεις εργασίας, απουσία ενοχλητικών θερμών ή ψυχρών ρευμάτων αέρος στις θέσεις εργασίας, απρόσκοπτη και ασφαλή πρόσβαση και απομάκρυνση από τις θέσεις εργασίας. 1 Ο όρος σταθμός εργασίας χρησιμοποιείται για να αποδοθεί το σύνολο που αποτελείται από το τραπέζι εργασίας, το κάθισμα του εργαζομένου, τυχόν καθίσματα επισκεπτών, καθώς και άλλα βοηθητικά έπιπλα όπως αποθηκευτικοί χώροι κοντά στον εργαζόμενο. Διευκρινίζεται επίσης ότι στο κείμενο χρησιμοποιείται ο όρος τραπέζι εργασίας αντί του συνήθως χρησιμοποιούμενου όρου γραφείο, λόγω της πολυσημίας του δεύτερου η οποία μπορεί να οδηγήσει τον αναγνώστη σε παρανοήσεις. 2 Σχετικά σπανιότερα, απαντάται και η περίπτωση όπου η χωροταξία των σταθμών εργασίας προηγείται του σχεδιασμού του κτιρίου, το οποίο θα εξυπηρετεί τις ανάγκες συγκεκριμένου οργανισμού/εταιρείας. Το σημαντικότερο πλεονέκτημα στην περίπτωση αυτή είναι η μεγιστοποίηση της λειτουργικότητας του κτιρίου που θα σχεδιαστεί. Η μέθοδος που θα παρουσιαστεί στη συνέχεια αφορά τη χωροταξία σταθμών εργασίας γραφείου σε υπάρχοντα κτίρια, μπορεί όμως να εφαρμοστεί και στην περίπτωση που η χωροταξία προηγείται του σχεδιασμού του κτιρίου, προσαρμόζοντάς την κατάλληλα. 1

2 1. Γενικοί τύποι χωροταξίας σταθμών εργασίας γραφείου Υπάρχει ένας αριθμός γενικών τύπων χωροταξίας σταθμών εργασίας γραφείου (Shoshkes, 1976; Zelinsky, 1998): οι δύο ακραίοι τύποι είναι "το προσωπικό γραφείο", όπου κάθε εργαζόμενος διαθέτει τον προσωπικό του χώρο/δωμάτιο, και "το ανοικτό γραφείο" (open plan), όπου όλοι οι σταθμοί εργασίας είναι τοποθετημένοι σε ένα κοινό χώρο (Σχήμα 1). Μεταξύ αυτών των δύο τύπων, υπάρχει πλήθος συνδυασμών προσωπικών γραφείων με ανοικτά γραφεία, με ή δίχως χωρίσματα διαφόρων τύπων. (α) Σχήμα 1: (α) Παράδειγμα χωροθέτησης τύπου «προσωπικό γραφείο», (β) παράδειγμα χωροθέτησης τύπου «ανοικτό γραφείο». (β) Όσον αφορά τα ανοικτά γραφεία, η τοποθέτηση των σταθμών εργασίας μπορεί να είναι ορθογώνια, με μονή, διπλή ή τετραπλή σειρά, δημιουργώντας παράλληλες σειρές, ή με τους σταθμούς εργασίας να δημιουργούν ομάδες που αντικατοπτρίζουν την οργανωτική ή τη λειτουργική δομή της εργασίας. Τέλος, μια ακόμη φιλοσοφία χωροταξίας είναι "το ευέλικτο γραφείο", όπου όλος ο εξοπλισμός μπορεί εύκολα να μετακινηθεί, προκειμένου η χωροταξία των σταθμών εργασίας να μπορεί να μεταβάλλεται ανάλογα με το πλήθος των παρόντων εργαζομένων, τα εκτελούμενα έργα ή τα ευκαιριακά οργανωτικά σχήματα εργασίας που δημιουργούνται κάθε φορά (Brunnberg, 2000). Κάθε τύπος χωροταξίας έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Τα προσωπικά γραφεία προσφέρουν αυξημένη ιδιωτικότητα και ευκολότερο έλεγχο των συνθηκών του περιβάλλοντος, και άρα προσαρμογή στις ιδιαίτερες ανάγκες και επιθυμίες των εργαζομένων σ αυτά. Όμως είναι ακριβότερα στην κατασκευή και τη συντήρηση, δεν είναι εύκολο να τροποποιηθούν προκειμένου να ανταποκριθούν σε μεταβαλλόμενες λειτουργικές και οργανωτικές ανάγκες (μικρή ευελιξία), και καθιστούν τη συνεργασία και την επίβλεψη δυσχερείς. Αντίθετα, τα ανοικτά γραφεία προσφέρουν ευελιξία, διευκολύνουν τη συνεργασία μεταξύ συναδέλφων και την επίβλεψη, όμως χαρακτηρίζονται από έλλειψη ιδιωτικότητας, και μπορεί να δημιουργούν δυσμενές περιβάλλον από άποψη θορύβου, ενώ ο έλεγχος των θερμοκρασιακών και φωτιστικών συνθηκών σε κάθε θέση εργασίας δυσχεραίνεται (De Croon et al. 2005). Προκειμένου να μειωθούν τα επίπεδα θορύβου και να δημιουργηθεί κάποια ιδιωτικότητα στα ανοικτά γραφεία, μπορούν να χρησιμοποιηθούν κινητά χωρίσματα. Για να είναι αποτελεσματικά, τα χωρίσματα αυτά πρέπει να είναι επενδεδυμένα με ηχοαπορροφητικά υλικά και να έχουν τουλάχιστον 1,5 m ύψος και 2,5 m μήκος. Ο Wichman (1984) διατύπωσε τις πιο κάτω συστάσεις σχεδιασμού προκειμένου να εξασφαλίζονται καλές συνθήκες εργασίας σε ανοικτά γραφεία: Χρησιμοποίησε ηχοαπορροφητικά υλικά σε όσες επιφάνειες είναι δυνατόν. Προμηθεύσου εξοπλισμό όσο το δυνατόν χαμηλότερου επιπέδου θορύβου (εκτυπωτές, φωτοτυπικά μηχανήματα, τηλέφωνα, κ.λπ.). Για παράδειγμα, τα τηλέφωνα, όταν λαμβάνουν κλήση, 2

3 μπορεί να εκπέμπουν φωτεινό σήμα για κάποιο χρονικό διάστημα, προτού εκπέμψουν ηχητικό σήμα. Δώσε τη δυνατότητα στους εργαζομένους να μεταβάλλουν κάποια στοιχεία του σταθμού εργασίας, ώστε να έχουν τη δυνατότητα να "τον κάνουν δικό τους". Για παράδειγμα, δημιούργησε κάποιες μετακινούμενες κάθετες και οριζόντιες επιφάνειες, καθώς και μικρούς αποθηκευτικούς χώρους. Δημιούργησε έναν αριθμό χώρων με αυξημένη ιδιωτικότητα, εύκολους στην πρόσβαση. Οι χώροι αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν μικρά κλειστά δωμάτια για συναντήσεις, μεγάλης διάρκειας τηλεφωνικές συνδιαλέξεις, τηλε-διασκέψεις, κ.λπ. Χρησιμοποίησε κατάλληλη σήμανση εδάφους, με υπόδειξη της διαδρομής που πρέπει να ακολουθήσουν οι επισκέπτες για τους σταθμούς εργασίας ή τα τμήματα που τους δέχονται συχνότερα. Σχεδίασε κατάλληλα τον εξαερισμό και τις εξόδους των θερμαντικών ή ψυκτικών συστημάτων, ώστε να επιτυγχάνεται ομοιομορφία αερισμού και θερμοκρασιακών συνθηκών σε όλους τους σταθμούς εργασίας. Εξασφάλισε επαρκείς αποθηκευτικούς χώρους. Μετά από την επιλογή του τύπου χωροταξίας που θα υιοθετηθεί, αρχίζει ο καθαυτό χωροταξικός σχεδιασμός. Στην επόμενη ενότητα παρουσιάζεται μια συστηματική μέθοδος για αυτόν τον σκοπό. 2. Μέθοδος για τη χωροθέτηση σταθμών εργασίας γραφείου Η μέθοδος που παρουσιάζεται στη συνέχεια αποσκοπεί στο να διευκολύνει την επίλυση του προβλήματος της χωροθέτησης των σταθμών εργασίας γραφείου, αποσυνθέτοντάς την σε έναν αριθμό επιμέρους σταδίων, όπου ένας σχετικά περιορισμένος αριθμός απαιτήσεων επιδιώκεται να ικανοποιηθούν σε κάθε στάδιο. Επίσης, ένα χαρακτηριστικό της μεθόδου είναι ότι οι περισσότερες εργονομικές απαιτήσεις έχουν λάβει τη μορφή σχεδιαστικών οδηγιών, προκειμένου να διευκολύνονται οι χωροθέτες (Margaritis & Marmaras, 2003). Στο Σχήμα 1 παρουσιάζονται τα στάδια της μεθόδου. Στάδιο 0: Συγκρότηση ομάδας χωροταξικού σχεδιασμού Δεδομένης της συνθετότητας του προβλήματος της χωροθέτησης σταθμών εργασίας γραφείου, μια επιτυχημένη χωροταξία δεν μπορεί να είναι το αποτέλεσμα της εργασίας ενός ανθρώπου. Κατά συνέπεια, πριν αρχίσει ο σχεδιασμός, θα πρέπει να συγκροτηθεί μια ομάδα. Στην ομάδα αυτή, εκτός από αυτούς που διαθέτουν τη σχετική με τη χωροθέτηση τεχνογνωσία, θα πρέπει οπωσδήποτε να συμμετέχει και ένας μικρός αριθμός προσώπων με καλή γνώση του οργανισμού/επιχείρησης οι σταθμοί εργασίας του οποίου πρόκειται να χωροθετηθούν. Είναι σημαντικό, επίσης, τα μέλη της ομάδας σχεδιασμού να έχουν εξασφαλίσει πρόσβαση στα στοιχεία που θα χρειαστεί να συλλεγούν πριν αρχίσει ο καθαυτός σχεδιασμός (για τα στοιχεία αυτά βλέπε επόμενο Στάδιο 1). 3

4 Σχήμα 1: Τα στάδια της μεθόδου για την χωροθέτηση σταθμών εργασίας γραφείου που ικανοποιούν τις εργονομικές απαιτήσεις. Στάδιο 1: Συλλογή δεδομένων Κατά το στάδιο αυτό συλλέγονται δεδομένα για τον χώρο όπου θα τοποθετηθούν οι σταθμοί εργασίας, τις δραστηριότητες εργασίας και τις ανάγκες των εργαζομένων για την εκτέλεσή τους. Συγκεκριμένα θα πρέπει να συλλεγούν τα εξής στοιχεία: Το πλήθος των εργαζομένων που θα εργάζονται σε μόνιμη και ευκαιριακή βάση. Η οργανωτική δομή και οι επιμέρους οργανωτικές μονάδες που περιλαμβάνει. Ανάλογα με την οργανωτική δομή, οι μονάδες αυτές μπορεί να είναι διευθύνσεις, τμήματα, γραφεία, κ.λπ. Οι δραστηριότητες εργασίας που πραγματοποιούνται σε κάθε οργανωτική μονάδα. Ιδιαίτερη σημασία έχουν οι συνεργασίες μεταξύ των οργανωτικών μονάδων (και κατά συνέπεια η επιθυμητή εγγύτητά τους), η εξυπηρέτηση επισκεπτών και το πλήθος τους (ώστε να εξασφαλιστεί η ευκολία πρόσβασής τους καθώς και ο αναγκαίος χώρος για αυτούς), καθώς και κάθε άλλη σχετική με τη χωροταξία ιδιαιτερότητα της οργανωτικής μονάδας (π.χ. ύπαρξη χρηματοκιβωτίου, υ- ποδοχής). 4

5 Τα καθήκοντα που εκτελούνται από κάθε εργαζόμενο και οι ανάγκες που προκύπτουν από αυτά. Ιδιαίτερη σημασία έχουν οι συνεργασίες με τους συναδέλφους, οι ανάγκες ιδιωτικότητας, η εξυπηρέτηση επισκεπτών, τυχόν ιδιαίτερες ανάγκες σε φωτισμό. Ο εξοπλισμός που είναι αναγκαίος για την εκτέλεση των καθηκόντων (π.χ. ηλεκτρονικός υπολογιστής, εκτυπωτής, αποθηκευτικός χώρος). Στο στάδιο αυτό, η ομάδα σχεδιασμού πρέπει να αποκτήσει επίσης τα λεπτομερή σχέδια του χώρου, με όλα τα στοιχεία που θεωρούνται ως σταθερά (π.χ. δομικοί τοίχοι και κολώνες, κλιμακοστάσια, στοιχεία συστήματος κλιματισμού). Επίσης, εφόσον ο χώρος είναι υπαρκτός και όχι υπό κατασκευή, η επίσκεψη στο χώρο και η λήψη φωτογραφιών είναι σημαντική, προκειμένου η ομάδα σχεδιασμού να αποκτήσει μια πλουσιότερη εικόνα του. Στάδιο 2: Καθορισμός διαθέσιμου ωφέλιμου χώρου Στόχος του σταδίου αυτού είναι ο καθορισμός του διαθέσιμου για την τοποθέτηση των σταθμών εργασίας καθαρού ωφέλιμου χώρου. Κατά συνέπεια πρέπει να προσδιοριστούν οι χώροι όπου δεν πρέπει να τοποθετηθούν έπιπλα, προκειμένου να διασφαλίζεται η ελεύθερη πρόσβαση στις πόρτες, αλλά και στα παράθυρα και τα θερμαντικά ή ψυκτικά σώματα για τον χειρισμό και τη συντήρησή τους. Για τον καθορισμό του ελεύθερου από έπιπλα χώρου, μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι παρακάτω υποδείξεις (Σχήμα 2). Άφησε ελεύθερο: ένα χώρο πλάτους 50 cm κατά μήκος κάθε παραθύρου ή μπαλκονόπορτας ένα χώρο μήκους 3 m και πλάτους όσο το πλάτος της πόρτας αυξημένο κατά 1 m εκατέρωθέν της, για την κύρια είσοδο του κάθε χώρου για κάθε άλλη πόρτα, ένα χώρο μήκους 1,50 m και πλάτους όσο το πλάτος της πόρτας αυξημένο κατά 50 cm εκατέρωθέν της ένα χώρο πλάτους 50 cm γύρο από κάθε επιδαπέδιο ή επιτοίχιο κλιματιστικό σώμα. Σχήμα 2: Καθορισμός του ελεύθερου από έπιπλα χώρου 5

6 Στάδιο 3: Σχεδιασμός αρθρωμάτων (modules) σταθμών εργασίας Κατά το στάδιο αυτό σχεδιάζονται πρότυπα αρθρώματα σταθμών εργασίας που ικανοποιούν τις ανάγκες των διαφόρων εργαζομένων. Κάθε άρθρωμα αποτελείται από τα απαραίτητα επιμέρους στοιχεία που είναι αναγκαία για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων εργασίας, δηλαδή τραπέζι εργασίας, κάθισμα, αποθηκευτικοί χώροι άμεσης πρόσβασης, τυχόν καθίσματα επισκεπτών, καθώς και όποιο άλλο στοιχείο είναι απαραίτητο για την εκτέλεση της εργασίας και πρέπει να βρίσκεται κοντά στον εργαζόμενο. Ελεύθερος χώρος πρέπει να προβλέπεται γύρω από τα έπιπλα για την απρόσκοπτη κυκλοφορία μεταξύ των σταθμών εργασίας, αλλά και την προσέγγιση στα καθίσματα. Για τον προσδιορισμό αυτού του ελεύθερου χώρου μπορεί να ακολουθηθούν οι παρακάτω υποδείξεις (ελάχιστοι χώροι). Άφησε ελεύθερο: ένα χώρο πλάτους 55 cm κατά μήκος της μπροστινής πλευράς του τραπεζιού εργασίας, ή των καθισμάτων επισκεπτών ένα χώρο πλάτους 50 cm κατά μήκος της πλευράς εισόδου στο σταθμό εργασίας ένα χώρο 75 cm κατά μήκος της πίσω πλευράς του τραπεζιού εργασίας (δηλαδή της πλευράς που τοποθετείται το κάθισμα εργασίας). Ο χώρος αυτός πρέπει να είναι τουλάχιστον 100 cm στην περίπτωση που τοποθετούνται αποθηκευτικά ντουλάπια πίσω από τον εργαζόμενο. Ανάλογα με τις ιδιαίτερες ανάγκες των διαφόρων εργαζομένων, προκύπτει ένας αριθμός πρότυπων αρθρωμάτων συγκεκριμένου εμβαδού (π.χ. άρθρωμα προϊσταμένου, άρθρωμα γραμματέως, άρθρωμα εξυπηρέτησης κοινού) (Σχήμα 3). Σχήμα 3: Παράδειγμα πρότυπων αρθρωμάτων σταθμών εργασίας Στάδιο 4: Τοποθέτηση των οργανωτικών μονάδων Αντικείμενο του σταδίου αυτού είναι να αποφασισθεί το πού θα τοποθετηθούν οι διάφορες οργανωτικές μονάδες (τμήματα, ομάδες εργασίες, κ.λπ.). Κατά την απόφαση αυτή πρέπει να ληφθούν υπόψη πέντε κύ- 6

7 ρια θέματα: (i) η μορφή του κάθε επιμέρους διαθέσιμου χώρου του κτιρίου 3 (π.χ. όροφος, μορφή κάτοψης, προσβασιμότητα), (ii) η διαθέσιμη ωφέλιμη επιφάνεια του κάθε επιμέρους χώρου όπου μπορούν να τοποθετηθούν σταθμοί εργασίας, (iii) η αναγκαία επιφάνεια της κάθε μιας οργανωτικής μονάδας, (iv) η επιθυμητή εγγύτητα μεταξύ των διαφόρων οργανωτικών μονάδων, και (v) τυχόν ειδικές απαιτήσεις που καθιστούν συγκεκριμένη την τοποθέτηση κάποιας μονάδας στους χώρους του κτιρίου (π.χ. η υποδοχή θα πρέπει να βρίσκεται κοντά απέναντι ή στο πλάι της κεντρικής εισόδου). Η διαθέσιμη ωφέλιμη επιφάνεια του κάθε επιμέρους χώρου Ε ωφέλιμο μπορεί να προσδιοριστεί αφαιρώντας από την συνολική διαθέσιμη επιφάνεια τις επιφάνειες όπου δεν πρέπει να τοποθετηθούν έπιπλα (δες Στάδιο 2), καθώς επίσης και τις επιφάνειες που λόγω της μορφολογίας τους δεν μπορούν να τοποθετηθούν αρθρώματα σταθμών εργασίας. Επομένως, η διαθέσιμη ωφέλιμη επιφάνεια μπορεί να υπολογιστεί ως ε- ξής: όπου: Ε συνολικό = το συνολικό εμβαδόν του κάθε επιμέρους χώρου. Ε ωφέλιμο = Ε συνολικό Ε χωρίς έπιπλα Ε χωρίς έπιπλα = το εμβαδόν του μη ωφέλιμου χώρου, όπου τα αρθρώματα των σταθμών εργασίας δεν πρέπει ή δεν μπορούν να τοποθετηθούν. Το απαιτούμενο εμβαδόν για κάθε οργανωτική μονάδα, Ε απαιτούμενο, μπορεί να εκτιμηθεί λαμβάνοντας υπόψη το πλήθος των σταθμών εργασίας που θα περιλαμβάνει και το εμβαδόν του κάθε αρθρώματος που α- ντιστοιχεί σ αυτούς. Δηλαδή, για να εκτιμηθεί το Ε απαιτούμενο μιας οργανωτικής μονάδας, αρκεί να προσθέσουμε τα εμβαδά των διαφόρων αρθρωμάτων σταθμών εργασίας που θα περιλαμβάνει. Συγκρίνοντας στη συνέχεια τη διαθέσιμη ωφέλιμη επιφάνεια κάθε επιμέρους χώρου του κτιρίου με την α- παιτούμενη επιφάνεια κάθε οργανωτικής μονάδας, μπορούμε να εντοπίσουμε τους πιθανούς χώρους όπου αυτές μπορούν να τοποθετηθούν. Δηλαδή, οι υποψήφιοι χώροι όπου μπορεί να τοποθετηθεί μια οργανωτική μονάδα είναι αυτοί όπου ισχύει η σχέση: Ε ωφέλιμο Ε απαιτούμενο Έχοντας εντοπίσει τους υποψήφιους χώρους όπου μπορούν να τοποθετηθούν οι διάφορες οργανωτικές μονάδες, η σχεδιαστική ομάδα μπορεί να προχωρήσει στις τελικές αποφάσεις για την τοποθέτησή τους. Η λήψη των αποφάσεων αυτών συνιστάται να γίνει σε δύο βήματα. Κατά το πρώτο βήμα προσδιορίζονται οι χώροι όπου θα τοποθετηθούν οι οργανωτικές μονάδες με ειδικές απαιτήσεις που ορίζουν σχεδόν μονοσήμαντα τους πιθανούς χώρους τοποθέτησής τους (π.χ. υποδοχή). Σε ένα δεύτερο βήμα, τοποθετούνται οι υπόλοιπες οργανωτικές μονάδες λαμβάνοντας υπόψη την επιθυμητή μεταξύ τους εγγύτητα, καθώς επίσης και άλλες απαιτήσεις όπως η υποδοχή κοινού, ανάγκη για φυσικό φωτισμό, κ.λπ. Προκειμένου να διευκολυνθεί η απόφαση για τοποθέτηση των οργανωτικών μονάδων με βάση την επιθυμητή εγγύτητά τους, η δημιουργία ενός Πίνακα Εγγύτητας καθώς και ενός Διαγράμματος Εγγύτητας είναι χρήσιμη. Ο Πίνακας Εγγύτητας παρουσιάζει την επιθυμητή εγγύτητα της κάθε οργανωτικής μονάδας με τις υπόλοιπες, βαθμολογημένη με την εξής κλίμακα: 9: οι δύο οργανωτικές μονάδες συνεργάζονται στενά, και κατά συνέπεια πρέπει να τοποθετηθούν πολύ κοντά 3: οι δύο οργανωτικές μονάδες συνεργάζονται κάποιες φορές, και κατά συνέπεια καλό θα ήταν να τοποθετηθούν κοντά 3 Συνήθως χωροθετούμε σταθμούς εργασίας όχι σε ενιαίους χώρους, αλλά σε κτίρια με τον διαθέσιμο χώρο σε διαφορετικούς ορόφους, χωρισμένους σε επιμέρους χώρους (δωμάτια). 7

8 1: οι δύο οργανωτικές μονάδες συνεργάζονται σπάνια ή καθόλου, οπότε είναι αδιάφορο αν θα τοποθετηθούν κοντά. Στο Σχήμα 4 παρουσιάζεται ο Πίνακας Εγγύτητας μιας υποθετικής εταιρίας, η οποία αποτελείται από εννέα οργανωτικές μονάδες. Στην τελευταία σειρά του πίνακα έχει υπολογιστεί ο συνολικός βαθμός εγγύτητας (TPR) της κάθε οργανωτικής μονάδας, ο οποίος προκύπτει ως το άθροισμα των επιμέρους βαθμών εγγύτητας της εν λόγω οργανωτικής μονάδας με τις υπόλοιπες. Ο βαθμός TRP αποτελεί μια ένδειξη της συχνότητας συνεργασιών της κάθε οργανωτικής μονάδας με τις υπόλοιπες. Κατά συνέπεια, καλό είναι οι οργανωτικές μονάδες με τους μεγαλύτερους TPR να τοποθετηθούν κεντρικά του κτιρίου. Σχήμα 4: Πίνακας Εγγύτητας των οργανωτικών μονάδων μιας υποθετικής εταιρίας Το Διάγραμμα Εγγύτητας είναι μια γραφική μέθοδος για την υποβοήθηση της αναζήτησης της σχετικής τοποθέτησης των οργανωτικών μονάδων, όταν το πλήθος τους είναι σχετικά μεγάλο. Κατά το σχεδιασμό των διαγραμμάτων εγγύτητας δεν λαμβάνονται υπόψη οι περιορισμοί των αναγκαίων και διαθέσιμων χώρων, παρά μόνο οι σχέσεις εγγύτητας των οργανωτικών μονάδων. Τα διαγράμματα εγγύτητας σχεδιάζονται σε φύλλα χαρτιού με κύκλους που βρίσκονται σε ίση απόσταση μεταξύ τους, όπως αυτό που φαίνεται στο Σχήμα 5 (αντί φύλλων χαρτιού, τα διαγράμματα αυτά μπορούν να σχεδιαστούν με χρήση οποιουδήποτε σχεδιαστικού λογισμικού). Οι διάφορες οργανωτικές μονάδες αντιστοιχίζονται στους κύκλους, με τρόπο ώστε οι μονάδες με μεγάλες σχέσεις εγγύτητας να αντιστοιχηθούν σε όσο το δυνατόν κοντινότερους κύκλους. Προκειμένου να λάβουμε μια πρώτη αντιστοίχιση, μπορεί να ακολουθηθεί η εξής διαδικασία: αντιστοίχισε την οργανωτική μονάδα με τον μεγαλύτερο συνολικό βαθμό εγγύτητας TPR με τον κεντρικό κύκλο εάν υπάρχουν περισσότερες από μια οργανωτικές μονάδες με ίσο μεγάλο TPR, αντιστοίχισε με τον κεντρικό κύκλο τη μονάδα που έχει τις περισσότερες μεγάλες σχέσεις εγγύτητας (δηλαδή, τα περισσότερα 9 στον πίνακα εγγύτητας) συνέχισε αντιστοιχίζοντας σε κύκλους τις οργανωτικές μονάδες που έχουν τις μεγαλύτερες σχέσεις εγγύτητας με αυτές που έχουν ήδη αντιστοιχηθεί εάν περισσότερες από μια οργανωτικές μονάδες έχουν ίδιο βαθμό εγγύτητας με κάποια που έχει ήδη αντιστοιχηθεί, τοποθέτησε κοντά της πρώτα αυτή που έχει τον μεγαλύτερο TPR Συνέχισε με τον ίδιο τρόπο, ώσπου να αντιστοιχίσεις σε κύκλους όλες τις οργανωτικές μονάδες. Για καλύτερη εποπτεία του διαγράμματος εγγύτητας, οι κύκλοι στους οποίους αντιστοιχίζονται οργανωτικές μονάδες ενώνονται με γραμμές πάχους ανάλογου με τον βαθμό εγγύτητας μεταξύ των μονάδων αυτών. 8

9 Σχήμα 5: Παράδειγμα Διαγράμματος Εγγύτητας υποθετικής εταιρείας Όπως είναι ευνόητο, μπορεί να προκύψουν περισσότερα από ένα εναλλακτικά διαγράμματα εγγύτητας. Αυτό είναι επιθυμητό, δεδομένου ότι όπως έχει ήδη αναφερθεί, κατά τον σχεδιασμό τους δεν λαμβάνονται υπόψη οι περιορισμοί των διαθέσιμων και απαιτούμενων χώρων. Επομένως, όταν στη συνέχεια οι οργανωτικές μονάδες θα τοποθετηθούν στην κάτοψη του κτιρίου, όπου θα ληφθούν υπόψη και οι περιορισμοί αυτοί, είναι καλό να έχουμε στη διάθεσή μας περισσότερες από μια εναλλακτικές λύσεις που ικανοποιούν τις ανάγκες εγγύτητας των οργανωτικών μονάδων. Στάδιο 5: Τοποθέτηση των αρθρωμάτων των σταθμών εργασίας Έχοντας, στο προηγούμενο στάδιο, προσδιορίσει τους επιμέρους χώρους όπου θα τοποθετηθούν οι διάφορες οργανωτικές μονάδες, η τοποθέτηση των αρθρωμάτων των σταθμών εργασίας κάθε οργανωτικής μονάδας μπορεί τώρα να αρχίσει. Η τοποθέτηση των αρθρωμάτων των σταθμών εργασίας έχει δύο πλευρές: (i) την απόφαση για το σημείο του χώρου όπου θα τοποθετηθεί ο κάθε σταθμός εργασίας, και (ii) την απόφαση για τον προσανατολισμό του, δηλαδή για το προς τα πού θα κοιτά ο εργαζόμενος όταν κάθεται στη θέση του. Δύο σύνολα υποδείξεων μπορούν να βοηθήσουν για τη λήψη των αποφάσεων αυτών. Οι ακόλουθες υποδείξεις βοηθούν ώστε κατά την λήψη της απόφασης για το σημείο όπου θα τοποθετηθούν οι σταθμοί εργασίας, να ικανοποιηθεί μια σειρά εργονομικών απαιτήσεων: Τοποθέτησε τους σταθμούς εργασίας με τρόπο ώστε να διευκολύνεται η συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων που την έχουν ανάγκη. Με άλλα λόγια, τοποθέτησε κοντά τους εργαζομένους που συνεργάζονται στενά. Τοποθέτησε τους σταθμούς εργασίας που εξυπηρετούν κοινό ή δέχονται συχνά επισκέπτες, κοντά στις εισόδους. Τοποθέτησε όσο το δυνατόν περισσότερους σταθμούς εργασίας κοντά στα παράθυρα. Η τοποθέτηση κοντά στα παράθυρα εξασφαλίζει αφενός μεν εκμετάλλευση του φυσικού φωτός, και αφετέρου ξεκούραση του οπτικού συστήματος με την εναλλαγή του σημείου εστίασης των οφθαλμών μεταξύ κοντινών και μακρινών σημείων (Hall, 1966). Άλλωστε είναι πολλές οι μελέτες που δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι προτιμούν την τοποθέτηση των σταθμών εργασίας τους κοντά στα παράθυρα (Manning, 1965; Sanders and McCormick, 1992). Βέβαια, θα πρέπει να εξασφαλί- 9

10 ζεται ότι τα παράθυρα θα διαθέτουν κατάλληλα πετάσματα, ώστε να είναι δυνατή ρύθμιση της έντασης του φυσικού φωτός, ιδιαίτερα κατά τις ώρες που υπάρχει άμεση πρόσπτωση των ακτίνων του ηλίου στην επιφάνεια εργασίας. Απόφευγε να τοποθετείς τους εργαζομένους σε σημεία όπου μπορεί να υπάρχουν ρεύματα αέρα που δημιουργούνται είτε από κλιματιστικά σώματα, είτε από παράθυρα και ανοικτές πόρτες. Τοποθέτησε τους σταθμούς εργασίας με τρόπο που να δημιουργούν ευθείς διαδρόμους που ο- δηγούν προς τις πόρτες. Οι διάδρομοι που εξυπηρετούν ένα άτομο πρέπει να έχουν πλάτος τουλάχιστον 60 cm, ενώ όταν εξυπηρετούν δύο άτομα ταυτόχρονα το πλάτος τους πρέπει να είναι τουλάχιστον 120 cm (Alder, 1999). Άφησε τον αναγκαίο ελεύθερο χώρο μπροστά από τους επιτοίχιους διακόπτες και τροφοδότες (πρίζες) ηλεκτρικού ρεύματος ή δεδομένων διαδικτύου. Άφησε τον αναγκαίο χώρο γα την περίπτωση που θα υπάρχει κοινό που αναμένει να εξυπηρετηθεί. Όσον αφορά τον προσανατολισμό των σταθμών εργασίας, οι ακόλουθες υποδείξεις εξασφαλίζουν την ικανοποίηση των εργονομικών απαιτήσεων: Προσανατόλισε τα τραπέζια εργασίας με τρόπο ώστε να μην υπάρχουν παράθυρα ή μπαλκονόπορτες μπροστά ή πίσω από τον εργαζόμενο όταν αυτός κοιτάζει την οθόνη του ηλεκτρονικού υπολογιστή του. Ο σκοπός αυτής της υπόδειξης είναι η αποφυγή μεγάλων διαφορών φωτεινότητας μέσα στο οπτικό πεδίου του εργαζομένου που προκαλείται όταν υπάρχει παράθυρο μπροστά από τον εργαζόμενο, καθώς και η αποφυγή ανακλάσεων στην οθόνη προκαλείται όταν υπάρχει παράθυρο πίσω από τον εργαζόμενο. Ένας πρακτικός σχετικός κανόνας είναι οι οθόνες και κατά συνέπεια τα τραπέζια εργασίας να τοποθετούνται κάθετα στα παράθυρα (Grandjean, 1987) (Σχήμα 6). Σχήμα 6: Σταθμοί εργασίας με Η/Υ τοποθετημένοι κάθετα στα παράθυρα Προσανατόλισε τους σταθμούς εργασίας με τρόπον ώστε να μην υπάρχουν φωτεινές πηγές ε- ντός του οπτικού πεδίου των εργαζομένων. Ένας πρακτικός κανόνας με τον οποίο μπορεί να επιτευχθεί αυτή η απαίτηση είναι να μην υπάρχουν φωτεινές πηγές εντός της κωνικής περιοχής με κορυφή το σημείο μεταξύ των οφθαλμών του εργαζομένου, διάμεσο την οπτική γραμμή του εργαζομένου και γωνία κορυφής 80 0, στα σημεία όπου εστιάζει συχνότερα (Kroemer et al., 1994) Σχήμα 7). 10

11 Σχήμα 7: Κωνική περιοχή όπου δεν πρέπει να υπάρχουν φωτεινές πηγές Προσανατόλισε τους σταθμούς εργασίας με τρόπο ώστε να μπορούν οι εργαζόμενοι να εποπτεύουν εύκολα τις πόρτες. Σε περίπτωση ομάδων εργασίας, προσανατόλισε τους σταθμούς εργασίας με τρόπο ώστε να διευκολύνεται η συνεργασία μεταξύ των μελών τους. Στο Σχήμα 8 παρουσιάζονται εναλλακτικοί τρόποι προσανατολισμού των σταθμών εργασίας ομάδων με ή δίχως την παρουσία συντονιστή (Cummings et al., 1974). Σχήμα 8: Εναλλακτικοί τρόποι προσανατολισμού σταθμών εργασίας ώστε να διευκολύνεται η συνεργασία 3. Επίλογος Δεδομένης της συνθετότητας του χωροταξικού σχεδιασμού, η ομάδα σχεδιασμού προσπαθώντας να ικανοποιήσει τις εργονομικές απαιτήσεις, θα βρεθεί μπροστά σε αντιφάσεις ή αδύνατες αποφάσεις. Προκειμένου να τις επιλύσει θα πρέπει να προβεί σε συμβιβασμούς, και σε ιεράρχηση των απαιτήσεων ως προς τη σημαντικότητά τους. Καλή γνώση των γενικών δυνατοτήτων και των ορίων των εργαζομένων, των ειδικών χαρακτηριστικών των εργαζομένων για τους οποίους η ομάδα σχεδιάζει, καθώς και των εργασιών που αυτοί εκτελούν, αποτελούν προϋποθέσεις για έναν επιτυχή σχεδιασμό. Επιπλέον, συνεχής δημιουργική αμφισβήτηση των αποφάσεων που λαμβάνονται στα διάφορα στάδια του σχεδιασμού και η αναζήτηση όσο το δυνατόν περισσότερων εναλλακτικών λύσεων, αποτελούν σημαντικούς παράγοντες επιτυχίας. Τέλος, η γνώμη των εργαζομένων για τις προτεινόμενες λύσεις κατά τα Στάδια 4 και 5, εφόσον αυτό είναι δυνατόν, συνιστάται θερμά. Πράγματι, παρ όλον ότι είναι δύσκολο πολλές φορές να συμβιβάσει κανείς τις 11

12 απόψεις τους οι οποίες πολλές φορές μπορεί να οφείλονται και σε παιχνίδια εξουσίας, αφενός μεν διευρύνει τον αριθμό των πιθανών λύσεων, και αφετέρου μπορεί να μειώσει μελλοντικά προβλήματα στις μεταξύ τους σχέσεις που έχουν ως αφετηρία το πού θα τοποθετηθεί ο καθένας. Βιβλιογραφικές αναφορές Alder, D. (1999), Metric Handbook Planning and Design Data, 2nd ed., Architectural Press, New York. Brunnberg, H. (2000), Evaluation of Flexible Offices, in Proceedings of the IEA 2000/HFES 2000 Congress, Vol. 1, HFES, San Diego, pp Cummings, L., Huber, G. P., and Arendt, E. (1974), Effects of Size and Spatial Arrangements on Group Decision-Making, Academy of Management Journal, Vol. 17, No. 3, pp De Croon, E., Sluiter, J., Kuijer, P. P. and Frings-Dresen. M. (2005), The Effect of Office Concepts on Worker Health and Performance: A Systematic Review of the Literature, Ergonomics, Vol. 48, No. 2, pp Grandjean, E. (1987), Ergonomics in Computerized Offices, Taylor and Francis, London. Kroemer, K., Kroemer, H., and Kroemer-Elbert, K. (1994), How to Design for Ease and Efficiency, Prentice- Hall, Englewood Cliffs, NJ. Manning, P. (1965), Office Design: A Study of Environment by the Pilkington Research Unit, University of Liverpool Press, Liverpool. Margaritis, S., and Marmaras, N. (2003), Making the Ergonomic Requirements Functional: The Case of Computerized Office Layout, in Proceedings of the XVth Triennial Congress of the International Ergonomics Association and The 7th Conference of Ergonomics Society of Korea /Japan Ergonomics Society. Sanders, S. M., and McCormick, J. E. (1992), Human Factors in Engineering and Design, 7th ed., McGraw-Hill, New York. Shoshkes, L. (1976), Space Planning: Designing the Office Environment, Architectural Record Books, New York. Wichman, H. (1984), Shifting from Traditional to Open Offices: Problems and Suggested Design Principles, in Human Factors in Organizational Design and Management, H. Hendrick and O. Brown, Jr., Eds., Elsevier, Amsterdam. Zelinsky, M. (1998), New Workplaces for New Work Styles, McGraw-Hill, New York. 12