Μια καλή εβδομαδιαία συνεστίαση

Transcript

1 Μια καλή εβδομαδιαία συνεστίαση Η Ροταριανή συνεστίαση είναι σίγουρα ο πιο σημαντικός θεσμός της Ροταριανής φιλοσοφίας. Ας μην ξεχνάμε πως με την δημιουργία του Ρόταρυ, τον Φεβρουάριο του 1905, ο Paul Harris και οι φίλοι του, μέσω της συνεστίασης αντήλλασαν απόψεις και ιδέες, συζητούσαν επαγγελματικά θέματα που τους αφορούσαν, ενώ συγχρόνως προβληματίζονταν, πως μέσα από τις εργασιακές δυνατότητες τους θα προσέφεραν ανθρωπιστική βοήθεια στην τοπική κοινωνία. Σύμφωνα με τους κανονισμούς του Διεθνούς Ρόταρυ τα μέλη του κάθε Ομίλου θα πρέπει να παρακάθονται σε κοινές συνεστιάσεις τουλάχιστον μια φορά την εβδομάδα, κατά τις οποίες, πέρα από τη συναδέλφωση που καλλιεργείται εκεί, συζητούνται διάφορα επαγγελματικά, κοινωνικά καθώς και θέματα της επικαιρότητας. Οργανώνονται διαλέξεις, με σκοπό την καλλιέργεια, υπό την ευρεία έννοια των μελών, ώστε να μπορούν να προσφέρουν όσο το δυνατό περισσότερα στο κοινωνικό τους περιβάλλον. Το ποσοστό των συνεστιαζομένων μελλών δεν θα πρέπει να είναι μικρότερο του 60% της δύναμης του ομίλου (π.χ. αν ο όμιλος έχει δύναμη 27 μέλη στις συνεστιάσεις του θα πρέπει να παραβρίσκονται τουλάχιστον τα 16 κ.ο.κ.). Μέλος του ομίλου που απουσιάζει αδικαιολογήτως από τις συνεστιάσεις για μεγάλο χρονικό διάστημα καλό θα είναι να δικαιολογεί την απουσία του ενημερώνοντας έγκαιρα τον γραμματέα του ομίλου και να αναπληρώνει κάνοντας επισκέψεις σε άλλους ομίλους της περιφέρειας. Δικαιολογούνται τα μέλη που απουσιάζουν για την εκπροσώπηση του ομίλου σε εκδηλώσεις της Περιφέρειας ή του Διεθνούς Ρόταρυ. Διάρκεια Μια «καλή» Ροταριανή συνεστίαση διαρκεί από μιάμιση (το λιγότερο) έως δύο (το περισσότερο) ώρες. Οι μεγαλύτερες συνεστιάσεις κουράζουν και κάνουν τα μέλη του ομίλου να δυσανασχετούν. Οργάνωση του χώρου της Συνεστίασης Υπεύθυνος για την τέλεση της συνεστίασης είναι ο Κοσμήτορας του ομίλου. Αυτός, με την επίβλεψη του Προέδρου και την βοήθεια μελών (αν τη χρειάζεται), φροντίζει για την σωστή οργάνωση της συνεστίασης. Ο χώρος που θα επιλεχθεί για την συνεστίαση θα πρέπει να τροποποιηθεί έτσι ώστε να πληρεί τις προϋποθέσεις ποιότητας περιβάλλοντος και εξυπηρέτησης. Δηλαδή: 1. Τα λάβαρα του ομίλου να είναι στη θέση τους 2. Να έχουν σωστή διάταξη και οπτική γωνία τα τραπέζια 3. Ποικιλία στο μενού και άψογο σέρβις 4. Να δημιουργηθεί όμορφη ατμόσφαιρα στο χώρο με τη βοήθεια απαλής μουσικής 5. Ανανέωση του ενημερωτικού ταμπλό του ομίλου με Δελτία Τύπου, αποφάσεις, προγράμματα εκδηλώσεων και φωτογραφικό υλικό από πρόσφατες δράσεις.

2 Υποδοχή Pre-Rotary Όσο σημαντική είναι μια συνεστίαση άλλο τόσο είναι και η περίοδος προτού την έναρξή της, όπου υποδεχόμαστε τους καλεσμένους, τους υψηλούς προσκεκλημένους, τους φίλους και γνωστούς Ροταριανούς από άλλους ομίλους που έχουμε να δούμε καιρό. Αυτό το Social Meeting που ονομάζεται και Pre-Rotary είναι σημαντικός παράγοντας συστάσεων, γνωριμιών και φιλικών σχέσεων. Ο Κοσμήτορας του ομίλου θα προσεγγίσει φιλικά τους επισκέπτες, θα τους τακτοποιήσει στις θέσεις τους και με «διπλωματικό» τρόπο θα αποσπάσει πληροφορίες για τις ιδιότητες τους, τις οποίες και θα παραδώσει στο γραμματέα για τις προσφωνήσεις. Ο Ταμίας του ομίλου θα πρέπει να έχει μαζί του τις κάρτες δείπνου, δίνοντας τες στους προσκεκλημένους, με το συμφωνηθέν αντίτιμο. Ο Γραμματέας τις κάρτες παρουσίας επισκεπτών και το μηνιαίο ενημερωτικό δελτίο του ομίλου. Μετά το τέλος της συνεστίασης, ο Γραμματέας οφείλει να δώσει στους παρευρισκόμενους Ροταριανούς των άλλων ομίλων και την επίσημη βεβαίωση παρακολούθησης συνεστίασης του ομίλου. Έναρξη της Συνεστίασης Ένα τέταρτο μετά την επίσημα ανακοινωμένη ώρα έναρξης, πρέπει οπωσδήποτε να ξεκινήσει η συνεστίαση. Το λεγόμενο «Ακαδημαϊκό Τέταρτο» δεν θα πρέπει να «καταπατείται» από κανέναν αργοπορημένο καλεσμένο, ανεξαρτήτου ιδιότητας και τίτλου. Χτύπημα της καμπάνας. Όλοι οι προσκεκλημένοι σηκώνονται και ακολουθεί η Ροταριανή προσευχή, από Ροταριανό του ομίλου που θα υποδείξει ο Πρόεδρος. Κύριε ευλόγησον την συνεστίασην ταύτην, καταξίωσον των δωρεών της αγάπης σου, και καθοδήγησον ημάς εις επιτέλεσην των εντολών σου προς τον πλησίον καθηγητής θεολογίας Γεράσιμος Κονιδάρης το 1955.

3 Το Δείπνο Μετά την προσευχή ο Κοσμήτορας καλεί διακριτικά τους σερβιτόρους να πάρουν τις παραγγελίες και να αρχίσει το δείπνο (εκτός και αν υπάρχει μπουφές αυτόεξυπηρέτησης). Το μενού που έχει επιλεχθεί προσεκτικά τις προηγούμενες ημέρες, σερβίρετε με ευλαβική σειρά. 1. Απεριτίφ 2. Ψωμί, νερό ποτά 3. Σαλάτες εποχής, ζεστά ορεκτικά 4. Σούπα 5. Πρώτο πιάτο 6. Δεύτερο πιάτο 7. Επιδόρπιο: Φρούτα ή γλυκό 8. Χωνευτικό λικέρ μετά το δείπνο Κατά τη διάρκεια του δείπνου ο Γραμματέας προσφωνεί τους μη Ροταριανούς επισήμους με βάση το πρωτόκολλο. 1. Θρησκευτικές Αρχές 2. Υπουργοί-Βουλευτές 3. Περιφερειακή Διοίκηση 4. Υπερνομαρχιακή-Νομαρχιακή Διοίκηση 5. Δημοτική Διοίκηση 6. Στρατιωτικές Αρχές 7. Αστυνομικές Αρχές 8. Πρόεδροι Συλλόγων-Φορέων 9. Απλοί φίλοι (γενικός χαιρετισμός). Ροταριανοί επίσημοι* 1. Πρόεδρος Διεθνούς Ρόταρυ 2. Διοικητής Περιφέρειας 3. Εμψηφισμένος Διοικητής Περιφέρειας 4. Βοηθοί Διοικητή 5. Σύμβουλοι Διοικητή 6. Πρόεδροι Ομίλων *Επειδή περί του Ροταριανού Πρωτοκόλλου πολλά λέγονται, να περιμένετε μερικές φορές αντιδράσεις από Ροταριανούς που δίνουν μεγάλη «βάση» στο αξίωμα και την προσωπική τους προβολή. Χαμογελάμε και συνεχίζουμε. Το δείπνο είναι από την φύση του σημαντικό όχι μόνο για την κάλυψη των γαστριμαργικών μας αναγκών, αλλά και για την σύσφιξη σχέσεων, τις εποικοδομητικές γνωριμίες και γενικά την δημιουργία ατμόσφαιρας στη συνεστίαση. Δεν θα πρέπει όμως να υπερβαίνει τα λεπτά της ώρας και τελειώνει όπως ξεκινάει, με το χτύπημα της καμπάνας.

4 Ομιλίες-Παρουσιάσεις Μια πετυχημένη συνεστίαση θα πρέπει οπωσδήποτε να συνοδεύεται και από μια ενδιαφέρουσα παρουσίαση-ομιλία. Θα πρέπει από πριν να έχουμε στείλει Δελτία Τύπου στα ΜΜΕ προσκαλώντας τα να παραβρεθούν μιας και η καλή δημοσιότητα είναι πάντα ευπρόσδεκτη. Μέσω της ομιλίας θα επιδιώξουμε επίσης την πρόσκληση και των μη Ροταριανών φίλων μας προτείνοντας τους μέσω των ΜΜΕ να την παρακολουθήσουν (Αύξηση & Διατήρηση Μελών). Φυσικά μετά το πέρας της εκδήλωσης στέλνουμε 2 ο Δελτίο Τύπου για να ενημερώσουμε τους φίλους που δεν μπόρεσαν να παραβρεθούν με τα πεπραγμένα αυτής. Ο Γραμματέας του ομίλου αναλαμβάνει να καλωσορίσει τους προσκεκλημένους, να αναγνώσει τις ανακοινώσεις του Δ.Ρ. και της Περιφέρειας. Ο Πρόεδρος απευθύνει ευχές στους εορτάζοντας, αν υπάρχουν μέλη προς εισδοχή διαβάζει τα βιογραφικά τους και κατόπιν καλεί τους «ανάδοχους» Ροταριανούς για το παραδοσιακό «καρφίτσωμα». Κατόπιν προλογίζει και διαβάζει ένα σύντομο βιογραφικό του ομιλητή*. *Εφ όσον το πρόγραμμα περιλαμβάνει έναν ομιλητή. Όταν έχουμε πολυομιλική συνεστίαση ο Γραμματέας παίζει και το ρόλο του συντονιστή, ενδιάμεσα των ομιλητών, των οποίων οι εισηγήσεις δεν θα πρέπει να ξεπερνούν τα 15 λεπτά. Η παρουσίαση του ομιλητή δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τα 30 λεπτά, δίνοντας μετά το πέρας της και χρόνο 10 λεπτών περίπου, για τις απαιτούμενες ερωταπαντήσεις των οποίων τον συντονισμό έχει ο Πρόεδρος του ομίλου. Ο απευθύνων την ερώτηση, θα πρέπει να έχει πάρει πρώτα την άδεια του Προέδρου και αφού πει το ονοματεπώνυμο και την ιδιότητά του (Ροταριανή και Επαγγελματική) όρθιος, σε ένδειξη σεβασμού στον ομιλητή, κάνει την ερώτησή του. Δεν θα πρέπει συνολικά ο Πρόεδρος να επιτρέψει πάνω από 5 ερωτήσεις. Οι οποιεσδήποτε απορίες λύνονται κατ ιδίαν μετά το τέλος της συνεστίασης. Μετά το τέλος της ομιλίας ο Πρόεδρος ευχαριστεί τον ομιλητή για την παρουσία του και του απονείμει δώρο (πάντα σε σχέση με την ιδιότητα του ομιλητή), ή τιμητική πλακέτα του ομίλου, ανάλογα με την περίσταση και φωτογραφίζεται μαζί του.

5 Τέλος της συνεστίασης Αφού ο Γραμματέας υπενθυμίσει για μια ακόμα φορά το πρόγραμμα της επόμενης συνεστίασης, θα ακουστεί ο ήχος της καμπάνας για τελευταία φορά και ο Πρόεδρος θα κηρύξει το τέλος της, λέγοντας στους προσκεκλημένους πως «η περαιτέρω παραμονή τους κρίνεται προεραιτική». Τα πηγαδάκια θα ξαναδημιουργηθούν και όλοι μαζί θα δώσουν ραντεβού για την επόμενη συνεστίαση, ξεχνώντας τα βάρη και τις σκοτούρες τις καθημερινότητάς τους. Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας Αντώνης Βαρβατσούλιας Πρόεδρος Ρ. Ο. Ξάνθης Κομοτηνή 28/2/2010