Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Σχολικής Μονάδας. Αλεξανδρίδης Αλέξανδρος Εκπαιδευτικός Π.Ε.02 Περίληψη

HTML
DOWNLOAD

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Σχολικής Μονάδας. Αλεξανδρίδης Αλέξανδρος Εκπαιδευτικός Π.Ε.02 Περίληψη"

Κάλλιστος Ζάππας
7 χρόνια πριν
Προβολές:

1 Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Σχολικής Μονάδας Αλεξανδρίδης Αλέξανδρος Εκπαιδευτικός Π.Ε.02 Περίληψη Το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο είναι ένα αρχείο του προγράµµατος Microsoft Access 2007, το οποίο έχει σκοπό να απλοποιήσει και να αυτοµατοποιήσει µία καθηµερινή διαδικασία της διοικητικής πράξης της σχολικής µονάδας. Ο λόγος για την πρωτοκόλληση εισερχόµενων και εξερχόµενων εγγράφων του σχολείου. Η παραδοσιακή τήρηση του γενικού πρωτοκόλλου µιας σχολικής µονάδας απαιτεί την καθηµερινή εξωδιδακτική απασχόληση εκπαιδευτικών, οι οποίοι καταγράφουν τα έγγραφα του σχολείου σε µεγαλόσχηµα κι ως εκ τούοτου δύσχρηστα βιβλία, χωρίς τη δυνατότητα διορθώσεων και εύκολης αναζήτησης, µε βάση το θέµα των εγγράφων. Η συγκεκριµένη βάση δεδοµένων φιλοδοξεί να διευκολύνει τους συναδέλφους/ισσες σε ό,τι αφορά το εν λόγω εξωδιδακτικό τους έργο και να εξαλείψει τα προβλήµατα που προκύπτουν από τη χειρόγραφη τήρηση γενικού πρωτοκόλλου. Μπορείτε να κατεβάσετε το πρόγραµµα του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου σχολικής µονάδας από τον παρακάτω σύνδεσµο: ηλεκτρονικό πρωτόκολλο σχολικής µονάδας Λέξεις - Κλειδιά: Πρωτόκολλο, έγγραφα, εισερχόµενο, εξερχόµενο, αρχειοθέτηση Εισαγωγικά Το αρχείο τηρείται σε έναν οποιοδήποτε φάκελο του σκληρού δίσκου του ηλεκτρονικού υπολογιστή του σχολείου. Μπορεί ο φάκελος αυτός να είναι και κοινόχρηστος, ώστε το αρχείο να είναι ορατό κι επεξεργάσιµο από περισσότερους του ενός χρήστες στο δίκτυο του σχολείου. Ασφαλώς, µπορεί να διασφαλιστεί η λελογισµένη χρήση του αρχείου πρωτοκόλλου, µε την εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για το άνοιγµά του. Ξεκινώντας, κάνουµε διπλό αριστερό κλικ στο εικονίδιο του αρχείου (εικόνα 1). Κατόπιν, το πρόγραµµα µας καλεί να πληκτρολογήσουµε στο παράθυρο που ανοίγει τον κωδικό πρόσβασης για την ενεργοποίηση του πρωτοκόλλου (εικόνα 2). Πληκτρολογούµε το αποθηκευµένο PIN ενεργοποίησης και πιέζουµε οκ. Φυσικά, η κωδικοποίηση του πρωτοκόλλου µας µε PIN ενεργοποίησης είναι προαιρετική, αλλά προτιµητέα, αφού διασφαλίζει στο Διευθυντή/ντρια της σχολική µονάδας τον έλεγχο των εξουσιοδοτηµένων χρηστών. Η πιθανή κωδικοποίηση της βάσης γίνεται οποιαδήποτε στιγµή, ακόµη κι αν έχει ξεκινήσει η χρήση της (πρβλ. µενού Database Tools Encrypt with Password, αφού προηγουµένως η βάση έχει ανοίξει µε την επιλογή Open Exclusive, από το κεντρικό αριστερό µενού του προγράµµατος Microsoft Access) και το αποθηκευµένο PIN αλλάζει η διαγράφεται µόνιµα µε παράµοια διαδικασία µε την ενεργοποίησή του.

Εµφάνιση βασικής οθόνης καταχώρισης εγγράφων Η βάση δεδοµένων ανοίγει όπως παρουσιάζεται στην εικόνα 3.

2 Εικόνα 1: το αρχείο του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου τοποθετηµένο σε φάκελο του σκληρού δίδκου του Η/Υ (format: Microsoft Access 2007). Εικόνα 2: εισαγωγή κωδικού πρόσβασης για το άνοιγµα του αρχείου ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου. Εµφάνιση βασικής οθόνης καταχώρισης εγγράφων Η βάση δεδοµένων ανοίγει όπως παρουσιάζεται στην εικόνα 3. Κάνουµε κλικ στο εικονίδιο >>, το οποίο στην εικόνα 3 έχει επισηµανθεί µε πράσινο κύκλο. Στη συνέχεια, παρουσιάζεται αριστερά ένα αναδυόµενο µενού επιλογών. Από τους δύο διαθέσιµους τίτλους του επιλέγουµε τον δεύτερο «ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΣΧΟΛΙΚΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ», κάνοντας πάνω του διπλό αριστερό κλικ (βλέπε εικόνα 4 στο πράσινο πλαίσιο).

Εικόνα 3: κάνουµε κλικ στο εικονίδιο >> (βλ.

πράσινος κύκλος) Το βασικό panel του ηλεκτρονικού µας πρωτοκόλλου έχει εµφανιστεί

Πιέζουµε το εικονίδιο <<, που έχει επισηµανθεί στην εικόνα 5 µε πράσινο πλαίσιο και

3 Εικόνα 3: κάνουµε κλικ στο εικονίδιο >> (βλ. πράσινος κύκλος) Εικόνα 4: κάνουµε διπλό κλικ στο δεύτερο τίτλο (βλ. πράσινος κύκλος) Το βασικό panel του ηλεκτρονικού µας πρωτοκόλλου έχει εµφανιστεί (εικόνα 5). Πιέζουµε το εικονίδιο <<, που έχει επισηµανθεί στην εικόνα 5 µε πράσινο πλαίσιο και εξαφανίζουµε από την προβολή µας το αναδυόµενο αριστερό µενού επιλογών. Το ηλεκτρονικό µας πρωτόκολλο είναι έτοιµο για καταχώριση εγγράφων (εικόνα 6). Εικόνα 5: κάνουµε κλικ στο εικονίδιο << (βλ. πράσινος κύκλος)

Εικόνα 6: βασική οθόνη καταχώρισης εγγράφων (basic desktop) Διαδικασία καταχώρισης εγγράφων πρωτοκόλληση Σε κάθε περίπτωση συστήνεται η καταχώριση εγγράφων από ένα χρήστη τη φορά (δηλαδή όχι από δύο

4 Εικόνα 6: βασική οθόνη καταχώρισης εγγράφων (basic desktop) Διαδικασία καταχώρισης εγγράφων πρωτοκόλληση Σε κάθε περίπτωση συστήνεται η καταχώριση εγγράφων από ένα χρήστη τη φορά (δηλαδή όχι από δύο και παραπάνω χρήστες ταυτόχρονα), εάν η βάση δεδοµένων του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου είναι αποθηκευµένη σε κοινόχρηστο φάκελο του δικτύου της σχολικής µονάδας. Με το κλείσιµο της βάσης τα νέα δεδοµένα που καταχωρήθηκαν αποθηκεύονται αυτόµατα. Πρωτεύων κλειδί (primary key) για τη βάση δεδοµένων έχει οριστεί το πεδίο «ΑΥΞΩΝ ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ» Η επιφάνεια εργασίας καταχώρισης εγγράφων (basic desktop) του εν λόγω ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου εµφανίζει την εξής µορφή: Τα πεδία στο αριστερό µέρος της βασικής επιφάνειας εργασίας αφορούν τα εισερχόµενα έγγραφα, ενώ εκείνα στο δεξιό µέρος αφορούν τα εξερχόµενα. Πεδία εισερχόµενων εγγράφων (εικόνα 8) α) Αύξων αριθµ. πρωτοκόλλου εισερχόµενου εγγράφου: πληκτρολογούµε κατ αύξοντα αριθµό. β) Ηµεροµηνία εισόδου εισερχόµενου εγγράφου: εµφανίζεται πλαίσιο ηµερολογίου (βλ. εικόνα 7). γ) Ηµεροµηνία εισερχόµενου εγγράφου: εµφανίζεται πλαίσιο ηµερολογίου (βλ. εικόνα 7).

5 δ) Τόπος έκδοσης εισερχόµενου εγγράφου: πληκτρολογούµε τον τόπο έκδοσης του εγγράφου. ε) Φορέας έκδοσης εισερχόµενου εγγράφου: πληκτρολογούµε το φορέα έκδοσης του εγγράφου. στ) Τίτλος περίληψη εισερχόµενου εγγράφου: πληκτρολογούµε περίληψη του τίτλου του εγγράφου. ζ) Παραλήπτης εισερχόµενου εγγράφου: το πεδίο είναι προσυµπληρωµένο από το σύστηµα. Μετακινούµαστε από το ένα πεδίο στο επόµενο µε το enter. Μπορούµε, βέβαια, να µετακινήσουµε και χειροκίνητα τον κέρσορα στο πεδίο που επιθυµούµε. Εικόνα 7

6 Εικόνα 8 Πεδία εξερχόµενων εγγράφων (εικόνα 9) α) Παραλήπτης εξερχοµένου εγγράφου: πληκτρολογούµε τον παραλήπτη του εγγράφου. β) Τίτλος περίληψη εξερχοµένου εγγράφου: πληκτρολογούµε περίληψη περιεχοµένου του εγγράφου. γ) Ηµ/νια διεκπεραίωσης εξερχ. εγγράφου: εµφανίζεται πλαίσιο ηµερολογίου. δ) Ηµεροµηνία εξόδου εξερχοµένου εγγράφου: εµφανίζεται πλαίσιο ηµερολογίου. ε) Αρχειοθέτηση: πληκτρολογούµε τον αριθµό φακέλου αρχειοθέτησης. στ) Παρατηρήσεις: πληκτρολογούµε ενδεχόµενες παρατηρήσεις για το έγγραφο. Μετακινούµαστε από το ένα πεδίο στο επόµενο µε το enter. Μπορούµε, βέβαια, να µετακινήσουµε και χειροκίνητα τον κέρσορα στο πεδίο που επιθυµούµε.

7 Εικόνα 9 Απαραίτητες επισηµάνσεις Πατώντας enter στο τελευταίο πεδίο των εξερχοµένων εγγράφων το σύστηµα περνά αυτόµατα στην επόµενη εγγραφή καταχώριση. Ο χρήστης οφείλει απαραίτητα να ελέγχει την αρίθµηση κατ αύξοντα αριθµό των καταχωρούµενων εγγράφων κατά τη διάρκεια της ηµερήσιας πρωτοκόλλησης και ιδιαίτερα κάθε φορά που ξεκινά καινούρια καταχώριση. Ο τρέχων αύξων αριθµός παρουσιάζεται κάθε φορά κάτω και αριστερά στην οθόνη του Η/Υ µετά τη λέξη record (εγγραφή). Η διαχείριση της βάσης γίνεται και από τα ενεργά στοιχεία επιλογής (ενεργά κουµπιά) στο κάτω δεξιό µέρος της βασικής επιφάνειας εργασίας (βλ. παρακάτω εικόνα 10) Διαχείριση της βάσης δεδοµένων από µενού ενεργών επιλογών (πλήκτρα) Εικόνα 10 Επεξήγηση πλήκτρων:

8 α) Το κόκκινο πλήκτρο µε το x κλείνει τη βάση δεδοµένων, δηλαδή λειτουργεί όπως το κόκκινο x πάνω και δεξιά σε κάθε παράθυρο των windows. β) Αµέσως δεξιά το εικονίδιο µε τη δισκέτα αποθηκεύει την τρέχουσα εγγραφή. Δεν είναι απαραίτητο να χρησιµοποιείται το συγκεκριµένο πλήκτρο, εφόσον η βάση δεδοµένων µε το κλείσιµό της αποθηκεύει αυτόµατα κάθε εργασία. γ) Δεξιότερα το εικονίδιο µε το x πάνω στη δισκέτα διαγράφει οριστικά την τρέχουσα εγγραφή της επιφάνειας εργασίας. Μετά το κλικ στο συγκεκριµένο κουµπί, το σύστηµα ζητάει επιβεβαίωση οριστικής διαγραφής. δ) Ακολουθούν τέσσερα (4) πλήκτρα τα οποία βοηθούν το χρήστη να µετακινηθεί στις ήδη καταχωρηµένες εγγραφές. Η µετάβαση µπορεί να γίνει από την πρώτη στην τελευταία καταχώριση και αντίστροφα, αλλά και στην προηγούµενη και επόµενη. ε) Το τελευταίο εικονίδιο δεξιά, µε τα κιάλια, προσφέρει αναζήτηση λέξεων στα πεδία των τίτλων περιλήψεων των αποθηκευµένων εγγράφων (εισερχοµένων και εξερχοµένων). Μετά το κλικ στο εικονίδιο, προσαρµόζουµε την αναζήτησή µας στο αναδυόµενο παράθυρο (βλ. παρακάτω εικόνα 11). Εικόνα 11 Οδηγίες διασφάλισης των αποθηκευµένων εγγράφων Όλοι οι χρήστες πρέπει να είναι εξοικειωµένοι µε τη χρήση των προγραµµάτων του πακέτου Microsoft Office 2007 ή νεότερο (µε ελληνικό ή αγγλικό µενού). Η βάση δεδοµένων του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου δεν θα ενηµερώνεται ταυτόχρονα από δύο (2) ή παραπάνω χρήστες. Η βάση δεδοµένων θα ανανεώνεται κάθε ηµερολογιακό έτος, αφού η αρίθµηση του πρωτοκόλλου είναι ενιαία και συνεχόµενη µέσα σ αυτό.

9 Ο χρήστης θα δηµιουργεί αρχείο back up (µε τον απλό κλασικό τρόπο του copy paste), το οποίο θα τηρεί σε προσυµφωνηµένο χώρο του σκληρού δίσκου του Η/Υ ή σε κάποιο φορητό αποθηκευτικό µέσο (π.χ. usb stick κτλ) και θα το ανανεώνει για λόγους απόλυτης ασφάλειας, κάθε φορά που απενεργοποιεί τη βάση δεδοµένων. Το back up αυτό καλό θα ήταν να τιτλοφορείται µε την ηµεροµηνία κατά την οποία δηµιουργήθηκε. Η λειτουργία της βάσης δεδοµένων θα πρέπει να γίνεται σε Η/Υ συνδεδεµένο µε ups, προκειµένου να δοθεί χρόνος στο χρήστη να αντιδράσει, αποθηκεύοντας τα έγγραφα, σε περίπτωση διακοπής της ηλεκτροδότησης. Ο χρήστης οφείλει να µελετήσει προσεκτικά όλες τις παραπάνω οδηγίες και σε περίπτωση προβλήµατος, µπορεί να απευθύνεται στο δηµιουργό του εν λόγω προγράµµατος.

Σχετικά έγγραφα

Ηλεκτρονικό Λατινικό Λεξικό Ρηµάτων. Περίληψη

Ηλεκτρονικό Λατινικό Λεξικό Ρηµάτων Περίληψη Το ηλεκτρονικό λατινικό λεξικό ρηµάτων είναι ένα αρχείο του προγράµµατος Microsoft Access 2007, το οποίο έχει σκοπό να απλοποιήσει και να αυτοµατοποιήσει µία