papatheodor@lib. demokritos.gr Ιόνιο Πανεπιστήμιο, Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ Γεωργία Προκοπιάδου georgia@mland.gr Διονύσης Μοσχόπουλος moschop@ionio.gr Χρήστος Παπαθεοδώρου papatheodor@lib. demokritos.gr Ιόνιο Πανεπιστήμιο, Τμήμα Αρχειονομίας - Βιβλιοθηκονομίας Georgia Prokopiadou georgia@mland.gr Dionysis Moschopoulos moschop@ionio.gr Christos Papatheodorou papatheodor@lib. demokritos.gr Ionian university, Department of Archive and Library Sciences Κέντρο Κυβερνητικής Πληροφόρησης Συνεργασία Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, Δημόσιων Βιβλιοθηκών και Περιφερειακών Αρχών Government Information Centers. Academic libraries, public libraries and local authorities cooperation ΠΕΡΙΛΗΨΗ Οι απαιτήσεις της περιφερειακής ανάπτυξης και η εξέλιξη των τεχνολογιών επιβάλλουν στις βιβλιοθήκες νέες μορφές συνεργασίας με τις τοπικές κοινωνίες. Η κυβερνητική πληροφόρηση αποτελεί ισχυρό κίνητρο αυτής της συνεργασίας επειδή βρίσκεται στο επίκεντρο του πληροφοριακού ενδιαφέροντος των πολιτών. Η παρούσα εργασία προτείνει ένα μοντέλο συνεργασίας Ακαδημαϊκών και Δημόσιων Βιβλιοθηκών με τις περιφερειακές Αρχές, με σκοπό τη δημιουργία και λειτουργία Κέντρων Κυβερνητικής Πληροφόρησης (ΚΚΠ). Τα ΚΚΠ στοχεύουν στην οργάνωση της κυβερνητικής πληροφορίας και την ανάπτυξη ψηφιακής βιβλιοθήκης και υπηρεσιών πληροφόρησης. Με δεδομένο ότι σχεδόν καμία επιχειρησιακή-πολιτισμική δραστηριότητα δεν πραγματοποιεί- 291

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2Θ02 ται χωρίς την ενημέρωση των ενδιαφερομένων σε θέματα κυβερνητικής πολιτικής και νομοθεσίας, είναι προφανές ότι τα ΚΚΠ συμβάλλουν στην οικονομική και κοινωνική ανάπτυξη (αναβάθμιση) των τοπικών κοινωνιών. Πιο συγκεκριμένα: α) Οι Περιφερειακές Αρχές παράγουν ή δέχονται από την Κεντρική Διοίκηση κυβερνητικά δημοσιεύματα (εγκύκλιοι, ανακοινώσεις κ.α.), τα οποία διαχειρίζονται. Επίσης, οι Περιφερειακές Αρχές καθορίζουν τα δικαιώματα πρόσβασης σε αυτά. Στο προτεινόμενο μοντέλο, οι Περιφερειακές Αρχές κατέχουν το ρόλο του Παραγωγού (Content Producer). β) Οι Δημόσιες Βιβλιοθήκες αποτελούν το φυσικό φορέα διάθεσης κυβερνητικής πληροφόρησης στις τοπικές κοινωνίες. Στο προτεινόμενο μοντέλο, οι Δημόσιες Βιβλιοθήκες κατέχουν το ρόλο του Διαθέτη (Content Provider). γ) Οι Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες, λόγω της επιστημονικής εξειδίκευσης και του ερευνητικού τους χαρακτήρα μπορούν να καθορίσουν τη δομή της ψηφιακής βιβλιοθήκης και να προδιαγράψουν τις διαδικασίες διαχείρισης του περιεχομένου της. Στο προτεινόμενο μοντέλο, οι Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες παρέχουν τεχνογνωσία και συμμετέχουν στην οργάνωση και συντήρηση της προτεινόμενης ψηφιακής βιβλιοθήκης. Ο σχεδιασμός και η ανάπτυξη των ΚΚΠ προϋποθέτει τη μελέτη και τον καθορισμό παραμέτρων αναφορικά με: Το περιεχόμενο της ψηφιακής βιβλιοθήκης. Στο πλαίσιο αυτό, θα πρέπει να καθοριστούν: α) η τυπολογία της διοικητικής πληροφορίας και οι ανάγκες των χρηστών, β) οι μέθοδοι και τα μέσα εντοπισμού και απόκτησης αυτής, και γ) τα δικαιώματα πρόσβασης και απόκτησης Την οργάνωση του περιεχομένου, και συγκεκριμένα: α) τα πρότυπα οργάνωσης και επεξεργασίας της πληροφορίας, και β) τα κριτήρια και τις παραμέτρους διατήρησης και ενημέρωσης του υλικού. Το περιεχόμενο της ψηφιακής βιβλιοθήκης περιλαμβάνει: ψηφιοποιημένα κείμενα νομοθεσίας ψηφιοποιημένα κείμενα κυβερνητικών δημοσιευμάτων (τοπικής εμβέλειας) βάση των μεταδεδομένων του ψηφιοποιημένου υλικού. Η βάση των μεταδεδομένων θα αποτελείται από: α) βιβλιογραφικές εγγραφές για την κωδικοποίηση και τη βιβλιογραφική περιγραφή των κειμένων, και β) εγγραφές καθιερωμένου τύπου για την θεματική περιγραφή των ψηφιοποιημένων κειμένων. Η μελέτη των υπαρχόντων προτύπων περιγραφής πληροφορίας θα οδηγήσει στην ανάπτυξη μοντέλου μεταδεδομένων που θα ικανοποιείτις ιδιαίτερες ανάγκες και προδιαγραφές του ψηφιακού περιεχομένου. 292

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ Εντός της βάσης, θα δομηθεί και θα λειτουργεί θησαυρός, οι θεματικοί όροι του οποίου θα προέρχονται από την επεξεργασία των ψηφιοποιημένων κειμένων. Ο θησαυρός θα αναπτυχθεί βάσει διεθνών προτύπων συγκρότησης θησαυρών (ISO 2788 και ISO 5964), ενώ θα λειτουργεί βάσει προτύπων ανάπτυξης αρχείου καθιερωμένων αποδόσεων. Ο θησαυρός που θα λειτουργεί εντός της βάσης μεταδεδομένων: α) θα καθοδηγεί τον χρήστη στην έρευνα του, β) θα επιτρέπει την εκτέλεση πολύπλοκων και συνδυαστικών ερωτήσεων, γ) θα καθιερώνει ορολογία στον επιστημονικό χώρο που διαπραγματεύεται η ψηφιακή βιβλιοθήκη, δ) θα διαμορφώνει το πλαίσιο δόμησης των θεματικών επικεφαλίδων και ε) θα διευκολύνει την ανταλλαγή δεδομένων και την επικοινωνία σε επίπεδο συστημάτων. Η σύνδεση ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών και τοπικής κοινωνίας μπορείνα πραγματοποιηθεί μέσω ενός δικτύου συνεργασίας τους με τις δημόσιες βιβλιοθήκες και τις περιφερειακές αρχές, με άξονα την κυβερνητική πληροφόρηση. ABSTRACT Regional development requirements and technological advancements set the basis for new forms of cooperation between libraries and local authorities. A powerful motivation for such cooperation is government information, as it is the focal point of the citizen's information needs. This paper suggests a cooperation model between Academic Libraries and Public Libraries, along with Regional Authorities. The main goal of this collaboration is the creation and operation of Covernment information Centers (GIC). These GIC aim in organizing the government information by developing a digital library and providing automated information services. GIC will contribute to economic and social development of regions. This assumption is based on the fact that none business-culture activity is performed without the enlightenment of the interested party on government policy issues and legislation. Specifically: a) Regional Authorities generate or receive government publications from the Central Administration Offices (circular letters, announcements, etc.), which hold and manage. Therefore, the Regional Authorities are able to define access, acquisition and maintenance rights of such publications. Within the suggested model, Regional Authorities have the role of Content Producer. b) Public Libraries consist the physical provider of government information to regions. Within the suggested model, Public Libraries have the role of Content Provider. 293

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 c) Academic Libraries, because of their scientific specialization and research character, able to define the structure of the digital library. Moreover, they can prescribe the information management procedures. Within the suggested model, Academic Libraries provide the know-how and contribute to the development and maintenance of the suggested digital library. The creation and development of GIC requires the determination of parameters regarding: The digital library content. Within this framework, the following criteria must be defined: a) information typology and user needs, b) methodology for the information location and acquisition c) access and acquisition rights The information structure, and particularly: a) information description standards and b) maintenance and material update criteria. Digital Library context consists of: Digitized legislation documents Digitized government publication documents (characterized by regional impact and interest) Database of the digitized material metadata. This database consists of: a) bibliographic records for the coding and bibliographic description of the texts, b) authority records for the thematic indexing of the digitized material. The analysis and study of the existing standards for information description will indicate the required metadata model that meets the needs and specifications of the digitized content. A thesaurus will be developed within the database; its thematic terms will be derived from the process of the digitized documents. The thesaurus will be structured according to international standards for thesaurus development (ISO 2788 and ISO 5964). However, its function will be based on authority standards. The thesaurus, which will operate within the bibliographic database: a) will guide the user to his/her search, b) will enable the execution of combined queries, c) will establish controlled language and descriptive terminology in specific scientific fields, d) will define the methodology for the thematic heading construction, and e) will facilitate the data exchange procedure in machine readable form. The conjunction of academic libraries and regions may be realized via a collaboration network between academic and public libraries along with local authorities for the flow of government information. 294

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ 1. Εισαγωγή _ Ο δημόσιος τομέας αποτελεί τον μεγαλύτερο παραγωγό πληροφοριών στη χώρα μας. Η αποτελεσματική διάθεση των πληροφοριών αυτών στους πολίτες ενισχύει το συμμετοχικό χαρακτήρα της κοινωνίας ενώ παράλληλα συμβάλλει στην οικονομική ανάπτυξη. Οι τεχνολογίες της πληροφόρησης και επικοινωνίας επηρεάζουν όλο και περισσότερο τη δημοσία διοίκηση τόσο σε επίπεδο εσωτερικής οργάνωσης όσο και σε επίπεδο υπηρεσιών προςτους πολίτες. Στο πλαίσιο αυτό οι Βιβλιοθήκες και τα Αρχεία κατέχουν πρωταγωνιστικό ρολο επειδή διαθέτουν την επιστημονική ειδίκευση για τη διαμόρφωση και ανάπτυξη των κατάλληλων συνθηκών αυτοματοποίησηςτου υλικού που διακινείται στο δημόσιο τομέα. Η εισήγηση μας προτείνει την ανάπτυξη ενός μοντέλου συνεργασίας μεταξύ των Διοικητικών Περιφερειών και των Βιβλιοθηκών για τη διαχείριση και διάθεση στους πολίτες της κυβερνητικής (διοικητικής) πληροφορίας. Με τον όρο «Διοικητικές Περιφέρειες» εννοούμε τις ενιαίες αποκεντρωμένες μονάδες διοίκησης του Κράτους, που φέρουν την ονομασία «Ι Ιεριφέρειες». Συγκεκριμένα, η προτεινόμενη αρχιτεκτονική αναφέρεται στη συνεργασία Ακαδημαϊκών και Δημόσιων Βιβλιοθηκών με τις Διοικητικές Περιφέρειες. Σκοπος της συνεργασίας αυτής είναι: α) η συγκρότηση και λειτουργία Κέντρων Κυβερνητικής Πληροφόρησης (ΚΚΠ) σε κάθε Διοικητική Περιφέρεια τηςχώρας και β) η δημιουργία δικτύου Κέντρων Κυβερνητικής Πληροφόρησης (ΔΚΚΠ) που θα διασυνδέει τα ΚΚΠ των δεκατριών Διοικητικών Περιφερειών της χώρας. Τα ΚΚΠ καινοτομούν αναπτύσσοντας Ψηφιακή Βιβλιοθήκη και υπηρεσίες πληροφόρησης. Η διαχείριση της πληροφορίας που διαθέτουν οι Διοικητικές Περιφέρειες, μέσα από ένα υψηλών απαιτήσεων μηχανισμό αναζήτησης και ανάκτησης πληροφοριών, αποτελεί το κεντρικό στόχο των ΚΚΠ. Οι πληροφορίες αυτές θα είναι προσβάσιμες μέσα από ένα ενιαίο δίκτυο. Η εισήγηση μας διαρθρώνεται ως εξής: 1. Στο πρώτο τμήμα της περιγράφεται ο ρόλοςτων φορέων που συμμετέχουν, δηλαδή ο ρόλος των Διοικητικών Περιφερειών, των Ακαδημαϊκών και των Δημόσιων Βιβλιοθηκών. 2. Στο δεύτερο τμήμα γίνεται αναφορά στο περιεχόμενο της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης 3. Στο τρίτο τμήμα γίνεται αναφορά στα πρότυπα δόμησης και κωδικοποίησης των μεταδεδομενων, και αναλύεται το περιεχόμενο και η δόμηση του Αρχείου Καθιερωμένων Αποδόσεων. 4. Τέλος, αναπτύσσεται το προτεινόμενο μοντέλο και ακολουθούν τα συμπεράσματα. 295

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 2. Οι Φορείς και ο ρόλος τους 2.1 Διοικητικές Περιφέρειες Στο προτεινόμενο μοντέλο, οι Διοικητικές Περιφέρειες κατέχουν το ρόλο του Παραγωγού (Content Producer) της κυβερνητικής πληροφόρησης. Την πληροφόρηση αυτή την παράγουν ή την παραλαμβάνουν από την κεντρική Διοίκηση. Η πρόσβαση ωστόσο των πολιτών σε αυτή την πληροφορία είναι περιορισμένη επειδή δεν έχουν αναπτυχθεί μηχανισμοί διαχείρισης και οργάνωσης της. Τα ΚΚΠ έρχονται να καλύψουν το παραπάνω κενό της πρόσβασηςτων πολιτών, υλοποιώντας και αναπτύσσοντας μία Ψηφιακή Βιβλιοθήκη, η οποία οργανώνει, ψηφιοποιεί και κωδικοποιείτην υπάρχουσα κυβερνητική πληροφορία. Επίσης, εξασφαλίζει υψηλών απαιτήσεων μηχανισμό αναζήτησης και ανάκτησης των διαθέσιμων πληροφοριών. 2.2 Δημόσιες Βιβλιοθήκες Οι Δημόσιες Βιβλιοθήκες κατέχουν τον ρόλο του Διαθέτη (Content Provider), καθώς αποτελούν το φυσικό φορέα διάθεσης της κυβερνητικής πληροφόρησης στις τοπικές κοινωνίες. Η διαπίστωση αυτή στηρίζεται: α) στο γεγονός ότι οι Δημόσιες Βιβλιοθήκες συλλέγουν την Εφημερίδα της Κυβέρνησης, η οποία καλύπτει ένα μεγάλο τμήμα των πληροφοριακών αναγκών των πολιτών. Κατά συνέπεια μπορούν να αναπτύξουν την προτεινόμενη Ψηφιακή Βιβλιοθήκη στη βάση ενός ήδη υφιστάμενου υλικού, β) αποτελούν σημεία πρόσβασης, γ) εξασφαλίζουν τη δυνατότητα ποιοτικής συνεργασίας με τις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες. Στο προτεινόμενο μοντέλο, τα ΚΚΠ εδρεύουν στις κατά τόπους Δημόσιες Βιβλιοθήκες στις οποίες πραγματοποιείται: α) η διαχείριση και διάθεση της κυβερνητικής πληροφορίας, και β) η εκπαίδευση των χρηστών στις νέες υπηρεσίες. Στο σημείο αυτό πρέπει να αναφέρουμε ότι η ψηφιοποίηση και επεξεργασία των διοικητικών εγγράφων, νομοθετημάτων και του πληροφοριακού υλικού της διοίκησης, θα ήταν καλύτερο να'πραγματοποιείται εντός των δημοσίων υπηρεσιών - σε συνεργασία πάντα με τις βιβλιοθήκες - και όχι στο πλαίσιο των Δημοσίων Βιβλιοθηκών. Ωστόσο, η υφιστάμενη κατάσταση δεν επιτρέπει τη δημιουργία της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης εντός των δημοσίων υπηρεσιών, καθώς μία ανάλογη προοπτική θα επέβαλλε την υλοποίηση προγραμμάτων, όπως: α) προμήθεια ειδικού εξοπλισμού και εγκαταστάσεων, β) εκπαίδευση προσωπικού, γ) εξασφάλιση τεχνικής συντήρησης κ.α. 2.3 Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες Οι Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες παρέχουν τεχνογνωσία σχετικά με την οργάνωση, επεξεργασία και συντήρηση της προτεινόμενης Ψηφιακής Βιβλιοθήκης. Επίσης, διαθέτουν πόρους σε ανθρώπινο δυναμικό και εξοπλισμό μεγαλύτερους από τους αντίστοιχους των 296

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ Δημόσιων Βιβλιοθηκών. Σημειώνουμε ότι στον ελλαδικό χώρο, οι Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες, μαζί με τις Ειδικές Βιβλιοθήκες, ήταν εκείνες που δέχτηκαν πρώτες την επιρροή της τεχνολογίας, λόγω των αυξημένων πληροφοριακών αναγκών και απαιτήσεων των χρηστών τους. Συνεπώς, πρώτες αυτοματοποίησαν τις συλλογές τους σύμφωνα με τα διεθνή βιβλιοθηκονομία πρότυπα. Στο προτεινόμενο μοντέλο, οι Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες συμβάλλουν στο σχεδιασμό και υλοποίηση της ψηφιακής βιβλιοθήκης, καθώς επίσης και στον καθορισμό παραμέτρων διατήρησης και ενημέρωσης της συλλογής. Επίσης, λόγω της επιστημονικής τους εξειδίκευσης, προσφέρουν επιστημονικά εργαλεία, τα οποία έχουν διαμορφωθεί για τις ανάγκες τις ακαδημαϊκής κοινότητας, όπως Θησαυρούς, Καταλόγους Θεματικών Επικεφαλίδων, Ταξινομικά Συστήματα κ.α. Τέλος, οι Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες συμβάλλουν στην τεχνική υποστήριξη του προαναφερόμενου μοντέλου. 3. Το περιεχόμενο της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Ο Δημόσιος Τομέας διαθέτει πληροφορίες που έχουν διοικητικό ή μη διοικητικό χαρακτήρα. Οι πληροφορίες με διοικητικό χαρακτήρα προέρχονται από τις λειτουργίες της κυβέρνησης και της διοίκησης ενώ οι πληροφορίες μη διοικητικού χαρακτήρα αφορούν τον εξωτερικό κόσμο και συλλέγονται στο πλαίσιοτηςεκτέλεσηςτων καθηκόντων της διοίκησης (γεωγραφικές πληροφορίες, επιχειρηματικές πληροφορίες κλπ). Οι παραπάνω πληροφορίες ενσωματώνονται: α) σε νομοθετήματα, β) σε πληροφοριακό υλικό και γ) σε έγγραφα. Στα νομοθετήματα περιλαμβάνονται όλα τα είδη των νομικών πράξεων (νόμοι, προεδρικά διατάγματα, υπουργικές αποφάσεις, αγορανομικές διατάξεις, εγκύκλιοι, πράξεις ανεξάρτητων διοικητικών αρχών, κλπ) που δημοσιεύονται στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης. Στην κατηγορία του πληροφοριακού υλικού περιλαμβάνονται οι πληροφοριακές εκδόσεις της διοίκησης σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή. Στην έννοια του εγγράφου περιλαμβάνονται εκείνες οι πληροφορίες, οι οποίες δεν δημοσιεύονται στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης ούτε αποτελούν περιεχόμενο πληροφοριακού υλικού. Ο ορισμός του εγγράφου είναι ευρύς ώστε να καλύπτει όλους τους τύπους περιεχομένου (ψηφιακού ή μη). Τα έγγραφα διακρίνονται σε κατηγορίες ανάλογα με τα δικαιώματα πρόσβασης σε αυτά. Μία από αυτέςτις κατηγορίες αναφέρεται στα «έγγραφα γενικής πρόσβασης». Πρόκειται για έγγραφα στα οποία υπάρχει δικαίωμα πρόσβασης από τους πολίτες σύμφωνα με τους υφιστάμενους κανόνες. Στο προτεινόμενο μοντέλο θα γίνει χρήση μόνο των εγγράφων γενικής πρόσβασης. Οι παραπάνω κατηγορίες υλικού εντάσσονται στην ευρύτερη έννοια των Κυβερνητικών Δημοσιευμάτων. Οι πληροφορίες που περιλαμβάνουν διακρίνονται ανάλογα με το περιεχόμενο τους σε πληροφορίες που αφορούν: α) τις δημοκρατικές (πολιτικές) διαδι- 297

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 κασίες, β) τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των πολιτών (κοινωνικές, παροχές, ασφάλιση, φορολογία κλπ), γ) τον πολιτισμό, δ) τον τουρισμό, ε) την υγεία, στ) την οικονομία, ζ) την ιδιοκτησία, η) το περιβάλλον, θ) την επιχειρηματικότητα, ι) την εκπαίδευση και ια) την εργασία 1. Σύμφωνα με μία άλλη διάκριση των υπηρεσιών πληροφόρησης που παρέχει η ηλεκτρονική κυβέρνηση, αυτές διακρίνονται: α) σε υπηρεσίες που αφορούν την καθημερινή ζωή (εργασία, στέγαση, εκπαίδευση, πολιτισμός, μεταφορές, περιβάλλον κλπ), β) σε υπηρεσίες που αφορούν την τηλεδιοίκηση (οδηγός διοικητικών διαδικασιών, ευρετήρια υπηρεσιών, Δημόσια μητρώα) και γ) σε υπηρεσίες που αναφέρονται στην πολιτική συμμετοχή (νομοθεσία, κοινοβουλευτικά έγγραφα, πολιτικά προγράμματα κλπ) 2. Τα έγγραφα που ενσωματώνουν αυτά τα είδη των πληροφοριών συνίστανται: α) σε ερμηνευτικές εγκυκλίους, β) αποφάσεις, γ) λογαριασμούς, δ) εκθέσεις/αναφορές, ε) πληροφοριακές εκδόσεις, στ) δελτία τύπου, ζ) πρακτικά συνεδριάσεων, η) γνωμοδοτήσεις, θ) στατιστικές, ι) καταλόγους, ια) χάρτες. Σύμφωνα με την παραπάνω ταξινόμηση και τυπολογία, το περιεχόμενο της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης θα περιλαμβάνει κυβερνητική πληροφόρηση που διαθέτουν οι Διοικητικές Περιφέρειες, η οποία υπάρχει: α) σε έγγραφα γενικής πρόσβασης, β) σε πληροφοριακό υλικό και γ) σε νομοθεσία, η οποία έχει δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης. Το υλικό θα δομηθεί σύμφωνα: α) με το περιεχόμενο του και β) με τον τύπο του τεκμηρίου. Η παραπάνω ταξινόμηση θα διευκολύνει στην καλύτερη κατανομή του προς επεξεργασία υλικού μεταξύ των δεκατριών ΚΚΠ του δικτύου. Όσον αφορά τη διαδικασία συγκέντρωσης του υλικού από τις Διοικητικές Περιφέρειες, αυτή θα στηριχθεί στην οργανωτική δομή τους. Με βάση δηλαδή τις δέκα (10) Διευθύνσεις που περιλαμβάνει κάθε Περιφέρεια 3 θα συγκεντρώνεται το αντίστοιχο πληροφοριακό υλικό, το οποίο θα ταξινομείται σύμφωνα με τα όσα αναφέρθηκαν. Η συγκέντρωση του υλικού από κάθε Διεύθυνση ξεχωριστά εξασφαλίζει πληρότητα εφόσον καλύπτει το συνολικό φάσμα της διοικητικής ενέργειας της κάθε Περιφέρειας. 4. Τα μεταδεδομένα της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης Η παραγωγή μεταδεδομένων για το προτεινόμενο ψηφιακό μοντέλο στοχεύει στην κωδικοποίηση της διαθέσιμης πληροφορίας. Ο καθορισμός συγκεκριμένων ευρετηρίων 1. PSInet Preparatory Action under the Europena Union's Ε-Content programme 2. Πράσινη Βίβλος για τις πληροφορίες του Δημόσιου Τομέα στην Κοινωνία των Πληροφοριών, Ευρωπαϊκή Επιτροπή, 1999 3. Οι δέκα (10) Διευθύνσεις είναι οι εξής: Σχεδιασμού και Ανάπτυξης, Υγείας και πρόνοιας, Δημοσίων Έργων, Ελέγχου κατασκευής'εργων, Ελέγχου Συντήρησης'Εργων, Περιβάλλοντος και Χωροταξίας, Δασών, Γεωργικής Ανάπτυξης, Αυτοδιοίκησης, Διοίκησης, βλ. Ν. 2503/97 «Διοίκηση, οργάνωση, στελέχωση της Περιφέρειας, ρύθμιση θεμάτων για την τοπική αυτοδιοίκηση και άλλες διατάξεις», 30.5.1997, ΦΕΚΑ 107/30.5.1997 298

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ εξασφαλίζει ποιοτικότερη αναζήτηση και ανάκτηση αποτελεσμάτων, καθώς η βιβλιογραφική έρευνα δεν περιορίζεται μόνο στο πλήρες κείμενο των δεδομένων, αλλά επεκτείνεται σε ειδικά διαμορφωμένα ευρετήρια. Επίσης διευκολύνεται η ανταλλαγή δεδομένων και μεταδεδομένων μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών, καθώς οι οργανισμοί έχουν τη δυνατότητα να διαθέσουν τα μεταδεδομένα τους, έχοντας εξασφαλίσει συμβατότητα σε επίπεδο συστημάτων και προτύπων. Αυτή η δυνατότητα επικοινωνίας συμβάλλει στην ποιοτική απόδοση της μεταφερόμενης πληροφορίας, στη μείωση του κόστους παραγωγής και επεξεργασίας δεδομένων που έχουν ήδη κωδικοποιηθεί από άλλη υπηρεσία, καθώς επίσης και στην καλύτερη διαχείριση και αξιοποίηση της παρεχόμενης εννοιολογικής βάσης. Η αξία παραγωγής μεταδεδομένων θα μπορούσε να συνοψισθεί στα παρακάτω οφέλη: αξιοπιστία στην ανάκτηση αποτελεσμάτων, διάθεση περιγραφικής πληροφορίας για τα τεκμήρια (ταυτότητα κυβερνητικών δημοσιευμάτων), καταγραφή των διαθέσιμων κυβερνητικών δημοσιευμάτων, έτσι ώστε η πληροφορία να μπορεί να διαχειριστεί, εντοπιστεί, ενημερωθεί, περιγραφεί και χρησιμοποιηθεί πιο αποτελεσματικά, συνέπεια στη βιβλιογραφική και θεματική περιγραφή των τεκμηρίων, συμβατότητα σε επίπεδο συστημάτων και προτύπων, ώστε να διευκολύνεται η διαδικασία επικοινωνίας των υπηρεσιών και ανταλλαγής δεδομένων, ομοιογένεια, ακολουθώντας κοινή πολιτική. Η παραγωγή μεταδεδομένων αναφέρεται τόσο στο συντακτικό της ψηφιακής βιβλιοθήκης (περιγραφή και κωδικοποίηση βιβλιογραφικών δεδομένων), όσο και στο εννοιολογικό (θεματική περιγραφή). 4.1 Συντακτικό Ψηφιακής Βιβλιοθήκης 4.1.1. Πρότυπα Δόμησης Μεταδεδομένων Η δόμηση των μεταδεδομένων και η επιλογή του κατάλληλου προτύπου περιγραφής και κωδικοποίησης θυτών επηρεάζεται άμεσα από τον τύπο του κυβερνητικού δημοσιεύματος. Όπως αναφέραμε και παραπάνω, τα προτεινόμενα ΚΚΠ συλλέγουν νομοθετικά κείμενα, πληροφοριακό υλικό και έγγραφα γενικής πρόσβασης, τα οποία διαθέτει κάθε Διοικητική Περιφέρεια. Στην πρώτη περίπτωση/αναφερόμαστε στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης, η οποία αποτελεί ένα περιοδικό δημοσίευμα με ακαθόριστη συχνότητα έκδοσης. Η πρόσβαση στα 299

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 νομοθετικά κείμενα εξασφαλίζεται μέσα από την αναλυτική καταλογογράφηση των νομοθετικών πράξεων. Η διάταξη UNIMARC, η οποία αποτελεί υλοποίηση του προτύπου ISO 2709, καλύπτει απόλυτα τις πληροφοριακές ανάγκες του συγκεκριμένου τύπου δημοσιεύματος. Οι λόγοι επιλογής του συγκεκριμένου προτύπου, όπως επίσης και η αρχιτεκτονική οργάνωσης και δόμησης των μεταδεδομένων με τη μορφή αναλυτικών βιβλιογραφικών εγγραφών παρουσιάστηκαν στο 10ο Συνέδριο Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, που οργάνωσε το Πανεπιστήμιο Μακεδονίας στη Θεσσαλονίκη 4. Η επεξεργασία του πληροφοριακού υλικού των Διοικητικών Περιφερειών πραγματοποιείται βάσει της διάταξης UΝΙΜΑRC. Συγκεκριμένα, η κωδικοποίηση φυλλαδίων, εντύπων και λοιπού υλικού πληροφοριακού περιεχομένου ακολουθεί τους κανόνες περιγραφής συλλογών που αναπτύσσονται από τον καταλογογράφο, βάσει των ιδιαίτερων γνωρισμάτων του υλικού, όπως επίσης και της θεματικής περιοχής που εκείνο καλύπτει. Η ομαδοποίηση πληροφοριακού υλικού και η περιγραφή του βάσει διεθνών προτύπων εξασφαλίζει την άμεση και έγκυρη πρόσβαση των ενδιαφερομένων, σε αυτό. Ο τελευταίος τύπος κυβερνητικού δημοσιεύματος που περιλαμβάνει η προτεινόμενη ψηφιακή βιβλιοθήκη αναφέρεται στα έγγραφα γενικής πρόσβασης κάθε Διοικητικής Περιφέρειας. Τα έγγραφα αυτά χαρακτηρίζονται από ιδιαιτερότητες στην διαχείριση και κωδικοποίηση τους, λόγω του ιδιόμορφου περιεχομένου τους. To ISO ποιότητας9000 αναφέρεται στην ανάγκη ύπαρξης «ποιοτικών εγγράφων», υποδηλώνονταςτην ανάγκη σωστής διαχείρισηςτους. Ωστόσο το πρότυπο δεν επεκτείνεται στις μεθόδους και λειτουργίες που απαιτούνται προκειμένου να συγκροτηθούν «ποιοτικά έγγραφα». Το κενό αυτό καλύπτει το ISO 15489, παρέχοντας οδηγίες και αρχές για την ποιοτική διαχείριση των διοικητικών εγγράφων. Συγκεκριμένα, το διεθνές πρότυπο ISO 15489 καθορίζει τον τρόπο και τις μεθόδους οργάνωσης και διαχείρισης των διοικητικών εγγράφων, ενώ ταυτόχρονα ορίζει τις παραμέτρους για αποτελεσματικό και συστηματικό έλεγχο της δημιουργίας, αποδοχής, διατήρησης, χρήσης και διάθεσης των εγγράφων αυτών. Το πρότυπο ISO 15489 αποτελεί συνέχεια του προγενέστερου Αυστραλιανού προτύπου AS 4390. Στόχος της ενέργειας αυτής ήταν η διεθνοποίηση του συγκεκριμένου προτύπου, προκειμένου να καλύψει το σύνολο των αναγκών όλων των χωρών. Στο σημείο αυτό, είναι αναγκαίο να διευκρινίσουμε ότι το διεθνές πρότυπο ISO 15489 4. Δ.Κυριάκη-Μάνεση, Δ. Μοσχόπουλος, Γ. Προκοπιάδου, Διαχείριση Πληροφοριών Κυβερνητικών Δημοσιευμάτων, ΕφαρμογέςσταΦύλλατηςΕφημερίδαςτηςΚυβέρνησης. Πρακτικά 10ου Πανελλήνιου Συνεδρίου Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, με θέμα Το μάνατζμεντ στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες, Πανεπιστήμιο Μακεδονίας 15-17 Οκτωβρίου 2001, Θεσσαλονίκη 2002 300

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ «παρέχει καθοδήγηση στη διαχείριση εγγράφων που παράγονται από οργανισμούς, ιδιωτικούς ή δημόσιους, για εσωτερικούς ή εξωτερικούς χρήστες (πελάτες)... Δεν αναφέρεται στη διαχείριση αρχειακών εγγράφων που αποτελούν μέρος αρχειακών συλλογών και φυλάσσονται σε αρχειακά ιδρύματα». Ωστόσο, αξίζει να σημειώσουμε ότι σε μερικές χώρες η διαφορά αυτή μεταξύ των διοικητικών και αρχειακών εγγράφων δεν είναι απόλυτα διακριτή 5. 4.1.2. Πρότυπα Κωδικοποίησης Μεταδεδομένων Για την κωδικοποίηση των μεταδεδομένων των διοικητικών εγγράφων υφίστανται πολλαπλά πρότυπα, τα οποία ικανοποιούν διαφορετικές πληροφοριακές ανάγκες. Ανάμεσα τους, διακρίνονται τα διεθνή πρότυπα Dublin Core 6, EAD 7, OAI (Open Archives Initiative) 8, όπως επίσης και διάφορα πρότυπα μεταδεδομένων, που έχουν αναπτυχθεί από άλλες χώρες προκειμένου να καλύψουν τις δικές τους πληροφοριακές ανάγκες. Τέτοιες περιπτώσεις είναι: α) GILS (Government Information Locator Service) 9 για την Αμερική, β) e- GMS (UK Government Metadata Standard) 10 συμπεριλαμβανομένου και του e-glf (UK Government Interoperability Framework) 11 για την Αγγλία, γ) AGLS Metadata Standard (Australian Government Locator Service) 12 για την Αυστραλία, και δ) NZGLS Metadata Standard (New Zealand Government Locator Service) 13 για τη Νέα Ζηλανδία. Τα πρότυπα αυτά στηρίζονται σε άλλα διεθνή πρότυπα (Dublin Core), αλλά έχουν επεκταθεί στο σύνολο των μετα-πεδίων τους, προκειμένου να δεχτούν την εξειδικευμένη πληροφορόρηση που παρέχουν τα διοικητικά έγγραφα σε κάθε χώρα. Η πρωτοβουλία αυτή των προαναφερόμενων χωρών πλαισιώνει το στόχο για ηλεκτρονική διακυβέρνηση μέχρι το 2004, οπότε όλες οι δημόσιες υπηρεσίες θα είναι απόλυτα αυτοματοποιημένες με κοινά πρότυπα και κοινή πολιτική για τη διαχείριση των δημοσίων εγγράφων. Στο πλαίσιο της «κυβερνητικής αυτοματοποίησης», έχουν αναπτυχθεί και άλλες δράσεις, όπως η ανάπτυξη προτύπων για την κωδικοποίηση της γεωγραφικής πληροφορίας σε επίπεδο μεταδεδομένων (αντιπροσωπευτικό δείγμα αποτελείτο Content 5. Healy Susan, ISO 15489 Records Management-its development and significance, Records Management journal, vol. 11, no. 3, December 2001, pp. 133-142 6. http://dublincore.org 7. http://lcweb.loc.gov/ead/ 8. http://www.openarchives.org/documents/index.html 9. http://www.gils.net 10. http://www.govtaik.gov.uk/egif/home.html 11. http://www.govtalk.gov.uk/egif/home.html 12. http://www.naa.gov.au/default.html 13. http://www.e-government.govt.nz 301

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 Standard for Digital Geospatial Metadata 14, το οποίο έχει στηριχθείσε άλλα διεθνή πρότυπα όπως ANSI X3.51-1975 15, ANSI X3.30-1985' 6, ANSI X3.43-1986 17, ANSI X3.61-1986 18 και ANSI X3.1 72-1990 19 ). Στο σημείο αυτό, θα πρέπει να αναφέρουμε και το πρότυπο ISO 19115, το οποίο αναφέρεται στην περιγραφή και κωδικοποίηση μεταδεδομένων γεωγραφικής πληροφόρησης. Επίσης, στην Αγγλία το Intra-governmental Group on Geographic Information εξειδικεύεται στην καθοδήγηση των οργανισμών για την κωδικοποίηση, διάθεση και ανταλλαγή γεωγραφικής πληροφόρησης σε επίπεδο διοικητικών εγγράφων. Τα κυβερνητικά δημοσιεύματα διακρίνονται από την ανάγκη περιγραφής και κωδικοποίησης τόσο των ίδιων των τεκμηρίων, όσο και της ευρύτερης συλλογής στην οποία ανήκουν. Η υιοθέτηση, λοιπόν, ενός προτύπου για την κωδικοποίηση των μεταδεδομένων των κυβερνητικών δημοσιευμάτων αντιμετωπίζει το πρόβλημα περιγραφής και κωδικοποίησης τεκμηρίων και συλλογών. Τα υπάρχοντα πρότυπα περιγραφής συλλογών αποτελούνται από πεδία που αναφέρονται αποκλειστικά στην περιγραφή των χαρακτηριστικών της ευρύτερης συλλογής και όχι και των τεκμηρίων που συγκροτούν αυτή τη συλλογή (πχ. Dublin Core, EAD). Το ίδιο πρόβλημα παρουσιάζεται και στα πρότυπα περιγραφής τεκμηρίων, καθώς δεν περιλαμβάνουν μεθόδους περιγραφής της ευρύτερης συλλογής στην οποία ανήκουν τα τεκμήρια αυτά, όταν τα ιεραρχικά επίπεδα είναι περισσότερα του ενός (πχ. MARC). Για το λόγο αυτό, πολλές χώρες αναλαμβάνουν την πρωτοβουλία εμπλουτισμού των υπαρχόντων προτύπων, προκειμένου να καλύψουν τις πληροφοριακές ανάγκες των κυβερνητικών δημοσιευμάτων. Ωστόσο, η ενέργεια αυτή εμπεριέχει πολλαπλούς κινδύνους, όπως έλλειψη συμβατότητας και ομοιομορφίας σε επίπεδο προτύπων, με συνέπεια την αδυναμία επικοινωνίας των συστημάτων και την αναξιόπιστη ανταλλαγή μεταδεδομένων. Συνεπώς, η υιοθέτηση και των δύο προτύπων για την κωδικοποίηση και περιγραφή τόσο της ευρύτερης συλλογής, όσο και των τεκμηρίων που συγκροτούν τη συλλογή αυτή, 1 4. http://www. fgdc.gov/metadata/contstan. html 15. American National Standards Institute, 1 975, Representations of universal time, local time differentials, and United States time zone reference for information interchange (ANSI X3.51-1975): New York, American National Standards Institute. 16. American National Standards Institute, 1975, Representation for calendar date and ordinal date for information interchange (ANSI X3.30-1985): New York, American National Standards Institute. 17. American National Standards Institute, 1975, Representation of local time of day for information interchange (ANSI X3.43-1986): New York, American National Standards Institute 18. American National Standards Institute, 1975, Representation of geographic point locations for information interchange (ANSI X3.61-1986): New York, American National Standards Institute 19. American National Standards Institute, 1975, Dictionary for information systems (ANSI X3.172-1990): New York, American National Standards Institute 302

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ θα απομάκρυνε την ενδεχόμενη λύση επέκτασης των προτύπων, η οποία θα ενίσχυε την έλλειψη συμβατότητας. Η υλοποίηση αντίστοιχων προτύπων για την κωδικοποίηση αντίστοιχων ζητουμένων εξασφαλίζει τη δυνατότητα επικοινωνίας σε επίπεδο συστημάτων. 4.2 Εννοιολογικό Ψηφιακής Βιβλιοθήκης 4.2.7. Περιεχόμενο Αρχείου Καθιερωμένων Αποδόσεων (Authority File) Στο προτεινόμενο μοντέλο, το εννοιολογικό τμήμα της ψηφιακής βιβλιοθήκης συγκροτεί ένα αρχείο καθιερωμένων αποδόσεων (Authority File), το οποίο αποτελείται από: Λειτουργίες των Διοικητικών Περιφερειών Αρμοδιότητες και ενέργειες των υπηρεσιών των Διοικητικών Περιφερειών με τη μορφή θεματικών όρων. Διασυνδέονται εννοιολογικά μεταξύ τους και διοικητικά με τους δημόσιους οργανισμούς. Διοικητικά Οργανογράμματα Υπηρεσίες της Διοικητικής Περιφέρειας σε επίπεδο νομού. Διασυνδέονται ιεραρχικά μεταξύ τους. Επίσης διασυνδέονται μεταξύ τους με κριτήριο τιςλειτουργίες που επιτελούν, την γεωγραφική περιοχή στην οποία έχουν αρμοδιότητα και το ανθρώπινο δυναμικό που τις στελεχώνει (οργανικές θέσεις, βαθμοί). Οργανικές θέσεις των Διοικητικών Περιφερειών Δημόσιες θέσεις που καλύπτονται από εργαζομένους του δημόσιου κλάδου. Διασυνδέονται διοικητικά με τις υπηρεσίες της Διοικητικής Περιφέρειας. Βαθμοίτης δημόσιας διοίκησης Βαθμοί στην κλίμακα της διοικητικής ιεραρχίας που αποδίδονται στους εργαζομένους των Διοικητικών Περιφερειών, καθώς επίσης και η μισθολογική κλίμακα τους. Διασυνδέονται ιεραρχικά μεταξύ τους και διοικητικά με τις υπηρεσίες της Διοικητικής Περιφέρειας. Γεωγρα φ ι κο ί ό ρο ι Γεωγραφικές περιοχές στις οποίες εδρεύουν υπηρεσίεςτων Διοικητικών Περιφερειών ή σχετίζονται με ενέργειέςτους. Διασυνδέονται μεταξύ τους με κριτήριο την ιεραρχική σχέση των υπηρεσιών της Διοικητικής Περιφέρειας. Ονόματα δημοσίων λειτουργών Ονόματα λειτουργών των Διοικητικών Περιφερειών. Διασυνδέονται σε επίπεδο βιβλιογραφικών εγγραφών με οργανικές θέσεις, βαθμούς, υπηρεσίες, γεωγραφικές περιοχές και χρόνο υπηρεσίας. 303

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 4.2.2. Δόμηση Αρχείου Καθιερωμένων Αποδόσεων Η ποιότητα δόμησης και οργάνωσης του αρχείου καθιερωμένων αποδόσεων επηρεάζει άμεσα και το βαθμό αποτελεσματικής αναζήτησης και ανάκτησης δεδομένων. Η διαδικασία απόδοσης θεμάτων στα περιγραφόμενα τεκμήρια χαρακτηρίζεται από υποκειμενικότητα, καθώς η πληροφορία δεν υφίσταται εντός του δημοσιεύματος, αλλά αποδίδεται από τον καταλογογράφο ως χαρακτηριστικό γνώρισμα που περιγράφει θεματικά το δημοσίευμα. Για το λόγο αυτό, αναπτύσσονται θησαυροί θεματικών όρων, οι οποίοι χρησιμοποιούνται για τη θεματική οργάνωση της πληροφορίας σε συγκεκριμένους επιστημονικούςτομείς. Αυτό επιτυγχάνεται μέσω της καθιέρωσης περιγραφικήςορολογίας και της συγκρότησης διασυνδέσεων μεταξύ των θεματικών όρων. Η χρήση ελεγχόμενης-εσωτερικά διασυνδεδεμένης-ορολογίας συμβάλλει στην αποτελεσματική και ποιοτική ανάκτηση πληροφοριών. Επιπλέον, η πρόοδος που σημειώνεται καθημερινά στους επιστημονικούς κλάδους έχει ως συνέπεια την ανάπτυξη νέας ορολογίας, η οποία κρίνεται αναγκαία για την διαχείριση της πληροφορίας στη συγκεκριμένη επιστήμη. Οι θησαυροί κατέχουν ρόλο κλειδί στην περιγραφή αυτή των νέων εξελίξεων, καθώς εξασφαλίζουν ακρίβεια στην απόδοση εννοιών, αποδίδουν τη δομή και το περιεχόμενο συγκεκριμένων επιστημονικών τομέων και συμβάλλουν στη συνεχή και ποιοτική ενημέρωση της δόκιμης ορολογίας, σεβόμενοι πάντα την επιστημονική νοηματική προσέγγιση. Ωστόσο, οι θησαυροί λειτουργούν σε περιβάλλον ανεξάρτητο των βιβλιογραφικών βάσεων δεδομένων, καθώς τα πρότυπα ανάπτυξης θησαυρού δεν υλοποιούνται από τα αντίστοιχα συστήματα περιγραφής και κωδικοποίησης βιβλιογραφικής πληροφορίας. Για το λόγο αυτό, οι θησαυροί έχουν διασυνδεθεί με τις αντίστοιχες βάσεις δεδομένων μόνο σε επίπεδο αναζήτησης, προκειμένου να καθοδηγήσουν τον χρήστη στην έρευνα του. Στην προτεινόμενη ψηφιακή βιβλιοθήκη, το εννοιολογικό τμήμα αποτελείται από ένα αρχείο καθιερωμένων αποδόσεων, το οποίο έχει δομηθεί σύμφωνα με το πρότυπο ISO 2788 20, ενώ η λειτουργία του πραγματοποιείται σύμφωνα με τις αρχές και τις μεθόδους της διάταξης περιγραφής και κωδικοποίησης θεματικών επικεφαλίδων UNIMARC Authorities 21. Συνεπώς, ο θησαυρός λειτουργεί και αναπτύσσεται εντός της βιβλιογρα- 20. International Organization for Standardization, Documentation -Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri (ISO 2788). 27. Ως ένα βαθμό, η διάταξη UNIMARC Authorities μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία και ανάπτυξη ενός θησαυρού, προκειμένου ο τελευταίος να λειτουργεί εντός της βιβλιογραφικής βάσης και όχι μόνο σε επίπεδο αναζήτησης. Συνεπώς, κάθε όρος του θησαυρού συγκροτεί μία εγγραφή. Η διασύνδεση πραγματοποιείται με την ταυτότητα της εγγραφής και όχι με τη λεκτική απόδοση, όπως συμβαίνει συνήθως σε εξειδικευμένα λογισμικά δόμησης θησαυρών. 304

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ φικής βάσης. Η συγκρότηση και ανάπτυξη του αρχείου καθιερωμένων αποδόσεων σύμφωνα με αρχές δόμησης θησαυρού συμβάλλει: α) στην αποφυγή συγκρότησης θεματικών επικεφαλίδων. Με αυτόν τον τρόπο, η περιγραφή του τεκμηρίου πραγματοποιείται με θεματικούς όρους- ιεραρχικά, διοικητικά και εννοιολογικά διασυνδεδεμένους- και όχι με θεματικές επικεφαλίδες. Συνακόλουθα, ο θησαυρός, απαραίτητος για την αποτελεσματική ανάκτηση πληροφοριών, δε λειτουργεί μόνο σε επίπεδο αναζήτησης, αλλά και ως μοντέλο πρωτογενούς περιγραφής και οργάνωσης της κυβερνητικής πληροφορίας, β) στην καθοδήγηση του χρήστη στην έρευνα του, μέσω των σχέσεων διασύνδεσης των όρων γ) στην εκτέλεση πολύπλοκων και συνδυαστικών ερωτήσεων, καθώς παρέχεται η δυνατότητα επιλογής έρευνας βάσει των καθιερωμένων διασυνδέσεων και όχι των λεκτικών αποδόσεων των όρων (για παράδειγμα, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει την αναζήτηση των στενότερων αποδόσεων ενός όρου σε συνδυασμό με τους σχετικούς όρους ενός δευτερογενούς επιλεγμένου όρου (βάσει των τελεστών Boolean), δ) στην καθιέρωση ορολογίας στον επιστημονικό χώρο που διαπραγματεύεται η ψηφιακή βιβλιοθήκη. Η ορολογία αυτή πηγάζει από το πρωτογενές υλικό επεξεργασίας. Συνεπώς, η συγκρότηση και ενημέρωση του θησαυρού ακολουθεί πορεία ανάπτυξης από την βάση στην κορυφή (bottom-up procedure), καθώς οι όροι αντλούνται από το ίδιο το τεκμήριο. Το γεγονός αυτό συντελεί: 1) στην ακρίβεια απόδοσης των όρων, 2) στην αποφυγή καθιέρωσης όρων που δεν σχετίζονται άμεσα με το επιστημονικό πεδίο, 3) στον καθορισμό των επιπέδων εξειδίκευσης του θησαυρού, 4) στην κάλυψη όλων των πληροφοριακών και λεκτικών αναγκών του συγκεκριμένου επιστημονικού τομέα, 5) στην αποφυγή θεματικών παραλείψεων, και 6) στη διευκόλυνση ανταλλαγής δεδομένων και στην επικοινωνία σε επίπεδο συστημάτων. Η δημιουργία θησαυρών διοικητικών όρων έχει απασχολήσει πολύ και τις χώρες, που έχουν στόχο την ηλεκτρονική διακυβέρνηση μέχρι το 2004. Στο πλαίσιο αυτό αναπτύσσονται προγράμματα για τη δόμηση και ανάπτυξη θησαυρών. Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί το Portal Thesaurus Project, το οποίο αποτελεί μέρος του προγράμματος της Νέας Ζηλανδίας για ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Ωστόσο, αξίζει να αναφέρουμε την ύπαρξη του New Zealand Parliamentary Library Thesaurus, ο οποίος έχει αναπτυχθεί από τη Βιβλιοθήκη του Κοινοβουλίου της Νέας Ζηλανδίας. Στον Καναδά, ήδη λειτουργεί διοικητικός θησαυρός με τον τίτλο Government of Canada Core Subject Thesaurus. 305

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 5. Η λειτουργία του Προτεινόμενου Μοντέλου Η λειτουργία του προτεινόμενου μοντέλου μπορεί να αναπαρασταθεί με τη μορφή σχεδιαγράμματος (βλ. σχ.1). Σύμφωνα με αυτό, πυρήνας της προτεινόμενης αρχιτεκτονικής αποτελεί μία Ψηφιακή Βιβλιοθήκη, την οποία συγκροτούν δεδομένα και μεταδεδομένα. Δεδομένα της ψηφιακής βιβλιοθήκης θεωρούνται τα ψηφιοποιημένα κείμενα νομοθεσίας πληροφοριακού υλικού και διοικητικών εγγράφων. Για τα τρία αυτά είδη κυβερνητικής πληροφόρησης, παράγονται μεταδεδομένα. Το συντακτικό της ψηφιακής βιβλιοθήκης συγκροτούν οι βιβλιογραφικές εγγραφές, οι οποίες κωδικοποιούν το περιγραφικό κομμάτι των ψηφιοποιημένων τεκμηρίων. Το εννοιολογικό τμήμα του μοντέλου αποτελείται από ένα αναβαθμισμένο αρχείο καθιερωμένων αποδόσεων, το οποίο δομείται με πρότυπα και αρχές ανάπτυξης θησαυρών, αλλά λειτουργεί και ενημερώνεται σε περιβάλλον υλοποίησης διάταξης κωδικοποίησης βιβλιογραφικών δεδομένων. Στην προτεινόμενη αρχιτεκτονική, οι Δημόσιες Βιβλιοθήκες αποτελούν τον πυρήνα του μοντέλου, καθώς σε εκείνες εδρεύει η ψηφιακή συλλογή. Οι Δημόσιες Βιβλιοθήκες καλούνται να αναπτύξουν πλαίσιο συνεργασίας: α) με τις Διοικητικές Περιφέρειες, αναφορικά με τη συγκέντρωση και απόκτηση υλικού, και β) με τις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες, τόσο σε θέματα τεχνολογίας, όσο και σε θέματα θεματικής και επιστημονικής εξειδίκευσης, προκειμένου να εξασφαλίσουν τη σωστή διαχείριση, επεξεργασία και ενημέρωση της διαθέσιμης πληροφορίας. 306

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ 301

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 6. Συμπέρασμα και Μελλοντική Έρευνα Η ενημέρωση των πολιτών για την υπάρχουσα νομοθετική και διοικητική ύλη χαρακτηρίζεται από αδυναμία εύκολης και αποτελεσματικής αναζήτησης και ανάκτησης. Το γεγονός αυτό οφείλεται στην έλλειψη οργάνωσης, περιγραφής και κωδικοποίησηςτης διαθέσιμης διοικητικής (κυβερνητικής) πληροφορίας. Τα Κέντρα Κυβερνητικής Πληροφόρησης καλούνται να καλύψουν αυτό το πληροφοριακό κενό, προσφέροντας υψηλών προδιαγραφών υπηρεσίες. Η ανάπτυξη και λειτουργία Ψηφιακής Βιβλιοθήκης εντόςτων Δημοσίων Βιβλιοθηκών εξασφαλίζει την άμεση και έγκυρη πρόσβαση των πολιτών στην πληροφορία. Οι Διοικητικές Περιφέρειες, έχονταςτο ρόλο του παραγωγού και διαθέτη της κυβερνητικής πληροφορίας, παρέχουν στη Ψηφιακή Βιβλιοθήκη το απαραίτητα υλικό. Τέλος, οι Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες αναλαμβάνουν την υλοποίηση και ανάπτυξη της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης, λόγω της τεχνογνωσίας που κατέχουν. Το προτεινόμενο μοντέλο συνεργασίας αποτελεί ένα βήμα προς την κατεύθυνση της εξυπηρέτησης του πολίτη, καθώς εντοπίζει, συγκεντρώνει και επεξεργάζεται τη διαθέσιμη κυβερνητική πληροφόρηση. Μελλοντική έρευνα μας στοχεύει στην αναλυτική παρουσίαση της οργάνωσης και λειτουργίας του Δικτύου Κέντρων Κυβερνητικής Πληροφόρησης, καθώς επίσης και στην μέθοδο οργάνωσης και απόδοσης της διοικητικής ιεραρχίας μέσω της ανάπτυξης οντολογιών. Βιβλιογραφία AGLS Metadata Standard (Australian Government Locator Service), διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://www.naa.gov.au/default.html American National Standards Institute, 1975, Representations of universal time, local time differentials, and United States time zone reference for information interchange (ANSI X3.51-1975): New York, American National Standards Institute. American National Standards Institute, 1975, Representation for calendar date and ordinal date for information interchange (ANSI X3.30-1985): New York, American National Standards Institute. American National Standards Institute, 1975, Representation of local time of day for information interchange (ANSI X3.43-1986): New York, American National Standards Institute American National Standards Institute, 1975, Representation of geographic point locations for information interchange (ANSI X3.61-1986): New York, American National Standards Institute 308

11ο ΠΑΝΕΛΛΗΝΙΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ American National Standards Institute, 1975, Dictionary for information systems (ANSI X3.172-1990): New York, American National Standards Institute AS 4390: Records Management-Parts 1-6. Standards Australia, 1996 BS ISO 15489-1: Information and documentation - Records Management- Part 1: General. BSI, 2001 και PD ISO/TR 15489-2: Information and documentation - Records management- Part 2: Guidelines. BSI, 2001 Content Standard for Digital Geospatial Metadata, διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://www.fgdc.gov/metadata/contstan.html Dublin Core, διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://dublincore.org EAD - Encoded Archival Description, διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://lcweb.loc.gov/ead/ Ε-GIF (UK Government Interoperability Framework), διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://www.govtalk.gov.uk/egif/home.html E-GMS (UK Government Metadata Standard), διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://www.govtalk.gov.uk/egif/home.html GILS-Government Information locator Service, διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://www.gils.net Government On-line Ad hoc Interdepartmental Metadata Working Group, Selecting and implementing a metadata standard for the Government of Canada, 2001, http://www.cio-dpi.gc.ca/im-gi/references/meta-standard/meta-standardoo_e.asp Government policy on Archives, http://www.pro.gov.uk/archives Healy Susan, ISO 15489 Records Management - its development and significance, Records Management Journal, vol. 11, no. 3, December 2001, pp. 133-142 IGGI, Principles and practice of sharing and trading government information: an IGGI guide, http://www.iggi.gov.uk International Organization for Standardization, Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri (ISO 2788). National Archives of Australia http://www.naa.gov.au/default.html NZGLS Metadata Standard (New Zealand Government Locator Service), διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://www.e-government.govt.nz ΟΑΙ - Open Archives Initiative, διαθέσιμες πληροφορίες στην ιστοσελίδα http://www.openarchives.org/documents/index.html 309

ΠΕΜΠΤΗ 7 ΝΟΕΜΒΡΙΟΥ 2002 PSInet Preparatory Action under the Europena Union's Ε-Content programme http://www.publicsectorinfo.com Public Record Office - Great Britain http://www.pro.gov.uk/archives Public Record Office, Electronic records management, 2001, http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement US National Archives and Records Administration (NARA) http://www.archives.gov Δ. Κυριάκη-Μάνεση, Δ. Μοσχόπουλος, Γ. Προκοπιάδου, Διαχείριση Πληροφοριών Κυβερνητικών Δημοσιευμάτων, Εφαρμογές στα Φύλλα της Εφημερίδας της Κυβέρνησης. Πρακτικά 10ου Πανελληνίου Συνεδρίου Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών, με θέμα Το μάνατζμεντ στις Ακαδημαϊκές Βιβλιοθήκες, Πανεπιστήμιο Μακεδονίας 15-1 7 Οκτωβρίου 2001, Θεσσαλονίκη 2002 Ν. 2503 «Διοίκηση, οργάνωση, στελέχωση της Περιφέρειας, ρύθμιση θεμάτων για την τοπική αυτοδιοίκηση και άλλες διατάξεις», 30.5,1997, ΦΕΚΑ 107/30.5.1997 Πράσινη Βίβλος για τις πληροφορίες του Δημόσιου Τομέα στην Κοινωνία των Πληροφοριών, Ευρωπαϊκή Επιτροπή, 1999 310