Ιόνιο Πανεπιστήµιο Τµήµα Αρχειονοµίας-Βιβλιοθηκονοµίας

Ιόνιο Πανεπιστήµιο Τµήµα Αρχειονοµίας-Βιβλιοθηκονοµίας Πρόγραµµα Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήµη της Πληροφορίας «ιοίκηση και Οργάνωση Βιβλιοθηκών µε έµφαση στις Νέες Τεχνολογίες της Πληροφορίας» ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΕΣ ιδάσκων: κ.καπιδάκης Σαράντος Ο οδηγός της UNESCO για τη δηµιουργία ηλεκτρονικών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών Μαρία Γαβρίλη Αθήνα, Φεβρουάριος 2004

Περιεχόµενα Σελ. Εισαγωγή 2 1. Ο οδηγός της UNESCO για τη δηµιουργία ηλεκτρονικών 3 µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών (ETDs) 1.1 οµή 3 1.2 Στόχοι 4 2. ETDs. Ιστορική αναδροµή στις δραστηριότητες ανάπτυξης των 4 ETDs 2.1 Τύποι ETDs 5 2.2 Πλεονεκτήµατα των ETDs 5 3. Αρχές υλοποίησης και ανάπτυξης ενός ETD προγράµµατος 6 4. Προδιαγραφές οργάνωσης των ETDs 8 4.1 Επιλογές επεξεργαστών κειµένου και εργαλείων για τη 9 µετατροπή των ETDs 4.1.1 Microsoft Word 9 4.1.2 Corel Word Perfect 9 4.1.3 LaTeX 10 4.1.4 FrameMaker 10 4.2 SGML/XML 10 4.3 PDF 11 4.4 Document Type Definitions (DTDs) 11 4.5 Πρότυπα µεταδεδοµένων για τα ETDs 12 4.6 Προδιαγραφές και διαδικασίες ηλεκτρονικής υποβολής των 13 ETDs 5. Τρέχουσες εφαρµογές και χρήσεις 14 6. Συµπεράσµατα-Επίλογος 16 7. Βιβλιογραφία 17 1

Εισαγωγή Η παρούσα αναφορά εξετάζει και αναλύει τον οδηγό της UNESCO για τη δηµιουργία ηλεκτρονικών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών (UNESCO Guide for Creating Electronic Theses and Dissertations) δίνοντας έµφαση στα τµήµατα που αφορούν στην οργάνωση των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών (ETDs). Ο οδηγός της UNESCO είναι µια αξιόλογη και σηµαντική πρωτοβουλία που ο κύριος στόχος του είναι η παροχή βοήθειας και καθοδήγησης σε όλους όσους ενδιαφέρονται να ασχοληθούν είτε µε προγράµµατα ανάπτυξης ETDs, είτε να δηµιουργήσουν απλά ένα ETD. Οι µεταπτυχιακές και διδακτορικές εργασίες ανήκουν στην γκρίζα βιβλιογραφία. Ως γκρίζα βιβλιογραφία 1 ορίζεται εκείνο το είδος του υλικού το οποίο παράγεται από κυβερνητικούς φορείς, πανεπιστήµια και επιχειρήσεις σε έντυπη ή και ηλεκτρονική µορφή. Γενικά, η γκρίζα βιβλιογραφία είναι ένας µη συνηθισµένος και µη συµβατικός τύπος υλικού και αρκετές φορές περιέχει εφήµερες εκδόσεις. Η γκρίζα βιβλιογραφία µπορεί να περιλαµβάνει ενδεικτικά εκθέσεις, µεταπτυχιακές εργασίες και διδακτορικές διατριβές, πρακτικά συνεδρίων, τεχνικές προδιαγραφές και πρότυπα µη δηµοσιευµένα από εκδότες. Η πληροφορία που περιέχεται στους τύπους του υλικού που έχουν προαναφερθεί της έντυπης γκρίζας βιβλιογραφίας συνήθως δεν δηµοσιεύεται µε αποτέλεσµα όχι µόνο να µην ελέγχεται αλλά και να µην γνωστοποιείται. Ενώ, η ηλεκτρονική µορφή της γκρίζας βιβλιογραφίας από τη φύση της µπορεί να εντοπιστεί, αναζητηθεί και ανακτηθεί. Η πιο ιδιαίτερη και σηµαντική προσπάθεια για συγκέντρωση και οργάνωση της γκρίζας βιβλιογραφίας και συγκεκριµένα για τις µεταπτυχιακές και διδακτορικές διατριβές έγινε από το πανεπιστήµιο του Virginia Tech, το οποίο θεσµοθέτησε την ηλεκτρονική κατάθεση τους καταλήγοντας στη δηµιουργία ενός δικτύου το Networked Digital Library of Theses and Dissertations (NDLTD), στο οποίο συµµετέχουν 190 µέλη 2 160 πανεπιστήµια, 24 ιδρύµατα και 6 consortia που ως σκοπό έχουν τη συγκέντρωση και τη διάθεση της ηλεκτρονικής µορφής των TDs. Η εργασία χωρίζεται σε τέσσερα κύρια µέρη. Το πρώτο µέρος περιλαµβάνει εισαγωγικές έννοιες για τον οδηγό της UNESCO για τη δηµιουργία ηλεκτρονικών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών (ETDs), τη δοµή και τους στόχους του. Στο δεύτερο µέρος γίνεται µια σύντοµη αναφορά για τις δραστηριότητες ανάπτυξης των ETDs, τι τύποι ETDs υπάρχουν και ποια τα πλεονεκτήµατα τους. Στο τρίτο µέρος γίνεται µια προσπάθεια παρουσίασης των συµµετεχόντων φορέων που έχουν καθοριστικό ρόλο στην ανάπτυξη ενός προγράµµατος οργάνωσης των ETDs, ο απαιτούµενος προϋπολογισµός που θα χρειαστεί και όλα τα ειδικά και γενικά θέµατα που πρέπει να εξετάσουµε πριν ξεκινήσουµε την οργάνωση του αντίστοιχου 1 New York Academy of Medicine, Library-What is Grey Literature? 2 Hagen, John H., Electronic Theses and Dissertations Worldwide: Highlights of the ETD 2003 Symposium, D-Lib Magazine, vol.9 no.7/8, 2003. 2

προγράµµατος, του οποίου η κατάληξη είναι η δηµιουργία µιας ψηφιακής βιβλιοθήκης µε ETDs. Το τέταρτο µέρος, όπως προαναφέρθηκε αποτελεί το κύριο µέρος της εργασίας και ασχολείται µε τις προδιαγραφές οργάνωσης των ηλεκτρονικών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών. Οι προδιαγραφές αφορούν στην συγγραφή, ηλεκτρονική υποβολή, δόµηση και εµφάνιση των ETDs. Τέλος, αναφέρονται κάποιες σηµαντικές προσπάθειες οργάνωσης των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών στο διεθνή χώρο αλλά και σηµαντικές προσπάθειες που γίνονται στον ελλαδικό χώρο. 1. O οδηγός της UNESCO για τη δηµιουργία ηλεκτρονικών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών Ο οδηγός της UNESCO περιλαµβάνει τις απαραίτητες προδιαγραφές για τη συγγραφή, δόµηση, εµφάνιση και ηλεκτρονική υποβολή των ETDs. ηµιουργήθηκε ύστερα από πόρους της UNESCO στο Virginia Tech και στο πανεπιστήµιο του Μόντρεαλ. Η συγγραφική οµάδα του οδηγού αποτελείται από καταξιωµένους καθηγητές και προσωπικό άλλων ειδικοτήτων, όπως βιβλιοθηκονόµοι και διοικητικό προσωπικό. Κάποιοι από τους κυριότερους συγγραφείς είναι ο Edward Α. Fox, Joseph M. Moxley και Ana Pavani. Χαρακτηρίζεται ως ένα ζωντανό έγγραφο (living document) το οποίο θα συνεχίσει να ενηµερώνεται σε συνδυασµό µε την δουλειά του NDLTD. Είναι διαθέσιµο δωρεάν µέσω του διαδικτύου (http://etdguide.org/etdguide.pdf) στην αγγλική, γαλλική και ισπανική γλώσσα. 1.1 οµή Ο οδηγός της UNESCO αποτελείται από τα εξής ακόλουθα έξι µέρη: Εισαγωγή (Introduction). Στο πρώτο µέρος ορίζονται οι στόχοι και τα οφέλη που µπορούν να αποκοµιστούν από την δηµιουργία ηλεκτρονικών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών. Τα τελευταία κεφάλαια παρουσιάζουν µια σύντοµη ιστορία όλων των δραστηριοτήτων για την ανάπτυξη των ETDs. Πανεπιστήµια (Universities). Στο δεύτερο µέρος αναφέρονται όλα τα ζητήµατα που αφορούν στα πανεπιστήµια, από τις απαραίτητες προϋποθέσεις ανάπτυξης και προετοιµασίας ενός ETD προγράµµατος µέχρι θέµατα λογοκλοπής και πνευµατικών δικαιωµάτων αλλά και ενδεικτικοί προϋπολογισµοί εξόδων. Φοιτητές (Students). Στο τρίτο µέρος περιλαµβάνονται διάφορες προσεγγίσεις για την προετοιµασία των ETDs από τους ίδιους τους φοιτητές καθώς και ο τρόπος υποβολής τους. Τεχνικά θέµατα (Technical issues). Στο τέταρτο µέρος η έµφαση δίνεται σε θέµατα υποδοµής, στους τρόπους µετατροπής, παραγωγής, αναζήτησης αλλά και στην διασπορά των ETDs. 3

Εκπαίδευση (Training the trainers). Στο πέµπτο µέρος παρουσιάζονται οι τρόποι εκπαίδευσης των φοιτητών, σηµαντικές πρωτοβουλίες υποστήριξης των ETDs προγραµµάτων και προσπάθειες συνεργασίας. Μέλλον (The future). Στο έκτο και τελευταίο µέρος γίνεται µια πρόβλεψη για το µέλλον των ETDs και την επιρροή που θα έχουν τα ETDs στην εκπαίδευση. 1.2 Στόχοι Ο οδηγός έχει διάφορους στόχους όλους σχετικούς µε την διάχυση της γνώσης που περιέχεται στις µεταπτυχιακές εργασίες και διδακτορικές διατριβές. Ο φοιτητής δηµιουργώντας την εργασία του σε ηλεκτρονική µορφή, σύµφωνα µε τις προδιαγραφές όπως ορίζονται στον οδηγό, έχει το πλεονέκτηµα να ενσωµατώσει εικόνα και ήχο ή να εισαγάγει δυναµικές κατασκευές όπως «spreadsheets» παρουσιάζοντας έτσι µια εµπλουτισµένη, λεπτοµερής εργασία. Με την διαδικασία αυτή ο φοιτητής αποκτά στοιχειώδεις γνώσεις για την ηλεκτρονική δηµοσίευση και τις ψηφιακές βιβλιοθήκες. Ειδικότερα, µερικοί από τους στόχους του οδηγού είναι οι κάτωθι: ηµιουργία προδιαγραφών συγγραφής, κατάθεσης και ηλεκτρονικής υποβολής των ETDs, βάσει των οποίων θα ακολουθούν τα πανεπιστήµια που συµµετέχουν στο NDLTD αλλά και τα ερευνητικά έργα ή προγράµµατα που αφορούν στα ETDs Παρόµοια εµφάνιση και δόµηση του περιεχοµένου των ETDs ώστε να διευκολύνεται η αναζήτηση, ο εντοπισµός και η πρόσβαση-ανάκτηση τους Βελτίωση της ποιότητας του ηλεκτρονικού περιεχοµένου ιάδοση της γκρίζας βιβλιογραφίας µέσω της ηλεκτρονικής δηµοσίευσης και των ψηφιακών βιβλιοθηκών Γνωστοποίηση των ερευνητικών αποτελεσµάτων που περιέχονται στα ETDs Ανάπτυξη συνεργατικών σχηµάτων µεταξύ των πανεπιστηµίων Βιβλιογραφικός έλεγχος του ηλεκτρονικού περιεχοµένου 2. ETDs. Ιστορική αναδροµή στις δραστηριότητες ανάπτυξης των ETDs Η πρώτη προσπάθεια σχετικά µε τα ETDs έγινε το 1987 σε ένα εργαστήριο (workshop) που πραγµατοποιήθηκε στο πανεπιστήµιο του Μίσιγκαν (UMI), όπου η συζήτηση εστιάστηκε στις τελευταίες προσεγγίσεις για την ηλεκτρονική δηµοσίευση και την ιδέα εφαρµογής της Standard Generalized Markup Language (SGML) για την προετοιµασία των ηλεκτρονικών TDs. Το 1988 η Virginia Tech χρηµατοδότησε την εταιρεία SoftQuad για να βοηθήσει στην ανάπτυξη ενός µοντέλου περιεχοµένου (Document Type Definition-DTD), το οποίο να ορίζει τη δοµή του περιεχοµένου ενός ETD χρησιµοποιώντας την SGML. Μόνο όµως µε την εµφάνιση του προγράµµατος Adobe Acrobat και τη µορφή PDF στις αρχές του 1990 έγινε ξεκάθαρο ότι οι φοιτητές θα µπορούσαν εύκολα να δηµιουργήσουν τα δικά τους ETDs. Ύστερα από σηµαντικές συναντήσεις µεταξύ πανεπιστηµίων και διακεκριµένων οργανισµών δηµιουργήθηκε το 1996 το δίκτυο Networked Digital Library of Theses 4

and Dissertations (NDLTD). Ενώ παράλληλα εκδηλώθηκε ενδιαφέρον από τον Καναδά, την Αγγλία, την Γερµανία και άλλες χώρες. Από το 1997 έχει καθιερωθεί το διεθνές, ετήσιο συνέδριο για τα ETDs, έτσι ώστε να υπάρχει ενηµέρωση και ανταλλαγή απόψεων από όλους τους φορείς που ενδιαφέρονται για την ηλεκτρονική µορφή των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών. 2.1 Τύποι ETDs Σύµφωνα µε τον οδηγό της UNESCO τα ETDs είναι τα ηλεκτρονικά τεκµήρια των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών (TDs). Υπάρχουν δύο τύποι ETDs. Ο πρώτος τύπος, τον οποίο προτιµούν και οι φοιτητές, είναι ηλεκτρονικά αρχεία που δηµιουργούνται αλλά και υποβάλλονται ηλεκτρονικά από τους ίδιους τους φοιτητές. Οι φοιτητές αρχικά δηµιουργούν ηλεκτρονικά αρχεία χρησιµοποιώντας διάφορα ηλεκτρονικά εργαλεία όπως Microsoft Word, LaTeX, στη συνέχεια τα µετατρέπουν σε PDF ή XML και αφού εγκριθούν τα υποβάλλουν µαζί µε τα µεταδεδοµένα τους ηλεκτρονικά µέσω του δικτύου του πανεπιστηµίου. Ο δεύτερος τύπος των ETDs είναι ηλεκτρονικά αρχεία που δηµιουργούνται ύστερα από ψηφιοποίηση του έντυπου υλικού, είτε συνήθως από το πανεπιστήµιο, είτε από κάποια εταιρεία. Τα παραγόµενα ETDs έχουν διάφορα µειονεκτήµατα όπως ότι χρειάζονται µεγαλύτερο αποθηκευτικό χώρο και δεν υποστηρίζουν την αναζήτηση πλήρους κειµένου. Επιπλέον, ο τρόπος αυτός δεν εξοικειώνει τον φοιτητή µε τις διαδικασίες της ηλεκτρονικής δηµοσίευσης και τις ψηφιακές βιβλιοθήκες. Συνήθως, ο δεύτερος τύπος των ETDs επιλέγεται από τα πανεπιστήµια που επιθυµούν να ψηφιοποιήσουν παλαιότερα TDs µέσα από προγράµµατα αναδροµικής ψηφιοποίησης των έντυπων µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών. 2.2 Πλεονεκτήµατα των ETDs Τα ETDs έχουν αρκετά πλεονεκτήµατα σε σχέση µε τα έντυπα TDs και αυτό γίνεται εύκολα κατανοητό αφού από την φύση τους το ETD ως ηλεκτρονικό τεκµήριο διαθέτει όλα τα χαρακτηριστικά για άµεση αναζήτηση και ανάκτηση. Αξιοσηµείωτο είναι το γεγονός ότι ο φοιτητής προετοιµάζοντας µόνος του το δικό του ETD αποκτά περισσότερες γνώσεις όχι αποκλειστικά και µόνο υπολογιστικές, αλλά µαθαίνει να συνεργάζεται µε άλλους, να µοιράζεται τα αποτελέσµατα της έρευνας του ή και να συµµετέχει σε µια ερευνητική οµάδα. Επιπλέον, αυξάνονται οι πιθανότητες η εργασία ενός φοιτητή να αναφέρεται σε διάφορες εκδόσεις όπως άρθρα επιστηµονικών περιοδικών ή εισηγήσεις σε συνέδρια λόγω της «έκθεσης» που προκύπτει από τον συλλογικό κατάλογο του NDLTD. Αναλυτικότερα τα πλεονεκτήµατα των ETDs είναι: Μείωση της παραγωγής ίδιων θεµατικά µεταπτυχιακών και διδακτορικών εργασιών, γιατί οι φοιτητές αλλά και οι καθηγητές έχουν την δυνατότητα να γνωρίζουν και να εντοπίζουν αν υπάρχει κάτι παρεµφερή στον τοµέα που τους ενδιαφέρει Βελτίωση στην διαδικασία της αναζήτησης και εντοπισµού του υλικού λόγω της ψηφιακής τεχνολογίας. Τα ETDs µετά την υποβολή και την έγκριση τους 5

καταχωρούνται αµέσως στον Συλλογικό Κατάλογο του NDLTD (http://hercules.vtls.com/cgi-bin/ndltd/chameleon) παρέχοντας άµεση πρόσβαση στο υλικό Εξοικονόµηση χρόνου για την αναζήτηση και ανάκτηση του υλικού Μείωση του κόστους, γιατί η ηλεκτρονική υποβολή δεν έχει κόστος σε αντίθεση µε την έντυπη έκδοση που έχει µεγάλο κόστος Χρήση των νέων τεχνολογιών αλλά και των ψηφιακών βιβλιοθηκών από τους φοιτητές Εξοικονόµηση χώρου και εκµετάλλευση του για ανάπτυξη έντυπων συλλογών Βελτίωση της ποιότητας της γκρίζας βιβλιογραφίας µε την πρόσθεση συνοδευτικού υλικού όπως εικόνα, ήχος ή βίντεο που µπορεί να περιέχει, κάτι που πριν δεν ήταν δυνατό να ανακτηθεί Επιλογή του τρόπου διάθεσης των ETDs από τους φοιτητές. Τα πνευµατικά δικαιώµατα των ETDs ανήκουν αποκλειστικά στον φοιτητή και εκείνος είναι ο υπεύθυνος που θα ορίσει την πολιτική πρόσβασης στην εργασία του, δηλαδή αν η πρόσβαση θα είναι ελεύθερη για όλους ή όχι ή αν η εργασία θα είναι µερικώς προσβάσιµη ή θα είναι προσβάσιµη όλη η εργασία Ανάπτυξη συνεργασιών µεταξύ των πανεπιστηµίων Αύξηση της αναγνωσιµότητας των ETDs λόγω της εύκολης ανάκτησης Το τελευταίο πλεονέκτηµα παρουσιάζεται µε έναν πίνακα από τα στατιστικά του Virginia Tech 3. Χρονολογία Αιτήσεις για ETDs Αιτήσεις για ETDs abstracts 1996 25.829 4.600 1999 143.056 244.987 Πίνακας 1 Τα αποτελέσµατα που προκύπτουν από τον παραπάνω πίνακα είναι εντυπωσιακά. Αµέσως µετά την καθιέρωση υποβολής των µεταπτυχιακών και διδακτορικών εργασιών σε ηλεκτρονική µορφή, συµπεραίνουµε ότι η αναγνωστική ακαδηµαϊκή κοινότητα ανταποκρίθηκε θετικά στη νέα µορφή των εργασιών. Ενώ, τρία χρόνια αργότερα η αύξηση στις αιτήσεις των περιλήψεων των ETDs αλλά και των ίδιων των ETDs δείχνει ότι η γκρίζα βιβλιογραφία στην ηλεκτρονική της µορφή είναι πλέον άµεσα αξιοποιήσιµη και συµβάλλει στην ακαδηµαϊκή επιστηµονική έρευνα χρησιµοποιώντας τα ερευνητικά αποτελέσµατα προηγούµενων ETDs για την εξαγωγή νέων συµπερασµάτων. Το πιο δηµοφιλές ETD στο Virginia Tech έχει ζητηθεί περισσότερες από 75.000 φορές. 3. Αρχές υλοποίησης και ανάπτυξης ενός ETD προγράµµατος Η ανάπτυξη και υλοποίηση ενός ETD προγράµµατος εισαγάγει τις ψηφιακές βιβλιοθήκες στα πανεπιστήµια παρέχοντας το ερέθισµα να δηµιουργηθούν και άλλα σχετικά προγράµµατα. 3 Στατιστικά Virginia Tech: http://scholar.lib.vt.edu/theses/data/somefacts.html 6

Ακολουθεί µια ενδεικτική παρουσίαση για τις αρχές υλοποίησης και ανάπτυξης ενός ETD προγράµµατος, δηλαδή ποία τµήµατα ενός πανεπιστηµιακού ιδρύµατος συµµετέχουν, οι κατηγορίες εξόδων που θα περιλαµβάνει ο προϋπολογισµός αλλά και ο σηµαντικός ρόλος της βιβλιοθήκης, όπου ύστερα από την ανάλυση του αυτοµατοποιηµένου βιβλιοθηκονοµικού προγράµµατος θα οριοθετηθούν οι βάσεις της δηµιουργίας της ψηφιακής βιβλιοθήκης. Οι υπεύθυνοι φορείς θα πρέπει να ευθυγραµµίσουν τους στόχους του προγράµµατος µε τους στόχους του ιδρύµατος τους. Τα τµήµατα που συµµετέχουν για την ανάπτυξη και υλοποίηση ενός προγράµµατος ETDs είναι το γραφείο αποφοίτων, το υπολογιστικό κέντρο και η βιβλιοθήκη. Ο προϋπολογισµός και το κόστος ενός ETD προγράµµατος περιλαµβάνει τέσσερις κατηγορίες εξόδων: Έξοδα εκκίνησης (Start-up costs). Περιλαµβάνονται τα έξοδα υποδοµής, εκπαίδευσης και οι αµοιβές του ανθρώπινου δυναµικού Έξοδα υλοποίησης της παραγωγής και των διανεµηµένων υπηρεσιών (Implementation of production and distribution services). Τα έξοδα υλοποίησης περιλαµβάνουν έξοδα για την µελέτη των αναγκών, της επιλογής µοντέλου µεταδεδοµένων, την εξέταση προγραµµάτων (Software), την υιοθέτηση ή δηµιουργία κατάλληλων εργαλείων. Τα έξοδα παραγωγής περιλαµβάνουν την εγκατάσταση των παραµέτρων για την αναζήτηση στο πλήρες κείµενο του ETD ή στα µεταδεδοµένα του και η δηµιουργία και η διαχείριση του Web site Έξοδα επικοινωνίας (Communication). Όλα τα έξοδα για το επικοινωνιακό πλάνο, των φυλλαδίων, αφισών και άλλων τεχνικών προώθησης του προγράµµατος Έξοδα εκπαίδευσης των φοιτητών (Training students). Περιλαµβάνονται όλα τα έξοδα για την οργάνωση σεµιναρίων, των On-line παιδαγωγικών υλικών αλλά και της συµβουλευτικής υπηρεσίας για τις απορίες και ερωτήσεις των φοιτητών Τα προαναφερθέντα τµήµατα θα πρέπει να έχουν ορίσει ως αρχή τους ότι όλες οι αποφάσεις τους θα είναι σύµφωνες µε την υπάρχουσα νοµοθεσία, τις οικονοµικές συνθήκες και την υποδοµή. Έτσι, θα πρέπει να αναλύσουν σηµαντικά θέµατα και να προτείνουν λύσεις, οι οποίες στη συνέχεια να µπορούν να εγκριθούν από τις αρµόδιες αρχές. Γενικά, πρέπει να εξεταστούν τα εξής θέµατα: Αρχικό στάδιο Εκπαίδευση Τεχνολογία Προσωπικό Χρονοδιάγραµµα Κόστος Ειδικά, η βιβλιοθήκη θα πρέπει να επικεντρώσει το ενδιαφέρον της στην ανάλυση του αυτοµατοποιηµένου βιβλιοθηκονοµικού προγράµµατος που διαθέτει και να εξετάσει 7

τα θέµατα, των οποίων η ανάλυση τους θα επιφέρει τις απαραίτητες πληροφορίες για την βάση της δηµιουργίας µιας ψηφιακής βιβλιοθήκης. Τα θέµατα εξέτασης είναι αν το αυτοµατοποιηµένο βιβλιοθηκονοµικό πρόγραµµα έχει OPAC, αν υποστηρίζει τη µορφή MARC και τα ψηφιακά αντικείµενα, τους τύπους των ψηφιακών αντικειµένων και αν τα περιεχόµενα τους είναι αναζητήσιµα. Επιπλέον, αν έχει Web interface και φυσικά αν είναι συµβατό µε το πρωτόκολλο επικοινωνίας Z39.50. Άλλα θέµατα εξέτασης είναι αν το προσωπικό της βιβλιοθήκης έχει τις κατάλληλες γνώσεις, για να αντεπεξέλθει στις προκλήσεις που έχει η δηµιουργία µιας ψηφιακής βιβλιοθήκης µε ETDs. Τέλος, η πορεία ενός ETD προγράµµατος δεν ορίζεται µόνο από τους αρχικούς στόχους και τις πολιτικές ανάπτυξης του αλλά από διαρκή ενασχόληση όλων των φορέων, για να µπορέσει να ενσωµατωθεί µε τις υπόλοιπες εργασίες του πανεπιστηµίου και να καθιερωθεί ως ένα σηµαντικό πρόγραµµα, το οποίο η ύπαρξη του προσδίδει κύρος στη φήµη του ίδιου του πανεπιστηµίου. Ένα πρόγραµµα ανάπτυξης ETD παρέχει τη δυνατότητα για θεµελιώδεις αλλαγές τόσο στην έκφραση, όσο και στην πρόσβαση των ερευνητικών αποτελεσµάτων που επιτυγχάνονται µέσω της ηλεκτρονικής µορφής των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών αλλάζοντας και διευκολύνοντας την διαδικασία εντοπισµού της πληροφορίας. 4. Προδιαγραφές οργάνωσης των ETDs Οι προδιαγραφές οργάνωσης των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών είναι το πιο ιδιαίτερο κοµµάτι του οδηγού, γιατί ορίζεται το πλαίσιο στο οποίο θα κινηθούν οι φοιτητές προκειµένου να δηµιουργήσουν το δικό τους ETD. Η δηµιουργία των ETDs προϋποθέτει συνήθως δύο στάδια. Το πρώτο στάδιο περιλαµβάνει τη διαδικασία συγγραφής του κειµένου µε κάποιο επεξεργαστή κειµένου όπως MS Word, Word Perfect και το δεύτερο στάδιο την µετατροπή του γραµµένου κειµένου σε επιθυµητή µορφή (PDF ή SGML/ XML) για την παραγωγή αρχειακής µορφής. Ακολουθεί η ανάλυση όλων των εργαλείων - επεξεργαστών κειµένου που έχει στη διάθεση του ο φοιτητής αλλά και η βασικότερη προδιαγραφή του οδηγού για τη δοµή και το περιεχόµενο των ETDs. Αναλύεται η διαδικασία παραγωγής των µεταδεδοµένων και παρουσιάζονται ενδεικτικά κάποια πρότυπα µεταδεδοµένων που προτείνονται από τον οδηγό. Επίσης, παρουσιάζονται οι προδιαγραφές ηλεκτρονικής υποβολής των ETDs µε το απαραίτητο στάδιο του ελέγχου και της διόρθωσης των ETDs και την διαδικασία αρχειοθέτησης των ETDs µε µορφή SGML/ XML. Ο φοιτητής κατά την διάρκεια της προετοιµασίας του ETD έρχεται σε επαφή µε τις µεθόδους της ηλεκτρονικής δηµοσίευσης και µε τις ψηφιακές βιβλιοθήκες, εξοικειώνεται µε τις νέες τεχνολογίες και τα εργαλεία και µε αυτό τον τρόπο 8

επιτυγχάνεται άµεσα η µεταφορά των ερευνητικών του αποτελεσµάτων. Η ολοκλήρωση ενός ETD µε τις απαραίτητες προδιαγραφές συντελεί και στην βελτίωση της ακαδηµαϊκής ανάπτυξης και συνεργασίας. 4.1 Επιλογές επεξεργαστών κειµένου και εργαλείων για τη µετατροπή των ETDs Υπάρχουν αρκετοί επεξεργαστές κειµένων, ωστόσο ο φοιτητής είναι εκείνος που θα επιλέξει ποιος επεξεργαστής κειµένου τον διευκολύνει για την συγγραφή της εργασίας του. Οι επιλογές στους επεξεργαστές κειµένων είναι: Microsoft Word Corel Word Perfect Suite LaTeX FrameMaker 4.1.1 Microsoft Word Ο επεξεργαστής κειµένου Microsoft Word είναι εκείνος που προτιµούν περισσότερο οι φοιτητές και εκείνος που υπάρχει σχεδόν στα περισσότερα τερµατικά. Το 1999 µια οµάδα καθηγητών αλλά και προσωπικού του πανεπιστηµίου της Νότιας Φλόριντας δηµιούργησε το Ινστιτούτο Ψηφιακών Μέσων 4 µε στόχο την ανάλυση της συµβολής της τεχνολογίας στην αλλαγή της εκπαίδευσης και στην έρευνα των συγγραφικών εργαλείων και κυρίως του Microsoft Office 2000 για την διευκόλυνση της ετοιµασίας των ETDs. Τα προκαταρκτικά στάδια της έρευνας του Ινστιτούτου εστιάστηκαν στα χαρακτηριστικά του Office 2000, γιατί αποτελεί το λειτουργικό σύστηµα που χρησιµοποιείται από πολλά µέλη του NDLTD. Το Microsoft Office 2000 περιλαµβάνει όλα τα απαραίτητα συστατικά (Word, Excel, Access, Outlook) για την συγγραφή µιας εργασίας. Από οποιοδήποτε έγγραφο του Office 2000 µπορεί να χρησιµοποιηθεί το NetMeeting για συγχρονισµένη συζήτηση περιλαµβάνοντας εικόνα και ήχο για την επίλυση τυχόν αποριών των φοιτητών. Για την µετατροπή του κειµένου από DOC µορφή σε αρχειακή µορφή χρησιµοποιώντας την SGML ή XML απαιτείται η χρήση των word style sheets. Το πανεπιστήµιο οφείλει να παρέχει τα επιθυµητά style sheets τα οποία ορίζουν την δοµή και µορφή του κειµένου. 4.1.2 Corel Word Perfect To Corel Word Perfect (http://www.corel.com) αποτελεί άλλη µια επιλογή για την συγγραφή των ETDs. Έχει παρόµοια χαρακτηριστικά και ικανότητες µε το MS Word. Τα style sheets παρέχονται είτε από το ίδιο το Word Perfect είτε από το πανεπιστήµιο. Τα style sheets του Word Perfect ονοµάζονται Word Perfect templates (WPT) και µε αυτά ο φοιτητής µπορεί να δηµιουργήσει έγγραφα χρησιµοποιώντας διάφορα συστατικά όπως επικεφαλίδες, πίνακες, σχήµατα κτλ. Έτοιµα style sheets µπορούν να χρησιµοποιηθούν επιλέγοντας από το File το New και στη συνέχεια διαλέγοντας ένα πρότυπο. 4 Digital Media Institute: http://dmi.usf.edu 9

4.1.3 LaTeX Το LaTeX είναι ένα σύστηµα δηµιουργίας κειµένου και µπορεί να οριστεί και ως µια γλώσσα τυποποίησης κειµένου µε µακροεντολές. Χρησιµοποιείται κυρίως από µαθηµατικούς ή µηχανικούς, οι οποίοι έχουν ειδικές ανάγκες για το γράψιµο µαθηµατικών αποδείξεων και εξισώσεων. Το LaTeX διατίθεται δωρεάν (http://www.ctan.org) και είναι συµβατό µε τα λειτουργικά συστήµατα Macintosh, MS-DOS, Unix και Windows 3.1/95/NT. Η µετατροπή του ETD σε LaTeX απαιτεί το γράψιµο του κειµένου αποκλειστικά σε ASCII editor χρησιµοποιώντας τις µακροεντολές του LaTeX κατάλληλα και στη συνέχεια την χρήση µιας αλυσίδας εντολών υπεύθυνων για την παραγωγή της σελιδοποιηµένης και εκτυπώσιµης µορφής του εγγράφου. 4.1.4 FrameMaker Το FrameMaker είναι ένα προϊόν της εταιρείας Adobe, έχει υψηλό κόστος αγοράς και θεωρείται δύσκολο στην εκµάθηση του. Για την δηµιουργία εγγραφών µε συγκεκριµένα style sheets απαιτείται η γνώση της FrameMaker s EDD γλώσσας. Παρόλα αυτά, το FrameMaker είναι καλύτερο εργαλείο από το MS Word για την δηµιουργία ηλεκτρονικών εγγράφων, γιατί επιτρέπει: Την παραγωγή δοµηµένων κειµένων Την παραγωγή σηµασιολογικά δοµηµένων κειµένων Την συγγραφή κειµένων µε δόµηση και διάταξη που χρησιµοποιείται από πολλούς εκδότες Ο συνδυασµός FrameMaker µε SGML αποτελεί ένα πολύ καλό επεξεργαστή κειµένου (καλύτερο και από το MS Word) Την παραγωγή και µετατροπή από άλλες µορφές εγγράφων πχ Word σε αρχεία PDF Την εύκολη µετατροπή των ήδη γραµµένων κειµένων πχ Word σε SGML ή XML καλής ποιότητας. Η µετατροπή ήδη γραµµένων κειµένων από Word σε SGML χρησιµοποιώντας FrameMaker και την SGML 6.0 είναι µια περίπλοκη διαδικασία. Το FrameMaker µπορεί να εισαγάγει Word έγγραφα διατηρώντας τη δοµή τους και να εξάγει τα έγγραφα µέσω µιας FrameMaker µορφής σε SGML και XML έγγραφα. 4.2 SGML/XML Η απευθείας συγγραφή των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών σε SGML ή XML επιµελητή κειµένου (http://www.w3.org/xml/#software) θα ήταν η καλύτερη λύση για την αναζήτηση των αρχειοθετηµένων ETDs. Κάποια εκδοτικά συστήµατα desktop παρέχουν την δυνατότητα αποθήκευσης σε SGML ή XML. Παρόλα αυτά, διάφορες έρευνες έδειξαν ότι η συγγραφή µε SGML ή XML επιµελητή κειµένου έχει διάφορα προβλήµατα σε σχέση µε το MS Word, το FrameMaker και το Corel Word Perfect. Τα προβλήµατα αφορούν κυρίως τους XML επιµελητές κειµένου γιατί, δεν µπορούν να παράγουν κατάλληλα και δοµηµένα φωτοαντίγραφα αλλά και 10

καλής ποιότητας PDF αρχείων. Επιπλέον, δεν παρέχουν υποστήριξη γραφικών interface και δεν είναι εµπορικά διαθέσιµα πακέτα. Λόγω του ότι το XML είναι ένα ανεξάρτητο πρόγραµµα µπορεί να χρησιµοποιηθεί µε διάφορους τύπους προγραµµάτων όπως µε προγράµµατα επεξεργαστών κειµένου, το XML Spy, Xmetal, StarOffice κτλ. Υπάρχουν αρκετά ακόµα προγράµµατα διαθέσιµα δωρεάν (html://www.garshol.priv.no/download/xmltools/) για να καλύψουν τις διάφορες απαιτήσεις. 4.3 PDF Η εταιρεία Adobe ανέπτυξε ένα πρότυπο παρουσίασης σελίδας το γνωστό σε όλους PDF (Portable Document Format). Το πρόγραµµα ονοµάζεται Adobe Acrobat, παρέχεται δωρεάν (http://www.adobe.com/products/acrobat/readerstep.html) και µπορεί να εγκατασταθεί σε τερµατικά που διαθέτουν Windows ή Macintosh. To Adobe Acrobat επιτρέπει πολλαπλά PDF αρχεία να ενσωµατωθούν σε ένα PDF αρχείο, την επιλογή διαγραφής σελίδων αλλά και την εισαγωγή νέων εγγράφων. Έγγραφα τα οποία έχουν δηµιουργηθεί µε επιµελητές κειµένου όπως MS Word, Word Perfect και FrameMaker µπορούν σχεδόν µέσα σε λεπτά να µετατραπούν σε PDF αρχεία. Ο οδηγός παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες και οδηγίες για την µετατροπή τους αλλά και την παράθεση άλλων συµπληρωµατικών εργαλείων. Η διαδικασία είναι συνήθως απλή και δεν απαιτεί ιδιαίτερη γνώση. Για παράδειγµα ένα αρχείο του MS Word µπορεί να µετατραπεί σε PDF µε την εξής διαδικασία: Άνοιγµα του αρχείου MS Word Επιλογή του File Print Επιλογή από το Print Printer Name Επιλογή από το Printer Name Acrobat Distiller 4.4 Document Type Definitions (DTDs) To Document Type Definitions ή Document Type Declarations (DTDs) είναι ένα σύνολο κανόνων, οι οποίοι ορίζουν τα στοιχεία, τα γνωρίσµατα και τις οντότητες που επιτρέπεται να εµφανίζονται στα XML έγγραφα. Τα ETDs σύµφωνα µε τον οδηγό της UNESCO πρέπει να έχουν συγκεκριµένη δοµή περιεχοµένου. Η συγκεκριµένη αυτή δοµή του περιεχοµένου ορίζεται σύµφωνα µε το DTD, το οποίο αναφορικά µε τα ETDs χρησιµοποιείται για την παραγωγή οµοιόµορφων ETDs όχι µόνο στην δοµή αλλά και στην εµφάνιση. Υπάρχουν αρκετά διαφορετικά DTDs στα πανεπιστήµια όπως ETD-ML.DTD (Virginia Tech), DiML.DTD (German Dissertationen Online Projectes) και έχει προκύψει η ανάγκη τυποποίησης τους. Η δοµή των ETDs αποτελείται γενικά από τα εξής τρία κύρια µέρη, τα οποία χωρίζονται σε άλλα µικρότερα: 11

Σελίδα τίτλου (Extensible title page), η οποία περιλαµβάνει περιλήψεις, δηλώσεις κτλ Κύριο µέρος (Dissertation corpus), το οποίο περιλαµβάνει κείµενο και κάποιες φορές βίντεο, εικόνες, ήχο κτλ Παράρτηµα (Appendices), το οποίο περιλαµβάνει βιβλιογραφία, ευχαριστήρια, κτλ 4.5 Πρότυπα µεταδεδοµένων για τα ETDs Τα µεταδεδοµένα αποτελούν τον συνδετικό κρίκο µεταξύ των ETDs και του χρήστη, δηλαδή είναι εκείνα που του επιτρέπουν την πρόσβαση στα ETDs αλλά και εκείνα που συµβάλλουν στην διατήρηση των ETDs. Ορίζονται ως τα δοµηµένα δεδοµένα για άλλα δεδοµένα. Η ειδοποιός διαφορά για τα µεταδεδοµένα των ETDs έγκειται στο γεγονός ότι ο φοιτητής συµβάλλει στην δηµιουργία τους είτε µε την συµπλήρωση κάποιας τυποποιηµένης φόρµας που χρησιµοποιεί το πανεπιστήµιο, είτε εισάγοντας την απαιτούµενη πληροφορία στη βάση δεδοµένων που θα αποθηκευθούν τα µεταδεδοµένα. Τα µεταδεδοµένα αποτελούν το πιο κύριο χαρακτηριστικό µιας ψηφιακής βιβλιοθήκης και ο οδηγός ορίζει οπωσδήποτε τη χρησιµοποίηση κάποιου προτύπου µεταδεδοµένων. Το NDLTD απαιτεί τα µεταδεδοµένα να περιέχουν τις ακόλουθες πληροφορίες, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η µακροχρόνια πρόσβαση στα ETDs: Πληροφορίες για τον δηµιουργό των ETDs σχετικά µε τα πνευµατικά δικαιώµατα, τους εκδότες και τους συντελεστές Πληροφορίες για το περιεχόµενο, οι οποίες θα βοηθήσουν στην αναζήτηση όπως τίτλος, περιγραφή, θέµα κτλ Πληροφορίες για την πηγή, όπως για το µορφότυπο, τις απαιτήσεις του συστήµατος, την ηµεροµηνία, τον κωδικό κτλ Τα µεταδεδοµένα µπορούν να αποθηκευθούν είτε στο ίδιο το ETD, είτε σε ένα ξεχωριστό αρχείο το οποίο θα συνδέεται µε το ETD ή σε ένα ξεχωριστό αρχείο µιας βάσης δεδοµένων. Το NDLTD ενθαρρύνει τους φοιτητές να υποβάλλουν τα µεταδεδοµένα τους σε ένα κεντρικό αποθετήριο µιας βάσης δεδοµένων. Τα πρότυπα µεταδεδοµένων που αναφέρονται από τον οδηγό είναι: Dublin Core Metadata Element Set-DMES 5 (http://dublincore.org/). Η πρόσφατη έκδοση του DMES 1.1 (http://dublincore.org/documents/dces/) περιλαµβάνει 15 καλά-ορισµένα στοιχεία για την περιγραφή των κύριων πληροφοριών: τίτλος, δηµιουργός, θέµα, περιγραφή, εκδότης, συνεργάτες, ηµεροµηνία, τύπος, µορφότυπο, κωδικός, πηγή, γλώσσα, σχέση, κάλυψη και δικαιώµατα IMS - Project - Instructional Management System Project (http://www.imsproject.org). Τα στοιχεία έχουν τον αντικειµενικό στόχο προσδιορισµού ψηφιακών αντικειµένων που χρησιµοποιούνται σε 5 ANSI/NISO Z39.85-2001 & ISO 15836-2003 12

εκπαίδευση βασισµένη στο Web. Περιέχει τα 15 στοιχεία του DMES και πολλά άλλα LOM Learning Objects Metadata 6 of the Learning Technology Standards Committee of the Institute of Electrical and Electronics Engineers (LTSC/IEEE). Το πρότυπο αναπτύχθηκε σε συνεργασία µε το Dublin Core Metadata Initiative και άλλους οργανισµούς. Έχει 60 στοιχεία, τα οποία περιέχουν µια περαιτέρω ανάπτυξη της περιγραφής των ψηφιακών αντικειµένων αλλά και την παροχή υποστήριξης των χρηστών. Το IEEE LOM v.1.0 οργανώνει τα στοιχεία σε εννέα κατηγορίες: γενικά, διάρκεια ζωής, µετά-µεταδεδοµένα, τεχνικά, εκπαιδευτικά, δικαιώµατα, σχέση, σχόλια, και ταξινόµηση (http://ltsc.ieee.org/wg12/index.html) LoC Core Metadata Elements of the Library of Congress (http://lcweb.loc.gov/standards/metadata.html) Τέλος, το πρότυπο µεταδεδοµένων Electronic Theses and Dissertation Metadata Standard (ETDMS), το οποίο αναπτύχθηκε σε συνεργασία µε το NDLTD. Το ETDMS είναι βασισµένο στο Dublin Core Element Set µε τη διαφορά ότι περιέχει ένα ακόµα στοιχείο (thesis.degree), το οποίο προσδιορίζει τα µεταδεδοµένα σχετικά µε τα ETDs. Είναι σχεδιασµένο µε τέτοιο τρόπο ώστε να χειρίζεται µεταδεδοµένα σε πολλές γλώσσες. 4.6 Προδιαγραφές και διαδικασίες ηλεκτρονικής υποβολής των ETDs Στις διαδικασίες ηλεκτρονικής υποβολής των ETDs περιλαµβάνονται ο έλεγχος και η διόρθωση, η αρχειοθέτηση του SGML/ XML ETD και τέλος η ηλεκτρονική υποβολή των ETDs. Όταν ο φοιτητής έχει ολοκληρώσει την διαδικασία συγγραφής του ETD, τότε η ανάλογη υπηρεσία του πανεπιστηµίου, συνήθως η βιβλιοθήκη ή το υπολογιστικό κέντρο πρέπει να προβεί στον έλεγχο του ETD, για να διαπιστωθεί αν είναι πλήρες και σωστό. Εποµένως, υπάρχει µια λίστα ελέγχου για την εξέταση του ETD και η οποία πρέπει να είναι ανοιχτή στους συγγραφείς για αυτοέλεγχο. Η λίστα περιέχει τα εξής σηµεία ελέγχου: Οργανωτικές ερωτήσεις, όπως αν ο φοιτητής ανήκει στο πανεπιστήµιο, αν έχει περάσει τις εξετάσεις ή αν έχει χάσει τις προθεσµίες υποβολής του ETD ή όχι Έλεγχος του WinWord, Word Perfect ή του LaTeX, για να εξακριβωθεί αν ο φοιτητής έχει χρησιµοποιήσει σωστά τον οδηγό, τα style sheets, τους κανόνες, τα πρότυπα, το περίγραµµα κτλ. Αν έχει ακόµα η σελίδα περιεχοµένου τα πλήρη στοιχεία και αν έχει ακολουθήσει τις προδιαγραφές µορφοποίησης Έλεγχος της PDF, SGML/XML έκδοσης ενός ETD. Ελέγχεται αν είναι κατάλληλο για αρχειοθέτηση, αν έχει την κατάλληλη ποιότητα, αν περιέχει όλα τα µέρη του κειµένου και αν περιέχει πολυµέσα ή hyperlinks. Έλεγχος µεταδεδοµένων. Εξετάζεται αν ο φοιτητής παρέχει όλα τα απαραίτητα µεταδεδοµένα, αν υπάρχουν λέξεις κλειδιά σε διαφορετικές 6 ΙΕΕΕ Standard 1484.12.1-2002 13

γλώσσες σύµφωνα µε τα διαφορετικά σχήµατα ταξινόµησης, αν υπάρχουν περιλήψεις σε διάφορες γλώσσες Για τη διαδικασία αρχειοθέτησης ενός ETD µε µορφή SGML/XML υπάρχουν δύο πολιτικές µε τις ανάλογες ροές εργασίας. Author Document creation by the author according to guideline and style sheets Αρχειοθέτηση SGML/XML - Πολιτική 1 University Libraries/ Computing and Media Centers Checking the Document Automatic Document correct usage of conversion checking of the conversion into guidelines and into SGML/XML presentation style sheets SGML/XML file by a formats formats SGML/XML parser Πίνακας 2 Στην πρώτη πολιτική ο φοιτητής δηµιουργεί το αρχείο βάσει τις προδιαγραφές του οδηγού και τα style sheets που του έχουν δοθεί και υποβάλλει το αρχείο στην ανάλογη υπηρεσία του πανεπιστηµίου (βιβλιοθήκη ή υπολογιστικό κέντρο), όπου το ελέγχει για τα style sheets, το µετατρέπει σε SGML/XML και το επανελέγχει µε ένα SGML/XML parser. Author Document creation by the author according to guideline and DTD Αρχειοθέτηση SGML/XML - Πολιτική 2 University Libraries/ Computing and Media Centers Document Automatic Document conversion into checking of the conversion into SGML/XML SGML/XML file presentation formats by a SGML/XML formats parser Πίνακας 3 Στη δεύτερη πολιτική ο φοιτητής δηµιουργεί το αρχείο µε κάποιο επιµελητή κειµένου όπως WinWord, Word Perfect, LaTeX κτλ αλλά και το SGML/XML αρχείο. Στη συνέχεια η ανάλογη υπηρεσία το ελέγχει µε ένα SGML/XML parser. Το µειονέκτηµα αυτής της πολιτικής είναι ότι ο φοιτητής χρειάζεται συνεχή υποστήριξη κυρίως για τη µετατροπή αλλά και τον έλεγχο του XML αρχείου. Για την ηλεκτρονική υποβολή των ETDs τα πανεπιστήµια παρέχουν στους φοιτητές όλο τον απαραίτητο εξοπλισµό, όπως υπολογιστές, και το λογισµικό που απαιτείται, όπως επεξεργαστές κειµένου και άλλα προγράµµατα. Ακόµα, την κατάλληλη εκπαίδευση για όλες τις διαδικασίες δηµιουργίας του ETD. 5. Τρέχουσες εφαρµογές και χρήσεις Στο διεθνή χώρο τα πανεπιστήµια που έχουν αναπτύξει ψηφιακές βιβλιοθήκες µε ETDs είναι αρκετά. Όπως έχει αναφερθεί, η σηµαντικότερη προσπάθεια είναι η οµοσπονδία ψηφιακών βιβλιοθηκών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών (Networked Digital Library of Theses and Dissertations-NDLTD), στο οποίο συµµετέχουν 190 µέλη. 14

Το Australian Digital Theses Program ADT (http://adt.caul.edu.au/) είναι ένα πρόγραµµα µε στόχο την καθιέρωση µιας κατανεµηµένης βάσης δεδοµένων των ηλεκτρονικών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών των Αυστραλιανών πανεπιστηµίων. Τα ETDs είναι διαθέσιµα µέσω του διαδικτύου και ως ιδανικό του ADT είναι η πρόσβαση στα ETDs αλλά και η προώθηση της αυστραλιανής έρευνας στη διεθνή κοινότητα. Τα µέλη του ADT έχουν διαφορετικές πολιτικές στην διαχείριση και οργάνωση των ETDs. Το κοινό στοιχείο είναι ότι οι βιβλιοθήκες έχουν όλη την ευθύνη για το ADT πρόγραµµα και παρέχουν όλη την υποστήριξη και τις πληροφορίες, ενώ δεκτά γίνονται µόνο τα ερευνητικά ETDs. Στην Ινδία, µια σηµαντική πρωτοβουλία για ψηφιακές βιβλιοθήκες µε ETDs είναι το Vidyanidhi (http://www.vidyanidhi.org.in/) στα Σανσκριτικά σηµαίνει «Θησαυρός της γνώσης». Την αποκλειστική ευθύνη του Vidyanidhi έχει η βιβλιοθήκη και υπηρεσία πληροφόρησης του πανεπιστηµίου Mysore. Είναι µέλος του NDLTD και το πρόγραµµα ανάπτυξης των ETDs χρηµατοδοτείται από το ίδρυµα Ford και την Microsoft. Παρέχει εκπαιδευτικά προγράµµατα στους φοιτητές, εγχειρίδια και άλλα βοηθήµατα για την υποστήριξη τους κατά το στάδιο της προετοιµασίας των ETDs. Στην Ελλάδα, µια αξιόλογη προσπάθεια είναι εκείνη του Εθνικού Κέντρου Τεκµηρίωσης-ΕΚΤ (http:www.ekt.gr) που συνέβαλε στην µετεξέλιξη της βιβλιογραφικής βάσης του Εθνικού Αρχείου ιδακτορικών ιατριβών σε ψηφιακή βιβλιοθήκη. Το ΕΚΤ µετά την επίλυση διαφόρων θεµάτων που σχετίζονται µε την δηµιουργία µιας ψηφιακής βιβλιοθήκης, άρχισε την ψηφιοποίηση των διδακτορικών διατριβών τον Ιούλιο του 1998 και τελείωσε τον εκέµβριο του 1999. Η συλλογή αυτή περιλαµβάνει περίπου 13.500 αντίτυπα διατριβών, τα οποία αφορούν διδακτορικές διατριβές που έχουν εκπονηθεί σε ελληνικά πανεπιστήµια (11.500 αντίτυπα) και διδακτορικές διατριβές ελλήνων επιστηµόνων που έχουν εκπονηθεί σε πανεπιστήµια του εξωτερικού (2000 αντίτυπα). Άλλη µια αξιόλογη προσπάθεια είναι το «ΑΡΤΕΜΙΣ» (http://artemis.cslab.ntua.gr/description.html) ένα ολοκληρωµένο κατανεµηµένο πληροφοριακό σύστηµα διαχείρισης της γκρίζας βιβλιογραφίας των πανεπιστηµίων και των ΤΕΙ της χώρας. Η προσπάθεια αυτή αποτελεί µια πρωτοβουλία της σχολής Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών του Εθνικού Μετσόβιου Πολυτεχνείου. Παρέχεται ένας οδηγός για τη συγγραφή των διπλωµατικών και µεταπτυχιακών εργασιών αλλά και διδακτορικών διατριβών. Τέλος, ιδιαίτερη και πολύ σηµαντική είναι η πρωτοβουλία του πανεπιστηµίου Κρήτης στη δηµιουργία µιας ψηφιακής βιβλιοθήκης µε συλλογές των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών ανά πανεπιστηµιακό τµήµα (http://dlib.libh.uoc.gr/). Κάθε τµήµα του πανεπιστηµίου Κρήτης έχει δυο ξεχωριστές συλλογές, µια συλλογή για τις µεταπτυχιακές εργασίες και µια συλλογή για τις διδακτορικές διατριβές. Ακόµα, στη ψηφιακή βιβλιοθήκη του πανεπιστηµίου Κρήτης υπάρχουν συλλογές µε τις σηµειώσεις των µαθηµάτων, τους οδηγούς σπουδών και τις τεχνικές αναφορές. 15

6. Συµπεράσµατα-Περίληψη Ο οδηγός της UNESCO για τη δηµιουργία ηλεκτρονικών µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών (UNESCO Guide for Creating Electronic Theses and Dissertations) συµβάλλει στην επεξεργασία και διαχείριση της γκρίζας βιβλιογραφίας. Ως γκρίζα βιβλιογραφία ορίζεται το υλικό που παράγεται από κυβερνητικούς φορείς, πανεπιστήµια και επιχειρήσεις σε έντυπη ή και ηλεκτρονική µορφή. Η πιο ιδιαίτερη και σηµαντική προσπάθεια για συγκέντρωση και οργάνωση της γκρίζας βιβλιογραφίας και συγκεκριµένα για τις µεταπτυχιακές και διδακτορικές διατριβές έγινε από το πανεπιστήµιο του Virginia Tech, το οποίο θεσµοθέτησε την ηλεκτρονική κατάθεση τους καταλήγοντας στη δηµιουργία ενός δικτύου το Networked Digital Library of Theses and Dissertations (NDLTD), στο οποίο συµµετέχουν 190 µέλη 160 πανεπιστήµια, 24 ιδρύµατα και 6 consortia που ως σκοπό έχουν τη συγκέντρωση και τη διάθεση της ηλεκτρονικής µορφής των TDs. Ο οδηγός παρέχει όλες τις απαραίτητες προδιαγραφές για τη συγγραφή και ηλεκτρονική υποβολή τους. Βοηθάει να δηµιουργηθούν παρόµοια ETDs στη δοµή και στην εµφάνιση βάσει συγκεκριµένου µοντέλου περιεχοµένου DTD. Η ηλεκτρονική µορφή των µεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών βοηθάει στον εντοπισµό, αναζήτηση και ανάκτηση τους άµεσα και γρήγορα. Επιπροσθέτως, η πρόσβαση στο περιεχόµενο τους είναι ευκολότερη µέσω του διαδικτύου και συντελεί στην γνωστοποίηση της ερευνητικής δραστηριότητας των πανεπιστηµίων προσδίδοντας τους επιπλέον κύρος. Ο φοιτητής κατά την διάρκεια της προετοιµασίας του ETD έρχεται σε επαφή µε τις µεθόδους της ηλεκτρονικής δηµοσίευσης και τις ψηφιακές βιβλιοθήκες, εξοικειώνεται µε τις νέες τεχνολογίες και τα εργαλεία και έτσι επιτυγχάνεται άµεσα η µεταφορά των ερευνητικών του αποτελεσµάτων. Έτσι, η ολοκλήρωση ενός ETD µε τις απαραίτητες προδιαγραφές συντελεί στην βελτίωση της ακαδηµαϊκής ανάπτυξης και συνεργασίας. Ο οδηγός µπορεί να αποτελέσει το «εγχειρίδιο» που θα βασιστεί ένα εκπαιδευτικό ίδρυµα για την δηµιουργία µιας ψηφιακής βιβλιοθήκης µε µεταπτυχιακές εργασίες και διδακτορικές διατριβές (ETDs), αφού παρέχει όλες τις απαραίτητες οδηγίες για τον σχεδιασµό, προγραµµατισµό και υλοποίηση ενός προγράµµατος ανάπτυξης ψηφιακής βιβλιοθήκης µε ETDs.Τέτοιες προσπάθειες συµβάλλουν στην ανάπτυξη συνεργατικών σχηµάτων µεταξύ των πανεπιστηµίων. Ένα από τα µεγαλύτερα οφέλη της διάχυσης της γνώσης µέσω των ψηφιακών βιβλιοθηκών είναι η επίτευξη της κοινωνικής και οικονοµικής δικαιοσύνης παγκοσµίως. Ο σκοπός του οδηγού είναι η δηµιουργία ενός παγκόσµιου προγράµµατος ETDs για τη διάχυση της γνώσης της γκρίζας βιβλιογραφίας σε όλους τους τοµείς από την επιστήµη µέχρι και τον πολιτισµό. 16

Από την θεωρία στην πράξη χρειάζεται αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναµικού παρέχοντας την κατάλληλη εκπαίδευση, θέτοντας σε εφαρµογή όλες τις απαραίτητες προδιαγραφές για την οργανωτική αλλαγή που επιφέρουν όλες οι νέες τεχνολογίες της διαχείρισης της πληροφορίας. Όπως αναφέρεται και στον οδηγό η δηµιουργία ενός προγράµµατος ανάπτυξης ψηφιακής βιβλιοθήκης µε ETDs απαιτεί τόση προσπάθεια για τη δηµιουργία της όση και για τη συντήρηση της. Βιβλιογραφία 1. Fox, E.A., Dobratz, S., et al., 2001. The guide for electronic theses and dissertation. URL: http://etdguide.org/etdguide.pdf 2. Suleman, H., Atkins, A., et al., 2001. Networked Digital Library of Theses and Dissertations: Bridging the Gaps for Global Access Part 1: Mission and Progress, In: D-Lib Magazine, 7 (9). URL: http://www.dlib.org/dlib/september01/suleman/09/suleman-pt1.html 3. Suleman, H., Atkins, A., et al., 2001. Networked Digital Library of Theses and Dissertations: Bridging the Gaps for Global Access Part 2: Services and Research, In: D-Lib Magazine, 7 (9). URL: http://www.dlib.org/dlib/september01/suleman/09/suleman-pt2.html 4. Atkins, A., Fox, E.A., et al., 2001. ETD-ms: an Interoperability Metadata Standard for Electronic Theses and Dissertations-version 1.01. URL: http://www.ndltd.org/standards/metadata/etd-ms-v1.01.html 5. McClelland, M., 2003. Metadata Standards for Educational Resources. In: IEEE Computer Magazine, 36 (11), p.107-109 6. Hagen, J.H., Dobratz S., et al., 2003. Electronic Theses and Dissertations Worldwide: Highlights of the ETD 2003 Symposium. In: D-Lib Magazine, 9 (7/8). URL: http://www.dlib.org/dlib/july03/hagen/07hagen.html 7. Lippincott, J.K., 2003. Collaboration and ETDs: Institutional and International Strategies. URL: http://edoc.hu-berlin.de/etd2003/lippincott-joan-k/ HTML/index.html 8. Fox, E.A., Eaton, J.L., et al., 1997. Networked Digital Library of Theses and Dissertations: An International Effort Unlocking University Resources. In: D-Lib Magazine, 9. URL: http://www.dlib.org/dlib/september97/theses/09fox.html 9. Rajashekar, T.B., 2003. Open Access Initiatives in India [Εισήγηση από το Symposium on Open Access and Public Domain Digital Data and Information for Science UNESCO, Paris, 10-11 March 2003] 10. Fox, E.A., France, R., et al., 2001. Building Interoperable Digital Library Services: MARIAN, Open Archives, and the NDLT [Εισήγηση από το 24 th International ACM SIGIR Conference on Research and Development in Information Retrieval, New Orleans, Louisiana, USA, September 9-13, 2001] 11. IEEE Computer Press, 2002. IEEE Standard 1484.12.1-2002 for Learning Object Metadata, p.1-39 12. Fox, E.A., Eaton, J.L., et al., 1996. National Digital Library of Theses and Dissertations: a Scalable and Sustainable Approach to Unlock University Resources. In: D-Lib Magazine, September. URL: http://www.dlib.org/dlib/september96/theses/09fox.html 13. Heery, R., Wagner, H., 2002. A Metadata Registry for the Semantic Web. In: D- Lib Magazine, 8 (5). URL: http://www.dlib.org/dlib/may02/wagner/05wagner.html 17

14. Κουλούρης, Α., Καπιδάκης Σ., 2002. Η Μετεξέλιξη της Βιβλιογραφικής Βάσης εδοµένων του Εθνικού Αρχείου ιδακτορικών ιατριβών του Εθνικού Κέντρου Τεκµηρίωσης, σε Ψηφιακή Βιβλιοθήκη: Ιστορία-Προβλήµατα-Προοπτικές [Εισήγηση από το 11 ο Πανελλήνιο Συνέδριο Ακαδηµαϊκών Βιβλιοθηκών]. Στο: Σύγχρονη Βιβλιοθήκη και Υπηρεσίες Πληροφόρησης, 19 (2003) Μάρτιος- Απρίλιος, σ. 35-41 15. ΕΜΠ, Σχολή Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Βιβλιοθήκη Σχολής, 2003. Οδηγός για τη Συγγραφή ιπλωµατικών Εργασιών, Μεταπτυχιακών Εργασιών και ιδακτορικών ιατριβών: Ακαδηµαϊκό Έτος 2002-2003. 16. New York Academy of Medicine, 1999. What is Grey Literature? URL: http://www.nyam.org/library/greylit/whatis.shtml 17. Dublin Core Metadata Element Set, version 1.1: Reference Description, 2003. URL: http://dublincore.org/documents/dces/ 18