Κυπριακός Οργανισμός Τουρισμού Στάδια επιτυχούς διοργάνωσης εκδηλώσεων* από Κύπριους με σειρά προτεραιότητας (προγραμματισμός, κατά τη διάρκεια της διοργάνωσης, μετά την εκδήλωση) * με τον όρο εκδήλωση εννοούμε συνέδριο, αποστολή, διάσκεψη τύπου, φεστιβάλ, οργανωμένη συνάντηση, εργαστήριο Σύσταση Οργανωτικής Επιτροπής της εκδήλωσης. Είναι πολύ σημαντική η εμπλοκή όλων των αρμοδίων από την αρχή της εκδήλωσης για ανταλλαγή ιδεών, ενημέρωση, έγκαιρη και στοχευμένη προβολή, σχετικές αδειοδοτήσεις κλπ Αποτύπωση στόχων εκδήλωσης από την Επιτροπή Καταρτισμός θεματολογίας προγράμματος / ομιλητών / διάρκειας / ημερήσιας διάταξης της εκδήλωσης Επιλογή καταλληλότερης ημερομηνίας/διάρκειας ημερών και ωρών αναλόγως της διοργάνωσης (π.χ. εάν πρόκειται για δημοσιογραφική διάσκεψη πρέπει να ληφθεί υπόψη η καταλληλότερη μέρα / ώρα για τηλεοπτικά συνεργεία και δημοσιογράφους) Καταρτισμός προϋπολογισμού εκδήλωσης Αναζήτηση κονδυλίων, χρηματοδοτικών ευκαιριών, αξιοποίηση Σχεδίου Κινήτρων για διεκδίκηση συνεδρίων στην Κύπρο από τον ΚΟΤ, προγράμματος παροχής Φιλοξενίας από τον ΚΟΤ Κατανομή ευθυνών για την επιτυχή διοργάνωση και υλοποίηση της εκδήλωσης Ετοιμασία πλάνου χορηγιών και στοχευμένη αναζήτηση χορηγών και χορηγών επικοινωνίας Ανακοίνωση και προβολή της εκδήλωσης τουλάχιστο ένα χρόνο προηγουμένως σε σχετικά έντυπα και ηλεκτρονικά μέσα, εξειδικευμένα sites, στα monthly events που εκδίδει ο ΚΟΤ (εάν πρόκειται για εκδήλωση τουριστικού ενδιαφέροντος), ενημέρωση Γραφείων Εξωτερικού ΚΟΤ, ενημέρωση προσωπικού ΚΟΤ, δημοσίευση στην ιστοσελίδα του ΚΟΤ 1
Επιλογή συνεργάτη / διοργανώτριας εταιρείας εάν υπάρχει η ανάγκη (Destination Management Company, Professional Congress Organiser ή/και travel agent όπου αυτό κρίνεται σκόπιμο) Έρευνα, επιλογή και κράτηση καταλληλότερου χώρου αναλόγως της φύσης της εκδήλωσης, της εθνικότητας των συμμετεχόντων (αναλόγως των προτιμήσεων, θρησκείας, συνηθειών, κουλτούρας τους), του αριθμού των ατόμων που θα συμμετέχουν και του είδους των εργασιών που θα διεξαχθούν (π.χ. Theatre style, classroom style, business to business meetings, panel, podium, περίπτερα-προβολή προϊόντων, υπηρεσιών κλπ), της πρόσβασης στο αεροδρόμιο και στους χώρους διαμονής ιδιαίτερα των ξένων προσκεκλημένων Ο χώρος πρέπει να περιλαμβάνει τον απαιτούμενο συνεδριακό εξοπλισμό, σωστή ηχητική, να μπορεί οπωσδήποτε να φιλοξενήσει άτομα με κινητικές δυσκολίες και άλλες ειδικές ικανότητες, να υπάρχει χώρος για ΜΜΕ-κάμερες, κατάλληλο κλιματισμό, wifi, πρόσβαση στο διαδίκτυο, βεστιάριο, το coffee break/catering πρέπει να δένει με το ύφος της εκδήλωσης να δίδεται ιδιαίτερη προτίμηση στα τοπικά κυπριακά προϊόντα και ιδιαίτερα στο καλό κυπριακό κρασί. Εάν θα υπάρχει έκθεση προϊόντων / υπηρεσιών θα ήταν καλό τα τραπέζια να έχουν μακριά τραπεζομάντιλα για να κρύβουν από κάτω τα κιβώτια με το επιπλέον υλικό των εκθετών. Να μετρηθούν διαστάσεις για τοποθέτηση διακοσμητικών λουλουδιών, banners κλπ Kαταρτισμός λίστας ομάδων-στόχων προσκεκλημένων. Συνήθως η παρουσία ενός διακεκριμένου ατόμου ή ενός Υπουργού αποτελεί πόλο έλξης των ΜΜΕ Δημιουργία ειδικών πακέτων για τέλη εγγραφής στην εκδήλωση (εάν υπάρχουν), κόστος διαμονής, διακίνησης από και προς το αεροδρόμιο και στους χώρους της εκδήλωσης, ψυχαγωγικού προγράμματος κλπ Συντονισμός με ομιλητές αποφυγή επικαλύψεων, γλώσσα συνεδρίου, να ληφθούν υπόψη τυχόν politics για αποφυγή παρεξηγήσεων, έλεγχος ομιλιών και παρουσιάσεων ούτως ώστε να μην υπερβαίνουν τον διαθέσιμο χρόνο, οι παρουσιάσεις να είναι ελκυστικές, στοχευμένες και τυχόν slides να περιλαμβάνουν μόνο λέξεις κλειδιά συνοδευμένες από ελκυστικές φωτογραφίες και όχι υπερβολική πληροφόρηση που να μην μπορεί να διαβάζεται από μακριά, ο πρόεδρος του κάθε panel (όπου αυτό ισχύει) να είναι κοινώς αποδεκτός και σχετικός με το θέμα και να γνωρίζει εγκαίρως τις παρουσιάσεις των υπολοίπων συμμετεχόντων του panel για καλύτερο συντονισμό της συζήτησης 2 2
Δημιουργία ειδικής ιστοσελίδας για την εκδήλωση τουλάχιστο έξι μήνες προηγουμένως που θα ελέγχεται και θα αναθεωρείται καθημερινά, η οποία θα περιλαμβάνει πρόσβαση σε online εγγραφές, το πρόγραμμα με τους ομιλητές, βοήθεια για διαμονή στους συμμετέχοντες και στα συνοδεύοντα άτομα, απαντήσεις σε πιθανά ερωτήματα, τα στοιχεία επικοινωνίας των συμμετεχόντων για πιθανή επικοινωνία για διευθέτηση κατ ιδίαν συναντήσεων μεταξύ των συμμετεχόντων, τις παρουσιάσεις και φωτογραφίες μετά την έκβαση της εκδήλωσης Να σχεδιαστούν και να αποσταλούν έντυπες ή και ηλεκτρονικές προσκλήσεις τουλάχιστο ένα μήνα πριν με όλη την απαιτούμενη πληροφόρηση για την εκδήλωση, γλώσσα επικοινωνίας μεταφράσεις, με παραπομπή στην ιστοσελίδα της εκδήλωσης, στοιχεία επικοινωνίας, λογότυπα των οργανωτών, χορηγών και να γίνουν προσωπικά τηλεφωνήματα για follow up τουλάχιστο δύο εβδομάδες προηγουμένως κλπ Βασική εκπαίδευση/ ενημέρωση των κύριων συντελεστών της εκδήλωσης για τους σκοπούς της διοργάνωσης, τον επιθυμητό τρόπο παρουσίασης τους κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης κλπ Εάν θα διεξαχθούν business to business meetings να ανακοινωθούν εκ των προτέρων σε όλους τους συμμετέχοντες το πρόγραμμα και το χρονοδιάγραμμα των επαφών Πρόσκληση στα ΜΜΕ και follow-up. Φιλοξενία δημοσιογράφων και καθοδήγηση τους για τον καταλληλότερο τρόπο προβολής της εκδήλωσης Όλο το υλικό που θα χρησιμοποιηθεί για την εκδήλωση (προσκλήσεις, αναμνηστικά, γραφική ύλη κλπ) να είναι φιλικό με το περιβάλλον ή και να προέρχεται από ανακυκλώσιμα υλικά Aποστολή Δελτίου Τύπου τουλάχιστο δέκα μέρες πριν την εκδήλωση στον εγχώριο και ξένο τύπο (όπου αυτό κρίνεται σκόπιμο), σε ηλεκτρονικά μέσα και αμέσως μετά την εκδήλωση Έλεγχος των οπτικοαουστικών της διοργάνωσης τουλάχιστο μια εβδομάδα προηγουμένως και τρεις ώρες πριν την έναρξη της εκδήλωσης Διευθέτηση sitting-arrangement και ανάρτηση του σε περίοπτο χώρο της εκδήλωσης - αναλόγως των στόχων της εκδήλωσης σε ορισμένες περιπτώσεις είναι προτιμότερο να μην 3 3
είναι όλα τα στελέχη της ίδιας εταιρείας στο ίδιο τραπέζι για σκοπούς καλύτερης δικτύωσης. Σε δύσκολες περιπτώσεις μπορεί να εφαρμοστεί το σύστημα της αλφαβητικής σειράς Να υπάρχει έγκαιρη ενημέρωση των συμμετεχόντων για χώρους εκδήλωσης και επαρκής σηματοδότηση στον χώρο της εκδήλωσης για εγγραφές / τελετουργικό / εργασίες / χώρος για τυχόν coffee break / χώροι δικτύωσης / χώροι πρόσβασης στο διαδίκτυο / χώροι υγιεινής, χώροι στάθμευσης κλπ Σε περίπτωση που θα διεξαχθεί έκθεση υπηρεσιών/προϊόντων, να κοινοποιηθούν στους συμμετέχοντες από τους διοργανωτές, τουλάχιστο ένα μήνα προηγουμένως οι διαστάσεις του προσφερόμενου χώρου, η διαθέσιμη υποδομή, εάν μπορούν να στερεώσουν διαφημιστικό υλικό στον τοίχο αν υπάρχει - και το επιτρεπόμενο υλικό προβολής. Επίσης να ζητηθεί από τους εκθέτες να βρίσκονται στο χώρο της εκδήλωσης τουλάχιστο μία ώρα προηγουμένως Προκράτηση Φωτογράφου για συγκεκριμένες ώρες και καθοδήγηση του για τα επιθυμητά photo-shots, τα οποία πρέπει να είναι κατάλληλα για διάφορες χρήσεις όπως η αποστολή στον τύπο (μαυρόασπρα συνήθως και μικρού μεγέθους), για διάφορα σημαντικά άτομα που πιθανό να παραστούν και θα πρέπει να φωτογραφηθούν, την ημερομηνία και τη μορφή παράδοσης των φωτογραφιών και τα δικαιώματα χρήσης Τοποθέτηση banners σε περίοπτο χώρο της εκδήλωσης συνήθως πίσω από το panel για λήψη πιο αντιπροσωπευτικών σκηνών βιντεογράφησης. Τα banners πρέπει να είναι ευκρινή και να περιλαμβάνουν μόνο την απολύτως απαραίτητη πληροφόρηση. Η χρήση του ίδιου σχεδιασμού της πρόσκλησης και των banners δημιουργεί συνοχή και εύκολη αναγνώριση Παραγγελία λουλουδιών για διακόσμηση της αίθουσας, τα οποία να δένουν με την αισθητική του χώρου και να μην εμποδίζουν το οπτικό πεδίο των σύνεδρων Παραγγελία αναμνηστικών δώρων για συμμετέχοντες και συνοδεύοντα άτομα, σχετικά με το θέμα της εκδήλωσης και την Κύπρο, τα οποία θα μπορούσαν να τοποθετηθούν στα δωμάτια των συμμετεχόντων με ένα σημείωμα-καλωσόρισμα Καταρτισμός προγράμματος για συνοδεύοντα άτομα, ξεναγήσεις, εκδρομές κλπ 4 4
Προβολή τοπικών προϊόντων, υπηρεσιών, συγκροτημάτων κλπ μέσα από την εκδήλωση Υποδοχή ξένων συμμετεχόντων στο αεροδρόμιο στην Κύπρο (εάν πρόκειται για εκδήλωση που διεξάγεται στην Κύπρο) και μετάβαση τους στο ξενοδοχείο που θα διαμένουν Secretariat με info desk. Στις εγγραφές να είναι υπεύθυνο ένα τουλάχιστο άτομο για κάθε 20 συμμετέχοντες, το οποίο θα γνωρίζει όλα τα θέματα της εκδήλωσης, χώρους διεξαγωγής της, πρόγραμμα εκδήλωσης, να είναι ευπρεπώς ντυμένο και να χαμογελά. Τα Badges πρέπει να είναι τοποθετημένα αλφαβητικά για αποφυγή καθυστερήσεων και να υπάρχουν και μερικά άδεια σε περίπτωση που παρουσιαστούν άτομα τα οποία δεν έχουν δηλώσει συμμετοχή, να υπάρχουν έτοιμα τα folders με το απαιτούμενο υλικό κλπ. Οι εγγραφές μπορούν να συνοδεύονται από απαλή μουσική υπόκρουση Συνεχόμενη στήριξη κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης από τεχνικό υπεύθυνο ή και άλλο άτομο για τυχόν προβλήματα με τα οπτικοακουστικά, παρουσιάσεις, ήχο, φωτισμό, θερμοκρασία, για προσφορά νερού σε πιθανούς ομιλητές, αλλαγή ονόματος και ποτηριού στο podium κλπ Υπεύθυνο άτομο για τήρηση χρονοδιαγραμμάτων της εκδήλωσης Πριν την έναρξη της εκδήλωσης να ζητηθεί από τους παρευρισκόμενους απενεργοποιήσουν τα κινητά τους τηλέφωνα να Ενόσω γίνονται παρουσιάσεις/διαλέξεις/συσκέψεις/συναντήσεις ή άλλου είδους εκδήλωση δεν πρέπει να υπάρχει οποιουδήποτε είδους παρενόχληση από άλλες γειτονικές εκδηλώσεις ή άλλες εργασίες (π.χ. κουζίνα) του συνεδριακού χώρου/ξενοδοχείου/αίθουσας κλπ Τυχόν ομιλίες, παρουσιάσεις, δελτία τύπου να υπάρχουν διαθέσιμα πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το πέρας της εκδήλωσης για τυχόν ενδιαφερόμενους και ιδιαίτερα για δημοσιογράφους που θα κάνουν σχετικά αφιερώματα και δεν τους επιτρέπει το πρόγραμμα τους να καλύψουν ολόκληρη την εκδήλωση ΝΑ ΜΗΝ ΞΕΧΑΣΩ ΝΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΩ ΚΑΙΝΟΤΟΜΕΣ ΙΔΕΕΣ!!! ΚΑΤΙ ΕΥΧΑΡΙΣΤΑ ΑΠΡΟΣΜΕΝΟ, ΜΙΑ ΕΚΠΛΗΞΗ, ΚΑΤΙ ΠΟΥ ΘΑ ΚΕΡΔΙΣΕΙ ΤΙΣ ΕΝΤΥΠΩΣΕΙΣ, ΠΟΥ ΘΑ ΜΕΙΝΕΙ ΑΞΕΧΑΣΤΟ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΥΠΡΟ!! 5 5
Να διευθετηθούν παρεμφερείς εκδηλώσεις για το βράδυ (π.χ. δείπνο) ή για άλλες ελεύθερες ώρες (π.χ. ξεναγήσεις, εκδρομές, δραστηριότητες, γνωριμία με την Κύπρο εάν η εκδήλωση διεξάγεται στην Κύπρο ο ΚΟΤ μπορεί να συμβάλει με ιδέες, έντυπο υλικό, καθοδήγηση) Post-event evaluation/αξιολόγηση εκδήλωσης (ερωτηματολόγια στους παρευρισκόμενους, report των διοργανωτών) Αποστολή ευχαριστήριας επιστολής στους συμμετέχοντες με αναφορά στην αναθεωρημένη ιστοσελίδα ως follow up όπου θα καταχωρηθούν τυχόν παρουσιάσεις, τα στοιχεία επικοινωνίας της τελικής λίστας συμμετεχόντων κλπ Διατήρηση σχέσεων με τους συμμετέχοντες Ο ΚΟΤ ΣΑΣ ΕΥΧΕΤΑΙ ΚΑΛΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑ!!!!! 6 6