ΟΔΗΓΌΣ ΕΡΓΟΔΟΤΏΝ ΓΙΑ ΝΈΟΥΣ ΕΡΓΑΖΌΜΕΝΟΥΣ EL With financial support from the European Union. This publication is supported by the European Union Programme for Employment and Social Solidarity PROGRESS (2007-2013). This programme is implemented by the European Commission. It was established to financially support the implementation of the objectives of the European Union in the employment, social affairs and equal opportunities area, and thereby contribute to the achievement of the Europe 2020 Strategy goals in these fields. The seven-year Programme targets all stakeholders who can help shape the development of appropriate and effective employment and social legislation and policies, across the EU-27, EFTA-EEA and EU candidate and pre-candidate countries. For more information see: http://ec.europa.eu/progress. The information contained in this publication does not necessarily reflect the position or opinion of the European Commission.
ΕΙΣΑΓΩΓΉ Οι εργοδότες χρειάζονται όλο και περισσότερο ταλέντα που να είναι παρακινημένα (motivated) και ικανοποιημένα ούτως ώστε να φέρουν ανάπτυξη και να προσαρμόζονται στο σύγχρονο και συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον όπου η ασφάλεια είναι συνώνυμο με την ανασφάλεια. Είναι λοιπόν απαραίτητο να αναπτύξουμε τα εργαλεία για την πρώτη εντύπωση με τους ανθρώπους που μόλις εισέρχονται στον οργανισμό και έχουν προσδοκίες και όνειρα για μια ικανοποιητική σταδιοδρομία που αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο στη ζωή τους. Παρατηρείται ότι οι άνθρωποι οι οποίοι είναι πιο ταλαντούχοι από τους άλλους έχουν υψηλότερες προσδοκίες από τους εργοδότες τους και θέλουν να νοιώθουν ότι αποτελούν μέρος ενός περιβάλλοντος που έχει ως προτεραιότητα τη συνεχή εκπαίδευση και που τους βοηθά να χτίσουν μία επιτυχημένη καριέρα. Οι επιτυχημένες επιχειρήσεις γνωρίζουν καλά ότι τα ικανά στελέχη είναι εκείνα που φέρνουν τα αποτελέσματά τους και αυτός είναι ο λόγος που τους συμπεριφέρονται περισσότερο ως συνεργάτες και λιγότερο ως εργαζόμενους. Το «μεγάλο στοίχημα» σε αυτή την περίπτωση για τον οργανισμό είναι ο εργαζόμενος να είναι δεσμευμένος (committed) όχι μόνο να φέρει τα αποτελέσματα αλλά και με την εταιρία. Επίσης, ότι έχει υψηλό αίσθημα ευθύνης όσον αφορά την καθημερινή ρουτίνα και το αντίκτυπο της εργασίας του στην επιχείρηση. Οι εργοδότες με σκοπό να διατηρήσουν τα παραπάνω σημαντικά χαρακτηριστικά οφείλουν να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι είναι παρακινημένοι (motivated) και προσανατολισμένοι στην επιτυχία της επιχείρησης, πράγμα το οποίο μπορεί να επιτευχθεί μέσω της κουλτούρας και του συστήματος αξιών της επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις οφείλουν να κατανοήσουν ότι για να διατηρήσουν την έλευση ταλέντου οφείλουν να υιοθετήσουν πρακτικές αποτελεσματικής διαχείρισης και ηγεσίας σε όλα τα διοικητικά επίπεδα με στόχο να αναπτύσσουν ταλαντούχους ανθρώπους, να προσελκύουν περισσότερα ταλέντα και πάντοτε να διατηρούν το δείκτη ζήτησης υψηλότερο από το δείκτη προσφοράς. Με στόχο να τύχετε αυτής της υποδοχής ως εργοδότες είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε την σπουδαιότητα της παρούσας διαδικασίας και να διευκρινίσετε τα βήματα που είναι απαραίτητα για την υλοποίηση της. Οι περισσότερες επιχειρήσεις αποτυγχάνουν να προσελκύσουν τους «κατάλληλους» υποψήφιους και ο βασικότερος λόγος είναι διότι δεν μπορούν να κατανοήσουν την σπουδαιότητα μικρών αλλά ουσιωδών ενεργειών όπως το πρόγραμμα ένταξης & προσανατολισμού (induction) για τους νεοεισερχόμενους εργαζόμενους. H σπουδαιότητα του προγράμματος ένταξης & προσανατολισμού (induction) - ποιοτικά και ποσοτικά - στα αποτελέσματα της επιχείρησης. _1
ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΑ ΠΡΟΓΡΆΜΜΑΤΟΣ ΈΝΤΑΞΗΣ & ΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΎ (INDUCTION) Ο στόχος του προγράμματος εισαγωγής και ενημέρωσης είναι να βοηθήσει το νέο εργαζόμενο να προσαρμοστεί όσο το δυνατόν συντομότερα στο νέο εργασιακό περιβάλλον, ώστε να επιτύχει τη μέγιστη αποδοτικότητα σε σύντομο χρονικό διάστημα. Είναι πολύ σημαντικό να θυμάστε ότι το πρόγραμμα ένταξης και προσανατολισμού είναι μια διαδικασία που πρέπει να λάβει χώρα σε βάθος χρόνου, δεν αποτελεί μία εκδήλωση μιας ημέρας. Η διάρκεια και το περιεχόμενο του προγράμματος εισαγωγής και ενημέρωσης μπορεί να ποικίλει ανάλογα με τη φύση του ρόλου του νέου εργαζόμενου. Οι ακόλουθες λίστες είναι σχεδιασμένες για να προτείνουν γενικά θέματα που ενδεχομένως να πρέπει να ενταχθούν στο πρόγραμμα ένταξης & προσανατολισμού ώστε να βοηθήσουν το νέο εργαζόμενο να προσαρμοστεί όσο γίνεται πιο εύκολα και αποτελεσματικά. ΟΔΗΓΊΕΣ ΓΙΑ ΚΑΛΈΣ ΠΡΑΚΤΙΚΈΣ Το πρόγραμμα ένταξης και προσανατολισμού πρέπει να πραγματοποιηθεί μέσα σε διάστημα μερικών εβδομάδων, ακόμα και μηνών. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οι εργαζόμενοι πρέπει να αφομοιώσουν ένα μεγάλο αριθμό πληροφοριών. Ο Manager, το στέλεχος το οποίο είναι υπεύθυνο για το πρόγραμμα ένταξης και προσανατολισμού μπορεί να βοηθήσει το πρόγραμμα με τα παρακάτω : ΠΡΟΣΕΚΤΙΚΉ ΕΠΙΛΟΓΉ ΤΗΣ ΔΙΆΧΥΣΗΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΏΝ : Η πολλή πληροφόρηση είναι πιθανό να αποδειχθεί μη αποτελεσματική. Προετοιμασία & Οργάνωση : Τι/ποιες πληροφορίες πρέπει να γνωρίσει ο εργαζόμενος κατά την πρώτη μέρα; Τι μπορεί να περιμένει για τη δεύτερη εβδομάδα; : Εξηγείστε τους λόγους γιατί είναι απαραίτητο να μοιραστείτε με τους νέους εργαζόμενους τις αξίες και άλλες πληροφορίες για την επιχείρηση: Οι νέοι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι έχουν αξία και σημαντικοί άρα πιο ενθουσιώδεις και έτοιμοι να θυμούνται και να ακολουθούν συγκεκριμένες οδηγίες. Λαμβάνοντας υπόψη τα διαφορετικά μαθησιακά στυλ. _2
Οι άνθρωποι έχουν διαφορετικά στυλ μάθησης. Κάποιοι μαθαίνουν ευκολότερα από σημειώσεις. Άλλοι πάλι προτιμούν να λαμβάνουν την πληροφόρηση προφορικά καθώς και να τους δίνεται η δυνατότητα να συζητούν και να θέτουν ερωτήσεις. COACHING AND MENTORING Αυτό μπορεί να ανατεθεί στον άμεσο προϊστάμενο ή άλλο εργαζόμενο με θεσμικό ρόλο ή και τα δύο. Για παράδειγμα, ένα στέλεχος Ανθρώπινου Δυναμικού που γνωρίζει πολύ καλά τις πολιτικές, τις διαδικασίες και έχει την ικανότητα να μεταφέρει αυτή τη γνώση στους νεότερους. Είναι επίσης σημαντικό αυτοί οι άνθρωποι να έχουν το κίνητρο και την κλίση να υποστηρίζουν άλλους ανθρώπους. ΈΝΤΥΠΟ ΥΛΙΚΌ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΕΡΓΑΖΌΜΕΝΟΥΣ ΤΗΝ ΠΡΏΤΗ ΜΈΡΑ: Επιπρόσθετα από τη Σύμβαση Εργασίας, οι νέοι εργαζόμενοι θα πρέπει να λάβουν πληροφοριακό υλικό συμπεριλαμβανομένων των παρακάτω: το Εγχειρίδιο του Εργαζόμενου ένα αντίγραφο της διαδικασίας μισθοδοσίας ένα αντίγραφο της πολιτικής Υγιεινής & Ασφάλειας ένα αντίγραφο του Κώδικα Ηθικής Δεοντολογίας και της Πολιτικής Προστασίας Δεδομένων έναν οδηγό αναφορικά με τις άδειες/διακοπές και την πολιτική ασθενειών πληροφορίες για τη συνταξιοδότηση ένα αντίγραφο Επαγγελματικού Κώδικα Συμπεριφοράς (συμπ. Dress code σε περιπτώσεις υποχρεωτικής ένδυσης φόρμες εργασίας, διαφορετική υπόδηση, μάζεμα μαλλιών - πολιτική καπνίσματος, διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας κτλ. ΠΛΗΡΟΦΟΡΊΕΣ ΠΟΥ ΕΝΔΕΧΟΜΈΝΩΣ ΝΑ ΧΡΕΙΑΣΤΕΊ ΝΑ ΠΑΡΆΣΧΕΤΕ : Οργανόγραμμα Κουλτούρα και Αξίες Ρόλος Τμημάτων Κατάσταση συναδέλφων και προσβάσεων (ιδιαίτερα όσων είναι σε άμεση συνεργασία _3
ΠΛΗΡΟΦΟΡΊΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΡΓΑΣΊΑ ) ΌΧΙ ΜΕ ΣΕΙΡΆ ΠΡΟΤΕΡΑΙΌΤΗΤΑΣ, ΚΑΙ ΜΌΝΟ ΕΦΌΣΟΝ ΑΠΑΙΤΕΊΤΑΙ) Υπευθυνότητες και αρμοδιότητες της θέσης Γραμμή αναφοράς και εποπτείας Συνάδελφοι με συναφείς ή εμπλεκόμενες αρμοδιότητες Εγχειρίδια Πηγές χρηματοδότησης για εκπαίδευση, συνέδρια, έρευνα, εκπαιδευτικά ταξίδια κτλ Πλάνο Ανάπτυξης Δυνατότητες Εκπαίδευσης (εσωτερικές ή εξωτερικές) Διαδικασία για τη χρήση εξοπλισμού (εφόσον απαιτείται) Ωράριο Εργασίας Γραμματειακή υποστήριξη ή άλλη υποστήριξη γραφείου Ακολουθεί κατάσταση ενεργειών για θέματα που πρέπει να διευθετηθούν πριν και κατά την πρώτη μέρα ΕΝΈΡΓΕΙΕΣ ΠΡΙΝ ΑΠΌ ΤΗΝ ΠΡΏΤΗ ΜΈΡΑ Έκδοση άδειας στάθμευσης (εφόσον απαιτείται) Βεβαιώστε ότι το νέο μέλος γνωρίζει την ώρα και τον τόπο άφιξης κατά την πρώτη μέρα Βεβαιώστε ότι υπάρχει διαθέσιμο στέλεχος για να τον/τους καλωσορίσει Εξασφαλίστε χώρο εργασίας και εξοπλισμό κτλ Ενημερώστε τους υπόλοιπους εργαζόμενους για την ημερομηνία έναρξης Εξασφαλίστε την συμμετοχή των υπόλοιπων εργαζομένων που θα εμπλακούν στο πρόγραμμα ένταξης και προσανατολισμού (induction) Ορίστε συναντήσεις με άλλους εργαζόμενους για να γνωρίσουν το νέο εργαζόμενο Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα / πλάνο του προγράμματος ένταξης και προσανατολισμού Καθορίστε τον κατάλληλο μέντορα/tutor _4
ΕΝΈΡΓΕΙΕΣ ΕΦΌΣΟΝ Ο ΝΈΟΣ ΕΡΓΑΖΌΜΕΝΟΣ ΈΧΕΙ ΞΕΚΙΝΉΣΕΙ ΤΗΝ ΕΡΓΑΣΊΑ ΤΟΥ/ ΤΗΣ Έκδοση κάρτας εργαζομένου (εφόσον απαιτείται) Δώστε στο νέο εργαζόμενο το πλάνο του προγράμματος ένταξης και προσανατολισμού Προσφέρετε μία ξενάγηση στην επιχείρηση Συστήστε το νέο μέλος στους συναδέλφους και τον μέντορα (εφόσον απαιτείται) Προσδιορίστε την άμεση πληροφόρηση και τις ανάγκες εκπαίδευσης π.χ. επεξεργασία κειμένου (word processing) Arrange schedule of necessary meetings Ορίστε το πρόγραμμα των απαιτούμενων συναντήσεων Όπως έχει αναφερθεί παραπάνω, αρκετοί άνθρωποι έχουν διαφορετικά στυλ μάθησης. Επιπλέον, στην ελληνική κουλτούρα οι αναγνώστες είναι λίγοι έτσι αντιμετωπίζετε τον κίνδυνο το Εγχειρίδιο Εργαζομένου να μην μελετηθεί όσο απαιτείται. Για αυτό το λόγο προτείνεται να ορίσετε χρόνο και τόπο για μία προφορική ενημέρωση ούτως ώστε να συζητήσετε τα βασικά σημεία και να βεβαιώσετε ότι έχει κατανοηθεί τι είναι υποχρεωτικό και τι όχι. Πρέπει ακόμα να σημειωθεί ότι οι νεοεισερχόμενοι παρότι διακρίνονται για τον ενθουσιασμό τους, όταν μπαίνουν σ ένα νέο περιβάλλον είναι πολύ πιθανόν να τον χάσουν από τον φόβο και την ανασφάλεια που αισθάνονται λόγω της τεράστιας πληροφόρησης καθώς και της αγωνίας να διαχειριστούν τα έργα που τους ανατίθενται, επιτυχώς. Έτσι η επανάληψη της πληροφόρησης πρέπει να αποτελέσει μέρος της κουλτούρας και οι υπόλοιποι εργαζόμενοι οφείλουν να γνωρίζουν τι απαιτείται όταν καλωσορίζουν ένα νέο μέλος και την υποχρέωση να απαντούν στα ερωτήματα αυτών των ανθρώπων καθώς και να τους βοηθούν καθώς είναι δύσκολο να αφομοιωθεί όλη αυτή η πληροφόρηση. ΤΑΚΤΟΠΟΊΗΣΗ ΣΤΑΘΜΟΎ ΕΡΓΑΣΊΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ: Ο Σταθμός Εργασίας έχει οριστεί Τηλέφωνο και Εσωτερικός αριθμός έχει ρυθμιστεί Business cards έχουν παραγγελθεί (όπου είναι απαραίτητο) Κλειδιά για τις πόρτες και τα ερμάρια έχουν παραγγελθεί Απαραίτητος Εξοπλισμός έχει παραγγελθεί Φόρμα εργασίας και/ή υποδήματα και άλλος απαραίτητος εξοπλισμός έχει παραγγελθεί (εφόσον απαιτείται) Το νέο μέλος έχει προστεθεί στις σχετικές λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ο τηλεφωνικός κατάλογος έχει ενημερωθεί _5
ΡΌΛΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΔΟΚΊΕΣ Ποιοι είναι οι στενοί συνεργάτες? Ο ρόλος και οι στόχοι της θέσης και πώς αυτά συνδέονται με τους υπόλοιπους στο τμήμα και τον οργανισμό Συζητείστε για τις προσδοκίες απόδοσης και την συμπεριφορά Συμφωνείστε για τους ατομικούς δείκτες απόδοσης (KPSs) (εφόσον υπάρχουν) Προσδοκίες για συμμετοχή σε συναντήσεις και εκδηλώσεις (εάν απαιτείται) ΣΥΜΠΕΡΆΣΜΑΤΑ Οι καλές πρακτικές ορίζουν τις παραπάνω ενέργειες ως απαραίτητες για την ομαλή προσαρμογή του νέου εργαζόμενου στον οργανισμό. Ξεκαθαρίζει όλες τις γκρίζες περιοχές για αυτούς και δείχνει ότι ο οργανισμός λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες των ανθρώπων του καθώς θεωρεί τους νεοεισερχόμενους ως πολύτιμους και σημαντικούς για την ανάπτυξή του. Ο προγραμματισμός και η οργάνωση των παραπάνω θα βοηθήσουν ακόμα για την ελαχιστοποίηση των παρεξηγήσεων και το χάσιμο χρόνου σε άσκοπες κινήσεις και ενέργειες. Επίσης, δίνει σε μεγαλύτερους και πιο έμπειρους εργαζόμενους ένα νέο ρόλο, αυτόν του μέντορα και του coach, γεγονός πολύ σημαντικό για την παρακίνησή τους και την περαιτέρω ανάπτυξή τους. Κλείνοντας, όσο καλύτερη η προετοιμασία του οργανισμού τόσο πιο γρήγορη και αποτελεσματική η προσαρμογή. _6