Οδικός Χάρτης Αναβάθμισης της Λειτουργίας των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας

ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΙΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ Οδικός Χάρτης Αναβάθμισης της Λειτουργίας των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας Πράξη: Υποέργο: Ημερομηνία: 27/12/2012 Ανάπτυξη Οδικού Χάρτη για την Αναβάθμιση της Λειτουργίας των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας (Κωδ. ΟΠΣ 370531) Οδικός Χάρτης Αναβάθμισης της Λειτουργίας των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας (Υποέργο 1) Υπεύθυνος υποέργου: Καθηγητής Βασίλειος Μποντόζογλου, Αντιπρύτανης Έρευνας και Ανάπτυξης Παν/μίου Θεσσαλίας. Ο Οδικός Χάρτης Αναβάθμισης της Λειτουργίας των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας συντάχθηκε από ομάδα έργου που ορίστηκε με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Η ομάδα έργου σύνταξης του Οδικού Χάρτη αποτελείτο από πέντε (5) Μέλη ΔΕΠ (Καθηγητές) του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας και πέντε (5) Διοικητικά Στελέχη του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας (Μόνιμοι υπάλληλοι και ΙΔΑΧ). Ομάδα έργου σύνταξης οδικού χάρτη Καθηγητής Βασίλειος Μποντόζογλου, Αντιπρύτανης Έρευνας και Ανάπτυξης Καθηγητής Ιωάννης Θεοδωράκης, Αντιπρύτανης Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού Καθηγητής Μιχαήλ Ζουμπουλάκης, Αντιπρύτανης Οικονομικού Προγραμματισμού, Φοιτητικής Μέριμνας, Δημοσίων & Διεθνών Σχέσεων Καθηγητής Αναστάσιος Σταματέλος, Τμήμα Μηχανολόγων Μηχανικών ΠΘ Καθηγητής Παντολέων Σκάγιαννης, Κοσμήτορας Πολυτεχνικής Σχολής Δρ. Ιωάννης Κλαψόπουλος, Προϊστάμενος Βιβλιοθήκης & Κέντρου Πληροφόρησης Χρήστος Κωστόπουλος, Προϊστάμενος Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Υποστήριξης Σεραφείμ Τσαμασιώτης, Προϊστάμενος Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης Βασίλειος Σπανός, Προϊστάμενος Διεύθυνσης Τεχνικών Υπηρεσιών Αικατερίνη Πατρώνη, Προϊσταμένη Γραμματείας Πρυτανικού Συμβουλίου. 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ-ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ... 3 2 ΣΥΝΟΨΗ ΒΑΣΙΚΩΝ ΠΑΡΑΔΟΤΕΩΝ... 5 3 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΩΝ... 6 3.1 ΑΝΑΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ... 6 3.1.1 Αποτύπωση και διερεύνηση παρούσας κατάστασης... 6 3.1.2 Καθορισμός των βασικών υπηρεσιών-προϊόντων που παρέχονται από κάθε διοικητική μονάδα και ανάπτυξη πολιτικών-κανονισμών λειτουργίας-χρήσης των υπηρεσιών.... 11 3.1.3 Ανάπτυξη δεικτών αξιολόγησης προσωπικού και υπηρεσιών... 12 3.1.4 Καθορισμός βασικών διεργασιών και ροών εργασιών... 13 3.1.5 Περιγραφή αντικειμένου των αναμορφωμένων θέσεων εργασίας, εκπαίδευση προσωπικού και διαδικασία ενσωμάτωσης των αλλαγών στο ΠΘ.... 14 3.1.6 Πιλοτικές παρεμβάσεις... 15 3.1.7 Αναβάθμιση-επέκταση υπαρχόντων και ανάπτυξη νέων πληροφοριακών συστημάτων και ψηφιακών υπηρεσιών και πιστοποίηση τους με βάση πρότυπα ασφαλείας... 18 3.2 ΑΝΑΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΗΣ ΔΟΜΗΣ... 25 3.2.1 Αποτύπωση παρούσας κατάστασης... 25 3.2.2 Καταγραφή ιδεών των βασικών συντελεστών του ΠΘ, ανασκόπηση διεθνούς εμπειρίας και διαμόρφωση εναλλακτικών σεναρίων ακαδημαϊκής οργάνωσης... 32 3.2.3 Διοικητική μετεξέλιξη των τμημάτων και των σχολών του ιδρύματος. Δομές για νέα διάταξη και αρμοδιότητες... 33 3.3 ΣΥΝΤΑΞΗ ΝΕΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΜΕΤΕΞΕΛΙΞΗ ΕΛΚΕ ΚΑΙ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΣ ΣΕ ΝΠΙΔ... 34 3.3.1 Σύνταξη Νέου Οργανισμού... 34 3.3.2 Σύνταξη Νέου Εσωτερικού Κανονισμού... 36 3.3.3 Μετεξέλιξη ΕΛΚΕ και Εταιρίας Διαχείρισης Περιουσίας σε ΝΠΙΔ... 37 3.4 ΤΡΟΠΟΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ... 40 3.5 ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ - ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ... 45 4 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ... 48 Παράρτημα Α. Το παρόν Οργανόγραμμα των Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας Παράρτημα Β. Προετοιμασία Πιλοτικών Παρεμβάσεων Β1. Ανάλυση ωριαίων καταναλώσεων ηλεκτρικής ενέργειας στους 7 Υποσταθμούς Μέσης Τάσης του ΠΘ στο Βόλο Λάρισα Τρίκαλα 2008-2011 Β2. Τμήμα Προϋπολογισμού-Λογιστηρίου: Υφιστάμενη κατάσταση και προτεινόμενες παρεμβάσεις Παράρτημα Γ. Σχέδιο Εσωτερικού Κανονισμού Παράρτημα Δ. Νέο νομικό πλαίσιο λειτουργίας ΑΕΙ 2

1 ΣΚΟΠΟΣ-ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ Το παρόν έργο έχει ως αντικείμενο την εκπόνηση από το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας Οδικού Χάρτη, με στόχο την αναβάθμιση της ακαδημαϊκής δομής του και της λειτουργίας των Διοικητικών υπηρεσιών του, προς όφελος των μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας και των πολιτών. Σκοπός του έργου είναι η ανάδειξη των απαραίτητων παρεμβάσεων που πρέπει να σχεδιάσει και να υλοποιήσει το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας σε συμφωνία με την ισχύουσα νομοθεσία, ώστε να αναβαθμίσει την επιχειρησιακότητα των Διοικητικών του υπηρεσιών, υιοθετώντας επιπλέον, στο πλαίσιο της βιώσιμης ανάπτυξης, πράσινες διαδικασίες φιλικές προς τον φοιτητή και το περιβάλλον. Επειδή ανάλογες δράσεις θα υλοποιηθούν και από τα υπόλοιπα ΑΕΙ, θα διερευνηθεί η δυνατότητα συνεργασίας με άλλα ιδρύματα, με στόχο την ανταλλαγή εμπειριών και την αξιοποίηση συνεργιών. Κεντρικοί άξονες που θα κατευθύνουν όλες τις προτεινόμενες ενέργειες είναι: (α) Η απλοποίηση και η αυτοματοποίηση των διοικητικών διαδικασιών (β) Η εξοικονόμηση υλικών και ανθρώπινων πόρων, με στόχο τη μείωση του άσκοπου λειτουργικού κόστους και την ανακατεύθυνση εξοικονομούμενων πόρων προς την παροχή νέων υπηρεσιών υψηλού επιπέδου προς τους φοιτητές (γ) Η διασφάλιση της διαλειτουργικότητας-συνεργασίας μεταξύ προσωπικού και μεταξύ πληροφοριακών συστημάτων (δ) Η διασφάλιση ότι τα συστήματα και οι διαδικασίες που θα αναπτυχθούν θα διαθέτουν την απαραίτητη ευελιξία ώστε να προσαρμόζονται σε μεταβαλλόμενο θεσμικό περιβάλλον και διαθέσιμους ανθρώπινους και υλικούς πόρους (ε) Η διασφάλιση της ποιοτικής και αδιάκοπτης παροχής υπηρεσιών-προϊόντων. (στ) Η ασφάλεια των Πληροφοριών. (ζ) Η επίτευξη όλων των παραπάνω με την ενεργό συμμετοχή του (υπαλληλικού και ακαδημαϊκού) προσωπικού του Πανεπιστημίου Ειδικότερα, ο Οδικός Χάρτης περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τα κάτωθι: o αποτύπωση και αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης σε όλο το εύρος των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας o περιγραφή και τεκμηρίωση των προτεινόμενων παρεμβάσεων, με καθορισμό προτεραιοτήτων o ομαδοποίηση των προτεινόμενων παρεμβάσεων και ανάπτυξη διαδικασίας ενσωμάτωσης στη λειτουργία του ΠΘ o χρονοδιάγραμμα για κάθε προτεινόμενη παρέμβαση o τεκμηρίωση προϋπολογισμού ανά παρέμβαση o προϋποθέσεις επιτυχίας και καταγραφή πιθανών κινδύνων o αποτύπωση τυχόν συνεργιών των προτεινόμενων παρεμβάσεων με άλλα έργα (Ε.Π. «Κοινωνία της Πληροφορίας», Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση» κλπ) 3

Η μεθοδολογία εργασίας που υιοθετείται λαμβάνει υπόψη το γεγονός ότι η διοικητική δομή του πανεπιστημίου δεν είναι δεδομένη. Σημαντικές αλλαγές αναμένεται να λάβουν χώρα σε εφαρμογή του πρόσφατα ψηφισθέντα νόμου, και άλλες θα προκύψουν ως συνέπεια των συμπερασμάτων και επεμβάσεων του παρόντος προγράμματος. Επειδή λοιπόν το τελικό οργανόγραμμα δεν είναι καθορισμένο, οι δράσεις που θα αναληφθούν στη διάρκεια υλοποίησης θα αφορούν συνεκτικές ενότητες (blocks-modules) του συστήματος διοίκησης που η παρουσία τους είναι αδιαμφισβήτητη σε οποιοδήποτε οργανόγραμμα πανεπιστημίου. Με τον τρόπο αυτό είναι εφικτό να προχωρήσουν παράλληλα τόσο επιμέρους βελτιώσεις όσο και η αναδιαμόρφωση της συνολικής διοικητικής δομής του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. 4

2 ΣΥΝΟΨΗ ΒΑΣΙΚΩΝ ΠΑΡΑΔΟΤΕΩΝ o Θα διαμορφωθεί ο νέος Οργανισμός του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, όπου θα περιλαμβάνονται όλες οι διοικητικές υπηρεσίες και οι ακαδημαϊκές δομές και θα περιγράφεται η διασύνδεσή τους. o Θα εξεταστούν πιθανά σενάρια επανασχεδιασμού της ακαδημαϊκής δομής του Πανεπιστημίου (Σχολές, Τμήματα, Προγράμματα Σπουδών) στη βάση των διεθνών ακαδημαϊκών τάσεων, της ιδιαίτερης φυσιογνωμίας του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, και της βέλτιστης αξιοποίησης των διαθέσιμων πόρων o Θα επανασυνταχθεί ο Εσωτερικός Κανονισμός του ιδρύματος, ο οποίος θα συμπληρώνεται από τον Κώδικα Δεοντολογίας. o Θα εξεταστεί η σκοπιμότητα μετεξέλιξης του ΕΛΚΕ και της Εταιρίας Διαχείρισης Περιουσίας σε κοινό ΝΠΙΔ. o Θα επανεξεταστεί η λειτουργία των Διοικητικών Υπηρεσιών από μηδενική βάση. Για κάθε διοικητική δομή, θα τεκμηριώνεται το θεσμικό πλαίσιο στο οποίο λειτουργεί και η ροή εργασιών την οποία διεκπεραιώνει, μαζί με τις περιγραφές των βασικών θέσεων εργασίας (job description). o Θα καταγραφούν πολιτικές-κανονισμοί χρήσης και λειτουργίας των υπηρεσιών. o Θα γίνει μοντελοποίηση, απλούστευση/βελτίωση των βασικών διαδικασιών o Θα αναπτυχθούν πληροφοριακά συστήματα με σκοπό την ηλεκτρονικοποίηση των βασικών διαδικασιών. o Θα γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες και θα πιστοποιηθούν τα πληροφοριακά συστήματα και οι υπηρεσίες του Πανεπιστημίου ώστε να εξασφαλίζεται σύμφωνα με διεθνή πρότυπα ασφαλείας, η εμπιστευτικότητα, ακεραιότητα και διαθεσιμότητα της πληροφορίας καθώς και η επιχειρησιακή τους συνέχεια. o Θα εκκαθαριστούν και θα ενημερωθούν οι υπάρχουσες Βάσεις Δεδομένων o Θα ψηφιοποιηθούν διοικητικά έγγραφα και αρχειακό υλικό του Ιδρύματος 5

3 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΩΝ 3.1 ΑΝΑΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 3.1.1 Αποτύπωση και διερεύνηση παρούσας κατάστασης Πρώτο βήμα για την αναδιάρθρωση των Υπηρεσιών Διοίκησης αποτελεί η καταγραφή της παρούσας κατάστασης. Προς το σκοπό αυτό, έχουν καταρτιστεί οι παρακάτω πίνακες, που περιέχουν ενδεικτικά στοιχεία για τον αριθμητική δύναμη και την κατανομή των διαφόρων κατηγοριών προσωπικού: Στον Πίνακα Ι καταγράφονται τα συνολικά οικονομικά στοιχεία ετών 2008 και 2012. Στον Πίνακα ΙΙ καταγράφονται συγκεντρωτικά στοιχεία για το προσωπικό των κεντρικών υπηρεσιών του ιδρύματος. Στον Πίνακα III καταγράφονται αθροιστικά ο αριθμός των φοιτητών όλων των κατηγοριών των μελών ΔΕΠ, του διοικητικού προσωπικού κάθε τμήματος, καθώς και οι αναλογίες προσωπικού ανά μέλος ΔΕΠ και ανά φοιτητή (ακαδημαϊκό έτος 2010-2011). Τέλος στο Παράρτημα Α παρατίθεται το οργανόγραμμα του ιδρύματος, όπως αυτό ισχύει σήμερα. Οι ανωτέρω πίνακες θα εμπλουτιστούν με λεπτομερή στοιχεία που θα επιτρέψουν την ποιοτική αξιολόγηση του προσωπικού, ειδικότερα με βάση το επίπεδο σπουδών, την εμπειρία, την κατοχή δεξιοτήτων, με γνώμονα την βελτίωση όλων των παραπάνω προσόντων. Για την αξιοποίηση της παρούσας εμπειρίας, και ειδικότερα για τον εντοπισμό των κυριότερων προβλημάτων επικοινωνίας, δυσλειτουργικότητας, επικάλυψης αρμοδιοτήτων, αναδιαμόρφωσης του οργανογράμματος, όπως αυτά γίνονται αντιληπτά εσωτερικά από το προσωπικό, θα σχεδιασθούν ποιοτικές συνεντεύξεις από αντιπροσωπευτικό δείγμα υπαλλήλων των υπηρεσιών του ιδρύματος. Θα διαμορφωθούν μια σειρά βασικών ερωτημάτων που θα προσπαθούν να αναδείξουν και να καταγράψουν τα κυριότερα προβλήματα των διοικητικών υπηρεσιών, τις καλές πρακτικές, και τις πιθανές κατευθύνσεις. Η διαδικασία αυτή θα ολοκληρωθεί γρήγορα, και θα δοθεί προσοχή στον να μην αποτελέσει τροχοπέδη για πιθανές αλλαγές του οργανογράμματος. Συμπληρωματική των ανωτέρω συνεντεύξεων θα είναι η ανατροφοδότηση με βάση την γνώμη των χρηστών των υπηρεσιών, η οποία θα αναζητηθεί το τελευταίο τρίμηνο υλοποίησης του έργου. 6

ΠΙΝΑΚΑΣ Ι: Συνολικά οικονομικά στοιχεία ετών 2008 και 2012 ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΔΑΠΑΝΗΣ 2008 2012 Μισθοδοσία 30,0 Μ 21,5 Μ Λειτουργικές δαπάνες (+ΠΔ407) 11,2 Μ 6,8 Μ Συγγράμματα και Σίτιση 2,0 Μ 1,5 Μ Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων 7,6 Μ 3,0 Μ ΣΥΝΟΛΟ 50,8 Μ 32,8 Μ Πίνακας ΙΙ. Συγκεντρωτικά Στοιχεία Προσωπικού Κεντρικών Υπηρεσιών Ιδρύματος Υπηρεσία Αριθμός Διοικητικού Προσωπικού Αριθμός Τεχνικού Προσωπικού Αριθμός άλλου Προσωπικού Εύρος διαδικτυακής σύνδεσης Γραμματείες Πρυτανείας 2 2 ΕΤΕΠ Μέγιστο Γραμματεία Πρυτανικού Συμβουλίου 3 Μέγιστο Γραμματεία Συγκλήτου 2 Μέγιστο Διεύθυνση Διοικητικού 17 1 ΕΤΕΠ Μέγιστο Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης 22 1 αποσπασμένος Μέγιστο Διεύθυνση Ακαδημαϊκών Θεμάτων 10 Μέγιστο Νομική Υπηρεσία 3 Μέγιστο 7

Υπηρεσία Διεύθυνση Δημοσιευμάτων & Εκδόσεων Αριθμός Διοικητικού Προσωπικού Αριθμός Τεχνικού Προσωπικού Αριθμός άλλου Προσωπικού Εύρος διαδικτυακής σύνδεσης 7 Μέγιστο Τεχνική Υπηρεσία 21 Μέγιστο Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης Διεύθυνση Φοιτητικής Μέριμνας Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Ξένες γλώσσες Γραφείο Φυσικής Αγωγής Μουσικά Σύνολα 11 1 αποσπασμένος Μέγιστο Αριθμός διαθέσιμων δωματίων Αριθμός σιτιζόμενων φοιτητών 5 Μέγιστο 40 3.017 11 10 ΕΕΔΙΠ 3 ΕΕΔΙΠ 1 ΕΕΔΙΠ Μέγιστο ΚΕΚ 1 Γραφείο Διαμεσολάβησης 1 Μέγιστο Μέγιστο Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης (Κεντρική Βιβλιοθήκη και 6 Παραρτήματα της σε Βόλο, Λάρισα, Τρίκαλα, Καρδίτσα) 38 2 ΕΤΕΠ Αριθμός βιβλίων καταλογογραφη μένων (1) Αριθμός βιβλίων υπό καταλογογρά φηση (2) (δωρεές) Ηλεκτρο νικά Βιβλία e-books (3) 93.500 25.000 37.000 Αριθμός βιβλίων (1+2+3) στη Βιβλιοθήκη ανά φοιτητή 18,48/ Φοιτητή 8

Πίνακας III. Φοιτητές, Μέλη ΔΕΠ, Προσωπικό, Αναλογίες προσωπικού/μέλη ΔΕΠ - φοιτητές Τμημάτων ΠΘ (έτος 2010-2011) ΤΜΗΜΑΤΑ Προπτυχιακοί φοιτ. Ενεργ. /Εγγεγρ. Μεταπτυχ ιακοί φοιτητές Υποψήφιοι διδάκτορες Μέλη ΔΕΠ Διοικ/κο Προσωπικό Σχέση/Διοικ/κου Προσωπικού/ μελών ΔΕΠ Σχέση Διοικ/κου Προσωπικού/προπτυχιακών φοιτητών Σχέση Διοικ/κου Προσωπικού/μεταπτυχιακών φοιτητών Σχέση Διοικ/κου Προσωπικού/Υποψηφίων Διδακτόρων Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης Παιδαγωγικό Τμήμα Προσχολικής Εκπαίδευσης Παιδαγωγικό Τμήμα Ειδικής Αγωγής Ιστορίας, Αρχαιολογίας και Κοινωνικής Ανθρωπολογίας Πολιτικών Μηχανικών Μηχανικών Χωροταξίας, Πολεοδομίας και Περιφερειακής Ανάπτυξης Μηχανολόγων Μηχανικών Αρχιτεκτόνων Μηχανικών Μηχανικών Η/Υ, Τηλεπικοινωνιώ ν και Δικτύων Γεωπονίας Ιχθυολογίας και Υδάτινου Περιβάλλοντος 696 765 84 41 17 2 1 προς 8,5 1 προς 382,5 1 προς 42 1 προς 20,5 528 602 83 52 22 4 1 προς 5,5 1 προς 150,5 1 προς 20,7 1 προς 13 412 449 54 56 22 5 1 προς 4,4 1 προς 89,8 1 προς 10,8 1 προς 11,2 549 677 62 41 22 3 1 προς 7,3 1 προς 20,6 1 προς 13,6 374 467 38 47 18 6 1 προς 3 1 προς 225,6 1 προς 6,3 1 προς 7,8 346 376 135 92 19 18 1 προς 1 1 προς 20,8 1 προς7,5 1 προς 5 308 380 47 46 18 12 1 προς 1,5 1 προς 20,8 1 προς 3,9 1 προς 3,8 400 477 52 15 21 5 1 προς 4,2 1 προς 95,4 1 προς 10,4 1 προς 3 839 960 50 54 20 3 1 προς 6,6 1 προς 320 1 προς 16,6 1 προς 18 218 270 29 17 20 5 1 προς 4 1 προς 54 1 προς 5,8 1 προς 3,4 9

ΤΜΗΜΑΤΑ Προπτυχιακοί φοιτ. Ενεργ. /Εγγεγρ. Μεταπτυχ ιακοί φοιτητές Υποψήφιοι διδάκτορες Μέλη ΔΕΠ Διοικ/κο Προσωπικό Σχέση/Διοικ/κου Προσωπικού/ μελών ΔΕΠ Σχέση Διοικ/κου Προσωπικού/προπτυχιακών φοιτητών Σχέση Διοικ/κου Προσωπικού/μεταπτυχιακών φοιτητών Σχέση Διοικ/κου Προσωπικού/Υποψηφίων Διδακτόρων Γεωπονίας 280 327 70 58 24 12 1 προς 2 1 προς 27 1 προς 5,8 1 προς 4,8 Φυτικής Παραγωγής και Αγροτικού Περιβάλλοντος Ιατρικής 411 488 251 517 101 38 1 προς 2,6 1 προς 12,8 1 προς 6,6 1 προς 13,6 Κτηνιατρικής 253 312 44 36 24 11 1 προς 2 1 προς 28,3 1 προς 4 1 προς 3,2 Βιοχημείας και Βιοτεχνολογίας Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού Οικονομικών Επιστημών 325 387 108 23 21 10 1 προς 2 1 προς 38,7 1 προς 10,8 1 προς 2,3 523 658 89 31 25 10 1 προς 2,5 1 προς 65,8 1 προς 8,9 1 προς 3 680 821 83 23 17 4 1 προς 4 1 προς 205 1 προς 20,7 1 προς 5,7 ΣΥΝΟΛΟ 7142 8416 1279 1149 411 148 1 προς 2,7 1 προς 56,8 1 προς 8,6 1 προς 7,7 10

Ένα σημαντικό εργαλείο αξιολόγησης των υπό σχεδιασμό παρεμβάσεων είναι η εξέταση της επίπτωσής τους στο λειτουργικό κόστος του πανεπιστημίου. Για το λόγο αυτό θα επιδιωχθεί από την αρχή του έργου η συστηματική καταγραφή στοιχείων κόστους, με αξιοποίηση των πληροφοριακών συστημάτων που ήδη έχουν εγκατασταθεί. Στόχος είναι η διαμόρφωση ενός χρηστικού εργαλείου λήψης αποφάσεων σε διάφορα επίπεδα εξειδίκευσης. Για παράδειγμα μία πολύ συνοπτική εικόνα των οικονομικών στοιχείων του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας δίνεται από τον παραπάνω πίνακα Ι, ο οποίος αναφέρεται στα οικονομικά έτη 2008 και 2012 και αποτυπώνει χονδρικά τις πρόσφατες μεταβολές στο κόστος μισθοδοσίας και λειτουργικών δαπανών του ιδρύματος. Τα αποτελέσματα, τα συμπεράσματα και οι προτάσεις της παρούσας ενότητας εργασίας θα παραδοθούν στον Ανάδοχο των αμέσως επομένων τριών ενοτήτων εργασιών (3.1.2, 3.1.3 και 3.1.4) ώστε να χρησιμοποιηθούν ως βάση για τον καθορισμό των βασικών υπηρεσιώνπροϊόντων που παρέχονται από κάθε διοικητική μονάδα την ανάπτυξη πολιτικών-κανονισμών λειτουργίας και χρήσης των υπηρεσιών, την ανάπτυξη δεικτών αξιολόγησης προσωπικού και υπηρεσιών και τον καθορισμός βασικών διεργασιών και ροών εργασιών. ENΟΤΗΤΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΕ 3.1.1 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 3 μήνες ΜΗΝΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ-ΛΗΞΗΣ Μ1-Μ3 Α/Μ* ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 15 ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ (ΙΜ) ΚΟΣΤΟΣ ( ) 30.000 (* Α/Μ =ανθρωπομήνες) 3.1.2 Καθορισμός των βασικών υπηρεσιών-προϊόντων που παρέχονται από κάθε διοικητική μονάδα και ανάπτυξη πολιτικών-κανονισμών λειτουργίας-χρήσης των υπηρεσιών. Η εργασία στοχεύει στον εντοπισμό εκείνων των υπηρεσιών-προϊόντων που αποτελούν τον πυρήνα της αποδοτικής λειτουργίας του πανεπιστημίου. Η πληροφορία αυτή είναι κομβικής σημασίας τόσο για τον ανασχεδιασμό της δομής διοίκησης (Οργανισμός), όσο και για την αξιολόγηση της απόδοσης κάθε μονάδας. Για παράδειγμα, βασική υπηρεσία των Ακαδημαϊκών Γραμματειών είναι η εξυπηρέτηση του φοιτητικού πληθυσμού (εγγραφές, δηλώσεις μαθημάτων, βεβαιώσεις κλπ.) Οι αποφοιτούντες από τα διάφορα Προγράμματα Σπουδών μπορούν αντίστοιχα να θεωρηθούν ως το προϊόν. Μία βασική υπηρεσία της Δ/νσης Τεχνικών Υπηρεσιών είναι η συντήρηση των κτηριακών εγκαταστάσεων του πανεπιστημίου. Βασική υπηρεσία της Δ/νσης Προσωπικού είναι η διεκπεραίωση των διαδικασιών από την προκήρυξη έως τον διορισμό, και η επικαιροποίηση των υπηρεσιακών φακέλων του προσωπικού. 11

Ένας στόχος της εργασίας αυτής είναι η ποσοτικοποίηση των ανωτέρω υπηρεσιών-προϊόντων, και η συνάρτησή τους με λειτουργικό κόστος. Για παράδειγμα, με βάση τον μισθό των υπαλλήλων μιας Γραμματείας μπορεί να υπολογιστεί το κόστος εξυπηρέτησης ανά φοιτητή και ανά έτος. Αντίστοιχα, με βάση μισθούς, αναλώσιμα, εργολαβίες κλπ, μπορεί να υπολογιστεί το κόστος συντήρησης ανά τετραγωνικό μέτρο εγκαταστάσεων. Ένας δεύτερος στόχος είναι ο καθορισμός συμπληρωματικών ποιοτικών κριτηρίων, ώστε να αποφευχθεί η μονόπλευρη έμφαση σε ποσοτικά μεγέθη. Επίσης στόχος της εργασίας αυτής θα είναι και η ανάπτυξη θεσμικών κειμένων που θα αποτελέσουν τις πολιτικές-κανονισμούς λειτουργίας και χρήσης όλων των υπηρεσιών που παρέχονται από όλες τις δομές του Πανεπιστημίου. Για παράδειγμα θα αναπτυχθούν και θα καταγραφούν κοινές πολιτικές για όλα τα τμήματα ή σχολές όπου αυτό είναι δυνατό. Θα αναπτυχθούν και θα καταγραφούν πολιτικές χρήσης της βιβλιοθήκης των υπηρεσιών πληροφορικής (e-mail, web-hosting), των κοινόχρηστων πόρων (αίθουσες, εξοπλισμός) κ.α. ENΟΤΗΤΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΕ 3.1.2 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΜΗΝΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ-ΛΗΞΗΣ ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ (υποενότητα αναδόχου) 3 μήνες Μ4-Μ6 Ανάθεση σε Εξωτερικό Ανάδοχο (ΑΕΑ) Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 30 ΚΟΣΤΟΣ ( ) 60.000 ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ (υποενότητα αυτεπιστασίας) ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ (ΙΜ) Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 15 ΚΟΣΤΟΣ ( ) 30.000 ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ( ) 90.000 3.1.3 Ανάπτυξη δεικτών αξιολόγησης προσωπικού και υπηρεσιών Σε συνέχεια του καθορισμού των βασικών υπηρεσιών-προϊόντων, καθώς και των ποιοτικών τους χαρακτηριστικών, θα αναπτυχθούν στην παρούσα εργασία κατάλληλοι δείκτες αξιολόγησης, οι οποίοι θα αφορούν τόσο τους υπαλλήλους ατομικά όσο και τις διοικητικές μονάδες συνολικά. Με την αξιοποίηση των δεικτών αυτών θα καταστεί εφικτή (α) η διοίκηση μέσω στόχων, (β) η μέτρηση της απόδοσης των υπαλλήλων και (γ) η αντικειμενική αξιολόγηση στο πλαίσιο της αποδοχής Κίνητρο Επίτευξης Στόχων που προβλέπει το νέο μισθολόγιο. 12

ENΟΤΗΤΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΕ 3.1.3 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΜΗΝΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ-ΛΗΞΗΣ ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ (υποενότητα αναδόχου) 3 μήνες Μ6-Μ8 Ανάθεση σε Εξωτερικό Ανάδοχο (ΑΕΑ) Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 15 ΚΟΣΤΟΣ ( ) 30.000 ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ (υποενότητα αυτεπιστασίας) ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ (ΙΜ) Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 15 ΚΟΣΤΟΣ ( ) 30.000 ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ( ) 60.000 3.1.4 Καθορισμός βασικών διεργασιών και ροών εργασιών Η εργασία στοχεύει στην παροχή όλων των λειτουργιών οργάνωσης, διαχείρισης και παρακολούθησης των υπηρεσιακών διαδικασιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας ώστε να επιτευχθούν: Η κατανόηση της πολυπλοκότητας της δομής του συνόλου των υπηρεσιακών διαδικασιών. Η αυτοματοποίηση, η οργάνωση και ο συντονισμός των υπηρεσιακών διαδικασιών. Η βέλτιστη συνέπεια και τυποποίηση των καλυπτόμενων υπηρεσιακών διαδικασιών. Η απλοποίηση και καθοδήγηση της χρήσης των υπηρεσιών από τους τελικούς αποδέκτες. Η απλοποίηση και καθοδήγηση των υπαλλήλων στη διεκπεραίωση των καθημερινών διαδικασιών. Εξοικονόμηση προσωπικού/πόρων προς νέες και ουσιαστικότερες υπηρεσίες. Η εργασία θα εκταθεί στο σύνολο των διαδικασιών των Διοικητικών Οργάνων, των Διευθύνσεων και των Τμημάτων τους, των Σχολών και των Ακαδημαϊκών Τμημάτων καθώς και στον ΕΛΚΕ και την Εταιρία Διαχείρισης της Περιουσίας. Για την επίτευξη των στόχων θα γίνουν οι επόμενες ενέργειες: 13

Αξιοποίηση των καταγραφών που θα υλοποιηθούν στα 3.1.1, 3.1.2 και 3.1.3 Ομογενοποίηση όσων διαδικασιών επαναλαμβάνονται σε διαφορετικές υπηρεσίες (πχ οι υπηρεσίες που προσφέρονται στης γραμματείες των τμημάτων είναι κοινές). εντοπισμός διαλειτουργειών μεταξύ των διαδικασιών και συχνότητα χρήσης τους. Μοντελοποίηση και απλούστευση/βελτιστοποίηση των διαδικασίών. Αποτύπωση των μοντελοποιημένων διαδικασιών κατά Διεθνή πρότυπα (πχ BPMN) Καταγραφή των διαδικασιών σε χρηστικά (πχ web-based) εγχειρίδια, με στόχο την εύκολη προσβασιμότητα από κάθε εμπλεκόμενο. Δημιουργία Ψηφιακού Αποθετηρίου Μοντελοποιημένων Διοικητικών Διαδικασιών. Ηλεκτρονικοποίηση 50 διαδικασιών στην πλατφόρμα ροών εργασιών και διαχείρισης εγγράφων. ENΟΤΗΤΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΕ 3.1.4 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΜΗΝΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ-ΛΗΞΗΣ ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ (υποενότητα αναδόχου) 11 μήνες Μ6-Μ17 Ανάθεση σε Εξωτερικό Ανάδοχο (ΑΕΑ) Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 50 ΚΟΣΤΟΣ ( ) 100.000 ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ (υποενότητα αυτεπιστασίας) ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ (ΙΜ) Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 15 ΚΟΣΤΟΣ ( ) 30.000 ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ( ) 130.000 3.1.5 Περιγραφή αντικειμένου των αναμορφωμένων θέσεων εργασίας, εκπαίδευση προσωπικού και διαδικασία ενσωμάτωσης των αλλαγών στο ΠΘ. Οι εκτεταμένες αλλαγές σε δομές και συστήματα θα οδηγήσουν σε δημιουργία θέσεων εργασίας με νέο αντικείμενο, θα φέρουν μεγάλες ανάγκες επιμόρφωσης του προσωπικού και θα απαιτήσουν μια διαδικασία προσαρμογής και αποδοχής όλων των αλλαγών από την ακαδημαϊκή κοινότητα. Για να επιτευχθεί το τελευταίο θα γίνουν η επόμενες ενέργειες. o Αναγνώριση των νέων θέσεων εργασίας, προσδιορισμός και καταγραφή του αντικειμένου τους (job description). o Καθορισμός των αναγκών επιμόρφωση των υπαλλήλων λόγω των νέων δομών και συστημάτων. o Επιμόρφωση των υπαλλήλων που εντάσσονται σε νέες θέσεις εργασίας ώστε να 14

αποκτήσουν τις επιπλέον δεξιότητες που απαιτεί το αντικείμενό τους. o Επιμόρφωση των υπαλλήλων στα νέα συστήματα. o Μέριμνα για την αποδοχή των νέων δομών και συστημάτων από την ακαδημαϊκή κοινότητα. Για τις επιμορφώσεις θα χρησιμοποιηθούν τόσο στελέχη του Πανεπιστημίου όσο και εξωτερικοί συνεργάτες. ENΟΤΗΤΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΕ 3.1.5 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΜΗΝΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ-ΛΗΞΗΣ ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ (υποενότητα αναδόχου) 12 μήνες Μ13-Μ24 Ανάθεση σε Εξωτερικό Ανάδοχο (ΑΕΑ) Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 85 ΚΟΣΤΟΣ ( ) 170.000 ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ (υποενότητα αυτεπιστασίας) ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ (ΙΜ) Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 25 ΚΟΣΤΟΣ ( ) 50.000 ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ( ) 220.000 3.1.6 Πιλοτικές παρεμβάσεις Οι πιλοτικές παρεμβάσεις θα στοχεύουν στην μείωση του λειτουργικού κόστους, με παράλληλη διατήρηση ή βελτίωση του επιπέδου των προσφερόμενων υπηρεσιών. Υπηρεσίες που είναι τυποποιημένες, θα επιδιωχθεί να προσφέρονται αυτόματα, πχ μέσω web-based εφαρμογών, ενώ οι υπάλληλοι θα μετακινηθούν προς υπηρεσίες ουσιαστικής μέριμνας. Οι βασικές διεργασίες, που καθορίστηκαν στην 3.1.4, θα συνδυαστούν με τα αντικείμενα εργασίας των κύριων υπαλληλικών θέσεων, όπως προσδιορίστηκαν στην 3.1.5. Στόχος είναι: α) να εντοπιστούν αλληλεπικαλύψεις και άσκοπες γραφειοκρατικές αγκυλώσεις, και β) να προκύψουν επιθυμητές συνέργιες. Ένα παράδειγμα, που επιβάλλεται και από τις προβλέψεις του νέου νομικού πλαισίου, είναι η ενοποίηση των ανεξάρτητων Γραμματειών Μεταπτυχιακών Σπουδών σε μία Μεταπτυχιακή Γραμματεία Σχολής. Καθώς οι παρούσες Γραμματείες κάθε Τμήματος υλοποιούν παρόμοια καθήκοντα, η ενοποίηση θα προσφέρει σημαντική μείωση του λειτουργικού κόστους, βελτίωση στην ομοιομορφία αντιμετώπισης των θεμάτων και αυξημένη ευκολία υλοποίησης αλλαγών. Στον παρόντα Οδικό Χάρτη, επιθυμούμε να δώσουμε ιδιαίτερη έμφαση σε δύο ειδικές 15

ενότητες πιλοτικών παρεμβάσεων, οι οποίες έχουν σε μεγάλο βαθμό σχεδιαστεί και είναι ώριμες προς υλοποίηση. Για περαιτέρω τεκμηρίωση της ωριμότητάς τους, παρατίθενται σχετικές σύντομες μελέτες ως παραρτήματα (Παράρτημα Β: Προετοιμασία Πιλοτικών Παρεμβάσεων). ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ Η πρώτη ενότητα αφορά την Δ/νση Τεχνικών Υπηρεσιών του ιδρύματος και την ανάληψη από αυτήν της συντήρησης των κτηριακών εγκαταστάσεων, με παράλληλη βελτίωση των ενεργειακών καταναλώσεων. Προς τον σκοπό αυτό παρατίθεται στο Παράρτημα Β.1 (Ανάλυση ωριαίων καταναλώσεων ηλεκτρικής ενέργειας στους 7 Υποσταθμούς Μέσης Τάσης του ΠΘ στο Βόλο Λάρισα Τρίκαλα 2008-2011: Τεχνική Έκθεση του Εργαστηρίου Θερμοδυναμικής & Θερμικών Μηχανών του Τμήματος Μηχανολόγων). Η μελέτη αποδεικνύει την εξοικονόμηση ηλεκτρικής ενέργειας που επιτεύχθηκε τα τελευταία δύο έτη, χάρις στην αυστηρή υλοποίηση από τους μηχανικούς της Τεχνικής Υπηρεσίας των μέτρων εξοικονόμησης που αποφασίστηκαν από τη Σύγκλητο του ιδρύματος. Ένα παράδειγμα πιλοτικής παρέμβασης που θα εφαρμοστεί αμέσως είναι η αλλαγή των διαδικασιών συντήρησης κτηριακών εγκαταστάσεων. Ειδικότερα, η υλοποίηση της συντήρησης θα αναληφθεί αποκλειστικά από μηχανικούς της Δ/νσης Τεχνικών Υπηρεσιών, οι οποίοι θα συνεπικουρούνται κατά περίπτωση από εξωτερικούς συνεργάτες (τεχνίτες, συνεργεία). Προβλέπεται ότι από την παρέμβαση αυτή θα προκύψει σημαντική εξοικονόμηση πόρων σε σχέση με το σύστημα των εξωτερικών εργολαβιών που εφαρμοζόταν ως τώρα. Προς το σκοπό αυτό, θα υλοποιηθούν μεταξύ άλλων και οι εξής δράσεις: o Ανάπτυξη βάσης δεδομένων με τα στοιχεία της κατανάλωσης ενέργειας, και τις λοιπές λειτουργικές δαπάνες, για κάθε συγκρότημα κτηρίων. Η βάση αυτή θα ενημερώνεται συστηματικά, και θα χρησιμεύει για την εκτίμηση της αναγκαιότητας και αποτελεσματικότητας κάθε ενέργειας συντήρησης. o Σύστημα on line παρακολούθησης εισερχομένων εγγράφων και εργασιών (εφαρμογή στην Τ.Υ. του ticketing system παραγράφου 3.1.7Α). Λειτουργία σε κάθε κτήριο ειδικού ηλεκτρονικού ημερολογίου εργασίων συντήρησης. Ψηφιακή απεικόνιση χώρων εγκατάστασης εξοπλισμού (Λεβητοστάσια, Ψυχροστάσια, Υ/Σ Μέσης Τάσεως), και σύνταξη μητρώου χαρακτηριστικών. Τυποποίηση των αναλωσίμων και άλλων υλικών συντήρησης Η/Μ εγκαταστάσεων, και διατήρηση αντίστοιχης ηλεκτρονικής αποθήκης. o Καταγραφή του εγκατεστημένου έκτακτου εξοπλισμού θέρμανσης ψύξης στα διάφορα γραφεία και χώρους των κτηριακών εγκαταστάσεων του ΠΘ, (π.χ. κλιματιστικά διαιρούμενου τύπου, ηλεκτρικές θερμάστρες κτλ) με στόχο τον έλεγχο και περιορισμό της κατανάλωσης ενέργειας μέσω audits. Με ευκαιρία την κατασκευή νέων κτηριακών υποδομών για το ΠΘ στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ Θεσσαλίας, θα επιδιωχθεί η τυποποίηση του κόστους κατασκευής ανά κατηγορία έργων και ομάδα εργασιών με την σύνταξη προτύπων-υποδειγμάτων. Επίσης, θα δημιουργηθεί κοινή τράπεζα μητρώου τιμών νέων εργασιών, για την προτυποποίηση των διακανονισμών Π.Κ.Τ.Μ.Ν.Ε. που προκύπτουν στην εκτέλεση έργων και, θα υιοθετηθεί διαδικασία 16

δειγματοληπτικού εσωτερικού ελέγχου από ανεξάρτητη επιτροπή. Ο έλεγχος θα λαμβάνει υπόψη τον προϋπολογισμό της μελέτης, τις προμετρήσεις, το χρηματικό αντικείμενο της σύμβασης, τυχόν υπερβάσεις, το χρονοδιάγραμμα, τις αναθεωρήσεις και την τελική δαπάνη. Μεταξύ των άλλων, θα συμβάλει στον καθορισμό δεικτών αξιολόγησης της ομάδας εκπόνησης μελέτης και ομάδας εκτέλεσης έργου. ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Η δεύτερη ενότητα αφορά το Τμήμα Προϋπολογισμού-Λογιστηρίου, και περιλαμβάνει την λεπτομερή καταγραφή των προβλημάτων που υφίστανται με τον παρόντα τρόπο λειτουργίας και την πρόταση στοχευμένων παρεμβάσεων. Οι προτεινόμενες παρεμβάσεις, που θα διευκολύνουν τη ροή εργασίας και θα ελαχιστοποιήσουν τα διακινούμενα έγγραφα στο λογιστήριο του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, εκτίθενται αναλυτικά στο σχετικό Παράρτημα Β.2 (Τμήμα Προϋπολογισμού-Λογιστηρίου: Υφιστάμενη κατάσταση και προτεινόμενες παρεμβάσεις). Όλες οι προτεινόμενες παρεμβάσεις θα γίνουν με χρήση πληροφορικών συστημάτων και εφαρμογών λογισμικού, αλλά και μοντελοποίηση πρότυπων διοικητικών διαδικασιών, με στόχο τη διευκόλυνση της ροής εργασίας στο λογιστήριο του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας και την ελαχιστοποίηση των διακινούμενων εγγράφων. Η επίτευξη των παραπάνω, θα εξασφαλίσει: Α. Τη βελτίωση της ποιότητας της εξυπηρέτησης των συναλλασσόμενων με τη Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, καθώς ο κάθε οφειλέτης ή δικαιούχος θα μπορεί να έχει άμεση πρόσβαση στα αρχεία και στα έγγραφα που τον ενδιαφέρουν, άμεσα και όποτε χρειάζεται. Β. Την αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της Διεύθυνσης Οικονομικής Διαχείρισης του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, καθώς θα εξασφαλισθεί ο απαραίτητος χρόνος για την άμεση καταχώρηση των απαραίτητων στοιχείων στο λογισμικό του λογιστηρίου και την ουσιαστική βελτίωση τόσο του χρόνου ανταπόκρισης στα αιτήματα των πολιτών ή και των υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, όσο και του χρόνου ολοκλήρωσης των διαδικασιών εξόφλησης των δικαιούχων. Γ. Την υιοθέτηση πράσινων διαδικασιών φιλικών προς το περιβάλλον, αφού με τη χρήση της ηλεκτρονικής επικοινωνίας και παρακολούθησης της κάθε διαδικασίας του λογιστηρίου του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, αλλά και της καθιέρωσης της ηλεκτρονικής υπογραφής οι έντυπες διαδικασίες θα ελαχιστοποιηθούν. Για τον σχεδιασμό και τη μοντελοποίηση των πρότυπων διαδικασιών και εντύπων, για το σχεδιασμό του κατάλληλου μηχανισμού αναφορών, για την ανάπτυξη των απαραίτητων πληροφορικών συστημάτων και εφαρμογών λογισμικού, καθώς και για την απαραίτητη επιμόρφωση του προσωπικού πάνω στις νέες διαδικασίες θα πρέπει να αφιερωθεί τουλάχιστον ένα έτος. Για την πιλοτική εφαρμογή των διαδικασιών που θα αναπτυχθούν στην προηγούμενη φάση θα απαιτηθεί επιπλέον χρόνος. Τέλος, θα απαιτηθεί χρόνος για την ολοκληρωμένη εφαρμογή των διαδικασιών έτσι ώστε να εξασφαλισθεί η ομαλή και ποιοτική λειτουργία τους. 17

ENΟΤΗΤΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΕ 3.1.6 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 15 μήνες ΜΗΝΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ-ΛΗΞΗΣ Μ1-Μ15 Α/Μ ΕΡΓΑΣΙΩΝ (ΣΥΝΟΛΟ) 50 ΜΕΘΟΔΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ (ΙΜ) ΚΟΣΤΟΣ ( ) 100.000 3.1.7 Αναβάθμιση-επέκταση υπαρχόντων και ανάπτυξη νέων πληροφοριακών συστημάτων και ψηφιακών υπηρεσιών και πιστοποίηση τους με βάση πρότυπα ασφαλείας Το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας διαθέτει σύγχρονη υποδομή δικτύου δεδομένων, με Gigabit Ethernet switches σε όλα τα κτήριά του. Επίσης, κάθε κτήριο συνδέεται στο Μητροπολιτικό δίκτυο οπτικών ινών της κάθε πόλης με ταχύτητες 1Gbps. Τέλος, το Πανεπιστήμιο συνδέεται στο Internet μέσω του Εθνικού Δικτύου Έρευνας και Τεχνολογίας (ΕΔΕΤ) με επτά (7) συνδέσεις ταχύτητας 1Gbps η κάθε μία. Το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας έχει κάνει σημαντικά βήματα προς την κατεύθυνση εγκατάστασης και αξιοποίησης σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων. Ειδικότερα, έχουν εγκατασταθεί και λειτουργούν τα παρακάτω Πληροφοριακά Συστήματα (ΠΣ) τα οποία παρέχουν τις αντίστοιχες ψηφιακές υπηρεσίες. ΠΣ Φοιτητολογίου για όλα τα προπτυχιακά και δύο μεταπτυχιακά τμήματα. ΠΣ Διαχείρισης Προσωπικού (Ακαδημαϊκού και Διοικητικού) ΠΣ Κεντρικού Πρωτοκόλλου του ιδρύματος. ΠΣ Υποστήριξης της Διεύθυνσης Τεχνικών Υπηρεσιών. ΠΣ Υποστήριξης του Τμήματος Προμηθειών. ΠΣ Υποστήριξης του Λογιστηρίου ΠΣ ΜΟΔΙΠ Αξιολόγησης Τμημάτων ΠΘ ΠΣ Πλατφόρμας Ασύγχρονης Τηλεκπαίδευσης e-class ΠΣ Διαχείρισης Περιοδικών Εκδόσεων Βιβλιοθήκης & Κέντρου Πληροφόρησης του ΠΘ ΠΣ Διαχείρισης Παραγγελιών για την Ανάπτυξη της Συλλογής της Βιβλιοθήκης & Κέντρου Πληροφόρησης του ΠΘ ΠΣ Διαδανεισμού Βιβλιοθήκης & Κέντρου Πληροφόρησης ΠΘ ΠΣ Online Επικοινωνίας με τη Βιβλιοθήκη & Κέντρου Πληροφόρησης του ΠΘ ΠΣ Καταλόγων Βιβλιοθήκης & Κέντρου Πληροφόρησης ΠΘ ΠΣ Ταυτόχρονης Αναζήτησης Ηλεκτρονικών Πηγών Βιβλιοθήκης & Κέντρου Πληροφόρησης ΠΘ ΠΣ Ιδρυματικού Αποθετηρίου Βιβλιοθήκης & Κέντρου Πληροφόρησης ΠΘ (υπό ανάπτυξη) ΠΣ Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Εκδόσεων (ηλεκτρονικών περιοδικών και βιβλίων) και Συνεδρίων 18

(υπό ανάπτυξη) ΠΣ Διαχείρισης της Ερευνητικής Δραστηριότητας (CRIS: Current Research Information System) (υπό εγκατάσταση ) Επιπλέον λειτουργούν ένα παλιό πληροφοριακό σύστημα για την υποστήριξη του Τμήματος Μισθοδοσίας και ένα απαρχαιωμένο πληροφοριακό σύστημα που υποστηρίζει το Τμήμα Περιουσίας. Επίσης παρέχονται οι παρακάτω υπηρεσίες: Καταλόγου (LDAP) Active directory Ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN) Ηλεκτρονικών δημοσκοπήσεων. Ψηφιακών πιστοποιητικών Παροχής λογισμικού MicroSoft (MSDN) Φωνητικής πύλης. VoIP Video κατ απαίτηση (VOD) Τηλεδιάσκεψης σε κατάλληλα εξοπλισμένες αίθουσες. Remote desktop calls. Για τα περισσότερα από τα παραπάνω ΠΣ έχει ήδη δρομολογηθεί η αναβάθμιση τους μέσω των ΕΠ Ψηφιακής Σύγκλισης και Εκπαίδευσης & Δια Βίου Μάθησης, ώστε όλες οι παρεχόμενες υπηρεσίες να δίνονται μέσω διαδικτύου, αλλά και να αυξηθεί η λειτουργικότητά τους. Επίσης στα πλαίσια του ΕΠ Ψηφιακής Σύγκλισης έχει δρομολογηθεί η απόκτηση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων και ροών εργασιών, η ανάπτυξη ενός συστήματος διαχείρισης αιτημάτων τεχνικής υποστήριξης καθώς και η ανάπτυξη ενός συστήματος διαχείρισης κοινόχρηστων πόρων. Οι εργασίες που προτείνονται στην παρούσα ενότητα εντάσσονται σε τρείς βασικούς άξονες: Δημιουργία-Ενοποίηση-Ενημέρωση-Εκκαθάριση Βάσεων Δεδομένων (ΔΕΕΕ-ΒΔ) Ασφάλεια Πληροφοριακών Συστημάτων (ΑΠΣ) Ηλεκτρονικοποίηση διαδικασιών Νέα Πληροφοριακά Συστήματα (ΗΔ/ΝΠΣ) και οργανώνονται ως προς το χρονοδιάγραμμα και τη μέθοδο υλοποίησης σε τέσσερεις υποενότητες (3.7.1Α, 3.7.1Β, 3.7.1Γ, 3.7.1Δ) Υποενότητα 3.7.1Α Η παρούσα υποενότητα εργασιών θα υλοποιηθεί με ίδια μέσα καθ όλη τη διάρκεια του 19

προτεινόμενου έργου και περιλαμβάνει: o Εκκαθάριση της Βάσης Δεδομένων του ΠΣ Φοιτητολογίου (ΔΕΕΕ-ΒΔ) o Εκκαθάριση της Βάσης Δεδομένων της υπηρεσίας καταλόγου (LDAP) του Ιδρύματος, (ΔΕΕΕ-ΒΔ) o Αναβάθμισή της υπηρεσίας καταλόγου (LDAP) και υποστήριξη της με σύστημα ενιαίας πρόσβασης (single sign-on) και αυθεντικοποίησης για το σύνολο των ψηφιακών υπηρεσιών του Ιδρύματος. (ΑΠΣ) o Ενημέρωση του ΠΣ Διαχείρισης Προσωπικού από πληροφορίες που υπάρχουν σε οποιοδήποτε άλλο αρχείο ηλεκτρονικό ή μη ώστε να αποτελέσει την μοναδική και κύρια πηγή πληροφοριών για το προσωπικό. (ΔΕΕΕ-ΒΔ) o Δημιουργία χρηστικής ψηφιακής βιβλιοθήκης με ψηφιοποίηση των σχεδίων-κατόψεων όλων των κτιριακών εγκαταστάσεων του ΠΘ και των σχετικών συμβολαίων απόκτησης ή συμφωνητικών ενοικίασης. Η βιβλιοθήκη θα χρησιμεύσει τόσο στην Τεχνική και την Νομική Υπηρεσία του ΠΘ όσο και στην υλοποίηση διαφόρων εφαρμογών πλοήγησης στις εγκαταστάσεις του ΠΘ (πχ. επισκέπτες και νέοι φοιτητές, ΑΜΕΑ κλπ). (ΔΕΕΕ-ΒΔ) o Μελέτη των δυνατοτήτων που παρέχει το ενιαίο ΠΣ Τεχνικής Υπηρεσίας Προμηθειών Λογιστηρίου για την παραμετροποίηση-προσαρμογή του (πέραν των βασικών ρυθμίσεων) στις απαιτήσεις του ΠΘ σε συνδυασμό με αναδιάρθρωση του τρόπου λειτουργίας των αντίστοιχων Υπηρεσιών ώστε να επιτευχθεί η μέγιστη αξιοποίησή του. (ΗΔ/ΝΠΣ) o Υλοποίηση όλων των απαιτούμενων ενεργειών που θα υποδειχθούν από τον ανάδοχο πιστοποίηση των Πληροφοριακών Συστημάτων κατά ISO 27001. (ΑΠΣ) o Ανάπτυξη Ticketing system, μέσω του οποίου χρεώνεται μια εργασία σε υπηρεσίαυπάλληλο, παρακολουθείται η πορεία της ανάμεσα σε διάφορες εμπλεκόμενες υπηρεσίες-υπαλλήλους και τέλος σηματοδοτείται η ολοκλήρωσή της. Το συγκεκριμένο σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί και σαν βάση για το σύστημα αξιολόγησης. (ΗΔ/ΝΠΣ) o Ανάπτυξη Alerting system, δηλαδή σύστημα που ειδοποιεί τους υπαλλήλους για διάφορες κρίσιμες ενέργειες (περιοδικές ή όχι) που πρέπει να κάνουν και έχουν καταληκτικές ημερομηνίες. Το σύστημα αυτό μπορεί να αποτελέσει και οδηγό για νέο υπάλληλο σε κάποια θέση για το ποιές είναι οι πιο βασικές και κρίσιμες εργασίες που καλείται να εκπληρώσει. (ΗΔ/ΝΠΣ) o Ανάπτυξη συστήματος επίβλεψης των υποδομών ΤΠΕ, είτε πρόκειται για ενεργό εξοπλισμό είτε πρόκειται για υπηρεσίες. (ΑΠΣ) o Καταγραφή όλων των ΠΣ και ηλεκτρονικών υπηρεσιών που παρέχονται από τις βασικές υπηρεσίες πληροφορικής (Δ/νση Μηχανοργάνωσης, Κέντρο Δικτύου & Τηλεματικής, Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης) από άλλες μονάδες του ΠΘ και από τα Τμήματα με στόχο να αναδειχθούν δυνατότητες κεντρικού συντονισμού και διαλειτουργικότητας μεταξύ τους. o Υλοποίηση των απαραίτητων ενεργειών ώστε να χρησιμοποιούνται ψηφιακά πιστοποιητικά για πρόσβαση σε πληροφοριακά συστήματα και για ψηφιακή υπογραφή. (ΑΠΣ) Εκτός των παρεμβάσεων που αναφέρθηκαν προηγουμένως θα οργανωθούν και σεμινάρια εκπαίδευσης o Εκπαίδευση των διαχειριστών στις νέες υπηρεσίες. 20