Μετακίνηση σε Κελιά-Γραµµές-Στήλες Πίνακας 1: Μετακίνηση µέσα σε Φύλλο Excel. Tab Μετακίνηση στο επόµενο κελί 1 προς τα δεξιά.

Ανοίγοντας το Excel (Έναρξη Προγράµµατα Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003), ανοίγει µπροστά µας ένα βιβλίο εργασίας (Βιβλίο1) µε τρία φύλλα (Φύλλο1, 2, 3). Κάθε φύλλο έχει στήλες και γραµµές. Κάθε κελί έχει µία και µοναδική διεύθυνση, η οποία προκύπτει από την στήλη και από την γραµµή στην οποία βρίσκεται.(π.χ. C3, F2000, A1234). Σε κάθε κελί µπορούµε να εισάγουµε κείµενο, αριθµούς, τύπους ή συναρτήσεις. Ο τύπος είναι στην πραγµατικότητα η σχέση που έχουν οι αριθµοί µεταξύ τους. Εισάγουµε τα δεδοµένα µας, τα µορφοποιούµε και αποθηκεύουµε την εργασία µας. Μετακίνηση σε Κελιά-Γραµµές-Στήλες Πίνακας 1: Μετακίνηση µέσα σε Φύλλο Excel Ενέργεια Αποτέλεσµα Tab Μετακίνηση στο επόµενο κελί 1 προς τα δεξιά. Shift + Tab ή Μετακίνηση στο προηγούµενο κελί προς τα αριστερά. Μετακίνηση στην προηγούµενη ή επόµενη γραµµή αντίστοιχα. Μετακίνηση ένα χαρακτήρα δεξιά. Εάν το σηµείο εισαγωγής βρίσκεται δεξιά του τελευταίου χαρακτήρα του κελιού, σας µετακινεί στο επόµενο κελί. Μετακίνηση ένα χαρακτήρα αριστερά. Εάν το σηµείο εισαγωγής βρίσκεται αριστερά του πρώτου χαρακτήρα του κελιού, σας µετακινεί στο προηγούµενο κελί. 1 κελί ονοµάζεται η τοµή µίας γραµµής και µίας στήλης 1

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Πίνακας 2: Επιλογή κελιών, στηλών και γραµµών Επιλογή κελιού Πατάτε απλά µία φορά πάνω στο κελί Επιλογή γειτονικών κελιών Επιλογή στήλης Επιλογή δύο ή περισσότερων γειτονικών στηλών Επιλογή γραµµής Επιλογή δύο ή περισσότερων γειτονικών γραµµών Επιλέγουµε το πρώτο κελί και σύρουµε µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού στα γειτονικά κελιά. Τοποθετήστε το δείκτη πάνω από τη στήλη ώστε ο δείκτης του ποντικού να αλλάξει σε µαύρο βέλος µε κατεύθυνση προς τα κάτω και κάντε κλικ. Ακολουθείστε την προηγούµενη διαδικασία και σύρετε (πατηµένο αριστερό πλήκτρο) το ποντίκι προς τις άλλες στήλες. Τοποθετήστε το ποντίκι στο αριστερό άκρο (αριθµό γραµµής), ώστε το βελάκι να γίνει µαύρο και οριζόντιο και κάντε κλικ. Ακολουθείστε την προηγούµενη διαδικασία και σύρετε(πατηµένο αριστερό πλήκτρο) το ποντίκι προς τις άλλες γραµµές. Επιλογή µη γειτονικών στοιχείων Χρησιµοποιήσετε το πλήκτρο Ctrl κατά τις επιλογές σας. Επιλογή ολόκληρου του Φύλλου Κάντε κλικ στην πάνω αριστερή γωνία του φύλλου, στο κενό κουτάκι στην αρχή γραµµών-στηλών. 1. Εισαγωγή κειµένου 2

Για την εισαγωγή κειµένου σε ένα κελί ή σε µια στήλη επιλέγουµε το κελί ή τη στήλη και στη συνέχεια από το µενού συντόµευσης επιλέγουµε Μορφοποίηση κελιών και στη συνέχεια στη λίστα κατηγορία επιλέγουµε Κείµενο. Στη συνέχεια πληκτρολογούµε το κείµενο. Το εισαγόµενο κείµενο εµφανίζεται και στη ράβδο σχέσεων και στο κελί. Σηµείωση: Με την αφετηρία της πληκτρολόγησης εµφανίζονται στη ράβδο σχέσεων δυο επιπλέον κουµπιά: Εισαγωγής και Ακύρωσης. Καταχώρηση στο κελί µπορεί να γίνει µε κλικ στο κουµπί εισαγωγής ή µε το πάτηµα του Enter. Καρτέλα «Μορφοποίηση Κελιών» Μας δίνεται η δυνατότητα επιλογής του καθορισµού της εµφάνισης του αντικειµένου που βρίσκεται µέσα σε ένα κελί, µια στήλη ή µια γραµµή. Η καρτέλα «Στοίχιση» µας επιτρέπει να ρυθµίσουµε την οριζόντια και κατακόρυφη στοίχιση, να δώσουµε ορίσουµε εσοχή, να δώσουµε ένα συγκεκριµένο προσανατολισµό κειµένου µετρούµενο σε µοίρες αλλά και να συγχωνεύσουµε κελιά ή να επιλέξουµε να αναδιπλώσουµε το κείµενο εντός αυτών. Εικόνα 1. Επιλογές καθορισµού µορφής κελιού, γραµµής ή στήλης. 3

Η καρτέλα «Γραµµατοσειρά» µας επιτρέπει να ρυθµίσουµε τον τύπο, το στυλ, το µέγεθος, την υπογράµµιση και το χρώµα της αλλά και τα εφέ αυτής. Στην «Προεπισκόπηση» γίνονται ορατές οι αλλαγές. Εικόνα 2. Επιλογές εµφάνισης γραµµατοσειράς κελιού, γραµµής ή στήλης. Η καρτέλα «Περίγραµµα» µας επιτρέπει να ορίσουµε πλαίσιο γύρο από κελιά, στήλες ή και γραµµές. Το στυλ και το χρώµα της γραµµής επιλέγονται από την οµώνυµη στήλη και οι αλλαγές εντοπίζονται στην ενότητα Περίγραµµα. Εικόνα 3. Επιλογές περιγράµµατος κελιού, γραµµής ή στήλης. Στην καρτέλα «Μοτίβα» επιλέγουµε τη χρωµατική απόχρωση και το µοτίβο µε το οποία «γεµίζουµε» κελιά, στήλες ή γραµµές. Στη στήλη είγµα εµφανίζεται το χρώµα και το µοτίβο το οποίο επιλέγουµε 4

Εικόνα 4. Επιλογές «γεµίσµατος» κελιού, γραµµής ή στήλης. Στην καρτέλα «Προστασία» µπορούµε να ορίσουµε αν θέλουµε να κλειδώσουµε κελιά ή να αποκρύψουµε τύπους ενός φύλλου (να µην µπορούν να µορφοποιηθούν από άλλον χρήστη). Πατώντας ΟΚ εµφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου το οποίο µας συνιστά να επιλέξουµε τη διαδροµή Εργαλεία -> Προστασία -> Προστασία φύλλου. Εικόνα 5. Επιλογή κλειδώµατος κελιών ή απόκρυψης τύπων. Στο παράθυρο το οποίο εµφανίζεται µπορούµε α) να εφαρµόσουµε κωδικό πρόσβασης (προαιρετικά) εάν θέλουµε ο επόµενος χρήστης να έχει µόνο δικαίωµα ανάγνωσης του συγκεκριµένου φύλλου και β) να ορίσουµε ποια είναι τα δικαιώµατά του πάνω σε αυτό το φύλλο. 5

Εικόνα 6. Επιλογή Προστασίας φύλλου. Σηµείωση Οι παραπάνω καρτέλες ισχύουν για οποιαδήποτε κατηγορία και όχι µόνο για την κατηγορία κειµένου (π.χ. αριθµός, ηµεροµηνία, ώρα κ.α.). Η ίδιες επιλογές δίνονται από τη διαδροµή Μορφή -> Κελιά ή CTRL+1 2. Εισαγωγή αριθµητικών τιµών Η εισαγωγή αριθµητικών τιµών είναι το ίδιο απλή µε την εισαγωγή κειµένου. Εφόσον επιλέξουµε Κατηγορία Γενική από τη Μορφοποίηση Κελιών και πληκτρολογήσουµε αριθµητικές τιµές που είναι πολύ µεγάλες ή πολύ µικρές για να χωρέσουν σ ένα κελί εµφανίζονται υπό εκθετική µορφή. Σηµείωση: Το Excel (εκτός αν παρέµβει ο χρήστης) στοιχίζει αριστερά το κείµενο και δεξιά τις αριθµητικές τιµές. Αν στη Μορφοποίηση Κελιών επιλέξουµε την κατηγορία Αριθµός µπορούµε να ορίσουµε το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων το οποίο θέλουµε να εµφανίζεται. Οι αριθµοί µε πολλά δεκαδικά ψηφία στρογγυλοποιούνται ανάλογα µε τον αριθµό των δεκαδικών που εµείς έχουµε επιλέξει κατά τη µορφοποίηση των κελιών. 6

Εικόνα 7. Επιλογή Κατηγορίας Αριθµός. Επίσης µπορούµε να ορίσουµε, εάν θέλουµε, χρήση διαχωριστικού των χιλιάδων. Σηµείωση: Το Excel λαµβάνει την τελεία (.) ως διαχωριστικό χιλιάδων και το κόµµα (,) ως υποδιαστολή σε έναν αριθµό. Αυτόµατη συµπλήρωση Μπορούµε να συµπληρώσουµε αυτόµατα διάφορα είδη σειρών σύροντας το ποντίκι απευθείας στο φύλλο εργασίας όπως φαίνεται στον πίνακα που ακολουθεί: Για να αυξήσουµε τη σειρά κατά µία τιµή άλλη εκτός του 1. 1. Επιλέγουµε το πρώτο κελί και εισάγουµε το πρώτο στοιχείο της σειράς. Περνάµε στο επόµενο κελί στην περιοχή και εισάγουµε το επόµενο στοιχείο της σειράς. 2. Η διαφορά των δύο πρώτων στοιχείων καθορίζει τη µονάδα αύξησης της σειράς. 3. Επιλέγουµε τα κελιά που περιέχουν τα πρώτα στοιχεία. 4. Πάµε στο δεξί κάτω άκρο του δεύτερου κελιού και εµφανίζεται ένα σταυρουδάκι µε µαύρο χρώµα. Σύρουµε τη λαβή συµπλήρωσης επάνω στην περιοχή που θέλουµε να συµπληρώσουµε. Για να γίνει η συµπλήρωση κατ αύξουσα σειρά, σύρουµε προς τα κάτω ή δεξιά. Για να γίνει η συµπλήρωση κατά φθίνουσα σειρά, σύρουµε προς τα πάνω ή αριστερά. Εικόνα 8. Αυτόµατη συµπλήρωση. 7

Λίστα αυτόµατης συµπλήρωσης drop down list Κατά τη διάρκεια εισαγωγής δεδοµένων το Excel εµφανίζει µια λίστα εγγραφών που έχουν εισαχθεί σε άλλα κελιά. Υπάρχει δυνατότητα επιλογής κάποιας τιµής από τη λίστα αυτή, προκειµένου να αποφευχθεί η επανάληψη της πληκτρολόγησης ίδιων τιµών. ιόρθωση λαθών πληκτρολόγησης Αν διαπιστωθεί ότι σε κάποιο κελί υπάρχει λάθος πληκτρολόγησης, µετακινούµε τον επιλογέα κελιού στο κελί όπου υπάρχει το λάθος και στη συνέχεια κάνουµε κλικ στο δεξί τµήµα της ράβδου σχέσεων ή κάνουµε διπλό κλικ µέσα στο κελί. Μπορούµε να χρησιµοποιήσουµε κατά τα γνωστά τα βέλη του πληκτρολογίου για να κινηθούµε στο σηµείο που υπάρχει το λάθος, τα πλήκτρα Backspace και Delete για σβήσιµο χαρακτήρα(ων) και τέλος πληκτρολογούµε τη διόρθωση. Μετά το τέλος της διόρθωσης πιέζουµε το Enter ή πατάµε σε ένα άλλο κελί. Όπως και στο Word έτσι και στο Excel µπορούµε να επιλέξουµε ορθογραφικό έλεγχο από το µενού Εργαλεία ή πατώντας το κουµπί F7. ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ Ε ΟΜΕΝΩΝ Αύξουσα ή φθίνουσα ταξινόµηση γραµµών ή στηλών Επιλέγουµε την περιοχή που θέλουµε να ταξινοµήσουµε και από την επιλογή εδοµένα ->Ταξινόµηση και ταξινόµηση κατά φθίνουσα ή αύξουσα ορίζουµε την ταξινόµηση. Εναλλακτικά από την Βασική εργαλειοµπάρα επιλέγουµε για αύξουσα ταξινόµηση ή για φθίνουσα. Μπορούµε να ταξινοµήσουµε τα κελιά µε βάση µια στήλη ή µια γραµµή. Εικόνα 8. Αυτόµατη συµπλήρωση. Αντιγραφή - Μετακίνηση Μπορούµε να αντιγράψουµε ή να µετακινήσουµε ένα κελί ή µια οµάδα κελιών οπουδήποτε στο ίδιο φύλλο εργασίας ή και σε διαφορετικό φύλλο. Η διαδικασία αντιγραφής ή µετακίνησης είναι η εξής: Μαρκάρουµε την περιοχή που θέλουµε να αντιγράψουµε ή να µεταγράψουµε. 8

Επιλέγουµε µενού Επεξεργασία -> Αντιγραφή ή Επεξεργασία -> Αποκοπή και κάνουµε κλικ στην περιοχή στην οποία θα γίνει η αντιγραφή. Στο τέλος επιλέγουµε την Επεξεργασία -> Επικόλληση Σηµείωση: Μπορούµε να έχουµε το ίδιο αποτέλεσµα αν χρησιµοποιήσουµε τα αντίστοιχα εικονίδια από τη ράβδο εργαλείων. Επεξεργασία φύλλου εργασίας Επιλέγουµε το φύλλο εργασίας που θέλουµε να επεξεργαστούµε. Κάνουµε δεξί κλικ και επιλέγουµε µια από τις διαθέσιµες επιλογές (Εισαγωγή, Μετονοµασία, ιαγραφή, Μετακίνηση ή Αντιγραφή, Επιλογή όλων των φύλλων, Χρώµα καρτέλας και προβολή κώδικα) Εισαγωγή: Μπορούµε να εισάγουµε επιπλέον φύλλα εργασίας. Μετονοµασία: Αλλάζουµε το όνοµα ενός ή περισσοτέρων φύλλων ιαγραφή: ιαγράφουµε ένα φύλλο και τα περιεχόµενά του αν περιέχει. Μετακίνηση ή Αντιγραφή Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου έχουµε τη δυνατότητα: 1. να επιλέξουµε σε ποιο βιβλίο θα µετακινήσουµε το/τα φύλλο/α που επιλέξαµε, σε περίπτωση που έχουµε δηµιουργήσει κ άλλο έγγραφο 2. να µετακινήσουµε το/τα φύλλο/α σε διαφορετική θέση 3. να δηµιουργήσουµε αντίγραφο του/των φύλλου/ων που έχουµε επιλέξει. Εικόνα 9. Αυτόµατη συµπλήρωση. Επιλογή όλων των φύλλων και χρώµα καρτέλας Εικόνα 10. Καρτέλες εγγράφου. Μπορούµε να επιλέξουµε όλα τα φύλλα ενός βιβλίου-εγγράφου. Επίσης µπορούµε να δώσουµε το χρωµατισµό που επιθυµούµε στις καρτέλες των επιλεγµένων φύλλων. ιαγραφή περιεχοµένου κελιών. Επιλέγουµε την περιοχή που θέλουµε να σβήσουµε. Πιέζουµε το πλήκτρο Del ή επιλέγουµε την εντολή ιαγραφή από το µενού Επεξεργασία. 9

Εισαγωγή Κελιών Αφού επιλέξουµε τον αριθµό των κελιών που θα εισάγουµε πηγαίνουµε στην επιλογή Εισαγωγή -> Κελιά. Στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται έχουµε την επιλογή να µετακινήσουµε τα επιλεγµένα κελιά είτε προς τα δεξιά είτε προς τα κάτω, είτε να τοποθετήσουµε ολόκληρη/ες γραµµή/ες, ή ολόκληρη/ες στήλη/ες. Εναλλακτικά επιλέγουµε το κελί και πατάµε δεξί κλικ. Εικόνα 11. Αυτόµατη συµπλήρωση. Εισαγωγή Γραµµών Επίσης µπορούµε να εισάγουµε γραµµές επιλέγοντας Εισαγωγή -> Γραµµές. Εναλλακτικά επιλέγουµε µία ή περισσότερες γραµµές ανάλογα µε το πόσες θέλουµε να εισάγουµε και πατάµε δεξί κλικ Εισαγωγή Εισαγωγή Στηλών Επίσης µπορούµε να εισάγουµε γραµµές επιλέγοντας Εισαγωγή -> Στήλες. Εναλλακτικά επιλέγουµε µία ή περισσότερες στήλες ανάλογα µε το πόσες θέλουµε να εισάγουµε και πατάµε δεξί κλικ Εισαγωγή ιαγραφή γραµµών και στηλών Επιλέγουµε τη στήλη ή τη γραµµή (µία ή και περισσότερες) που θέλουµε να διαγράψουµε και µε δεξί κλικ επιλέγουµε ιαγραφή ή από το µενού Επεξεργασία επιλέγουµε ιαγραφή. Αλλαγή πλάτους γραµµών και στηλών Πολλές φορές όταν εισάγουµε κείµενο, δεν είναι ορατό ολόκληρο ή νούµερα και ηµεροµηνίες όταν δεν χωράνε εµφανίζονται ως ######. Αυτό σηµαίνει πως πρέπει να µεγαλώσει το πλάτος των στηλών. Π. χ. Αν θέλουµε να µεγαλώσουµε το πλάτος των κελιών της πρώτης στήλης: Μετακινούµε το δροµέα µε το ποντίκι στη διαχωριστική γραµµή µεταξύ της επικεφαλίδας της στήλης Α και της στήλης Β. Ο δροµέας µετατρέπεται σε µαύρο σταυρό µε διπλό βέλος στην οριζόντια γραµµή του. Κρατώντας πιεσµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, σέρνουµε προς τα δεξιά, µέχρι η στήλη Α να αποκτήσει αρκετό πλάτος, ώστε να χωράει το κείµενο. Απελευθερώνουµε το ποντίκι όταν φτάσουµε στο επιθυµητό πλάτος. Με τον ίδιο τρόπο γίνεται και η χειροκίνητη µεταβολή του ύψους µιας γραµµής µε τη διαφορά ότι εδώ τοποθετούµε τον δροµέα στο όριο µεταξύ των επικεφαλίδων των γραµµών. Επίσης µπορούµε να επιλέξουµε τη στήλη ή τη γραµµή και µε δεξί κλικ να επιλέξουµε ύψος γραµµής ή πλάτος στήλης και να καθορίσουµε ακριβώς το ύψος µιας γραµµής ή το πλάτος µιας στήλης. Εναλλακτικά επιλέγουµε Μορφή -> Γραµµή -> Ύψος ή Μορφή -> Στήλη -> Πλάτος. 10

Συγχώνευση κελιών Υπάρχει η δυνατότητα συγχώνευσης ενός αριθµού γειτονικών κελιών ή ακόµα και γειτονικών γραµµών. Εφόσον έχουν επιλεχθεί, πατάµε το κουµπί στην εργαλειοµπάρα µορφοποίηση. που βρίσκεται ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση που επιχειρείται συγχώνευση κελιών µε διαφορετικό περιεχόµενο, το νέο συγχωνευµένο κελί θα διατηρήσει µόνο το περιεχόµενο του πρώτου κελιού. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ υνατότητα επανόρθωσης Αν πραγµατοποιηθεί κάποια ενέργεια κατά λάθος, το Excel παρέχει µια δυνατότητα επανόρθωσης µέσω της εντολής Αναίρεση στο µενού Επεξεργασία ή από το εικονίδιο Μορφοποίηση αριθµού Το Excel εµφανίζει τις αριθµητικές τιµές που εισάγουµε µε τον εξ ορισµού κανονικό τύπο. Μπορούµε να χρησιµοποιήσουµε την εντολή Μορφή -> Κελιά -> Αριθµός για να επιλέξουµε ενσωµατωµένες µορφές αριθµών. Μορφοποίηση κειµένου Μπορεί να γίνει από τη γραµµή εργαλείων για να εφαρµόσουµε διαφορετική γραµµατοσειρά, µέγεθος γραµµατοσειράς και στυλ σε επιλεγµένα κελιά ή στήλες. Π.χ. Arial Greek γραµµατοσειρά, 18 µέγεθος, Β για έντονη γραφή. Το ίδιο πετυχαίνουµε και από το µενού Μορφή -> Κελιά -> Γραµµατοσειρά. Στοίχιση 1 2 3 4 Για να στοιχίσουµε τα περιεχόµενα των κελιών χρησιµοποιούµε τα εικονίδια στοίχισης από τη γραµµή εργαλείων. (Στοίχιση αριστερά (1), δεξιά (2) κεντράρισµα (3), συγχώνευση κελιών δηλαδή πολλά κελιά να γίνουν ένα (4) Για στοίχιση µε άλλους τρόπους χρησιµοποιούµε την επιλογή Μορφή -> Κελιά -> Στοίχιση. Πλαίσια Το Excel επιτρέπει στον χρήστη του να δηµιουργήσει περιγράµµατα και σχέδια που βοηθούν στην οργάνωση και την απόδοση σαφήνειας και έµφασης σε επιλεγµένες πληροφορίες στο φύλλο. Αυτό γίνεται από το µενού Μορφή -> Κελιά -> Περιγράµµατα ή Μορφή -> Κελιά -> Μοτίβο (για σκίαση). Μετατροπή αριθµών σε ποσοστά 1 2 3 4 5 6 1 και 4. Μετατροπή αριθµού σε νόµισµα του Ευρώ 2. Μετατροπή αριθµού σε ποσοστό 3. Τοποθετείται διαχωριστικό χιλιάδων µε. και υποδιαστολή µε, 5. Αύξηση δεκαδικών ψηφίων 6. Μείωση δεκαδικών ψηφίων. 11

Επιλογές Αποθήκευσης Από την επιλογή Αρχείο -> Αποθήκευση ως πηγαίνουµε στα Εργαλεία και επιλέγουµε Γενικές Επιλογές. Εικόνα 12. Επιλογές Ασφαλείας. Εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου στο οποίο µας δίνεται η δυνατότητα α) δηµιουργίας αντιγράφου ασφαλείας κάθε φορά που αποθηκεύουµε το έγγραφο β) επιβολή κωδικού πρόσβασης για άνοιγµα αρχείου γ) επιβολή κωδικού πρόσβασης για τροποποίηση του εγγράφου και δ) η επιλογή δυνατότητας ανάγνωση και µόνο για έναν διαφορετικό χρήστη. Εικόνα 13. Επιλογές Αποθήκευσης. Εισαγωγή τύπου Επιλέγουµε το κελί που θέλουµε να εισάγουµε τον τύπο. Πληκτρολογούµε το σηµείο ίσον (=), ακολουθούµενο από τον τύπο. Αντί για αριθµητικές τιµές µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε αναφορές κελιών στους τύπους. Π. χ. Αν θέλουµε να εµφανίζεται στο κελί Β11 το άθροισµα των τιµών που υπάρχουν στα κελιά Β8, Β9, Β10, θα πρέπει να πληκτρολογήσουµε στο Β11 = Β8+Β9+Β10. ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ Το Excel παρέχει στον χρήστη µια σειρά από ένα είδος έτοιµων συναρτήσεων. Επιλέγουµε το κελί που θέλουµε να εισάγουµε τη συνάρτηση (π.χ. Β11). Από το µενού Εισαγωγή - > Συνάρτηση επιλέγουµε τη συνάρτηση που θέλουµε και πατάµε ΟΚ. Στην Επιλογή Κατηγορίας ορίζουµε το είδος των συναρτήσεων που µας ενδιαφέρει (π.χ. Οικονοµικές, Στατιστικές, Μαθηµατικές και Τριγωνοµετρικές). Μπορούµε αν θέλουµε να επιλέξουµε να εµφανίζονται και όλες. 12

Εικόνα 14. Εισαγωγή συνάρτησης. Εµφανίζεται πλαίσιο διαλόγου στο οποίο εµφανίζονται στο πρώτο κελί (Number 1), τα κελιά τα οποία επιλέξαµε για να εφαρµόσουµε τον τύπο. Εικόνα 15. Ορισµός συνάρτησης. Πατάµε ΟΚ οπότε και βλέπουµε στο Β11 το αποτέλεσµα της συνάρτησης δηλαδή το άθροισµα των κελιών Β1 έως Β10. Σηµείωση: Εναλλακτικά µπορούµε να πληκτρολογήσουµε στο κελί Β11 το = SUM (B1: B10). Συνάρτηση Average Μέσος όρος Sum Άθροισµα Ένας άλλος τρόπος είναι από την επιλογή πατάµε το βελάκι και εµφανίζεται ένα αναδυόµενο παράθυρο στο οποίο επιλέγουµε τη συνάρτηση που θέλουµε. Στη συνέχεια επιλέγουµε το κελί στο οποίο θα εµφανιστεί το αποτέλεσµα της πράξης µας και µετά διαλέγουµε τα κελιά για τα οποία θέλουµε να εφαρµοστεί η πράξη. Εικόνα 16. Αυτόµατη άθροιση. 13

ιαµόρφωση Σελίδας Αρχείο -> ιαµόρφωση Σελίδας. Επιλέγουµε τον προσανατολισµό του χαρτιού, την κλίµακα είτε µε προσαρµογή ανά πλάτος και ύψος είτε µε ορισµό του επί τοις εκατό του βασικού µεγέθους, το µέγεθος του χαρτιού και τον αριθµό της πρώτης σελίδας. Εικόνα 17. Επιλογές Αποθήκευσης. Στην καρτέλα «Περιθώρια» επιλέγουµε τα περιθώρια από τις άκρες του χαρτιού (επάνω, κάτω, δεξιά, αριστερά). Επίσης επιλέγουµε τα περιθώρια κεφαλίδας και υποσέλιδου. Τέλος επιλέγουµε τη στοίχιση του επιλεγµένου φύλλου στο κέντρο οριζόντια αλλά και κατακόρυφα. Εικόνα 18. Καρτέλα «Περιθώρια». 14

Προεπισκόπηση Εκτύπωσης Αρχείο -> Προεπισκόπηση Εκτύπωσης. Η επιλογή αυτή µας βοηθάει να κατανοήσουµε πως θα εµφανίζεται το έγγραφο στην εκτύπωση. Εκτύπωση Αρχείο -> Εκτύπωση. Επιλέγουµε τον εκτυπωτή, αν θέλουµε να εκτυπώσουµε όλες τις σελίδες του εγγράφου ή συγκεκριµένες σελίδες ενώ µπορούµε να επιλέξουµε αν θέλουµε να εκτυπώσουµε όλο το βιβλίο ή επιλεγµένα φύλλα. Τέλος ορίζουµε τον αριθµό αντιτύπων και αν θέλουµε συρραφή αυτών. Εικόνα 19. Εκτύπωση. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ Τα περιεχόµενα ενός ενεργοποιηµένου κελιού µπορούν να µορφοποιηθούν µε αρκετούς τρόπους. Από τα κουµπιά της γραµµής εργαλείων της µορφοποίησης υπάρχει η δυνατότητα αλλαγής της γραµµατοσειρά και τις ιδιότητες των κελιών. Αν η εργαλειοθήκη δεν είναι ορατή στην οθόνη σας, από τη γραµµή µενού επιλέξτε Προβολή Γραµµές εργαλείων Μορφοποίηση. Μέγεθος γραµµατοσειράς Πλάγια γραφή Στοίχιση αριστερά Στοίχιση δεξιά Αύξηση/Μείωση δεκαδικών ψηφίων Στυλ ποσοστού Περιγράµµατα Χρώµα γραµµατοσειράς Γραµµατοσειρά Έντονη γραφή Υπογράµµιση Στοίχιση στο κέντρο Νοµισµατική µονάδα Αύξηση/Μείωση εσοχής Χρώµα γεµίσµατος Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο Στυλ διαχωριστικού χιλιάδων/υποδιαστολής 15

1 Το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών Γενικά για να µορφοποιήσουµε τα δεδοµένα του Excel, επιλέγουµε το κελί ή την περιοχή των κελιών που θέλουµε να µορφοποιήσουµε και επιλέγουµε γραµµατοσειρά, µέγεθος γραµµατοσειράς, έντονο, πλάγιο, υπογράµµιση, αριστερή, κεντράρισα ή δεξιά στοίχιση από τη γραµµή εργαλείων µορφοποίησης. Αναλυτικότερα, θα πρέπει να επιλέξουµε τα κελιά που θέλουµε να µµορφοποιήσουµε και στη συνέχεια να επιλέξουµε το µενού Μορφή Κελιά ή πατώντας Control+1. Εναλλακτικά κάνουµε δεξί κλικ πάνω στα επιλεγµένα κελιά και στο µενού συντόµευσης που εµφανίζεται κάνουµε επιλέγουµε την εντολή Μορφοποίηση Κελιών. Τότε εµφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Μορφή κελιών, που περιέχει 6 καρτέλες : Αριθµός, Στοίχιση, Γραµµατοσειρά, Περίγραµµα, Μοτίβα και Προστασία µε τη χρήση των οποίων έχουµε τη δυνατότητα να µορφοποιήσουµε τα επιλεγµένα κελιά. 2 Η Μορφοποίηση Αριθµών Για να καθορίσουµε µία µορφή αριθµών σε ένα κελί, διαλέγουµε µία από τις 12 κατηγορίες της οµώνυµης λίστας και στη συνέχεια µπορούµε να επιλέξουµε µία από τις διαθέσιµες για τη συγκεκριµένη κατηγορία επιλογές. 16

2.1 Γενική Από προεπιλογή, όλα τα κελιά του φύλλου εργασίας είναι µορφοποιηµένα µε τη µορφή αριθµού "Γενική". Με τη µορφή "Γενική", οτιδήποτε πληκτρολογούµε στο κελί παραµένει όπως πληκτρολογήθηκε και µε τη µεγαλύτερη δυνατή ακρίβεια. Παράδειγµα 1: αν πληκτρολογήσουµε τον αριθµό 40505 στο κελί και στη συνέχεια πιέσουµε ENTER ή το κουµπί εισαγωγής, τα περιεχόµενα του κελιού εµφανίζονται µε τη µορφή 40505. Αυτό συµβαίνει επειδή το κελί παραµένει στη µορφή αριθµού "Γενική". Ωστόσο, αν προηγουµένως µορφοποιήσουµε το κελί ως ηµεροµηνία (για παράδειγµα, η/µ/εεεε) και στη συνέχεια πληκτρολογήσουµε τον αριθµό 40505, το κελί εµφανίζει 23/11/2010. Παράδειγµα 2: εάν έχετε µια στενή στήλη και πληκτρολογήσετε µια µεγάλη συµβολοσειρά ψηφίων, όπως 123456789, το κελί ενδέχεται να εµφανίσει στη θέση της 1,2E+08. Αν ελέγξετε τη µορφή αριθµού σε αυτήν την περίπτωση, παραµένει "Γενική". 2.2 Αριθµός Στην κατηγορία Αριθµός Οι επιλογές περιλαµβάνουν: το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων, αν χρησιµοποιείται ή όχι το διαχωριστικό χιλιάδων και τη µορφή που θα χρησιµοποιείται για τους αρνητικούς αριθµούς. 17

Στο Excel, ένας αριθµός µπορεί να περιέχει µόνο τους παρακάτω χαρακτήρες: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ). Το Excel λαµβάνει την τελεία (.) ως διαχωριστικό χιλιάδων και το κόµµα (,) ως υποδιαστολή σε έναν αριθµό µε την προϋπόθεση όµως ότι στις τοπικές ρυθµίσεις των Windows του υπολογιστή µας είναι επιλεγµένη η Ελληνική γλώσσα. Επίσης αγνοεί τα θετικά πρόσηµα (+). Αν θέλουµε να πληκτρολογήσουµε αρνητικό αριθµό τότε πληκτρολογούµε πριν τον αριθµό το αρνητικό πρόσηµο (-) ή τον περικλείουµε σε παρενθέσεις (). Αν ένας αριθµός πληκτρολογηθεί µέσα σε παρενθέσεις τότε αυτός θα θεωρείται αρνητικός. Παράδειγµα : οκιµάζουµε να πληκτρολογήσουµε τον αριθµό (1234). Στην γραµµή τύπων εµφανίζεται ο αριθµός -1234. 2.3 Νοµισµατική Στην κατηγορία Νοµισµατική µπορούµε να ορίσουµε το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων, το σύµβολο που χρησιµοποιείται για τη νοµισµατική µονάδα και τη µορφή που θα χρησιµοποιείται για τους αρνητικούς αριθµούς. Αυτή η µορφή χρησιµοποιείται για γενικές χρηµατικές τιµές. 18

2.4 Λογιστική Οι επιλογές περιλαµβάνουν: το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων και ο σύµβολο που χρησιµοποιείται για τη νοµισµατική µονάδα. Αυτή η µορφή στοιχίζει τα σύµβολα της νοµισµατικής µονάδας και τις υποδιαστολές σε µια στήλη δεδοµένων. Η διαφορά µε τη νοµισµατική είναι ότι σε αυτή την κατηγορία δεν διατίθεται παράσταση για τους αρνητικούς αριθµούς. Οι αριθµοί στοιχίζονται µόνο δεξιά. Σηµείωση : Το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων µπορεί να αλλάξει µε τη βοήθεια των εικονιδίων, που βρίσκονται στη γραµµή εργαλείων. Επιλογή του πρώτου προκαλεί αύξηση των δεκαδικών ψηφίων και επιλογή του δεύτερου µείωση. 19

2.5 Ηµεροµηνία και Ώρα Όταν πληκτρολογούµε µια ηµεροµηνία, χρησιµοποιούµε µια διαγώνιο ή ένα ενωτικό για να διαχωρίσουµε τα µέρη της ηµεροµηνίας, ή τη γράφουµε σε πλήρη µορφή. Για παράδειγµα, πληκτρολογούµε 5/11/2010 ή 5 Νοεµβρίου 2010. Παράδειγµα: η ίδια ηµεροµηνία και ώρα µπορεί να πάρει τις παρακάτω µορφές : 2.6 Ποσοστό Πολλαπλασιάζει την υπάρχουσα τιµή κελιού επί 100 και εµφανίζει το αποτέλεσµα µε το σύµβολο του ποσοστού (%). Εάν µορφοποιήσοµε πρώτα το κελί και κατόπιν πληκτρολογήσουµε τον αριθµό το ποσοστό εµφανίζεται ως έχει. Η µοναδική επιλογή είναι το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων. 20

Παράδειγµα 1: Έστω ότι θέλουµε να εµφανίσουµε το 20% Μορφοποιούµε πρώτα το κελί ως ποσοστό και έπειτα πληκτρολογούµε τον αριθµό 20. Θα εµφανιστεί 20%. Εάν πληκτρολογήσουµε πρώτα το 20 και µετά µορφοποιήσουµε το κελί ως ποσοστό (%) θα εµφανιστεί το 2000%. Σε αυτήν την περίπτωση µπορούµε να πληκτρολογήσουµε το 0,2 και έπειτα να εκτελέσουµε µορφοποίηση ή να επιλέξουµε το κουµπί. Παράδειγµα 2: Υπολογισµός ποσοστού Στο παρακάτω τµήµα φύλλου υπολογισµού υπολογίζεται ποσοστό (%) της δανειακής επιβάρυνσης µιας επιχείρησης (Β1/Β2). Η µορφοποίηση του κελιού ώστε να υπολογίζει το αποτέλεσµα έγινε µε την επιλογή του τύπου ποσοστό και µε πλήθος δεκαδικών δύο. 2.7 Κλάσµα Επιλέγουµε το στυλ του κλάσµατος που θέλουµε να εφαρµόσουµε από τη λίστα που εµφανίζεται. Εάν δεν µορφοποιήσουµε το κελί ως κλάσµα πριν να πληκτρολογήσουµε την τιµή, ίσως χρειαστεί να πληκτρολογήσουµε ένα µηδέν ή ένα κενό διάστηµα πριν από το κλάσµα. 21

Παράδειγµα 1: Εάν το κελί είναι µορφοποιηµένο µε τη Γενική µορφή αριθµού και πληκτρολογήσουµε 1/5 στο κελί, το Excel χειρίζεται τα δεδοµένα ως ηµεροµηνία. Για να πληκτρολογήσουµε ως κλάσµα, πληκτρολογούµε 0 1/5 στο κελί. Παράδειγµα 2: Για να εισάγουµε το µεικτό κλάσµα 8 και 1/4 θα πρέπει να πληκτρολογήσουµε ένα κενό διάστηµα µετά το 8. 2.8 Επιστηµονική Αυτή η µορφή εµφανίζει έναν αριθµό σε εκθετική µορφή, αντικαθιστώντας ένα τµήµα του αριθµού µε το σύµβολο E+ν, όπου το E ("Εκθέτης") πολλαπλασιάζει τον προηγούµενο αριθµό µε το 10 στη ν-οστή δύναµη. Για παράδειγµα, µια 2-ψήφια Επιστηµονική µορφή εµφανίζει τον αριθµό 12345678901 ως 1,23E+10, δηλαδή 1,23 επί 10 υψωµένο 10η δύναµη. Μπορούµε να καθορίσουµε το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων που θέλουµε να χρησιµοποιήσουµε. 2.9 Κείµενο Αυτή η µορφή µεταχειρίζεται το περιεχόµενο ενός κελιού ως κείµενο και το εµφανίζει ακριβώς όπως το πληκτρολογούµε, ακόµη κι αν πληκτρολογούµε αριθµούς. Στο Excel, κείµενο είναι οποιοσδήποτε συνδυασµός αριθµών, διαστηµάτων και µη αριθµητικών χαρακτήρων. Για παράδειγµα, το Excel θεωρεί τις παρακάτω καταχωρήσεις ως κείµενο: 123 ΑΒΓ, ΕΚΕΜΒΡΙΟΣ 2009, 123-456. Θα πρέπει να σηµειωθεί, ότι οι αριθµοί οι οποίοι έχουν µορφοποιηθεί ως κείµενο δεν µπορούν να συµµετέχουν σε µαθηµατικούς υπολογισµούς. 22

2.10 Ειδική Η κατηγορία αυτή εµφανίζει έναν αριθµό ως ταχυδροµικό κώδικα, αριθµό τηλεφώνου ή αριθµό ασφάλισης. 2.11 Προσαρµογή Εάν διαλέξουµε την κατηγορία Προσαρµογής, τότε εµφανίζεται µια νέα λίστα στο µέσο του πλαισίου Τύπος, όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί. 23

Παρατηρούµε στη λίστα ότι µερικοί τύποι περιέχουν περισσότερα από ένα µέρη τα οποία χωρίζουν µεταξύ τους µε τα σύµβολο του ελληνικού ερωτηµατικού (;). Οι µορφές των τύπων των αριθµών µπορούν να έχουν µέχρι και 4 µέρη µορφοποιήσεων, η σηµασία των οποίων εξηγείται παρακάτω. Θετική ; Αρνητική ; Μηδενική ; Κειµένου Όταν υπάρχει ένα ελληνικό ερωτηµατικό µέσα µία µορφή αριθµών, όπως για παράδειγµα στην #.##0; -#.##0, τότε το πρώτο σκέλος αναφέρεται στη µορφοποίηση των θετικών τιµών και το άλλο στη µορφοποίηση των αρνητικών τιµών. Το δεύτερο σκέλος έχει µπροστά του το σύµβολο πλην (-), που υποδηλώνει ότι η µορφή θα εµφανίζει τις αρνητικές τιµές στο κελί προτάσσοντας το σύµβολο πλην. Παράδειγµα : Τοποθετούµε στο κελί Α1 την τιµή 125, στο κελί Β1 την τιµή 300 και στο C1 τον τύπο =Α1-Β1. Αν διαµορφώσουµε το κελί C1 µε τη µορφή #.##0; [Κόκκινο]-#.##0, το αποτέλεσµα θα είναι -175. 3 Μορφοποίηση της στοίχισης 3.1 Στοίχιση από εργαλειοθήκη Η στοίχιση δεδοµένων µπορεί να γίνει από τη γραµµή εργαλείων Μορφοποίησης. Τα τρία κουµπιά επόµενα κουµπιά είναι για τη στοίχιση. Το πρώτο στοιχίζει 24

αριστερά, το δεύτερο στο κέντρο και το τρίτο στα δεξιά. Εκτός από τα τρία κουµπιά υπάρχει και το κουµπί µε το οποίο µπορούµε να στοιχίζουµε κυρίως αλφαριθµητικά δεδοµένα, δηλαδή δεδοµένα µε τη µορφή κειµένου, και δεξιά και αριστερά, να έχουµε δηλαδή πλήρη στοίχιση. Προϋπόθεση για τη στοίχιση, όπως και για οποιαδήποτε άλλη ενέργεια, είναι να επιλέξουµε πρώτα το κελί ή τα κελιά που θέλουµε να διαµορφώσουµε και µετά επιλέγουµε το κατάλληλο κουµπί. 3.2 Στοίχιση από το µενού Αν θέλουµε να χρησιµοποιήσουµε τη στοίχιση από το µενού, τότε, αφού επιλέξουµε το κελί ή µια περιοχή του φύλλου, θα καλέσουµε το µενού Μορφή Κελιά και επιλέγουµε την καρτέλα Στοίχιση. 3.3 Περιοχή Οριζόντια Γενική: Είναι η εξ ορισµού ρύθµιση και στοιχίζει τους αριθµούς από δεξιά και το κείµενο από αριστερά. Αριστερά : Στοιχίζει από αριστερά, µε εσοχή τόσους χαρακτήρες όσους δηλώσουµε στο πλαίσιο Εσοχή. Κέντρο : Κεντράρει τα δεδοµένα µέσα στο κελί. εξιά : Στοιχίζει στα δεξιά. Συµπλήρωση : Επανάληψη των δεδοµένων του κελιού µέχρι να γεµίσει. Πλήρης στοίχιση : Στοίχιση και από τις δύο πλευρές στο κελί. Αν τα δεδοµένα δεν χωρούν σε ένα κελί, τότε αυξάνεται ανάλογα το ύψος του. 25

Κέντρο επιλεγµένης περιοχής : Κεντράρισµα δεδοµένων σε πολλαπλές στήλες. (Πολύ χρήσιµη για τίτλους). Παράδειγµα : Πληκτρολογούµε έναν τίτλο στο C3, επιλέγουµε από το C3 µέχρι το Ε3 και στη συνέχεια διαλέγουµε αυτήν την επιλογή ή πατάµε στο κουµπί. 3.4 Περιοχή Κατακόρυφη Πάνω: Στοίχιση στο πάνω µέρος του κελιού. Η επιλογή αυτή, καθώς και οι επόµενες δύο έχουν νόηµα µόνο όταν τα κελιά έχουν αρκετό ύψος. Κέντρο: Στοίχιση στο κέντρο ως προς την κατακόρυφο. Κάτω: Στοίχιση στο κάτω µέρος του κελιού ως προς την κατακόρυφο. Πλήρης στοίχιση: Πλήρης στοίχιση µεταξύ πάνω και κάτω. 3.5 Έλεγχος κειµένου Αναδίπλωση κειµένου: Μεγαλώνει ανάλογα το ύψος του κελιού, ώστε να χωρούν όλα τα δεδοµένα µέσα σ αυτό. Αυτόµατη προσαρµογή: Ελαττώνει το µέγεθος των χαρακτήρων του κελιού, ώστε να χωρούν όλα τα δεδοµένα µέσα σ αυτό. Συγχώνευση κελιών: Χρησιµοποιείται για συγχώνευση των κελιών µιας επιλεγµένης περιοχής ή για κατάργηση µιας συγχώνευσης. 3.6 Προσανατολισµός Η περιοχή προσανατολισµός µας επιτρέπει να περιστρέψουµε το περιεχόµενο των κελιών µέχρι 90 ο προς τα δεξιά ή προς τα αριστερά. Τα κελιά στην παρακάτω εικόνα µορφοποιήθηκαν χρησιµοποιώντας επιλογές της στοίχισης. 26

3.7 Μορφοποίηση γραµµατοσειράς Με την τρίτη καρτέλα Γραµµατοσειρά, µας δίνεται η δυνατότητα αφού επιλέξουµε το κελί ή την περιοχή που µας ενδιαφέρει να : αλλάξουµε τη Γραµµατοσειρά στα επιλεγµένα κελιά, να αλλάξουµε το στυλ των χαρακτήρων ή το µέγεθός τους, να ορίσουµε υπογράµµιση, να αλλάξουµε το χρώµα της Γραµµατοσειράς και, τέλος, να ορίσουµε κάποια ειδικά εφέ ( ιακριτή διαγραφή, Εκθέτη ή είκτη) που µπορεί να εµφανίσει το Excel. Στο πεδίο Προεπισκόπηση βλέπουµε τη µορφή που θα έχουν τα κελιά µας, πριν κάνετε κλικ στο κουµπί <ΟΚ>. 4 Περιγράµµατα Τα βήµατα που πρέπει να ακολουθήσουµε για να τοποθετήσουµε περιγράµµατα είναι : Επιλέγουµε το κελί ή την περιοχή που µας ενδιαφέρει Επιλέγουµε Μορφή Κελιά και στη συνέχεια Περίγραµµα 27

Από την περιοχή Στυλ επιλέγουµε τον τύπο της γραµµής που θα χρησιµοποιηθεί για περίγραµµα. Από την περιοχή Περίγραµµα επιλεγούµε τον τύπο περιγράµµατος που επιθυµούµε για κάθε πλευρά της επιλογής µας ξεχωριστά. Υπάρχουν 8 περιγραµµάτων από τα οποία µπορούµε να διαλέξουµε, αρκεί να πατήσουµε πατήσουµε πάνω µε το ποντίκι. Τέλος, από τον πτυσσόµενο κατάλογο που ονοµάζεται Χρώµα, επιλέγουµε το χρώµα του περιγράµµατος. Τελειώνουµε πατώντας το κουµπί <ΟΚ>. Για την αφαίρεση περιγράµµατος επιλέγουµε το περίγραµµα που επιθυµούµε και στην καρτέλα επιλέγουµε κανένα. Για τη δηµιουργία περιγραµµάτων από την εργαλειοθήκη, µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε το εργαλείο περιγραµµάτων της εργαλειοθήκης µορφοποίησης που είναι το. Η παρακάτω εικόνα εµφανίζει ένα λογιστικό φύλλο από το οποίο έχει αφαιρεθεί το πλέγµα και έχουν προστεθεί διάφορα περιγράµµατα. Σηµείωση: Για την αφαίρεση του πλέγµατος επιλέγουµε Εργαλεία Επιλογές Προβολή. 28

5 Μοτίβα Τα µοτίβα σε συνδυασµό µε τα περιγράµµατα, δηµιουργούν ένα καλαίσθητο αποτέλεσµα στα φύλλα του Excel. Για να τοποθετήσουµε µοτίβο σε κελιά ή περιοχές ακολουθούµε τα παρακάτω βήµατα : Επιλέγουµε το κελί ή την περιοχή. Επιλέγουµε Μορφή Κελιά και την καρτέλα Μοτίβα. Στην περιοχή Σκίαση κελιών επιλέγουµε το χρώµα που θέλουµε να εφαρµόσουµε στην επιλεγµένη περιοχή. Για να επιλέξουµε µοτίβα πατάµε στον πτυσσόµενο κατάλογο της παραπάνω καρτέλας. Σηµείωση: Για να επιλέξουµε χρώµα από την περιοχή µοτίβα θα πρέπει πρώτα να έχουµε επιλέξει µοτίβο, διαφορετικά δεν θα εµφανιστεί. 29

6 Αυτόµατη µορφοποίηση Επιλέγουµε την περιοχή των κελιών του φύλλου εργασίας που θέλουµε να µορφοποιήσουµε αυτόµατα. Επιλέγουµε το µενού Μορφή Αυτόµατη Μορφοποίηση και στο παράθυρο διαλόγου Αυτόµατη Μορφοποίηση. Η εικόνα της φαίνεται σε προεπισκόπηση. Κάνουµε κλικ στο κουµπί Επιλογές, για να δούµε στο πεδίο Μορφές προς εφαρµογή, επιλέγοντας τι θέλουµε να µορφοποιήσουµε, τσεκάροντας ανάλογα. 7 Αντιγραφή µορφοποίησης Επιλέγουµε ένα µορφοποιηµένο κελί και κάνουµε ένα αριστερό κλικ στο εικονίδιο Πινέλο µορφοποίησης της Βασικής γραµµής εργαλείων. Μετακινούµε το δείκτη του ποντικιού και κάνοντας µια φορά αριστερό κλικ επικολλούµε τη µορφοποίηση. Για να επικολλήσουµε σε πολλά διαφορετικά κελιά την µορφοποίηση θα πρέπει να κάνουµε γρήγορο διπλό κλικ πάνω στο εικονίδιο Πινέλο µορφοποίησης. Παρατηρούµε ότι µετά την επικόλληση της µορφοποίησης σε ένα κελί ο δείκτης του ποντικιού παραµένει µε το εικονίδιο του πινέλου. Για να επαναφέρουµε τον δείκτη στην αρχική του κατάσταση πατάµε µια φορά το πλήκτρο Esc του πληκτρολογίου. 30

8 ιαµόρφωση σελίδας και εκτύπωση 8.1 ιαµόρφωση σελίδας Επιλέγουµε Αρχείο ιαµόρφωση σελίδας από τη γραµµή µενού για να µορφοποιήσουµε τη σελίδα, τα περιθώρια και να εισάγουµε κεφαλίδες και υποσέλιδα. 8.2 Σελίδα Επιλέγουµε Προσανατολισµός από την καρτέλα Σελίδα για να ρυθµίσουµε τον προσανατολισµό σε Κατακόρυφο ή Οριζόντιο. Μπορούµε επίσης να µορφοποιήσουµε το µέγεθος του φύλλου εργασίας στην σελίδα από την επιλογή Κλίµακα. 8.3 Περιθώρια Μπορούµε να αλλάξουµε τα περιθώρια της σελίδας από την καρτέλα Περιθώρια. Πληκτρολογούµε τιµές στα πεδία κεφαλίδα και υποσέλιδο για να ορίσουµε πόση απόσταση θα έχουν από την άκρη της σελίδας. Ενεργοποιούµε τα πλαίσια ελέγχου για την οριζόντια και κατακόρυφη στοίχιση του κειµένου στη σελίδα. 31

8.4 Κεφαλίδα/Υποσέλιδο Εισάγουµε έτοιµες κεφαλίδες και υποσέλιδα στην σελίδα, κάνοντας κλικ στα αντίστοιχα πτυσσόµενα πλαίσια, στην καρτέλα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο. Στο πλαίσιο ετικέτας βλέπουµε την προεπισκόπηση της κεφαλίδας που επιλέξαµε. Για να τροποποιήσουµε την κεφαλίδα ή το υποσέλιδο πατάµε στα κουµπιά Προσαρµογή κεφαλίδας ή υποσέλιδου αντίστοιχα. Τότε θα εµφανιστεί ένα νέο παράθυρο, στο οποίο µπορούµε να εισάγουµε κείµενο στην αριστερή πλευρά της σελίδας, στο κέντρο και στα δεξιά. Για να εισάγουµε αυτόµατο κείµενο, όπως αριθµό σελίδας, ηµεροµηνία κτλ., κάνουµε κλικ σε ένα από τα πλαίσια κειµένου για να ορίσουµε το σηµείο εισαγωγής του αυτόµατου κειµένου, και κατόπιν επιλέγουµε το κατάλληλο κουµπί. 32

Μορφοποίηση κειµένου: Αφού επιλέξουµε το κείµενο, πατάµε πάνω σ' αυτό το κουµπί για να αλλάξουµε γραµµατοσειρά, το µέγεθος και το στυλ. Αριθµός σελίδας: Εισάγουµε αριθµό σελίδας σε κάθε σελίδα. Συνολικός αριθµός σελίδων: Χρησιµοποιούµε αυτή τη δυνατότητα σε σχέση µε τους αριθµούς σελίδας για να δηµιουργήσουµε προτάσεις όπως "σελίδα 1 από 5". Ηµεροµηνία: Εισαγωγή της τρέχουσας ηµεροµηνίας. Ώρα: Εισαγωγή της τρέχουσας ώρας. Όνοµα Αρχείου: Εισαγωγή του ονόµατος του αρχείου. Όνοµα καρτέλας: Εισαγωγή του ονόµατος του φύλλου εργασίας 8.5 Φύλλο Επιλέγουµε Γραµµές πλέγµατος αν θέλουµε να εκτυπώσουµε τις γκρίζες γραµµές που χωρίζουν τα κελιά. Αν το φύλλο εργασίας περιέχει πολλές σελίδες, και µόνο η πρώτη περιέχει τίτλους, επιλέγουµε Επανάληψη γραµµών στην κορυφή και µετά επιλέγουµε την γραµµή που θέλουµε να εκτυπώνεται στην κορυφή κάθε σελίδας. 33

8.6 Ορισµός περιοχής εκτύπωσης Μερικές φορές δεν θέλουµε να εκτυπώσουµε ολόκληρο το φύλλο εργασίας, αλλά µόνο ένα συγκεκριµένο τµήµα του, που ονοµάζεται περιοχή εκτύπωσης. Για να καθορίσουµε την περιοχή εκτύπωσης, ακολουθούµε τα εξής βήµατα: Επιλέγουµε τα κελιά που θέλουµε να εκτυπώσουµε. Κάνουµε κλικ Αρχείο Περιοχή εκτύπωσης και επιλέγουµε Ορισµός περιοχής εκτύπωσης. Το Excel εµφανίζει µια διάστικτη γραµµή γύρω περιοχή εκτύπωσης. Η διαδικασία εκτύπωσης είναι ίδια όπως και στην περίπτωση εκτύπωσης ενός φύλλου. Για την απαλοιφή της περιοχής εκτύπωσης κάνουµε κλικ Αρχείο Περιοχή εκτύπωσης επιλέγουµε Απαλοιφή περιοχής εκτύπωσης. 8.7 Προεπισκόπηση εκτύπωσης Επιλέγουµε Αρχείο Προεπισκόπηση εκτύπωσης από τη γραµµή µενού για να δούµε πώς θα εκτυπωθεί το φύλλο εργασίας µας. Πατάµε στα κουµπιά Επόµενο και Προηγούµενο στο πάνω µέρος της οθόνης για να µετακινηθούµε στις σελίδες του φύλλου εργασίας. Πατάµε στο κουµπί Zoom για να δούµε τις σελίδες από κοντά. Μπορούµε επίσης να ρυθµίσουµε τη σελίδα, επιλέγοντας το κουµπί ιαµόρφωση στο πάνω µέρος της οθόνης. Επιλέγουµε το κουµπί Κλείσιµο για να επιστρέψουµε στο φύλλο εργασίας ή το κουµπί Εκτύπωση για να εκτυπωθεί το φύλλο εργασίας σας. 34

Η παρακάτω εικόνα εµφανίζει την προεπισκόπηση εκτύπωσης ενός λογιστικού φύλλου µε πολλές σελίδες. 35

8.8 Εκτύπωση Για να εκτυπώσουµε το φύλλο εργασίας, επιλέγουµε από τη γραµµή µενού Αρχείο - Εκτύπωση. Περιοχή σελίδων: Επιλέγουµε όλες τις σελίδες ή µία περιοχή σελίδων για εκτύπωση. Εκτύπωση: Επιλέγουµε Επιλογή για να εκτυπωθούν µόνο τα επιλεγµένα κελιά, ή αν θέλουµε τα επιλεγµένα φύλλα εργασίας ή ακόµα και ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Αντίτυπα: Επιλέξτε τον αριθµό των αντιτύπων που θέλουµε να εκτυπώσετε. Ενεργοποιούµε το πλαίσιο ελέγχου Συρραφή αν θέλουµε οι σελίδες να εκτυπώνονται µε τη σειρά. Πατάµε στο ΟΚ για να εκτυπώσουµε. ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΣΧΗΜΑΤΩΝ Για τη δηµιουργία σχηµάτων στο EXCEL χρησιµοποιείται η γραµµή εργαλείων της σχεδίασης. Τα βήµατα που µπορεί να ακολουθήσετε για να εµφανίσετε τη γραµµή εργαλείων της σχεδίασης είναι τα εξής: 1) Προβολή Γραµµές εργαλείων Σχεδίαση 36

ή 2) Επιλογές γραµµής εργαλείων Προσθαφαίρεση κουµπιών Βασική Σχεδίαση ή 3) Με δεξί κλικ πάνω στο πλαίσιο εργασίας του φύλλου εργασίας εµφανίζονται οι επιλογές προσαρµογής των βασικών εργαλείων επεξεργασίας και µορφοποίησης ενός φύλλου εργασίας 37

4) Κάνετε κλικ στο εικονίδιο Η γραµµή εργαλείων σχεδίασης εµφανίζεται στο κάτω τµήµα του φύλλου εργασίας του EXCEL και περιλαµβάνει τα εξής εικονίδια: 38

Σχεδίαση Υπάρχουν τέσσερα βασικά εργαλεία όσο αναφορά τη σχεδίαση για δηµιουργία γραµµών, βελών, ορθογωνίων και τετραγώνων, ελλείψεων και κύκλων. Τα βήµατα που µπορεί να ακολουθήσετε για να δηµιουργήσετε ένα κανονικό σχήµα είναι τα εξής: 1) Επιλέγετε όποιο εργαλείο (εικονίδιο) επιθυµείτε (γραµµή, βέλος, ορθογώνιο, έλλειψη) και παρατηρείτε ότι ο δείκτης του ποντικιού σας παίρνει το σχήµα σταυρού 2) Πατήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σας και σύρετέ το για να δηµιουργήσετε το σχήµα Αυτόµατα Σχήµατα Τα βήµατα που µπορεί να ακολουθήσετε για να εισάγετε αυτόµατα σχήµατα σε ένα φύλλο εργασίας του EXCEL είναι τα εξής: 1) Εισαγωγή Εικόνα Αυτόµατα Σχήµατα ή 2) Κάνετε κλικ από το µενού Αυτόµατα Σχήµατα Οι επιλογές όσο αναφορά τα Αυτόµατα Σχήµατα είναι οι εξής 39

1) Αυτόµατα Σχήµατα Γραµµές 2) Αυτόµατα Σχήµατα Γραµµές σύνδεσης 3) Αυτόµατα Σχήµατα Βασικά Σχήµατα 40

4) Αυτόµατα Σχήµατα Βέλη τύπου µπλοκ 5) Αυτόµατα Σχήµατα ιάγραµµα ροής 6) Αυτόµατα Σχήµατα Αστέρια και λάβαρα 41

Εισαγωγή WordArt Τα βήµατα που µπορεί να ακολουθήσετε για να επεξεργαστείτε καλλιτεχνικά το κείµενο είναι τα εξής: 1) Εισαγωγή Εικόνα WordArt ή Κάνετε κλικ στο εικονίδιο από τη γραµµή εργαλείων σχεδίασης 2) Συλλογή WordArt Επιλογή WordArt Επεξεργασία κειµένου WordArt 3) Επιλέξετε τη γραµµατοσειρά, το µέγεθος της γραµµατοσειράς 4) Μπορείτε να τροποποιήσετε το εφέ και να θέσετε νέες επιλογές από τη γραµµή εργαλείων κάνοντας απλό κλικ πάνω στο εφέ 42

ηµιουργία διαγράµµατος Τα βήµατα που µπορεί να ακολουθήσετε για να δηµιουργήσετε ένα διάγραµµα είναι τα εξής: 1) Εισαγωγή ιάγραµµα ή Κάνετε κλικ στο εικονίδιο από τη γραµµή εργαλείων σχεδίασης 2) Εµφανίζεται το παράθυρο Συλλογή διαγραµµάτων 3) Επιλέγετε τον τύπο διαγράµµατος που επιθυµείτε να εισάγετε στο έγγραφο 4) Πατήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σας 5) Εµφανίζεται η γραµµή εργαλείων σχεδίασης για κάθε διάγραµµα ξεχωριστά 6) Μπορείτε να επεξεργαστείτε, να εισάγετε τις επιλογές σας όσο αναφορά την εισαγωγή σχήµατος, τη διάταξη, το στυλ, να τροποποιήσετε τις επιλογές σας και να το µορφοποιήσετε το διάγραµµα στην τελική του µορφή Οι επιλογές όσο αναφορά τους τύπους διαγραµµάτων είναι οι εξής: Συλλογή διαγραµµάτων Οργανόγραµµα 43

Συλλογή διαγραµµάτων ιάγραµµα κύκλου Συλλογή διαγραµµάτων ιάγραµµα ακτίνας Συλλογή διαγραµµάτων ιάγραµµα πυραµίδας Συλλογή διαγραµµάτων ιάγραµµα Βεν Συλλογή διαγραµµάτων ιάγραµµα στόχου ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΙΚΟΝΩΝ 44

εξής: Τα βήµατα που µπορεί να ακολουθήσετε για να δηµιουργήσετε µια εικόνα είναι τα 1) Εισαγωγή Εικόνα ή Κάνετε κλικ στα εικονίδια από τη γραµµή εργαλείων σχεδίασης 2) Οι επιλογές όσο αναφορά τη δηµιουργία εικόνων είναι οι εξής: ή Από το εικονίδιο µπορείτε να εισάγετε εικόνες που έχετε αποθηκεύσει σε αρχείο ενός φακέλου που έχει αποθηκευτεί στον σκληρό δίσκο ή στα έγγραφά σας ή Από το εικονίδιο έχετε τη δυνατότητα περισσότερων επιλογών Όπως παρατηρείτε εµφανίζεται ένα παράθυρο στο δεξιό τµήµα του πλαισίου εργασίας όπου υπάρχουν έτοιµες εικόνες Clip art κάνοντας διπλό κλικ πάνω στο σχήµα που επιθυµείτε. 45

3) Πατήστε αριστερό πλήκτρο ποντικιού πάνω στην εικόνα, επιλέξετε για να εισάγετε την εικόνα Οργάνωση εικόνων clip Μπορείτε να επιλέξετε εικόνες από την οργάνωση Clip της Microsoft που υπάρχουν έτοιµες ή από το διαδίκτυο ή από τα προσωπικά σας αρχεία που έχετε στο σκληρό δίσκο µέσω της αναζήτησης ή χρησιµοποιείτε τον οδηγό βοήθειας 1) Οργάνωση εικόνων Συλλογές του Office Αθλήµατα Επιλογή εικόνας 46

2) Πατήστε δεξί πλήκτρο ποντικιού πάνω στην εικόνα, επιλέξετε αντιγραφή και έπειτα επικόλληση για να εισάγετε την εικόνα Μορφοποίηση εικόνας Τα βήµατα που µπορεί να ακολουθήσετε για να µορφοποιήσετε µια εικόνα είναι τα εξής: 1) Μορφή Εικόνα ή Κάνετε διπλό αριστερό κλικ πάνω στην εικόνα που θέλετε να επεξεργαστείτε 2) Μπορείτε να µορφοποιήσετε την εικόνα µε τις ακόλουθες επιλογές: Μορφοποίηση εικόνας Χρώµατα και Γραµµές Μορφοποίηση εικόνας Μέγεθος 47

Μορφοποίηση εικόνας ιάταξη Μορφοποίηση εικόνας Εικόνα ηλαδή µπορείτε να εισάγετε χρώµατα και γραµµές, να αλλάξετε το µέγεθος και τη διάταξη της εικόνας και τέλος να ρυθµίσετε τα χαρακτηριστικά της 3) Για να δηµιουργήσετε Υδατογράφηµα υπό τη µορφή εικόνας πρέπει να ακολουθήσετε τα εξής βήµατα: 48

i) Μορφή Εικόνα Έλεγχος Εικόνας Χρώµα Υδατογράφηµα ii) Επιλέξετε την εικόνα και από το πλαίσιο διαλέξτε µεγέθυνση ή σµίκρυνση iii) Πατήστε το εικονίδιο ΟΚ για να οριστικοποιήσετε την επιλογή σας Επιπλέον µπορείτε να µορφοποιήσετε την εικόνα όσο αναφορά τα χρώµατα, το µέγεθος της εικόνας 1) Με την εντολή Μορφή Χρώµατα και γραµµές ή από τη γραµµή εργαλείων σχεδίασης µπορείτε να επιλέξετε τα εικονίδια Οπότε εµφανίζονται οι αντίστοιχες επιλογές ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΓΡΑΦΗΜΑΤΩΝ Τα βήµατα που µπορεί να ακολουθήσετε για να δηµιουργήσετε ένα γράφηµα είναι τα εξής: 1) Μπορείτε να εισάγετε ένα γράφηµα µε την εντολή Εισαγωγή Γράφηµα ή Κάνετε κλικ στο εικονίδιο γραφήµατος) της βασικής γραµµής εργαλείων (οδηγός 2) ΒΗΜΑ 1 από 4: Οι επιλογές όσο αναφορά τους βασικούς τύπους γραφηµάτων είναι οι εξής: Στήλες Ράβδοι 49

Γραµµές Πίτα ( ιασπορά) ΧΥ Περιοχή 50

ακτύλιος Αραχνοειδές Επιφάνεια Φυσαλίδα Μετοχές Κύλινδρος 51

Κώνος Πυραµίδα 3) Τα δεδοµένα (προέλευσης) ενός γραφήµατος πρέπει να διατάσσονται σε ένα πίνακα µε επικεφαλίδες στηλών και γραµµών, αλλά δεν χρειάζεται να επιλέξετε όλα τα δεδοµένα ΒΗΜΑ 2 από 4: Επιλογή τύπου γραφήµατος Στήλες (Εισαγωγή Γράφηµα Στήλες Επόµενο Περιοχή δεδοµένων Σειρά σε Γραµµές) ή Σειρά σε Στήλες 52

4) ΒΗΜΑ 3 από 4: Επιλογές γραφήµατος Μπορείτε να δώσετε ονοµασίες στους άξονες Χ και Υ, ένα τίτλο γραφήµατος, να επιλέξτε υπόµνηµα, να επιλέξετε κύριες ή δευτερεύουσες γραµµές πλέγµατος, να επιλέξετε να εµφανίζονται στο γράφηµα ετικέτες δεδοµένων (όνοµα σειράς, όνοµα κατηγορίας, τιµή) και πίνακας δεδοµένων 5) ΒΗΜΑ 4 από 4: Τοποθετήστε το γράφηµα στη θέση που επιθυµείτε στο φύλλο εργασίας του αρχείου Excel που εργάζεστε 53

6) Μπορείτε να µορφοποιήσετε το γράφηµα µε τις επιλογές που θέλετε όσο αναφορά την περιοχή σχεδίασης, να εισάγετε χρώµατα της δικής σας επιλογής µε δεξί κλικ πάνω στο γράφηµα ή µε την εντολή Μορφή Επιλεγµένη περιοχή γραφήµατος 54

εδοµένα Το Excel µας δίνει τη δυνατότητα να επεξεργαστούµε τα στοιχεία µιας βάσης δεδοµένων ή ενός πίνακα. Οι επιλογές αυτές βρίσκονται στο µενού εδοµένα. Έστω ο παρακάτω πίνακας που περιέχεται στο αρχείο Συγκεντρωτικός Πίνακας, µε τα στοιχεία των πελατών ανά περιοχή: Ταξινόµηση 55

Μπορούµε να ταξινοµήσουµε τα στοιχεία του πίνακα ανά πεδίο και µε οποιαδήποτε σειρά. Η διαδικασία είναι η εξής: Κάνουµε κλικ µέσα σε κάποιο κελί στην περιοχή δεδοµένων. Από το µενού εδοµένα επιλέγουµε Ταξινόµηση Από το πρώτο πτυσσόµενο πλαίσιο επιλέγουµε Περιοχή, για να ταξινοµήσουµε τους πελάτες ανά περιοχή. Από το δεύτερο πτυσσόµενο πλαίσιο επιλέγουµε Κόστος Κατασκευής, για να ταξινοµήσουµε τους πελάτες κατά Κόστος Κατασκευής σε αύξουσα σειρά. Έτσι θα έχουµε διπλή ταξινόµηση (ταξινόµηση µέσα σε ταξινόµηση). Οι γραµµές θα εµφανίζονται οµαδοποιηµένες ανά περιοχή και σε κάθε περιοχή θα έχουµε ταξινοµηµένα ανά έτος τα ονόµατα. Αν κατά την επιλογή του πίνακα έχουµε επιλέξει και τη γραµµή των επικεφαλίδων των πεδίων, τότε αυτές εµφανίζονται στις επιλογές του παραθύρου. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να έχουµε τσεκάρει το σηµείο Υπάρχει γραµµή κεφαλίδων. Σύµφωνα µε αυτά που έχουµε επιλέξει ο πίνακας θα ταξινοµηθεί αλφαβητικά, πρώτα κατά Περιοχή και µετά κατά Κόστος Κατασκευής. Πατάµε OK και ο ταξινοµηµένος πίνακας είναι έτοιµος. Αν κατά την επιλογή του πίνακα δεν έχουµε επιλέξει τις κεφαλίδες των πεδίων τότε αυτές δεν εµφανίζονται στα αντίστοιχα πτυσσόµενα πλαίσια. Αντί αυτών οι επιλογές αναφέρονται ως στήλη Α, Β, C κλπ. 56

Παράδειγµα Ταξινοµείστε τα περιεχόµενα του Συγκεντρωτικού Πίνακα πρώτα ανά Έτος και ύστερα ανά περιοχή. Αυτόµατη φόρµα Όταν εργαζόµαστε µε µεγάλους πίνακες είναι κουραστικό να µεταφερόµαστε από κελί σε κελί για να συµπληρώσουµε τα στοιχεία τους. Το Excel µας δίνει την δυνατότητα να δηµιουργήσουµε µια αυτόµατη φόρµα, χωρίς να χρειάζεται να καταφεύγουµε σε προγραµµατισµό. Μπορούµε να συµπληρώσουµε µέσω φόρµας τα στοιχεία του πίνακα ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία. Επιλέγουµε τον πίνακα συµπεριλαµβάνοντας τις κεφαλίδες των πεδίων. Από το µενού εδοµένα επιλέγουµε Φόρµα Εµφανίζεται η παρακάτω φόρµα. 57

Μπορούµε να καταχωρήσουµε στοιχεία στα αντίστοιχα πλαίσια κειµένου, συµπληρώνοντας επιπλέον γραµµές στον πίνακα. Χρησιµοποιώντας την κάθετη µπάρα ολίσθησης µπορούµε να µεταφερθούµε σε οποιαδήποτε γραµµή του πίνακα (εγγραφή) για να ελέγξουµε το περιεχόµενο της και ενδεχοµένως να το διορθώσουµε. Αν πατήσουµε το κουµπί Κριτήρια παρουσιάζεται το παρακάτω παράθυρο: Αν αυτό το σηµείο µπορούµε να αναζητήσουµε εγγραφές στον πίνακα συµπληρώνοντας κάποιο στοιχείο τους. Για παράδειγµα εάν στο πλαίσιο Περιοχή βάλουµε το ΒΟΡΕΙΑ και στη συνέχεια πατήσουµε τα κουµπιά Εύρεση προηγουµένου ή Εύρεση εποµένου θα παρουσιαστούν τα στοιχεία των πελατών που βρίσκονται Βόρεια. Παράδειγµα Αναζητήστε τις εγγραφές του έτους 2008 που βρίσκονται υτικά. 58

Φιλτράρισµα δεδοµένων Είναι η διαδικασία κατά την οποία από µία λίστα δεδοµένων µε πολλές γραµµές µπορούµε να εµφανίσουµε µόνον εκείνες που µας ενδιαφέρουν και οι οποίες υπακούουν σε κάποια κριτήρια. Η διαδικασία γίνεται πολύ εύκολα µε το αυτόµατο φίλτρο. Κάνουµε κλικ µέσα σε κάποιο κελί στην περιοχή δεδοµένων. Από το µενού εδοµένα επιλέγουµε Φίλτρο και στη συνέχεια Αυτόµατο φίλτρο. Βλέπουµε να εµφανίζονται στην πρώτη γραµµή και σε κάθε στήλη πτυσσόµενα πλαίσια. ίπλα στην κεφαλίδα κάθε πεδίου υπάρχει ένα βελάκι το οποίο εάν πατήσουµε µας παρέχει διάφορες επιλογές. Η κεφαλίδα µετατρέπεται σε πτυσσόµενη λίστα. Μπορούµε να ταξινοµήσουµε ή να φιλτράρουµε τον πίνακα επιλέγοντας την Προσαρµογή. Μπορούµε τότε να βάλουµε κάποιες συνθήκες φιλτραρίσµατος στο παρακάτω παράθυρο. 59

Σύµφωνα µε τις παραπάνω επιλογές ο φιλτραρισµένος πίνακας θα περιέχει τους πελάτες µε επίθετο που αρχίζει από Α και αυτούς που αρχίζει από Γ: Τα υπόλοιπα δεδοµένα δεν χάνονται, απλώς εάν επιλέξουµε εκτύπωση θα εµφανιστούν µόνο τα φιλτραρισµένα. Για να απενεργοποιήσουµε το αυτόµατο φίλτρο από το µενού εδοµένα επιλέγουµε πάλι Φίλτρο και έπειτα Αυτόµατο φίλτρο. Παράδειγµα: ηµιουργήστε τον πίνακα όλων των πελατών που το κόστος κατασκευής είναι µεγαλύτερο από 150.000 και έχουν πραγµατοποιηθεί µετά το έτος 2007. Μερικά Αθροίσµατα Σε πίνακες που περιέχουν αριθµητικά δεδοµένα όπως ο παρακάτω, µπορούµε να εισάγουµε αυτόµατα αθροίσµατα ανά οµάδα εγγραφών. Από τον πίνακα της εικόνας µπορούµε να εξάγουµε το σύνολο του κόστους κατασκευής ανά περιοχή των πελατών. Επιλέγουµε τον πίνακα µαζί µε τις κεφαλίδες των πεδίων. Από το µενού εδοµένα επιλέγουµε Μερικά Αθροίσµατα και εφαρµόζουµε τις επιλογές που φαίνονται παρακάτω. 60

Το Excel θα αθροίσει το κόστος κατασκευής ανά περιοχή. Εάν πατήσουµε OK ο πίνακας θα πάρει τη παρακάτω µορφή. Ο πίνακας που προκύπτει είναι πτυσσόµενος. Αριστερά επάνω υπάρχουν 3 κουµπιά. Εάν πατήσουµε το 1 τότε εµφανίζεται µόνο το Γενικό Άθροισµα. Εάν πατήσουµε το 2 εµφανίζονται τα αθροίσµατα Σύνολο Α, Σύνολο Β, Σύνολο Γ και το Γενικό Άθροισµα. Εάν πατήσουµε το 3 τότε αναπτύσσεται ολόκληρος ο πίνακας µε τις εγγραφές του. Εάν θέλουµε να επανέλθουµε στην αρχική µορφή του πίνακα τον επιλέγουµε και από το µενού εδοµένα επιλέγουµε πάλι Μερικά Αθροίσµατα. Στο παράθυρο που εµφανίζεται πατάµε το κουµπί κατάργηση όλων. 61